Peran Dinas Kearsipan dan Perpustakaan dalam preservasi dan komunikasi kebudayaan lokal Provinsi Jawa Tengah

A. PENDAHULUAN Budaya merupakan hasil cipta rasa dan karsa manusia, dimana budaya dapat mencerminkan perilaku, sejarah dan peradaban suatu masyarakat atau bangsa (Wasitarini & Tritawirasta, 2015). Sebagai cerminan perilaku, sejarah dan peradaban suatu masyarakat atau bangsa, budaya dapat dijadikan salah satu identitas nasional (Edensor, 2020) yang memiliki ciri unik dan khas. Budaya memiliki sifat dinamis. Kedinamisan budaya terjadi dikarenakan budaya dapat mengalami perubahan seiring berjalannya waktu, entah terjadi perubahan, modifikasi atau bahkan bisa jadi hilang atau punah. Kedinamisan budaya berpotensi menyebabkan punahnya suatu budaya, termasuk budaya Indonesia. Hal ini memicu permasalahan baru, setidaknya dari tahun 2011 sampai tahun 2019 Kemendikbud mencatat ada 11 bahasa daerah di Indonesia yang mengalami kepunahan (Prodjo, 2020). Tidak hanya kepunahan budaya yang bersifat intangible seperti bahasa daerah, namun budaya yang bersifat tangible seperti benda warisan budaya juga terancam punah atau hilang. Artikel yang diterbitkan oleh tirto.id disebutkan bahwa marak terjadi praktik jual beli benda warisan budaya (Putri, 2016). Alasan kepunahan budaya dan hilangnya benda warisan budaya dapat dijelaskan dalam tiga faktor, yaitu: (1) masyarakat Indonesia belum mengusahakan penjagaan dan pelestarian budaya sebagai suatu keniscayaan, (2) nformasi i terkait budaya lokal belum tersebar luas, (3) kurangnya rasa ingin tahu generasi muda terhadap budayanya sendiri (Muklason et al., 2012). Tiga faktor penyebab punahnya budaya tersebut menunjukkan permasalahan yang ada terkait pelestarian budaya Indonesia, salah satunya berupa informasi terkait budaya lokal yang belum tersebar luas, sehingga masyarakat terutama generasi muda belum banyak mengetahui kebudayaan lokal yang ada. Permasalahan terkait belum meratanya penyebaran informasi budaya lokal perlu dicarikan jalan keluar sehingga masyarakat mengetahui budaya yang mereka miliki. Salah satu instansi yang memiliki tugas penyebaran informasi yakni perpustakaan. Dalam rangka mengatasi permasalahan terkait penyebar luasan informasi budaya lokal perpustakaan memiliki peran untuk preservasi dan komunikasi budaya (United, 2020). Hal serupa juga tertuang dalam Undang – Undang No 43 Tahun 2007 pasal 22 disebutkan bahwa Pemerintah provinsi dan pemerintah kabupaten/kota menyelenggarakan perpustakaan umum daerah yang koleksinya mendukung pelestarian hasil budaya daerah masing-masing dan memfasilitasi terwujudnya masyarakat pembelajar sepanjang hayat (Indonesia, 2007). Perpustakaan umum daerah baik dalam tingkat provinsi maupun kabupaten/kota dapat memberikan dukungan dalam upaya pelestarian budaya lokal suatu daerah. Tidak hanya mendukung pelestarian budaya lokal, perpustakaan umum daerah juga dapat mengkomunikasikan kebudayaan lokal suatu daerah dari koleksi yang dimiliki atau dengan upaya kemas ulang informasi. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah merupakan salah satu perpustakaan umum daerah yang melakukan upaya preservasi dan komunikasi budaya. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah memiliki kewajiban dan kewenangan menjadi pusat penelitian dan rujukan budaya daerah seperti tertuang dalam pasal 7 Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah No 1 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Perpustakaan di Provinsi Jawa Tengah. Berdasarkan Perda Provinsi Jawa Tengah tentang Penyelenggaraan Perpustakaan maka seharusnya perpustakaan daerah merupakan instansi yang tepat untuk turut serta menginformasikan kepada masyarakat terkait budaya lokal, hasil penelitian