PENGELOLAAN INSTITUTIONAL REPOSITORY DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS TANJUNGPURA PONTIANAK

Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat belakangan ini telah mempengaruhi segala bidang kehidupan dan pekerjaan manusia. Perkembangan tersebut menyebabkan perubahan sistematis pada institusi atau lembaga yang mau tidak mau harus mengikuti perkembangan yang lebih modern. Sehubungan dengan efektivitas dan efisiensinya yang didapat dan dapat mempercepat pekerjaan, teknologi informasi semakin banyak digunakan untuk manajemen kerja. Tak hanya itu, pemanfaatan teknologi informasi memudahkan pertukaran informasi menjadi lebih mudah dan luas, sehingga penyebaran pengetahuan menjadi begitu pesat. Tak ayal, kemudahan yang didapatkan karena penerapan teknologi membuat hampir semua bidang kemudian menerapkan teknologi di berbagai aktivitasnya, termasuk perpustakaan perguruan tinggi (Hartono, 2017). Perpustakaan perguruan tinggi dikatakan sebagai salah satu sarana pemenuhan kebutuhan informasi civitas akademika. Dalam memenuhi kebutuhan informasi, perpustakaan perguruan tinggi mewujudkannya melalui penyediaan koleksi yang menjadi modal utama mereka dalam melakukan perannya sebagai lembaga penyedia informasi. Koleksi yang dimaksud dalam konteks ini adalah semua bahan pustaka yang dihimpun, diolah serta dilakukan penyimpanan untuk kemudian disebarluaskan kepada pemustaka dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi. Sehubungan dengan perkembangan teknologi yang juga merambah dunia perpustakaan dan urgensitas pemenuhan kebutuhan koleksi pemustaka yang saat ini lebih condong ke pemanfaatn koleksi digital, maka teknologi informasi pun berdampak pada arah pengembangan koleksi di perpustakaan perguruan tinggi (Sari, 2017). Perubahan pengembangan tersebut terlihat jelas pada penyesuaian terhadap jenis koleksi. Jika dahulu perpustakaan perguruan tinggi hanya berfokus pada pengelolaan koleksi tercetak, saat ini, demi menyesuaikan perkembangan dan menyesuaikan kecenderungan pemustaka yang lebih memilih memanfaatkan koleksi berbasis digital, maka perpustakaan mulai mengubah pola pengelolaan dengan mulai berfokus pada pengadaan koleksi digital. Perpustakaan perguruan tinggi sering dipahami sebagai pusat penelitian sebab informasi-informasi berupa koleksi yang disediakan berkaitan dengan fasilitas penunjang dalam kegiatan penelitian (Yanto, 2016). Dalam memenuhi peran tersebut, perpustakaan memiliki tugas salah satunya adalah melakukan pengelolaan terhadap hasil karya intelektual civitas akademika seperti tugas akhir, skripsi, tesis, disertasi dan laporan penelitian dosen atau yang biasa disebut dengan istilah local content. Local content adalah istilah yang digunakan untuk menyebut hasil karya intelektual yang dihasilkan civitas akademika institusi terkait. Local content pada mulanya hanya dikumpulkan dan disimpan sebagai upaya pengarsipan karya intelektual, akan tetapi seiring dengan kemajuan teknologi informasi yang mulai diadopsi oleh perpustakaan, bentuk dan media penyimpanan local content tersedia dalam bentuk digital. Transformasi koleksi local content ke bentuk digital juga dilatarbelakangi melimpah ruahnya karya-karya intelektual yang dihasilkan yang menimbulkan permasalahan dalam hal penyimpanan, pelestarian, distribusi dan penetapan hak cipta. Sehubungan dengan permasalahan tersebut, muncul konsep alternatif dalam melakukan pengelolaan dan melestarikan karya intelektual civitas akademika dalam bentuk digital yang dikenal dengan istilah institutional repository. Institutional repository merupakan layanan yang kegiatannya berupa penghimpunan, pelestarian dan penyebarluasan hasil karya intelektual suatu komunitas dalam bentuk digital (Yanto, 2016). Layanan ini dilatarbelakangi tingginya