Efektivitas Pengadaan Barang melalui E-Procurement dengan Metode E-Purchasing di Universitas Pendidikan Ganesha
Universitas Pendidikan Ganesha; Universitas Pendidikan Ganesha; Universitas Pendidikan Ganesha; Universitas Pendidikan Ganesha; Universitas Pendidikan Ganesha
Abstrak
Pengadaan barang merupakan program penting baik di instansi pemerintah maupun swasta. Berdasarkan Inpres Nomor 1 Tahun 2015, pemerintah mengharuskan pelaksanaan pengadaan barang/jasa melalui Sistem Pengadaan Secara Elektronik (e-procurement) dan e-purchasing berbasis e-catalogue. Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) berperan dalam mendukung implementasi ini, dengan menyediakan Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) dan Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) sesuai Peraturan LKPP Nomor 10 Tahun 2021. Meskipun kebijakan telah diterapkan, tantangan teknis di lapangan tetap ada. Banyak barang yang secara dokumenter sesuai, namun saat diterima, kondisi barang tidak sesuai dengan dokumen yang ada. Hal ini menunjukkan bahwa meskipun data pengadaan tersedia secara elektronik, realitas di lapangan seringkali berbeda. Penelitian ini menggunakan metode kuantitatif-kualitatif untuk menganalisis dampak e- procurement terhadap hasil pengadaan barang di Undiksha. Hasil penelitian menunjukkan bahwa 97.9% e-procurement berpengaruh terhadap hasil pengadaan. Namun, hampir 90%pengguna menyerahkan pengadaan kepada pengelola, dan 60% pengelola belum memahami e-purchasing dengan baik. Meskipun demikian, 80% panitia pengadaan telah memahami e-purchasing dengan cukup baik.
Abstract
Procurement of goods is an important program in both government and private institutions. According to Presidential Instruction No. 1 of 2015, the government requires the implementation of procurement of goods/services through an Electronic Procurement System (e-procurement) ande- purchasing based on e-catalogues. The National Public Procurement Agency (LKPP) plays a key role in supporting this implementation by providing the Electronic Procurement Service (LPSE) and the Electronic Procurement System (SPSE) in accordance with LKPP Regulation No. 10 of 2021. Although policies have been implemented, technical challenges on the ground remain. Many goods are in accordance with the documentation, but when received, the condition of the goods doesnot match the documents. This shows that although procurement data is available electronically, the reality on the ground often differs. This research uses a quantitative-qualitative approach to analyze the impact of e-procurement on the results of goods procurement at Undiksha. The findings show that 97.9%of e-procurement influences the outcomes of procurement. However, nearly 90% of users delegate procurement tasks to managers, and 60% of managers do not have a good understanding of e-purchasing. Nonetheless, 80% of the procurement committee members understand e-purchasing fairly well.
