PERANCANGAN TATA KELOLA MANAJEMEN DAN LAYANANPERPUSTAKAAN BERDASARKAN METODE KUALITATIF

Perpustakaan adalah salah satu bentuk organsisasi yang dimana tempat pembelajaran ataupun pengorganisasian dalam lingkup kerja untuk mengumpulkandan mengelolah, menyimpan, layanan dan manajemen perpustakaan yang diatursecara sistematis yang bisa bermanfaat bagi manusia dalam Sumber Daya Manusia(SDM).1 Sehingga dalam mewujudkan tercapainya tujuan visi dan misi perpustakaan yaitu dengan mengembangkan dari aspek-aspek yang ada di sebuahperpustakaan. Dari aspek-aspek tersebut merupakan tempat menjalankan semuaaktifitas yang berujung sampai ke pelanggan/ pemustaka, maka dengan pemanfaatan tersebut dapat terelasikannya pembelajaran minat baca danmanajemen sebuah perpustakaan. Selanjutnya manajemen konsep dasar adalah proses pengelolahan yangmemanfataatkan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya melalui perancanaan perorganisaisan dalam pelaksanaan dan pengawasan dalam pencapaian tujuan yang diinginkan secara efektif dan efisien.. LANDASAN TEORIKata Perpustakaan asal mula dari kata pustaka, kata ini dalam Kamus BesarBahasa Indonesia yang berarti kitab. Dalam kamus bahasa Inggris kata perpustakaan disebut library. Istilah ini berasal dari bahasa latin yakni kata libreryang bermakna buku, sehingga dari bahasa latin tersebut muncullah sebuah istilahlibraries yang bermakna “tentang buku”. Dalam kamus bahasa Belanda kataperpustakaan disebut dengan binliotheca, kata ini berasal dari bahasa Yunani yaitubiblia yang bermakna tentang buku atau kitab (Suwarno, 2010).2 Memang kita tahubahwa manajemen perpustakaan dapat dikenal dalam kegiatan mengatur danmengarahkan penyelidikan staf atau pustakawan agar tetap bekerja, berkarya dandirealisasikan tercapai fungsi dan tujuannya. Pendapat yang dikemukakan tidakhanya sekedar gedung atau ruang untuk menyimpan informasi. Semua kegiatantersebut ditujukan dengan kemampuan manajemen. Perencanan merupakan halyang penting dalam sebuah manajemen perpustakaan. Sebuah rencana akanmenentukan sejauh mana sebuah perpustakaan dapat berjalan dengan baik sertamendukung proses kegiatan belajar mengajar secara kreatif dan inovatif. Pepustakaan sebagai intuisi pendidikan dan intuisi informasi akan memilikikinerja yang bagus dalam menunjang manajemen yang mumpuni. Maka denganadanya manajemen perpustakaan akan tercapainya tujuan yang akan di tuju hinggaelemen yang ada di lembaga tersebut dapat memfungsikan diri sebagai ketentuanperpustakaan. Kata manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno yaitu katamenagement, kata ini bermakna seni melaksanakan dan mengatur. Maka olehsebgian orang kata manajemen diartikan sebagai sebuah seni untuk memanfaatkansumber daya yang ada untuk mencapai target atau tujuan yang telah ditentukan. Manajemen merupakan penyatuan antara kata seni dan ilmu. Dari sisi seni,manajemen dilihat sebagai suatu keindahan di dalam proses bekerja sama denganorang lain guna mencapai tujuannya.3 Dalam perspektif seni, manajemen meruapakan cara mencapai tujuan secara efektif dan efisien melalui peran dan kerja seorang manajer. Manajemenpepustakaan sendiri dapat bermakna sebagai sebuah usaha organisasi perpustakaandalam mencapai tujuan yang sesuai visi dan misi oragnisasi tersebut yakniberdasarkan faktor dalam melakukan sistem manajemen organisasi itu yaitu:planning, product, place, prize, promotion, peace. Dimana pelayanan perpustakaanmemungkinkan memiliki kualitas yang baik, terdiri dari beberapa faktor yaitu :Mutu Mutu atau biasanya juga disebut dengan kualitas ialah suatu proses penelitian dengan stahasil suatu kegiatan.4 Kesulitan yang kemudian timbul adalahmenentukan asas penilaian itu sendiri. Ialah cara yang dilakukan untukmengantisipasi hal tersebut adalah dengan jalan mencari persamaan beberapaelemen mutu Tjiptono (1996). Layanan Layanan ialah sarana penghubung antara jasa yang ditawarkan oleh pengelola perpustakaan dengan prilaku yang diterima oleh pemustaka. Yangdimaksud salah satu titik hubung terpenting diantara pengelola dan pemakai jasaperpustakaan ialah layanan itu