PERAN PUSTAKAWAN DAN PEMANFAATAN KOLEKSI BAGI PEMUSTAKA LAYANAN REFERENSI DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN PROVINSI SUMATERA BARAT

Perpustakaan merupakan pusat pengelolaan informasi dan memberikan layanan informasi kepada pengguna. Untuk itu perpustakaan harus mampu dalam memenuhi kebutuhan informasi pemustaka. Perpustakaan merupakan tempat berlangsungnya kegiatan mengumpulkan, mengelola, dan menyebarkan segala jenis informasi, dicetak dan direkam pada media yang berbeda seperti buku, majalah, surat kabar, film, kaset, dan komputer. Kemudian, semua sumber informasi disusun berdasarkan suatu sistem tertentu untuk digunakan bagi keperluan pembelajaran melalui membaca dan melakukan pencarian informasi bagi semua pihak yang membutuhkan. Salah satu bagian penting dari perpustakaan ialah bagian yang mengakses layanan karena pada bagian ini terjadi interaksi langsung antara pustakawan dengan pengguna dan pustakawan dengan sistem tertentu. Setiap Perpustakaan apapun jenisnya selalu mengharapkan pemakai memanfaatkan jasa layananya, semua sumber-sumber informasi yang dimiliki dipergunakan oleh pemakai Perpustakaan. Layanan yang baik memberikan aset yang penting karena akan memberikan rasa nyaman dan kepuasan kepada pemustaka. Selain itu, layanan yang baik dapat memberikan kemudahan kepada pemustaka dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan. Ada beberapa layanan yang terdapat di Perpustakaan, salah satunya adalah layanan referensi. Layanan referensi adalah merupakan layanan yang disediakan oleh Perpustakaan untuk memberikan bantuan kepada pengguna dalam menelusuri informasi. Layanan referensi merupakan salah satu kegiatan utama yang dilakukan di perpustakaan dalam menyajikan / memperkenalkan koleksi referensi kepada pengguna/pengunjung Perpustakaan. Dengan adanya layanan referensi di Perpustakaan maka pemustaka akan dapat lebih berkomunikasi dengan seluruh sarana dan bahan pustaka yang ada di Perpustakaan sehingga Perpustakaan dapat digunakan secara maksimal dan efisien. Apabila suatu Perpustakaan tidak memiliki bagian layanan referensi secara khusus maka layanan ini dapat dilaksanakan oleh petugas bagian sirkulasi.Oleh karena itu, dalam layanan ini dibutuhkan pengetahuan khusus untuk dapat menjawab pertanyaan yang diajukan maka petugas referensi harus memiliki keterampilan dan pengetahuan mengenai jenis-jenis sumber informasi referensi. Kecepatan dan keberhasilan layanan referensi dapat berpengaruh pada mutu layanan Perpustakaan kepada pemustaka. Perpustakaan dalam melaksanakan layanan referensi tentunya harus memiliki pustakawan yang memiliki kemampuan, keterampilan, dan intlektual, terutama dalam menunjukkan pengakuan pemustaka terhadap kredibilitas yang melekat pada diri pustakawan. Kredibilitas adalah seperangkat persepsi tentang kelebihan-kelebihan yang dimiliki sumber sehingga diterima atau diikuti oleh khalayak. Pemanfaatan koleksi bahan pustaka di perpustakaan umum untuk memberdayakan bahan pustaka sesuai dengan kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh pemustaka. Masalah yang sering dihadapi oleh perpustakan umum ialah kebutuhan bahan pustaka yang beragam dan kurangnya ketersediaan koleksi referensi terhadap kebutuhan pemustaka. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat merupakan salah satu jenis Perpustakaan yang ada di Kota Padang yang dipersiapkan untuk melayani kebutuhan informasi masyarakat sebagai salah satu perpustakaan umum daerah, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat merupakan perpustakaan yang aktif berdiri sejak tahun 1956. Memiliki gedung baru yang baru diresmikan pada awal tahun 1987. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat merupakan bangunan 3,5 lantai dengan luas total 2.378 meter² yang dimanfaatkan sebagai gedung perpustakaan dengan pelayanan yang representatif. Dari berbagai kegiatan dan layanan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat tentunya membutuhkan perencanaan tata ruang yang matang dari pihak penyelenggara untuk mendukung seluruh kegiatan yang ada di perpustakaan. Dari hasil penelitian, berbagai macam cara yang dilakukan pustakawan untuk mengetahui dan memenuhi tingkat kepuasan pemustaka. Contohnya melakukan penyusunan indeks kepuasan pemustaka, menempatkan kotak saran di gang atau tempat yang strategis, memberikan kartu komentar pada pemustaka yang sudah menggunakan jasa layanan referensi. Koleksi yang ada di layanan referensi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat yaitu sebahagian yang terdiri dari Ensiklopedi, Undang-Undang, Tafsir Hadis, Kamus, Handbook, Direktori, Bibliografi, dikelola oleh pustakawan di bidang layanan referensi yang bernama Yong liza, S. Sos. Saat meneliti ruang referensi masih kurang luas untuk pemustaka melakukan membaca di ruang referensi tersebut. Dan selanjutnya masalah petugas pelayanan referensi, peneliti mengamati petugas pelayanan referensi ahli dan menguasai apa yang sudah menjadi tugasnya sebagai pelayanan referensi dan pastinya pemustaka akan mudah untuk mendapatkan informasi yang mereka butuhkan karena petugas referensi ahli dalam memberikan layanannya sebagai pelayanan referensi. Jika pemustaka ingin mencari koleksi yang telusur setelah mengisi buku tamu, pemustaka akan memberikan formulir pertanyaan untuk penelusuran, setelah itu pustakawan akan membantu pemustaka mencarikan koleksi yang ingin di telusur karena layanan referensi pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat menggunakan system close access. Berdasarkan latar belakang tersebut, maka permasalah yang akan dirumuskan sebagai berikut : 1. Bagaimana peran pustakawan di layanan referensi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat ? 2. Bagaimana pemanfatan koleksi pada layanan referensi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat ? Adapun tujuan dari penelitian ini ialah untuk mengetahui peran pustakawan dan pemanfaatan koleksi bagi pengguna layanan referensi di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat. 2. TINJAUAN PUSTAKA Pustakawan merupakan salah satu bagian yang paling terpenting dalam pengorganisasian perpustakaan, pustakawan adalah seorang yang ahli dalam memberikan informasi dan orang yang bertanggung jawab dalam pengembangan sebuah perpustakaan. Pustakawan juga harus mampu dalam mengikuti perkembangan dan kemajuan teknologi informasi yang sangat pesat saat ini. Adapun dalam Undang-undang Dasar RI Nomor 43 Tahun 2007 mengungkapkan bahwa Pustakawan adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan bertanggung jawab untuk melasanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan. Menurut Reitz (2004) menjelaskan bahawa pustakawan ialah seseorang yang dilatih untuk menjadi profesional dalam mengelola perpustakaan dan bertanggung jawab atas isi yang ada di perpustakaan, seperti menyeleksi, mengatur buku yang diolah dengan baik, sumber informasi, pengajaran dan melayani peminjaman buku untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Berdasarkan pemaparan diatas dapat disimpulkan bahwa pustakawan seoarng yang paling penting di perpustakaan dan seorang yang profesional dalam pengelolaan bahan pustaka serta bertanggung jawab dengan semua yang ada di perpustakaan. Seorang pustakawan juga harus mengikuti perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat pada saat sekarang ini.

