Evaluasi Kinerja (Integrated Library Information System) IBRA sebagai Sarana Temu Kembali Informasi di Sekolah Dasar Muhammadiyah Sapen

Penelusuran informasi merupakan bagian sangat penting dalam pelayanan jasa informasi. Prinsip pemanfaatan secara berulang semua jenis koleksi yang ada di perpustakaan, memerlukan suatu sistem yang sanggup menyimpan sebanyak mungkin data atau informasi, untuk kemudian bisa dipanggil kembali jika dibutuhkan. Metode atau teknik pencarian informasi yang sudah disimpan di dalam perpustakaan atau di perpustakaan mana pun yang sudah terikat dalam kerja sama saling berbagi informasi dan sumber informasi, itulah yang disebut konsep penelusuran informasi. Alat bantu telusur di perpustakaan salah satunya adalah katalog. Katalog adalah daftar buku lengkap dengan nama pengarang, judul buku serta keterangan lain yang diangap perlu tentang buku yang bersangkutan. Selain katalog manual sekarang ada katalog terkomputerisasi yaitu katalog yang menggunakan program komputer. Katalog terkomputisasi yang dilayankan secara online ke public biasanya menggunakan sistem OPAC (Online Public Catalog) . Jenis Katalog ini berfungsi sama dengan katalog manual atau kartu, yaitu digunakan sebagai alat bantu menelusur atau mencari informasi dari beberapa buku atau artikel yang disimpan di perpustakaan. Melihat sekilas di lapangan katalog manual merupakan sebuah alat yang sering kali jarang disentuh oleh pemustaka. Pemustaka kebanyakan langsung menuju ke rak dan mencari buku yang mereka cari, namun dengan adanya katalog yang sudah terkomputerisasi, sekarang pemustaka dengan mudah mencari buku yang mereka inginkan. Pemustaka akan lebih cepat menemukan kembali informasi yang sangat luas dan beragam. Hal tersebut sangat terkait dengan istilah sistem temu kembali informasi. Sistem temu kembali informasi didesain untuk menemubalik dokumen atau informasi yang ditanyakan oleh komunitas pemakai. Sistem harus menyediakan informasi yang tepat yang tersedia untuk pemakai yang tepat. Jadi, tujuan sistem temu kembali informasi yaitu mengumpulkan dan mengorganisasi informasi dalam suatu bidang subjek atau lebih untuk disediakan bagi pemakai pada saat pemakai memintanya. Namun untuk mengetahui seberapa baik sistem temu kembali (OPAC) memenuhi tujuan dari sistem tersebut sebaiknya dilakukan suatu evaluasi dari sistem kinerjanya. Disebutkan bahwa evaluasi adalah kegiatan untuk mengumpulkan informasi tentang bekerjanya sesuatu yang selanjutnya informasi tersebut digunakan untuk menentukan alternatif yang tepat dalam mengambil sebuah keputusan, namun untuk mempermudah evaluasi terdapat enam kriteria mengedintifikasi berbagai parameter sistem pencarian informasi yaitu recall, precesion, Respon Time’s atau rentan waktu, Effort atau upaya pengguna, covererageof the collection, Penyajian data (intercface). Salah satu sistem temu kembali informasi adalah OPAC yang salah satunya yang terdapat pada fitur IBRA (Integrated Library Information System). IBRA adalah sistem aplikasi berbayar berbasis web yang tujuannya untuk memenuhi kebutuhan otomasi perpustakaan. Aplikasi ini dikembangkan oleh Teratama Tecnologi Sistem. Penggunaan IBRA di SD Muhammadiyah Sapen belum pernah di evaluasi tingkat keefektivannya. Melihat hal tersebut, Perpustakaan SD Muhammadiyah Sapen telah menyediakan sebuah sistem temu kembali informasi dengan software IBRA. Softwre ini menyediakan alat penelusuran yaitu OPAC (Online Public Acess Catalog). Peneliti mencoba mengulas seberapa jauh tingkat recall dan precesion, respons time, upaya pengguna dan segi penyajiannya pada software IBRA sebagai penyedia layanan OPAC agar kebutuhan informasinya dapat akurat dan tepat sesuai dengan keinginanya.

Metode Penelitian Jenis dan pendekatan penelitian Penelitian ini menggunakan pendekatan penelitian kualitatif. Pendekatan penelitian kualitatif adalah metode penelitian yang digunakan untuk meneliti pada kondisi objek alamiah, (sebagai lawannya adalah eksperimen) dimana peneliti adalah sebagai instrumen kunci, teknik pengumpulan data dilakukan secara triangulasi (gabungan), analisis data bersifat induktif/kualitatif, dan hasil penelitian kualitatif lebih menekankan makna dari pada generalisasi. Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilaksanakan di SD Muhammadiyah Sapen yang terletak di Kota Yogyakarta, yang memliki letak strategis yaitu berada didekat pusat pendidikan. Penelitian ini akan dilaksanakan pada bulan 20 Desember 2016. Sumber Data 1. Data primer Data primer adalah data yang bersumber dari responden dan sistem tersebut yang langsung ditemui di lapangan (lokasi penelitian) yaitu: a. Observasi, yaitu penulis mengamati secara langsung Perpustakaan SD Muhammadiyah Sapen untuk mendapatkan data yag diperlukan. b. Wawancara yaitu penulis mewawancarai para pustakwan dan pengguna perpustakaan SD Muhammadiyah Sapen. c. Dokumentasi yaitu bahan tertulis. Dokumen tersebut digunakan sebagai sumber data yang dimanfaatkan untuk menafsirkan dan meramalkan hasil penelitian yang berkaitan dengan aktivitas atau peristiwa tertentu 2. Data sekunder Data sekunder adalah data yang bersumber dari kepustakaan yang terdiri dari literatur-literatur, buku catatan pustakawan, buku panduan dan artikel yang berkaitan dengan masalah yang diteliti.

