Pengelolaan arsip vital sekolah di SMA PGRI 3 JAKARTA

Pelaksanaan kegiatan operasional setiap lembaga baik pemerintah, swasta maupun pendidikan tidak dapat lepas dari proses penciptaan arsip. Pada dasarnya arsip merupakan bukti otentik rekam jejak perjalanan yang tercipta dari adanya kegiatan administrasi baik pada sebuah organisasi dan lembaga. Sekolah sebagai salah satu lembaga pendidikan tentu memiliki banyak arsip yang tercipta dari kegiatan operasionalnya. Sistem pendidikan sebagai organisasi sosial memiliki banyak sub sistem atau tingkatan kegiatan yang harus dikelola. Hal ini dibuktikan dari hasil penelitian yang dilakukan oleh Oktarina, et.al (2018) yang menyatakan bahwa keberhasilan suatu lembaga sekolah adalah dapat menjaga dan mengelola arsipnya sebagai bukti kegiatan yang dapat diakses dan dijaga keamanannya serta diperiksa kondisi dan situasinya secara berulang hingga merasa yakin bahwa arsip terlindungi dari berbagai kerusakan dan kehilangan (Oktarina, et.al., 2018). Penelitian lainnya dikuatkan kembali oleh Oktarina dengan menyatakan bahwa akuntabilitas kinerja sekolah dapat diukur dari baiknya tata dokumen arsip dan sarana prasarana yang melindunginya (Universitas Negeri Semarang. Pascasarjana., 2018). Menyadari nilai serta peran pentingnya arsip bagi sekolah menjadikan arsip sebagai suatu yang vital yang perlu dijaga keamanan dan kelestariannya. Berbagai arsip yang tercipta di sekolah apakah itu arsip dinamis ataukah statis, maka perlu dinilai oleh komunitas sekolah arsip vital sekolah manakah yang perlu dilindungi. Sebagaimana yang dinyatakan oleh Caroline bahwa lembaga perlu mempertimbangkan untuk mengidentifikasi arsip vital yang dibutuhkan organisasi, bahkan Caroline menegaskan perlunya membuat salinan arsip yang dipelihara di luar organisasi tersebut (Williams, 2006). Amerika sebagai salah satu negara adigdaya menilai bahwa arsip yang dinilai vital oleh lembaga pendidikan sekolah adalah arsip siswa yang tidak boleh musnah (U.S. Department of Education., 2013). Pemerintah Indonesia telah menetapkan pula dalam perundangan tentang pentingnya arsip vital dengan pernyataannya arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang (Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, 2009). Sulistyo Basuki memperingatkan dalam tulisannya bahwa keberadaan arsip vital merupakan arsip yang digunakan untuk keberlangsungan organisasi, jika hilang maka dapat diganti dengan memerlukan biaya yang sangat mahal (Sulistyo Basuki., 2003). Sebagaimana yang dinyatakan Amsyah bahwa semua arsip yang masih berada di kantor dan digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi lainnya (Amsyah, 2003). Begitu pula dengan SMA PGRI 3 Jakarta yang merupakan lembaga pendidikan Sekoleh Menengah Atas yang secara historis telah berdiri selama 40 tahun. Sudah menjadi suatu program sekolah untuk melaksanakan, menyelamatkan, dan mengelola arsip vitalnya yang bersumber dari hasil rekaman berbagai kegiatan. Hal ini bertujuan untuk menjamin keberadaan dokumen penting dan arsip vital yang dapat menjadi bahan pertanggungjawaban baik siswa, guru bahkan keberlangsungan hidup sekolah tersebut. Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala sekolah SMA PGRI 3 Jakarta yang menyatakan bahwa arsip vital yang ada dan tercipta maupun diterima di sekolah tersebut seperti ijazah siswa, surat izin operasional sekolah, sertifikat tanah, nomor induk sekolah, izin mendirikan bangunan, surat keterangan pengangkatan kepala sekolah dan arsip vital lainnya. Kepala tata usaha menambahkan bahwa arsip vital yang ada di sekolah perlu ditata dan dilestarikan dengan tujuan arsip terhindar dari kerusakan baik itu human error (kesalahan manusia) maupun kerusakan karena binatang ngengat. Berdasarkan latar belakang di atas, maka penelitin ini perlu menganalisis pengelolaan arsip vital yang dilakukan di SMA 3 PGRI Jakarta dan upaya yang dilakukan pengelola arsip dalam menyelamatkan akses keamanan terhadap arsip vital.

