Autentikasi Arsip sebagai Legalitas Formal Pertanggungjawaban Kegiatan
Universitas Pendidikan Ganesha; Universitas Pendidikan Ganesha; Universitas Pendidikan Ganesha; Universitas Pendidikan Ganesha
Abstrak
Arsip sebagai bukti kegiatan adalah dokumen dalam berbagai bentuk media yang mempunyai legalitas formal harus sesuai dengan kaidah tertentu sesuai dengan tata naskahdinas yang telah menjadi pedoman dalam administrasi. Dalam sebuah pertanggungjawabankegiatan sering dijumpai bukti kegiatan yang lemah dari sisi hukum maupun realitanyasehingga Pemeriksa dalam hal ini Inspektorat, Badan Pemeriksa dan Auditor seringmempertanyakan legalitas formil pertanggungjawabannya, bahkan ada laporanpertanggungjawaban yang tidak memiliki legalitas formil dan bukti-bukti kegiatan yang cukup. Dari kondisi tersebut maka masalah yang ingin dipecahkan adalah bagaimana arsip sebegai legalitas formil hasil kegiatan dapat diautentikasi kebenarannya. Peneliti menggunakan teori dasar dari Buku, Jurnal, Laporan, Pedoman maupun Web Page tentang Kearsipan, Keuangan dan Perencanaan serta Dasar Hukumyangmendukung terhadap penelitian autentikasi arsip sebagai legalitas formal pertanggungjawaban kegiatan. Metode Penelitian ini adalah penelitian kuantitatif dengan format deskriptif untukmenjelaskan berbagai kondisi, situasi di Universitas Pendidikan Ganesha (Undiksha) yangmenjadi obyek penelitian berdasarkan yang terjadi pada permasalahan legal dan ilegalnyadokumen yang selama ini menjadi pertanggungjawaban kegiatan. Penelitian ini dilakukandi Undiksha dengan populasi pengelola arsip dan pencipta arsip. Dugaan sementarabahwaarsip yang menjadi rekaman kegiatan masih sangat lemah pertanggungjawabannya. Hasil penelitian dengan jumlah responden sebanyak 17 orang yang hasil analisismenujukan Uji Normalitas dengan Nonparametric Test yaitu normal dengan signifikasi 0,730dan homogenitas Uji Levene Test juga normal dengan signifikansi 0,479 sedangkanhipotesis dengan uji determinasi menunjukan 42,9% autentikasi arsip mempengaruhi legalitas formil pertanggungjawaban kegiatan, dengan uji simultan dan parametrik dengannilai 0,004 lebih kecil dari 0,005 berarti Normal. Dari kuisioner disampaikan maka didapatkan1,80% menyatakan STS, 10,29% TS, 4,58% Abstain, 78,59% S dan 7,74%SS. Sedangkandari pengamatan dan wawancara dapat disampaikan bahwa 70% pencipta arsip belum memiliki kemampuan mengelola arsip, Pencipta Arsip hampir 80% menyerahkan urusankearsipan kepada pengelola arsip, 50% pengelola arsip belum memiliki pengelolaan arsip, dan 40% belum melakukan kegiatan pengelolaan asip sesuai dengan ketentuan, 80%belummemahami dasar-dasar kearsipan, dan hampir 70% responden tidak melakukan kegiatankearsipan karena belum mendapatkan tugas serta bukan tupoksinya. Sedangkan untuk populasi Arsiparis hampir 95% sudah memahami tugas dan fungsinya sebagai arsiparis namun belum dapat melakukan tugas kearsipan karena tugasnya masih melakukan kegiatan yang bukan kearsipan. Untuk Autentikasi Arsip hampir 50% Arsiparis belum memahami autentikasi arsip sesuai dengan pedoman dan ketentuan yang digunakan. Luaran pada Penelitian ini adalah artikel yang terbit dalam jurnal ber-ISSNsertauntuk TKT-1 Prinsip dasar dari teknologi telah diteliti dan tercatat dalamautentikasi arsipnantinya TKT-2 dapat memformulasi konsep teknologi dan aplikasi penggunaan autentikasi dalam melegalitas formal pertanggungjawaban kegiatan.
