Urgensi Penerapan Automasi Perpustakaan Pada Perpustakaan Sekolah

Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak,dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka(Undang-Undang Republik Indonesia, 2007).Perpustakaan memiliki peran penting dalam setiapinstitusi terutama pada sekolah. Perpustakaan di sekolah hadir danharusberperan sebagai penggerak dalammewujudukan dan terciptanya proses pembelajaran yang maksimal.Perpustakaan sekolah juga memiliki misi untuk menawarkan pelayanan/jasa dalam proses pembelajaran, menawarkan buku-buku dan sumber-sumber informasi lainnya yang memungkinkan semua anggota yang berada pada lingkup sekolah dapat menjadi pemikir yang kritis dan menjadi para pengguna informasi dalam berbagai format dan media yang efektif (Lattuputy, 2003).Untuk menunjang hal tersebut pelayanan/jasa yang dilakukan harus direvolusi dengan melakukan pengembangan ataupun penerapan teknologi informasidalam pengelolaan perpustakaanya.Pada era revolusi industri 4.0 dewasa ini, Indonesia sedang gencar-gencarnya melakukanakselerasiatau transformasi diberbagai bidang terutama perpustakaan. Dalam akselererasi tersebut perpustakaan sekolah harus melakukan percepatan dalam transformasi pengelolaan dan pelayanan agar lebih efisien dan efektif dengan mengintegrasikan teknologi informasi yang muncul kepada perpustakaan di sekolah.Revolusi dalam pendidikan ini mengubah paradigma pembelajaran tradisional menjadi paradigma baru yang serba digital. Pembelajaran dengan sistem digital tentunya membutuhkan adaptasi yang cepat dari berbagai pihak, yang terpenting adalah guru dan siswa (Wibawa & Pritandhari, 2020).Demikian Pustakawan atau pengelola perpustakaan juga harus beradaptasi dengan revolusi yang terjadi, karena perpustakaan merupakan organisasi yang tumbuh “growing organism” yang diharapkan mampu menyediakan informasi, mengelola informasi, melestarikan informasi, mendayagunakan serta mendesiminasikan informasi kepada masyarakat terutama kepada lingkup sekolah secara cepat, mudah, dan murah (Hartono, 2017).Hal ini juga sejalan dengan Undang-Undang No. 43tahun 2007Tentang Perpustakaan, pasal 12 ayat 1 Koleksi perpustakaan diseleksi, diolah, disimpan, dilayankan, dan dikembangkan sesuai dengan kepentingan pemustaka dengan memperhatikan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.Pasal 14ayat 3terkait layanan perpustakaandimana setiap perpustakaan mengembangkan layanan perpustakaan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.Dalam pasal 23 ayat 5 juga mengatakan perpustakaan sekolah/madrasah mengembangkan layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi(Undang-Undang Republik Indonesia, 2007).Dengan demikian teknologi informasi adalah sesuatu yang harus dimanfaatkan oleh perpustakaan berdasarkan/disesuaikan dengan kebutuhannya.Dalam penelitian yang dilakukan oleh Purba dan Defriyando terkait pemanfaatan teknologi informasi dalam Pendidikan dan pembelajaran di era revolusi industri4.0, mereka mengemukakanbahwa revolusi industri 4.0 merupakan sebuah tantangandanbagaimana menjawab tantangan Pendidikan dari dampak revolusi industri 4.0 dalam membangun sistem pembelajaran berbasis teknologi. Teknologi informasisendiri telahbanyak digunakan untuk pengelolaan pekerjaan karena daya efektivitas dan efisiensinya yang sudah terbukti mampu mempercepat kinerja, kecepatan kinerja pada akhirnya akan meningkatkan keuntungan, baik secara finansial maupun jaringan (Supriyanto & Muhsin, 2008).Teknologi informasi dan komputer yangditerapkan padaperpustakaan biasanyadisebut sebagai otomatisasi/automasi perpustakaan, sebuah proses penggunaan teknologi informasi dan komputer untuk membantu dalam pengelolaan perpustakaan.Abdul Rahman Saleh dalam buku Hartono mengemukakan enamalasan mengapa teknologi informasi di terima di