sampai saat ini belum ada penelitian yang mengkaji lebih dalam terkait peran perpustakaan umum daerah dalam melakukan preservasi dan komunikasi kebudayaan lokal (Dinas Provinsi Jawa Tengah, 2014). Padahal saat ini dengan kemudahan teknologi informasi yang ada sebetulnya dapat dipergunakan untuk menjembatani permasalahan dalam komunikasi dan presevasi terkait budaya lokal. Berdasarkan penjabaran permasalahan yang ada maka tujuan dari artikel ini untuk mengetahui bagaimana peran Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dalam preservasi dan komunikasi kebudayaan lokal. B. TINJAUAN PUSTAKA Budaya merupakan moral, hukum dan adat istiadat yang dimiliki oleh sekelompok masyarakat sosial yang nantinya moral, hukum dan adat istiadat tersebut akan mempengaruhi perilaku serta membangun persepsi kelompok masyarakat sosial itu (Mironenko dan Sorokin, 2018). Budaya dapat digunakan sebagai identitas suatu kelompok masyarakat sosial. Budaya sebagai identitas sudah seharusnya dilestarikan dan dipelajari nilai – nilai positif yang ada di dalamnya. Berdasarkan penelitian terdahulu yang dilakukan oleh Ugwoke dan Omekwu (2014) diketahui bahwa perpustakaan umum daerah memiliki misi budaya yang dikuatkan dengan Manifesto Publik oleh UNESCO 1995. Penelitian yang dilakukan oleh Ugwoke dan Omekwu menekankan pada misi budaya yang dibawa oleh perpustakaan umum dan penekanan pada masalah yang menghambat misi budaya yang dibawa oleh perpustakaan. Pada penelitian Ugwoke dan Omekwu peran perpustakaan umum dalam misi budaya masih dipandang secara luas sehingga perlu difokuskan lagi terutama dalam hal preservasi dan komunikasi. Penelitian ini mencoba menspesifikasi dan memperbaharui peran perpustakaan dalam misi budaya. Selama ini penelitian terkait peran perpustakaan dalam kebudayaan masih sebatas melihat peran perpustakaan secara umum sehingga tulisan ini diharapkan dapat memberikan sudut pandang baru terkait peran perpustakaan daerah dalam kebudayaan dengan melakukan spesifikasi terhadap preservasi dan komunikasi. Preservasi merupakan salah satu aspek penting yang banyak dikaji oleh penelitian sebelumnya terkait perpustakaan dan kebudayaan lokal. Komunikasi merupakan salah satu poin penunjang untuk dapat mendiseminasikan produk preservasi budaya lokal yang telah dilakukan. Pemfokusan pada preservasi dan komunikasi budaya pada tulisan ini selaras dengan Undang – Undang No 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan dan linier dengan program SDG's yang sedang digagas oleh Pemerintah Indonesia hingga tahun 2030. Preservasi budaya memang telah banyak dijadikan sebagai objek penelitian, seperti dalam penelitian Pandey & Kumar (2020). Pandey & Kumar mengeksplorasi hambatan digitalisasi dan pelestarian digital sumber daya warisan budaya. Penelitian yang dilakukan oleh Pandey dan Kumar lebih berfokus pada hambatan yang dihadapi oleh para pustakawan, arsiparis, dan manajer dalam proyek digitalisasi. Hambatan yang sering dihadapi adalah pendanaan yang tidak memadai, kebijakan pelestarian digital tingkat nasional yang masih belum baik, dan tidak adanya infrastruktur teknis dalam upaya digitalisasi warisan budaya. Jika Pandey & Kumar membidik hambatan yang dihadapi dalam pelestarian budaya maka dalam tulisan ini, preservasi diposisikan sebagai objek untuk melihat peran perpustakaan daerah dalam kegiatan tersebut. Originalitas tulisan ini terletak pada eksplorasi peran perpustakaan daerah yang difokuskan pada preservasi dan komunikasi budaya lokal. Peran perpustakaan daerah dalam preservasi dan komunikasi budaya lokal menjadi kajian utama dalam tulisan ini, budaya tidak hanya sekedar dipreservasi namun juga perlu dikomunikasikan sehingga dapat dipelajari oleh generasi selanjutnya.