Abstract
Archives as evidence of activities are documents in various forms of media that haveformal legality and must comply with certain rules in accordance with the official document system which has become a guideline in administration. In activity accountability, weoftenfind evidence of activities that is weak from a legal perspective and in reality, so that auditors, in this case Inspectorates, Audit Boards and Auditors, often question the formal legalityof the accountability, and there are even accountability reports that do not have formal legalityand sufficient evidence of activities. Based on these conditions, the problemto be solved is how the authenticity of the archives as formal legal results of activities can be authenticated. Researchers use basic theories from books, journals, reports, guidelines andwebpages about archives, finance and planning as well as legal bases that support archiveauthentication research as a formal legality for activity accountability. This research method is quantitative research with a descriptive format to explainvarious conditions and situations at the Ganesha University of Education (Undiksha) whichisthe object of research based on what has occurred regarding legal and illegal documentsthat have been responsible for activities. This research was conducted in Undiksha witha population of archive managers and archive creators. The temporary suspicion is that thearchives which record activities are still very weakly accountable. The results of research with a total of 17 respondents, the results of the analysisshow that the Normality Test with the Nonparametric Test is normal with a significanceof 0.730 and the homogeneity of the Levene Test is also normal with a significance of 0.479, while the hypothesis with the determination test shows that 42.9% of archive authenticationinfluences the formal legality of activity accountability. with simultaneous and parametrict ests with a value of 0.004 which is smaller than 0.005 which means Normal. From the questionnaire submitted, it was found that 1.80% stated STS, 10.29% TS, 4.58%Abstained, 78.59% S and 7.74% SS. Meanwhile, from observations and interviews it can be saidthat 70% of archive creators do not have the ability to manage archives, almost 80%of archivecreators hand over archive matters to archive managers, 50% of archive managers donot have archive management, and 40% have not carried out archive management activitiesinaccordance with the provisions. 80% do not understand the basics of archiving, andalmost 70% of respondents do not carry out archival activities because they have not receivedanassignment and it is not their main function. Meanwhile, almost 95%of the archivist population already understands their duties and functions as archivists but cannot carryout archival duties because their duties are still carrying out activities that are not archival. For Archive Authentication, almost 50% of Archivists do not understand archive authenticationinaccordance with the guidelines and conditions used. The output of this research is an article published in an ISSN journal as well asfor TKT-1. The basic principles of technology have been researched and recorded in archival authentication. Later, TKT-2 can formulate technology concepts and applications for theuseof authentication in formal legalization of activity accountability.
Keywords:
Autetikasi Arsip Undiksha
Introduction
