Identifikasi Otomasi Perpustakaan Di Pusat Perpustakaan Dan Penyebaran Teknologi Pertanian Dalam Perspektif Publikasi Sekunder Identification Of Library Automation In Library Centers and The Dissemination of Agricultural Technology In Perspective Secondary Publications

Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi telah diadopsi oleh perpustakaan dalam kegiatan otomasi perpustakaan. Mishra, Thakur, dan Singh (2015) membuat definisi otomasi perpustakaan sebagai fenomena mekanisasi kegiatan perpustakaan tradisional, seperti akuisisi, kontrol serial, katalogisasi dan kontrol sirkulasi. Definisi yang hampir sama juga disampaikan oleh Nayana (2019) yang menyatakan bahwa otomasi perpustakaan sebagai proses otomatisasi fungsi/kegiatan tradisional perpustakaan dan layanan seperti akuisisi, katalogisasi, sirkulasi, sistem kontrol serial dan kegiatan terkait lainnya. Sedangkan Kumar (2000), Olubiyo and Awoyemi (2021) menyatakan otomasi perpustakaan sebagai penggunaan komputer, produk media periferal terkait (disk, media optik, pita magnetik, perangkat penyimpanan, dan lain lain) serta layanan berbasis komputer dalam pekerjaan perpustakaan. Dengan demikian dapat dikatakan otomasi perpustakaan sebagai sarana untuk melaksanakan pekerjaan perpustakaan mulai dari hilir sampai ke hulu dengan memanfaatkan teknologi komunikasi dan informasi. Pemanfaatan teknologi informasi dalam otomasi perpustakaan dikaji oleh Potoboda, Sumendap, dan Pasoreh (2016). Otomasi perpustakaan dicirikan dengan adanya aktivitas perpustakaan dilaksanakan secara otomatis menghemat tenaga kerja karena menghindarkan keikutsertaan manusia. Mishra, Thakur, dan Singh, (2015) menyatakan otomasi perpustakaan ditujukan untuk menyediakan akses luas ke koleksi perpustakaan digital menggunakan keterampilan berbasis computer dalam memberikan layanan perpustakaan kepada pengguna akhir perpustakaan. Kumar (2000) menyebutkan bahwa otomasi perpustakaan mampu memberikan pelayanan yang sangat cepat, efisien, efektif, dan ekonomis. Cochrane dalam Potoboda, Sumendap, dan Pasoreh (2016) menyatakan tujuan otomasi perpustakaan yaitu: (a) memudahkan integrasi berbagai kegiatan perpustakaan; (b) memudahkan kerja sama dan pembentukan jaringan perpustakaan; (c) membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan; (d) memperluas jasa perpustakaan; (e) memberikan peluang untuk memasarkan jasa perpustakaan; dan (f) meningkatkan efisiensi. Sedangkan Diniaty dan Fairus (2014) menyatakan bahwa otomasi perpustakaan ditujukan untuk meningkatkan pelayanan perpustakaan kepada para penggunanya. Melalui otomasi perpustakaan dapat dilakukan penghematan dalam penelusuran informasi, sirkulasi, pendaftaran anggota baru. Kumar (2000) menyatakan kegiatan utama dan layanan otomatisasi perpustakaan meliputi kegiatan pengembangan sumber daya informasi, entri data, klasifikasi dan katalogisasi, kontrol sirkulasi, kontrol serial, dokumentasi dan layanan terkait, pengambilan informasi, serta jaringan komunikasi. Selanjutnya dikatakan, pada kegiatan dokumentasi dan layanan terkait meliputi beberapa kegiatan: 1) pengindeksan dan abstraksi dokumen mikro dan makro, 2) penyusunan katalog, 3) kontrol bibliografi, 4) layanan kesadaran terkini, 5) pencarian literatur, 6) penyebaran informasi terseleksi, dan kliping koran. Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian (PUSTAKA) telah menerapkan otomasi perpustakaan dalam menjalankan kegiatan pengelolaan perpustakaan. Menurut Permentan no 43/Permentan/ OT.010/8/2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pertanian, PUSTAKA merupakan unit eselon II dibawah Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian yang menjalankan fungsi melakukan pengelolaan sumberdaya dan pelayanan perpustakaan, pembinaan sumberdaya perpustakaan di lingkungan Kementerian Pertanian, pembinaan dan pengelolaan publikasi hasil penelitian pertanian, dan pengelolaan sarana instrumentasi teknologi informasi dan bahan PUSTAKA. Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian (2019) menyatakan bahwa PUSTAKA memberikan layanan dalam bentuk layanan sirkulasi, layanan penelusuran informasi ilmiah, layanan informasi terbaru, layanan penyebaran informasi terseleksi, layanan penyediaan dan akses informasi ilmiah secara online, layanan bimbingan literasi informasi dan layanan bimbingan pengguna perpustakaan. Pada tahun 2019 kinerja kegiatan layanan tersebut dapat dilihat pada Tabel 1. Pada kegiatan layanan, untuk mempermudah proses temu kembali informasi yang diperlukan pengguna, dibuatkan alat bantu penelusuran informasi dalam bentuk publikasi sekunder seperti abstrak, indeks, bibliografi khusus/komoditas. Publikasi sekunder ini memuat informasi bibliografis berbagai subjek bidang pertanian baik yang umum atau spesifik. Informasi yang disajikan dapat berupa informasi bibliografis saja, atau dilengkapi dengan abstrak. Publikasi sekunder yang dilengkapi dengan abstrak dibuat dalam versi bahasa Indonesia dan bahasa Inggris. Dalam upaya memperkuat layanan perpustakaan kepada penggunanya, Pustaka sejak tahun 1987 telah memanfaatkan teknologi informasi otomasi perpustakaan untuk mengolah dan melayankan koleksi yang dimilikinya. Berbagai aplikasi teknologi berbasis DOS (CDS/ISIS), dan Windows (WinISIS), Web (SIMPERTAN) telah diaplikasikan untuk tujuan otomasi perpustakaan. Saat ini menggunakan aplikasi Inlislite. Masing-masing aplikasi tersebut mempunyai kelebihan dan kekurangannya. Tabel 1. Jenis dan Kinerja layanan perpustakaan. Jenis kegiatan Target Realisasi Layanan sirkulasi 2.000 2.004 Judul Layanan penelusuran 500 510 Topik Layanan online/offline jurnal/book 70.000 58.092 Judul Layanan informasi terbaru 700 702 Topik Layanan informasi terseleksi 1000 1000 Topik Bimbingan literasi informasi 20 24 Kali Bimbingan pengguna perpustakaan 20 26 Kali Pemanfaatan aplikasi informasi untuk otomasi di Pustaka pernah berjalan dengan baik pada saat digunakannya aplikasi WinISIS dengan nama pangkalan data AGRIS/IPTAN yang berpedoman pada FAO. Aplikasi ini dimanfaatkan untuk inputing data ke pangkalan data yang kemudian dimanfaatkan untuk berbagai keperluan, di antaranya penyusunan publikasi sekunder. Kelebihan aplikasi WinISIS dalam penyusunan publikasi sekunder adalah mempermudah pelaksana, karena format publikasi sekunder sudah tersedia, baik format isi maupun format indeksnya. Pengolahan entri AGRIS/IPTAN ke dalam bentuk publikasi sekunder walaupun telah memanfaatkan teknologi informasi tetapi masih dilakukan secara manual. Bibliographycal publication atau publikasi