MANAJEMEN INFORMASI REKOD DI DINAS KEARSIPAN PERPUSTAKAAN

Manajemen merupakan suatu kegiatan pengelolaan yang meliputi atas perencanaan, pengorganisasian, dan pemantauan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Manajemen adalah aktivitas yang sangat mendasar dalam suatu organisasi. Tanpa adanya manajemen, suatu organisasi tidak akan bisa berjalan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Salah satu organisasi yang memiliki manajemen adalah perpustakaan. Manajemen perpustakaan merupakan suatu kegiatan pengelolaan perpustakaan berdasarkan teori dan prinsip-prinsip manajemen. Manajemen perpustakaan juga dapat dipahami sebagai upaya mencapai tujuan melalui penggunaan sumber daya manusia, sumber pendanaan, informasi, dan sistem dengan tetap fokus pada fungsi manajemen. Agar perpustakaan berjalan dengan baik, maka diperlukan kemampuan manajemen yang memadai agar aktivitas di perpustakaan dapat berjalan dengan efisien. Selain manajemen perpustakaan, juga terdapat manajemen kearsipan. Manajemen arsip merupakan bagian kewajiban yang diamanatkan oleh Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan. Manajemen arsip merupakan suatu kegiatan mengelola pengurusan arsip. Kegiatan pengelolaan arsip juga merupakan suatu kegiatan mengelola semua dokumen yang terdapat pada suatu organisasi atau instansi sebagai penunjang aktivitas dari organisasi tersebut guna untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Kegiatan manajemen arsip dinamis juga memiliki kendala utama pada kegiatan pengolahan arsip, seperti saat penomoran arsip. Hal ini terjadi karena arsip yang diberikan belum diolah atau sering disebut dengan arsip kacau, maka pada saat penomoran, sering terjadi arsip yang terselip. Akibatnya, kegiatan penomoran mengalami pengulangan kembali dari awal

Dalam melakukan penelitian ini, penulis menggunakan pendekatan kualitatif yang bersifat deskriptif. Pada penelitian ini ditujukan untuk mengumpulkan informasi secara tepat dan terperinci, serta mengidentifikasi masalah. Peneliti memutuskan memilih 2 (dua) informan, informan pertama yang paling sesuai dengan penelitian ini adalah Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis. Selain itu, juga dapat dilakukan wawancara dengan orang-orang yang memiliki pengetahuan luas mengenai manajemen arsip dinamis.

