Optimalisasi Repositori Institusi IAIN Curup sebagai Sarana Komunikasi Ilmiah Kampus

Pengembangan repositori institusi di Indonesia sudah mulai digalakan terutama bagi perpustakaan perguruan tinggi. Eksistensi dari repositori institusi menjadi sangat strategis. Selain mempercepat penyebaran informasi kepada pemustaka baik internal maupun eksternal. Repositori juga hadir sebagai salah satu layanan kebanggaan perpustakaan yang menggabungkan teknologi dan konten informasi. Selanjutnya repositori juga memberikan akses penyimpanan yang lebih besar yang mungkin tidak dapat disimpan secara fisik. Hal ini berkaitan dengan fungsi preservasi dan konservasi bahan Pustaka. Repositori dapat memberikan gambaran tentang (1) karya-karya intelektual, (2) inovasi yang telah dihasilkan dan (3) kualitas institusi tersebut (Wahyudi, 2019). Sementara Johnson dalam Westell mengatakan bahwa repositori intitusi adalah arsip digital tentang produk intelektual yang dibuat oleh pendidik, peneliti dan mahasiswa dari sebuah institusi dan dapat diakses oleh pengguna baik dari dalam ataupun luar institusi dengan sedikit hambatan untuk mengakses. Perkembangan dan sinergitas dari teknologi dan perpustakaan memungkinkan terjadinya peningkatan kualitas penelitian dan kegiatan akademis lainnya. Dalam hal ini repositori berperan sebagai wadah komunikasi ilmiah, dan juga sebagai sarana display kekayaan intelektual sivitas akademika di perguruan tinggi. Tujuan dari repository institusi adalah untuk menyediakan akses terbuka ke hasil penelitian institusional dengan pengarsipan sendiri hasil penelitian tersebut dan menyimpan serta melestarikan aset digital institusional lainnya (Hamim, 2019). Sehingga kekayaan intelektual kampus dapat terorganisir dengan baik serta dapat dimanfaatkan secara optimal. Perpustakaan sebagai lembaga pengelola informasi harus ikut andil dalam setiap proses implementasi repositori. Mulai dari perencanaan, persiapan konten berupa alihmedia grey literature, rancangan metadata repositori, sampai dengan tahap implementasi repositori di hosting website. Dibutuhkan pustakawan yang melek akan teknologi dan atau dibutuhkan pustakawan technology end user. Setiap tahapan tersebut mempunyai dampak yang positif jika pustakawan dilibatkan. Karena tidak jarang pustakawan sekarang masih berorientasi kepada layanan konvensional tanpa melakukan peningkatan kapasitas diri. Sehingga dengan melibatkan pustakawan dalam tahap implementasi repositori tersebut, secara tidak langsung pustakawan akan belajar dan mengetahui hal-hal penting yang harus dilakukan jika terjadi masalah. Setelah tahapan di atas dilakukan, di sinilah peran dominan pustakawan diperlukan. Mulai dari input karya sivitas akademika, penentuan subyek, serta melakukan promosi repositori kepada sivitas akademika. Keberhasilan repositori tidak dilihat dari apakah perpustakaan tersebut ada dan banyaknya konten. Namun keberhasilan terletak pada sebarapa sering konten-konten tersebut diakses dan digunakan oleh sivitas akademika dalam kegaitan akademik. Maka disini dibutuhkan kesadaran kolektif dari sivitas akademika khususnya pustakawan untuk lebih agresif lagi dalam menyentuh para mahasiswa dan dosen untuk mengakses repositori. Perlu adanya promosi konten digital, dan juga perlu adanya koordinasi dengan pihak pengelola portal akademik. Pustakawan memiliki peran yang strategis dalam administrasi dan mempromosikan keberhasilan membangun repositori institusi (Jabbar et al., 2020). Ada beberapa faktor yang mempengaruhi jarang digunakannya repositori oleh sivitas akademika yang lazim terjadi di perguruan tinggi di Indonesia. Pertama, kurangnya promosi repositori dari perpustakaan dan tidak adanya sosialisasi dari perpustakaan menyebabkan kurang tersebarluasnya informasi tentang kekayaan yang dimiliki oleh kampus ini khususnya para mahasiswa. Kedua, mahasiswa maupun dosen tidak mengetahui bahwa perpustakaan mempunyai layanan repositori. Hal ini dikarenakan background mereka yang bukan perpustakaan, dan didukung juga oleh kurangnya promosi