Dalam penelitian penulis menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan deskriptif yang bertujuan sebagai penemuan pengetahuan atau teori yang relevan dengan penelitian pada waktu tertentu (Mukhtar 2013:10). Alasan mendasar penggunaan metode ini adalah penelitian ini ingin mengetahui fenomena-fenomena yang ada dan dalam kondisi alamiah dan bukan dalam kondisi laboratorium atau eksperimen terkontrol (Moleong 2002:3). Selain itu, peneliti harus terjun langsung ke lapangan bersama subjek penelitian, maka penelitian deskriptif kualitatif lebih tepat. Teknik pengumpulan data pada penelitian ini sebagai berikut: a. Observasi Observasi adalah suatu teknik mengamati dan mencatat secara sistematis unsur-unsur yang tampak pada suatu gejala subjek penelitian (Nawawi&Martini, 2009). Metode ini bertujuan untuk mengetahui apa saja yang dilakukan pada layanan referensi Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat. b. Wawancara Wawancara adalah suatu proses komunikatif atau interaktif yang bertujuan untuk mengumpulkan informasi melalui tanya jawab antara subjek penelitian dengan subjek penelitian atau orang yang memberikan informasi. Wawancara dilakukan pada subjek penelitian dengan memberikan pertanyaan-pertanyaan kepada pustakawan yang sekiranya dibutuhkan untuk melengkapi data-data penelitian. Informasi ini dapat direkam ataupun dicatat sesuai kebutuhan yang diperlukan. c. Dokumentasi Dokumetasi adalah metode yang digunakan untuk mengumpulkan data dan informasi berupa buku, arsip, dokumen, dan laporan yang dapat membantu dalam penelitian. Data dan informasi yang digunakan dalam penelitian ini ialah dokumen. Adapun dokumen yang digunakan dalam penelitian ini berupa foto, rekaman hasil wawancara, brosur, buku kunjungan pemustaka, artikel jurnal penelitian mengenai pustakawan dan layanan referensi.

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat merupakan salah satu perpustakaan umum yang ada di Sumatera Barat. Perpustakaan umum melayani seluruh lapisan masyarakat tanpa membedakan latar belakang, status sosial, agama, suku, pendidikan, dan sebagainya. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat mengutamakan pelayanan kepada masyarakat umum guna untuk memandu pemustaka dalam menelusur bahan pustaka atau informasi yang relevan untuk memenuhi kebutuhan informasi mereka. Pustakawan layanan referensi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat memiliki fungsi membantu pengguna dalam mencari informasi dan menerima pertanyaan referensi yang diajukan pemustaka terkait koleksi referensi, khususnya pertanyaan tentang sumber referensi. Oleh karena itu dalam hal ini, para pustakawan harus memiliki pengetahuan dan kemampuan yang mumpuni serta pemanfaataan koleksi guna untuk memenuhi kebutuhan informasi para pemustaka. A. Peran Pustakawan di Layanan Referensi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat Layanan referensi tidak dapat berjalan tanpa adanya seorang pustakawan referensi yang memberikan layanan kepada pemustaka. Hal ini juga berlaku di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat yang memiliki dua orang pustakawan referensi. Bopp dalam Tri Widowati (2012:22) mendefinisikan pustakawan referensi merupakan seseorang yang memiliki keahlian dalam memberikan jasa layanan referensi kepada pemustaka, sebagai penghubung antara pemustaka dengan informasi yang mereka butuhkan. Dalam sub bab berikut akan diuraikan mengenai peran yang dilakukan pustakawan referensi serta kompetensi yang dimiliki pustakawan referensi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat dalam melayani pemustaka untuk memenuhi kebutuhan informasi mereka. Berikut merupakan peran pustakawan referensi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat dalam menjalankan kegiatan yang ditetapkan pada layanan referensi. Pustakawan referensi Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat melaksanakan kegiatan pendidikan pemakai yang termasuk bimbingan langsung, yang di antaranya meliputi bimbingan pencarian