Pemanfaatan Layanan Whatsapp Gateway sebagai Sistem Notifikasi Pinjaman (SINOPI) di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Pekalongan

Berkembangnya teknologi informasi pada abad 21 menyebabkan ilmu pengetahuan berkembang dengan pesat. Teknologi dapat diterapkan di berbagai aspek kehidupan diantaranya dunia industri, perkantoran, perbangkan, pusat-pusat penjualan, termasuk perpustakaan. Menurut SulistyoBasuki pengguna perpustakaan terdiri dari berbagai kelompok dan usia, sebagai pembaca mereka memerlukan bahan bacaan yang berbeda-beda tingkat intelektual, penyajian, bentuk fisik dan bentuk huruf.1Di katakan baik perpustakaan harus dapat memberikan pelayanan dengan cepat dan tepat.Dalam perkembangan layanan perpustakaan saat ini disesuaikan dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. Sistem layanan yang terkomputerisasi mampu mengefektifkan layanan perpustakaan, sehingga transaksi seperti pencarian, peminjaman, pengembalian dan pengelolaan data dapat dilakukan secara cepat dan akurat. Suhendar mengungkapkan bahwa tujuan pelayanan sirkulasi adalah untuk memberikan keleluasaan kepada pemustaka untuk membaca dirumah. Seringkali membaca buku di perpustakaan tidak selesai dibaca atau memang sebagian pemustaka tidak mempunyai waktu luangnya untuk membaca dan sebagian ada yang gemar membaca.Maka bahan pustaka tersebut boleh dipinjam untuk dibawa pulang dengan syarat yang bersangkutan telah menjadi anggotaperpustakaan.2 Dulu sebagian besar perpustakaan hanya berisi buku-buku saja dan orang-orang memerlukan informasi yang dibutuhkan harus pergi ke perpustakaan namun sekarang telah beralih ke internet , bahkan dapat melakukan peminjaman buku berbentuk e-book. Perpustakaan harus dapat memaksimalkan layanan yang ada dengan membuat perkembangan perkembangan baru untuk mempermudah pengguna dalam mengakses informasi. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Pekalongan merupakan salah satu perpustakaan umum dan didirikan oleh Pemerintah kota Pekalongan sebagai Sarana Pembangunan untuk Peningkatan Sumber Daya manusia yang berkelanjutan dengan ciri “long live education” sebagai wujud kepedulian Pemerintah untuk mencerdaskan Masyarakat Kota Pekalongan dengan lokasi strategis mudah dijangkau dan terhindar dari keramaian kota yang dapat mengganggu pemustaka.3Yakni sekarang beralamatkan di Jl. Jetayu No. 02 Kota Pekalongan. Anggota atau pengunjung perpustakaan terdiri dari masyakat kota pekalongan dan luar kota pekalongan. Masyarkat kota pekalongan sendiri mempunyai karakteristik secara umum adalah masyaarakat produktif artinya hampir 80 % adalah usia pekerja. Berkaitan dengan hal tersebut maka kunjungan secara rutin ke perpustakaan itu sangat sedikit karena keterbatasan waktu mereka dalam mengakses perpustakaan secara langsung. Teknologi telah membawa perubahan pada layanan perpustakaan saat ini dan tidak lepas dari hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak)dan brainware (orang).4Sebelum adanya pademi perpustakaan kota pekalongan akan ramai dikunjungi oleh masyarakat pada hari jumat,sabtu dan minggu. Karena rata-rata libur nya pada hari tersebut. Kota pekalongan juga sudah menyandang gelar kota ramah anak, hal tesebut juga berpengaruh pada layanan perpustakaan. Selain melayani peminjaman buku perpustakan kota pekalongan juga sebagai tempat rekreasi keluarga karena terdapat fasilitas ruang bermain anak.Sedangkan untuk menunjang masyarakat yang tidak dapat menunjungi perpustakaan secara langsung, sudah disiapkan apllikasi perpustakaan digital “iPekalongankota” yang