sekunder biasa dijumpai dalam sebuah perpustakaan. Purdue Online Writing Lab (2022) menyatakan bibliografi sebagai daftar sumber yang digunakan seseorang untuk meneliti suatu topik. Bibliografi sering disebut sebagai daftar pustaka atau bahan karya yang dikutip. Triani dan Susanti (2001) medefinisikan bibliografi sebagai kegiatan teknis membuat deskripsi untuk suatu cantuman tertulis atau pustaka yang telah diterbitkan, yang tersusun secara sistematis berupa daftar menurut aturan yang dikehendaki. Sehingga publikasi sekunder dapat dikatakan sebagai publikasi yang memuat bibliografi. Tujuan dari penyusunan bibliografi adalah menyusun informasi bahan pustaka yang terkait dalam susunan logis dan bermanfaat, membantu menentukan kembali pustaka dan memudahkan penyusunan indeks pengarang, subjek, tempat (Dosen Pendidikan, 2022). Selanjutnya disampaikan fungsi bibliografi meliputi pencatatan bahan perpustakaan yang ada, mempromosikan bahan perpustakaan, mengembangkan ilmu pengetahuan, sebagai bahan rujukan, daftar koleksi, daftar informasi bahan pustaka bidang kajian tertentu, dan sebagainya. Bibliografi biasanya hanya mencakup informasi bibliografi yaitu, penulis, judul, penerbit, dll. (Purdue Online Writing Lab, 2022). Sumber informasi dari bibliografi adalah buku, jurnal, situs web, majalah, dan lain lain. Penulisan bibliografi hendaknya mengikuti format baku penulisan bibliografi seperti American Psychological Association (APA), Modern Language Association (MLA) dan lainnya. Saat ini PUSTAKA menghadapi berbagai kendala dalam mengupayakan otomasi perpustakaan secara penuh. Kendala yang dihadapi oleh PUSTAKA dalam otomasi perpustakaan adalah: 1) belum adanya penggunaan aplikasi perpustakaan yang mampu mengotomasi perpustakaan secara penuh mulai dari pengadaan sampai ke penyusunan literatur sekunder, dan 2) sumberdaya manusia, keuangan, dan material yang menyebabkan otomasi yang ada belum berjalan secara maksimal. Pengkajian ini bertujuan untuk: 1) mengetahui atau mengevaluasi penerapan otomasi perpustakaan pada kegiatan penyusunan literatur sekunder dan 2) mengidentifikasi permasalahan yang timbul pada penyusunan literatur sekunder dan mencarikan pemecahan masalahnya.

Pengkajian ini menggunakan metode deskriptif. Kegiatan pengkajian ini merupakan evaluasi terhadap penerapan sistem otomasi perpustakaan yang sudah diterapkan di PUSTAKA. Pendekatan kajian menggunakan metode System Development Life Cycle (SDLC). Pendekatan ini pernah dilakukan oleh Dewi (2018) dalam pengembangan sistem untuk otomasi perpustakaan. Kajian dengan pendekatan SDLC ini dilakukan melalui tahapan identifikasi, evaluasi terhadap sistem dan pelaksanaan sistem, serta penyusunan usulan perbaikan. Identifikasi dan analisis menggunakan indikator desain system, yaitu 1) Data Flow Diagram (DFD), 2) Flowchart System, 3) System Procedures Diagram, dan 4) Analisis terhadap format input dan output system yang digunakan pada proses penerbitan publikasi sekunder. Kegiatan identifikasi dan pengumpulan data dilakukan dengan cara: 1) ikut terlibat dalam proses bisnis dan mengamati workflow yang sedang dijalankan, 2) melakukan wawancara kepada operator atau pustakawan yang menjalankan kegiatan dalam workflow sistem, dan 3) melakukan focus groups discussion.

