MEKANISME DIGITALISASI TERHADAP KOLEKSI LANGKA DI UPTPERPUSTAKAAN PROKLAMATOR BUNG KARNO BLITAR

Pada era sekarang ini, perangkat teknologi informasi hampir mendisrupsi semuaaktivitas manusia. Kebutuhan informasi manusia dengan mudah dapat dijangkau melaluiperangkat teknologi informasi yang modern. Dahulu informasi direkam melalui kertas,kain, bahkan kulit binatang maupun batu. Dengan kehadiran teknologi informasi, kinisegala sumber informasi diwujudkan dalam bentuk digital. Dokumen penting yangberbentuk konvensional pada akhirnya harus dilakukan proses digitalisasi. Digitalisasaipada hakikatnya merupakan proses alih media dari bentuk tercetak menjadi bentuk digital.1Digitalisasi ini dilakukan supaya bisa dimanfaatkan oleh pengguna sampai jangka waktukapanpun. Hal tersebut merupakan salah satu upaya dalam pelestarian informasi. Kegiatantersebut juga memiliki istilah lain yaitu alih media Digitalisasi dalam lingkup perpustakaan yaitu kegiatan yang mengubah dokumenformat tercetak menjadi dokumen dengan format digital. Menurut Deegan, digitalisasi adalah proses pengubahan dari bentuk fisik atau analog ke dalam bentuk digital.2 Kegiatandigitalisasi atau alih media ini biasanya dilakukan terhadap koleksi atau naskah kuno yangmasih bernilai sejarah dan penting. Koleksi atau naskah kuno harus dilestarikan dan dijagadengan baik agar tidak mengalami kerusakan dimakan waktu sehingga bisa dimanfaatkansecara berkelanjutan. Koleksi langka yang bentuknya rapuh seperti manuskrip atau naskahkuno harus dialih media atau format ulang untuk memperpanjang akses ke koleksi tersebut. Koleksi langka dalam konteks digitalisasi dapat diubah ke bentuk mikro misalnyamikrofilm atau difoto untuk dijadikan koleksi berbentuk digital. Setalah koleksi langkaberubah menjadi format digital akan menjadi sebuah koleksi perpustakaan. Koleksi digitalmerupakan koleksi yang lahir dalam format digital atau hasil pengalihbentukan koleksianalog ke dalam bentuk digital.3 Perpustakaan Proklamator Bung Karno merupakan Unit Pelayanan Teknis Perpustakaan Nasional Republik Indonesia yang berlokasi di Kota Blitar, Jawa Timur. Perpustakaan Proklamator Bung Karno memiliki banyak koleksi yang bernilai sejarah Republik Indonesia. Dalam rangka menjaga serta melestarikan koleksi-koleksi langkayang bernilai sejarah, pihak perpustaakan melakukan kegiatan alih media koleksi langka. Berdasarkan pengamatan di lapangan, koleksi langka yang di alih media yaitu yangkondisinya tidak memungkinan untuk dimanfaatkan oleh pengunjung perpustakaan secaralangsung atau dengan kata lain koleksi yang kondisinya rapuh karena usianya sudahratusan tahun. Oleh karena itu dilakukanlah kegiatan digitalisasi ini agar koleksi yangbernilai sejarah tersebut dapat dimanfaatkan oleh pengunjung perpustakaan tanpa merusakkoleksi aslinya. Berdasarkan latar belakang diatas, penulis tertarik melakukan penelitian mengenaikegiatan digitalisasi koleksi langka yang dilakukan oleh UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno. Tujuan dalam penelitian ini yaitu untuk mengetahui langkah-langkahkegiatan digitalisasi terhadap koleksi langka di UPT Perpustakaan Bung Karno Blitar danuntuk menjelaskan mengenai cara koleksi langka yang telah dilakukan proses digitalisasikepada pemustaka UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno Blitar. LANDASAN TEORI Digitalisasi Sebelumnya telah disinggung mengenai pentingnya melakukan digitalisasi terhadap dokumen penting yang bernilai sejarah. Digitalisasi merupakan pengubahan datake dalam bentuk digital sehingga dapat diproses menggunakan komputer.4 Pendapat lainmengungkapkan, digitalisasi adalah proses konversi dari bentuk analog ke bentuk digital.5Sementara itu, menurut Lasa HS, digitalisasi adalah proses pengelolaan dokumen tercetakmenjadi dokumen dalam format elektronik.6 Berdasarkan pendapat dari para ahli diatasmaka dapat disimpulkan digitalisasi merupakan sebuah proses pengelolaan sebuahdokumen tercetak menjadi dokumen digital menggunakan sdebuah komputer. Menurut Sukmana ada tiga tujuan digitalisasi, yaitu7 : 1. Pembuatan arsip dokumen bentuk digital 2. Membuat salinan dokumen 3. Pembuatan koleksi digital untuk keperluan perpustakaan digital Dalam melakukan proses digitalisasi membutuhkan perangkat seperti PC, alatscanner, SDM, dan software pendukung lainnya.8 Adapun hal yang perlu dipertimbangkanperpustakaan dalam melakukan digitalisasi koleksi, yaitu: 1. Kekuatan Koleksi Kekuatan koleksi sebuah perpustakaan yang dimaksud merupakan kekuatan fisikdari sebuah koleksi perpustakaan. Koleksi perpustakaan yang usianya sudah usangdan tidak memungkinkan lagi untuk dilayankan kepada pemustaka secara tercetak,maka menjadi pertimbangan bagi perpustakaan untuk merubahnya ke dalam bentukdigital. 