Penelitian ini merupakan case report dengan bentuk penyajian deskriptif. Case report merupakan dokumentasi ilmiah dari suatu permasalahan atau kegiatan yang ada (DelgadoRamírez, 2017). Case report dipilih karena dapat memberikan peluang dalam pengembangan pemikiran ilmiah dan mendorong pemikiran kritis untuk dikembangkan lebih jauh (Cromwell & Stern, 2019). Penulisan case report diperlukan objek penelitian sehingga pembahasan dapat tetap terfokus. Objek penelitian ini adalah preservasi dan komunikasi kebudayaan lokal, untuk memahami objek penelitian maka diperlukan bantuan subjek penelitian. Subjek penelitian yang digunakan adalah pustakawan dan staf Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah terutama yang memahami objek penelitian. Subjek penelitian selanjutnya disebut sebagai informan. Informan didapatkan melalui purposive sampling, di mana telah ditentukan persyaratan yang perlu dipenuhi oleh subjek untuk dapat menjadi informan, sehingga informasi yang didapatkan lebih paham betul terkait objek penelitian (Campbell et al., 2020; Etikan, 2016). Metode pengambilan data yang digunakan dalam case report ini adalah wawancara semi terstruktur, observasi non partisipan, dan kajian pustaka. Dalam rangka menjaga kualitas data dalam tulisan ini maka digunakan teknik maintaining quality. Teknik maintaining quality menggunakan empat kriteria sesuai dengan Korstjens & Moser (2018), yaitu: credibility, transferability, dependability, confirmability. Olah data dalam tulisan ini menggunakan teknik analisis tematik. Tulisan ini disajikan dalam bentuk deskriptif supaya dapat memberikan penjelasan yang rinci terhadap olah data yang telah dilakukan.

Hasil olah data berupa wawancara, observasi dan studi pustaka yang dilakukan oleh peneliti menunjukkan ada tiga peran utama yang dimiliki oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah terkait budaya lokal. Peran tersebut muncul dari kegiatan rutin yang selama dilakukan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Peran yang dilakukan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah kadang kala tidak disadari oleh pustakawan dan muncul secara tidak langsung. Secara detail peran Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dalam preservasi dan komunikasi budaya dibahas secara detail di bawah ini: 1. Peran sebagai Penyedia Informasi Budaya Lokal melalui Koleksi di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Koleksi merupakan semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak, dan atau karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang dihimpun, diolah, dan dilayankan. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah memiliki beberapa jenis koleksi terkait budaya lokal, yaitu: koleksi budaya lokal berupa buku tercetak, flipbook, kliping dan arsip budaya lokal. Koleksi budaya lokal berupa buku dapat diakses langsung dengan mengunjungi Gedung Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Koleksi flipbook merupakan jenis koleksi berupa buku elektronik yang memuat gambar halaman per halaman dan gambar tersebut dapat diberi efek seperti membolak-balikkan kertas pada buku tercetak. Koleksi budaya berupa flipbook dapat diakses melalui jaringan internet, sehingga dapat diakses oleh siapapun dan kapanpun tanpa perlu datang langsung ke Gedung perpustakaan. Koleksi budaya berupa flipbook merupakan bentuk digitalisasi buku tercetak ke dalam bentuk elektronik. Masyarakat perlu menginstal software Adobe Flash Player di internet browser yang digunakan untuk mengakses flipbook, sehingga koleksi budaya berupa flipbook yang dimiliki oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dapat dimiliki. Koleksi budaya berupa flipbook tidak dapat diunduh, sehingga masyarakat harus terkoneksi dengan internet jika ingin memanfaatkan koleksi flipbook tersebut. Koleksi flipbook yang dimiliki Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah terbagi dalam tiga kelompok, yaitu: (1) sejarah; (2) kesenian dan budaya; (3) kesusasteraan dan budaya. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah juga memiliki koleksi budaya lokal berupa kliping. Koleksi berupa kliping memiliki versi elektronik yang juga dikemas dalam bentuk flipbook, sehingga untuk dapat mengakses koleksi ini masyarakat juga memerlukan software Adobe Flash Player di dalam internet browser yang digunakan. Koleksi berupa kliping budaya dapat diakses melalui tautan https://perpus.jatengprov.go.id/ deposit/e-book/kliping-online. Koleksi kliping elektronik terkait budaya yang terbaru dalam situs web Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah adalah Kliping Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Tengah tahun 2016. Terdapat 9 koleksi kliping elektronik yang terdiri dari berbagai macam subjek di situs web Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Koleksi lain terkait budaya lokal daerah yang dimiliki oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah adalah koleksi berupa arsip budaya lokal berupa arsip, buku, foto, dan rekaman audio video tarian dari berbagai daerah yang terdiri dari 35 kabupaten dan kota yang ada di Jawa Tengah. Arsip budaya lokal diantaranya berupa arsip tokoh budaya, diantaranya: Gesang, Waljinah, Ki Narto Sabdo. Koleksi tokoh tersebut bukan dalam bentuk biografi namun lebih ke dalam bentuk tulisan karya dan pencapaian yang pernah beliau hasilkan. Selain arsip budaya lokal terkait tokoh budaya yang berasal dari Jawa Tengah terdapat juga arsip budaya lokal berupa foto yang diberi keterangan. Arsip budaya lokal di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah lebih banyak difokuskan ke Dinas Kearsipan Provinsi Jawa Tengah. Arsip budaya lokal yang ada di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah didapatkan melalui proses akuisisi. Proses akuisisi yang dilakukan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah adalah dengan melakukan survei akuisisi. Survei akuisisi dilakukan oleh tim khusus yang dibentuk berdasarkan kebutuhan lapangan yang akan disurvei. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah akan membuat daftar sementara terkait arsip budaya lokal yang perlu dikumpulkan. Setelah daftar sementara selesai disusun maka pihak Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah akan membuat surat rekomendasi untuk komunitas atau mitra yang akan diajak untuk bekerja sama. 2. Peran dalam Preservasi Kebudayaan Lokal di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Peran merupakan aspek dinamis terkait status dan kedudukan bila menjalankan hak dan kewajiban sesuai kedudukan (Soekanto, 2012). Dalam penelitian ini peran yang dimaksud adalah status dan kedudukan yang dijalankan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dalam menjalankan hak dan kewajibannya, terutama yang berkaitan dengan misi budaya yang diemban oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah memiliki dua peran terkait status dan kedudukannya yang berhubungan dengan budaya lokal daerah Jawa Tengah. Peran pertama adalah peran sebagai penyedia informasi dan peran yang kedua adalah peran sebagai instansi preservasi budaya. a. Peran Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah sebagai penyedia informasi Peran sebagai penyedia informasi merupakan peran yang muncul karena adanya fungsi informasi yang dimiliki oleh perpustakaan seperti yang tercantum dalam Undang – Undang No 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan pada pasal 3. Fungsi informasi yang dimiliki oleh perpustakaan tidak hanya penyediaan informasi yang bersifat umum namun juga penyediaan informasi terkait budaya lokal. Perpustakaan sebagai penyedia informasi terkait budaya lokal juga tertulis dalam Undang – Undang No 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan pada pasal 22 ayat 2 dimana pemerintah provinsi dan pemerintah kabupaten/kota menyelenggarakan perpustakaan dimana koleksi yang dimiliki mendukung pelestarian budaya daerah. Dalam peraturan tersebut perpustakaan daerah menjalankan peran sebagai penyedia informasi dengan melayankan koleksi budaya lokal kepada masyarakat. Koleksi budaya lokal yang dimiliki oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah diantaranya adalah, buku tercetak, kliping, buku elektronik, dan arsip budaya lokal (baik dalam bentuk tercetak maupun non cetak). Layanan informasi yang diberikan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah berupa layanan informasi baca ditempat dan layanan informasi elektronik yang dapat diakses melalui jaringan internet. Hasil wawancara dengan informan, dimana informan mengatakan “tujuan lembaga (Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah) ini ya untuk memberi informasi mengenai arsip dan buku yang mereka butuhkan bukan hanya disimpan dan dibiarkan atau dikoleksi”. Berdasarkan dari wawancara tersebut dapat dilihat bahwa pustakawan sudah