repositori dari perpustakaan. Ketiga, berkaitan dengan akses penuh. Ada beberapa perpustakaan yang menyediakan akses kepada konten repositori hanya sebatas beberapa halaman atau BAB saja (tidak penuh). Khususnya untuk pemustaka dari luar institusi. Hal ini sudah menyadi dilema bagi perpustakaan karena ketakukan mereka akan terjadinya plagiasi jika konten repositorinya bisa diakses secara full-concent. Menyikapi hal tersebut, telah banyak perpustakaan atau perguruan tinggi menerapkan ambang batas minimal persentase plagiarisme untuk pembuatan karya ilmiah bagi mahasiswa. Dan bagi dosen yang ingin menerbitkan artikel ilmiah, jurnal ilmiah sekarang sudah menetapkan ambang batas plagiarisme. Dengan kata lain, ketakuan akan copyright atau plagiarisme secara berkesinambungan sudah dapat teratas dari proses seleksi karya ilmiah tersebut. Sehingga setidaknya perpustakaan sekarang sudah mendapatkan jaminan untuk membuka akses konten digitalnya secara penuh. Sejatinya perpustakaan dan penulis tidak bisa membatasi akses konten digital yang ada di repositori, karena hal ini berkaitan dengan hakikat dari open access. Setiap pribadi mempunyai hak untuk mengakses, membaca, mendownload ataupun menyebarluaskan karya ilmiah tersebut selama sesuai dengan kaidah sitasi dan hak moral penulis harus dihormati. Integrasi dan sinergitas antar stakeholder di dalam kampus menjadi hal yang penting untuk mencapai keberhasilan pemanfaatan repositori institusi ini. Pihak fakultas dan jurusan seharusnya ikut andil menginformasikan kepada dosen-dosennya untuk mengupload karya ilmiah ke repositori institusi. Pihak program studi juga bisa menjadi admin repositori untuk mempercepat pengisian konten. Tidak hanya perpustakaan yang gencar melakukan peningkatan kualitas penelitian di perguruan tinggi. Namun juga prodi, sebagai unit homebase dosen, juga harus mengintegrasikan teknologi dalam mengembangkan kemampuan penelitian dosen program studi. Perkembangan di dalam informasi dan komunikasi serta teknologi web telah merubah cara informasi diproduksi, diakuisisi dan disebarluaskan. Teknologi tersebut berhasil secara revolusioner mengubah sistem layanan perpustakaan konvensional dan menggantikannya dengan layanan koleksi informasi digital (Jain, S.J dan S. Anurag; 2018). Perpustakaan IAIN Curup sebagai salah satu perpustakaan acuan di wilayah pulau sumatera telah mengimplementasikan repositori dalam layanannya. Berlatar belakang (1) kebutuhan pemustaka yang semakin meningkat dan (2) juga permintaan dari pemustaka itu sendiri agar perpustakaan dapat menambah layanan konten pustaka digital. (3) Selain itu juga faktor yang paling utama adalah semakin bertambahnya koleksi grey literature yang semuanya tidak bisa ditempatkan di rak karya ilmiah. Menjawab kebutuhan tersebut, perpustakaan IAIN Curup merespon dengan mengadakan layanan repositori. Artikel ini akan membahas tentang bagaimana penerapan repositori institusi di perpustakaan IAIN Curup dan optimalisasinya dalam mendukung komunikasi ilmiah sivitas akademika dan preservasi informasi ilmiah. Adapun rumusan masalah pada penelitian ini adalah bagaimana peran repository institusi IAIN Curup dalam kegiatan akademis kampus, dan bagaimana optimalisasi yang dilakukan oleh perpustakaan sehingga repository bisa dimanfaatkan secara optimal. 2. Literature Review: Secara bahasa repositori berasal dari bahasa Inggris yang berarti tempat menyimpan. Sedangkan institutional adalah sebuah kelembagaan atau bersifat kelembagaan. Menurut Richard Johnson dalam Taufiq Kurniawan menjelaskan bahwa repositori institusi dalam sebuah komunitas setingkat perguruan tinggi adalah arsip digital dari produk intelektual yang dihasilkan oleh sivitas akademika, baik itu dosen, peneliti dan juga mahasiswa untuk memberikan kemudahan akses terhadap sumber informasi perpustakaan dengan sedikit hambatan diperuntukkan baik bagi pengguna dari dalam institusi itu sendiri maupun dari luar institusi (Kurniawan, 2016). Menurut Clifford Lynch institutional repository adalah sebuah sistem layanan yang