Keywords:
E-Purchasing Undiksha
Introduction
Pengadaan barang dan jasa pemerintah sering menghadapi kendala yang memperlambat proses, baik dari sisi teknis maupun non-teknis. Kendala non-teknis mencakup masalah anggaran dan kebijakan internal, sementara masalah teknis sering muncul dalam proses tender atau kesesuaian spesifikasi barang yang tidak tersedia di pasaran. Untuk mengatasi masalah tersebut, Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) luncurkan aplikasi e-Purchasing atau e-Katalog, yang bertujuan meminimalkan hambatan dalam pengadaan. Aplikasi ini memfasilitasi penyedia barang untuk memenuhi persyaratan tertentu, seperti memiliki izin usaha, NPWP, dan memenuhi kriteria teknis untuk memastikan kelancaran proses pengadaan barang dan jasa secara elektronik. Barang adalah setiap benda baik berwujud maupun tidak berwujud, bergerak maupun tidak bergerak, yang dapat diperdagangkan, dipakai, dipergunakan atau dimanfaatkan oleh Pengguna Barang (pasal 1 ayat 29) (Presiden RI, 2018). Barang Memiliki banyak bentuk, jenis, warna, dan fungsi sehingga setiap orang harus memilih barangyangsesuai dengan kebutuhan atau keinginannya (Deputi Bidang Pengembangan Strategi dan Kebijakan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, 2015). Pada dasarnya, jasa tidak memiliki bentuk fisik namun manfaatnya bisa dirasakan untuk memenuhi kebutuhan konsumen (Perbedaan Barang dan Jasa, 2022) . Dalam Perpres terbaru terkait pengadaan barang dan jasa pemerintah dikenal lagi dengan istilah “Produk” yaitu barang yang dibuat atau jasa yang dihasilkan oleh Pelaku Usaha (Presiden RI, 2021). Isu Strategis Dalam pemantauan pengadaan barang/jasa pemerintah tertuang dalam (Pusat P3DN, 2016). Definisi e-procurement sesuai dengan (Presiden RI, 2018) adalah proses pengadaan barang/jasa pemerintah yang pelaksanaannya dilakukan secara elektronik dan berbasis web/internet dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi yang meliputi pelelangan umum secara elektronik yang diselenggarakan oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) sedangkan dalam (Djokopranoto, 2021) menyebutkan bahwa e-Procurement merupakan sebuah mekanisme pembelian masa kini atau dapat dikatakan sebagai teknik pembelian moderen dimana perusahaan berusaha menerapkan prinsip-prinsip keterlibatan sejumlah aplikasi dan teknologi informasi (komputer dan telekomunikasi) sebagai enabler dalam menjalankan proses terkait. Pembelian Secara Elektronik yang selanjutnya disebut E-purchasing adalah tata cara pembelian barang/jasarnelalui sistem katalog elektronik (Presiden RI, 2018). Gambar 1 Market Transaksi B to B sumber Brien Bries, 2002 dalam (Djokopranoto, 2021) Menurut (Dr. Mesiono, S.Ag., 2018) menyebutkan bahwa efektivitas merupakan suatu ukuran keberhasilan/kesuksesan dalam melakukan tugas-tugas sesuai dengan perencanaannya, baik dilakukan atas nama perorangan, organisasi maupun lembaga/instansi, yang dalam pelaksanaannya didukung oleh tenaga profesional, berpengalaman dan memiliki pengetahuan serta dana yang memadai. Sedangkan menurut Menurut Gibson(1985: 27-30), dalam jurnal (Yuniningsih & Kharisma, 2014) konsep keefektifan organisasi dari tiga perspektif, yaitu keefektifan individu, keefektifan kelompok dan keefektifan organisasi. Dan menurut (Mingkid et al., 2017) menyebutkan Efektivitas berasal dari kata dasar efektif. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kata efektif mempunyai arti efek, pengaruh, akibat atau dapat membawa hasil. Berikut dapat disampaikan Gambar skema terkait empat golongan yang menjadi pelaku bisnis dalam e-procurement. Gambar 2 Empat Sektor yang Mempengaruhi E-Procurement sumber Stephens Inc. dalam (Djokopranoto, 2021) Dalam (Muhaemin, 2019) menyebutkan bahwa Katalog Elektronik adalah sistem informasi elektronik yang memuat daftar, merk, jenis, spesifikasi teknis, harga dan jumlah ketersediaan Barang/Jasa tertentu dari berbagai Penyedia sedangkan Katalog Elektronik Sektoral adalah Katalog Elektronik yang disusun dan dikelola Kementerian. Menurut (Lestyowati, 2018) kriteria barang/jasa yang ada di Katalog Elektronik yaitu barang/jasa dibutuhkan oleh beberapa Kementerian/ Lembaga/Perangkat Daerah, barang/jasa standar atau dapat distandarkan dan merupakan kebutuhan barang/jasa bersifat berulang. Dalam Pengadaan menggunakan metode e-purchasing maka kita harus menggunakan e-Catalogue Dalam sistem tersebut, dan berdasarkan (Deputi Bidang Monitoring-Evaluasi danPengembangan Sistem Informasi, 2015), dibuatkan petunjuk alur pembelian barang secara online menggunakan katalog elektronik. Dalam (Malinda & Hardjomuljadi, 2019) disebutkan e-Catalogue adalah sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis dan harga barang/jasa tertentu.