Latar Belakang Dalam fungsinya, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pelaporan, pertanggungjawaban, penilaian, dan pengendalian kegiatan. Dalam (Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, 2011) disebutkan pertanggungjawaban kegiatan dalam penciptaan, pengelolaan, dan pelaporan arsip diwujudkan dalam bentuk menghasilkan suatu sistem rekaman kegiatan yang faktual, utuh, sistematik, autentik, terpercaya, dan dapat digunakan. Untuk mewujudkan pertanggungjawaban tersebut, dibutuhkan kehadiran suatu lembaga kearsipan, baik yang bersifat nasional, daerah, maupun perguruan tinggi yang berfungsi mengendalikan kebijakan, pembinaan, pengelolaan kearsipan nasional agar terwujud sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu. Identifikasi, Pembatasan, dan Rumusan Masalah Dari latar belakang dan kondisi di atas, maka beberapa masalah yang terjadi di Undiksha dapat diidentifikasi sebagai berikut: Arsip yang tercipta adalah dalam bentuk elektronik dan digital, mudah untuk editing dokumentasi. Arsip yang tercipta non-elektronik sering tidak memenuhi tata naskah dinas sesuai dengan aturan yang berlaku. Banyaknya arsip yang tercipta sehingga memerlukan tenaga dan waktu yang lebih untuk autentikasi arsip. Dalam autentikasi arsip, banyak hal yang harus menjadi standar pelaksanaan autentikasi. Maka, batasan dalam penelitian ini adalah: Penelitian ini merupakan kajian historis dan teoritis sehingga kondisi variabel saat ini pengaruhnya tidak signifikan. Kajian penelitian ini dalam analisisnya hanya menilai autentifikasi dan legalitas arsip terhadap kondisi arsip yang menjadi objek penilaian. Stakeholder penelitian ini hanya dilakukan di Universitas Pendidikan Ganesha. Dari batasan tersebut, maka dapat dirumuskan serta menjadi hipotesis dalam penelitian ini yaitu bahwa peranan autentikasi arsip dapat menjadi salah satu upaya untuk meningkatkan legalitas arsip sebagai dokumen formal. Tujuan dan Urgensi Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk dapat mengetahui dan menilai arsip yang asli atau hasil rekayasa dari pencipta arsip, dokumen asli hasil rekaman kegiatan atau sudah ada modifikasi rekaman. Pentingnya penelitian ini dilakukan adalah untuk dapat mengautentikasi arsip yang benar sebagai rekaman kegiatan yang formal sehingga legalitas formal pertanggungjawaban kegiatan dapat terjadi. Pengertian Autentikasi Autentik adalah layak diterima atau dipercaya berdasarkan fakta dan ini identik (tidak berbeda sedikit pun) dengan asli serta bonafide (dapat dipercaya dengan baik). Menurut (Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, 2011) disebutkan Arsip yang autentik adalah arsip yang memiliki struktur, isi, dan konteks yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali arsip tersebut diciptakan dan diciptakan oleh orang atau lembaga yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip. Dalam sebuah pengelolaan kearsipan, dikenal dengan istilah autentikasi, yang asal kata dari autentik yang berarti dapat dipercaya, sama persis/tulen, sah. Sedangkan dalam jurnal (Listiyani, 2019) disebutkan “Autentikasi merupakan proses pemberian tanda dan/atau pernyataan tertulis atau tanda lainnya sesuai dengan perkembangan teknologi yang menunjukkan bahwa arsip yang diautentikasi adalah asli atau sesuai dengan aslinya.” Sedangkan sesuai dengan peraturan kepala arsip (Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, 2011) disebutkan, arsip yang autentik adalah arsip yang memiliki struktur, isi, dan konteks yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali arsip tersebut diciptakan dan diciptakan oleh orang/lembaga yang memiliki otoritas/kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip. Lebih jauh dalam (Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, 2011) disebutkan, autentisitas adalah kualitas suatu arsip yang sebagaimana adanya dan tidak mengalami perubahan. Autentik adalah layak diterima atau