Dalam penelitian ini difokuskan mengamati serta melihat bagaimana kegiatan pengelolaan arsip vital di SMA PGRI 3 Jakarta, sehingga penulis mengambil pendekatan dalam penelitian ini adalah kualitatif dengan menggunakan metode deskriptif. Margono mengatakan bahwa penelitian kualitatif adalah prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata_x0002_kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat diamati (Margono, 2010). Dengan pendekatan ini, penulis dapat menggambarkan fakta keadaan dari pengelolaan arsip vital di SMA PGRI 3 Jakarta. Selain itu dapat memperoleh pemahaman dan penafsiran mengenai makna, kenyataan dan juga fakta yang relevan serta mencapai sasaran dari penelitian yaitu untuk mendiskripsikan, memahami serta memaknai pelaksanaan pengelolaan arsip yang mencakup identifikasi, penggunaan, pemeliharaan dan penyimpanan arsip vital yang tercipta di SMA PGRI 3 Jakarta. Adapun teknik pengumpulan data, penulis mengumpulkan data yang diperoleh hasil observasi, wawancara kepada informan dan studi dokumentasi. Penentuan informan didasarkan mereka yang terlibat langsung dan memahami permasalahan dalam pengelolaan arsip vital yakni Kepala Sekolah, Kepala Tata Usaha dan staf Tata Usaha. Observasi dilakukan untuk mengamati berbagai kegiatan kearsipan yang dilakukan pengelola arsip SMA PGRI 3 Jakarta. Kemudian melakukan studi dokumen dan refrensi yang berkaitan dengan pengelolaan arsip vital sekolah. Teknik analisis data yang diperoleh dari hasil observasi, wawancara dan studi dokumentasi dan terakhir menarik kesimpulan.

AKTIVITAS PENGELOLAAN ARSIP VITAL Berbagai unit bisnis yang terdapat pada sekolah, menghasilkan berbagai arsip sebagai produk dari kegiatan yang ada pada tiap unit sekolah. Untuk melihat timbulnya arsip pada sekolah maka perlu menganalisis struktur organisasi, tugas dan fungsi sekolah. Struktur organisasi meliputi: Kepala Sekolah, Wakil Kepala Sekolah, Subbagian Tata Usaha; dan Kelompok Jabatan Fungsional. Wakil Kepala memiliki tugas dalam melayani bidang akademik, kesiswaan, hubungan masyarakat, sarana dan prasarana, dan administrasi Satuan Pendidikan. Kelompok Jabatan Fungsional pada sekolah meliputi guru; dan pustakawan. Setelah melaksanakan analisis pada struktur organisasi akan menghasilkan arsip yang bernilai dinamis, vital dan statis. Lolytasari (2020) dalam tulisannya menyatakan bahwa para akademisi di Indonesia berupaya menerjemahkan arsip dalam praktiknya menyesuaikan dengan kondisi organisasi. Namun pemahaman arsip yang terpenting bagi organisasi menurut Sulistyo Basuki adalah arsip merupakan informasi terekam yang disimpan dikarenakan alasan historis, administratif, hukum dan ilmu pengetahuan (Sulistyo Basuki., 2003). Berdasarkan hal tersebut maka sebagai bukti rekaman aktifitas SMA PGRI 3 Jakarta, peneliti melakukan identifikasi dan membuat daftar arsip vital disesuaikan dengan tugas dan fungsi sekolah sebagaimana terlihat pada tabel 1. Tabel 1. Daftar Arsip Vital di SMA PGRI 3 Jakarta Tahun 2021/2022 Fungsi No. Arsip Vital Administrasi kurikulum 1 Dokumen kurikulum KTSP dan Revisian Hubungan masyarakat 2 MoU Akademik (Sister School) 3 MoU Non Akademik (perusahaan dan pemerintah daerah) 4 Buku Notulen rapat dewan sekolah 5 Data Alumni Kepala Sekolah 6 Buku Notulen Rapat Kepala Sekolah 7 Lembaran Supervisi Guru dan Staff 8 Berkas surat keputusan dan peraturan Administrasi sarana dan prasarana 9 Laporan kerusakan dan penghapusan perlengkapan alat pelajaran sekolah 10 Buku induk sarana prasarana 11 Dokumen serah terima tanah, gedung, perlengkapan dan alat pelajaran 12 Izin Operasional 13 BPKB 14 STNK 15 Buku induk perpustakaan 16 Laporan tahunan inventaris