Hasil Penelitian Salah satu sistem temu kembali informasi adalah OPAC yang salah satunya yang terdapat pada fitur IBRA (Integrated Library Information System). IBRA adalah sistem aplikasi berbayar berbasis web yang tujuannya untuk memenuhi kebutuhan otomasi perpustakaan. Aplikasi ini dikembangkan oleh Teratama Technology System. Penggunaan IBRA di SD Muhammadiyah Sapen belum pernah di evaluasi tingkat keefektivannya Untuk mempermudah evaluasi terdapat lima kriteria mengedintifikasi berbagai parameter sistem pencarian informasi yaitu: covererage of the collection (Cakupan Koleksi), precesion, Respon Time’s, (rentan waktu), Effort atau upaya pengguna, covererage of the collection ( Cakupan Koleksi), Penyajian data. Cakupan koleksi Cakupan koleksi disini yaitu cakupan koleksi yang relevan dengan kebutuhan informasi baik dari keterhubungan, ketuntasan dan kegunaanya. Jenis data yang ditampikan pada IBRA yaitu Data bibliografi tersedia, menampilakan full teks pdf pada multimedia dan digital, namun tidak menampilkan abstrak untuk ditampilkan. Analisis subjek ditampilkan dengan jelas namun hanya menampilkan subjek dasar. Data bibliografi yang tercantum antara lain: Judul, pengarang, penerbit, impresum, tahun terbit, lokasi rak. IBRA tidak menyedikan fasilitas Basic Search namun memiliki fasilitas Advance Search dengan tiga kategori yaitu : 1. Pustaka cetak Dalam tampilan ini menampilkan jenis katagori pencarian (pengarang, judul, klasifikasi, id nuku, keywords, kontributor, bahasa) dan jenis koleksi (buku, kamus, majalah). Selain itu jaga menampilkan menu pilihan penampilan gambar dan pembatasan kata depan. Untuk mempermudah pencarian keberadaan koleksi di rak fasilitas OPAC menyediakan status koleksi apakah sedang dipinjam atau tidak, mengetahui jumlah koleksi, serta lokasi koleksi di Rak mana berada. 2. Pustaka Multimedia Dalam tampilan ini menampilkan jenis katagori pencarian (pengarang, judul, klasifikasi, id nuku, keywords, kontributor, bahasa) dan jenis koleksi (klipping, e-book, file komputer). Selain itu jaga menampilkan menu pilihan penampilan gambar dan pembatasan kata depan. Multimedia berupa audio visual, pemustaka dapat melihat tampilan video koleksi perpustakaan. 3. Pustaka Digital Dalam tampilan ini menampilkan jenis katagori pencarian (pengarang, judul, klasifikasi, id nuku, keywords, kontributor, bahasa) dan jenis koleksi (filekomputer, cd, dvd, video, gambar). Selain itu jaga menampilkan menu pilihan penampilan gambar dan pembatasan kata depan. Sistem tidak menyediakan boolean operator dan tidak memiliki strategi penelusurannya dengan boolean operator. Nilai Recall dan Precesion Efektifitas sistem temu kembali informasi adalah kemampuan dari sistem itu untuk memanggil berbagai dokumen dari suatu database sesuai dengan permintaan pengguna. Ada dua hal penting yang biasanya digunakan dalam mengukur kemampuan sistem temu kembali informasi yaitu rasio atau perbandingan perolehan (recall) dan ketepatan (precision). Hasil pengengukuran tingkat keefektifan kinerja IBRA sebagai sarana temu kembali informasi yaitu: Salah stu cara yang penulis pakai untuk mengukur tingkat keefektifan dari sistem temu kembali informasi yaitu dengan menggunakan rumus recall dan precesion Penulis mencoba menghitung nilai keefektivan OPAC menggunakan recall dan precesion sebagai berikut : Recall = [a/ (a+c)] x 100% Precision = [a/ (a+b)] x 100% Keterangan : a = hits(relevan, ditemukan) b = noise (tidak relevan, ditemukan) c = missed (relevan, tidak ditemukan) r = recall p= precision Sangat sulit mencapai tingkat recall dan precesion yang ideal. Selain itu seorang pencari informasi atau pemustaka seringkali tidak hanya peduli pada tingkat relevensi, melainkan juga pada banyak hal lain, seperti kecepatan proses pencarian, kemudahan dalam mengajukan permintaan informasi, kenyaman dalam memandang layar komputer dan sebagainya. Seringkali seorang pencari informasi rela mengorbankan tingkat precesion asalkan sistem yang dipakinya memberikan respon yang cepat Melihat teori yang ada penulis akan melakukan evaluasi melalui ketepatan penelusuran menggunakan OPAC IBRA di SD Muhammadiyah Sapen., dengan titik pendekatan judul dan subyek. 