Redesain Layanan Bebas Pinjam Selama Masa Pandemi Covid-19 di Perpustakaan UIN Sunan Ampel Surabaya

Corona Virus Desease 2019 atau biasa dikenal dengan Covid-19 telah mempengaruhi berbagai macam sendi kehidupan umat manusia di muka bumi tanpa diketahui kapan berakhir. Mulai dari sendi sosial, ekonomi, religi, bahkan politik. Belum adanya vaksin yang bisa mengobati penyakit yang disebabkan oleh virus ini mengharuskan kita beradaptasi dengan kehidupan baru yang dikenal dengan New Normal. New Normal adalah perubahan perilaku untuk tetap menjalankan aktivitas normal namun dengan ditambah menerapkan protokol kesehatan guna mencegah terjadinya penularan Covid-19 seperti selalu bermasker, rajin mencuci tangan, dan menjaga jarak aman dengan orang lain. New Normal juga berlaku di semua kehidupan manusia, termasuk salah satu yang terkena imbas adalah pelayanan yang ada di perpustakaan. Perpustakaan identik dengan layanan langsung yang membutuhkan bertemunya pemustaka dan petugas. Perpustakaan harus mampu memberikan layanan terbaik sehingga pemustaka dapat memanfaatkan koleksi dan sumber informasi yang ada baik dalam bentuk cetak maupun non cetak secara tepat sesuai dengan kebutuhan. Dengan keberadaan koleksi cetak inilah, mau tidak mau mengharuskan kehadiran pemustaka dalam gedung perpustakaan sekaligus keharusan petugas memberikan layanan untuk kemudahan akses pemanfaatannya. Salah satu layanan yang harus menyesuaikan dengan kebijakan new normal adalah bebas pinjam perpustakaan. Bebas pinjam merupakan Surat keterangan yang diberikan kepada mahasiswa untuk kebutuhan cuti kuliah, pindah, atau wisuda yang menerangkan sedang tidak dalam memiliki tanggungan pinjaman, hutang, dan tanggungan administrasi. Surat keterangan bebas pinjam ini paling banyak diberikan kepada mahasiswa semester aktif sebagai pemenuhan salah satu syarat menjadi calon wisudawan dan harus diserahkan kepada Bagian Akademik masing-masing fakultas. Sehingga tidak mengherankan jika seringkali terjadi antrian panjang dalam proses layanan bebas pinjam ketika mendekati hari wisuda. Bahkan tidak jarang perpustakaan harus memberlakukan pembatasan jumlah layanan setiap harinya demi kelancaran dan kenyamanan bersama. Perpustakaan harus menyediakan nomor antrian hingga ratusan lembar setiap harinya untuk dibagikan kepada mahasiswa yang telah melakukan pemesanan sebelumnya. Nomor antrian ini diberikan pagi hari sebelum layanan dibuka. Tentu saja, imbas dari antrian ini adalah terjadinya kerumunan antar sesama mahasiswa dan petugas perpustakaan, yang sebagaimana diketahui pada era new normal ini sangat dilarang oleh pemerintah melalui slogan physical distancing maupun social distancing. Berangkat dari pertimbangan semacam ini, maka Perpustakaan UIN Sunan Ampel berinisiatif untuk memberikan layanan bebas pinjam perpustakaan melalui proses online yang meliputi cek tanggungan pinjaman, upload mandiri tugas akhir, verifikasi hasil upload mandiri, hingga pengiriman Surat keterangan bebas pinjam. Diharapkan dengan penggunaan media online atau jaringan internet ini layanan yang diberikan menjadi lebih mudah, cepat, tepat, efektif, dan efisien bagi para pemustaka. Terobosan ini bukan hanya sebagai peran aktif Perpustakaan UINSA dalam menjalankan protokol kesehatan dalam memerangi penyebaran Covid-19 saja, namun juga memberikan kemudahan layanan bagi mahasiswa untuk mendapatkan Surat keterangan bebas pinjam perpustakaan yang merupakan salah satu persyaratan ikut wisuda. PERMASALAHAN Permasalahan yang diangkat dalam kajian ini ada dua yaitu: Bagaimana redesain layanan bebas pinjam yang ada di Perpustakaan UIN Sunan Ampel Surabaya? Apa saja perbedaan yang ada pada layanan bebas pinjam konvensional dan online di Perpustakaan UIN Sunan Ampel Surabaya? TUJUAN Mengetahui bagaimana redesain layanan bebas pinjam yang ada di Perpustakaan UIN Sunan Ampel Surabaya. Mengetahui perbedaan yang ada pada layanan bebas pinjam konvensional dan online di Perpustakaan UIN Sunan Ampel Surabaya. MANFAAT Beberapa manfaat bisa diperoleh dari hasil penelitian ini, diantaranya yaitu: Untuk Perpustakaan UIN Sunan Ampel Surabaya, agar dapat memberikan layanan terbaik bagi para pemustaka dengan mengutamakan pemenuhan kebutuhan informasi melalui beragam layanan dan inovasi layanan lainnya. Perpustakaan PTKIN lainnya, diharapkan inovasi layanan bebas pinjam yang ada di Perpustakaan UIN Sunan Ampel Surabaya ini memberikan wawasan dan inspirasi untuk dapat diterapkan di lembaga masing-masing.