dapat diunduh diplaystore gratis. Jadi masyarakat dapat membaca bahan bacaan secara langsung via online dimana saja dan kapan saja. Selain itu Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Pekalongan meng gunakan layanan perpustakaan melalui aplikasi whatsapp sebagai sarana untuk berbagi informasi kepada pemustakanya.Selain untuk perpanjangan masa pinjam buku pemustaka bisa cek daftar buku peminjaman. Dampak dari sistem otomasi ini dapat memperingan tugas pustakawan dalam memberikan pelayanan kepada pemustaka karena lebih cepat dalam pekerjaannya daripada manual.5 Untuk meningkatkan mutu layanan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Pekalongan dengan layanan sistem notifikasi pinjaman (SINOPI)ini ingin mempermudah dalam perpanjangan koleksi . Dimana pemustaka tidak harus melakukan perpanjangan dengan mendatangi perpustakaan, namun bisa dilakukan dimana saja dan kapan saja. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Pekalongan memiliki banyak koleksi buku maupun literatur, dimana sebelum penggunaan sistem notifikasi pinjaman melalui aplikasi whatsapp ini sering sekali menghadapi permasalahan yang berkaitan dengan pengembalian buku. Berdasarkan fenomena tersebut maka peneliti tertarik untuk meneliti apakah sebuah sistem notifikasi pemberitahuan kepada pemustaka mengenai jatuh tempo buku yang dipinjam oleh pemustaka dapat dimanfaatkan. Adapun tujuan dari penelitian ini ingin mengetahui kemudahan dan manfaat sistem notifikasi pinjaman (SINOPI) menggunakan layananwhatsapp gateway.

Metode yang digunakan dalam penelitian ini penulis menggunakan penelitian kualitatif dengan analisis deskriptif. Peneliti memilih penelitian kualitatif karena peneliti berusaha mengungkapkan pengalaman seseorang mengenai sebuah fenomena dalam pemanfaatan dan kemudahan layanan whatsapp gateway di perpustakaan. Seperti yang dikemukakan oleh Sugiyonopenelitian kualitataif dapat menghasilkan informasi yang deskriptif artinya yaitu memberikan gambaran secara menyeluruh dan jelas terhadap apa yang diteliti.16 Teknik pengumpulan data yangdilakukan dalam penelitian ini adalah dengan melakukan wawancara dengan petugas layanan perpustakaan serta pengunjung yang dilaksanakan pada tanggal 19 januari 2021. Analisis data yang digunakan dalam penelitian ini dengan mengolah transkrip hasil wawancara yang telah diperolah dari informan akan disajikan dalam bentuk tulisan sesuai dengan yang diperoleh tanpa mengubahisinya Informan dalam penelitian menggunakan teknik purposive sampling yaitu teknik penentuan informan berdasarkan kriteria atau pertimbangan tertentu. Kriteria informan yang pertama merupakan petugas layanan perpustakaan serta pengunjung yang sudah menjadi anggota di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Pekalongan. Kedua, pengunjung harus pernah menggunakan layanan whatsapp gateway, dengan rincian sebagai berikut : Tabel 1.Informan Penelitian di DINARPUS No. Inisial Informan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. LA MR ULS SIT AF AP ES Pekerjaan Pustakawan DINARPUS Staff IT DINARPUS Masyarakat umum atau pengunjung a) Mahasiswa UNDIP b) Mahasiswa IAIN Pekalongan c) Pegawai Kantor d) Pegawai swasta e) Guru SDN PODOSUGIH 1 Jumlah 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang Jumlah 7 orang

