Inovasi Perpustakaan UMY dalam Meningkatkan Layanannya di Masa Pandemi

Saat ini dunia digemparkan dengan adanya covid-19. Covid19 ini tidak hanya berdampak pada aspek kesehatan saja, bahkan juga berdampak pada aspek pendidikan, sosial, dan ekonomi. Akibat virus tersebut maka masyarakat harus mematuhi standar protokol kesehatan yang ditetapkan oleh WHO dan Pemerintah Indonesia. Dimana orang diwajibkan menggunakan masker, sering mencuci tangan, dilarang berkerumun serta menjaga etika batuk dan bersin. Selain itu dampak dari adanya covid-19 ini mewajibkan para pekerja untuk WFH (work from home) termasuk pustakawan. Perpustakaan sebagai organisasi berkembang maka harus mampu mengikuti perkembangan zaman, untuk itu ia dituntut untuk menyesuaikan layanannya sesuai dengan kondisi pandemi saat ini. Perpustakaan UMY (Universitas Muhammadiyah Yogytakarta) sebagai salah satu Perpustakaan Perguruan Tinggi di Indonesia tentu juga terkena dampak tersebut, dimana seluruh mahasiswa harus melakukan kuliah daring dari rumah masing-masing, sehingga tidak ada kunjungan fisik ke perpustakaan. Jikalau ada namun hanya satu atau dua mahasiswa per hari. Sehubungan dengan hal tersebut, maka perpustakaan UMY dituntut untuk kreatif dan inovatif dalam memberikan layanan kepada para pemustaka melalui daring. Untuk itu pada peneltian ini akan dibahas terkait bagaimanakah inovasi Perpustakaan UMY dalam memberikan layanannya dimasa pandemi covid-19 ini. Tujuan dari penelitian ini adalah mendeskripsikan inovasi layanan perpustakaan UMY di masa pandemi covid-19 agar menjadi referennsi ataupun inspirasi bagi perpustakaan lain agar dapat berinovasi dalam memberikan pelayanan secara prima kepada pemustaka di masa pademi. Landasan Teori 1. Inovasi Inovasi merupakan suatu langkah yang dilakukan untuk menciptakan suatu perubahan yang baru ke arah perbaikan, inovasi ini biasanya terkait dengan suatu kegiatan yang berbeda dengan yang lain atau kegiatan sebelumnya (Kusnandi, 2017). Selain itu, inovasi juga dapat diartikan sebagai “kreativitas yang diterjemahkan menjadi sesuatu yang dapat di implementasikan dan memberikan nilai tambah atas sumber daya yang kita miliki” (Sarijani, dkk., 2015). Sedangkan menurut Zimmerer, dkk. (2008) Inovasi adalah “kemampuan untuk menerapkan solusi kreatif terhadap masalah dan peluang untuk meningkatkan atau untuk memperkaya kehidupan manusia”. Dari definisi di atas, maka dapat diambil pengertian bahwa inovasi merupakan sebuah langkah yang dilakukan untuk menciptakan kegiatan yang bersifat kreatif dan berbeda dengan yang lain atau sebelumnya demi sebuah kemajuan. 2. Covid-19 Dikutip dari laman Kemenkes (https://www.kemkes.go.id/ resources/download/info-terkini/COVID-19/TENTANG%20 NOVEL%20CORONAVIRUS.pdf diakses pada tanggal 2 Agustus 2020), virus corona atau kemudian disebut dengan covid-19 merupakan sebuah virus yang penularannya dari heman ke manusia dan manusia ke manusia. Virus ini pertama kali ditemukan di Wuhan dan kemudian menyebar ke seluruh penjuru dunia. Gejala awal yang menandai manusia terkena virus ini yaitu ketika demam lebih dari 38o , sesak nafas, dan batu-batuk. Di Indonesia kasus covid-19 pertama kali masuk pada tanggal 2 Mei 2020. Sampai dengan saat ini kasus covid-19 sudah mencapai 324.658 orang, 247.667 orang sembuh dan 11.677 orang meninggal. Sedangkan dalam sekala dunia sampai saat ini sudah ada 216 negara yang terdampak covid-19 ini, 17.660.523 terkonfirmasi posotif dan 680.894 meninggal (https://covid19.go.id diakses pada tanggal 9 Oktober 2020).