sendiri. Mutu layanan merupakan sebentuk sikapyang berkaitan tetapi tidak sama dengan kepuasan pemakai, yang merupakan hasilperbandinga antara harapan pemakai dengan persepsi pada kinerja perpustakaan. Memang dari layanan ini terdapat dua tipe yaitu layanan terbuka dan tertutup ,yangpertama layanan terbuka adalah dimana kebebasan kepada pemustaka dalammenggunakan layanan perpustakaan yang dimana penelusuran yang langsung atarapustakawan dan pemustaka kemudian layanan tertutup dimana pemustaka tidak diberikan kebabasan dengan banyak pertimbangan oleh pustakwan demi menjagakesetabilan perpustakan yang mana pemustaka dan pustakawan terdapat batasan,kemudian bagaimana kita sebagai pustakawan yang baik bisa dapat melayanikepada pengguna atau pemustaka tersebut yaitu : 1. Kemampuan Dimana seorang pustakawan memang lulusan atau sarjana yang dibidang liniermemang jurusan perpustakan yang pada nantinya terdapat kesinergian pustakawan dengan pengetahuan yang mumpuni 2. Sikap Ini sangat krusial, mengapa demikian karena sikap merupakan hal terpentingdalam pelayanan perpustakaan dimana pengguna pemustaka dapat merasakanke efektifan di ruangan tersebut 3. Penampilan Penampilan fisik yang berada pada diri pustakawan yang perfeksional denganini banyak yang dapat mengunjungi perpustakaan tersebut Sistem Informasi Temu Kembali Sistem Informasi Temu-Kembali (Information Retrieval System/IRS) merupakan perangkat yang menghubungkan diantara pemakai potensial dengankoleksi atau kumpulan informasi. Manfaat dari system tersebut ialah untukmenunjukan informasi yang diinginkan dan enyaring informasi yang tidakdiinginkan. Tujuannya bersifat pragmatis, yaitu untuk menghemat waktu yangdibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan informasi. IRS ialah suatu proses yang dilakukan untuk menentukan dokumen yang hingga memberikan kepuasan bagi pemakai dalam memenuhi keinginan informasinya. Tujuan utama dari pelebaran IRS ialah untuk menemukan dokumenyang setara dengan kebutuhan informasi pemakai secara efisien, sehingga dapatmemberikan rasa puas baginya. Dalam sistem informasi temu kembali jugamempunyai fungsi dan tujuan, dari perihal fungsi yaitu menemukan sumberinformasi relevan sesuai dengan minat, menganalisa isi, menyocokan istilahpenelusuran dengan data penyimpanan dan lain-lain, kemudian tujuan dari temu kembali informasi IRS adalah mencocokkan (matcing) istilah (term) yangdiformulasikan dalam bentuk query dengan istilah indeks yang ada dalamdokumen. Fungsi Manajemen Perpustakaan Ini merupakan dasar pengeloahan yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengaturanstaf, pengarahan, dan pengendalian, secara definisi ialah:5 1) Perencanaan ialah salah satu aspek yang sangat krusial dari beberapa perencanaanyaitu untuk menentukan materi bahan-bahan untuk pengguna pemustaka 2) Kemudian perencanaan ini untuk mengidentifikasi pemakai atau pemustaka untukmemeuhi kebutuhan para pemakainya dalam temu kembali bahan pustaka. 3) Pengorganisasian ialah merupakan tanggung jawab pustakawan, kemudian didalam ini terdapat pengaturan pelayanan pinjaman staf, menyediakan sistemefesien, menyediakan sistem yang fleksibel bagi pemustaka. 4) Pengendalian dalam ini perlunya kesadaran dalam mencapai tujuan yang akandilaksanakan, mengurangi aktifitas yang tidak efisien, dan mengevaluasi layananpustakawan. Layanan Perpustakaan Dalam layanan perpustakaan dapat dibedakan menjadi 2 bagian yaitu pelayanan teknis yakni berupa administrasi, pengolahan dan perkembangan koleksipustaka. Layananan Pemustaka dapat berupa layanan sirkulasi peminjaman koleksi,layanan refrensi, dan lain-lain, dalam melaksanakan perlayanan pustakamenggunakan prinsip-prinsip pelayanan prima; Responsibility, Competence,Responsiveness dan Attentiveness.6 Sumber Daya Manusia Peran sumber daya manusia (SDM) perpustakaan paling penting. Karena sumber daya yang paling baik dapat memenangkan kompetisi, mempromosikansumber daya lain. Seperti bagaimana pemberdayaan teknologi informasi, koleksibahan pustaka yang dapat dimanfaatkan oleh sumber daya manusia. Sehinggasumber daya manusia