Validasi Data Katalog Perpustakaan PUSPAR UGM Titik Supanti, Janu Saptari, Fernando Marpaung

A. PENDAHULUAN Salah satu unsur mempengaruhi mutu perguruan tinggi adalah perpustakaan. Perkembangan teknologi informasi telah membawa pengaruh yang cukup besar terhadap perkembangan perpustakaan, demikian juga dengan membanjimya arus informasi, hal ini membuat tugas dan peranan perpustakaan semakin penting. Menghadapi laju informasi yang demikian cepat, perpustakaan dan pustakawan harus berusaha untuk meningkatkan kemampuan agar dapat memberikan pelayanan sesuai dengan kemajuan jaman dan fungsi dari perpustakaan itu sendiri sebagai penyebar informasi. Pelayanan pembaca adalah salah satu bagian maupun tugas perpustakaan yang kegiatannya berkaitan dengan pemanfaatan jasa informasi yang dikelola oleh perpustakaan (Lasa Hs, 2001: 124). Jasa informasi yang diberikan kepada pengguna perpustakaan antara lain sirkulasi, referensi, penelusuran literatur, pelayanan informasi yang terbaru, pelayanan informasi yang terseleksi, disusun berdasarkan sistem klasifikasi tertentu. Adanya pelayanan diharapkan masyarakat pengguna perpustakaan dapat dengan mudah dan cepat dalam mencari informasi maupun bahan pustaka yang ada di perpustakaan. Kepuasan pemustaka dapat diukur secara tidak langsung dari sering tidaknya mereka mengunjungi unit informasi serta memanfaatkannya jasa unit tersebut. Oleh karena itu perpustakaan harus meningkatkan jasa layanan agar para pemustaka ataupun pembaca tertarik untuk berkunjung dan memanfaatkan semua koleksi yang tersedia. Perpustakaan Pusat Studi Pariwisata Universitas Gadjah Mada (Perpustakaan PUSPAR UGM) merupakan unit pendukung penelitian dan akademik. Layanan yang disediakan dapat dimanfaatkan untuk kegiatan proses belajar mengajar (S-2 dan S-3 Kajian Pariwisata), penelitian maupun pengabdian kepada masyarakat. Perpustakaan PUSPAR UGM menyediakan berbagai macam bahan-bahan pustaka, seperti: buku-buku teks, literatur, referensi, jurnal, laporan penelitian, laporan tugas akhir/skripsi mahasiswa, tesis, disertasi, majalah ilmiah, majalah umum, kliping, koleksi foto, koleksi brosur serta beberapa koleksi CD promosi pariwisata dan pemerintah daerah dari sebagian wilayah Indonesia. Perpustakaan memerlukan katalog untuk menunjukkan ketersediaan koleksi yang dimilikinya. Katalog perpustakaan dari masa - ke masa telah mengalami inovasi. Inovasi terhadap katalog perpustakaan dengan tujuan untuk memberi kemudahan kepada pemustaka dan pengelola perpustakaan dalam proses temu kembali bahan pustaka yang diinginkan dari perpustakaan. Katalog memungkinkan pemustaka untuk mengetahui di mana bahan pustaka bisa ditemukan. Sistem temu kembali informasi di perpustakaan merupakan unsur yang sangat penting. Tanpa sistem temu kembali, pengguna akan mengalami kesulitan mengakses sumber daya informasi yang tersedia di perpustakaan. Perpustakaan akan mengalami kesulitan untuk menginformasikan sumber daya informasi yang tersedia kepada pemustaka, bila sistem temu kembali yang memadai tidak tersedia. Pemahaman Katalog perpustakaan adalah suatu daftar yang sistematis dari buku dan bahan-bahan lain dalam suatu perpustakaan, dengan informasi deskriptif mengenai pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, bentuk fisik, subjek, ciri khas bahan dan tempatnya. Dengan perkataan lain, pada suatu katalog dicatat sejumlah informasi bibliografis dari suatu dokumen atau bahan pustaka. Ada pendapat yang menyatakan, katalog perpustakaan adalah susunan yang sistematis dari seperangkat cantuman bibliografis yang mempresentasikan kumpulan dari suatu koleksi tertentu. Koleksi tersebut terdiri dari berbagai jenis bahan, seperti: buku, terbitan berkala, peta, rekaman suara, gambar, notasi musik, dan sebagainya. Persoalan klasik yang sering dihadapi di perpustakaan, baik oleh pemustaka maupun pengelola adalah bahan pustaka yang dicari tidak ditemukan pada tempat atau rak yang semestinya menyimpan bahan pustaka tersebut, hal ini bisa terjadi karena bahan tersebut dipinjam, hilang dipakai atau rusak. Hal ini juga sering ditemukan di Perpustakaan PUSPAR UGM. Solusi yang diambil untuk mengatasi kondisi ini dilakukan validasi terhadap data Katalog perpustakaan, baik katalog manual maupun katalog elektronik. 1. Roadmap Perpustakaan PUSPAR UGM Perpustakaan PUSPAR UGM saat ini menerapkan dua sistem katalog, yaitu katalog kartu dan katalog elektronik berbasis WINISIS versi 1.31. Hal ini terjadi karena di awal sistem Perpustakaan PUSPAR UGM dibangun sudah menggunakan sistem yang sudah ada, dan staf perpustakaan yang ada hanya melanjutkan saja. Sedangkan untuk pengembangan database selama ini tidak dilakukan, Perpustakaan PUSPAR UGM dikembangkan ke arah digital library network, dengan menerapkan sistem katalog online. Sebagian besar koleksi bahan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan referensi dan laporan hasil penelitian maupun skripsi dan tesis mahasiswa disajikan dengan format digital dan dapat diakses oleh pemustaka di mana saja. Pemustaka tidak harus berada di ruang perpustakaan, dengan ketentuan pemustaka harus terkoneksi dengan jaringan internet. Infrastruktur pendukung menuju digital library network dengan sistem katalog online, telah dipersiapkan oleh PUSPAR UGM sebagai lembaga induk dari perpustakaan. Perangkat komputer dengan spesifikasi teknis yang dibutuhkan telah disediakan, jaringan koneksi internet terhubung 24 jam dengan fasilitas koneksi dari @ugm.ac.id. Data koleksi bahan pustaka telah dimasukkan ke dalam database, diproses dengan komputer menggunakan perangkat lunak CDS/ISIS. Direncanakan ke depan akan dikembangkan dengan mengadopsi sistem OPAC (online public access catalogue). Koleksi bahan pustaka Perpustakaan Puspar UGM meliputi: 1). Buku Teks bidang pariwisata, 2). Buku-buku Referensi. Kamus pariwisata, bahasa, data-data statistik pariwisata, Peraturan-Peraturan dan Undang-Undang 3). Koleksi Hasil Penelitian. Rencana Induk Pengembangan Pariwisata Daerah, Wisata Budaya, Wisata Minat Khusus, Wisata Alam, 4). Koleksi Disertasi dan Tesis serta Skripsi dan Tugas Akhir D-3 Pariwisata. Skripsi dan Tugas Akhir diperoleh dari mahasiswa yang melakukan penelitian di Puspar UGM atau merupakan bimbingan dari salah satu peneliti di Puspar. 