1. Jenis Penelitian Penelitian ini, menggunakan metode kualitatif yang dilandaskan pada filsafat postpositivisme. Metode ini digunakan untuk meneliti objek alamiah, dimana peneliti bertindak sebagai instrumen kunci yang menekankan interpretasi pada objek yang diteliti (Sugiyono, 2015). 2. Instrumen Penelitian Menurut Sugiyono (2016) yang menjadi instrumen penelitian dalam metode penelitian kualitatif adalah peneliti itu sendiri. Sehingga peneliti sebagiai instrumen penelitian juga harus “divalidasi” seberapa jauh seorang peneliti kualitatif siap untuk melakukan penelitian. Validasi terhadap peneliti sebagai instrumen mencakup validasi terhadap pemahaman metode penelitian kualitatif, penguasaan wawasan terhadap bidang yang akan diteliti, kesiapan peneliti untuk memasuki obyek penelitian secara akademik maupun logistik. Validasi ini dilakukan oleh peneliti sendiri. Peneliti kualitatif sebagai human instrument berfunsi untuk menetapkan fokus penelitian, memilih informan sebagai sumber data, melakukan pengumpulan data, menilai kualitas data, analisis data, menafsirkan data, serta membuat kesimpulan atas temuannya 3. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data merupakan salah satu cara yang paling strategis dalam penelitian, dikarenakan tujuan utamanya adalah untuk melakukan proses pengumpulan data (Sugiyono, 2016). Dalam penelitian kualitatif, pengumpulan data dilakukan pada kondisi alamiah (natural setting), sumber data primer, serta teknik pengumpulan data lebih banyak dilakukan dengan cara observasi berperan serta (particular observation), wawancara mendalam (in depth interview) dan dokumentasi (Sugiyono, 2016: 225) Dalam penelitian kali ini peneliti akan melakukan beberapa tahapan pengumpulan data, diantaranya observasi, dokumentasi, dan wawancara.

Di tengah wabah COVID-19, Perpustakaan UMY tetap aktif dan produktif dalam melayani pemustaka. Berbagai macam inovasi di lakukan Perpustakan UMY agar tetap bisa memberikan pelayanan secara prima pada pemustaka. Untuk mengoptimalkan layanan di masa pandemi COVID 19, Perpustakaan UMY mempunyai beberapa layanan, yaitu : 1. GoBooks Kemajuan ilmu pengetahuan khususnya di bidang teknologi informasi membuka berbagai inovasi baru, termasuk di dunia perpustakaan. Bukan tidak mungkin nanti tidak ada lagi antrean mengembalikan buku atau kesulitan mencari buku yang dicari. Perpustakaan UMY saat ini mengembangkan layanan buku pinjaman buku melalui ojek daring yang disebut dengan Gobooks. Dengan layanan GoBook ini mahasiswa yang mau meminjam buku bacaan tidak perlu datang ke Perpustakaan namun cukup memesan melalui pesan whatsapp (WA). Kemudian petugas Perpustakaan langsung mencarikan buku yang dipesan oleh pemustak. Dalam hal ini Perpustakaan UMY bekerjasama dengan penyedia jasa transportasi berbasis daring, sehingga buku tersebuut akan diantar oleh ojek daring dengan biaya trasport dari pemustaka tersebut. Layanan GoBook ini merupakan upaya Dalam mendekatkan perpustakaan dengan pemustaka, serta meningkatkan minat baca mahasiswa. 