RANCANGAN SISTEM SIRKULASI MANDIRI BUKU PAKET PELAJARAN DI PERPUSTAKAAN CAHAYA ILMU SMAN 1 BENGKULU TENGAH

Libraries currently have to build a system so that services to their users can be continuously improved in accordance with the times and technology, especially in circulation services. This circulation service plays an important role in library services, this is where the library material turnover system, including borrowing and returning book collections, occurs. The SMAN 1 Bengkulu Tengah library is a library where most of the visitors are millennials. So we need a service innovation that is able to accommodate the needs and culture of millennials. The purpose of this research is to provide an innovative design that can be applied in the process of providing services to library users. This research includes library research. The result of this research is the design of a library material circulation service system that can be applied in the library. This library material circulation service system can be used independently by library visitors at SMAN 1 Bengkulu Tengah in the process of borrowing and borrowing package books, thus simplifying and accelerating the process of borrowing and borrowing package books, besides that this innovation will also facilitate the librarian's task in carrying out circulation services and can save money. time and energy. Keywords: Technology; System; Circulation

Penelitian tentang system sirkulasi mandiri buku paket pelajaran di Perpustakaan Cahaya Ilmu SMAN 1 Bengkulu Tengah merupakan penelitian berjenis studi pustaka atau riset kepustakaan dengan penelitian pengembangan atau research and development. Riset kepustakaan diartikan sebagai rangkaian kegiatan dengan proses pengumpulan data pustaka, proses membaca, dilanjutkan dengan mencatat untuk kemudian diolah sebagai bahan penelitian. Riset kepustakaan menuntut peneliti lebih banyak membaca tentang dokumen, arsip, jurnal, catata, statistik dan penelitian lainnya (Simanjuntak, 2014). Tahapan penelitian kepustakaan atau kajian pustaka menurut (Wekke Suardi, 2019) diawali dengan proses mempelajari dan membaca bahan-bahan pustaka yang menjadi referensi penelitian baik berupa buku atau penelitian-penelitian terdahulu, hal ini dilakukan untuk mendapatkan landasan teori terhadap rumusan masalah pada penelitian. Teori inilah yang akan menjadi dasar dalam melakukan penelitian agar sesuai dengan kerangka berpikir ilmiah. Pemaparan diatas memberikan kesimpulan bahwa dalam penelitian kepustakaan peneliti harus mampu mengolah data-data yang berhasil didapatkan melalui tahapan-tahapan yang sesuai dengan penelitian kepustakaan, tahap-tahap tersebut yaitu : a. Mengumpulkan bahan-bahan penelitian, bahan yang dikumpulkan bisa bersumber dari berbagai bahan pustaka seperti jurnal, buku, laporan penelitian ilmiah, atau literatur lainnya. Bahan ini bisa berupa data empirik atau berupa informasi, tentunya bahan-bahannya harus sesuai dengan tema penelitian. b. Membaca bahan pustaka, untuk menyerap semua informasi yang dibutuhkan maka peneliti harus membaca bahan pustaka yang telah didapatkan. Peneliti harus membaca secara aktif dan kritis agar hasil yang diperoleh bisa maksimal, dan peneliti mampu mengembangkan ide-ide baru. c. Membuat catatan penelitian, selagi membaca peneliti juga harus membuat catatan penelitian dari data-data yang didapatkan ketika membaca tujuannya agar peneliti mampu mengambil sebuah kesimpulan dari setiap bahan bacaannya. Proses ini merupakan puncak dari tahapan penelitian studi pustaka. d. Mengolah catatan penelitian, proses ini dilakukan untuk mendapatkan kesimpulan utama dari setiap catatan penelitian yang dibuat, karena pada proses ini catatan dari peneliti akan dianalisis dan dioleh untuk menjadi suatu laporan penelitian yang berisi temuan-temuan dan kesimpulan dari hasil penelitian.

