KNOWLEDGE MANAGEMENT DAN KEMAS ULANG INFORMASI DI PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI (Hambatan dan Peluang Perpustakaan Masa Depan)

Sejarah perkembangan perpustakaan mencatat ada tiga momentum yang mempunyai dampak yang sangat signifikan dalam operasional dan eksistensi perpustakaan. Peristiwa besar tersebut (1) penemuan huruf/aksara (2) penemuan mesin cetak oleh Johan Gutenberg dan (3) akselerasi perkembangan TIK. Ledakan informasi karena kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) telah terjadi dan ke depan percepatan baik kualitas maupun kuantitasnya akan semakin meningkat tajam. Dampak yang diakibatka TIK hampir pada semua bidang kehidupan dan lapisan masyarakat, tidak terkecuali institusi perpustakaan. Di perpustakazn perubahan yang ditimbulkan bukan saja terbatas pada perubahan struktur, misi maupun definisinya, tetapi bahkan men-angkut paradigma. Kemajuan TIK berakib: t pada jumlah informasi yang berlebihan (overload) dan bilamzna kemajuan TIK dengan ledakan informasi tersebut tidak dikelola dengan baik, disamping menimbulkan kemubajiran, juga menghambat proses kerja. Orang-orang yang sibuk dengan pekerjaannya atau organisasi yang mati-matian bersaing dengan competitor sangat membutuhkan informasi yang sifatnya cepat, akurat, mudah dan tidak dibatasi oleh ruang dan waktu. Adanya pengetahuan baru di bidang pengelolaan pengetahuan yang akrab di sebut knowledge management (KM) sangat diapresiasi oleh dunia bisnis. KM diyakini akan membantu daya saing perusahaan. Perusahaan di masa depan akan tetap eksis danmampu unggul bila menguasai informasi. Kesadaran ini sesungguhnyasudah tumbuh cukup lama, tetapi leclakan TIK semakin menyadarkan pentingnya pengelolaan informsi dan pengetahuan. Kemajuan teknologi mainpu mengemas informasi dalam bermacam-macam bentuk, tidak hanya dalam bentuk tercetak (buku) tapi juga elektronik (file, disket, CD, situs web dsb). Sehingga, koleksi perpustakaan pun berkembang. Bentuk perpustakaan bukan lagi hanya sebuah gedung yang berjejeran buku-buku. Namun ada juga koleksi-koleksi audio visual seperti kaset, CD, dan adajuga yang masih berupa file digital yang bisa diakses secara online. Maka kemudian muncul istilah buku elektronik(e-book). Sudah menjadi suatu kebutuhin bila perpustakaan berkembang menjadi pusatinformasi karen: bila perpustakaan tidak berkembang maka akan ditinggal pemakainya. B. Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) Sebelum memahami konsep manajemen pengetahuan ini ada beberapa istilah yang harus cipahami yaitu : data, informasi, pengetahuan, jenis pengetahuan, dan manajemen pengetahuan itu sendiri. Di samping itu perlu pula memahami proses pembentukan pengetahuan dari data, informasi, kemudian menjadi pengetahuan. 1. 2. 3. 4. 5. ! Data adalah kumpulan angka atau fakta objektif mengenai sebuah kejadian (bahan mentah informasi) Informasi adalah data yang diorganisasir atau diolah sehingga mempunyai arti. Informasi dapat berbentuk dokumen, laporan ataupun multimedia. Pengetahuan (knowledge) adalah kebiasaan, keahlian atau kepakaran, keterampilan, pemahaman, atau pengertian yang diperoleh dari pengalaman, latihan atau melalui proses belajar. Istilah ini sering kali rancu dengan Ilmu Pengetahuan (science). Ilmu Pengetahuan adalah ilmu yang teratur (sistematik) yang dapat diuji atau dibuktikan kebenarannya; sedangkan pengetahuan belum tentu dapat diterapkan, karena pengetahuan sebuah organisasi sangat terkait dengan nilai, budaya, dan kondisi dari organisasi tersebut. Jenis Pengetahuan. Ada dua jenis pengetahuan, yaitu pengetahuan eksplisit dan pengetahuan tacit. Pengetahuan eksplisit dapat diungkapkan dengan kata-kata dan angka, disebarkan dalam bentuk data, spesifikasi, dan buku petunjuk, sedangkan pengetahuan tacit sifatnya sangat personal yang sulit diformulasikan sehingga sulit dikomunikasikan kepada orang lain. a. b. Explicit Knowledge. Bentuk pengetahuan yang sudah terdokumentasi atau terformalisasi, mudah disimpan, diperbanyak, disebarluaskan dan dipelajari. Contoh: manual, buku, laporan, dokumen, surat dan sebagainya. Tacit Knowledge. Bentuk pengetahuan yang masih tersimpan dalam pikiran manusia. Misalnya gagasan, persepsi, cara berpikir, wawasan, keahlian/kemahiran, dan sebagainya. Definisi mengenai KM tergantung dari cara organisasi menggunakan dan memanfaatkan pengetahuan. Salah satu definisi KM adalah proses sistematis untuk menemukan, memilih, mengorganisasikan, menyarikan dan menyajikan informasi dengan cara tertentu yang dapat meningkatkan penguasaan pengetahuan dalam suatu bidang kajian yang spesifik. KM adalah teknik untuk mengelola pengetahuan dalam organisasi untuk menciptakan nilai dan meningkatkan keunggulan kompetitif.! terkait dengan pemb:hasan Manajemen Informasi (Information Management). Mem:hami kedua istilah tersebut, harus dimulai dulu dengan memahami beda antara Informasi dan Pengetahuan. Informasi dapat didefinisikan sebagai sesuatu yang kita bagi melalui beragam media komunikasi yang ada (Information is something that we share). Sedangkan Pengetahuan adalah sesuatu yang masih ada dalam pikiran kita (Knowledge is something that is still in our mind). Kemudian dapat disimpulkan, Informasi adalah Pengetahuan yang dibagi atau dikomunikasikan melalui beragam media yang ada (Information is shared knowledge). Setelah memahami beda Informasi dan Pengetahuan, selanjutnya mendefinisikan Manajemen Informasi dan Manajemen Pengetahuan. Manajemen Informasi adalah teknik pengaturan atau organisasi agar Informas: (shared knowledge) mudah dicari dan digunakan kembali oleh pernakai. Yang termasuk dalam proses Manajemen Informasi antara lain: pengadaan informasi, pengolahan informasi, kemas-ulang informasi, dan temubalik informasi. Sedangkan Manajemen Pengetahuan adalah teknik membangun lingkungan pembelajaran (learning environment), dimana orang-orang di dalamnya terus termotivasi untuk belajar, memanfaatkan informasi yang ada, serta pada akhirnya mau berbagi Pengetahuan baru yang dihasilkannya. Maksud “Sistem Manajemen Pengetahuan Bagi Pemakai Perpustakaan” adalah sistem (ingkungan pembelajaran) dimana pemakai perpustakaan tidak hanya bisa menelusur katalog terpasang, tetapi juga secara interaktif dan aktif mencari informasi, terus termotivasi untuk belajar (membaca, berdiskusi, memberikan komentar), dan dimotivasi untu x mau berbagi pengetahuan. Sistem Manajemen Pengetahuan y:ng bekerja dengan baik, akan membentuk komunitas para pembelajar yang dalam skala sosial besar, akan menjadi manusia-manusia produktif yang mampu melakukan perbaikan pada ‘aktor-faktor sosial dan budaya masyarakat.? C. Kemas Ulang Informasi Kemas ulang informasi menjadi bagi bagian aktifitas manajemen informasi. Joko Santoso memaparkan secara panjang tentang pengemasan informasi, yang didefinisikan dengan kegiatan yang dimulai dari menyeleksi berbagai informasi dari sumber yang berbeda, mendata informasi yang relevan, menganalisis, mensintesa, dan menyajikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pemakai. Informasi yang dikemas kembali memberi kemudahan dalam penyebaran informasi dan temu kembali informasi.? 1. 2. Jenis Kemasan Informasi Kemasan informasi dibuat sesuai dengan kebutuhan informasi bagi pemakai. Berdasarkan jenisnya, kemasan a. b. C. informasi dibedakan menjadi: Pangkalan data (database); Berbagai publikasi, seperti: brosur, newsletter, majalah, kesiagaan informasi (information alert), majalah abstrak dan indeks, bibliografi, sari karangan, presentasi lisan, sajian situs web, tinjauan perkembangan baru, tinjauan literatur, monografi, prosiding konferensi, laporan teknis, laporan bisnis atau laporan manajemen, buku panduan, direktori, katalog, majalah primer; Media pandang-dengar (audio visual), misal CD audio, Video CD, CD-ROM, CD Multimedia. Tahap Pengemasan Informasi Adapun langkah-langkah dalam proses pengemasan a. [ informasi, yaitu: Menyeleksi dan menetapkan topik dari kemasan yang akan dibuat dan informasi yang akan dicakup. Menentukan strategi dalam mencari informasi. Menentukan lokasi informasi dan cara