perpustakaan, yaitu (1) tuntutan terhadap jumlah dan mutu layanan perpustakaan, (2) tuntutan terhadap penggunaan koleksi Bersama, (3) kebutuhan untuk mengefektifkan sumber daya manusia, (4) tuntutan terhadapefisiensi waktu, (5) keragaman informasi yang diterima, dan (6) kebutuhan akan ketepatan layanan informasi (Hartono, 2017). Jika kita lihat lagi dalam pandangan sosio teknologi(konstruktivis sosial), terdapat kesesuai dari keenam alasan tersebut dengan teori konstruksi sosial teknologi (SCoT) dimana teknologi tidak mendeterminasi (menentukan) tindakan manusia, tetapi justru sebaliknya, teknologi terbentuk untuk menyesuaikan kebutuhan manusia. Dalam perpustakaan bersamaan dengan teknologiinformasimutu layanan dapat ditingkatkan menjadi lebih baik sesuai dengan kebutuhan pemakai(Hartono, 2017).Disaat kita sudah memahami aspek kebutuhan sosial dari perpustakaan maka teknologi yang dibutuhkan akan lebih mudah untuk disesuaikandengan kebutuhan pengguna.Perpustakaan merupakan instrument/bagianpentingdalam multidisplin, interdisplin serta cross disciplinepengetahuan, oleh karena itu pengelolaan sumber informasi/pengetahuan yang dimiliki oleh perpustakaan menjadi penting dan harus diperhatikan, salah satu elemen penting yang dapat membantu pengelolaan pada perpustakaan agar lebih baik lagi adalah dengan menerapkan automasi pada perpustakaan. Manajemen atau pengelolaan yang terotomasiini sebagai alternatif solusi yang akan penulis berikan agar perpustakaan yang dikelola akan baik dengan manajemen yang baik juga.Landasan Teori 1.Perpustakaan SekolahSebagai salah satu sarana penunjang pendidikan, perpustakaan sekolah diharapkan mampu menunjang kegiatan belajar siswa dan berperan penting dalam mengacu pada pencapaian tujuan pendidikan di sekolah(Darmono, 2001). Perpustakaan merupakan sarana penunjang proses balajar mengajar di sekolah”. Keberadaanya sebagai salah satu komponen pendidikan merupakan suatu keharusan(NS, 2006).Perpustakaan sekolah adalah perpustakaan di sekolah yang berfungsisebagai sarana pendidikan untuk membantu siswa dan guru mencapai tujuan pendidikan prasekolah, dasar, dan menengah sekaligus memberikan layanan kepada siswa dan guru selama proses belajar mengajar(Soeatminah, 1992).Berdasarkan beberapa pendapat mengenai perpustakaan sekolah, makan disimpulkan bahwa Perpustakaan sekolah merupakan jantung pendidikaan, dalam hal ini perpustakaan sekolah ada untuk melayani dan mendukung semua peserta didik (siswa) dan pendidik (guru).2.Library Management SystemSistem informasi manajemen adalah kumpulan prosedurorganisasi yang, ketika diterapkan, memberikan informasi kepada pengambil keputusan dan/atau pengendalian organisasi. Sistem informasi manajemen ini dimaksudkan untuk mengubah arus informasi dalam suatu organisasi agar pelaksanaan manajerial dapat berlangsung secara efektif dan efisien, serta strategis(Lucas, 1987).Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi kepada banyak pengguna yang memiliki kebutuhanserupa. Dalam pengertian ini, informasi dapat berupa laporan berkala dan laporan khusus yang dapat menjelaskan apa yang terjadi di masa lalu, sekarang, dan memprediksi apa yang akan terjadi di masa depan(McLeod, 1995).Sistim informasi manajemen adalah proses mengelola dan mengatur serta mengoptimalkan kegiatan,sumber daya,dan material yang ada.Bisa dikatakan sistim informasi manajemen sebagai bentuk perkembangan teknologi untuk memperdayakan sumber daya yang ada yang berbasis komputer atau web(Ilham, 2019).Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan merupakan penerapan sistem informasi didalam perpustakaan untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen perpustakaan(Suryanata, 2016).Dari beberapa pendapatdi atas dapat disimpulkan bahwa sistem manajemen perpustakaan atau sistem informasi manajemen perpustakaan merupakansebuah proses penggunaan teknologi informasi atau komputer dalam pengelolaan sebuah perpustakaan, baik itu pelayanan, pelaporan, hinga penyimpanan informasi, sedangkan bagi pengguna perpustakaan salah satunya mencakup proses temu kembali informasi melalui Online Public Access Catalouging.3.Automasi PerpustakaanSistem Otomasi Perpustakaan atau Library Automation Systemadalah softwareyang beroperasi berdasarkan pangkalan data untuk mengotomasikan kegiatan perpustakaan. Pada umumnya software yang digunakan untuk otomasi perpustakaan menggunakan model “relational database”. Database atau pangkalan data merupakan kumpulan dari suatu data. Dalam perpustakaan paling tidak ada dua pangkalan data yaitu data buku dan data pemustaka. Disebut “relational database” karena dua pangkalan data tersebut akan saling dikaitkan apabila terjadi transaksi, misalnya, pada saat terjadi proses peminjaman danpengembalian buku(Harmawan, 2016).Arif dalam Gatot Subrata mengemukakan Sistem Otomasi Perpustakaan adalah pemanfaatan teknologi informasi untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi pekerjaan administrasi di perpustakaan. Pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, manajemen anggota, statistik, dan tugas lainnya semua dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan(Subrata, 2009).Otomasi perpustakaan adalah sebuah proses pengelolaan perpustakaandengan menggunakan bantuan teknologi informasi (TI)(Purwanto, 2015).Dari beberapa pendapat di atas disimpulkan bahwa otomasi perpustakaan adalah penggunaan teknologi informasiseperti perangkat lunak, perangkat keras, dan jaringan guna membantu manajemenm administrasi, bahkan pelayanan di Perpustakaan agar lebih efisien dan efektif.

Metode yang digunakan dalam penulisan artikel ini dibangun melalui studi pustaka, yaitu serangkaian kegiatan yang berkenaan dengan metode pengumpulandata pustaka, membaca dan mencatat serta mengolah bahan penelitian (Zed, 2008). Dengan kata lain studi pustaka adalah metode mengumpulkan literatur melalui buku-buku sebagai rujukan, artikel/ jurnal ilmiah, bulletin dan majalah, dokumentasi, dan sumber-sumber lain guna mendapatkan datamengenai ruang lingkup yang dikaji lalu dianalisis oleh penulis.

Manajemen yang baik merupakan pilar dasar keberhasilan dalam mencapai suatu tujuan pada organisasi begitu juga perpustakaan sekolah. Manajamen sangat diperlukan agar tujuan-tujuan organisaasi dapat tercapai dan berjalan sesuai dengan keteraturan, efektif, efisien, serta menjaga keseimbangan dan sinergi di antara bagian-bagian yang ada (Edison et al., 2020).Berkembanganya teknologi informasi dan komunikasi memberikan dampak dalam pengelolaan perpustakaan, perpustakaan yang menerapkan teknologi tersebut sering disebut denganotomatisasi/otomasi perpustakaan. Manajemen yang terotomasi dengan baik dapat membantu optimalisasi produktivitas dan efisiensi, serta meningkatkan kepuasan dan keberhasilan perpustakaandalam memberikan pelayananterhadap pemustaka. Otomasi perpustakaan adalah alat atau media yang digunakan untuk mengolah data dengan berbagai cara, seperti mengolah, memperoleh, menyusun, menyimpan, dan memanipulasi data dengan berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat, dan tepat waktu, serta digunakan untuk keuntungan pribadi, bisnis, dan tata kelola, serta informasi strategis untuk pengambilan keputusan(Hartono, 2017).Salah satu sistematau layananyang lahir dan memberikan kemudahan bagi pemustaka dalam akses informasiatau temukembaliinformasi di Perpustakaan adalah Online Public Access Catalouging(OPAC).Sebuah sistem katalog untuk pencarian bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan, secara data yang ditampilkan memuat informasi terkait deskripsi bibliografi dari rujukanyang dicari