grey literature yang dihasilkan oleh sivitas akademika dan proses diseminasi informasi karya ilmiah. Artikel, jurnal, disertasi, tesis dalam bentuk digital, dan aset digital lainnya yang dihasilkan oleh civitas akademika seperti dokumen administrasi dan materi pembelajaran yang mana dapat digunakan kembali dalam kegiatan akademik dan penelitian merupakan konten yang termasuk dalam institutional repository (Sutedjo, 2014). Menurut Sahidi (2021), institutional repository dimaksudkan untuk meningkatkan akses terbuka dan visibilitas informasi agar karya intelektual milik civitas akademika dapat diakses oleh pemustaka secara luas, baik oleh anggota institusi itu sendiri maupun masyarakat luar, termasuk upaya untuk mempromosikan karya ilmiah dan memberikan kontribusi pada perkembangan ilmu pengetahuan. Hal tersebut berarti institutional repository tidak hanya sekedar pelengkap fasilitas akses di perpustakaan, namun juga sebagai upaya pelestarian konten lokal instansi yang menaungi. Institutional repository menyediakan koleksi ilmiah di suatu perguruan tinggi dalam bentuk elektronik dan dapat diakses oleh pengguna dari jarak jauh. Layanan ini pada dasarnya adalah salah satu bentuk komitmen organisasi dalam mengurus bahan pustaka termasuk pelestarian jangka panjang yaitu mendistribusikan bahan pustaka khususnya karya ilmiah. Sutedjo (2014) menyebutkan manfaat memiliki institutional repository bagi perguruan tinggi yaitu untuk menyebarluaskan karya intelektual milik civitas akademika sehingga memudahkan mesin pencari seperti Google menemukannya, termasuk sebagai sarana promosi. Hal ini kemudian melatarbelakangi tren perguruan tinggi untuk menggunakan institutional repository sebagai media penyimpanan di era perkembangan teknologi. Beberapa penelitian menyoroti pentingnya penerapan institutional repository di perguruan tinggi. Penelitian yang dilakukan Prasetyo et al. (2022) menyoroti urgensitas pengadaan institutional repository. Menurut Prasetyo et al. (2022), saat ini institutional repository telah menjadi kebutuhan yang harus ditunaikan oleh perguruan tinggi karena dinilai memberikan kemudahan dalam melakukan penelusuran, akses, dan membantu meningkatkan popularitas publikasi ilmiah. Penelitian serupa juga dilakukan oleh Sahidi (2021). Penelitian tersebut mendeskripsikan manfaat adanya institutional repository, yaitu sebagai sarana mempromosikan karya ilmiah penulis, Sementara itu keuntungan bagi institusi yaitu mampu meningkatkan status dan keunggulan di kancah nasional dan internasional. Melalui repositori institusional, penelitian yang berkualitas akan mampu menciptakan keunggulan dan membuat citra baik bagi universitas sehingga dapat meningkatkan minat studi di universitas, selain itu dapat juga membangun penelitian kolaboratif antara peneliti dari dalam negeri dan peneliti dari luar negeri. Beberapa penelitian mengenai institutional repository juga menyoroti kendalakendala yang biasanya terjadi dalam pelaksanaan pengelolaan. UPT Perpustakaan Universitas Tanjungpura merupakan salah satu perpustakaan yang menyediakan layanan institutional repository sebagai media penyimpanan kekayaan intelektual civitas akademika Universitas Tanjungpura. Kepala UPT Perpustakaan Universitas Tanjungpura mengklaim, pengadaan institutional repository dilatarbelakangi tingginya jumlah koleksi karya ilmiah yang dihasilkan civitas akademika Universitas Tanjungpura setiap tahunnya yang dikhawatirkan dapat menimbulkan masalah karena akan membutuhkan lebih banyak ruang penyimpanan di perpustakaan serta manajemen pengelolaan koleksi yang baik. Selain itu pengelolaan institutional repository menggunakan sistem terkomputerisasi dimaksudkan untuk memudahkan pelayanan kepada pemustaka agar mereka dapat memanfaatkan koleksi dalam bentuk digital.