Method
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan deskriptif, bertujuan mendeskripsikan kondisi aktual dan menganalisisnya secara mendalam. Validitas Eksperimen ditekankan untuk memastikan prosedur penelitian tepat. Penelitian dilakukan di Unit Pengadaan/Tim Pokja Undiksha dengan populasi sesuai data yang tersebar di pengguna layanan e-purchasing. Variabel yang diujikan adalah E-purchasing: Proses Pengadaan barang/jasa berbasis teknologi melalui aplikasi SPSE, Katalog Elektronik: Daftar barang/jasa pada website LKPP, Pejabat Pengadaan: Pihak yang melaksanakan pengadaan langsung/e-purchasing, PPK (Pejabat Pembuat Komitmen): Pejabat yang bertanggung jawab atas pengeluaran anggaran. Rancangan penelitian bersifat kualitatif, dengan langkah: identifikasi data yang dibutuhkan, penentuan metode pengumpulan data, perencanaan analisis data. Peneliti bertindak sebagai instrumen utama, dan instrumen formal dikembangkan setelah masalah ditentukan. Data Dikumpulkan melalui wawancara: dilakukan kepada 12 pejabat terkait untuk menggali pandangan dan pengalaman mereka, observasi: melibatkan pengamatan langsung pada aplikasi e-purchasing dan proses pengadaan barang, dokumentasi: menggunakan dokumen pengadaan, peraturan, dan data LKPP untuk mendukung hasil wawancara dan observasi. Analisis dilakukan sebelum, selama, dan setelah penelitian yaitu sebelum ke lapangan: studi pendahuluan untuk menentukan fokus penelitian, selama di lapangan: analisis data interaktif menggunakan metode reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. setelah di lapangan: data divisualisasikan secara efisien untuk interpretasi. Prosedur analisis data menggunakan tiga tahapan utama yaitu analisis awal berdasarkan studi pendahuluan yang mengacu kepada teori dan pemahaman peneliti, reduksi dan kategorisasi data selama pengumpulan data yaitu langkah-langkah yang dilakukan untuk menyederhanakan, memilah, dan mengelompokkan data yang dikumpulkan selama proses penelitian dengan cara menyaring data mentah yang telah dikumpulkan melalui wawancara, observasi, atau dokumentasi, sehingga hanya data yang relevan dengan fokus penelitian yang dipertahankan, langkah ini melibatkan pembuangan data yang tidak terkait atau berlebihan agar analisis lebih fokus dan efisien, misalnya, dari transkrip wawancara yang panjang, hanya bagian-bagian yang terkait dengan variabel penelitian yang akan dipertahankan. Sedangkan kategorisasi data adalah langkah setelah data direduksi, langkah berikutnya adalah mengorganisasikan data kedalam kategori-kategori yang sesuai. Prosesini melibatkan pengelompokan informasi berdasarkan tema, konsep, atau variabel yang telah ditentukan sebelumnya. Contoh: Jika penelitian tentang e-purchasing, maka data dikelompokkan ke dalam kategori seperti efektivitas aplikasi, kendala penggunaan, atau peran pejabat pengadaan. Proses ini bertujuan memudahkan analisis dan interpretasi data, memastikan data yang digunakan berkaitan langsung dengan pertanyaan penelitian, membantu peneliti menemukan pola atau hubungan dalam data yang telah dikategorikan. Dan langkah terakhir dalam prosedur analisis data adalah penyajian data dan penafsiran setelah lapangan untuk menyelesaikan masalah penelitian.
