PENGEMBANGAN KOLEKSI DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS UDAYANA

Perpustakaan adalah lembaga profesional yang mengelola berbagai jenis koleksi, termasuk karya tulis, karya cetak, dan karya rekam, untuk memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi pengguna. Untuk memenuhi kebutuhan informasi penggunanya, perpustakaan harus mampu mengidentifikasi informasi yang diperlukan, memastikan layanan tersedia saat dibutuhkan, serta mendukung pengguna dalam memanfaatkan koleksi dan fasilitas yang ada(Yulinar, 2019). Perpustakaan berfungsi untuk memelihara dan meningkatkan efektivitas proses belajar-mengajar. Di perguruan tinggi, perpustakaan adalah fasilitas penting yang mendukung aktivitas civitas akademika.UPT Perpustakaan Universitas Udayana adalah perpustakaan perguruan tinggi yang melayani civitas akademika Universitas Udayana, termasuk 14 fakultas dan 112 program studi. Visi Perpustakaan Universitas Udayana adalah menjadi pusat yang mendukung pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang unggul, mandiri, dan berbudaya,” sedangkan misinya adalah “menyediakan informasi ilmiah dan layanan operasional untuk pendidikan, penelitian, dan masyarakat ilmiah melalui sarana akses berbasis komputer.” Untuk mencapai visi dan misinya, Perpustakaan Universitas Udayana perlu memenuhi kebutuhan pengguna baik dari segi layanan maupun ketersediaan koleksi. Salah satu upaya yang dilakukan adalah pengembangan koleksi untuk memastikan koleksi tetap mutakhir dan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan. Untukmemastikanpengembangan koleksi berjalan sesuai prosedur, Perpustakaan Universitas Udayana menetapkan kebijakan tahunan yang bertujuan mencapai tujuan yang ditetapkan dan memastikan pelaksanaan pengembangan koleksi sesuai dengan mekanisme yang diinginkan.Untuk memperoleh pemahaman yang lebih mendalam tentang pengembangan koleksi, peneliti mengangkat judul penelitian “Pengembangan Koleksi di UPT Perpustakaan Universitas Udayana.

jenis penelitian yang digunakan dalam studi ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. MenurutAbdussamad (2021), penelitian kualitatif adalah pendekatan yang berfokus pada fenomena dan gejala alami. Pendekatan ini menitikberatkan pada ide, persepsi, pendapat, dankeyakinan orang yang diteliti, karena aspek-aspek tersebut tidak selalu dapat diukur secara numerik.Berdasarkan teori ini, peneliti ingin memahami suatu fenomena tertentu tertentu yang dijelaskan ke dalam bentuk uraian kata-kata. Sumber data dalam penelitian ini terdiri dari dua jenis: data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh melalui wawancara langsung dengan informan, sedangkan data sekunder dikumpulkan dari buku-buku dan artikel jurnal yang relevan dengan topik penelitian.Data-data tersebut kemudian diorganisasikan, dikelola, diinterpretasikan, dianalisis, dan disiapkan secara sistematis dengan mengubahnya menjadi format narasi yang mudah dimengeti. Data yang telah tersusun tersebut lalu dibandingkan dengan data lain untuk memperoleh kesimpulan.