Rancangan Sistem Rancangan sistem merupakan perencanaan pembangunan suatu sistem baru dengan menggunakan teknologi database, karena itu diperlukan suatu komponen dan modul yang menggambarkan kebutuhan pengguna. Rancangan sistem juga dapat diartikan sebagai langkah-langkah yang dilakukan dalam mengidentifikasi komponen sistem informasi yang dirancang secara rinci dengan tujuan memberikan gambaran untuk membuat program komputer yang akan diimplementasikan oleh ahli teknik lainnya (Dewi et al., 2014). Desain sistem yang digunakan adalah Model Waterfall Software Development Life Cycle (SDLC) dimana desain ini mempertimbangkan pengumpulan dan analisis persyaratan awal sebelum fase dan desain sistem disiapkan, desain Sistem membantu dalam menentukan perangkat keras dan persyaratan sistem dan juga membantu dalam mendefinisikan arsitektur sistem secara keseluruhan, setelah itu baru menjalani siklus lainnya seperti implementasi,integrasi, penyebaran dan pemeliharaan yang dilakukan runtut seperti air terjun (Williams, 2014). Perancangan sistem dijelaskan menggunakan Data Flow Diagram (DFD) yaitu alat yang digunakan pada pengembangan sistem untuk membuat alur hubungan sebuah sistem sehingga memiliki kebebasan dalam implementasi teknis sistem yang bertujuan untuk menganalisis gambaran suatu sistem. Sistem Sirkulasi Perancangan sistem sirkulasi mandiri buku paket pelajaran di Perpustakaan Cahaya Ilmu SMAN 1 Bengkulu tengah, dirancang untuk memudahkan siswa khususnya siswa SMAN 1 Bengkulu Tengah untuk meminjam dan mengembalikan buku paket pelajaran yang terbilang banyak, satu siswa bisa meminjam dan mengembalikan 7-14 buku mata pelajaran yang diajarkan dikelas. Buku paket pelajaran hanya dipinjam dan dikembalikan sesuai waktu yang ditentukan, namun tidak diperpanjang karena setiap tahunnya buku tersebut dipinjam oleh siswa sesuai kelasnya. Jika dilakukan dengan memanfaatkan sistem teknologi hal ini tentunya memudahkan pustakawan dalam menjalankan tugasnya selain itu sistem ini lebih terstruktur dan menghemat waktu sehingga siswa tidak lama menunggu giliran peminjaman dan pengembalian buku, biasanya jika dilakukan manual, pencatatan data dilakukan secara tertulis sehingga memakan waktu dan tenaga yang lebih, dibawah ini merupakan contoh gambar perancangan sistem sirkulasi mandiri buku paket SMAN 1 Bengkulu Tengah. Gambar 1. Sistem Sirkulasi Mandiri Sistem ini terdiri dari komputer yang telah terkoneksi dengan rak buku yang mampu otomatis berjalan sesuai dengan perintah yang dikeluarkan oleh sistem terkait buku apa yang dipilih siswa untuk dipinjam, sebelum meminjam buku siswa diharuskan melakukan scaning kartu anggota ditempat yang telah disediakan, kemudian mengikuti alur proses sistem, setelah itu buku bisa diambil pada dropbox disisi bawah rak, proses yang sama dilakukan untuk pengembalian buku, buku yang telah dipinjam memiliki barkode yang kemudian di scan dan diletakkan Kembali pada drop box. Adapun diagram use case proses penyimpanan data buku oleh pustakawan dapat dilihat sebagai berikut : Gambar 2. Diagram Use Case Diagram diatas menjelaskan bahwa sebelum sistem sirkulasi dijalankan, pustakawan terlebih dahulu melakukan penginputan data terkait yang nantinya diperlukan oleh sistem untuk menjalankan tugasnya. 1. Pustakawan/ petugas memasukkan data anggota, kemudian melakukan pencetakan kartu, anggota merupakan seluruh siswa yang ada di SMAN 1 Bengkulu Tengah yang nantinya akan menggunakan layanan sirkulasi, kartu anggota ini dilengkapi oleh barkode sehingga dengan melakukan scanning data kartu langsung terbaca oleh sistem. 2. Pustakawan melakukan input data kategori buku, pada bagian ini pustakawan memasukkan data pengkategorian buku sesuai dengan jurusan yang ada di SMAN 1 Bengkulu Tengah yakni Jurusan IPA, IPS, dan Bahasa, proses ini penting karena nantinya sistem akan dibagi kedalam 3 kategori, yang masingmasing kategorinya memiliki buku yang berbeda. 3. Pustakawan memasukkan data buku, data buku merupakan data kelengkapan buku paket yang akan dipinjamkan seperti judul, pengarang, tahun terbit, tempat terbit, penerbit, kode eksemplar, kode inventaris. 