sarana dan prasarana Administrasi kepegawaian 17 Personal file guru dan pegawai Keuangan 18 Rencana Kegiatan Anggaran Sekolah (RKAS) 19 Daftar alokasi dana setiap mata anggarana rutin (Pemda, BOP, BOMM, Block Grant, Dewan Sekolah) 20 Buku kas umum 21 Buku pembantu kas 22 Himpunan bukti penguatan 23 Buku pungutan dan penyetoran pajak 24 Berita acara pemeriksaan atasan langsung 25 Himpunan arsip SPJ Sukoco dalam tulisannya memberikan saran bahwa penyimpanan arsip yang baik akan memudahkan penemuan arsip dengan cepat apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Lokasi penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan cara sentralisasi, desentralisasi atau kombinasi yakni gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi (Sukoco, 2007). Setelah teridentifikasi arsip vital yang tercipta dari pelaksanaan kegiatan, tugas dan fungsi yang ada di SMA PGRI 3 Jakarta, sekolah melaksanakan keamanan dan melindungi arsip vital. Upaya perlindungan yang dilakukan SMA PGRI 3 Jakarta yaitu dengan cara penggandaan dan pemencaran. Sekolah melakukan penyalinan atau copy ganda yang disimpan di ruang Tata Usaha dan dokumen aslinya disimpan di ruang kepala sekolah. Pimpinan sekolah memberikan aturan dan peringatan secara lisan terhadap komunitas sekolah bahwa akses arsip hanya dilakukan oleh petugas yang telah ditentukan. Sekolah tidak melakukan pemusnahan arsip vital. Arsip dipelihara secara fisik pada ruangan yang telah ditentukan dan mengalih mediakan sebagai bentuk pemeliharaan lebih lanjut. Alih media yang dilakukan berasal dari arsip asli yang berbentuk kertas menjadi dokumen digital. Setelah menjadi media elektronik, arsip disimpan pada komputer. Informan menyatakan bahwa “sekolah berupaya pula mecegah kehilangan arsip yang terdapat pada komputer, pihak operator sekolah melakukan backup data secara berkala agar terhindar dari virus yang terdapat pada komputer dan server.” (Kepala Tata Usaha). Pada tahap penggunaan arsip elektronik, pengguna dapat mengaksesnya dimana pun dan kapanpun selagi sudah memiliki kewenangan untuk mengakses dengan melihat data yang ada di aplikasinya. Arsip elektronik yang dimaksud informan adalah data dinamis yang masih digunakan seperti pernyataannya: “data dalam dapodik dan irapot”. (Staf Tata Usaha). Arsip berbasis teknologi atau arsip elektronik telah diperkuat dan diakui sebagai bukti hukum yang sah berdasarkan perundangan yang ditetapkan pemerintah. seperti yang tertuang dalam Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016, menyebutkan bahwa keberadaan informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik mengikat dan diakui sebagai alat bukti yang sah untuk memberikan kepastian hukum terhadap penyelenggaraan sistem elektronik dan transaksi elektronik (Undang_x0002_Undang Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2016 Tentang Perubahan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi Dan Transaksi Elektronik, 2016).PENEMPATAN RUANG FASILITAS ARSIP Kegiatan pemeliharaan arsip vital dilakukan dengan penyegaran ruangan, penyemprotan untuk menghindari dari hewan perusak, penyimpanan arsip dalam lemari. Dalam hal pembersihan arsip dilakukan secara kondisional, atau pada saat tertentu. Selain pemeliharaan dari fisik arsip, ruangan penyimpanan arsip juga perlu dilakukan pemeliharaan. Sekolahpun membuat larangan dan pembatasan akses individu yang masuk ke ruang penyimpanan dalam upaya pemeliharaan arsip. Pada kegiatan penyimpanan arsip pada sekolah menggunakan asas yang berbeda sesuai apa yang ditetapkan di sekolah tersebut. Adanya penerapan asas tersebut dapat mengetahui penanganan arsip dalam proses penyimpanan di SMA PGRI 3 Jakarta. Berdasarkan