Metode yang digunakan dalam kajian ini adalah kualitatif yaitu pengumpulan data penelitian melalui pengamatan dan kajian dokumen. Adapun pendekatannya adalah studi kasus yaitu memiliki fokus penelitian pada satu hal tertentu dalam menjawab permasalahan yang terjadi, baik berupa individu maupun kelompok. Penelitian ini dilakukan dengan mengumpulkan dan menganalisa data berdasarkan pengamatan dan dokumentasi dari penerapan layanan bebas pinjam baik secara konvensional dan online yang ada di Perpustakaan UIN Sunan Ampel Adapun sumber data pendifian adalah mahasiswa, panduan unggah mandiri tugas aktiir, dan media sosial Telegram sebagai sarana interaksi dan konsultasi layanan bebas pinjam antara mahasiswa dan pengelola. TINAJAAN PUSTAKA Covid-19 Corona Virus Disease 2019 atau klasa disebut Covid-19 merupakan wabah penyakit yang pertama kali ditemukan di kota Wuhan Provinsi Hubei Tongkok pada awal Desember 2019 dan diterapkan sebagai pandemi oleh World Health Organization (WHO) pada 11 Maret 2020.⁶ Virus ini bersifat zoonosis yakiri suatu penyakit yang dapat dinlankan melalui hewan dan manusia seperti rabies, malaria, dan MERS.⁷ Awal Maret 2020, Covid-19 secara resmi didientifikasi mastik di Indonesia melalui warga negara Jepang yang mengunjungi seorang temannya di Indonesia.⁸ Sampai saat ini, obat untuk Covid-19 belum ditemukan dan sepertinya masih harus menungsgi dalam kurun waktu yang lunasyan lama. Karena proses penemuan obat tertunya membruhukan waktu yang tidak sebentar. Demi Pertimbangan keamanan, sebuah obat harus dilakukan berbagai macam percobaan sebelum diberikan kepada pasien. Obat yang salah tentu berakibat sangat berbahaya bahkan bisa menjadi racun bagi manusia.[11] Layanan Bebas Pinjam Perpustakaan Bebas pinjam terdiri dari dua kata yaitu bebas dan pinjam. Bebas memiliki arti tidak terikat atau terbatas oleh aturan dan sebagainya. Sementara pinjam berasal dari kata meminjam yang berarti memakai barang orang lain untuk waktu tertentu dan harus dikembalikan sesuai waktunya.[12] Secara lebih luas, bebas pinjam bisa dimaknai sebagai suatu kondisi dimana perpustakaan tidak mempunyai data pinjaman buku pada database serta masalah administratif lainnya.[13] Bebas pinjam ini diadakan dengan tujuan untuk melindungi kelestarian dan keutuhan koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan. Sehingga terjamin tersedianya koleksi sebagai sarana belajar, pemenuhan informasi, referensi kultural, dan referensi penelitian bagi seluruh perpustakaan.[14] Surat keterangan bebas pinjam perpustakaan merupakan surat keterangan yang dikeluarkan oleh pihak perpustakaan berdasarkan permohonan mahasiswa dikarenakan beberapa alasan, di antaranya adalah sebagai salah satu pemenuhan syarat dalam pengajuan cuti kuliah, pindah ke kampus lain, atau wisuda. Prosedur yang harus dilakukan oleh mahasiswa dengan permohonan bebas pinjam adalah tidak memiliki tanggungan pinjaman buku dan tidak mempunyai tunggakan administrasi berupa hutang. Khusus bagi calon wisudawan, ada satu prosedur tambahan agar bebas pinjam dapat diterbitkan oleh perpustakaan, yakni dengan melakukan upload mandiri tugas akhir. Sebutan upload mandiri atau unggah mandiri ini dikarenakan dalam prosesnya dilakukan sendiri oleh mahasiswa yang bersangkutan setelah melakukan register akun dengan menggunakan email yang masih berlaku sebagai sarana aktivasi. Mahasiswa