1. Penelusuran dengan titik pendekatan ruas judul Penulis akan memperlihatkan data precision melalui tingkat judul . Berikut hasil perhitungan: [Table data omitted for brevity but included in original text] Rata-rata precision melalui rusa judul didapatkan 8.8 atau nilai precision 0.8. Hasil dari efektifitas ketepatan (precision) adalah 0.8 dengan predikat nilai efektif 2. Penelusuran Melalui Ruas Subyek Contoh proses temu kembali informasi OPAC menggunakan pendekatan ruas subyek. Selanjutnya berikut adalah tabel precision dengan dengan pendekatan subyek [Table data omitted for brevity but included in original text] Rata-rata precision melalui rusa judul didapatkan 8.1 atau nilai precision 0.8. Hasil dari efektifitas ketepatan (precision) adalah 0.8 dengan predikat nilai efektif Perpustakaan An-Nafid menggunakan software IBRA, salah satu fitur IBRA yaitu OPAC menyediakan penelusuran penelusuran berdasarkan pengarang, subjek, isbn, keyword. Penulis mencoba menghitung keefektifan OPAC sebagai sarana alat telusur berdasarkan pendekatan subjek dan judul, yaitu : Respon time ( Waktu Respon penelusuran OPAC) IBRA ini tidak meneyediakan tampilan setelah selesai proses pencarian. Sehingga pemustaka akan kesulitan dalam mencari kecepatan waktu yang di perlukan dalam mencari informasi yang dicari. Idealnya bahwa sistem baik akan merepon apa yang dicari pemustaka dengan cepat. Namun dalam realita pencarian yang dilakukan oleh penulis waktu respon disistem masih terlalu lama, apalagi apabila data yang ditampilkan terlalu banyak. Selain itu, dalam menguplode koleksi digital dan multimedia cukup cepat. Upaya pengguna Upaya penguna yang dimaksud disini yaitu kemampuan intelektual atau fisik untuk memenuhi kebutuhan informasi dengan menggunakan sistem temu kembali informasi. IBRA tidak memiliki fasilitas help(bantuan) sehingga tidak ditemukan cara menerangkan cara detail penggunaan OPAC. Untuk mengetahuai system kerja IBRA, dibutukan pemahaman pemustaka sendiri dalam penggunaannya. Pustakawan harus menjelaskan kepada pemustaka cara penggunaan OPAC secara manual. Tampilan Sistem Dari segi penyajian IBRA, software IBRA di perpustakaan Muhammadiyah cukup menarik, karena diseuaikan dengan tema anak-anak (menampilkan gambar jerapah dan pepohonan), namun tulisannya menunya home, cetak pustaka, cetak multimedia masih kontras dari segi warnanya. Penyajian belum mendetail seperti tidak ada fasilitas help, tidak ada fasilitas broswing.

Kesimpulan Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa : 1. Tingkat keefktifan kinerja IBRA dan proses mengunakan pendekatan subjek dan judul hasil menunujukan bahwa nilai precision memiliki nilai efektif. 2. Sistem tidak menampilkan waktu perolehan data. Namun dari penelitian respon data masih terlalu lambat, apalagi data yang ditemu kembali menampiilkan data yang cukup banyak. 3. Sedangkan dalam segi upaya pengguna dalam penggunaan IBRA masih kurang, tidak ditemukannya menu help. 4. Tampilan sistem temu kembali perpustakaan SD Muhammadiyah Sapen cukup menarik. Sehingga penguna akan merasa senang dan nyaman ketika memggunakan OPAC. 5. Cakupan koleksi yang ditampilkan IBRA cukup lengkap lengkap. Terdapat pdf, tampilan sampul, data bibliografi. Namun belum menampilkan abstrak. Saran Menurut penulis saran-saran yang bisa diberikan antara lain 1. Pustakawan perlu memberikan pemahaman tentang strategi penelusuran yang baik dan benar. Tujuannya agar penguna mampu menggunakan OPAC secara optimal 2. Pustakawan harus konsisten dalam melalakukan klasifikasi dan penentuan subjek, lebih baik menggunakan daftar tajuk subjek. 3. Perpustakaan seharusnya mempunyai jumlah per subjek yang dimiliki perpustakaan atau thesaurus data base sehingga dapat memudahkan dalam pencarian. 4. Perpustakaan sebaiknya mengusulkan perbaikan kepada pengembang IBRA agar kedepannya dapat di perbaiki dalam memenuhi strategi penelusuran pengguna yang lebih mudah.