2. Menyediakan ruang khusus untuk munaqasah/pendadaran secara daring Dalam rangka antisipasi pencegahan penyebaran virus Covid19, UMY menggelar ujian munaqosyah daring bagi mahasiswa yang telah menyelesaikan skripsi. Teknis ujian munaqosyah daring yaitu, mahasiswa melakukan pendaftaran dan mengunggah berkas pada link yang disediakan oleh masing-masing fakultas. Data akan direkap oleh Fakultas untuk mendapatkan persetujuan penguji dan penjadwalan ujian. Jadwal ujian diumumkan melalui website Fakultas. Mahasiswa mengirim skripsi yang diujikan dalam format pdf atau word ke masing-masing penguji sebelum pelaksanaan ujian daring. Hal ini dilakukan, sebagai komitmen UMY untuk tetap memberikan pelayanan akademik kepada mahasiswa dalam penyelesaian studi di tengah pandemi COVID 19. Di Perpustakaan UMY menyediakan ruang bilik mandiri dan ruang sidang yang dapat digunakan oleh mahasiswa dalam melakukan pendadaran secara daring, sehingga mereka bisa fokus dan konsentrasi tanpa ada orang yang mengganggu. 3. Penyediaan koleksi elektronik, ebook, e-skripsi, tesis, disertasi, dan jurnal Dengan mewabahnya virus COVID 19 maka mahsiswa diwajibkan mengikuti kuliah secara daring, hal ini dilakukan untuk memutus mata rantai penyebaran virus tersebut. Untuk itu, Perpustakaan UMY memberikan layanan referensi secara daring keppada para pemustaka dan masyarakat umum melalui website perpustakaan UMY. Beberapa referensi yang dapat diakses diantaranya yaiu: a) http://repository.umy.ac.id/ : kumpulan karya civitas akademika UMY b) http://thesis.umy.ac.id/ : kumpulan karya civitas akademika UMY serta ebook dari lembaga lain c) https://journal.umy.ac.id/ : kumpulan artikel jurnal dosen UMY d) https://www.neliti.com/id/ : portal artikel jurnal seIndonesia e) https://moraref.kemenag.go.id/ : portal artikel jurnal kampus di bawah KEMENAG f) https://onesearch.fpptma.or.id/ : portal pencarian koleksi perpustakaan seluruh Perpustakaan Perguruan Tinggi Muhammadiyah Aisyiyah 4. Menyediakan aplikasi zoom khusus yang bisa dimanfaatkan oleh para pustakawan, dosen dan mahasiswa Akibat adanya pandemi covid-19 ini, menyebabkan diterapkannya berbagai kebijakan untuk memutus mata rantai penyebaran virus COVID 19 tersebut. Dalam upaya memutus mata rantai virus corona (COVID 19), Perpustakaan UMY menyediakan aplikasi Zoom agar pustakawan tetap bisa berinteraksi dengan pemustaka. Seperti halnya memberikan layanan kepada mahasiswa maupun dosen terkait referensi yang dibutuhkan untuk kegiatan akademika. Selain itu, aplikasi zoom ini juga dapat digunakan oleh mahasiswa dan dosen yang melakukan kegiatan webinar maupun perkuliahan. 5. Bebas pustaka secara daring Bebas pustaka merupakan syarat wajib kelulusan bagi mahasiswa yang akan melaksanakan yudisium dan bagi mereka yang akan cuti ataupun pindah kuliah. Bebas pustaka sebagai bukti bahwa mahasiswa yang bersangkutan tidak memiliki pinjaman buku di perpustakaan dan tidak mempunyai tanggungan denda keterlambatan pengembalian buku. Dalam masa pandemi COVID 19 perpustakaan UMY membuka layanan bebas pustaka secara daring. Layanan bebas pustaka secara daring dapat di akses di website resmi Perpustakaan UMY dengan memilih menu layanan mandiri kemudian pada sub menu bebas pustaka. Setelah melakukan prosedur bebas pustaka yang ditentukan oleh perpustakaan, maka mahasiswa tinggal menunggu petugas untuk melakukan pengecekan untuk memastikan kelengkapan isian form bebas