tersebut mempunyai keunggulan . Koleksi Koleksi perpustakaan adalah segala sumber informasi berbentuk karya tulis,cetak dan/atau rekaman dalam bentuk berbagai media lainnya yang bernilaipendidikan, ilmu pengetahuan, dan informasi yang dihimpun di dalamnya. Di dalamkoleksi mempunyai banyak beberapa kriteria seperti yaitu : memiliki skripsi, tesis,disertai mempunyai 20 buku per mahasiswa, mempunyai koleksirefrensi, baik bukudan non buku, dan mempunyai jurnal internasional minimal 3 dan lain-lain. Gedung dan Tata Ruang Gedung ini sangat mempengaruhi baik dari segi bentuk dan luas tesebut, sehingga memnungkinkan terpenuhinya jumlah koleksi dan kenyamananpustakawan dan pemustaka, kemudian disediakanya ruang khusus memang untukper orangan dan memang untuk beramai-ramai, dan juga dari segi warna yangmempengaruhi konsentrasi pengguna saat membaca dan penyesuaian rak buku danlain-lain. Jenis-Jenis Layanan Layanan baca di tempat ,dalam hal di sini pada prinsipnya pemustaka yangberbeda-beda suku dan ras yang tidak saling pandang dan bulu.7 tidak adanya rasisme yang ada akan mempersatukan ukuwah dari bermacam-macam agama yangsaling bersinergi,dan juga dalam jenis ini terdapatnya beberapa tempat ibadah daribeberapa agama ,misal islam kristen,budha dan lain-lain. Karena dengannyapendekatan kita pada tuhan juga memperbaiki hati dan jiwa dalam membaca bukudan memberikan energi positif dan degradasinya kekerasan pikiran dan kotornya jiwa. Kegiatan sirkulasi Pada kegiatan ini mempunyai beberapa unsur seperti peminjaman, pengembalian, sanksi denda keterlambatan, dalam perihal peminjaman adabeberapa koleksi yangbisa di pinjam dan tidak, beberapa koleksi yang tidak bisa dipinjam seperti koleksi refrensi dan bahan kartografi seperti skripsi, tesis, disertasidan lain-lain. Buku yang boleh di pinjam seperti buku pada umumnya seperi bukuumum yang biasa kita pelajari dimasa waktu SD hingga pascasarjana, kemudianjika pemustaka sudah mengikuti peraturan tersebut bisa memimnjam dan melakukan sesuai waktu pengembalianm buku dan jika pemustaka melakukanketerlamabatan maka akan diberikannya sanksi, jika masih tidak berpengaruh atasperingatan tersebut maka akan diberikan denda sesuai peraturan perpustakaantersebut. Layanan Refrensi Dalam layanan ini memang pemustaka tidak bisa meminjam koleksi ini hanya untuk di baca di perpustakaan tersebut, namun di koleksi refrensi ini banyakhal–hal yang memang sangat penting bagi pemustaka karena disana adanya koleksiseperti skripsi, tesis, disertasi yang dibuat oleh alumni terdahulu tersebut yangsudah pernah menyelami ilmu di kampus di setiap bidangnya masing-masing, danmemang di dalam tiga tersebut sudah terperinci isi nya dan juga dari berbagairujukan dan jurnal maupun banyak buku yang sudah tidak diragukan lagi kebenarandari tiga refrensi tersebut, dan ini bisa di jadikan bahan bagi pemustaka yang akanmenempuh semester yang sudah cukup untuk mempersiapkan pembuatan skripsi,tesis atau disertasi, selanjutya kita tahu bahwa koleksi refrensi tersebut mempunyaitempat khusus dan tidak bisa disatukan dengan koleksi umum, seperti hal nya dikampus biasanya dipisahkanya koleksi Umum dan Koleksi refrensi agar mempermudah pemustaka untuk temu kembali koleksi tersebut dan juga biasanyapemustaka yang mencari koleksi refrensi bukan kriteria umur melainkan kriteriasejauh mana dia menempuh pendidikan maka tidak asing lagi. Apabila pemustaka yang sudah menuju rujukan refrensi adalah orang-orangyang sudah mumpuni walaupun ada beberapa pemustaka yang hanya ingin sekedartahu tentang refrensi khusus. Kemudian tujuan dari koleksi refrensi tersebut adalahuntuk penelitian bagi yang sudah semester akhir, mengurangi banyak bacaan yangmemungkinkan menghabiskan waktu, tercapainya efisiensi, memang dalam koleksirefrensi tidak hanya skripsi, tesis ataupun disertasi masih banyak lagi koleksirefrensi seperti kamus baik inggris maupun arab dan kamus-kamus lainnya,enisklopedia nasional dan internasional, kartografi seperti atlas dan lain-lain, makapemustaka bisa memahamisecara luas dan bisa melihat rujukan dari koleksi refrensitersebut.