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Pekalongan merupakan salah satu perpustakaan umum yang memberikan pelayanan bagi masyarakat untuk menambah informasi yang dibutuhkan atau sebagai pusat penelitian dan refresing bagi semua lapisan masyarakat tanpa membedakan umur, ras, agama, dan status sosial. Berdasarkan data tahun 2020 peminjaman koleksi yang paling sering dipinjam oleh pemustaka yaitu di kelas 800. Tabel 2. Data pinjaman per kelas DINARPUS tahun 2020 DDC 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 F R Jumlah di pinjam 131 257 772 606 172 201 441 531 1507 211 8 23 Sumber: DINARPUS (2021) Diera globalisasi ini merupakan era yang menawarkan dengan segala kecanggihan serta kemudahan, sehingga dapat memunculkan ide ide dan inovasi baru yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat.17Secara pengembangan aplikasi ini dikembangkan oleh DINARPUS secara mandiri yang terintegrasi oleh sistem otomasi. Whatsapp Gateway adalah pengembangan dari sistem SMS Gateway yang dilaunching pada bulan april 2017. Sedangkan WA Gateway mulai dikembangkan pada tahun 2019. Dengan adanya layanan ini setidaknya dapat meminimalisir keterlambatan pengembalian buku sebanyak 20 eksemplar perharinya. Layanan ini sudah digunakan oleh semua pemustaka yang sudah terdaftar sebagai anggota Perpustakaan Daerah Kota Pekalongan. Karena setiap peminjaman buku yang dilakukan oleh pemustaka (H-1) sebelum jatuh tempo tanggal pengembalian buku akan dikirim pesan melalui whatsapp ke nomor pemustaka yang terdaftar di sistem. Pesan tersebut dikirim otomatis oleh server berikut adalah contoh notifikasi nya: Gambar 1. Contoh pesan yang diterima pengguna dalam perpanjangan buku Sumber: Informan (2021) Penulis mendeskripsikan bagaimana pemanfaatan layanan whatsapp gateway sebagai sistem notifikasi pinjaman (SINOPI) di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Pekalongan berdasarkan yang dikemukakan oleh Henderson, diantaranya : (1) menyediakan akses yang cepat dan mudah, (2) menyediakan akses bagi pemakai selama 24 jam apabilaTIdioperasikanselama24jam,(3) menyediakanaksespadainformasiyangtidakterbatas dari berbagai teknis sumber, (4) menyediakan informasi yang lebih mutakhir, (5)menyediakan data dariberbagaisumber. Layanan perpustakaan merupakan manajemen untuk mengelola seluruh informasi serta pengetahuan. Kegiatan ini penting dilakukan oleh perpustakaan agar mudah diakses dan tersedia bagi pemakainya.1 Berdasarkan hasil wawancara penulis pertama, layanan WA Gateway menyediakan akses yang cepat dan mudah. Informasi ini didapat dari hasil wawancara dengan salah satu pemustaka, berikut kutipanya. “Saya sudah menjadi anggota perpustakaan di DINARPUS kurang lebih selama 4 tahun, dengan adanya layanan ini sangat mempermudah saya mendapatkan informasi. Apalagi kan sekarang rata-rata sudah menggunakan whatsapp jadi sangat mudah,pelayanan yang di berikan pun cepat”. (ES, Wawancara, Januari, 2021) Dengan dasar tersebut Perpustakaan daerah Kota Pekalongan mengembangkan Aplikasi SINOPI (Sistem Notifikasi Pinjaman) WA Gateway agar masyarakat dapat mendapatkan pelayanan perpustakaan secara cepat dimanapun dan kapanpun karena aplikasi ini tidak bergantung pada ada atau tidak nya petugas serta tidak terbatas waktu jam buka kantor. Hal ini dilihat dari jawaban pemustaka yang merasa puas akan layanan yang diberikan perpustakaan kepada mereka. Pelayanan yang diberikan DINARPUS mempermudah pengguna dalam mendapatkan informasi. Kedua, menyediakan akses bagi pemakai selama 24 jam apabilaTIdioperasikanselama24jam. Hal ini terlihat bahwa layanan ini 24 jam dalam 1 minggu, artinya layanan ini dapat digunakan kapan saja dan dimana saja. Informasi ini sesuai dengan pernyataan informan LA sebagai berikut. “Inovasi layanan WA Gateway ini sangat membantu dalam pekerjaan pustakawan, bisa meminimalisir