Result
Hasil Penelitian ini dilaksanakan melalui beberapa tahapan, dimulai dengan koordinasi tim peneliti untuk menyamakan persepsi mengenai hipotesis, dilanjutkan dengan konsultasi bersama pembimbing guna menyusun kisi-kisi penelitian yang sesuai dengan tema dan hipotesis. Selanjutnya, disusun kisi-kisi dan kuesioner dengan menentukan variabel independen, dependen, dimensi, indikator, skala, serta pertanyaan untuk responden. Penelitian Ini juga mencakup uji normalitas menggunakan Kolmogorov-Smirnov dan Shapiro-Wilk, uji homogenitas varians untuk kelompok data homogen atau tidak, serta uji hipotesis menggunakan analisis regresi linear sederhana. Data dikumpulkan melalui angket wawancara dan kuesioner berbasis Google Form yang disusun berdasarkan variabel independen "E-Procurement dengan Metode e-Purchasing" (meliputi dimensi seleksi barang, toko, spesifikasi teknis, dan realisasi pengadaan) serta variabel dependen "Realitas Data Barang Hasil Pengadaan" (meliputi dimensi tampilan fisik, kondisi toko, dan spesifikasi teknis). Kedua variabel menggunakan skala Likert 1-5 untuk mengukur respon. Uji normalitas sebaran data, uji Kolmogorov-Smirnov dan Shapiro-Wilk menunjukkan nilai signifikansi 0,001 (< 0,05), sehingga data dinyatakan berdistribusi normal. Tabel 1 Uji Normalitas NORMALITY TEST ANOVAa Model Sum of Squares df Mean Square F Sig. 1 Regression 6498.556 1 6498.556 638.186 .001bResidual 132.377 13 10.183 Total 6630.933 14 a. Dependent Variable: reliabilitas pengadaan barang b. Predictors: (Constant), metode e-purchasing Uji Homogenitas Varians, berdasarkan uji Levene, nilai signifikansi sebesar 0,079 (>0,05), menunjukkan bahwa data dianggap homogen. Tabel 2 Uji Homogenitas Varians Test of Homogeneity of Variances ANOVA Realitas Data Barang Hasil Pengadaan melalui E-Procurement dengan Metode e- Purchasing di Universitas Pendidikan Ganesha Sum of Squares df Mean Square F Sig. Between Groups 2083.333 1 2083.333 3.312 .079Within Groups 17613.867 28 629.067 Total 19697.200 29 Uji Hipotesis dengan Koefisien Determinasi (R²) Tabel 3 Hipotesis dengan Koefesien Determinasi Model Summary b Model R R Square Adjusted R Square Std. Error of the Estimate Change Statistics R Square Change F Change df1 df2 Sig. FChange1 .990 a .980 .979 3.191 .980 638.186 1 13 .001a. Predictors: (Constant), metode e-purchasing Nilai Adjusted R Square sebesar 97,9%, artinya metode e-purchasing memberikan pengaruh97,9% terhadap realitas pengadaan barang. Uji Hipotesis dengan Uji Statistik F (Simultan) Tabel 4 Hipotesis dengan Uji Simultan ANOVAa Model Sum of Squares df Mean Square F Sig. 1 Regression 6498.556 1 6498.556 638.186 .001bResidual 132.377 13 10.183 Total 6630.933 14 a. Dependent Variable: realibilitas pengadaan barang b. Predictors: (Constant), metode e-purchasing Nilai signifikansi 0,001 (< 0,05) menunjukkan bahwa variabel X (metode e-purchasing) berpengaruh secara simultan terhadap variabel Y (realitas pengadaan barang). Uji Hipotesis dengan Uji Statistik T (Parametrik) Tabel 5 Hipotesis dengan Uji Parametrik Coefficients a Model Unstandardized Coefficients Standardized Coefficients B Std. Error Beta t Sig. 1 (Constant) 39.345 3.104 12.678 .001 metode e- purchasing .769 .030 .990 25.262 .001a. Dependent Variable: realibilitas pengadaan barang Nilai signifikansi 0,001 (< 0,05) menunjukkan bahwa variabel X (metode e-purchasing) berpengaruh signifikan terhadap variabel Y (realitas pengadaan barang)