Dalam metode penulisan artikel ini author manggunakan metode komulatifdeksriptif yang dimana author mencari refrensi dan beberapa jurnal dan artikelsehingga memungkinkan dapat mendapatkan gagasan dan langkah kemudiansetelah mendapatkan metode komulatif ini untuk mengungkapkan atau menggambarkan suatu keadaan dimana kondisi sekarang ini banyak beberapapermasalahan yang harus terealisasikan yang berhubungan denganmanajemenpengelolahan perpustakaan.

Perpustkaan merupakan institusi pendidikan dan informasi yang mempunyai kinerja yang bagus dalam menunjang manajemen yang mumpuni. Maka dengan adanya manajemen perpustakaan dan layanan maka akanterwujudnya instuisi tersebut, beberapa unsur layanan perpustakaan yang harusterpenuhi yaitu sikap, mutu dan layanan kemampuan pustakawan yang membuatpemustaka merasa menikmati di dalam perpustakaan tersebut, selanjutnya sistemtemu kembali infromasi ialah dimana pustakwan sudah memahami dari setiap sudutperpustakaan dan tata letak koleksi buku tersebut sehingga ketika para pemustakatidak tahu dimana koleksi yang di inginkan maka bisa bertanya kepada pustakawanitu jika perpustakaan tersebut masih menggunakan metodek temu kembali DDC (dewey decimal classification) yang masih manual menggunakan katalog buku,kartu, namun apabila perpustakaan tersebut sudah mengunakan OPAC (onlinepublic access catalog) maka cukup hanya mencari dengan alat itu maka dapatmenemukan koleksi refrensi ataupun umum. Selanjutnya adalah fungsi manajemen perpustakaan merupakan dasarpengeloahan yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengaturan staf, pengarahan,dan pengendalian. Kemudian dari layanan perpustakaan menjadi beberapa sub unityaitu Layanan Teknis yang terdiri dari perkembangan administrsi, pengolahan dankoleksi. Layanan Pemustaka terdiri dari layanan sirkulasi peminjaman, koleksi,layanan refrensi dan lain lain. Koleksi yang memenuhi kebutuhan pemustaka sepertidi perpustakaan kampus seharusnya terdiri dari 20 examplar buku untuk satumahasiswa ini memenuhi standar Undang-Undang No 43 tahun 2007. Prihal gedung, tata letaknya dan ukuran tersebut mulai dari efisiensinya warna dan tempatduduk perpustakaan menyesuaikan SDM. Kemudian dari layanan refrensi yaitukoleksi yang berbeda dengan koleksi umum seperti skripsi, tesis, peta, kartografi,enisklopedia dll. Beberapa perpustakaan membedakan ruangan antara koleksi umum dan koleksi khusus (refrensi) agar mempermudah pemustaka dalam mencari temu kembali koleksi tersebut. Memang dari segi koleksi refrensi tidak bisa dilihat darisegi umur melainkan dari segi tempuh pendidikan pemustaka tersebut, memang dikoleksi refrensi tidak hanya mengenai skripsi, tesis, disertasi melainkan banyaklagiseperti kamus. Ada juga pemustaka yang jurusan dari bahasa dan sastra membutuhkan dari koleksi refrensi untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Manajemen perpustakaan yang tidak hanya menjelaskan dari segi pengelolahansaja namun dari perspektif sosial dan kondisi dari perpustakaan melalui layananiformasi jenis-jenis dan fungsi manajemen dan koleksi refrensi

Pentingya mutu tingkat kesadaran manusia, karena perpustakaan sekolahmaupun perpustakaan universitas merupakan bagian integral mendukung dalamproses pendidikan. Dengan sinergi mutu intelektual dan rasionalitas, maka tidak adanya degredasi pendidikan, unsur yang harus terpenuhi seperti layanan, mutu,kemampuan dan sikap baik dari pustakwan dan pemustaka dan adanya juga fungsimanajemen perpustakaan dengan terpenuhinya sumber daya manusia dan koleksiyang memenuhi standar perpustakaan sesuai Undang-Undang no 43 tahun 2007.