ditawarkan universitas kepada sivitas akademika untuk mengelola dan menyebarluaskan bahan perpustakaan digital yang dihasilkan oleh institusi dan sivitas akademika (Ulum, 2015). Repositori institusional pada awalnya dikembangkan untuk memberikan solusi untuk pengumpulan, pelestarian dan penyebaran hasil penelitian yang dibuat di universitas dan lembaga penelitian (Zervas et al., 2019). Pada dasarnya institutional repository adalah tempat penyimpanan konten digital yang dimiliki oleh perguruan tinggi yang dalam hal ini biasanya diorganisir oleh lembaga informasi seperti perpustakaan atau kearsipan, yang bertujuan untuk mengelola kekayaan institusi supaya lebih terorganisir dan mempermudah penyebaran informasi kepada sivitas akademika di dalam kampus maupun di luar kampus. Manfaat yang dapat diambil dari penerapan repositori institusi adalah pertama, yang paling pokok adalah sebagai tempat pengelolaan informasi ilmiah sivitas akademika, kedua sebagai portal kekayaan intelektual sivitas akademika sebuah institusi, ketiga mempermudah penyebaran informasi kepada sivitas akademika, keempat mendukung kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat sivitas akademika, kelima sebagai secara tidak langsung meningkatkan webometric institusi karena tingginya tingkat akses repositori (Kurniawan, 2016). Keberadaan institutional repository merupakan salah satu gerakan open access bagi sebuah institusi atau universitas untuk membuka akses seluas-luasnya untuk terhadap hasil-hasil penelitian yang dimiliki. Dengan makin banyaknya jumlah publikasi yang dimuat tentunya akan meningkat visibilitas perguruan tinggu tersebut. Pengelolaan karya ilmiah yang merupakan kekayaan intelektual selama ini masih hanya dapat diakses pada lingkungan internal saja. Sehingga komunikasi intelektual yang seharusnya terbangun melalui penyebarluasan karya ilmiah belum dapat dilakukan. Dengan membuka akses melalui institutional repository akan meningkatkan intensitas penyebarluasan informasi karya ilmiah yang secara tidak langsung akan mempercepat perkembangan ilmu pengetahuan (Ulum, 2015). Permasalahan umum yang sering terjadi pada bagaimana tingkat penggunaan repositori adalah adalah (1) kurangnya pengetahuan dan informasi mengenai institutional repository di antara stakeholder seperti pihak fakultas. (2) Kurangnya infrastruktur teknologi informasi dan komunikasi seperti adanya forum atau kegiatan yang bisa mempromosikan repositori institusi. (3) Rendahnya tingkat kesadaran akan pentingnya Institutional repository oleh pihak terkait, khusunya pihak lembaga pengelola informasi. (4) ketakutan akan plagiarisme yang mungkin akan dilakukan jika full-open-access dilayankan." Tujuan artikel ini untuk mengetahui bagaimana peran institutional repository (IR) dalam membangun komunikasi ilmiah, bagaimana IR mendukung penelitian sivitas akademika, bagaimana proses input dan diseminasi informasi, dan terakhir bagaimana perpustakaan mengoptimlisasi penggunaan IR di lingkungan sivitas akademika. Pengkajian ini bersifat deskriptif yang bertujuan untuk menjelaskan suatu keadaan atau fenomena yang terjadi. Sebagaimana yang dikemukakan Sugiyono dalam Tupan bahwa metode penelitian deskriptif adalah sebuah metode yang digunakan untuk mendeskripsikan dan menginterpretasikan sesuatu fenomena, misalnya kondisi atau hubungan yang ada, pendapat yang berkembang, dengan menggunakan prosedur ilmiah untuk menjawab masalah secara actual (Tupan et al., 2020). Artikel ini menggunakan metode kualitatif sebagai metode penelitiannya. Sebagaimana metode penelitian kualitatif, untuk proses pengumpulan data dilakukan melalui 3 metode, yaitu observasi, wawancara dan dokumentasi. Observasi dilakukan untuk memperoleh data mentah terkait portal repositori institusi. selanjutnya telah dilakukan wawancara kepada pustakawan sebanyak 3 org yang terdiri dari kepala perpustakaan, pustakawan layanan referensi, dan pustakawan layanan grey literature. Untuk teknik analisis data menggunakan 3 metode, yaitu reduksi data, display data, dan verifikasi.