diperpustakaan.Kemudian jika kita lihat lagike dalam Undang-Undang,“Setiap perpustakaan mengembangkan layanan perpustakaan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi”(Undang-Undang Republik Indonesia, 2007), merupakan salah satu acuan atau landasan bagi perpustakaan sekolah agar dapat melakukan pengembangan dalam pengelolaan bahkan pelayanan terhadap pemustaka.Perpustakaan saat ini dituntut mampu berubah mengikuti perubahasan sosial pemakainya, dalam tahap ini Hartono mengemukakan bahwa perkembangan Teknologi Informasi banyak mengubah karakter sosial pemakainya, baik itu perubahan dalam kebutuhan informasi, berinteraksi, berkompetisi, dan sebagainya, kemudian hadirnya teknologi informasi tidak bisa dihindari, siap atau tidak siap kita harus menerima kehadirannya (Hartono, 2017). Hal ini jika dikaitkan dengan sebuah teori Social Constructuion of Technology yang dikenalkan oleh Pinch dan Bjiker yang dimana hadirnya teknologi berdasarkan kebutuhan dari penggunanya, jadi teknologi tuhadir berdasarkan kebutuhan bukan teknologi hadir lalu dibutuhkan.Terdapatenamalasan mengapa otomasi perpustakaan penting untukditerapkan padaperpustakaan(Hartono, 2017), yaitu:1.Tuntutan terhadap Jumlah dan Mutu Layanan PerpustakaanPemustaka saat ini sudah menuntut jenis-jenis layanan lain seperti layanan informasi terbaru, layanan informasi terseleksi, layanan penelusuran secara daring, bahkan layanan perpustakaan digital berupa koleksi e-book dan sebagainya. Kualitas layanan Perpustakaan juga dituntut lebih baik. Pustakawan atau pengelola perpustakaan sekolah juga harus bisa memberi layanan yang lebih memuaskan, seperti memberikan alternatif informasi yang dibutuhkan oleh peserta didik (siswa) dan pendidik (guru), misalnya menunjukan di mana informasi (artikel/jurnal) terkait bisadiperoleh. Bahkan pustakawan harus mampu memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pemustaka, sekalipun harus mendapatkannya pada Perpustakaan sekolah lainnya.2.Tuntutan terhadap Penggunaan Koleksi secara Bersama (Resource Sharing)Sepertiyang kita ketahui Bersama bahwa tidak ada satu perpustakaan pun di dunia ini yang mampu memenuhi koleksinya sendiri, oleh karena itu setiap perpustakaan akan saling membutuhkan koleksi perpustakan lain dalam rangka memberikan layanan yang memuaskan kepada penggunanya.Untuk dapat memenuhi hal tersebut.Salah satu yang dapat dicontoh saat ini adalah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta yang telah menjalankan atau membuat sebuah inovasi pelayanan publik yang dikenal denganSistem perpustakaan terpadu Jogja Library for All(Sepatu Jolifa) sebuah sistem yang menawarkan layanan perpustakaan secara onlinemelalui laman http://www.jogjalib.com/dan layanan secara offlinedengan mengakses layanan silang kunjung maupun silang pinjam antar perpustakaan.Berbagai perpustakaan di Daerah Istimewa Yogyakarta yang telah tergabung dengan jaringan ini mampu menyediakan akses informasi koleksi perpustakaan secara onlinebagi masyarakat.3.Kebutuhan untuk Mengefektifkan Sumber Daya ManusiaBeberapa kendala yang sering menjadi masalah pada Perpustakaan Sekolah adalah keterbatasan terhadap jumlah Sumber Daya Manusia, tenaga kerja di perpustakaan. Beberapa temuan oleh penulis, Sumber Daya Manusia di beberapaperpustakaan sekolah sangat minim seperti belum memiliki pustakawan (secara kompetensi) bahkan jika ada, maka pengelolala perpustakan tersebut adalah tenaga pendidik (guru) sekolah. Untuk mempertahankan mutu pelayanan perpustakaan di mana SDM semakin berkurang maka kita dapat mengandalkan tekonologi informasi dan komunikasi. Untuk melayani peminjaman bahan pustaka yang sebelumnya membutuhkan lima hingga enam orangkini dapat digantikan dengan satu unit komputer yang dioperasikan oleh satu orang saja. Pengguna bahkan dapat meminjam dan