2. Keunikan Koleksi Selanjutnya keunikan koleksi yang dimaksud yaitu koleksi yang hanya mempunyaisatu eksemplar dan tidak terdapat ditemukan di perpustakaan lainnya. 3. Prioritas Bagi Komunitas Pengguna Kebutuhan komunitas pengguna juga menjadi prioritas tersendiri bagiperpustakaan untuk melakukan digitalisasi koleksi. 4. Kemampuan SDM/Staf Pertimbangan yang terakhir yaitu bagaimana kemampuan SDM perpustakaan dalam melakukan segala hal yang merujuk pada kegiatan manajemen koleksidigital, meliputi kecakapan mengaplikasikan teknologi informasi, prosedur danteknis, dan perawatan koleksi dalam bentuk digital. Ada beberapa tahap dalam melakukan proses digitalisasi. Berikut unsur-unsur dalamproses digitalisasi9: a. Identifikasi Kategori pemilihan informasi harus dipertimbangkan berdasarkan kebutuhan yangdapat mewakili kepentingan berbagai sektor. Dalam menentukan kategori terdapatbeberapa area penting informasi yaitu: (1) pendidikan dan penelitian, (2) bahasadan informasi umum, (3) kesehatan publik dan fasilitas kesehatan, (4) sumberpemasukan pemerintah, (5) sumber pemasukan non pemerintah, (6) sejarah danbudaya, (7) kependudukan, (8) pengembangan perkotaan, (9) perdagangan, dan(10) perundang-undangan dan masalah politik. b. Mengumpulkan Koleksi Selanjutnya yaitu mengumpulkan atau menghimpun koleksi. Supaya pengumpulandapat dilakukan secara optimal, perpustakaan mempunyai tanggung jawab secarapenuh dalam mengumpulkan koleksi untuk keperluan digitalisasi. c. Digitalisasi Alih media informasi dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa macamperangkat perekam. Digitalisasi dapat dilakukan dengan bantuan alat perekam,seperti scanner atau kamera yang menghasilkan gambar elektronik. Gambarelektronik tersebut yang kemudian akan ditampilkan pada laman lembaga yangmemiliki wewenang kepemilikan terhadap koleksi tersebut. d. Pengkatalogan Tujuan dari pengkatalogan yaitu agar memudahkan pencarian Kembali data yangtelah direkam. Kegiatan pengkatalogan meliputi juga memasukan metadata dalamhal ini dapat berupa (1) MARC, untuk penyandian katalog perpustakaan (2) SGML,untuk menyandi teks dan (3) HTML, untuk keperluan World Wide Web e. Pengelolaan Tahap berikutnya yaitu pengelolaan informasi digital. Pengelolaan ini sangatbergantung pada pihak yang berwenang, misalnya lembaga yang memiliki koleksitersebut. f. Pendistribusian Tahap distribusi atau pembagian informasi digital dapat dilakukan melalui websitedari badan atau asosiasi yang bersangkutan. Dalam penelitian ini, fokus yang dikajiyaitu pada (1) proses digitalisasi, dan (2) pendistribusian. Koleksi Langka Koleksi merupakan aspek terpenting bagi lembaga informasi seperti perpustakaan. Berbicara mengenai koleksi, ada banyak jenis koleksi yang terdapat di perpustakaantergantung dari jenis perpustakaan tersebut. Perpustakaan umum misalnya yangmenyediakan mulai dari buku fiksi, non fiksi, sampai dengan buku teks. Perpustakaanproklamator Bung Karno merupakan perpustakaan umum yang dikelola dibawah Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, akan tetapi memuat banyak koleksi yangmemiliki nilai sejarah bangsa Indonesia pada umumnya dan mengenai sejarah presidenpertama Indonesia yaitu Soekarno pada khususnya. Berbicara mengenai sejarah tidak bisa dilepaskan dari koleksi langka. Secara definisi,koleksi langka merupakan buku yang sulit ditemukan, meskipun buku tersebut dicetakbaru karena terbatasnya eksemplar.10 Adapun jenis-jenis kelompok koleksi langka yangdiungkapkan oleh Raharjo dalam Asaniyah diantaranya yaitu;11 1. Buku terbitan sekitar abad 16 2. Buku foto Jakarta tempo dulu 3. Buku STER yaitu buku unik yang memiliki ukuran tertentu dan mempunyai ilustrasimenarik yang diterbitkan sekitar abad 17. 4. Koleksi Varia ( Naskah kuno, litografi, lukisan lama, dan lain-lain). 5. Disertasi berbahasa Belanda tahun 1838-1940. 6. Buku mengenai Presiden Soekarno. 7. Buku berhaluan kiri berdasarkan TAP MPR No. XXV/MPRS/1966.