Kebijakan Pengembangan KoleksiUPT. Perpustakaan Universitas UdayanaKebijakan pengembangan koleksi di perpustakaan adalah pedoman yang mengatur proses pengembangan koleksi. Pedoman ini digunakan oleh pustakawan sebagai acuan untuk menyeleksi bahan pustaka dan memberikan panduan bagi staf perpustakaan dalam memilih, mengadakan, dan mengevaluasi bahan pustaka.Di Setiap instansi atau perpustakaan perguruan tinggi tentunya memiliki kebijakannya sendiri yang sesuai dengan apa yang ingin dicapai. seperti halnya Perpustakaan Universitas Udayana yang memiliki kebijakan secara tertulis yang digunakan sebagai pedoman dalam melakukan pengembangan koleksi yang disesuaikan dengan visi dan misi Perpustakaan Universitas Udayana. Tujuan dari kebijakannya ini adalah untuk pengembangan koleksi yang akan dilayani perpustakaan dan kebijakan penyiangan untuk buku-buku yang tidak diperlukan lagi. Kebijakan yang ada di perpustakaan Universitas Udayana selalu diubah setiap tahunnya untuk memastikan koleksi tetap sesuai dan relevan dengan kebutuhan pengguna, selain itu kebijakan di Universitas Udayana juga sering diubah secara berkala karena menyesuaikan dengan anggaran yang didapat.Jumlah Koleksi dan Jenis-Jenis Koleksi UPT. Perpustakaan Universitas UdayanaJumlah koleksi buku di Perpustakaan Universitas Udayana saat ini tercatat sebanyak 103,764 eksemplar yang dapat diakses langsung oleh mahasiswa baik secara langsung atau melalui website resmi Perpustakaan Universitas Udayana https://e-perpus.unud.ac.id. Perpustakaan Universitas Udayana juga berlanggana E-book dan E-jurnal yaitu sciencedirect yang merupakan platform onlineyang menyediakan akses berbagai jurnal ilmiah dan atikel penelitian dengan berbagai bidang ilmu. Adapun Jenis-jenis koleksi yang terdapat di Perpustakaan Universitas Udayana yaitu : koleksi bukudengan berbgai bidang ilmu, Buku referensi, jurnal, majalah, CD, dan tugas akhir.Proses Pengembangan KoleksiUPT. Perpustakaan Universitas UdayanaPengadaan yang dilakukan di Perpustakaan Universitas Udayana dilakukan sesuai dengan anggaran yang tersedia. Tetapi untuk pengadaan E-jurnal setiap tahun selalu berjalan dan diadakan. Sumber-sumber acuan pengadaan di Perpustakaan Universitas Udayana adalah seperti pembelian, hadiah, hibah, tukar menukar, dan cara penanganan. Dalam proses pengadaan pustakawan/staf akan melakukan Penyebaran katalog di setiap fakultas untuk mahasiswa maupun dosen untuk memilih koleksi yang dibutuhkan serta disesuaikan dengan anggaran yang ada.Kerjasama UPT. Perpustakaan Universitas UdayanaKerjasama di perpustakaan adalah kegiatan atau usaha yang dilakukan untuk mencapai tujuan perpustakaan dalam menyediakan dan memanfaatkan koleksi untuk kepentingan pengguna. Sebagai contoh, Perpustakaan Universitas Udayana menjalin kerjasama dengan PT. Jasatama Raya, satu-satunya penyedia eksklusif E-jurnal dan E-book. Hal ini penting karena tidak ada perpustakaan yang dapat berdiri sendiri dalam hal koleksi atau memenuhi seluruh kebutuhan informasi pengguna secara independen.Penyiangan KoleksiUPT. Perpustakaan Universitas UdayanaDari wawancara dengan ibu agung dijelaskan bahwa buku, skripsi dan tesis jika sudah berusia diatas 5 tahun akan disiangkan dan dibuatkan berita acara untuk pemusnahan (perumputan). Penyiangan koleksidi Perpustakaan Universitas Udayana dilakukan sesuai dengan peraturan yang dibuat secara tertulis, tentang kriteria bahan pustaka yang boleh disiangi sebagai pedoman pelaksanaanAdapun kriteria penyiangannya di Perpustakaan Universitas Udayana antara lainyaitu :1.Bahan pustaka yang mengalami kerusakan berat dan tidak dapat diperbaiki harus dikeluarkan dari koleksi perpustakaan. Namun, jika bahan pustaka tersebut masih sangat dibutuhkan oleh pengguna, maka dapat dipertimbangkan untuk membuat salinannya ataumengalihmediakannya terlebih dahulu.2.Bahan pustaka yang kurang atau tidak diminati bisa dikeluarkan dari koleksi perpustakaan. Namun, sebelum melakukan