Repositori IAIN Curup Repositori IAIN Curup menggunakan software Eprints diterapkan sejak tahun 2019. Perpustakaan menyediakan dua portal repositori, yaitu repositori.iaincurup.ac.id berisi konten karya ilmiah dosen dan pegawai sivitas akademika IAIN Curup, dan yang kedua yaitu e-theses.iaincurup.ac.id yang berisi karya ilmiah mahasiswa seperti skripsi, tesis, disertasi, dan jurnal ilmiah. Penerapan repositori di IAIN Curup dirasa perlu mengingat grey literature semakin bertambah setiap semesternya dan menuntut perpustakaan untuk menyediakan tempat yang memadai untuk menampung semua karya ilmiah tersebut. Repositori juga ada sebagai bentuk peningkatan layanan digital kepada sivitas akademika di IAIN Curup. Sebelumnya IAIN Curup telah melayani berbagai layanan digital seperti KUBUKU, sebuah aplikasi e-resources yang berisi buku dari berbagai bidang keilmuan. Dan perpustakaan juga melanggan jurnal online maupun jurnal gratis seperti Emerald, Moraref dan didukung oleh jurnal online dengan domain IAIN Curup. Di samping tujuan di atas, penerapan repositori juga dimaksudkan adanya peningkatan peringkat webometrics IAIN curup ditinjau dari aspek aksesibilitas dan visibilitas repositori. Dalam penerapan Eprints, perpustakaan dibantu oleh Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Pangkalan Data atau disingkat UPT TIPD. Pada proses pengisian konten di aplikasi Eprints, pustakawan mengikuti panduan AACR2 (Anglo American Cataloguing Rules 2) yang mana sebelumnya Perpustakaan IAIN Curup sudah melakukan seminar internal tentang bagaimana cara pengisian repositori dengan narasumber Kepala perpustakaan IAIN Curup. Pada awal pengisian konten, semua pustakawan dan tenaga perpustakaan bekerjasama mengisi konten digital hasil karya ilmiah mahasiswa dan dosen. Setelah karya ilmiah 2 tahun terakhir sudah dialihmediakan dan dideposit ke dalam sistem repositori, maka selanjutnya input konten repositori dipegang oleh pustakawan bagian referensi dan bagian layanan grey literature. Pustakawan IAIN Curup mengungkapkan bahwa banyak dosen dan pegawai IAIN Curup mengatakan bahwa mereka sangat terbantu dengan adanya repositori baik dalam kegiatan penelitian, pengajaran, maupun syarat untuk kenaikan pangkat. Pada kegiatan penelitian dosen menganjurkan mahasiswa khususnya mahasiswa semester akhir untuk mensitasi karya ilmiah mereka yang sudah diupload di repositori. Hal ini berdampak pada meningkatnya jumlah sitasi dosen dan pegawai IAIN Curup di google scholar. Selanjutnya peran repositori dalam peningkatan produktivitas kegiatan ilmiah sivitas akademika di IAIN Curup adalah sebagai berikut: 1. Preservasi Informasi Ilmiah Sivitas Akademika Penerapan repositori institusi di IAIN Curup sebagai bentuk optimalisasi peran perpustakaan kepada sivitas akademika. Sehingga layanan perpustakaan memang dapat dirasakan oleh pemustaka tanpa terhalang tempat dan waktu. Upaya ini merupakan sebuah indikasi yang baik untuk meningkatkan akses karya ilmiah dalam rangka membangun infrastruktur komunikasi ilmiah di IAIN Curup. Kumar, Singh, and Karisiddappa mengatakan bahwa repositori institusi seharusnya menjadi sebuah sebuah bagian dari kegiatan komunikasi ilmiah (Kumar et al., 2011). Pengembangan IR mendukung adanya fungsi perpustakaan sebagai lembaga preservasi informasi. Dengan adanya kegiatan