mengakses. Menggunakan informasi dengan cara mengevaluasi dan mensitir informasi dari sumber berupa media, individu dan institusi. Mensintesa yaitu mengemas informasi dalam berbagai format, misal brousr, CD, situs web, home page. f. 3. Mengevaluasi produk rang dibuat, dan mengevaluasi proses pembuatannya. Untuk membuat suatu kemasan informasi yang baik, harus didukung oleh informasi penting yang cukup atau memadai. Pengemasan Informasi Untuk mengemas informasi perlu didukung oleh tenaga yang mempunyai keahlian di bidangnya atau bekerjasama dengan ahli dibidangnya. Peran spesialis informasi sangat penting, yang sekarang banyak disebut-disebut sebagai “Infopreneur”. Peningkatan aktivitas informasi yang cepat di sektor jasa dxdorong oleh tiga hal, yaitu: Komputer; berfungsi sebagai media input, pemroses dan output sekaligus. b. c. d. Telepon; digunakan urituk akses Internet, pengiriman informasi, pemasaran langsung, dan faksimili. Media input; berupa tape recoder, kamera dan Video baik yang analog maupun digital. Media output: berupa printer misal untuk mencetak brosur, pamplet, booklet dan sebagainya. Kemas Ulang Informasi : Hambatan dan Peluang Perpustakaan Masa Depan Kesalahan besar paradigma masyarakat Indonesia termasuk di lingkungan akademik terhadap arti dan peran perpustakaan, adalah menganggap perpustakaan hanya sebagai tempat menyimpan buku-buku dan arsip dari tesis ini. Belum ada perpustakaan di Indonesia yang berperan sebagai Information Center atau Knowledgebase yang dapat diandalkan seperti perpustakaan-perpustakaan di Luar Negeri. Di sana perpustakaan menjadi tolok ukur kemajuan dan kualitas riset dan pendidikan institusinya Padahal dalam kenyataan seharihari, banyak mahasiswa darn peneliti yang sangat membutuhkan kehadiran perpustakian yang mampu menyediakan informasi yang diperlukanr ya. Terkunci rapatnya hasil penelitian para lulusan dalam bentuk buku di perpustakaan ini, menyebabkan hampir keseluruhan proses penelitian terhambat. Mereka harus menunggu lama agar hasil-hasil ini dapat dibaca di journal atau publikasi ilmiah. Sering juga untuk karya-karya yang bagus, informasinya disebarkan melalui acara seminar atau konferensi. Namun bukankah untuk mengikuti acara ini diperlukan biaya yang sangat besar, termasuk transportasi, akomodasi dan registrasi? Tema yang mereka teliti, barangkali sudah pernah dilakukan oleh orang lain dan laporan akhir berupa tesis ini juga sudah ada di salah satu perpustakaan yang entah dimana tempatnya. Atau bahan yang ada di journal yang mereka butuhkan, barangkali juga ada di salah satu tesis tersebut sebagai kutipan. Namun karena tidak adanya informasi yang memadai dan mudah diakses tentang hasil karya ini, akibatnya bisa dijumpai duplikasi tema penelitian dan bahkan yang paling parah adalah plagiarisme. a. Ketakutan terhadap Plagiarisme, OnLine adalah Solusinya. Kekhawatiran akan terjadinya beberapa kasus plagiarisme atau penjiplakan tesis merupakan pernyataan pertama yang akan dihadapi jika menawarkan ide agar tesis ini disediakan secara online di Internet. Sebagian besar mahasiswa dan dosen pembimbing khawatir jika tesis mereka dapat dengan mudah diakses melalui internet, orang lain akan dengan mudah menjiplak karyanya. Ini adalah tantangan pertama yang harus dijelaskan. Sebenarnya, dengan penyediaan informasi tesis ini secara on line di internet, bukan hanya daftar judul atau abstrak saja, namun juga full teks dari seluruh tesisnya, akan memberi banyak keuntungan dan juga merupakan solusi bagi ketakutan ini, bukan sebaliknya “untuk ditakuti”. Yang akan terjadi jika tesis ini tersedia online adalah: 1) 2) Karena tesis tersebut dapat dengan mudah diakses melalui internet, maka akan banyak orang yang bisa membacanya. Jika semakin banyak orang membaca tesis tersebut, maka semakin mudah kita mengetahui kalau ada orang lain yang menyontek untuk kepentingan pribadinya 3) 4) Jika kita merasa banyak orang yang sudah tahu dan membaca sebuah tesis, maka keinginan kita untuk menjiplak otomatis akan terhambat, karena pasti akan