5). Koleksi Prosiding. Koleksi terdiri hasil dari hasil seminar atau workshop yang diadakan oleh Puspar maupun instansi yang lain yang ada kaitannya dengan bidang pariwisata. 6). Koleksi jurnal dan majalah. 7). Koleksi kliping, artikel, berita, ulasan, tanggapan, atau berita keilmuan memuat bidang pariwisata, ekonomi, sosial dan budaya. Koleksi CD, koleksi foto dan koleksi brosur. 2. Signifikasi Validasi data yang dilakukan terhadap katalog Perpustakaan PUSPAR UGM diharapkan sesuai antara katalog dengan bahan pustaka yang dimiliki di rak penyimpanan. Sehingga ke depan tidak ditemukan perbedaan data koleksi, serta data yang dimiliki merupakan data terbaru (up to date). Karena selama ini masih menggunakan dua sistem katalog, yaitu katalog kartu dan katalog elektronik. 3. Rumusan Masalah Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah dilakukan validasi terhadap data katalog perpustakaan, baik katalog manual maupun katalog elektronik dan kesesuaian di rak penyimpanan. Validasi data katalog Perpustakaan PUSPAR UGM dilakukan melalui stock opname, yaitu: kegiatan penghitungan kembali koleksi yang dimiliki perpustakaan agar diketahui profil koleksi, jajaran katalog yang tersusun rapi serta dapat mencerminkan keadaan koleksi untuk tujuan peningkatan pelayanan kepada pemustaka. 4. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian validasi katalog perpustakaan Puspar melalui stock opname adalah: a. Menyederhanakan dan menyatukan katalog Perpustakaan PUSPAR UGM, dari katalog kartu dan katalog elektronik menjadi satu database utama dalam bahasa Indonesia, Mengetahui profil koleksi dengan tepat c. Mengetahui jumlah dokumen menurut klasifikasi dengan tepat d. Menyediakan jajaran katalog yang tersusun rapi yang mencerminkan kondisi dokumen e. Mengetahui dengan tepat kondisi fisik dokumen/koleksi rusak, hilang, tidak lengkap, dipinjam, dll) B. STUDI PUSTAKA 1. Pengertian Validasi Istilah validasi pertama kali dicetuskan oleh Dr. Bernard T. Loftus. Direktur Food and Drug Administration (FDA) Amerika Serikat pada akhir tahun 1970-an, sebagai bagian penting dari upaya untuk meningkatkan mutu produk industri farmasi. Hal ini di latar belakangi adanya berbagai masalah mutu yang timbul pada saat itu yang mana masalah masalah tersebut tidak terdeteksi dari pengujian rutin yang dilaksanakan oleh industri farmasi yang bersangkutan. Terdapat banyak definisi dan pengertian tentang validasi. Validasi merupakan bagian dari program penjaminan mutu (quality asuransi) sebagai upaya untuk memberikan jaminan terhadap khasiat (efficacy), kualitas (quality) dan keamanan (safety) produk-produk industri farmasi. Validasi mencakup 4 (empat) bidang utama, yaitu: hardware, terdiri dari instrumen, peralatan dan sarana penunjang; software, berupa seluruh dokumen dan sistem kerja; metode analisa: dan kesesuaian sistem. Mengacu pada beberapa definisi tersebut di atas dapat penulis simpulkan bahwa validasi adalah suatu tindakan pembuktian, artinya validasi merupakan suatu pekerjaan "dokumentasi”. Tata cara atau metode pembuktian tersebut harus dengan "cara yang sesuai", artinya proses pembuktian tersebut ada fata cara atau metodenya, sesuai dengan prosedur yang tercantum standar. "objek" pembuktian adalah tiap-tiap bahan, proses, prosedur, kegiatan, sistem, perlengkapan atau mekanisme yang digunakan dalam produksi dan pengawasan (dalam hal ini adalah koleksi bahan pustaka Perpustakaan PUSPAR UGM). Validasi memiliki cakupan yang sangat luas dan hampir meliputi seluruh aspek, dalam kaitannya terhadap katalog perpustakaan. 2. Validasi melalui Stock Opname Stock opname adalah kegiatan penghitungan kembali koleksi yang dimiliki perpustakaan agar diketahui profil koleksi, jajaran katalog yang tersusun rapi serta dapat mencerminkan keadaan koleksi untuk tujuan peningkatan pelayanan kepada pengguna. Secara umum tujuan stock opname adalah; 1) mengetahui profil koleksi dengan tepat, 2) mengetahui jumlah dokumen menurut klasifikasi dengan tepat, 3) menyediakan jajaran katalog yang tersusun rapi yang mencerminkan kondisi dokumen, 4) mengetahui dengan tepat koleksi tanpa katalog, 5) mengetahui dengan tepat kondisi fisik dokumen/ koleksi rusak, hilang, tidak lengkap, dipinjam, dan lain-lain. Keuntungan melakukan kegiatan stock opname secara umum adalah untuk: a) dapat menyusun daftar koleksi b) memperoleh petunjuk bahwa koleksi yang hilang berarti diminati pengguna dan dapat dijadikan pertimbangan pengadaan, c) mengetahui laju kehilangan koleksi, d) dapat diperoleh susunan koleksi yang rapi dan sesuai urutan di rak, €) dapat dilakukan pembersihan koleksi dari debu dan kotoran Selain keuntungan, kegiatan validasi data katalog stock opname juga memiliki beberapa kekurangan, yaitu: a. mengurangi kenyamanan bagi pengguna karena selama kegiatan semua dokumen yang sedang dipinjam ditagih untuk dikembalikan, b. Tidak ada kegiatan layanan pada saat stock opname dilakukan, c. Memerlukan biaya yang relatif mahal. Menurut Sulistyo Basuki (1991), beberapa metode validasi melalui kegiatan stock opname adalah menggunakan: a). daftar pengadaan dicocokkan langsung dengan dokumen dalam rak. Metode ini membutuhkan 2 orang petugas, di mana seorang di antaranya memeriksa buku satu per satu dan menyebutkan nomor induknya, sedangkan seorang petugas lain memeriksa dan memberi tanda pada daftar