deposit karya ilmiah ke bentuk digital dapat melestarikan informasi ilmiah karya sivitas akademika. Data yang diinterpretasikan, diorganisasi, dan dipresentasikan akan menghasilkan sebuah informasi, Informasi yang terhubungkan dengan informasi lainnya menghasilkan sebuah koneksitas, Koneksitas antara satu informasi dengan informasi yang lain tersebut dapat membentuk pengetahuan (Kismiyati, 2020). Pengetahuan tersebut dapat menjadi sebuah dasar pengambilan keputusan dalam hal ini sebagai referensi dalam kegiatan penelitian. Karya ilmiah yang sudah dideposit di IR menjadi tanggung jawab perpustakaan untuk mengelola dan menjaganya. IAIN Curup menerapkan kebijakan open-access content yang telah dilayankan melalui sistem repositori. Adapun karya-karya yang bisa disimpan di sistem repositori adalah untuk mahasiswa bisa mengupload skripsi, tesis, disertasi, dan juga artikel. Untuk dosen dan pegawai bisa mengupload karya artikel, buku, dummy book, histori hasil review artikel, dan karya yang wajib diserahkan dan disetorkan merupakan hasil penelitian akhir karya ilmiah mahasiswa dan dosen. Namun sejauh ini perpustakaan belum memiliki peraturan secara tertulis yang ditanda tangani oleh rektor tentang kewajiban repositori karya ilmiah. Prosedur dan kegiatan repositori institusi yang telah dijalankan dilandasi atas kebutuhan perpustakaan dan sivitas akademika. Dengan adanya portal repositori secara tidak langsung perpustakaan menyediakan sistem komunikasi ilmiah, memperkuat persaingan positif di antara sivitas akademika dalam produktivitas karya ilmiah. Prosedur preservasi di repositori IAIN Curup berupa perpustakaan menghimbau seluruh sivitas akademika untuk mengirim data karya ilmiah mereka bisa berupa file maupun dalam bentuk cetak. Dosen yang telah mengirimkan data tersebut selanjutnya diproses oleh pustakawan untuk didepositkan ke dalam system repositori. Namun dosen juga bisa mengirim file tersebut ke pihak fakultas yang telah ditunjuk sebagai salah satu admin repositori. Jika karya ilmiah dalam format cetak, akademisi dapat mendigitalkan terlebih dahulu dan mengirimkan file ke perpustakaan; atau jika mereka tidak memiliki sarana dan sumber daya untuk melakukannya, mereka dapat mengirim versi cetak ke perpustakaan dan perpustakaan akan membantu digitalisasi file dan menginput ke dalam repositori. Proses tersebut memperlihatkan bahwa perpustakaan memberikan fasilitas dan layanan kepada akademisi untuk membantu mereka mulai dari digitalisasi, deposit data, hingga sampai penyebaran informasi. Menjadi salah satu sarana preservasi informasi ilmiah institusi dengan cara alihmedia dan juga dapat mengatasi kekurangan rak fisik untuk meletakkan karya ilmiah sivitas akademika. 2. Peningkatan Peringkat Webometrics IAIN Curup Sebagai salah satu portal penguat peringkat perguruan tinggi berdasarkan webometrics dan juga menunjukkan relevansi ilmiah, sosial, dan ekonomi dari kegiatan penelitiannya, sehingga meningkatkan visibilitas, status, dan nilai publik institusi. Supaya peringkat webometrik institusi meningkat diperlukan upaya yaitu; Perlunya dibuat sebuah tim teknologi informasi di perpustakaan yang mengkaji tentang search engine optimizer (SEO), perlunya komitment dari semua pihak sivitas akademika dalam mendukung repositori institusi untuk dapat berkembang dan perlunya upaya pelestarian karya akademis yang ada di institusi dengan mengunggah semua konten lokal ke repositori institusi seperti format dokumen pdf, word dan ppt (Santoso, 2019). Tercatat pada bulan januari 2022 webometrics IAIN Curup berada pada peringkat 326 indonesia tahun 2022 yang sebelumnya berada pada peringkat 371 pada tahun 2022. Peningkatan ini disebabkan semakin banyaknya akses kepada domain IAIN Curup, salah satunya yaitu akses repositori institusi IAIN Curup. 