ketahuan. Proses kontrol dan evaluasi terhadap tesis bukan hanya pada saat defense atau sidang akhir saja yang dihadiri oleh penguji dan supervisor. Dengan informasi online, akhirnya pengujian dilakukan juga oleh masyarakat luas. Masyarakat akan bisa menilai kualitas tesis terhadap tesis sejenis sebelumnya. Terjadinya plagiarisme selama ini mungkin dikarenakan: 1) 2) Informasi tentang suatu tesis yang dijiplak adalah sangat terbatas, hanya sendikit orang yang tahu. Bahkan mungkin hanya si penulis, dosen pembimbing, dan si perjiplak yang mengetahuinya. Karena seseorang tahu bahwa tidak banyak orang yang tahu tent:ng tesis ini, maka dengan tenang dia dapat menjiplak tanpa diketahui. Dengan demikian sebenarnya kita tidak perlu takut terhadap semakin meningkatnya plagiarisme jika tesis ini ditampilkan secara online di internet. Selain dari mentalitas mahasiswa harus baik lan bersih dari niat untuk melakukan plagiat, para dos:n pembimbing dan penguji juga harus teliti. Dengan ad:nya informasi online yang mudah diakses tentang tesis ya g sudah pernah dilakukan, mereka dapat dengan mudah m2lakukan cross check terhadap karya mahasiswanya. * b. ° Trend Internasional Xini Mendukung Online Digital Library Tesis dan Dise: tasi Virginia Tech pala bulan Januari 1997 merupakan universitas pertama yang mengajukan dibangunnya digital library untuk tesis da: disertasi. Pada bulan September 1999, sudah terdapa' 2.070 buah tesis dan disertasi elektronik yang diupload dan disetujui oleh fakultas, serta sebagian mahasiswa khawatir jika penerbit cetakan menolak hasil karya mereka karena sudah didistribusikan secara online, maka sebagai jalan keluarnya universitas mengiji kan akses terbatas terhadap hasil karya mereka. Project ini didanai oleh United States Department of Education. Situs di internet dapat dilihat di http://etd.vt.edu . Mulai tahun 1998, 7 universitas di Australia yaitu: University of New South Wales (lead institution), University of Melbourne, University of Queensland, University of Sydney , Australian National University, Curtin University of Technology dam Griffith University menyatakan bekerja sama untuk membangun distributed database ADT, Australian Digital Theses. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kualitas lulusan, meningkatkan sharing of knowledge, membantu universitas membangun infrastruktur informasi, dan memperluas manfaat digital library. Pada bulan September 1999 di Paris, UNESCO baru mengadakan workshop “International Project of Electronic Dissemination of Theses and Dissertations”. Lihat di http:/ /www unesco.org/webworld/etd/index.html. Hasil dari workshop ini antara lain: 1) 2) 3) 4) Permasalahan utama dalam mengakses tesis ilmiah adalah akses yang terbatas melalui penerbitan tradisional, semakin besarnya biaya untuk mendapatkan printed material, kurangnya informasi area dan detail riset, serta mekanisme preservasi dan pengarsipan yang kurang tepat. Peserta merekomendasikan agar UNESCO mendukung dan mempromosikan inisiatif ETD (Electronic Theses and Dissertations) di tingkat nasional, regional dan internasional. UNESCO akan mengavaluasi penyediaan dana untuk mendukung program ETD pada tahun anggaran 2000/ 2001. Aktifitas yang bersifat katalis pertama yang akan dilakukan UNESCO adalah memanfaatkan jaringannya yang luas di kalangan universitas dan perpustakaanperpustakaan universitas untuk mengorganisasikan upaya penerapan project ETD yang sudah ada. c. d. e. Pemanfaatan Terbatas karena Terbatasnya Akses Elektronik Keterbatasan akse: menyebabkan tesis yang tidak jarang sangat penting, berbobot dan bermanfaat bagi masyarakat, industri, maupun dunia ilmiah, menjadi kurang sekali pemanfaalannya. Jika alasan tidak disediakannya dalam format clektronik dan online ini adalah karena takut diplagiat, maka seyogianya jalan keluarnya bukanlah dengan menyimpan rapat tesis ini di rak-rak perpustakaan hingga berdebu. Universitas bisa membuat aturan agar aksesnya full atau terbatas. Dapat disimpulkar. bahwa kurangnya pemanfaatan ini disebabkan oleh: 1) 2) 