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan jenis studi kasus. Data dalam penelitian ini berupa pelaksanaan pengelolaan institutional repository, sedangkan sumber datanya adalah Kepala UPT Perpustakaan Universitas Tanjungpura, Koordinator dan Anggota Unit Pengelolaan Institutional repository Perpustakaan Universitas Tanjungpura. Data dikumpulkan melalui observasi dan wawancara dengan lima narasumber. Analisis data dilakukan dengan pengurangan data untuk mempermudah proses penyaringan data yang penting digunakan, kemudian melakukan penyajian data, dan terakhir penyusunan kesimpulan (Miles et al., 2014). Pemeriksaan keabsahan data temuan hasil penelitian ini menggunakan metode triangulasi.

Beberapa hasil penelitian di atas menyoroti urgensi pengadaan institutional repository di perpustakaan perguruan tinggi (Prasetyo et al., 2022; Sahidi, 2021; Sutedjo, 2014). Namun demikian, adanya layanan institutional repository yang menjadi bagian penting untuk menunjang kebutuhan pemustaka di perpustakaan perguruan tinggi nyatanya dalam pengelolaannya masih banyak kendala (Nurhasanah, 2017; Syafi’i, 2022), untuk itulah penelitian ini perlu dilakukan. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan pengelolaan institutional repository di UPT Perpustakaan Universitas Tanjungpura, selain itu akan dibahas pula mengenai kendala-kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaannya. Hasil penelitian diharapkan dapat memberikan gambaran mengenai pengelolaan institutional repository yang dapat dijadikan sebagai gambaran untuk perpustakaan perguruan lain yang belum menerapkan layanan institutional repository, untuk UPT Perpustakaan Universitas Tanjungpura sendiri penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan pertimbangan dan evaluasi dalam melaksanakan pengelolaan institutional repository di masa mendatang. Institutional repository merupakan sebuah layanan perguruan tinggi yang ditujukan kepada civitas akademika guna mengelola, menyimpan, serta menyebarluaskan local content dalam bentuk elektronik (Asmad, 2018). Sedangkan pendapat lain menjelaskan institutional repository sebagai arsip online yang digunakan untuk mengumpulkan, melestarikan, serta menyebarluaskan kaya intelektual suatu lembaga. Koleksi dalam bentuk digital dapat dimanfaatkan kembali untuk menunjang kegiatan akademik serta penelitian. Konsep simpan kelembagaan bermula dari pengumpulan karya ilmiah dalam satu jurusan. Dan mulai berkembang antar jurusan hingga institusi setelah kemunculan Open Archife Initiatif (OAI) diera 1990. Sedangkan institutional repository sendiri mulai berkembang pada tahun 2002. Pada masa itu beberapa universitas ternama telah menerapkan Institutional repository. Universitas berbasis riset seperti MIT dan Cornell University di Amerika menerapkan Dspace sebagai software pengelola institutional repository. Sedangkan Southampton dan Oxford University di Inggris menerapkan Eprints (Priyanto, 2012). Hingga saat ini terdapat berbagi aplikasi institutional repository baik yang open sources maupun berbayar. Seperti BRICKS, Dspace, E-Prints, Greenstone, Invenio, Islandora, Omeka, dan masih banyak lagi (Natarajan, 2018). Meskipun demikian software yang marak digunakan lembaga penelitian atau universitas adalah Dspace dan Eprints. Namun, di Indonesia lembaga penelitian/perguruan tinggi lebih banyak menggunakan Eprints dari pada Dspace (Ulum & Stiawan, 2016). UPT Perpustakaan Universitas Tanjungpura merupakan unit kerja pendukung akademik yang memiliki fungsi dalam mempercepat proses temu kembali informasi, menyebarkan informasi serta menjadi sarana penyimpanan karya intelektual yang dihasilkan oleh civitas akademika Universitas