dipercaya berdasarkan fakta dan ini identik (tidak berbeda sedikit pun) dengan asli serta bonafide (dapat dipercaya dengan baik). Secara umum, kegiatan autentikasi arsip dapat dilakukan dengan beberapa cara, di antaranya pengecekan metadata atribut arsip dinamis aktif dan inaktif, kontrol prosedur yang dibuat lembaga, keamanan yang diperlukan pada tempat digitalisasi arsip dan keamanan yang digunakan pada sistem pengelolaan arsip elektronik, penyebarluasan arsip. Legalitas Formal Arsip sebagai pertanggungjawaban kegiatan harus mempunyai syarat dan ciri khusus yang menunjukkan bahwa arsip tersebut legal ataupun mempunyai landasan hukum serta bukti yang jelas. Menurut (Presiden Republik Indonesia, 1999) tentang PP RI Nomor 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasi disebutkan “Legalisasi adalah tindakan pengesahan isi dokumen perusahaan yang dialihkan atau ditransformasikan ke dalam mikrofilm atau media lain, yang menerangkan atau menyatakan bahwa isi dokumen perusahaan yang terkandung di dalam mikrofilm atau media lain tersebut sesuai dengan naskah aslinya.” Sedangkan J.G Steenberk, dalam Dahlan Thaib (et.al), (Hanum, 2020) menyebutkan “sebagai sebuah negara hukum, seyogyanya maka seluruh aspek dalam berbagai bidang termasuk bidang kenegaraan, kebangsaan, dan kemasyarakatan dan pemerintahan haruslah senantiasa berdasarkan atas hukum.” Hipotesis dan Kerangka Berpikir Penelitian Teori yang digunakan dalam penelitian kuantitatif akan mengidentifikasi hubungan antarvariabel. Hubungan antarvariabel bersifat hipotesis. Hipotesis merupakan proposisi yang akan diuji keberlakuannya atau merupakan suatu jawaban sementara atas pertanyaan peneliti. Hipotesis dalam penelitian kuantitatif dapat berupa hipotesis satu variabel dan hipotesis dua atau lebih variabel yang dikenal sebagai hipotesis kausal. Beberapa hubungan yang akan dianalisis dalam penelitian ini antara lain: arah hubungan, bentuk hubungan, hubungan positif dan negatif, kekuatan hubungan, kondisi hubungan. Alur berpikir penelitian ini dapat disampaikan sesuai dalam gambar flowchart berikut ini: Gambar 1 Skema berpikir penelitian kuantitatif
Method
Jenis, Subjek dan Tempat Penelitian Jenis penelitian ini adalah penelitian kuantitatif yang mengukur autentikasi arsip sebagai legalitas formal pertanggungjawaban kegiatan. Penelitian ini dilaksanakan di Undiksha dengan rincian sebagai berikut. Tabel 1 Subyek dan Jumlah Responden NO Kelas Populasi Rincian Jumlah 1 Pencipta 10 Org 10 2 Arsiparis 8 Org 8 3 Pengelola 30 Org 30 4 Umum 52 Org 52 JML 100 Prosedur Penelitian Prosedur yang akan dilakukan yaitu merancang dan koordinasi dengan anggota peneliti, setiap anggota akan dibekali dengan metode pengambilan data yaitu melakukan koordinasi dengan Tim Peneliti, melakukan brainstorming dan pengamatan ke pengelola arsip, melakukan observasi, melakukan checklist data dari data yang dimunculkan. Teknik dan Instrumen Pengumpulan data Persiapan, teknik dan metode pengumpulan data adalah menggunakan metode korelasi untuk menggambarkan lebih dari dua hasil penelitian ini, tabulasi yaitu penyaringan data melalui penyaringan data yang langsung observasi ke lapangan menggunakan angket, yang disusun sesuai dengan karakteristik arsip sebagai legalitas formal pertanggungjawaban kegiatan, penerapan data yaitu data yang terkumpul melalui metode komparatif diolah dengan menggunakan yaitu dengan angket dan observasi langsung karena penelitian ini menggunakan pendekatan kuantitatif metode deskriptif. Tabel 2 Hubungan Variabel dan Pengukurannya Variabel Indikator Pengukuran Operasional Arsip Cetak/Manual 1. Surat keluar 2. Surat Masuk 3. SK 4. Bahan Ajar 5. Dokumen Lain Arsip