koleksi, bimbingan penggunaan OPAC, dan bimbingan penelusuran informasi. Pustakawan juga menyediakan kartu referensi bagi pustakawan yang belum menemukan sumber rujukan yang mereka butuhkan Berikut pemaparan informan terhadap peranan pustakawan, “sebelum saya mencari koleksi di layanan referensi pertama kita mengisi buku tamu yang ada di layanan referensi, setelah itu pustakawan memberikan sebuah formulir penelusuran yang dimana berisikan judul koleksi yang diinginkan serta bentuk subjek yang diinginkan. Setelah menuliskan pada formulir kami memberikan kepada pustakawan, setelah itu pustakawan membantu kami dalam mencari koleksi yang kami inginkan dan memberikan pengarahan terkait dengan koleksi yang kami butuhkan.” Dari keterangan informan di atas, dapat diketahui bahwa pustakawan referensi Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat membantu pemustaka yang kesulitan dalam mencari koleksi yang diinginkan, selain itu pustakawan referensi juga mengarahkan pemustaka menemukan koleksi di rak. Dalam melayani pemustaka, pustakawan referensi Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat membimbing pemustaka untuk mencari koleksi tercetak dengan melakukannya bersama-sama guna menemukan koleksi yang dibutuhkan. Hal tersebut menunjukkan bahwa pemustaka telah memberikan nilai pada pustakawan referensi Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat sebagai pembimbing yang memberikan bantuan serta arahan kepada pemustaka dalam mencari kebutuhan informasinya. B. Pemanfaatan Koleksi Referensi di Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat Pemanfaatan koleksi referensi di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat sangat terbatas karena hanya dapat digunakan didalam ruang referensi perpustakaan dan hanya dapat dibaca ditempat, tidak dapat dipinjam ataupun dibawa keluar dari ruangan baik dari ruangan referensi maupun keluar perpustakaan. Jika koleksi tersebut diperlukan maka bisa dengan memfoto bagian yang dirasa perlu, karena layanan fotocopy pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat tidak beroperasi. Referensi memiliki fungsi sebagai alat untuk berkonsultasi dari suatu bahan pustaka dan juga sebagai sumber pelengkap karena menggunakan koleksi referensi tidak sama dengan menggunakan buku biasa seperti buku ajar. Agar dapat menemukan informasi dengan cepat dalam buku referens maka pemustaka perlu mengetahui terlebih dahulu jenis-jenis koleksi referensi dan kegunaannya. Berikut contoh koleksi yang memberikan informasi langsung seperti: 1. Ensiklopedia Ensiklopedi ialah Referensi menyajikan informasi dasar namun komprehensif tentang berbagai permasalahan di berbagai bidang atau cabang ilmu pengetahuan. Disusun berdasarkan abjad berisi rangkuman topik atau istilah yang berkaitan dengan peristiwa atau kejadian. Secara umum fungsi ensiklopedia adalah menjawab pertanyaan apa, bagaimana, dimana, dan mengapa. Ensiklopedia dibedakan menjadi dua jenis, yaitu ensiklopedia umum dan ensiklopedia khusus. Ensiklopedia umum adalah kumpulan informasi berbagai topik ilmiah yang disusun secara sistematis dan berdasarkan abjad, misalnya British Encyclopedia, Ensiklopedia Nasional Indonesia, dan lain-lain. Ensiklopedia khusus adalah kumpulan informasi yang cakupannya hanya berkaitan dengan bidang keilmuan tertentu dan disusun berdasarkan abjad, misalnya ensiklopedia biologi, ensiklopedia ekonomi, dan lain sebagainya. 2. Direktori Direktori sering disebut buku alamat karena berisi alamat individu atau organisasi. Buku ini berisi petunjuk tentang cara mudah menemukan alamat, nomor telepon, dan informasi lain tentang individu atau organisasi tempat mereka terdaftar. Diurutkan berdasarkan abjad, berdasarkan nama individu atau organisasi. 