hasil penelitian diketahui bahwa SMA PGRI 3 Jakarta menggunakan azas campuran atau kombinasi dalam penyimpanan arsip. Arsip aktif sekolah disimpan pada tiap unit dan setelah masa retensinya arsip tetap disimpan bagian tata usaha. Azas kombinasi penyimpanan arsip, dinyatakan oleh pengelola arsip: “Akses penyimpanan arsip fisik menggunakan sistem nomor. Namun pada arsip elektronik disimpan pada perangkat komputer menggunakan sistem subjek.” (Kepala Tata Usaha). Mudah dalam pencarian arsip itulah inti dasar dari sistem temu balik arsip. Terdapat 5 dasar pokok sistem bagi penyelenggaraan filling yang dapat dipergunakan, yaitu: sistem abjad, sistem subyek, sistem geografis, sistem nomor dan sistem kronologis (Sedarmayanti, 2001). Sarana dan Prasarana Kearsipan di SMA PGRI 3 Jakarta merupakan salah satu faktor penunjang bagi kelancaran pengelolaan arsip. Adanya sarana serta prasarana yang memadai akan memudahkan pekerjaan bidang kearsipan menjadi lebih efektif dan efisien. Istu Putri Ardhini; Sri Indrahti (2015) menyatakan bahwa lembaga wajib melakukan suatu tindakan kuratif terhadap arsip untuk mencegah rusaknya arsip dari faktor perusak. Upaya yang dilakukan adalah pengaturan jarak antar box dalam ruangan dijaga, agar tidak saling berdesakan dan tetap kering, terang, memiliki ventilasi yang merata dan terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya. Kemudian tempat penyimpanan hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara diantara berkas yang disimpan. Pencegahan sederhana yang dapat dilakukan dengan meletakkan kapur barus (kamper) di tempat penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala. Beberapa sarana dan prasarana yang mudah terkena percikan api digunakan dalam pengelolaan arsip di Tata Usaha SMA PGRI 3 Jakarta diantaranya seperti meja kerja, komputer, printer, rak kayu, lemari kayu, lemari besi, papan data, monitor, kotak-kotak (odner). Penyimpanan arsip yang dilakukan sekolah sudah memenuhi standar kearsipan, namun perlu dikaji kembali dalam penyimpanan arsip vital yang dilakukan pada Tata Usaha. Musliichah (2016) menyatakan bahwa dalam mengelola arsip vital perlu menggunakan sarana seperti folder, map gantung, guide, ruang penyimpanan, filling cabinet, horizontal cabinet, mini roll o’pack, dan pocket file (map menyerupai amplop besar). Pengaturan suhu ruangan berdasarkaan jenis arsip telah pula di atur dalam Perka ANRI. (Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 49 Tahun 2015 Tentang Pedoman Program Arsip Vital Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia, 2015). Walau Semua sarana dan prasarana kearsipan dalam kondisi baik, namun menurut Asriel perlu diperhatikan pula melakukan pencegahan kerusakan dengan tidak membawa makanan di tempat penyimpanan arsip dan larangan merokok karena bahaya percikan api dapat menimbulkan banyak kebakaran (Asriel, 2018) 26 Buku Penerimaan Surat Perintah Membayar Uang (SPMU) 27 Laporan keuangan bulanan, triwulan, semesteran dan tahunan Tata Usaha 28 Buku induk siswa 29 Buku induk guru dan pegawai 30 Data registrasi Ijazah/STTB 31 Sertifikat Akreditasi Sumber : Diolah dari berbagai dokumen sekolah tahun 2021-2022 Pemanfaatan arsip vital sekolah tersebut yang tercantum pada tabel 1 digunakan untuk berbagai kepentingan seperti untuk bahan pengambilan keputusan sekolah. Hal ini sesuai dengan pernyataan Sutirman (2015) bahwa arsip dimanfaatkan sebagai sumber referensi ilmiah, bahan penelitian, maupun untuk kepetingan yuridis. B. METODE KEAMANAN ARSIP VITAL SMA PGRI 3 JAKARTA Selain pengamanan dan perlindungan, prosedur pengelolaan arsip vital yang perlu diperhatikan selanjutnya yaitu penyelamatan dan