menyadari tujuan dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah yaitu menyediakan informasi. Peran sebagai penyedia layanan informasi merupakan peran utama yang dijalankan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. b. Peran Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah sebagai instansi preservasi budaya Preservasi kebudayaan lokal merupakan usaha yang ditempuh untuk menjaga budaya berwujud benda maupun budaya tak berwujud supaya tetap lestari (Monova-Zhelev et al., 2020). Instansi preservasi budaya lokal merupakan peran kedua yang dijalankan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Peran Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah sebagai instansi pelestarian budaya tidak lepas dari peran yang pertama yaitu peran penyedia informasi. Pendorong terbentuknya peran sebagai instansi preservasi budaya yang dilakukan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah yaitu karena salah satu fungsi perpustakaan adalah menyimpan koleksi terkait budaya lokal daerah Jawa Tengah. Koleksi terkait budaya lokal didapatkan dari beberapa cara, dari membeli, deposit, dan membuat sendiri koleksi dengan cara kemas ulang informasi. Kemas ulang informasi adalah proses untuk mengumpulkan informasi dari berbagai sumber, memproses informasi dan membuat informasi tersebut menjadi lebih efektif dan atraktif dan menyebarkan atau melayankan informasi sesuai dengan permintaan (Dongardive, 2013). Kemas ulang informasi di perpustakaan dapat dilakukan dengan tiga cara, yaitu: current awareness service, selective dissemination of information, dan analysis and consolidation information (Chima Ogugua et al., 2019; Dongardive, 2013; Ivanovsky, 2019). Koleksi budaya lokal yang dimiliki oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah didapatkan melalui proses kemas ulang informasi dengan analysis and consolidation information. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah melakukan kemas ulang informasi dengan dua cara yaitu dengan cara selective dissemination of information, dan analysis and consolidation information. Selective dissemination of information (SDI) merupakan salah satu layanan perpustakaan dengan penyediaan informasi dengan subjek yang telah ditentukan secara teratur kepada user (Rzheuskyi et al., 2018). Layanan selective dissemination of information adalah berupa pembuatan kliping terkait kebudayaan dan pariwisata Jawa Tengah. Pembuatan kliping ini rutin dilakukan setiap tahunnya. Kliping kebudayaan dan pariwisata yang dibuat oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah merupakan kliping yang berasal dari berbagai surat kabar. Kliping kebudayaan dan pariwisata bahkan telah melalui proses digitalisasi dan diunggah dalam bentuk kliping elektronik. Masyarakat luas dapat membaca koleksi kliping elektronik melalui situs web Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Selective dissemination of information yang dilakukan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah tidak hanya terbatas pada pembuatan kliping namun juga dengan cara alih media buku cetak yang berkaitan dengan budaya lokal menjadi buku elektronik. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah melakukan alih media koleksi dengan cara memfoto buku tercetak yang memiliki subjek terkait budaya lokal, kemudian menggunakan aplikasi flipbook maker untuk menyusun foto buku yang sudah ada untuk mengubahnya menjadi buku elektronik. Koleksi flipbook terkait budaya lokal yang dimiliki oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah d a p a t d i a k s e s m e l a l u i https://perpus.jatengprov.go.id/deposit/ e-book/kearifan-lokal/kesenian-budayadaerah. Cara yang kedua dalam usaha mengadakan koleksi terkait budaya lokal oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dilakukan dengan analysis and consolidation information. Analysis and consolidation information merupakan proses kemas ulang informasi dimana pengetahuan publik yang secara khusus diseleksi,dianalisis, dievaluasi, dan mungkin direstrukturisasi dan dikemas ulang dengan tujuan melayani beberapa kebutuhan user, yang tidak dapat mengakses dan menggunakan informasi dalam jumlah besar atau dalam bentuk aslinya secara efektif (Chatterjee, 2017). Analysis and consolidation information adalah cara yang tepat bagi perpustakaan untuk membuat koleksi yang sulit didapatkan dengan cara membeli maupun hadiah. Analysis and consolidation