Digital, Arsip Elektronik Check list, Angket, Wawancara, Observasi Tahapan Analisa Data Analisis deskriptif kuantitatif serta analisis regresi berganda yaitu untuk mengetahui hubungan dan pengaruh antara jumlah beban kerja dan jumlah sumber daya dengan tujuan pengukuran digunakan teknik analisis regresi berganda, untuk mengetahui besarnya pengaruh secara kuantitatif dari suatu perubahan (variabel X, autentikasi arsip) terhadap kejadian lainnya (variabel Y, legalitas formal pertanggungjawaban kegiatan). Teknik Analisis Data Uji Normalitas sebaran data Uji normalitas univariat yang digunakan adalah uji Kolmogorov-Smirnov dan uji Shapiro-Wilk (Muhamad Galang Isnawan, 2020) dengan signifikansi ≥0,05 maka dapat dikatakan bahwa data tersebut normal. Uji Homogenitas Varians Pada analisis regresi, persyaratan analisis yang dibutuhkan setiap pengelompokan berdasarkan variabel terikatnya memiliki variansi yang sama bila homogen berdasarkan nilai signifikansinya yaitu nilai signifikansi (p) ≥0.05 menunjukkan kelompok data berasal dari populasi yang memiliki varians yang sama (homogen), dan (p) < 0.05 tidak homogen). Uji Hipotesis Hipotesis 0 (H0) seberapa besar pengaruh autentikasi arsip terhadap peningkatan legalitas formal pertanggungjawaban kegiatan. Terdapat tiga jenis pengukuran yang akan digunakan dalam penelitian ini, yaitu: a) Koefisien Determinasi (R2) Uji koefisien determinasi (R2) dilakukan untuk menentukan dan memprediksi seberapa besar atau penting kontribusi pengaruh yang diberikan oleh variabel independen secara bersama–sama terhadap variabel dependen. Nilai koefisien antara 0 dan 1. Jika nilai mendekati 1, artinya variabel independen memberikan hampir semua informasi yang dibutuhkan untuk memprediksi variabel dependen. Namun, jika nilai R2 semakin kecil, artinya kemampuan variabel – variabel independen dalam menjelaskan variabel dependen cukup terbatas (Ghozali, 2016). b) Uji Statistik F (Uji Simultan) Uji F bertujuan untuk mencari apakah variabel independen secara bersama–sama (simultan) mempengaruhi variabel dependen. Jika nilai signifikan <0,05 atau Fhitung>Ftabel maka terdapat pengaruh simultan variabel X terhadap variabel Y dan jika nilai signifikan >0,05 atau Fhitung <Ftabel maka tidak terdapat pengaruh simultan variabel X terhadap variabel Y. c) Uji Statistik T (Uji Parametrik) Uji-t adalah jenis pengujian statistika untuk mengetahui apakah ada perbedaan dari nilai yang diperkirakan dengan nilai hasil perhitungan statistika. Jika nilai signifikan <0,05 atau Thitung>Thitung maka terdapat pengaruh variabel X terhadap variabel Y dan jika nilai signifikan >0,05 atau Thitung<Thitung maka tidak terdapat pengaruh variabel X terhadap variabel Y. PELAKSANAAN PENELITIAN Prosedur dan Operasional Penelitian Dalam melaksanakan penelitian, langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan prosedur penelitian dengan melakukan koordinasi dan mengundang pembimbing untuk hipotesis penelitian agar dugaan sementara yang menjadi dasar dalam menentukan kisi-kisi tersusun dengan baik dan benar dengan menentukan variabel independen, variabel dependen, demensi, indikator, skala, dan rincian pertanyaan, melakukan uji normalitas, uji homogenitas varians, uji hopotesis. Penggalian Data Dalam menjaring data agar lebih efisien maka dilakukan penyusunan angket wawancara dan kuisioner dibuat melalui google form yang disusun berdasarkan variabel independen. Untuk variabel independen maka dibuat autentikasi arsip dengan dimensi pengertian, cara kerja, fungsi, serta jenis dokumen. Serta variabel dependen, yang dibuat legalitas pertanggungjawaban kegiatan dengan dimensi dasar hukum, kepatuhan, pencipta arsip, program, fungsi.