pengadaan. b). Registrasi yang berisi nomor induk, daftar yang berisi nomor induk disiapkan dan dicocokkan dengan dokumen di rak. ¢). Lembar lepas berisi nomor induk, yang dibatasi sampai 100 nomor. Kemudian lembar lepas ini digandakan sesuai dengan jumlah petugas. Nomor induk yang tidak bernada adalah nomor induk yang dokumennya tidak dapat dilacak, (karena nomor induk yang bukunya ada sudah diberi tanda sebelumnya). d). Menggunakan kartu uji, menggunakan kartu katalog berukuran 7,5 x 12,5 cm. Setiap rak yang berisi buku diberi nomor atau simbol, Setiap buku dibuatkan kartu uji yang berisi nomor induk dan simbol lokasi kartu uji juga dibuatkan untuk dokumen yang sedang dipinjam, dijilid, atau diperbaiki. Kartu uji ini, kemudian disusun menurut nomor induk, nomor induk yang hilang dicatat dalam sebuah daftar, dan nomor induk yang ganda dapat diketahui. e) Menghitung koleksi, koleksi di dalam rak dihitung langsung jumlahnya, ditambah koleksi yang dipinjam, koleksi sedang dijilid, dan koleksi yang masih diperbaiki (jumlah ini dibandingkan dengan jumlah koleksi, yang didasarkan pada buku induk). Selisih dari kedua angka ini merupakan dokumen yang tidak diketahui/hilang). f). Berdasarkan sampel/contoh, dipilih beberapa rak sebagai contoh (dengan menggunakan sampel ini, akan didapatkan laju kehilangan buku per tahun berdasarkan perhitungan rata-rata. g). Bantuan komputer, membandingkan nomor induk buku buku yang ada di dalam jajaran rak, dengan nomor induk buku-buku yang terdaftar dalam buku induk. (perbandingan nomor induk itu dilakukan dengan bantuan komputer, yaitu dengan lebih dulu memasukkan data—data nomor induk yang terdapat dalam rak, serta nomor induk buku-buku yang ada dalam buku induk maka akan diketahui adanya buku — buku yang hilang. h). Shelflist, jajaran kartu katalog yang disusun berdasarkan nomor kelas. (disebut sebagai daftar pergerakan karena susunan kartu katalog sama dengan susunan koleksi dalam rak), Memungkinkan perpustakaan mengetahui lokasi yang benar suatu koleksi di dalam rak. Sistem ini sering digunakan di perpustakaan karena praktis dalam pelaksanaannya. Tahapan pelaksanaan stock opname dengan bantuan shelflist adalah: 1. Memeriksa koleksi yang sedang dipinjam, dijilid, diperbaiki, dan memberi tanda pada Kartu shelfList. 2. Memeriksa dan merapikan koleksi dalam rak, berdasarkan nomor kelas 3. Menentukan jatah pemeriksaan untuk masing masing petugas, misalnya golongan 0-200 petugas A, 300-500 petugas B, dan 600-800 petugas C. 4. Mencabut kartu shelf list sesuai jatah masing masing. 5. Kartu shelf list dibawa ke rak, kemudian mencocokkan kartu shelf list dengan koleksi dalam rak. 6. Jika tidak ditemukan koleksinya, kartu shelf list diberi tanda, dan dikumpulkan menjadi satu. (dapat diketahui koleksi yang hilang) 7. Memberi tanda pada koleksi yang tidak lengkap atau kondisi rusak 8. Memberi catatan jumlah eksemplar di belakang kartu 9. Mencocokkan kartu shelf list dengan kartu katalog pada jajaran pengarang, judul dan subjek 10. Mencocokkan koleksi dengan kartu katalog judul/pengarang/subjek, apabila ditemukan koleksi yang tidak memiliki kartu shelf list 11. Melengkapi kartu shelflist bagi koleksi yang tidak memiliki kartu shelf list 12. Menghitung jumlah dokumen untuk setiap golongan, melalui kartu shelflist baik jumlah judul, maupun eksemplar. . Katalog Perpustakaan 1) Pengertian Perpustakaan memerlukan katalog untuk menunjukkan ketersediaan koleksi yang dimilikinya. Untuk itu, perpustakaan memerlukan suatu daftar yang berisikan informasi bibliografis dari koleksi yang dimilikinya. Daftar tersebut biasanya disebut katalog perpustakaan. Hunter (1991, 1) menyatakan bahwa katalog adalah suatu daftar dari, dan indeks ke, suatu koleksi buku dan bahan lainnya. Katalog memungkinkan pemustaka untuk menemukan suatu bahan pustaka yang tersedia dalam koleksi perpustakaan tertentu. Katalog juga memungkinkan pemustaka untuk mengetahui di mana suatu bahan pustaka bias ditemukan. Dengan demikian, katalog adalah suatu sarana untuk temu kembali suatu bahan pustaka dari koleksi suatu perpustakaan. Gates (1989, 62) menyatakan bahwa, katalog perpustakaan adalah suatu daftar yang sistematis dari buku dan bahan-bahan lain dalam suatu perpustakaan, dengan informasi deskriptif mengenai pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, bentuk fisik subjek, ciri khas bahan dan tempatnya. Pendapat ini menjelaskan apa yang menjadi entri dari suatu katalog. Katalog memuat informasi deskriptif mengenai berbagai hal, seperti pengarang, judul, penerbit dan sebagainya. Dengan perkataan lain, pada suatu katalog dicatat sejumlah informasi bibliografis dari suatu dokumen atau bahan pustaka. Pendapat lain mengatakan, katalog perpustakaan adalah susunan yang sistematis dari seperangkat cantuman bibliografis yang merepresentasikan kumpulan dari suatu koleksi tertentu. Koleksi tersebut terdiri dari berbagai jenis bahan, seperti buku, terbitan berkala, peta, rekaman suara, gambar, notasi musik, dan sebagainya (Taylor 1992, 6). 2) Tujuan Dan Fungsi Katalog Tujuan katalog perpustakaan pertama sekali dikemukakan oleh Cutter pada tahun 1867, yaitu : /. To enable a person to find a book about which one of the following is known: the author, the title, the subject (katalog perpustakaan dapat digunakan oleh pemustaka untuk menemukan bahan pustaka yang diinginkannya berdasarkan pengarang, judul, maupun subjeknya). 2. To show what the library has by a given author, on a given subject, in a given kind of literature. (katalog dapat menunjukkan dokumen apa saja yang dimiliki oleh sebuah perpustakaan), 3. To assist in the choice of a book, as to its edition, as to its character-literary or topical' (katalog dapat membantu pada pemilihan sebuah buku berdasarkan isinya, atau berdasarkan karakternya sastra topik). Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa fungsi katalog perpustakaan adalah sebagai sarana temu balik informasi, sistem komunikasi dan sebagai daftar inventaris koleksi di suatu perpustakaan. Katalog perpustakaan berfungsi sebagai inventaris dokumen sebuah perpustakaan sekaligus berfungsi sebagai sarana temu balik (Sulistyo-Basuki 1991,317). 3) Bentuk Bentuk katalog yang digunakan di perpustakaan mengalami perkembangan dari masa ke masa. Perkembangan katalog perpustakaan tampak dari perubahan bentuk fisiknya. Sebelum katalog terpasang (online) muncul, telah dikenal berbagai bentuk katalog perpustakaan, dan bentuk yang paling umum digunakan ialah katalog kartu (Horgan 1994, 2). Katalog perpustakaan saat ini terdiri dari berbagai bentuk fisik antara lain, Katalog berbentuk buku (book catalog), katalog berbentuk kartu (card catalog), katalog berbentuk mikro (microform catalog), katalog komputer terpasang (online computer catalog). Katalog berbentuk buku atau katalog tercetak (printed catalog) telah lama digunakan di perpustakaan. Keuntungan dari katalog berbentuk buku ialah dapat dicetak sesuai dengan kebutuhan, dapat diletakkan pada berbagai tempat, dan mudah disebarluaskan ke perpustakaan lain. Entri pada katalog berbentuk buku dapat ditemukan dengan cepat, mudah menyimpannya, mudah menanganinya, bentuknya ringkas dan rapi. Kelemahan dari katalog berbentuk buku ialah cepat usang atau ketinggalan jaman. Hal itu terjadi karena setiap kali perpustakaan memperoleh buku baru, berarti katalog sebelumnya harus diperbaharui kembali, atau setidak-tidaknya membuat suplemen. Dengan demikian, katalog berbentuk buku ini tidak luwes. Biaya pembuatan katalog berbentuk buku cenderung lebih mahal, karena bentuk dan jumlah cantumannya sering berubah. Katalog kartu adalah bentuk katalog perpustakaan yang semua deskripsi bibliografinya dicatat pada kartu berukuran 7.5 x 12.5 cm. Katalog kartu disusun secara sistematis pada laci katalog. Katalog kartu masih banyak digunakan pada berbagai jenis perpustakaan di Indonesia hingga saat ini. Keuntungan dari katalog kartu ialah bersifat praktis, sehingga setiap kali penambahan buku baru di perpustakaan tidak akan menimbulkan masalah, karena entri baru dapat disisipkan pada jajaran kartu yang ada. Penggunaan katalog kartu tidak dipengaruhi faktor luar, misalnya terputusnya aliran listrik, dan kemungkinan rusak sangat kecil terkecuali jika perpustakaan terbakar. Kelemahannya adalah satu laci katalog hanya menyimpan satu jenis entri saja, sehingga pemustaka sering harus antri menggunakannya, terutama bila melakukan penelusuran melalui entri yang sama. Sulit menggunakannya jika berada pada jumlah yang besar, karena harus memilah-milah jajaran kartu sesuai urutan indeksnya. Katalog komputer terpasang (online computer catalog) sering disebut dengan online public access catalogue (OPAC), adalah bentuk katalog terbaru yang telah digunakan pada sejumlah perpustakaan tertentu. OPAC cepat menjadi pilihan katalog yang digunakan di berbagai jenis perpustakaan. Berbagai bentuk fisik katalog yang telah digunakan di perpustakaan, ternyata OPAC dianggap paling luwes (flexible) dan paling mutakhir (Taylor 1992, 11). 4) Online Public Access Catalogue Istilah baku untuk online public access catalogue (OPAC) dalam bahasa Indonesia, hingga saat ini belum terumuskan dengan pasti. Ada perpustakaan yang menyebutnya dengan istilah katalog online atau katalog terpasang, dan ada juga yang tetap menyebutnya dengan OPAC. Selain itu, ada juga perpustakaan yang menyebutnya dengan Katalog Akses Umum Talian, (KAUT) (Siregar 1999, 5). Corbin (1985, 255) menyebutnya dengan online public catalog, yaitu suatu katalog yang berisikan cantuman bibliografi dari koleksi satu atau beberapa perpustakaan, disimpan pada magnetic disk atau media rekam lainnya, dan dibuat tersedia secara online kepada pemustaka. Katalog itu dapat ditelusuri secara online melalui titik akses yang ditentukan. Pendapat ini menekankan pengertian OPAC dari segi penyimpanan dan penelusuran secara online. Pendapat lain menyatakan bahwa OPAC adalah sistem katalog terpasang yang dapat diakses secara umum, dan dipakai pemustaka untuk menelusur pangkalan data katalog, untuk memastikan apakah perpustakaan menyimpan karya tertentu, untuk mendapatkan informasi tentang lokasinya, dan jika sistem katalog dihubungkan dengan sistem sirkulasi, maka pemustaka dapat mengetahui apakah bahan pustaka yang sedang dicari sedang tersedia di perpustakaan atau sedang dipinjam (Ted 1993, 141). Pendapat ini menunjukkan fungsi dari OPAC sebagai sarana temu balik informasi yang dapat diintegrasikan dengan sistem sirkulasi. Selain sebagai alat bantu penelusuran, OPAC dapat juga digunakan sebagai sarana untuk memeriksa status suatu bahan pustaka. Melalui OPAC, pemustaka dimungkinkan juga dapat mengetahui lokasi atau tempat penyimpanannya Horgan (1994, 1) menyatakan, OPAC adalah suatu sistem temu balik informasi, dengan satu sisi masukan (input) yang menggabungkan pembuatan file cantuman dan indeks. Hal ini menghasilkan pangkalan data yang dapat ditelusur sebagai sisi keluaran (output) dari sistem. OPAC menyediakan akses umum kepada file pangkalan data yang dimiliki perpustakaan. Melalui OPAC pemustaka berinteraksi untuk memeriksa isi file yang ada. Kebutuhan pengguna berkomunikasi dengan sistem komputer dalam rangka memecahkan suatu pertanyaan atau permintaan (query), merupakan aspek paling penting pada OPAC. pemustaka menggunakan OPAC adalah untuk menjawab query tertentu. OPAC menjadi suatu sarana atau alat bantu bagi pemustaka untuk melakukan penelusuran informasi di perpustakaan. Melakukan penelusuran informasi melalui OPAC, biasanya menggunakan suatu terminal yang tersambung ke sistem komputer. Oleh karena itu, OPAC adalah sistem temu