keterlambatan nuga, terlebih lagi pemustakanya tidak harus datang ke perpustakaan dengan layanan ini bisa dilakukan dimana saja dan kapan saja selama 24 jam soalnya kan sudah otomatis ada balesan dari sistemnya. Untuk layanan ini bisa ke nomor 085600004788. Sebelum adanya layanan ini penagihan buku itu dulu pernah ada kasus anggota perpustakaan orang kabupaten pernah ditagih sampai nyari-nyari alamatnya. Dijalani seperti itu petugas kita kan terbatas akhirnya tidak diberlakukan lagi penagihan ke rumah-rumah, kalau ditelpon tidak bisa ya sudah buku yang dipinjam statusnya masih hilang ”. (LA, Wawancara, Januari, 2021) Dengan sistem ini layanan perpanjang masa pinjaman otomatis dilayani oleh server tanpa harus ada petugas yang berjaga dan tanpa harus datang ke lokasi perpustakaan. Dengan mengirimkan sintak/kode perpanjang masa pinjaman ke nomor 085600004788 maka masa pinjaman buku otomatis bertambah. Sebelum adanya SINOPI untuk penagihan buku dilakukan dengan menghubungi / menelepon nomor yang terdaftar satu per satu atau mengunjungi secara langsung ke alamat yang terdaftar namun karena terbatasnya SDM maka tidak dilakukan kembali dan buku yang dipinjam statusnya masih hilang.. Ketiga, dengan wawancara selanjutnya informan MR menjelaskan bahwa menyediakanaksespadainformasiyangtidakterbatas dari berbagai teknis sumber. Berikut kutipannya “SINOPI WA Gateway ini bisa dikembangkan dan diimplementasikan ke platform lain tidak hanya di perpustakaan saja , misalnya bisa cek jadwal dokter, nformasi pajak , eticketing, absen sekolah. Selain dari default message dari point 1 – 7 , sistem WA Gateway Perpustakan dapat mengirimkan informasi tentang agenda kegiatan/acara yang sedang atau akan berlangsung seperti pameran buku, gerakan kota batik membaca (kobaca), info pendaftaran pelatihan ketrampilan, jambore perpustakaan, pameran bedah buku, pameran hari jadi kota pekalongan”. (MR, Wawancara, Januari, 2021). Dalam wawancara ini MR menjelaskan bahwa SINOPI (Sistem Notifikasi Pinjaman) WA Gateway dapat dikembangkan dan diimplementasikan diplatfom lain, artinya ruang lingkupnya tidak hanya pada sistem perpustakaan. Sistem ini dapat dikembang sebagai eticketing, seperti pendaftaran online pasien, cek ketersediaan kamar pada rumah sakit, cek jadwal dokter, informasi pajak retribusi, disinkronisasikan dengan absensi sekolah mengirimkan notifikasi kepada orang tua bahawa anaknya sudah berada disekolah dan yang lain. Sistem yang sudah bebasis API (Application Programming Interface) jadi dapat diintegrasikan ke berbagai sistem yang support. Dengan layanan ini perpustakaan juga mengirimkan informasi tentang agenda kegiatan/acara yang sedang atau akan berlangsung seperti pameran buku, gerakan kota batik membaca (kobaca), info pendaftaran pelatihan ketrampilan, jambore perpustakaan, pameran bedah buku, pameran hari jadi kota pekalongan. Berikut adalah sintak / kode pada SiNOPI (Sistem Notifikasi Pinjaman) 1 : Perpanjang Masa Pinjaman Buku | RENEW#KODEBUKU 2 : Cek skorsing keanggotaan | CEKSKORISNG#NOMOR ANGGOTA 3 : Cek masa aktif kartu anggota | MASAAKTIF#NOMOR ANGGOTA 4 : Usul buku baru 5 : Cek Pinjaman Buku | CEKPINJAMAN#NOMOR ANGGOTA 6 : Info Jam Buka Perpustakaan 7 : Kirim saran / masukan Sebagian dari pemustaka mengatakan mereka menggunakan layanan Whatsapp gateway ini untuk mencari tahu cek masa aktif anggota , cek pinjam buku dan perpanjangan masa pinjam buku karena rata-rata dari informan sudah lama menjadi anggota perpustakaan tidak perlu lagi mengetahui info jam buka perpustakaan dan memberi saran/masukan ke