information memungkinkan suatu perpustakaan untuk memiliki koleksi khusus yang hanya terdapat di perpustakaan tersebut, sehingga dapat menjadi salah satu sarana peningkatan kunjungan ke perpustakaan. Analysis and consolidation information yang dilakukan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah adalah dengan membuat sendiri arsip budaya lokal yang dimiliki. Informan RP mengatakan bahwa “Pertama melakukan survei. Lalu pihak dinas akan membuat daftar sementara. Setelah itu, membuat surat rekomendasi dan menunggu di acc. Jika sudah di acc lalu bisa mengambil arsipnya”. Informasi lain yang didapatkan adalah “Berkunjung langsung ke tempatnya. Ada tim yang bertugas untuk survei dan menyusun buku ini (buku yang berisi sejarah batik, gambar, dan lain-lain). Jadi kami sudah merangkum semuanya dibuku ini. Penggunjung tidak perlu kesulitan mencari satu per satu”. Berdasarkan hasil wawancara tersebut maka diketahui bahwa arsip budaya yang dimiliki merupakan hasil dari proses analysis and consolidation information. Analysis and consolidation information yang dilakukan adalah dengan melakukan survei pendahuluan untuk melihat data yang ada di lapangan, lalu mengumpulkan data yang diperlukan dan kemudian menyusun buku dari data yang telah terkumpul. Arsip budaya yang dimiliki oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah terdiri atas khazanah arsip, buku, rekaman audio dan video. Peran Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah sebagai instansi preservasi budaya menjadi sangat menarik, karena berdasarkan hasil penelitian didapatkan data bahwa Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah tidak hanya menunggu untuk mendapatkan suatu koleksi namun juga membuat koleksi demi memenuhi kebutuhan informasi pemustaka. Usaha Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dalam membuat koleksi berupa buku maupun rekaman audio visual merupakan salah satu bentuk kontribusi perpustakaan dalam melestarikan budaya lokal. Peran sebagai instansi preservasi budaya sangat berkaitan erat dengan peran sebagai sebagai penyedia informasi. Peran sebagai instansi preservasi budaya menghasilkan produk informasi yang dibutuhkan untuk menjalankan peran sebagai sebagai penyedia informasi 3. Peran dalam Komunikasi Kebudayaan Lokal di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Komunikasi merupakan proses penyampaian informasi dengan menggunakan suatu media. Tujuan penggunaan media dalam komunikasi adalah supaya informasi yang disampaikan dapat dipahami oleh kedua belah pihak (Buckk, 2019). Dalam menjalankan tugas dan kewajibannya terkait budaya lokal, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah memiliki peran sebagai komunikator informasi. Peran komunikator informasi muncul sebagai imbas dari peran sebagai penyedia informasi peran sebagai instansi preservasi budaya. Dari peran penyedia informasi maka akan terbentuklah interaksi dengan user, dalam interaksi munculah komunikasi. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah mengkomunikasikan budaya kepada masyarakat dengan melayankan koleksi berupa buku tercetak, kliping, flipbook, dan arsip budaya. Koleksi berupa buku tercetak dapat diakses di gedung perpustakaan, sedangkan koleksi kliping elektronik dan flipbook dapat diakses melalui situs web Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Koleksi berupa flipbook dan kliping elektronik dapat diakses oleh masyarakat melalui situs web. User perlu memiliki aplikasi Flash Player untuk dapat menikmati koleksi flipbook dan kliping elektronik budaya lokal. Koleksi flipbook dan kliping elektronik budaya lokal tidak dapat didownload sehingga user perlu terkoneksi dengan internet untuk dapat mengakses koleksi jenis ini. Meskipun begitu, koleksi flipbook sangat mempermudah masyarakat yang ingin mengakses koleksi budaya lokal namun berada jauh dari lokasi fisik perpustakaan. Layanan arsip budaya yang ada di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah merupakan layanan yang bersifat closed-access. Hal ini tercermin dari petikan wawancara dengan informan RP, “Penggunjung langsung diarahkan ke ruang layanan. Disana terdapat daftar khazanah arsip dan aplikasi untuk membooking apa yang ingin diambilkan, lalu nanti petugas akan mengambilkan arsip budaya sesuai dengan permintaan. Jadi pemustaka tidak bisa memilih sendiri”. Layanan closed-access merupakan layanan perpustakaan tertutup di mana