mengembalikan bahan pustakasecara mandiri.Tentunyadengan efisiensi tenaga tersebut, perpustakaan dapat mempertimbangkan dan mengalokasikan tenaga untuk memberikan layanan tambahan kepada pengguna.4.Tuntutan terhadap Efisiensi WaktuSebelum teknologi berkembangpesat dewasa ini, pemustaka yang membutuhkan rujukan baik itu artikel atau jurnal sudah sangat puas jika mendapatkan rujukan walaupun membutuhkan waktu yang lama. Saat ini pemustaka menuntut layanan yang instan. Saat pemustaka membutuhkan atau mengajukan rujukan yang dibutuhkan, saat itu juga respon dari perpustakaan diharapkan bisaditerimakembalioleh pemustaka. Layanan ini mampu dipenuhi hanya dengan bantuan teknologi komputer. Apa yang dibutuhkan bisa langsung dicari oleh pustakawan, lalu dikirimkan melalui surat elektronik bahkawan aplikasi pengirim pesan (whatsapp, telegram, dll)secara cepat dan mudah. Bahkan perpustakaan mampu mengembangkan lagi teknologinya menggunakan robot yang terintegrasi dengan pangkalan data perpustakaanyang membuat pemustaka dapat melakukan perpanjangan peminjaman koleksi hanya melalui gawainya.Dengan kata lain, teknologi yang digunakan akan lebih mengefisiensi waktu dalam pencarian ataupun temu kembali informasi pada perpustakaan, begitu juga dengan layanan lain yang disediakan oleh Perpustakaan.5.Kebutuhan akan Ketepatan Layanan InformasiSelain kecepatan dalam memperoleh informasi, pemakai juga membutuhkan ketepatan informasi yang didapatkannya dari perpustakaan. Tinjauan terkait informasi secara spesifik harus mampu dijawab secara spesifik juga. Dengan memanfaatkan teknologi komputer makatinjauan-tinjauan tersebut dapat dijawab dengan cepat dan tepat. 6.Keragaman Informasi yang Dikelola Informasi yang ada di perpustakaan saat ini tidak terbatas hanya mengoleksi buku-buku dan artikel/jurnal ilmiah. Informasi-informasi lain seperti audio visual, multimedia, bahan mikro, media optik, dan sebagainya juga menjadi koleksi perpustakaan. Banyak koleksi perpustakaan yang harus di baca dengan menggunakan teknologi computer. Oleh kare itu, pengelolaaan informasi beraneka ragam tersebut memerlukan bantuan alat terutama komputer. Selain keberagaman informasi,ada juga beberapa perpustakaan di Indonesiayangmenerapkan konsep Galleries, Libraries, Archives, and Museums(GLAM) yang mengkolaborasikan antara perpustakaan dan lembaga pengelola informasi dan pengetahuan lainnya, hanya saya konsep tersebut kebanyakan diterapkan pada Perpustakaan Perguruan Tinggi.Keenam alasan tersebut sedikitnya memberikan gambaran mengapa otomasi perpustakaan menjadi penting untuk diterapkan, terutama pada perpustakaan sekolahyang memiliki koleksi judul buku yang banyak dan peminjamnya yang banyak maka memerlukan otomasi perpustakaan. Namun bukan berartisebuah perpustakaan sekolah yang memiliki koleksi buku yang sedikitdan peminjamnya jugaterbatas tidak memerlukan otomasi perpustakaan. Membutuhkan baru menggunakan atau menggunakan karena kebutuhan adalah bagaimana mindset dari pengelola perpustakaan setiap sekolah dan pimpinan terhadap otomasi perpustakaan, karena bagaimanapun yang mendasari penerapanotomasi pada perpustakaan ini adalah kebutuhan dari perpustakaan sekolah itu sendiri.

Revolusi Industri yang menjalar dalam berbagai bidang termasuk perpustakaan sekolah sangat memungkinkanuntuk memberikan pelayanandan pengelolaanyang lebih baik. Jika memperhatikan landasan hukum, kebutuhan, dan teknologi yang telah berkembang pesat maka akselerasi perpustakaan, terutama manajemen perpustakaan yang baik bisa dilakukan oleh setiap perpustakaan sekolah. Dengan memperhatikan keenam alasan pentingnya penerapan otomasi pada perpustakaan yang telah dikemukakan maka manajemen, pelayanan, serta aksesibilitas informasi akan lebih efektif dan efisien bagi pengelola dan pengguna perpustakaan sekolah.