3. Mempermudah diseminasi Informasi Ilmiah Dengan adanya satu portal yang berisi karya ilmiah seluruh sivitas akademika di IAIN Curup dapat mempermudah kegiatan penyebaran informasi ilmiah. Pada dasarnya semua akademisi mempunyai akun repositori tersendiri yang berisi daftar karya ilmiah mereka, seperti google scholar. Namun dengan adanya repositori tersebut, karya ilmiah akademisi yang terpisah tersebut dapat dikumpulkan dan diorganisir dalam satu portal yang dikelola oleh lembaga informasi yaitu perpustakaan. Perpustakaan tidak hanya lembaga pengelola informasi, namun juga berperan sebagai Lembaga kemas ulang informasi dan diseminasi informasi. Dengan adanya diseminiasi dan dipromosikan oleh perpustakaan maka visibilitas dari karya ilmiah akademisi semakin meningkat. Diseminasi ini juga diharapkan dapat meningkatkan pengambilan keputusan (referensi) dalam kegiatan penelitian sivitas akademika. Distribusi karya ilmiah menjadi bagian penting dalam memberikan akses kepada sivitas akademika untuk menjawab kebutuhan informasi, dan sekaligus mendukung program penelitian dan kegiatan pembelajaran di perguruan tinggi (Nurdin & Mukhlis, 2019). Optimalisasi Repositori IAIN Curup Adapun usaha yang dilakukan Perpustakaan IAIN Curup dalam mengoptimalisasikan pemanfaatan repositori institut oleh sivitas akademika adalah sebagai berikut: 1. Panduan akses e-resources Pertama yang dilakukan pustakawan untuk mengoptimalkan repositori institusi setelah dilakukan penginstall-an adalah membuat panduan akses e-resources. Panduan ini mencakup tata cara akses semua e-resources yang ada di IAIN Curup, seperti database jurnal internasional, panduan akses aplikasi KUBUKU, serta panduan pencarian informasi melalui portal e-theses.iaincurup.ac.id dan repositori.iaincurup.ac.id. Panduan ini diperlukan untuk mempermudah penggunaan dan akses ke e-resources yang terkadang tidak semua sivitas akademika mengerti cara mengaksesnya. Panduan ini juga dipaparkan dalam kegiatan promosi perpustakaan dan user education. 2. Sosialisasi repositori Sosialisasi sangat penting dalam setiap organisasi yang produktif. Sosialisasi perpustakaan bertujuan supaya seluruh kegiatan yang berhubungan dengan perpustakaan dapat diketahui oleh masyarakat pengguna perpustakaan (Suharso & Pramesti, 2020). Kegiatan promosi perpustakaan bisa dikatakan kegiatan pokok yang harus dilakukan perpustakaan untuk mengenalkan materi-materi informasi perpustakaan kepada sivitas akademika. Karena sering kali sivitas akademika tidak mengetahui bagaimana cara mengakses layanan perpustakaan. Hal ini bisa berakibat pada pemustaka ragu untuk mengakses perpustakaan karena ketidaktahuan akan mekanisme di perpustakaan (Rizkyantha, 2018). Perpustakaan IAIN Curup dalam mempromosikan e-resources, termasuk repositori institusi, menggunakan berbagai media, antara lain melalui Instagram, whatsapp