Tanjungpura. Sebagai sarana penyimpanan karya intelektual civitas akademika, UPT Perpustakaan Tanjungpura memiliki tugas khusus dalam melakukan pengelolaan hasil karya intelektual dengan melakukan penerimaan, penghimpunan local content seperti tugas akhir, skripsi, tesis, disertasi dan laporan penelitian yang dihasilkan civitas akademika, melakukan penyimpanan serta penyediaan akses temu kembali local content yang ada. Sebelum local content dapat diakses dan digunakan oleh pemustaka, UPT Perpustakaan Universitas Tanjungpura harus terlebih dahulu melakukan pengelolaan sehingga koleksi dapat lebih mudah untuk diinventarisasi dan ditemukan kembali saat dibutuhkan. UPT Perpustakaan Universitas Tanjungpura telah melakukan penghimpunan karya ilmiah khususnya dari mahasiswa dan dosen selama lebih dari 10 tahun. Meskipun demikian, proses penghimpunan ini memiliki permasalahan dikarenakan belum adanya suatu pedoman dan kebijakan resmi yang mengatur proses pengelolaan karya ilmiah tersebut. Pedoman atau kebijakan resmi yang mengatur seluruh proses pada suatu pekerjaan dalam sebuah instansi disebut dengan Standar Operasional Prosedur. Ratna dan Meiliani (2018), mendefinisikan Standar Operasional Prosedur (SOP) sebagai pedoman yang menjadi acuan dalam melaksanakan suatu pekerjaan sehingga pelaksanaannya dapat berjalan dengan baik, benar dan efektif. Tujuan SOP sendiri adalah untuk meminimalisir kesalahan, memberikan pemahaman terkait pekerjaan yang harus dilakukan, serta membantu institusi mencapai target tertentu. Pada dasarnya, SOP dibuat untuk menciptakan alur kerja yang mengatur apa yang harus dilakukan dalam mewujudkan pelaksanaan pekerjaan yang sistematis agar dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Dapat disadari bahwa semua unit kerja di dalam sebuah instansi pasti membutuhkan SOP untuk menjalankan fungsi dan perannya masing-masing, tidak terkecuali unit kerja dalam perpustakaan yang melaksanakan penghimpunan local content untuk pengelolaan institutional repository. Pelaksanaan pengelolaan institutional repository di UPT Perpustakaan Universitas Tanjungpura belum memiliki Standar Operasional Prosedur baku yang ditetapkan untuk membantu seluruh proses pengelolaan. Hal tersebut sangat disayangkan karena pelaksanaan institutional repository sudah dilaksanakan selama beberapa tahun kebelakang. Pelaksanaan pengelolaan institutional repository yang dilakukan UPT Perpustakaan Universitas Tanjungpura selama ini hanya berupa kebijakan lisan yang dibuat sendiri oleh anggota unit kerja pelaksana sehingga dalam pelaksanaannya tentunya masih menyebabkan beberapa permasalahan. Permasalahan yang sering timbul dalam pelaksanaan pengelolaan institutional repository di UPT Perpustakaan Universitas Tanjungpura yang dirasakan oleh petugas unit kerjanya salah satunya adalah timbulnya kebingungan terkait kesesuaian atau benar dan tidaknya pekerjaan yang dilakukan. Tidak adanya prosedur baku yang mengatur aktivitas pengelolaan institutional repository memungkinkan terjadinya kesalahan yang dilakukan oleh petugas terkait sehingga pekerjaan menjadi tidak efektif dan efisien. Informan juga menyatakan bahwa sering timbul keraguan dalam melakukan pekerjaan mereka karena pelaksanaan pengelolaan oleh petugas seringkali dilakukan berdasarkan asumsi pribadi dan menjalankan apa yang biasa mereka lakukan dalam melakukan kegiatan pengelolaan. Selain masalah yang telah disebutkan diatas, tidak dimilikinya Standar Operasional Prosedur yang dapat berfungsi sebagai dasar hukum (Kusumastuti et al., 2014) dapat menimbulkan permasalahan terkait HAKI (Hak Kekayaan Intelektual). Sutedjo (2014) menilai prosedur operasional perlu ada antara perpustakaan