balik informasi yang merupakan bagian dari sistem komputer perpustakaan. Feather (1997, 330) menyatakan bahwa OPAC adalah suatu pangkalan data cantuman bibliografi yang biasanya menggambarkan koleksi perpustakaan tertentu. OPAC menawarkan akses secara online ke koleksi perpustakaan melalui terminal komputer. Pemustaka dapat melakukan penelusuran melalui pengarang, judul, subjek, kata kunci dan sebagainya. Pendapat ini selain menunjukkan fungsi OPAC pada penelusuran informasi, juga menekankan fungsi lain dari OPEC yaitu untuk menunjukkan keberadaan atau kekayaan koleksi dad suatu perpustakaan tertentu. Melalui OPAC, pemustaka akan bisa mengetahui seberapa banyak judul, subjek, eksemplar, dan sebagainya dari kolcksi suatu perpustakaan tertentu. Berdasarkan uraian di atas dapat dinyatakan bahwa OPAC adalah suatu sistem temu balik informasi berbasis komputer yang digunakan oleh pemustaka untuk menelusur koleksi di perpustakaan atau unit informasi lainnya 5) Data, Informasi dan Basis Data Data merupakan fakta mengenai suatu objek seperti manusia, benda, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang dapat dicatat dan mempunyai arti secara implisit. Data dapat dinyatakan dalam bentuk angka, karakter atau simbol. schingga bila data dikumpulkan dan sang berhubungan maka dikenal dengan istilah basis data (database). Basis data adalah kumpulan data yang mempunyai tipe sama dan terdiri dari beberapa unsur data yang saling terkait, Basis data disusun atas unsur-unsur yang lain terkait dan secara sistematika tertentu. Hirarki Data Berkas adalah himpunan seluruh rekaman yang bertipe sama Data diorganisasikan dalam bentuk elemen data (field), rekaman (record), dan berkas (file). Definisi dari ketiganya adalah sebagai berikut elemen data adalah satuan data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain yang bermakna. Misalnya data bahan pustakawan terdiri dari NIS, judul, pengarang, terbitan atau jumlah halaman. Sistem Basis Data Gabungan antara basis data dan perangkat lunak sistem manajemen basis data termasuk di dalamnya program aplikasi yang dibuat dan bekerja dalam satu sistem dikembangkan di Perpustakaan PUSPAR UGM dan dapat diartikan sebagai program komputer yang digunakan untuk memasukkan, mengubah, menghapus, memodifikasi dan memperoleh data/informasi dengan praktis dan efisien. Sistem validasi data katalog yang dibangun menggunakan sistem BDMS dengan beberapa keunggulan yaitu: kepraktisan, menyediakan media penyimpanan permanen yang berukuran kecil namun banyak menyimpan data jika dibandingkan dengan menggunakan kertas. Kecepatan, komputer dapat mencari dan menampilkan informasi yang dibutuhkan dengan cepat up to date. Informasi yang tersedia selalu berubah dan akurat setiap waktu.

Lokasi penelitian ini adalah Perpustakaan PUSPAR UGM yang terletak di Kompleks Bulaksumur Blok J-3, Yogyakarta. Perpustakaan PUSPAR UGM beroperasi mengikuti jam kerja PUSPAR dan UGM secara umum, yaitu: pada hari Senin sampai dengan Jumat, dimulai dari jam 08.00 hingga 16.00 wib. 1. Tahapan Penelitian Tahapan penelitian validasi data katalog perpustakaan Puspar dilakukan dengan cara stock opname melalui bantuan kartu shelf list. Kegiatan persiapan, pemeriksaan terhadap seluruh koleksi bahan pustaka perpustakaan, Memeriksa koleksi yang sedang dipinjam, dijilid, diperbaiki, dan memberi tanda pada kartu shelf list. Inventarisasi koleksi perpustakaan secara manual. Koleksi perpustakaan yang terdiri dari berbagai kategori dan klasifikasi disimpan dalam berbagai rak dan dipinjam oleh beberapa peneliti memeriksa dan merapikan koleksi dalam rak, berdasarkan nomor kelas dan jenis konveksi. Menentukan bagian pemeriksaan untuk masing-masing petugas, dibagi dalam 2 (dua) golongan, jenis buku teks dan buku referensi. Serta dibedakan berdasarkan letak rak penyimpanan berada. Inventarisasi koleksi berdasarkan basis data CDS ISIS Winisis 1.31.), Database dalam Winisis 1.31. dengan klasifikasi versi lama dicetak, kemudian dicek kesesuaian datanya dengan yang terdapat dalam rak penyimpanan secara manual (mencabut kartu shelf list). Kartu shelf list dibawa ke rak, kemudian mencocokkan kartu shelf list dengan koleksi dalam rak. Jika tidak ditemukan koleksinya, kartu shelf list diberi tanda, dan dikumpulkan menjadi satu, (dapat diketahui koleksi yang hilang, tidak terdapat dalam rak), memberi tanda pada koleksi yang tidak lengkap atau kondisi rusak. Memberi catatan jumlah eksemplar di belakang kartu. Mencocokkan kartu shelf list dengan kartu katalog pada jajaran pengarang, judul dan subjek. Mencocokkan koleksi dengan kartu katalog judul/pengarang/subjek, apabila ditemukan koleksi yang tidak memiliki kartu shelf list. Melengkapi kartu shelflist bagi koleksi yang tidak memiliki, menghitung jumlah dokumen untuk setiap golongan, melalui kartu shelf list balk jumlah judul, maupun eksemplar. Restrukturisasi koleksi perpustakaan berdasarkan klasifikasi DDC, berdasarkan hasil inventarisasi terhadap database secara manual. Restrukturisasi data dilakukan dengan mengikuti standar baku klasifikasi DDC entry data. Proses entri data dilakukan secara manual dari digital mengikuti standar baku klasifikasi DDC penyempurnaan katalog. 2. Daftar Cek (Checklist) Penataan data dilakukan dengan menggunakan sebuah daftar yang memuat nama observer dan jenis gejala yang diamati. Data yang digunakan sebagai unit analisis adalah database koleksi Perpustakaan PUSPAR UGM yang telah terekam dalam sistem WINISIS versi 1.31. Kegiatan validasi data katalog Perpustakaan PUSPAR UGM, menggunakan daftar cek (checklist) sebagai pedoman melakukan analisis data yang terdapat dalam database sistem WINISIS terhadap realitas jumlah koleksi buku yang terdapat di rak penyimpanan. Data base disusun berdasarkan klasifikasi DDC (Decimal Dewey Classifications).