pustaka. Surat bebas pustaka yang sudah ditandatangani dan di stempel resmi oleh perpustakaan UMY dapat dicetak secara mandiri oleh mahasiswa yang bersangkutan di akun perpustakaan jika status mereka sudah disetujui bebas pustaka.. Berikut ini merupakan prosedur dalam melakukan bebas pustaka secara daring. Gambar 1 Prosedur Bebas Pustaka Diakses melalui library.umy.ac.id pada tanggal 3 Oktober 2020 6. Layanan perpanjangan masa pinjam buku secara mandiri Dalam memberikan kemudahan kepada pemustaka dalam proses perpanjang pinjaman buku, perpusakaan UMY memberikan layanan perpanjang secara mandiri tanpa harus dating ke perpustakaan. Sistem perpanjangan mandiri adalah sistem perpanjangan masa pinjaman buku yang dapat dilakukan secara daring melalui smartphone atau komputer. Perpanjangan koleksi perpustakaan dilakukan melalui website resmi Perpustakaan UMY. Perpanjangan masa pinjam buku tersebut harus dilakukan maksimal 1 hari sebelum masa pinjam buku berakhir. Berikut langkah- langkahnya: 1) Buka : Libray.umy.ac.id 2) Klik katalog 3) Klik perpanjangan pinjaman perpustakaan UMY 4) Isi: nomor barcode buku yang dipinjam 5) Isi: nomor induk mahasiswa peminjam Ketentuan: 1) Perpanjangan hanya sekali 2) Perpanjangan dilakukan sebelum jatuh tempo 3) Tidak bisa dilakukan perpanjangan setelah jatuh tempo. 7. Layanan cek turnitin secara daring Layanan cek turnitin merupakan fasilitas dari perpustakaan UMY untuk mengetahui seberapa tingkat similarity terhadap karya tulis yang sedang dibuat. Dalam rangka memutus mata rantai penyebaran virus COVID 19 maka Perpustakaan UMY mengambil langkah membuka layanan cek turnitin secara daring melalui email. Untuk layanan cek turnitin, mahsiswa mengirim file Tugas Akhir lengkap (Cover-lampiran) dalam bentuk word dengan subjek Permohonan Cek Plagiasi ke email Perpustakaan UMY . a) Perpustakaan Pusat : turnitin.perpustakaanumy@gmail.com b) Perpustakaan Pasca sarjana : turnitin.pascaumy@gmail.com c) Perpustakaan Fakultas Pertanian : turnitin.fpumy@gmail.com d) Perpustakaan Fakultas Kedokteran : perpusfkik01@gmail.com e) Perpustakaan Fakultas Teknik : referensi.teknik@gmail.com f) Perpustakaan Fakultas Isipol : turnitin.fisipolumy@gmail.com g) Perpustakaan Fakultas Hukum : turnitin.fhumy@gmail.com h) Perpustakaan Fakultas Agama Islam : turnitin.faiumy@ gmail.com i) Perpustakaan Fakultas Ekonomi : turnitin.fe@gmail.com 8. Pemutihan denda selama COVID 19 Pada masa pandemic seperti saat ini perkuliahaan masih dilakukan secara daring, sehingga mahasiswa tidak bisa dating ke kampus. Hal tersebut mengakibatkan banyaknya buku yang dipinjam oleh mahasiswa belum bisa dikembalikan, Untuk memberikan solusi tersebut maka Perpustakaan UMY mengeluarkan kebijakan tidak memberlakukan denda / pemutihan denda selama pandemi COVID 19 berlangsung hingga batas waktu yang ditentukan. 