yang berperan sebagai lembaga deposit pengemban tugas pembangunan institutional repository dengan civitas akademika sebagai pemilik karya ilmiah agar tidak timbul masalah terkait HAKI di masa mendatang. Menurutnya perpustakaan perlu menyiapkan perjanjian dalam proses penyerahan karya ilmiah agar dikemudian hari jika ditemukan pelanggaran HAKI atau plagiasi pada karya ilmiah yang telah diunggah, pihak ketiga atau pemilik karya ilmiah tidak dapat menuntut perpustakaan. Sebelum memulai kegiatan pengelolaan repositori di perpustakaan, terdapat beberapa hal yang perlu disiapkan agar proses pengelolaan dapat berjalan dengan baik. Ada tiga persiapan dalam melakukan pengelolaan institutional repository pada UPT Perpustakaan Universitas Tanjungpura yang diuraikan sebagai berikut. a) Perangkat keras dan perangkat lunak b) Sumber daya manusia, c) Prosedur penerimaan koleksi Guna membangun institutional repository yang koleksinya berupa koleksi digital sehingga dapat diakses dengan mudah, maka sudah tentu pasti membutuhkan perangkat keras serta perangkat lunak dalam pengelolaannya untuk melakukan pembangunan, pengelolaan sekaligus pengembangan institutional repository. Penyediaan perangkat keras dan perangkat lunak perlu diperhatikan karena dengan komponen ini pembangunan institutional repository dapat dilaksanakan, tanpa adanya perangkat keras dan perangkat lunak yang mendukung kegiatan, sudah pasti pembangunan institutional repository dengan koleksi yang digital tidak dapat diwujudkan. Selain perangkat keras, pengadaan perangkat lunak juga perlu diperhatikan dalam proses pengelolaan institutional repository. Pemilihan perangkat lunak disesuaikan dengan kebutuhan institusi dikarenakan tidak semua institusi memiliki kemampuan yang sama untuk menyediakan perangkat lunak sebagai salah satu komponen pendukung pengadaan institutional repository. Sutedjo (2014) mengklaim, ada tiga jalur yang dapat ditempuh untuk mendapatkan perangkat lunak pilihan, yaitu dengan cara membangun sendiri perangkat lunak yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan institusi, melakukan pembelian terhadap produk perangkat lunak yang sudah ada dan dijual, atau memanfaatkan produk open source yang masih dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan. UPT Perpustakaan Universitas Tanjungpura sendiri menggunakan SLiMS sebagai perangkat lunak dalam pelaksanaan pengelolaan institutional repository untuk mengelola konten digital. SLiMS merupakan perangkat lunak yang didesain untuk memenuhi kebutuhan otomatisasi perpustakaan berbasis open sources. Perangkat lunak berfundamen open source seperti SLiMS adalah perangkat lunak yang bebas untuk digunakan, dipelajari, dilakukan pengubahan, dan dapat dilakukan penyalinan dengan atau tanpa modifikasi pada aplikasi asli. (Arnomo, 2018). Pemilihan SLiMS berbasis open sources sebagai perangkat lunak pengelolaan institutional repository di UPT Perpustakaan Universitas Tanjungpura didasarkan pada alasan dapat memberikan keuntungan bagi institusi karena perangkat lunak berbasis open sources dapat dengan bebas digunakan dan dilakukan pengembangan sesuai kebutuhan tanpa membebani biaya lisensi. Selain SLiMS, digunakan pula perangkat lunak pendukung dalam proses digitalisasi dan penyuntingan koleksi digital seperti Adobe 3D. Selain faktor ketersedian software perpustakaan. Sumber daya manusia juga perludiperhatikan dalam pengelolaan institutional repository. Sumber Daya Manusia (SDM) selalu menjadi komponen utama dalam pelaksanaan sebuah aktivitas kerja. SDM dalam konteks ini adalah petugas yang berperan dalam melakukan penghimpunan sekaligus pengelolaan karya ilmiah yang akan dimasukkan kedalam institutional