3. Kamus Kamus adalah daftar kata-kata menurut abjad beserta maknanya, pengucapannya, contoh penggunaannya dalam kalimat, dan informasi lain yang berkaitan dengan kata tersebut. Kamus sering digunakan untuk mencari arti atau definisi suatu kata, ejaan, pengucapan, sinonim, antonim, homonim, akronim dan akronim, kata-kata baru, dll. Kamus meliputi kamus umum dan kamus khusus. Kamus umum atau kamus bahasa umum memuat kata-kata atau istilah-istilah yang bersifat umum dan tidak dibatasi oleh ruang lingkup bidang ilmunya. Kamus (topik) khusus hanya berisi istilah-istilah yang umum digunakan di bidang tertentu dan diurutkan berdasarkan abjad. Contohnya pada kamus kedokteran, kamus computer dan lain sebagainya. Kamus bahasa terdiri atas 3 yakni : a. Kamus bahasa Monolingual: mencakup satu bahasa (Kamus Besar Indonesia) b. Kamus Bilingual: mencakup dua bahasa (Kamus Indonesia-Inggris) c. Kamus Polygot: mencakup tiga atau lebih banyak bahasa (Kamus JermanInggris-Indonesia) 4. Almanak Almanak merupakan kalender yang disusun berdasarkan bulan, berisi prakiraan cuaca, astronomi, dan banyak peristiwa penting lainnya pada waktu dan tempat tertentu. Tujuan penerbitan almanak antara lain:  Untuk mengumumkan data atau peristiwa terkini.  Untuk menginformasikan perkembangan terkini.  Untuk menyajikan peristiwa secara ringkas, sering disertai tanggal dan peristiwa tanpa penjelasan panjang lebar.  Pesan data biasa yang berisi di direktori dan direktori. 5. Sumber Geografi Contoh sumber geografi ini seperti peta, globe dan atlas. Penggunaan Koleksi ini disesuaikan dengan kebutuhan pemustaka contohnya jika kita ingin mendapatkan dan mengetahui daftar istilah-istilah ilmu atau uraian umum tentang suatu objek maka kita bisa menggunakan ensiklopedia. Ketika kita ingin mengetahui alamat instansi, alamat badan atau perusahaan serta nomer telepon seseorang maka kita bisa menggunakan direktori. Jika kita ingin mengetahui arti suatu kata kita bisa menggunakan kamus, ketika kita ingin mengetahui ramalan cuaca, dan berbagai peristiwa yang terjadi selama setahun terakhir kita bisa menggunakan almanak. Jika kita ingin mengetahui letak wilayah suatu daerah, pulau atau negara maka kita bisa menggunakan sumber geografi berupa atlas atau peta. Untuk koleksi yang memberikan petunjuk kepada suatu sumber informasi contohnya indeks, abstrak, dan bibliografi pemustaka dapat menggunakannya untuk memenuhi kebutuhan informasi. Contohnya jika kita ingin mengetahui lokasi suatu artikel yang ditulis oleh seseorang dan lokasi artikel majalah kita bisa menggunakan indeks. Ketika kita ingin mengetahui isi dari suatu karya tulis atau karangan kita bisa menggunakan abstrak, dan ketika kita ingin mengetahui daftar buku-buku yang ada disuatu tempat misalnya daftar buku yang terbit di Indonesia maka pemustaka dapat menggunakan bibiografi nasional. Bagi perpustakaan daftar pemanfaatan koleksi berpengaruh bagi rencana pengadaan bahan pustaka periode berikutnya.

Berdasarkan hasil pembahasan mengenai Peran Pustakawan Dalam Pemanfaatan Koleksi Referensi Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat maka dapat disimpulkan bahwa dalam melayani pemustaka, pustakawan referensi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat meliputi, membantu pemustaka yang kesulitan dalam mencari koleksi yang diinginkan, selain itu pustakawan referensi juga mengarahkan pemustaka menemukan koleksi di rak serta membimbing pemustaka untuk mencari koleksi tercetak dengan melakukannya bersama-sama guna menemukan koleksi yang dibutuhkan. Hal tersebut menunjukkan bahwa pemustaka telah memberikan nilai pada pustakawan referensi Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat sebagai pembimbing yang memberikan bantuan serta arahan kepada pemustaka dalam mencari kebutuhan informasinya. Pemanfaatan koleksi pada Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat sangat terbatas karena hanya dapat digunakan didalam ruang referensi perpustakaan dan hanya dapat dibaca ditempat, tidak dapat dipinjam ataupun dibawa keluar dari ruangan baik dari ruangan referensi maupun keluar perpustakaan. Jika koleksi tersebut diperlukan maka bisa dengan memfoto bagian yang dirasa perlu, karena layanan fotocopy pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat tidak beroperasi.