9. Literasi informasi secara daring Perpustakaan UMY membuka layanan kelas literasi informasi yang ditujukan untuk mahasiswa dan dosen yang terdiri dari beberapa materi seperti dasar-dasar pengenalan perpustakaan secara umum, penelusuran informasi secara daring, dan manajemen referensi. Layanan kelas literasi informasi ini dapat dipesan secara berkelompok maupun secara pribadi. Dengan adanya pandemi COVID 19 ini, hamper semua layanan Perpustakaan UMY dilakukan secara daring termasuk layanan literasi informasi. Layanan literasi informasi dilakukan secara daring dengan menggunakan media zoom dan ms. teams. Bagi civitas akademika UMY yang ingin ikut pelatihan tersebut maka dapat menghubungi admin Perpustakaan UMY dengan cara klik icon WA pada website resmi Perpustakaan UMY. 10.Mengadakaan library fest 2020 yang berupa rangkaian webinar Dunia akademis mengalami perubahan dalam berbagai aktivitas maupun kebiasaan akibat adanya Pandemi Covid 19. Perkuliahan, pelatihan, seminar, workshop, talk show hingga wisuda berjalan secara daring. Kondisi ini mendorong Perpustakaan UMY mengadakan kegiatan webinar yang diberi nama library fest 2020 yang di buka untuk umum. Library fest 2020 merupakan rangkaian seminar yang dilakukan secara daring yang lebih dikenal dengan istilah webinar yang berkaitan dengan perpustakaan, pendidikan, bisnis, serta ketahanan pangan di masa pandemi. Bagi calon peserta yang ingin ikut webinar dapat mendaftar dengan membuka link pendaftaran yang tercantum di website perpustakaan. Adapun media yang digunakan dalam pelaksanaan rangkain webinar trsebut yaitu zoom dan FB Live. Peserta yang terdaftar dan mengikuti webinar tersebut akan mendapatkan fasilitas berupa e-sertifikat dan materi. 11.Menyediakan customer service selama 24 jam melalui whatsapp Di masa work from home tidak membatasi layanan Perpustakaan UMY untuk terus melayani dengan sepenuh hati. Layanan perpustakaan yang biasanya melayani secara langsung, kini beralih ke media digital yang bisa diakses oleh siapa saja, kapan saja, dan dimana saja. Meski saat ini terjadi pandemi COVID 19, kemudahan akses tetap diberikan kepada seluruh civitas akademik UMY tanpa harus mengunjungi perpustakaan. Dengan kemajuan teknologi informasi yang makin baik saat ini perpustakaan harus bisa maksimal dalam memberikan informasiinformasi bermanfaat kepada masyarakat. Perpustakaan tidak boleh tutup layanan informasinya kepada para penggunanya meskipun dalam kondisi pandemi Covid-19 saat ini. Agar dapat memenuhi kebutuhan informasi secara maksimal kepada sivitas akademikad dimasa pandemi COVID 19, Perpustakaan UMY menyediakan layanan customer service selama 24 jam melalui whatsapp. Pemustaka dapat meminta bantuan dengan cara menghubungi pemustaka melalui whatsapp.

Dari penjelasan di atas maka dapat diambil kesimpulan bahwa meskipun berada pada masa pandemi, Perpustakaan UMY tetap berusaha melakukan inovasi. Banyak inovasi yang dilakukan agar dapat memberikan pelayanan secara prima kepada pemustaka. Inovasi tersebut yaitu : layanan GoBooks, Menyediakan ruang khusus untuk munaqasah/pendadaran secara daring, Penyediaan koleksi elektronik berupa ebook, e-skripsi, tesis, disertasi, dan jurnal, menyediakan aplikasi zoom khusus yang bisa dimanfaatkan oleh para pustakawan, dosen dan mahasiswa, layanan bebas pustaka secara daring, layanan perpanjangan masa pinjam buku secara mandiri, layanan cek turnitin secara daring, pemutihan denda selama COVID 19, pelatihan literasi informasi secara daring, mengadakaan library fest 2020 yang berupa rangkaian webinar dan menyediakan customer service selama 24 jam melalui whatsapp.