perpustakaan. Salah satu pemustaka mengatakan bahwa dengan adanya layanan ini perpanjangan buku lebih efektif dan cepat . Namun terkadang mengalami eror system sehingga informasi notifikasi tidak tersampaikan atau tidak dapat dibaca oleh pemustaka. Berikut Informasi ini berdasarkan informan . “Kalau untuk ke perpustakaan bisa langsung pas jam kerja buat per panjang an, kalau buat pengembalian juga sebenarnya juga bisa di drop box depan gerbang, tapi kalau masalah server WA itu kadang mengalami error system, padahal buku yang dipinjam belum pernah diperpanjang tapi layanan yang tertulis sudah pernah diperpanjang 2 kali”. (SIT, Wawancara, Januari, 2021). Pemanfaatan Layanan Whatsapp Gateway sebagai Sistem Notifikasi Pinjaman (SINOPI) di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Pekalongan Gambar 2. Pesan yang diterima erorr sytem Sumber: Informan (2021) Keempat , menyediakan informasi yang lebih mutakhir. DINARPUS memiliki sumber daya informasi dan telah terorganisir dengan baik. Sistem temu kembali informasi berjalan lancar serta up to date. Hal ini disampaikan oleh informan sebagai berikut . “Tentunya tetap up to date, untuk peminjaman buku kalau misalkan diperpustakaan buku masih dipinjam tapi kalau waktunya dalam jangka peminjaman ya kita suruh tunggu, kalau buku yang dicari tidak ada kita menyarankan untuk buku apa saja yang di inginkan nanti kalau ada pengadaan buku kita masukan judul-judul buku tersebut,pengadaan buku kan biasanya diadakan setahun sekali” . (LA, Wawancara, Januari, 2021) Menurut salah satu staff IT DINARPUS sistem ini akan dikembangkan ke sosial media yang lain karena tidak menutup kemungkinan apabila regulasi dari Whatsapp berubah berbayar dan penggunanya berpindah ke sosial media yang lain maka sistem ini juga harus menyesuaikan media apa yang trend banyak digunakan oleh masyarakat agar informasi mudah dan cepat dikirimkan. Berdasarkan hasil wawancara menurut informan ,pengingat / notifikasi sangat dibutuhkan seseorang agar mengetahui sesuatu hal dibeberapa hari kedepan. Guna memenuhi kebutuhan dan memudahkan pemustaka dalam mengakses perpustakaan. Sebagai salah satu sarana publik yang melayani masyarakat secara umum. Perpustakaan daerah Kota Pekalongan berusaha memberikan pelayanan yang terbaik, mudah diakses dan gratis. Untuk kesadaran masyarakat dengan adanya sistem yang di bangun, mulai respon yang mengikuti peraturan yang berlaku Gambar 3. Informasi jam buka perpustakaan Sumber: Informan (2021) Kelima , menyediakan data dariberbagaisumber, dengan memanfaatkan perpustakaan dapat diperoleh data atau informasi untuk memecahkan berbagai masalah, sumber untuk menentukan kebijakan tertentu, serta berbagai hal yang sangat penting untuk keperluan belajar.19Hal ini sesuai pernyataan dari informan. “Untuk memanfaatkan koleksi disini saya bisa mendapatkan informasi yang saya butuhkan, terlebih dalam mengerjakan tugas akhir mahasiswa. Apalagi dengan adanya layanan ini saya bisa mengusulkan buku baru itu sangat membantu ” (ULS, Wawancara, Januari, 2021) “Pencantuman kedua alamat link tersebut bertujuan agar memudahkan masyarakat saat ingin mendaftar anggota dan mencari buku lewat katalog online agar lebih informatif. Sedangkan untuk promosi layanan WA gateway perpustakaan menggunakan media cetak dan elektronik. Media cetak berupa brosur, dan mmt. Media elektronik berupa iklan layanan masyarakat di Radio Kota Batik dan TV Batik.” (MR, Wawancara, Januari, 2021) Berdasarkan hasil wawancara layanan whatsapp ini sangat membantu dalam memenuhi kebutuhan pemustaka selain menyediakan