Penelitian ini menggunaan jenis kualitatif deskriptif. Teknik penghimpunan datadilakukan dengan observasi, wawancara, dan dokumentasi. Observasi yang dilakukanyaitu observasi partisipan dimana peneliti terlibat langsung mengamati kegiatandigitalisasi koleksi langka di ruangan alih media UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno Blitar. Selanjutnya wawancara dilakukan terhadap petugas alih media. Wawancaradilakukan untuk mengetahui tata cara digitalisasi dari tahap awal sampai akhir. Terakhiryaitu melakukan dokumentasi. Dokumentasi yang dilakukan pada penelitian ini yaitudengan mengambil foto pada proses digitalisasi koleksi langka. Kemudian dokumentasiyaitu dilakukan untuk memperoleh data mengenai pendistribusian koleksi hasil alih mediayang dipublikasikan melalui website Perpustakaan Bung Karno.

a. Peralatan yang Digunakan Untuk Digitalisasi Untuk mendukung kegiatan digitalisasi koleksi langka, UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno menggunakan beberapa alat yang memiliki fungsimasing-masing, yaitu: 1. Kamera Digital Untuk memotret koleksi atau naskah kuno UPT Perpustakaan ProklamatorBung Karno menggunakan sebuah kamera DSLR tipe 600D. Posisi kamera yaitu tepat diatas koleksi atau naskah kuno yang hendak di potret. 2. Tripod Tripod dipergunakan untuk meletakkan kamera agar hasil jepretan bisamaksimal dan tepat 3. Lampu Lampu dipergunakan agar hasil pencahayaan untuk memotret koleksi terlihat jelas dan terang. Lampu yang dipergunakan sangat terang karenaruangan yang dipergunakan alih media minim pencahayaan. 4. Meja Meja berukuran kecil dipergunakan untuk meletakkan koleksi langka yangakan dilakukan alih media. 5. Kaca Agar hasil alih media maksimal, maka digunakan kaca untuk menekan koleksi agar tidak kusut. 6. Laptop Perangkat laptop ini dipergunakan untuk mengendalikan kamera digitaluntuk merekam koleksi langka. Selain itu laptop dipergunakan untuk mengedit hasil foto. Untuk memotret laptop sudah dibekali dengan aplikasiEOS Utility untuk mengoperasikan kamera digital. 7. Compact Disc (CD) CD dipergunakan untuk menyimpan hasil alih media koleksi atau naskahkuno. Satu CD digunakan untuk satu hasil alih media. Gambar 1. Peralatan Digitalisasi di Ruang Alih Media Gambar 2. Perangkat Laptop d Ruangan Alih MediaGambar 3. Keping Compact Disc (CD) b. Mekanisme Digitalisasi dan Pendistribusian Koleksi Langka di Perpustakaan Proklamator Bung Karno Blitar 1. Digitalisasi Alih media informasi dapat dilakukan dengan menggunakan perangkat. Sepertiyang sudah disinggung sebelumnya bahwa proses yang paling sederhana dalam alih mediadapat dilakukan dengan bantuan perangkat perekam seperti kamera, scanner, dan lainsebagainya.. Berikut proses digitalisasi koleksi di UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno Blitar. Pertama koleksi diletakaan diatas meja kecil, kemudian diatasnya diletakansebuah kaca agar koleksi langka tidak kusut dan menjaga keamanan koleksi. Dapat dilihatpada gambar berikut. Gambar 4. Meletakkan Koleksi Langka di Meja Kecil Kedua, melakukan pengaturan perangkat laptop. Menyiapkan software EOS Utility untukmengatur kamera. Petugas alih media tidak perlu menggunakan kamera digital secaramanual untuk memotret, cukup menggunakan perangkat laptop seperti yang dilakukanpada pengambilan foto KTP (Kartu Tanda Penduduk) atau foto SIM (Surat IzinMengemudi). Gambar 5. Tampilan Awal Software EOS Utility Gambar 6. Tampilan Kamera Pada Software EOS Utility Ketiga, hasil dari pemotretan koleksi