Discussion
Telaah Hasil Penelitian Berdasarkan Kuisioner dan dari hasil responden yang dikonversi ke nilai numerik: STS (Sangat Tidak Setuju): 5,05% TS (Tidak Setuju): 18,71% Abstain: 24,52% S (Setuju): 30,75% SS (Sangat Setuju): 20,97% Mayoritas responden memahami metode e-purchasing dan mendukung penerapannya dalam pengadaan barang. Berdasarkan Analisis Data Normalitas Data: Distribusi data normal dengan nilai signifikansi 0,001 (< 0,05). Homogenitas Varians: Data homogen dengan nilai signifikansi 0,079 (> 0,05). Uji Hipotesis: Koefisien Determinasi: Metode e-purchasing mempengaruhi kinerja pengadaan sebesar 97,9%. Uji Korelasi: Variabel X dan Y berkorelasi signifikan (nilai < 0,05). Uji F Simultan: Signifikansi 0,001 menunjukkan pengaruh simultan metode e- purchasing terhadap realitas pengadaan barang. Uji T Parametrik: Signifikansi 0,001 menunjukkan pengaruh signifikan variabel X Terhadap variabel Y. Berdasarkan Pengamatan dan Wawancara Populasi Pencipta Pengadaan: 70% belum mampu mengelola metode e-purchasing, 90% menyerahkan urusan pengadaan kepada pengelola. Populasi Pengelola Pengadaan: 60% belum memahami metode e-purchasing, 40%belum melaksanakan tugas sesuai ketentuan. Populasi Umum: 50% tidak memahami dasar-dasar pengadaan, 70%belum melakukan kegiatan terkait e-purchasing. Populasi Panitia/Pokja: 80% telah memahami metode e-purchasing.
Conclusion
Simpulan Pengadaan barang dan jasa pemerintah menghadapi tantangan teknis dan nonteknis yang memperlambat proses, seperti masalah anggaran, kebijakan internal, dan kesesuaian spesifikasi barang di pasaran. Untuk mengatasi tantangan tersebut, LKPP luncurkan aplikasi e-purchasing berbasis e-katalog, yang mempermudah proses pengadaan melalui sistem elektronik. Penelitian ini, yang dilakukan di Universitas Pendidikan Ganesha, menemukan bahwa metode e-purchasing memiliki pengaruh signifikan terhadap realitas pengadaan barang, dengan kontribusi sebesar 97.9% terhadap efektivitas proses pengadaan. Hasil menunjukkan bahwa mayoritas responden mendukung metode e-purchasing, meskipun ada kendala pemahaman dan implementasi di beberapa kelompok populasi. Data Dari uji normalitas, homogenitas varians, dan analisis regresi mengkonfirmasi pengaruh positif dan signifikan metode e-purchasing terhadap kinerja pengadaan. Namun, masih diperlukan pelatihan dan pemahaman lebih lanjut bagi pihak terkait untuk meningkatkan implementasi metode ini. Saran Metode pengadaan pengadaan merupakan dasar dalam pelaksanaan pengadaan sehingga perlu diberikan perhatian penuh dalam tindak lanjut setiap proses pengelolaan pengadaan. Kesalahan yang terjadi dalam pengelolaan pengadaan banyak disebabkan karena ketidaktahuan seseorang dalam mengelola pengadaan sehingga cenderung ceroboh dan menyepelekan pengelolaan pengadaan. Oleh karena itu perlu dilakukan sosialisasi dan pemahaman terhadap metode pengadaan pengadaan dalam mengelola pengadaan. Dasar pengadaan yang paling penting adalah peraturan, sedangkan yang paling teknis adalah metode dan instrumen dalam pengelolaan pengadaan