Status Terkini Publikasi Sekunder Secara rutin PUSTAKA menerbitkan literatur sekunder setiap tahunnya. Literatur sekunder tersebut meliputi Indeks Biologi dan Pertanian Indonesia (IBPI), Abstrak Hasil Penelitian Pertanian Indonesia (AHPPI), Indonesian Agricultural Research Abstract (IARA) dan Bibliografi Khusus/Komoditas. Pada tahun anggaran 2021, target jumlah entri dari setiap literatur sekunder adalah IARA dan AHPPI masing-masing 300 artikel, IBPI 900 artikel dan Bibliografi khusus dipersiapkan lebih dari 1.200 artikel. Sumber bahan publikasi berbeda untuk setiap publikasinya. Untuk IARA, AHPPI, dan IBPI diambil dari publikasi hasil penelitian yang diterbitkan oleh institusi lingkup Kementerian Pertanian, LIPI dan IPB, dan lembaga penelitian lainnya. Sedangkan untuk Bibliografi Khusus bahan publikasi diambil dari pangkalan data seperti Science Direct, Google Scholar, DOAJ, Proquest, dan pangkalan data lainnya. Aplikasi yang digunakan dalam pembuatan publikasi sekunder yaitu Inlislite, Excel, Words, dan Winisis. Diagram Konteks Penyusunan Literatur Sekunder Pada gambar 1 terlihat diagram konteks/flowchart system kegiatan penyusunan literatur sekunder. Pada diagram tersebut, penanggung jawab kegiatan penyusunan literatur sekunder dan pustakawan memberikan input bagi pelaksanaan penyusunan publikasi sekunder. Penanggung jawab kegiatan berperan secara administrasi, mulai dari awal kegiatan, melaksanakan dan menerima hasil kegiatan. Sedangkan pustakawan, terutama pustakawan terampil akan berperan secara teknis menyiapkan bahan publikasi berdasarkan jenis publikasinya. Bahan yang telah disiapkan oleh pustakawan kemudian dilakukan pemeriksaan redaksional dan format penulisan oleh penyunting sehingga diperoleh bahan yang siap cetak atau tayang. Pustakawan juga berperan dalam tata letak (lay out) sampai naskah siap cetak. File publikasi yang sudah selesai dan siap tayang kemudian diupload pada website PUSTAKA oleh Tim Tata Kelola Teknologi Informasi. Data Flow Diagram Gambar 1. Diagram Konteks Kegiatan Penyusunan Literatur Sekunder. Gambar 2 memperlihatkan data flow diagram dari proses penyunan literatur sekunder. Pada gambar tersebut terlihat awal dari proses penelusuran informasi yang dimanfaatkan dalam penyusunan literatur sekunder. AHPPI dan IARA memerlukan bahan publikasi dalam bentuk Gambar 2. Data flow diagram penerbitan publikasi sekunder. informasi bibliografi dan abstraknya. AHPPI memerlukan abstrak berbahasa Indonesia sedangkan IARA memerlukan abstrak berbahasa Inggris. Informasi bibliografi untuk kedua jenis publikasi tersebut sama. Penyusunan IBPI dan bibliografi khusus hanya memerlukan informasi bibliografi saja yang bersumber dari Science Direct, ProQuest, TEEAL, Google Schooler dan database lainnya. Data AHPPI, IARA dan IBPI dapat diunduh dari pangkalan data melalui aplikasi INLISLite. Data memuat informasi mengenai penulis, judul artikel, sumber, volume, nomor, tahun terbit, ISSN, kata kunci, jumlah ilustrasi, jumlah tabel dan jumlah referensi untuk informasi bibliografi IBPI. Pada AHPPI dan IARA data tersebut ditambah abstrak dengan bahasa yang sesuai dengan publikasinya. Data yang diperlukan untuk bibliografi khusus meliputi penulis, judul artikel, sumber, volume, nomor, tahun terbit, kata kunci dan nama pangkalan datanya. Proses selanjutnya, data mengalami penyuntingan untuk menjamin validitas informasi. Hasil penyuntingan kemudian dikoleksi untuk mengurutkan entri berdasarkan subjek kategorinya. Selanjutnya dilakukan pengindeksan untuk pengarang, subjek, jurnal, dan lembaga. Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah proses temu kembali dalam penelusuran. Pada bibliografi khusus, secara umum alur proses hampir sama, sumber informasinya saja yang berbeda. Informasi diambil dari pangkalan data eksternal PUSTAKA. Alur Kerja Gambar 3 memberikan gambaran mengenai alur kerja/ system procedure penyusunan literatur sekunder. Penyusunan literatur sekunder dimulai dari penelusuran bahan literatur sekunder dari pangkalan data. Hasil penelusuran diekspor dalam format csv, kemudian dipilih berdasarkan kriteria/ karakter publikasi. Bahan yang telah diperoleh kemudian disortir berdasarkan subjek kategori. Guna mempermudah penyuntingan, data csv dikonversi ke dalam format word. Langkah selanjutnya adalah penyusunan format entri/cantuman dan melakukan penyuntingan. Hasil penyuntingan dibuatkan layout dan kelengkapan naskah sehingga naskah siap cetak. Naskah dicetak dalam bentuk hardcopy atau file pdf. File pdf kemudian di-upload dalam website Pustaka. Hambatan Penyusunan Literatur Sekunder Gambar 3. Alur kerja penyusunan literatur sekunder. Idenitifikasi hambatan dalam penyusunan literatur sekunder memberikan gambaran bahwa penyusunan literatur sekunder tidak berjalan sebagaimana mestinya. Hambatan ini menyebabkan target waktu tidak sesuai dengan waktu yang ditetapkan. Hasil identifikasi menunjukkan bahwa hambatan tersebut disebabkan oleh peralihan atau transisi aplikasi. Penyediaan bahan untuk penyusunan literatur sekunder mempunyai arti penting sebagai bahan awal dari penyusunan. Terkait dengan ketersediaan bahan, hambatan terjadi saat penyusunan AHPPI, IARA, dan IBPI. Adanya peralihan aplikasi, manajemen informasi yang dipakai selama masa transisi menjadi hambatan dalam penyusunan literatur sekunder. Pada awalnya aplikasi yang dipakai untuk mengolah informasi adalah Winisis yang telah dimanfaatkan sejak tahun 2003. Kurangnya kelengkapan fitur dan kelemahan dalam jaringan membuat aplikasi WINISIS diganti dengan SIMPERTAN. Harapannya SIMPERTAN menjadi satu-satunya aplikasi manajemen informasi yang dimanfaatkan oleh seluruh perpustakaan di lingkup Kementerian Pertanian. Data entri WINISIS yang semula dilaksanakan secara terpusat di Pustaka kemudian didesentralisasi ke perpustakaan lingkup Kementan. Diharapkan mereka melakukan entri artikel atau buku yang diterbitkan oleh masing masing instansi induknya secara online. Setiap perpustakaan di lingkup Kementerian Pertanian akan mengentri datanya langsung ke server SIMPERTAN. Transisi ke SIMPERTAN tidak berjalan sesuai yang diharapkan, sehingga entri artikel menjadi terhambat. Beberapa perpustakaan lingkup Kementerian Pertanian yang mengalami hambatan dengan SIMPERTAN masih tetap mengentri datanya dalam aplikasi WINISIS. Hasil entri ini bermanfaat untuk penyusunan literatur sekunder. Meskipun hasil entri tidak maksimal, ketersediaan bahan untuk literatur sekunder masih dapat dipenuhi. Kesulitan bahan literatur sekunder terjadi ketika perpindahan dari SIMPERTAN ke INLISLite. Transisi ini menyebabkan tidak adanya bahan untuk penyusunan literatur sekunder karena SIMPERTAN sama sekali sudah tidak beroperasi, sedangkan entri data ke INLISLite belum bisa dilaksanakan secara optimal. Akibatnya bahan penyusunan literatur sekunder tidak tersedia. Permasalahan yang dihadapi meliputi: a. Alih format dari entri Inlislite ke format literatur sekunder. Penyusunan literatur sekunder ketika menggunakan aplikasi WINISIS tidak ada hambatan. Pada WINISIS telah disiapkan format untuk mengolah informasi