Result
Hasil Analisis Data Penelitian Tabel 3 Data Hasil Kuisioner Hasil analisis data diolah memalui aplikasi SPSS sebagai berikut: 1. Uji normalitas menggunakan Nonparametric Tests Tabel 4 Uji Normalitas menggunakan Non Parametric Test Dari tabel di atas maka data normal karena nilai signifikansi 0,730>dari 0,052. Uji Homogenitas Varians (Uji Levene Test dengan signifikansi 0,05) Tabel 5 Uji Homogenitas Varians Dari tabel di atas maka data normal karena nilai signifikansi 0,479>dari 0,053. Uji Hipotesis a) Koefisien Determinasi (R2 ), Tabel 6 Hipotesis dengan Koefesien Determinasi Dari hasil di atas terdapat 42,9% pengaruh variabel X terhadap variabel Yb) Uji Statistik F (Uji Simultan) Tabel 7 Hipotesis dengan Uji Simultan Tabel di atas 0,004<0,05 terdapat pengaruh simultan variabel XterhadapYc) Uji Statistik T (Uji Parametrik) Tabel 8 Hipotesis dengan Uji Uji Parametrik Maka didapatkan data sesuai tabel di atas 0,004<0,05 jadi terdapat pengaruh antara variabel X dengan variabel Y Telaah Hasil Penelitian Dari hasil penelitian yang dilakukan ada beberapa telaah yang dilakukanoleh peneliti dalam analisis autentikasi arsip sebagai legalitas faomal pertangkungjawaban kegiatan, dan diantara telaah tersebut dapat disampaikansebagai berikut: 1. Telaah berdasarkan data yang dianalisis sesuai tabel. 3 makadapat disampaikan responden menyatakan bahwa ada: a) 11 menyatakan STS, ada 1,80% responden yang sangat tidaksetujusetiap butir jawaban dari seluruh pertanyaan ini berarti sangat kecil responden tidak memahami pengelolaan arsip pada setiap butir pertanyaankarena hampir semua pertanyaan menanyakan terkait pengeloaanarsip; b) 63 menyatakan TS, ada 10,29% responden yang tidak setuju setiapbutir jawaban dari seluruh pertanyaan ini berarti responden sebagian besar telahmemahami pengelolaan arsip; c) 28 menyatakan Abstain, ada 4,58% responden yang ragu-raguini berarti responden masih belum paham terhadap pengelolaan arsip atautidakpaham terhadap maksud dari pertanyaan dari kuisioner; d) 481 menyatakan S, ada 78,59% responden yang setuju setiapbutir jawaban dari seluruh pertanyaan, ini berarti hampir sebagianbesar responden memahami pengelolaan arsip serta autentikasinya terhadaplegalitas formal pertanggungjawaban kegiatan; e) 29 menyatakan SS, ada 4,74% responden yang sangat setuju setiapbutir jawaban dari seluruh pertanyaan ini berarti responden betul-betul melakukan apa yang menjadi ketentuam pengelolaan arsipdalamautentikasinya; 2. Telaah berdasarkan analisis data yang dianalisis dengan aplikasi SPSSmakadapat disampaikan sebagai berikut: a) Hasil uji Normalitas data dengan SPSS menggunakan NonparametricTests maka didapat nilai signifikansi sebesar nilai signifikansi 0,730>dari 0,05 berarti data normal. b) Uji Homogenitas Varians dengan Uji Levene Test mendapatkanhasil signifikansi 0,479 ini berarti nilai signifikansi 0,479>dari 0,05 berarti dataterdistribusi normal dan homogen. c) Uji Hipotesis menggunakan 3 test, berikut penjelasan sebagai berikut: Uji koefesien determinasi didapatkan nilai Ajusted R square dengannilai 0,391, jadi sebesar 39,10% Autentikasi Arsip dapat mempengaruhi Legalitas Formal Petanggungjawaban Kegiatan sedangkansisanyasebesar 60,90% dipengaruhi oleh faktor lain. Uji Statistik F atau Uji Simultan didapatkan nilai signifikansi simultansebesar 0,004 maka sesuai ketentuan dalam pengambilan keputusanmaka nilai signifikansi hasil perhitungan lebih kecil dari ketentuanbatasyang disyaratkan yaitu sebesar 0,05 maka Autentikasi Arsipdapat mempengaruhi secara simultan terhadap Legalitas Formal Petanggungjawaban Kegiatan. Uji Statistik T atau Uji Parametrik didapatkan nilai signifikansi simultansebesar 0,004 maka sesuai ketentuan dalam pengambilan keputusanmaka nilai signifikansi hasil perhitungan lebih kecil dari ketentuanbatasyang disyaratkan yaitu sebesar 0,05 maka Autentikasi Arsipdapat berpengaruh terhadap Legalitas Formal Petanggungjawaban Kegiatan. 