1. Profil Perpustakaan Pusat Studi Pariwisata Perpustakaan PUSPAR UGM merupakan perpustakaan khusus, dalam arti koleksinya mengkhususkan dalam bidang kepariwisataan. Selain itu, keberadaannya dilibatkan sebagai penunjang kegiatan penelitian yang dilakukan oleh lembaga induknya. Sejarah berdiri Pusat Studi Pariwisata UGM, pada masa awal pendirian di tahun 1994 masih bernama Pusat Penelitian dan Pengembangan Pariwisata UGM. Pada awalnya lembaga ini bertempat di Kotabaru Yogyakarta, bergabung dengan Studi Perencanaan dan Pengembangan Pariwisata (STUPA). Kemudian pada tahun 1995 pindah ke Pogung Baru No F no. 35 dan masih bergabung dengan STUPA. Pada awal tahun 1997 PUSPAR pindah ke Gedung Pusat UGM lantai III, sayap utara dan memisahkan diri dari STUPA. Pada tanggal 23 Mei 2000, PUSPAR UGM, pindah ke kompleks Bulaksumur Blok G-9. Kemudian pada tanggal 17 Juli 2000 PUSPAR UGM menempati kompleks Bulaksumur Blok J-3 hingga sekarang. PUSPAR merupakan bagian dari Lembaga Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat (LPPM-UGM) yang didirikan pada tanggal 23 Juli 1994 dengan SK Rektor UGM, No.UGM/92/4576/UM/01/37. Perpustakaan PUSPAR UGM secara khusus menyediakan informasi bidang pariwisata, dengan pengguna (user) tertentu, yaitu mereka yang berminat terhadap bidang pariwisata, seperti mahasiswa Pariwisata, S1 Pariwisata, S2 Kajian Pariwisata maupun S-3 Kajian Ilmu Pariwisata, maupun dari luar UGM yang ada kaitannya dengan ilmu kepariwisataan. 2. Fungsi Dan Peran Perpustakaan PUSPAR UGM merupakan pusat informasi bidang pariwisata baik di lingkungan UGM maupun di luar lingkungan UGM. Keberadaan Perpustakaan PUSPAR UGM merupakan sarana penunjang kelancaran tugas tugas utama lembaga yang berupa kegiatan penelitian di bidang kepariwisataan. Selain sebagai pusat informasi kepariwisataan, Perpustakaan PUSPAR UGM juga melakukan tugas menghimpun, melestarikan, mengolah bahan pustaka secara sistematis, serta menyebarluaskan informasi yang dimiliki kepada masyarakat luas maupun instansi yang terkait dan membutuhkan. Sejalan dengan fungsi tersebut, apabila informasi yang dicari tidak tersedia di Perpustakaan PUSPAR UGM, maka diberikan pelayanan bantuan untuk penelusuran lebih lanjut ke perpustakaan di lingkungan UGM ataupun instansi lainnya yang ada kaitannya dalam bidang ilmu pariwisata. Visi Perpustakaan PUSPAR UGM adalah: "Sebagai pusat informasi penelitian di bidang kepariwisataan". Misi adalah: a) Mengelola koleksi secara sistematis, memudahkan dalam proses temu kembali; b) Ikut berperan sebagai wadah praktek bagi mahasiswa ilmu kepariwisataan; ¢) Secara aktif menjalin kerjasama dengan pengelola informasi kepariwisataan; d) Mendukung sistem pengelolaan dengan kemajuan teknologi informasi kepariwisataan. Tujuan Perpustakaan PUSPAR UGM. a) Sebagai sarana penunjang kegiatan penelitian bidang kepariwisataan. b) Pusat informasi kepariwisataan di lingkungan UGM. ¢) Melestarikan dan mengolah bahan pustaka secara sistematis. d) Menyebarluaskan informasi kepariwisataan kepada masyarakat 3. Pengelolaan Koleksi Pengolahan bahan pustaka atau pemprosesan adalah suatu kegiatan mengelola berbagai macam koleksi yang diterima untuk bisa segera dipakai dan disusun secara sistematis sesuai dengan sistem yang berlaku. Koleksi tersebut dapat berupa: buku, majalah, jurnal, buletin, referensi, laporan hasil penelitian, surat kabar, atlas dan lain sebagainnya. Pengelolaan koleksi dapat diartikan sebagai kumpulan suatu koleksi yang telah diproses secara sistematis dan ditempatkan sesuai dengan tata urutan agar dapat digunakan oleh pemustaka. 4. Sistem Pengadaan Koleksi Kegiatan pengadaan atau penambahan koleksi di perpustakaan PUSPAR UGM secara umum dilakukan mengikuti kebutuhan penelitian yang sedang dilaksanakan atau mengusulkan pembelian terhadap beberapa bahan pustaka yang sifatnya baru dan belum dimiliki. Beberapa cara pengadaan dan penambahan koleksi dilakukan dengan cara pembelian, berlangganan, hadiah/pemberian, fotokopi/duplikasi dan hasil cetakan publikasi. a) Pembelian, Pembelian biasanya dilakukan untuk bahan pustaka berupa buku teks maupun jurnal. Usulan pembelian atau penambahan koleksi bisa berdasarkan informasi dari pengguna/mahasiswa, serta penawaran dari penerbit atau informasi dari internet tentang suatu buku baru. b) Berlangganan, hingga saat ini sistem berlanggaran hanya berlaku pada surat kabar harian/koran. PUSPAR berlanggaran 5 (lima) jenis koran setiap harinya. c) Hadiah, beberapa koleksi bahan pustaka perpustakaan merupakan hadiah atau pemberian dari user maupun lembaga lain, seperti; Pusdatin Kementerian BudPar RI, Tesis 5-2 Program Studi Magister Kajian Pariwisata, Mahasiswa bimbingan Peneliti PUSPAR dan beberapa leaflet dan brosur dari diva pariwisata daerah di Indonesia. d) Fotokopi/duplikasi. Dilakukan bila bahan pustaka tersebut sulit didapat ataupun harganya sangat mahal. ¢) Cetakan publikasi merupakan bahan pustaka dari hasil penelitian yang dilakukan oleh PUSPAR. 