notifikasi pinjaman melalui whatsapp gateway ini pengguna bisa mendapatkan informasi seperti pendaftaran anggota perpustakaan melalui http://bit.ly/ RegPerpusPkl dan juga bisa melihat katalog online perpustakaan di https:// ucs.perpustakaankotapekalongan.net/.Layanan whatsapp gateway ini juga dipromosikan melalui media cetak seperti brosur dan mmt sedangkan media elektronik berupa iklan layanan masyarakat di Radio Kota Batik dan TV Batik. Adapun pengecekan keterlambatan langsung dilakukan oleh sistem, dan akan dikirimkan notifikasi kepada pemustaka yang mempunyai pinjaman buku. History dan laporannya dapat di download dan data transaksi sirkulasi penagihan buku sudah terdokumentasikan pada sistem back end WA Gateway .Tujuan utama sistem ini adalah agar pemustaka tepat waktu dalam mengembalikan pinjaman buku dan memudahkan pemustaka untuk memperpanjang masa pinjaman ,karena sebelum penggunaan layanan beberapa pemustaka pernah terlambat mengembalikan buku sehingga terkena skorsing atau hukuman tidak boleh pinjam untuk sementara waktu Gambar 4. Pesan Layanan SINOPI Sumber: Informan (2021) Menurut data DINARPUS jumlah keterlambatan banyak dilakukan oleh warga luar kota pekalongan, hal tersebut karena faktor mobilitas yang jauh sehingga masyarakat tidak ada waktu untuk mengembalikan buku. Faktor lain yg mengakibatkan masyarakat telambat mengembalikan buku adalah karena terbatasnya jam layanan. Untuk menunjang hal tersebut perpustakaan daerah membuat DROP BOX (kotak pengembalian buku 24 jam, yang disimpan didepan gedung perpustakaan) tujuannya adalah bagi masyarakat yang akan mengembalikan buku sedangkan layanan sudah tutup maka buku dapat dimasukan kedalam DROP BOX tersebut. Namun dalam penerapan layanan whatsapp gateway ini sering terjadi eror system dan informasi notifikasi tidak tersampaikan atau tidak dapat dibaca oleh pemustaka karena beberapa faktor diantaranya: 1. Pemadaman listrik oleh PLN sehingga server down dan tidak dapat mengirimkan notifikasi 2. Nomor handphone pemustaka yang telah didaftar sudah tidak aktif / ganti nomor 3. Langganan internet (kouta) pemustaka sudah habis sehingga tidak dapat menerima notifikasi 4. Diabaikannya notifikasi , terkadang pesan sudah dibaca namun tetap diabaikan oleh pemustaka

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Pekalongan membangun sebuah sistem notifikasi atau pemberitahuan kepada pemustaka mengenai tanggal jatuh tempo buku yang dipinjam oleh pemustaka. Dengan adanya SINOPI (Sistem Notifikasi Pinjaman) WA Gateway meminimalisir keterlambatan pengembalian buku kurang lebih 20 eksemplar buku per harinya. Dilihat dari pengamatan sebelum adanya SINOPI, kecenderungan pemustaka apabila mempunyai pinjaman maka akan sulit untuk mengembalikan. Selain itu layanan Wa gateway aktif 24 jam dalam 1 minggu, artinya layanan ini dapat digunakan kapan saja dan dimana saja. Dengan sistem ini layanan perpanjang masa pinjaman otomatis dilayani oleh server tanpa harus ada petugas yang berjaga dan tanpa harus datang ke lokasi perpustakaan. Pengembangan aplikasi ini sistem yang mudah digunakan dan dipahami oleh penggunanya serta mudah dalam proses aksesnya. Adapun kendala yang sering tejadi adalah informasi notifikasi tidak tersampaikan atau tidak dapat dibaca oleh pemustaka karena beberapa faktor diantaranya ; pemadaman listrik oleh PLN sehingga server down dan tidak dapat mengirimkan notifikasi, nomor handphone pemustaka yang telah didaftar sudah tidak aktif / ganti nomor, karena langganan internet (kouta) pemustaka sudah habis dan diabaikannya notifikasi.