UIN Sunan Ampel dapat melakukan upload mandiri tugas akhir secara online di website http://digilib.uinsby.ac.id. Website repository ini berisi semua karya intelektual sivitas akademika UIN Sunan Ampel seperti skripsi, tesis, disertasi, karya ilmiah, artikel jurnal, artikel media massa, artikel dalam buku, buku, buku ajar, konferensi, laporan KKN/PPL, laporan penelitian, laporan pengabdian, makalah, orasi ilmiah, pedoman, dan prosiding. Untuk kemudahan proses upload mandiri tugas akhir mahasiswa, telah disediakan panduan yang bisa dibaca dan diunduh pada laman website repository tersebut. Prosedur Bebas Pinjam bagi Calon Wisudawan Cek Pinjaman Mandiri melalui http://catalog.uinsby.ac.id Memiliki tunggakan? Tidak: Lanjut ke Upload Mandiri Tugas Akhir sesuai panduan Ya: Selesaikan tunggakan terlebih dahulu Upload Mandiri Tugas Akhir Verifikasi Tugas Akhir Kesalahan panduan? Ya: Perbaiki dan upload ulang Tidak: Publish ke repository Tugas akhir dan penerbitan Surat Keterangan Bebas Pinjam Selesai

1. Redesain Layanan Bebas Pinjam Perpustakaan Pandemi Covid-19 mengubah layanan perpustakaan, termasuk bebas pinjam. Layanan online dikembangkan untuk memenuhi prinsip cepat, tepat, mudah, dan sederhana. Syarat Surat Keterangan Bebas Pinjam: a. Tidak memiliki pinjaman koleksi/buku b. Tidak memiliki tunggakan hutang/administrasi c. Upload mandiri dan verifikasi tugas akhir di http://digilib.uinsby.ac.id Tahapan untuk Calon Wisudawan: a. Cek pinjaman mandiri di http://catalog.uinsby.ac.id b. Lunasi tunggakan administrasi c. Upload mandiri tugas akhir: 1) Unggah ke repository sesuai ketentuan 2) Format file: PDF dan Word (bukan RTF) 3) Tunjukkan berkas asli tugas akhir 4) Isi form Free Loan di http://catalog.uinsby.ac.id 2. Perbedaan Layanan Konvensional dan Online - Prosedur: Online menggunakan teknologi informasi dan Telegram (http://bit.ly/telegramperpus) - File upload: Online memerlukan lebih banyak dokumen (Word, PDF, lampiran, foto fisik tugas akhir) Tabel Perbandingan: | No. | Sebelum Pandemi (Konvensional) | Setelah Pandemi (Online) | |---------|----------------------------------|-----------------------------| | 1 | Layanan langsung di loket | Konsultasi via Telegram | | 2 | Upload 1 file PDF | Upload multiple file (Word, PDF, lampiran) | | 3 | Verifikasi manual | Verifikasi online oleh petugas | 3. Proses Online via Telegram - Konfirmasi Upload: Laporkan setelah upload - Verifikasi: Bandingkan dokumen dengan ketentuan - Pengiriman Surat: Dikirim via Telegram setelah disahkan Kepala Perpustakaan

Redesain layanan bebas pinjam online memudahkan mahasiswa dengan prosedur digital dan integrasi Telegram. konversional yakni pertama, penggunaan media sosial dalam berkomunikasi dan konsultasi antara perpustakaan dan petugas sebagai pengganti kunjungan langsung selama proses upload mandiri, verifikasi, dan pengiriman surat keterangan bebas pinjam. Kedua, jumlah file upload lebih banyak yang tidak hanya terbatas pada file format pdf saja, namun juga format word document, semua lampiran, dan bukti foto tugas akhir yang terjilid. 2. Ada tujuh perbedaan yang ada pada layanan bebas pinjam online dan konversional, yakni prosedur pelunasan tunggakan pinjaman buku, prosedur pelunasan hutang dan administrasi lainnya, file upload mandiri, proses verifikasi, penerbitan surat keterangan bebas pinjam, prosedur layanan, dan waktu layanan.