yang tersedia sehingga tidak memerlukan perubahan-perubahan yang berarti. Penggunaan INLISLite masih perlu penyesuaian karena ada beberapa format yang tidak tersedia, sehingga perlu upaya dan waktu yang lebih dalam proses penyusunan publikasi sekunder. Beberapa hal yang perlu penyesuaian yaitu: a) nama judul majalah/jurnal belum ada di tampilan, b) subjek (kategori subjek) masih bergabung dengan kata kunci, c) catatan deskriptif masih bergabung dengan abstrak, d) halaman artikel sebaiknya tampil dalam satu field, e) belum ada format word pada publikasi sekunder IARA, AHPPI dan IBPI, f) harus melakukan konversi antar aplikasi (Inlislite, Excel, Word), dan g) sorting masih dilakukan secara manual. b. Keterbatasan waktu dan tenaga. Kekurangan tenaga pada pengolahan literatur sekunder disebabkan oleh banyaknya pustakawan yang purna bakti. Selanjutnya tidak mendapatkan pegawai pengganti pada saat dilaksanakannya kebijakan pengembangan pegawai zero growth oleh Kementerian Aparatur Negara. Kebijakan ini menyebabkan berkurangnya jumlah pustakawan dan berakibat langsung terhadap proses penyusunan literatur sekunder. Kekurangan tenaga menyebabkan beban kerja yang harus dijalani oleh pustakawan semakin bertambah. Akibatnya pustakawan kekurangan waktu menyelesaikan tugasnya, termasuk juga dalam pekerjaan penyusunan literatur sekunder. Selain itu tugas tambahan pustakawan di luar tugas pokok kepustakawanannya ikut mengurangi waktu pustakawan dalam penyusunan publikasi sekunder. Hambatan kekurangan waktu sebenarnya dapat diatasi dengan otomasi perpustakaan. Hal ini sesuai dengan hasil kajian Sani (2017) dalam otomasi perpustakaan berbasis open source Senayan library management system di Perpustakaan H. Bata Ilyas STIE Amkop Makassar menunjukkan adanya pemendekan waktu operasional untuk proses kegiatan perpustakaan dan pelaporan. Penyusunan literatur sekunder telah dilaksanakan dengan bantuan komputer, tetapi belum dilakukan secara terotomasi dan belum tersedianya aplikasi yang memudahkan penyusunan literatur sekunder secara terotomasi. Komputer sebagai alat bantu yang mempermudah pelaksanaan pekerjaan tidak melakukan pekerjaan secara otomatif. PUSTAKA belum mempunyai aplikasi khusus untuk penyusunan literatur sekunder secara terotomasi. Artinya belum ada aplikasi yang secara otomatis mengambil bahan literatur sekunder dari pangkalan data kemudian melakukan indeksing dan tata letak secara otomatis. Apabila hal ini bisa dilakukan, maka pekerjaan pustakawan dapat lebih diringankan. Penyusunan AHPPI, IARA, IBPI dan Bibliografi Khusus akan menjadi lebih mudah apabila

Kesimpulan 1. PUSTAKA belum menerapkan otomasi perpustakaansecara utuh. Hanya pengolahan bahan perpustakaan saja yang telah dilakukan dengan otomasi perpustakaan. Penyusunan literatur sekunder belum sepenuhnya diakomodir oleh otomasi perpustakaan walaupun telah memanfaatkan teknologi informasi untuk penyusunannya. 2. Data Flow Diagram (DFD), Flowchart System, System Procedures Diagram dalam penyusunan publikasi sekunder telah berhasil diidentifikasi alur prosesnya. 3. Permasalahan yang dihadapi dalam otomasipenyusunan publikasi sekunder adalah alih format dari entri INLISLite ke format literatur sekunder, kekurangan waktu dan tenaga, dan belum tersedianya aplikasi yang memudahkan penyusunan literatur sekunder secara terotomasi. Saran Untuk meningkatkan kinerja pemanfaatan sistem otomasi perpustakaan di PUSTAKA diperlukan perbaikan sistem dengan cara menambah fitur aplikasi untuk keperluan penyusunan bahan literatur sekunder.