3. Telaah berdasarkan Pengamatan dan Wawancara yang dilakukanolehPeneliti kepada beberapa Pengelola Kearsipan yang dibagi sesuai denganTabel. 3: a) Untuk kelas populasi pencipta arsip, yang diamati adalah tentangoutput arsip yang dihasilkan serta kewenangannya dalam mengelola arsipyaituhampir 70% pencipta arsip belum memiliki kemampuan dalammengelolaarsip, sehingga tentang autentikasi arsip masih lemah untuk difungsikan; b) Untuk kelas populasi pengelola arsip, yang diamati adalah tentangarsipyang kelola serta tugas pokok dan fungsinya dalam mengelola arsiphampir 50% sehingga tentang autentikasi arsip masih lemah namunsudahmemenuhi layak untuk difungsikan; c) Untuk kelas populasi umum, yang diamati adalah tentang pemahamanterkait kearsipan, bahwa hampir 80% belum memahami dasar-dasar kearsipan, sedangkan pada saat diwawancarai sebagian besar hampir 70% responden tidak melakukan kegiatan kearsipan karenabelummendapatkan tugas serta bukan tupoksinya sehingga terkait autentikasi arsip perlu dilakukan sosialisasi dan program kegiatan; d) Untuk kelas populasi Arsiparis, yang diamati adalah tentang pemahamanterkait kearsipan, bahwa hampir 95% sudah memahami tugasdanfungsinya sebagai arsiparis sehingga sangat layak difungsikan
Conclusion
Simpulan Berdasarkan hasil analisis data dan telaah hasil penelitian yang dilakukan maka ada beberapa kesimpulan yang dapat disampaikan, antara lain: Berdasarkan hasil analisis data untuk instrumen penelitian, maka semua instrumen dianggap valid dan layak untuk dijadikan sebagai alat ukur dalam mencacah data. Semua uji yang dipakai dalam analisis setelah dianalisis menggunakan SPSS (Statistical Program for Social Science) kuesioner menunjukkan layak dan masih dalam rentang standar yang ditentukan. Berdasarkan hasil analisis data yang dilakukan dengan metode pengamatan dan wawancara, maka dapat disampaikan penelitian ini menunjukkan bahwa autentikasi arsip sebagai legalitas formil pertanggungjawaban kegiatan serta pengelolaan kearsipan masih di bawah rentang standar yang dibutuhkan sesuai dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2011 tentang Pedoman Autentikasi Arsip Elektronik, dan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan serta Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Penelitian ini adalah penelitian kuantitatif yang merekayasa data penelitian dengan analisis data kuantitatif deskriptif yang mempresentasikan data yang diperoleh secara kuantitatif dengan beberapa uji validitas data yang dideskripsikan secara kuantitatif, serta data hasil wawancara dan pengamatan yang dideskripsikan secara konkret dan verbal. Saran dan Masukan Autentikasi arsip merupakan proses pemberian tanda dan/atau pernyataan tertulis atau tanda lainnya sesuai dengan perkembangan teknologi yang menunjukkan bahwa arsip yang diautentikasi adalah asli atau sesuai dengan aslinya, apalagi arsip tersebut telah dimodifikasi maka pemberian tanda/pernyataan jelas sehingga user atau pengguna arsip tersebut memahami bahwa dokumen tersebut bukan aslinya. Untuk itu disarankan setiap arsip, entah itu dalam bentuk manual, digital ataupun elektronik dapat menunjukkan bahwa dokumen/arsip tersebut bukan aslinya. Arsip dalam berbagai bentuk media dan bentuk dapat menunjukkan ciri khusus bahwa arsip tersebut adalah jiplakan ataupun imitasi.