5. Sistem Pengelolaan Sistem pengolahan terhadap bahan pustaka yang dimiliki meliputi: inventarisasi, klasifikasi, katalogisasi, pelabelan dan shelving atau pergerakan. Inventarisasi yaitu mencatat koleksi bahan pustaka dalam buku inventaris, memberi nomor, dan mencatat semua data bahan pustaka. Pengelompokan bahan pustaka di Perpustakaan PUSPAR dibedakan atas beberapa kode, yaitu: T Kategori Textbook R - Kategori Referensi, termasuk buku -buku statistik (daerah dalam angka). LIT. @Kotegori Laporan Hasil Penelitian TS. ®Tesis Mahasiswa -2 DS WHasil Disertasi PRO W Prosiding, hasil seminar maupun workshop. Klasifikasi, merupakan kegiatan penomoran pada bahan pustaka menganut sistem DDC (Dewey Decimal Classification). Pengklasifikasian bahan pustaka sesuai dengan kelompok atau kelas tertentu berdasarkan ilmu yang terkandung dalam bahan pustaka tersebut. Pemberian nomor Klasifikasi bertujuan untuk memudahkan pemustaka dan pustakawan dalam menemukan bahan pustaka tersebut. Sistem klasifikasi DDC digolongkan atas 10 (sepuluh) kelas golongan utama yang diberi angka 000 - 900. Setiap kelas utama dibagi dalam 10 (sepuluh) kelas yang lebih kecil, demikian seterusnya. Perpustakaan PUSPAR UGM, menerapkan sistem DDC dengan koleksi subjek adalah TOURISM, kemudian digolongkan dalam beberapa kelas kecil lainnya. 338.479.1: Tourism -Industry atsu Tourism -Trade 7115 Tourism development planning {Perencanaan) 7901 Recreational, Performing Ast, dan Recreational Activities 9101 : Tourism Guide 920.1 : Perjalanan Wisata dan Sejarah Wisata Catalog merupakan daftar pustaka milik sebuah perpustakaan memuat informasi/data lengkap tentang suatu bahan pustaka. Perpustakaan menggunakan sistem CDS/ISIS for Windows, yang katalog berupa elektronik yang bisa diakses dari luar UGM. Salah satu bentuk tampilan katalog perpustakaan Puspar adalah: LIT 7115 PUS Penelitian R-LA No. Klasifikasi Pusat Studi Pariwisata UGM, tiga huruf depan pengarang. R Judul ; LA. Laporan Akhir Rencana Induk Pengembangan Pariwisata kabupaten Kepulauan Aru. Laporan Akhir, Yogyakarta, Puspar UGM bekerjasama dengan Bappeda Kepulauan Aru, 2010, 255 hal., Gamb., 29 hal 6. Koleksi DATABASE Koleksi Perpustakaan PUSPAR UGM telah dimasukkan ke dalam database koleksi. Yang telah diproses dengan komputer menggunakan perangkat lunak CDS/ISIS. Database koleksi dapat diakses di seluruh komputer yang berada di PUSPAR UGM, karena sudah terbangun LAN (Local Area Network). Perpustakaan PUSPAR memiliki beberapa koleksi antara lain : 1 Buku Teks. Buku ini terdiri dari buku-buku yang sangat berhubungan dengan bidang pariwisata, baik terbitan dalam negeri maupun luar negeri. Referensi, meliputi: kamus baik kamus pariwisata maupun kamus bahasa, data data statistik pariwisata, tentang data kunjungan wisatawan asing maupun wisatawan nusantara, pariwisata dalam angka dari daerah-daerah di seluruh Indonesia, Peraturan-Peraturan dan Undang-Undang yang ada kaitannya dengan pariwisata. Koleksi Hasil Penelitian. Koleksi ini merupakan kumpulan hasil penelitian dari PUSPAR UGM, meliputi seluruh Indonesia, yang pernah menjalin kerjasama dengan PUSPAR UGM. Antara lain tentang RIPPDA (Rencana Induk Pengembangan Pariwisata Daerah), Wisata Budaya, Wisata Minat Khusus, Wisata Alam, dsb. Koleksi disertasi dan tesis serta skripsi dan tugas akhir D3 Pariwisata. Koleksi disertasi ada 3 judul, tetapi koleksi tesis S2 Kajian Pariwisata ada beberapa judul, karena PUSPAR UGM mempunyai program studi S2 Kajian Pariwisata. Skripsi dan hasil tugas akhir merupakan bimbingan dari staf peneliti PUSPAR UGM. Ataupun Perpustakaan PUSPAR UGM memfotokopi dari instansi lain yang sesuai dengan subyek pariwisata dengan tujuan untuk menunjang penelitian dan menambah koleksi perpustakaan. Koleksi prosiding koleksi ini terdiri hasil dari hasil seminar atau workshop yang diadakan oleh PUSPAR UGM maupun instansi yang lain bidang pariwisata, baik di dalam negeri maupun di luar negeri. Koleksi jurnal dan majalah, terdiri dari Jurnal terbitan PUSPA sendiri dan Jurnal terbitan dalam dan luar negeri baik yang pernah dilanggan oleh PUSPAR UGM maupun hadiah dari instansi lain yang ada kaitannya dengan pariwisata. Koleksi kliping, berupa artikel, berita, ulasan, tanggapan, atau berita keilmuan yang memuat bidang pariwisata, ekonomi, sosial dan budaya. Berita ini sebagian besar diambil dari surat kabar yang dilanggan yaitu: Kompas, Kedaulatan Rakyat, Radar Jogja, serta akses dari