repository. Yanto (2016) menjelaskan pengelolaan institutional repository dibutuhkan tenaga teknis maupun non-teknis yang terampil dalam menggunakan perangkat teknologi informasi. Selain itu, jumlah petugas harus dapat memenuhi jumlah minimal sehingga masing-masing petugas dapat memenuhi tugasnya masing-masing, dengan begitu pekerjaan pun menjadi lebih efektif dan efisien. Berdasarkan hasil wawancara dengan koordinator pengelolaan institutional repository di UPT Perpustakaan Universitas Tanjungpura, pengelolaan institutional repository melibatkan sekurang-kurangnya 4 tenaga kerja. Kegiatan tersebut dipimpin oleh koordinator dengan dibantu oleh 3 orang petugas yang memiliki tugas masing-masing. Kegiatan yang dilakukan oleh petugas yang terlibat dalam proses pengelolaan antara lain: 1) Melakukan digitalisasi koleksi (alih media digital) melalui perangkat scanner, 2) Melakukan digitalisasi koleksi (alih media digital) melalui perangkat scanner, 3) Melakukan digitalisasi koleksi (alih media digital) melalui perangkat scanner, 4) menkonversi file dari format Ms. Word dalam format Portbel Dokument Format (PDF), 5) Mengentri data bibliografi pada setiap koleksi, 6) Mengentri data bibliografi pada setiap koleksi, 6) Memberikan label, watermark, dan bookmark pada koleksi, Koleksi institutional repository merupakan koleksi local content yang dihimpun dari civitas akademika Universitas Tanjungpura seperti tugas akhir, skripsi, tesis, disertasi dan karya ilmiah lainnya. Akan tetapi komoditas utama koleksi institutional repository saat ini adalah karya ilmiah tugas akhir mahasiswa sebagai persyaratan kelulusan mahasiswa, untuk itu perpustakaan mewajibkan semua mahasiswa yang telah dinyatakan lulus untuk mengumpulkan hasil karya ilmiah tugas akhir mereka ke perpustakaan untuk disimpan dan dilestarikan dalam sistem institutional repository. Keberadaan institutional repositry menghadirkan beberapa kemudahan, seperti temu kembali, penyebaran local content, preservasi digital, dsb. Penerapan institutional repository memberikan dampak langsung dalam pengelolaan, penyimpanan, penyebarluasan, serta akses akademika. Adapun faktor pendorong perkembangan institutional repository terdiri dari: a) Upaya pelestarian karya suatu institusi, b) Membuka akses informasi dengan jangkauan yang lebih luas., c) Perkembangan teknologi, d) Kesadaran pemilik karya untuk berbagi. Adapun faktor eksternal dari perkembangan institutional repository menurut Ulum dan Setiawan (2016) ialah mengukur keberhasilan institutional repository dalam hal kelembagaan atau setidaknya tujuan perpustakaan secara keseluruhan. Adanya pemeringkatan web of repositories oleh Cybermetric membuat perpustakaan berlomba-lomba menerapkan institutional repository. Prosedur penerimaan koleksi karya ilmiah dimulai ketika mahasiswa menyerahkan karya ilmiahnya ke bagian penerimaan koleksi tugas akhir yang terdiri dari dokumen tercetak (hardcopy) dan dokumen elektronik (softcopy). Dokumen yang telah diserahkan kemudian dilakukan inventarisasi sesuai dengan aturan pengolahan bahan pustaka. Selanjutnya dokumen yang berupa softcopy akan diserahkan ke petugas pengelolaan koleksi digital untuk dilakukan penyuntingan dan dilakukan pemrosesan menjadi koleksi institutional repository. Setelah melalui tahap persiapan maka dilanjutkan dengan proses pengolahan koleksi institutional repository yang diawali dengan melakukan proses digitalisasi alih media local content berbentuk fisik yang telah dihimpun ke dalam bentuk digital. Yanto (2016) menyebutkan pengelolaan institutional repository pada perpustakaan perguruan tinggi diawali dengan melakukan proses digitalisasi (alih media digital) terhadap koleksi yang