user tidak dapat mengambil sendiri koleksi yang diinginkan, sehingga perlu adanya bantuan pustakawan untuk mendapatkan koleksi yang ada di perpustakaan (Arlan, 2017). Penggunaan sistem closed-access menguntungkan perpustakaan dalam hal keamaan koleksi (Wasitarini & Tritawirasta, 2015). Alasan penerapan sistem closed-access yaitu karena adanya alasan hak cipta yang perlu dilindungi, sehingga tidak dapat disebarluaskan dengan mudah. Sistem closed-access yang diterapkan oleh perpustakaan memiliki sisi positif dalam hal keamanan koleksi dan penghargaan terhadap hak cipta, namun juga memiliki sisi negatif karena mempersempit jangkauan komunikasi budaya dari perpustakaan kepada masyarakat. Masyarakat yang membutuhkan informasi terkait budaya perlu datang langsung ke Gedung C Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Peran sebagai komunikator informasi memang sudah ada namun perlu dimaksimalkan. Hal ini dikarenakan saat ini masyarakat memerlukan informasi yang cepat, mudah dan dapat diakses dimanapun. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah perlu mengatur strategi supaya komunikas budaya yang dilakukan dapat menjangkau masyarakat yang lebih luas lagi, namun tetap berprinsip pada menghormati hak kekayaan intelektual yang melekat di dalam suatu karya. Hal menarik yang ditemukan ketika mengakses situs web Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, adanya menu deposit. Menu deposit ini merupakan salah satu cara yang digunakan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah untuk melakukan komunikasi budaya lokal kepada masyarakat. Menu deposit yang ada di website Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah banyak berfokus pada konten budaya lokal. Hal tersebut terlihat dari submenu yang ada dalam menu deposit, yaitu: data deposit, artikel, e-book, dan link referensi. Submenu artikel merupakan kumpulan artikel elektronik yang dihimpun oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Submenu artikel memiliki terbagi dalam beberapa grup, seperti: kuliner, arsitektur, tari, tempat wisata, pahlawan dan tokoh, ringkasan buku, serta tembang yang merupakan budaya lokal daerah. Usaha Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dalam menjalankan perannya sebagai komunikator budaya lokal sangat terlihat. Peran sebagai komunikator budaya lokal tidak hanya dapat terbatas pada layanan offline namun juga pada layanan secara online. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah berhasil memanfaatkan teknologi informasi sebagai media untuk mengkomunikasikan budaya lokal kepada masyarakat. Pemanfaatan teknologi informasi juga sangat membantu masyarakat untuk tetap dapat mengakses informasi terkait budaya lokal tanpa harus datang ke gedung perpustakaan terutama di era pandemi seperti saat ini.

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah memiliki tiga peran utama dalam upaya preservasi dan komunikasi kebudayaan lokal yang merupakan perwujudan dari fungsi perpustakaan secara umum. Peranan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dalam upaya preservasi kebudayaan lokal adalah sebagai penyedia informasi dan sebagai instansi preservasi budaya. Peran sebagai penyedia informasi dilakukan dengan cara melayankan koleksi budaya lokal kepada masyarakat. Koleksi budyaa yang dimiliki oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah cukup banyak jenisnya diantaranya adalah koleksi buku tercetak, koleksi flipbook, koleksi kliping elektronik dan koleksi arsip budaya lokal. Peran sebagai instansi preservasi budaya dilakukan dengan cara kemas ulang informasi. Kemas ulang informasi dilakukan dengan cara mengalihmediakan informasi dari bentuk cetak ke elektronik sehingga dapat diakses oleh berbagai lapisan masyarakat. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah melakukan alih media, analisis dan konsolidasi informasi atau membuat sendiri koleksi budaya lokal, hal ini dapat dilihat dari adanya jenis koleksi berupa arsip budaya lokal. Peranan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dalam upaya komunikasi kebudayaan lokal adalah sebagai komunikator informasi budaya lokal. Peran ini dilakukan dengan cara memberikan layanan offline maupun online. Peran Dinas Kearsipan dan Perpustakaan dalam upaya preservasi kebudayaan lokal merupakan peran yang dinamis, sehingga akan terus mengalami perkembangan sesuai dengan kebutuhan pemustaka dan teknologi informasi.