internet. Koleksi CD, memuat tentang hasil penelitian yang dilakukan oleh staf peneliti PUSPAR UGM dari tahun ke tahun. Koleksi foto. Memuat foto-foto hasil riset yang dilakukan oleh peneliti PUSPAR UGM. . Koleksi brosur. Koleksi ini terdiri dari selebaran atau brosur baik tentang Perpustakaan maupun tentang informasi yang ada kaitannya dengan pariwisata Tabel 1 Koleksi Perpustakaan Puspar UGM 7. Pelayanan Pembaca. Pelayanan pembaca adalah salah satu bagian maupun tugas perpustakaan yang kegiatannya berkaitan dengan pemanfaatan jasa informasi yang dikelola oleh perpustakaan (Lasa Hs, 2001: 124). Jasa informasi yang diberikan kepada pemustaka perpustakaan antara lain sirkulasi, referensi, penelusuran literatur, pelayanan informasi yang terbaru, pelayanan informasi yang terseleksi, dll. Adanya pelayanan ini diharapkan masyarakat pemustaka perpustakaan dapat dengan mudah dan cepat dalam mencari informasi maupun bahan pustaka yang ada di perpustakaan. Menurut Sulistyo Basuki (1992:204), kepuasan pemustaka dapat diukur secara tidak langsung dengan sering tidaknya mereka mengunjungi unit informasi serta memanfaatkan jasa unit tersebut. Oleh karena itu perpustakaan harus meningkatkan jasa layanan agar pemustaka menjadi betah di perpustakaan. Perpustakaan PUSPAR UGM, merupakan perpustakaan yang di bawah naungan PUSPAR UGM. Perpustakaan PUSPAR UGM melayani pemustaka dengan sistem terbuka. Pemustaka bisa langsung menjangkau atau bisa memilih sendiri kolcksi yang dikehendaki. Pemustaka sebelum menentukan kolcksi yang dikehendaki, terlebih dahulu melihat katalog dulu. Katalog di Perpustakaan PUSPAR UGM menggunakan sistem CDS/ISIS for Windows. Setelah ketemu koleksi yang dikehendaki, pemustaka mencatat no. klasifikasi yang berada di sudut kiri atas, lalu pemustaka menuju rak buku untuk mencari bahan pustaka tersebut. Perpustakaan PUSPAR UGM, menyediakan bahan-bahan rujukan untuk penemuan informasi di bidang kepariwisataan, seperti: kamus, direktori, statistik pariwisata, Undang-Undang Kepariwisataan, buku teks, hasil prosiding dan seminar, hasil penelitian PUSPAR UGM. Selain tersebut di atas, juga pelayanan yang sangat dibutuhkan para pengguna antara lain: 1. Membimbing pemustaka jasa perpustakaan agar memanfaatkan semaksimal mungkin akan koleksi yang dimiliki. 2. Memilihkan sumber rujukan yang lebih tepat untuk menjawab pertanyaan dalam bidang pariwisata. 3. Memberi pengarahan kepada pemustaka untuk memperluas wawasan mereka dalam suatu topik atau subyek yang dicari. 4. Mendayagunakan sumber rujukan semaksimal mungkin dalam pengembangan ilmu pengetahuan. 5. Tercapainya efisiensi tenaga, biaya dan waktu.

Berdasarkan hasil pembahasan yang telah diuraikan diatas, validasi data katalog Perpustakaan PUSPAR UGM melalui kegiatan stock opname dengan menggunakan cara shelf list atau penggunaan daftar cek berikut disajikan beberapa kesimpulan. 1. Perpustakaan PUSPAR UGM merupakan perpustakaan yang bersifat khusus dan lingkup layanan relatif kecil, karena hanya memiliki koleksi bidang ilmu kepariwisataan, dan fungsinya diprioritaskan untuk membantu kegiatan penelitian dan pengembangan kepariwisataan. 2. Sistem katalogisasi di Perpustakaan PUSPAR UGM dibangun dari sistem manual katalog kartu, kemudian berkembang menjadi katalog elektronik berbasis CDS/ISIS yang memuat informasi lengkap dari suatu bahan pustaka yang dimiliki, sistem inilah pemicu awal perbedaan informasi dan jumlah data koleksi perpustakaan. 3. Pengelompokan kelas koleksi menganut sistem DDC (Dewey Decimal Classification). Golongan Nomor klasifikasi yang dipakai adalah TOURISM, kemudian digolongkan dalam beberapa kelas kecil lainnya. 4. Software perpustakaan yang dipergunakan adalah WINISIS ver 3.2. for Windows dan "Senayan", Laporan akhir local host for windows. 5. Total koleksi bahan pustaka yang dimiliki oleh Perpustakaan Puspar mencapai 25.755 judul dengan jumlah eksemplar mencapai 7.472 unit. Terdiri dari: Buku Teks dan Referensi sebanyak 1.785 judul dan 2.571 eks, Laporan Penelitian dan prosiding 1.781 judul dan 2.403 eks; Majalah dan Jurnal 433 judul dan 700 eks; Kliping 20.576 judul dan 68 cks; koleksi Foto 230 judul; koleksi Compact Disk 250 judul; dan Brosur sebanyak 700 judul dengan jumlah 1.500 lembar. 6. Hingga penelitian ini selesai dilaksanakan, hyperlink atau tautan koneksi katalog Perpustakaan PUSPAR ke Perpustakaan Pusat UGM belum dapat dilakukan karena beberapa alasan, antara lain: a) Keterbatasan kemampuan SDM/ Pustakawan terhadap pengguna software b) Keterbatasan ketersediaan infrastruktur sarana dan prasarana. Spesifikasi yang ada tidak memungkinkan untuk koneksi ke Perpustakaan Pusat; c). Adanya rencana perpustakaan PUSPAR akan pindah ruang.