pemulihan. Tahap ini bertujuan menghindari bencana atau tindakan yang dapat diberikan setelah terjadi bencana terhadap arsip. Hal tersebut penting dilakukan karena mengingat setiap sekolah memiliki arsip dengan berbagai tingkat kepentingan masing-masing. Pengelola arsip sekolah menyatakan bahwa, “proses penyelamatan arsip yang dilakukan oleh SMA PGRI 3 Jakarta sendiri selama ini belum ada teknik khusus. Hal ini karena sekolah sendiri belum pernah terjadi bencana yang sampai mengakibatkan kerusakan fatal pada arsip khususnya arsip vital.” Dilanjutkan oleh informan “bentuk bencana yang pernah terjadi di SMA PGRI 3 Jakarta yang pernah dialami adalah kebocoran atap sekitar penyimpanan arsip. Cara penyelamatan dan upaya pemulihannya tidak dilakukan tindakan khusus dan dapat diselesaikan pada unit terkait saja.” (Kepala Tata Usaha) Arsip digunakan dalam suatu sekolah sebagai bukti, rekaman atau dokumen yang menujukkan adanya kegiatan. Dalam memanfaatkan arsip vital di SMA PGRI 3 Jakarta, pengguna hanya untuk beberapa kebutuhan penting dan hanya boleh digunakan oleh pihak tertentu yang bersangkutan, serta waktu tertentu saja. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan: “Keperluan tersebut diantaranya seperti pada saat adanya supervisi dari Dinas Pendidikan, kemudian adanya pemerikasaan dari Yayasan.” (Kepala Tata Usaha) Adapun langkah dalam proses peminjaman arsip, bagian Tata Usaha hanya meminjamkan arsip dalam lingkungan sekolah saja. Proses peminjaman hanya menunjukkan tanda terima atau bukti yang disertakan serta menggandakan sebagian arsip yang akan dipinjam. Informan menyatakan: “proses pencarian arsip serta waktu yang dibutuhkan apabila ada arsip dipinjam tidak memerlukan cara khusus, hanya penempatannya yang lebih diperhatikan, karena tidak banyak dan terkadang hampir tidak ada arsip yang dipinjamkan.” (Staf Tata Usaha). Temu balik yang dilakukan sekolah tidak memakan waktu lama, karena semua arsip disimpan dalam lemari arsip, sebagaimana dapat dilihat pada gambar di bawah ini:

Hasil penelitian ini menemukan bahwa pengelolaan arsip vital di SMA PGRI 3 Jakarta sudah dilakukan namun kurang optimal. Hal ini terlihat dari pengelolaan arsip vital yang dilakukan SMA PGRI 3 berdasarkan analisis fungsi bisnis meliputi penggunaan, pemeliharaan,penyimpanan dengan mengoptimalkan sarana dan prasarana yang dimiliki. Selain arsip tercetak, pengelolaan juga dilakukan pada arsip elektronik yang bersumber dari pelaksanaan tugas dan fungsi bisnis sekolah. Arsip vital sekolah masih terletak dimasing-masing unit, sekolah belum memiliki unit tersendiri untuk menyimpan arsip. Sekolahpun belum membuat penilaian arsip vital yang akan dipelihara dan diselamatkan, arsip masih tersimpan semua dan agak menyulitkan ketika akan mengaksesnya, dikarenakan perlu waktu dan arsip vital masih tercampur dengan arsip lainnya. Selain itu pada tahap penggunaan arsip vital sangat rentan terhadap kehilangan, kerusakan dan kebocoran informasi, sehingga penggunaan arsip tidak boleh dilakukan sembarangan, baik orang yang menggunakan maupun cara penggunaanya guna menjaga arsip baik kerapihan dan juga keamanan fisik dan informasinya. Berdasarkan hal tersebut penulis menyarankan agar sekolah perlu membuat prosedur pengelolaan arsip vital sebagai asset sekolah baik dalam bentuk tercetak maupun elektronik. Adanya prosedur atau program pengelolaan arsip vital diharapkan dapat meminimalisir musnahnya arsip yang berasal dari kelalaian manusia ataupun bencana alam. Sehingga dengan semakin terkelolanya arsip vital pada sekolah maka akan semakin terselamatkannya arsip vital yang dapat dimanfaatkan untuk keberlangsungan operasional sekolah.