4. Pustakawan membuat data peminjaman Ketika siswa melakukan peminjaman buku paket, berupa tanggal peminjaman, tenggang waktu Kembali, dan berapa lama peminjaman yang nantinya hasilnya mampu dicetak sebagai bukti pelaporan. 5. Pustakawan membuat data pengembalian. Ketika siswa melakukan pengembalian buku paket, maka akan terkoneksi dengan data denda jika siswa telat mengembalikan buku dan jika siswa tidak ada kendala nantinya hasilnya mampu langsung dicetak sebagai bukti pelaporan. Sistem Peminjaman Buku Peminjaman buku merupakan suatu proses yang dilakukan oleh pemustaka untuk melakukan transaksi pengambilan buku milik perpustakaan oleh siswa dengan system pinjam dimana koleksi buku ini akan dipinjamkan sesuai dengan batas dan tempo yang diizinkan oleh perpustakaan. Sistem sirkulasi bagian peminjaman buku paket merupakan suatu bentuk peminjaman koleksi bahan Pustaka berbentuk buku tercetak berjenis koleksi buku pelajaran yang biasanya dipinjamkan dengan tempo waktu satu semester bahkan 1 tahun. Pada perpustakaan Cahaya Ilmu SMAN 1 Bengkulu Tengah buku paket dipinjamkan selama satu tahun dan ada beberapa buku seperti seni budaya dan prakarya yang dipinjamkan setiap enam bulan sekali. Peminjaman secara konvensional dilakukan manual mulai dari siswa yang datang untuk meminjam, kemudian siswa diarahkan mencari buku paket, selanjutnya buku yang akan dipinjam dicatat manual oleh pustakawan, mulai dari kode inventaris buku yang setiap buku berbeda bertujuan agar buku tidak ditukar dan tercatat jika hilang, pustakawan juga bertugas mencatat secara manual data buku yang dipinjam untuk jumlah siswa yang banyak yakni lebih kurang 875 siswa, tentunya membuat pekerjaan pustakawan kurang efektif, maka dari itu dirancang sebuah system sirkulasi mandiri buku paket di Perpustakaan Cahaya Ilmu SMAN 1 Bengkulu Tengah. Tampilan depan dari sistem yang dirancang akan langsung menuju pada pilihan kegiatan yang akan dilakukan siswa seperti meminjam, mengembalikan atau menghubungi pustakawan, sebagai berikut : Gambar 3. Tampilan Awal Sistem Adapun Activity diagram dari rancangan ini dapat dilihat seperti gambar dibawah : Gambar 4. Diagram Activity Peminjaman Peminjaman secara mandiri untuk koleksi buku paket sesuai dengan diagram diatas diawali dengan dimulai oleh pemustaka, pemustaka yang membawa kartu anggota perpustakaan Cahaya Ilmu SMAN 1 Bengkulu tengah kemudian melakukan scan kartu dengan menempelkan barkode yang tertera pada kartu ke alat yang telah disediakan disamping komputer, kemudian anggota diarahkan memasukkan pin agar keamanan lebih terjaga Gambar 5. Masuk pin saat Scan Kartu Anggota Proses selanjutnya kartu anggota tersebut akan dicek data keanggotaannya oleh sistem, dan pustakawan akan mengecek hak akses dari anggota, jika anggota perpustakaan tidak memiliki hak akses untuk meminjam buku maka akan timbul tulisan peringatan, hal ini bisa disebabkan oleh beberapa kesalahan yang dilakukan siswa seperti pernah tidak mengembalikan buku, belum membayar denda atau masalah lainnya, tampilan peringatan akan muncul dan pengguna diarahkan menghubungi pustakawan untuk mengetahui kesalahannya, Gambar tampilan peringatan diperlihatkan sebagai berikut : Gambar 6. Peringatan Pengguna Ketika cek hak akses anggota tadi tidak ada kendala maka langsung berlanjut ke pilihan buku pada aplikasi apakah buku paket yang akan dipinjam berupa buku IPA, IPS ataupun Bahasa, tampilannya seperti gambar dibawah : Gambar 7. Pilihan Buku Paket Sesuai Jurusan Siswa diperkenankan menentukan pilihan sesuai dengan jurusan yang sedang ditempuh, menu ini fungsinya untuk mempermudah sistem dalam pengkategorian buku dan rak yang dirancang berjalan agar tidak terjadi sistem eror dan saling bertabrakan, setelah memilih kategori buku sesuai jurusan, siswa memilih buku apa yang akan dipinjam selama satu semester dengan cara melakukan klik pada pilihan buku yang tersedia, ilustrasinya digambarkan seperti gambar dibawah ini : Gambar 8. Pilihan Buku yang Tersedia Proses selanjutnya jika siswa telah memilih semua buku yang akan dipinjam siswa akan melakukan klik pada tombol selesai, dan muncullah tampilah