masih berbentuk fisik, kemudian dilakukan proses penyuntingan sesuai kebijakan perpustakaan. Proses digitalisasi dilakukan untuk menyesuaikan format yang dibutuhkan sistem sehingga koleksi local content dapat dinikmati pemustaka dalam bentuk digital di website yang telah dirancang oleh perpustakaan. Langkah-langkah dalam proses digitalisasi atau alih media koleksi institutional repository di UPT Perpustakaan Universitas Tanjungpura yang ditempuh pertama yaitu melakukan proses scanning terhadap dokumen fisik dalam bentuk cetak (hardcopy) yang telah dihimpun, dalam proses ini akan dihasilkan file elektronik (softcopy), untuk koleksi local content yang sudah berbentuk dokumen (soft file) dapat langsung dilakukan penyuntingan. Setelah proses pemindaian selesai, selanjutnya dilakukan penyuntingan, yaitu pengolahan koleksi dengan memberikan identitas karya ilmiah (label, bookmark dan watermark) dengan menggunakan bantuan software Adobe 3D. Selanjutnya dilakukan pengaturan terhadap jenis dan ukuran file atau bisa disebut proses konversi dokumen ke dalam format Portable Document Format (PDF). Dokumen yang sudah konversi kemudian dilakukan pemecahan atau dipisahkan menjadi beberapa bagian. Bagian-bagian yang dipisahkan meliputi Halaman Sampul, Halaman Pengesahan, Kata pengantar, Daftar Isi, BAB I, BAB II, BAB III, BAB IV, BAB V, Daftar Pustaka, Lampiran, dan Biodata. Tujuan pemecahan atau pemisahan file tersebut dilakukan untuk memudahkan proses penelusuran menggunakan Optical Character Recognition (OCR). Setelah semua langkah mulai dari penghimpunan koleksi local content, tahapan penyuntingan, hingga proses digitalisasi koleksi dilakukan, maka selanjutnya koleksi-koleksi tersebut telah siap untuk diunggah ke dalam sistem. Proses pengunggahan sistem dilakukan oleh petugas perpustakaan yang bersangkutan, dalam hal ini yaitu petugas bagian pengunggahan koleksi digital. Proses pengunggahan koleksi local content ke dalam sistem diawali dengan penambahan bibliografi sebagai identitas koleksi, baik itu skripsi, tesis, disertasi, atau karya ilmiah lain milik civitas akademika Universitas Tanjungpura. Kemudian dilanjutkan dengan pengunggahan file utama yang sebelumnya telah disiapkan. Setelah semua proses unggah file ke dalam sistem dilakukan, barulah koleksi local content tersebut dapat diakses di portal resmi Institutional repository Universitas Tanjungpura (http://repository.untan.ac.id). Pengelolaan institutional repository di UPT Perpustakaan Universitas Tanjungpura selama ini masih menemukan kendala. Kendala tersebut berupa 1) koneksi jaringan dan 2) ketersediaan sumber daya manusia. Sistem yang digunakan dalam pengelolaan institutional repository di UPT Perpustakaan Universitas Tanjungpura merupakan sistem berbasis website sehingga penggunaannya harus terkoneksi dengan jaringan internet (Rifqi, 2018). Akan menjadi masalah jika jaringan internet yang tersedia tidak cukup baik untuk melakukan semua proses pengelolaan karena akan menghambat proses yang dijalankan. Sangat disayangkan kondisi tersebut juga dirasakan menjadi salah satu kendala yang dirasakan dalam proses pengelolaan institutional repository di UPT Perpustakaan Universitas Tanjungpura. Kegiatan operasional pengelolaan institutional repository di UPT Perpustakaan Universitas Tanjungpura tidak mengalami kendala teknis dalam pengoperasian perangkat keras dan lunak, namun kendala justru dirasakan pada konektivitas jaringan yang kurang stabil. Pada saat proses pengunggahan data sering kali terjadi jeda atau gagal unggah koleksi ke dalam sistem dikarenakan koneksi jaringan yang tidak stabil atau jaringan terputus secara tiba-tiba. Hal tersebut dirasakan sangat mengganggu kegiatan