3) Kurangnya informas: bahwa tesis tersebut ada Kurangnya informas; tentang isi tesis tersebut Tesis tidak siap tersedia Keberatan Penulis jika Karyanya Tersedia Online Sebagian penulis Tugas Akhir, Tesis, dan Disertasi merasa keberatan jika karyanya tersedia secara online atau diketahui oleh banyak orang, mengingat ada bagian-bagian tertentu dari tesisnya yang sangat penting dan mungkin ditiru orang lain sebelum mereka mendaftarkan patennya. Jika ada kasus seperti ini, universitas dapat memberi beberapa pilihan akses terbatas baik secara waktu, bagian dari tulisan, atau komunitas yang mengakses. Langkanya Informasi Risct di Indonesia yang Representatif dan Online Saat ini sulit sekali kita mengetahui sudah sejauh mana riset yang dilakukan oleh bangsa Indonesia melalui internet. Padahal cukup banyak orang luar negeri yang ingin melakukan penelitian tentang Indonesia, kekayaan alamnya, serta kemungkinan mencari partner penelitian dari Indonesia. Beberapa program kerjasama seperti ETUDP (Eastern Indonesia Universities Development Project) antara Indonesia dengan Kanada, merupakan salah satu contoh upaya untuk meningkatkan kualitas pendidikan dan mengelola hasil penclitian tentang Indonesia bagian timur. Hal ini merupakan hambatan pula bagi dunia pendidikan dan penelitian di Indonesia untuk mendapatkan keuntungan dari kerjasama internasional. Permasalahan-permasalahan di atas dapat dirangkum sebagai berikut: Dunia pendidikan dan perguruan tinggi serta lembagalembaga penelitian kini sedang menderita karena setelah besarnya biaya yang dikeluarkan baik oleh pribadi maupun melalui grant riset oleh negara, ternyata akses terhadap hasilnya sangat sulit didapatkan. Alasan utama penyebab semua ini adalah bahwa programprogram pendidikan belum memanfaatkan secara maksimal teknologi-teknologi pendukung pendidikan, dan para lulusan biasanya menyelesaikan pendidikan mereka dengan kemampuan “information literacy” (melek informasi) yang sangat kurang. Permasalahan ini akan kita ubah menjadi peluang sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. Universitas dapat mensupport kebutuhan kelompokkelompok kerja penelitian di atas dengan membuka kunci resources mereka bagi akses yang lebih luas. Universitas dapat mensupport distance learning secara lebih efektif melalui digital library. Kemudahan akses informasi merupakan hal yang sangat penting bagi Indonesia untuk menjaga posisinya di dunia dimana pendidikan tingkat lanjut dan penelitian memainkan peranan yang semakin penting. Mahasiswa perlu semakin mengetahui manfaat sistem jaringan informasi bagi kelangsungan karir mereka di masa depan. Fakultas di masa depan perlu belajar bagaimana membuat publikasi elektronik dan mengambil manfaat dari digital library yang semakin menjadi trend ini. Sekarang adalah saat yang paling tepat untuk mulai membangun sistem informasi yang dapat menyediakan hasilhasil riset yang didokumentasikan dalam Tugas Akhir, Thesis, dan Disertasi serta Laporan-laporan Penelitian lainnya secara online di Internet lengkap dengan full teks-nya. Keberhasilan upaya ini sangat tergantung dari keseriusan dan kesadaran institusi perguruan tinggi dalam mendorong para calon lulusannya agar mempublikasikan Tugas Akhir, Tesis dan Disertasi secara luas

Yang paling utama perlu ditekankan bahwa KM sejatinya merupakan tugas rutin seoran;; pustakawan. Sejak awal kepada pustakawan baru, apalagi lulusan sarjana ilmu perpustakaan sudah harus ditekankan bahwa eksistensinya perpustakaan ke depan bergantung bagaimana menjadikan KM yang andal. Bila dahulu terdapat jargon “ publish or perish “ maka kondisi yang sama akan dihadapi pustakawan dalam menerapkan KM. Kaisa menekankan pentirignya budaya lingkungan apabila membangun sistem KM, bahk:n menyatakan kunci sukses KM bukan pada perangkat teknologinya, tetapi pada pendekatan kemanusiaan dan integritas yong tinggi. Pentingnya 3 C yaitu Culture, Co-operation dan Com nitment dalam suatu organisasi, karena KM memerlukan kemau::n yang tinggi untuk berbagi (share) demi kepentingan bersama.