ucapan selamat proses peminjaman telah berhasil, dan data peminjaman otomatis tersimpan pada database, yang nantinya data tersebut bisa dicetak oleh pustakawan sebagai bentuk laporan dan bukti peminjaman buku paket siswa, tampilan sukses peminjaman seperti gambar dibawah ini : Gambar 9. Proses Peminjaman Berhasil Siswa memasuki tahap terakhir yaitu mengambil buku yang telah dipilih untuk dipinjam didalam kotak drop box, buku ini telah otomatis diambilkan oleh sistem sesuai dengan buku yang dipilih siswa, sehingga siswa tidak perlu memilih langsung ke rak. Sistem Pengembalian Buku Sistem pengembalian buku merupakan suatu proses mengembalikan bahan Pustaka yang telah dipinjam oleh siswa kepada pihak perpustakaan, pengembalian buku paket dilakukan sesuai jadwal pertahun atau jadwal persemester yang dikeluarkan oleh perpustakaan, buku yang dikembalikan tidak sesuai dengan tanggal seharusnya maka akan dikenakan denda administrative, perpustakaan cahaya ilmu SMAN 1 Bengkulu menerapkan denda sebesar 500 rupiah tiap buku untuk satu harinya. Pengembalian yang biasa dilakukan secara manual biasanya membuat antrian siswa yang Panjang, membutuhkan waktuyang lama, dan juga membuat pekerjaan pustakawan tidak efektif, maka dirancanglah suatu sistem sirkulasi pengembalian buku paket secara mandiri dengan menggunakan teknologi informasi, dibawah ini akan dijelaskan alur pengembalian bahan Pustaka sebagai berikut : Gambar 10. Diagram Pengembalian Buku Paket Mandiri Pengembalian buku paket dimulai dengan pemustaka yang memiliki kartu anggota, tahap pertama ini sama seperti tahap pada menu peminjaman yakni, kartu anggota tersebut di scanning kemudian pemustaka memasukkan pin agar keamanan terjaga, hal ini juga menghindari kejahilan pelajar SMA jika kartu siswa tercecer atau diambil pihak yang tidak bertanggungjawab, setelah itu kartu anggota di cek datanya oleh sistem dan validnya oleh pustakawan, jika telah valid maka akan timbul buku paket pelajaran apa saja yang telah dipinjamkan dan akan dikembalikan oleh siswa, seperti gambar dibawah ini : Gambar 11. List Buku yang Akan Dikembalikan Buku yang akan dikembalikan tersebut di Scan barkodenya pada alat yang telah disediakan pada drop box, jika buku yang terinput tidak sesuai maka sistem akan menampilkan pesan peringatan, seperti yang tertera pada gambar dibawah : Gambar 12. Peringatan yang Ditampilkan Jika proses penyesuaian berhasil artinya barkode dari buku terbaca dan buku yang dikembalikan sudah benar sesuai dengan apa yang dipinjam, kemudian siswa diarahkan untuk meletakkan Kembali bukunya kedalam drop box dan proses pengembalian selesai seperti dibawah ini : Gambar 13. Buku telah berhasil dimasukkan ke Drob Box Pengembalian Proses pengembalian buku paket yang telah sukses datanya masuk kedalam sistem database yang nantinya bisa di print oleh pustakawan sebagai bahan laporan dan bukti pengembalian buku paket pelajaran siswa.

Sistem Sirkulasi Mandiri Buku Paket Pelajaran di Perpustakaan Cahaya Ilmu SMAN 1 Bengkulu Tengah dirancang untuk memudahkan siswa khususnya siswa SMAN 1 Bengkulu Tengah dan pustakawan dalam melakukan pelayanan sirkulasi mandiri berupa peminjaman dan pengembalian buku paket pelajaran. Hal ini tentunya berbasis teknologi informasi yang menunjang terbentuknya sistem, diawali dengan alat yang diperlukan untuk mendukung seperti alat scaning kartu dan alat pembaca barkode buku, drop box, dan rak yang otomatis berjalan mengikuti perintah sistem serta kemampuan pustakawan dalam menjalankan sistem. Dengan dirancangnya sistem berbasis teknologi diharapkan mampu menghemat waktu dan tenaga bagi siswa maupun pustakawan dalam menjalankan pelayanan sirkulasi dan juga data yang dihasilkan lebih terstruktur dan valid. Hasil penelitian ini dapat dijadikan sebuah referensi dalam sebuah inovasi dibidang pelayanan sirkulasi perpustakaan, oleh karena itu kami sangat menyarankan kepada pimpinan perpustakaan agar dapat mengimplementasikan rancangan inovasi ini menjadi sebuah kenyataan, sehingga dapat memudahkan dan mengefisiensikan pelayanan sirkulasi yang selama ini berjalan kurang efektif dan memakan banyak suber daya.