penyiangan, diperlukan data dari bagian layanan sirkulasi mengenai penggunaan bahan pustaka tersebut. Kebijakan penyiangan berdasarkan pemanfaatan meliputi hal-hal sebagai berikut: a.Bahan pustaka yang telah lama tidak dipinjam, atau yang telah berada di rak selama lebih dari 10 tahun tanpa ada penggunaan.b.Jarak waktu sejak peminjaman terakhir telah melebihi 5 tahun.c.Bahan pustaka bukan merupakan karya yang harus disimpan untuk deposit.d.Jumlah salinan terbitan melebihi jumlah eksemplar yang ditetapkan dalam kebijakan perpustakaan.3. Isi atau materi bahan pustaka yang boleh disiangi antara lain : a.Bahan pustaka sudah usang atau tidak lagi sesuai dengan kebutuhan pengguna.b.Informasi yang disajikan sudah tidak relevan.c.Data yang terdapat dalam bahan pustaka sudah tidak akurat.d.Informasi yang disediakan sudah menurun atau tidak lagi berguna.e.Materi sudah sesuai dengan perkembangan kurikulum terkini.f.Edisi terbaru dari bahan pustaka telah diterbitkan.g.Materi bukan termasuk karya klasik atau historis.h.Isi bahan pustaka tidak lagi lengkap dan tidak memungkinkan untuk diganti.Anggaran UPT. Perpustakaan Universitas UdayanaPerpustakaan perguruan tinggi merupakan salah satu unsur penunjang perguruan tinggi. oleh karena itu sumber dananya pun akan mengikuti sumber dana perguruan tingginya. Sumber dana Perpustakaan Universitas Udayana berasal dari sumber dana yang dikelola sendiri yaitu PNBP (Pendapatan Negara Bukan Pajak). Besarnya anggaran yang dibutuhkan Perpustakaan Universitas Udayana selalu berubah setiap tahunnya, tergantung rencana anggaran yang diusulkan dan disetujui oleh pengambil kebijakan di Universitas Udayana. Proquest merupakan database yang dilanggan Perpustakaan Universitas Udayana, memiliki sumber informasi ilmiah bagi peneliti serta mahasiswa dalam bentuk E-jurnal dan E-book dengan jumlah anggaran 7 sekitar 700 juta per tahun. Tetapi pada masa pandemi dosen atau mahasiswa lebih banyak mencari sumber referensi melalui sistem sciencedirect yang juga berlangganan dengan Perpustakaan Universitas Udayana dengan anggaran sekitar 5 miliar per tahunnya.Pengambilan Keputusan dan Evaluasi UPT. Perpustakaan Universitas UdayanaPada pengadaan yang dilakukan di Perpustakaan Universitas Udayana Kepala Perpustakaan lah yang memiliki wewenang akhir dalam keputusan untuk mengadakan atau tidak mengadakan bahan pustaka. Keputusan tersebut diambil setelahmempertimbangkan berbagai faktor, termasuk biaya dan kriteria pemilihan. Pada tahap evaluasi, kegiatan penilaian dilakukan untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas koleksi perpustakaan. Di Perpustakaan Universitas Udayana, evaluasi dilakukan dengan cara mengisi kuesioner untuk mengukur kepuasan pengguna, yang dapat diakses langsung melalui platform Imissu Universitas Udayana.

Perpustakaan Universitas Udayana selalu memenuhi kebutuhan penggunanya dari segi layanan serta segi ketersediaan koleksi yang merupakan tujuan dari visi dan misinya sendiri untuk selalu mengembangkan koleksinya agar selalu up to datedan dapat mengikuti arus perkembangan ilmu pengetahuan. Perpustakaan Universitas Udayana membuat kebijakan sendiri yang bertujuan untuk mecapai tujuan yang telah ditentukan dan pengembangan koleksi dapatterlaksana sesuai dengan mekanisme yang tepat. Pengadaan yang dilakukan diPerpustakaan Universitas Udayana disesuaikan dengan anggaran yang didapat dengan melakukan penyebaran katalog disetiap fakultas untuk memilih koleksi yang dibutuhkan. Sumber acuan dalam pengadaan di Perpustakaan Universitas Udayana adalah pembelian, hibah, hadiah, hingga tukar menukar.Dalam pelaksanaan kegiatan penyiangan, koleksi-koleksi yang sudah berumur 5 (lima) tahun umumnya akan disiangkan dalam jajaran koleksi untuk selanjutnya dilakukan pemusnahan. Dalam pengambilan keputusan pengadaan koleksi Perpustakaan Universitas Udayana ditentukan oleh kepala perpustakaan untuk menentukan baik tidaknya bahan pustaka tersebut untuk diadakan