langka diedit dengan menggunakan aplikasi Photoshop. Edit yang dimaksud yaitu memotong (crop) dan menambahkan sedikitbrightness foto untuk memperjelas hasil foto alih media. Dapat dilihat ada gambar 7berikut: Gambar 7. Mengedit Foto Alih Media Menggunakan Aplikasi Photoshop Keempat, setelah foto hasil alih media di edit, langkah selanjutnya yaitu memasukanbeberapa foto yang telah diedit pada aplikasi flipbook maker. Penggunaan aplikasi tersebutagar tampilan alih media seperti buku aslinya. Ada 3 tahapan dalam penggunaan aplikasiflipbook maker ini yaitu (1) menambahkan file, (2) memilih model tampilan yang diinginkan, seperti warna background, dan terakhir (3) publish. Dapat dilihat pada gambar8, 9, 10 berikut: Gambar 8. Tampilan Add file pada aplikasi Flipbook Maker Gambar 9. Tampilan Style pada aplikasi Flipbook Maker Gambar 10. Tampilan Publish pada aplikasi Flipbook Maker2. Pendistribusian Tahap distribusi atau pembagian informasi digital dapat dilakukan melalui websitedari badan atau asosiasi yang bersangkutan. Pendistribusian hasil alih media yangdilakukan UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno Blitar yaitu dengan 2 cara yaitu,pertama melalui website Perpustakaan Bung Karno. Koleksi hasil alih media dapat dibacamaupun juga bisa di download. Pada buku kuno untuk membacanya, pengguna yangmenggunakan smartphone hanya perlu menggeser layar untuk menuju pada lembarberikutnya. Sedangkan apabila menggunakan komputer/laptop, pengguna hanya perlumengklik pada bagian kanan untuk menuju lembar selanjutnya. Gambar 11. Tampilan Hasil Alih Media Koleksi Langka Pada Website UPTPerpustakaan Proklamator Bung Karno Kedua, Perpustakaan Bung Karno melayankan hasil alih media koleksi atau naskah kunodengan menggunakan CD yang dilayankan pada ruang khusus yang berisi koleksi CD,DVD, koleksi digital lainnya. Gambar 12. CD Tempat Penyimpanan Hasil Alih Media di UPT PerpustakaanProklamator Bung Karno

Dalam rangka menjaga serta melestarikan koleksi-koleksi langka yang bernilaisejarah, UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno Blitar melakukan kegiatan alih mediakoleks langka. Koleksi langka yang di alih media yaitu yang kondisinya tidakmemungkinan untuk dimanfaatkan oleh pengunjung perpustakaan secara langsung ataudengan kata lain koleksi yang kondisinya rapuh karena usianya sudah puluhan tahunbahkan ratusan tahun. Oleh karena itu, dilakukanlah kegiatan digitalisasi ini agar koleksiyang bernilai sejarah tersebut dapat dimanfaatkan oleh pengunjung perpustakaan tanpamerusak koleksi aslinya. Proses digitalisasi yang dilakukan terdiri dari empat tahapan. Pertama melakukanfoto koleksi langka dengan menggunakan kamera digital. Kedua, mengedit hasil fotomenggunakan aplikasi photoshop, edit meliputi memotong foto ataupun menambahkanpencerahan. Ketiga, memasukan foto pada aplikasi flipbook maker untuk membuattampilan koleksi yang telah di alih media menjadi seperti buku dengan format digital. Keempat, memasukan file hasil alih media kedalam keping CD. Pendistribusian hasil digitalisasi yaitu melalui website UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno Blitar. Selain melalui website, koleksi yang telah dialih mediajuga dilayankan melalui CD pada layanan audio visual yang menyimpan koleksi-koleksikhusus yang telah didigitalisasikan di UPT Perpustakaan Bung Karno Blitar. Saran untukpenelitian selanjutnya yaitu bisa mengambil dari segi aspek kebermanfaatan koleksi langkayang telah didigitalisasikan oleh pemustaka.