Prosedur Penataan Surat di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Badung : 4.1.1 Prosedur Penataan Surat Masuk** Penataan surat masuk merupakan kegiatan penataan semua jenis surat masuk atau yang diterima dari instansi lain ataupun perorangan. Penataan surat masuk di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Badung dilakukan secara manual dan menggunakan aplikasi berupa E-surat. Surat masuk dibagi menjadi dua jenis, yaitu surat penting dan surat biasa. Surat penting biasanya dicatat dalam kartu kendali dan surat biasa dicatat dalam lembar disposisi. **4.1.2 Prosedur Penataan Surat Keluar** Prosedur penataan surat keluar merupakan surat yang dibuat atau dikirimkan kepada pihak luar, baik instansi pemerintah maupun perseorangan. Surat keluar biasanya merupakan balasan dari surat masuk yang sudah diterima. Adapun surat keluar seperti undangan rapat, maka dibuatkan surat undangan rapat. Selain itu, surat keluar juga dapat memberikan informasi seperti surat edaran dan surat pemberitahuan. Setiap surat masuk ataupun keluar melalui unit kearsipan. **4.2 Penataan Arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Badung** **4.2.1 Sistem Penataan Kearsipan** Sistem penataan arsip merupakan kegiatan menata dan mengatur berkas arsip dalam suatu tatanan yang sistematis agar lebih mudah untuk ditemukan kembali. Sistem penataan arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Badung masih menggunakan sistem manual. Sistem penataan arsip menggunakan kode klasifikasi dengan mengelompokan berkas arsip sesuai dengan kode yang sama agar lebih mudah ditemukan. **4.2.2 Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan** Untuk menunjang kegiatan penataan arsip juga diperlukan peralatan dan perlengkapan yang memadai agar kegiatan penataan arsip berjalan dengan lancar. Peralatan dan perlengkapan kearsipan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Badung sudah memadai seperti filling kabinet, almari katalog, rak arsip, roll opack (rak arsip bergerak), lemari arsip, box tickler file, lemari gambar, sekat, map folder, kartu kendali, kartu tunjuk silang, lembar disposisi. **4.3 Peminjaman dan Penemuan Kembali Arsip di Dinas Kearsipan Kabupaten Badung** **4.3.1 Prosedur Peminjaman Arsip** Prosedur peminjaman arsip adalah tata cara dalam melakukan kegiatan peminjaman arsip. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Badung menggunakan formulir di dalam kegiatan peminjaman, karena belum ada syarat dan ketentuan yang khusus dalam peminjaman arsip. Di dalam formulir peminjaman berisikan data pemohon dan data berkas arsip yang akan dipinjam. Data pemohon berisikan identitas dari orang yang akan meminjam arsip, sedangkan data berkas arsip berisikan jenis arsip atau judul arsip yang akan dipinjam. Dengan menggunakan prosedur ini akan meminimalisir hilangnya arsip yang dipinjam. **4.3.2 Pelaksanaan Penemuan Kembali Arsip** Penemuan kembali arsip adalah mencari berkas arsip yang disimpan dalam box arsip. Sistem yang digunakan dalam penemuan kembali arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Badung yaitu sistem manual. Sistem manual yang dimaksud yaitu menggunakan lembar disposisi warna hijau atau kartu kendali. Apabila arsip yang dicari hanya diketahui masalah dan kode klasifikasinya saja, maka sistem penemuan kembali menggunakan kartu kendali warna putih. Jika arsip yang dicari hanya diketahui asal instansi pengirimnya, maka sistem yang digunakan yaitu kartu kendali warna hijau, sedangkan arsip yang hanya diketahui sejauh mana penanganan arsip atau unit pengolah yang memprosesnya, maka pencarian dilakukan menggunakan kartu kendali warna kuning. **4.4 Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Badung** **4.4.1 Pelaksanaan Pemeliharaan Arsip** Pemeliharaan arsip yaitu menjaga dan merawat arsip agar informasi di dalamnya terjaga keawetannya. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Badung menggunakan jasa pihak ketiga dalam melakukan kegiatan pemeliharaan arsip yaitu fumigasi. Fumigasi yaitu tindakan preservasi terhadap faktor biologi yang dapat merusak berkas-berkas arsip. Dalam pemeliharaan arsip memerlukan ruangan khusus agar arsip tetap terjaga. **

Berdasarkan pembahasan di atas, dapat disimpulkan bahwa arsip dinamis merupakan rekaman informasi yang dibutuhkan dan masih sering digunakan oleh instansi. Di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Badung terdapat arsip dinamis aktif dan inaktif. Adapun sistem penataan surat masuk dan surat keluar yang menggunakan sistem manual dan E-surat. Surat masuk yang sudah diterima oleh instansi akan dibuatkan lembaran disposisi yang akan diserahkan kepada pimpinan. Sistem penataan arsip dinamis menggunakan kode klasifikasi, di mana berkas-berkas arsip akan ditata menurut kode klasifikasinya. Perlengkapan dan peralatan dalam kegiatan pengelolaan sudah sesuai dengan standar yang ada. Agar arsip tetap terjaga keamanannya, di setiap ruangan penyimpanan sudah terdapat CCTV. SARAN Saran yang dapat diambil dari pembahasan di atas dan hasil observasi selama PKL (Praktek Kerja Lapangan) yang dilakukan oleh penulis, yaitu kegiatan manajemen informasi rekod di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Badung sudah sesuai dengan kebutuhannya. Namun, dalam kegiatan penataan kartu kendali di dalam filling cabinet tidak sesuai dengan kode klasifikasinya, hal tersebut perlu dikembangkan agar tidak menghambat dalam kegiatan penemuan kembali arsip yang akan dibutuhkan. Sistem aplikasi E-arsip perlu diperbaiki dengan cepat agar dalam kegiatan penataan arsip bisa berjalan dengan cepat dan tepat tanpa menggunakan sistem manua