operasional karena file yang harus diunggah cukup banyak. Penelitian yang dilakukan oleh Syafi’i (2022) misalnya, yang menemukan adanya beberapa kendala yang dihadapi dalam pengelolaan institutional repository di perpustakaan Universitas Muhammadiyah Banjarmasin, yaitu mengenai masalah koneksi internet, listrik padam, masalah Sumber Daya Manusia dan lamanya antrian hanya untuk melakukan update data. Ada pula penelitian yang dilakukan oleh Nurhasanah (2017), yang menemukan adanya kendala dalam pengelolaan institutional repository di Perpustakaan Utsman Bin Affan Universitas Muslim Indonesia yaitu mengenai masalah konektivitas internet, kuantitas dan kualitas sumber daya manusia, serta penyetoran karya dalam bentuk fisik yang dapat memperlambat proses penginputan ke dalam sistem. Tak dapat dipungkiri bahwasannya Sumber Daya Manusia (SDM) menjadi komponen penting dalam pelaksanaan kegiatan operasional di suatu unit, termasuk perpustakaan (Suwarno, 2016). SDM memiliki peran penting dalam ketercapaian tujuan sebuah instansi sehingga pemenuhan persyaratan seperti jumlah minimal SDM atau syarat kemampuan untuk mendukung pelaksanaan tugas-tugas dan kewajibannya sudah seharusnya menjadi perhatian utama di dalam suatu unit kerja. Akan tetapi kenyataan yang dihadapi masih banyak unit kerja yang tidak memiliki kemampuan dalam penyediaan SDM yang mumpuni baik secara kuantitas maupun kualitas karena keterbatasan yang dimiliki, hal tersebut juga terjadi pada unit kerja pengelola institutional repository di UPT Perpustakaan Universitas Tanjungpura. Kendala Sumber Daya Manusia (SDM) yang dirasakan di dalam unit pelaksana pengelolaan institutional repository adalah kualitas SDMnya. Kurangnya kemampuan Sumber Daya Manusia dalam penggunaan berbagai jenis software yang berkaitan dengan proses pengelolaan institutional repository sangat dirasakan. Tentunya kendala tersebut dikarenakan tidak banyak petugas yang berlatar belakang atau memiliki kemampuan di bidang Teknologi Informasi (IT). Pentingnya peran Sumber Daya Manusia dalam pengembangan layanan berbasis teknologi seperti institutional repository tentunya adalah untuk memudahkan pekerjaan sehingga pengelolaan dan mengembangkan sistem dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan.

Hasil penelitian menunjukan bahwa pelaksanaan pengelolaan institutional repository di UPT Perpustakaan Universitas Tanjungpura dilakukan dengan menentukan kebijakan pengelolaan, kemudian menyiapkan hal-hal yang diperlukan seperti perangkat keras dan perangkat lunak, Sumber Daya Manusia (SDM), serta prosedur penerimaan koleksi, dilanjutkan dengan proses digitalisasi dan diakhiri dengan proses unggah file ke dalam sistem. UPT Pengelolaan institutional repository selama ini masih berjalan tanpa adanya Standar Operasional Prosedur yang baku, melainkan hanya kebijakan lisan yang mana dapat menimbulkan permasalahan karena proses pengelolaan didasarkan pada asumsi masing-masing petugas. Problematika yang dihadapi dalam pengelolaan institutional repository selain tidak adanya Standar Operasional Prosedur dan kendala teknis berupa koneksi jaringan yang tidak, sedangkan kendala non-teknis yang dirasakan adalah kualitas SDM. Saran yang dapat peneliti berikan kepada perpustakaan Universitas Tanjungpura agar membuat standar operasional prosedur yang baku serta memenuhi SDM yang mumpuni di bidang pengelolaan informasi berbasis teknologi informasi sehingga aset informasi lokal yang dimiliki Universitas Tanjunpura dapat dikelola, disimpan, dan dilestarikan secara professional dalam jangka waktu lama sesuai dengan visi Universitas Tanjungpura sebagai institusi preservasi dan pusat informasi ilmiah di Kalimantan Barat.