group, website perpustakaan (lib.iaincurup.ac.id), juga melalui kegiatan user education. Karya ilmiah yang telah diolah untuk penemuan perlu dipromosikan, karena hal ini tidak hanya meningkatkan visibilitas repositori, tetapi juga aksesibilitas karya ilmiah bagi pengguna (Nurdin & Mukhlis, 2019). Media sosial memang cara paling efektif untuk memperkenalkan produk kepada masyarakat. peran penting media sosial saat ini dalam pengelolaan perpustakaan telah menjadi bagian penting dalam memberikan sebagian jasa layanan yang tersedia (Suharso & Pramesti, 2020). 3. Koodinasi dengan Fakultas Untuk menyukseskan sebuah program perlu adanya koordinasi dengan berbagai pihak. Selain untuk mempermudah pencapaian tujuan, koordinasi juga dapat mempercepat adanya tindakan selanjutnya yang mungkin penting untuk dilakukan. Repositori IAIN Curup pada awalnya hanya dipegang oleh UPT Perpustakaan. Namun semakin banyaknya karya ilmiah yang dihasilkan oleh sivitas akademika maka perlu adanya koordinasi dengan fakultas maupun program studi. Pihak fakultas perlu membuat kebijakan bahwa setiap karya ilmiah dosen dan pegawai di bawah fakultas harus direpositorikan. Untuk melakukan hal ini perlu adanya satu pegawai fakultas menangani penginputan ke repositori. Hal ini bertujuan untuk mempermudah akses karya ilmiah sehingga preservasi karya ilmiah dan hak cipta akademisi sangat mungkin dilakukan. Menegaskan pentingnya memperkuat pelestarian digital dan manajemen hak cipta di IR untuk meningkatkan partisipasi fakultas (Yang & Li, 2015). Khusus untuk karya ilmiah mahasiswa diinput oleh UPT Perpustakaan langsung. Sampai saat ini dosen dan pegawai diberi kebebasan untuk menginput karya ilmiah dengan pihak fakultas ataupun ke perpustakaan langsung. Jika tidak ada kebijakan terkait upload karya ilmiah sivitas akademika di Repositori Institusi maka para dosen dan pegawai akan tidak termotivasi untuk mengupload karya ilmiah mereka sedangkan manfaatnya sangat besar bagi keberlangsungan kegiatan thidarma perguruan tinggi IAIN Curup.

Perpustakaan IAIN Curup sebagai lembaga informasi selalu berusaha untuk meningkatkan layanannya untuk dapat diakses secara offline maupun online. Penerapan repositori di sebuah institusi pendidikan tinggi sekarang ini merupakan sebuah keharusan mengingat manfaat yang bisa diperoleh seperti terorganisirnya karya ilmiah akademisi, terjadinya komunikasi ilmiah melalui portal repositori, dan secara tidak langsung dapat meningkatkan webometric IAIN Curup. Peran repository insittusi IAIN Curup dalam kegiatan akademisi adalah sebagai sarana preservasi informasi ilmiah civitas akademika dengan cara diinput ke dalam system repository. Dampak lainya adalah adanya kontribusi dalam peningkatan visibilitas webometrics kampus dan juga mempermudah diseminiasi informasi ilmiah sivitas akademika. Perpustakaan IAIN Curup dalam menunjang kegiatan thridarhma perguruan tinggi sudah berupaya mengoptimalkan untuk meningkatkan pemanfaatan repositori institusi di kalangan sivitas akademika. Mulai dari menyediakan panduan pemantaan e-resources, sosialisasi repositori melalui berbagai media dan kegiatan, dan yang paling penting adalah koordinasi dengan pihak fakultas. Selain itu perpustakaan juga menyediakan layanan penelitian bagi para pemustaka untuk yang membutuhkan panduan terkait manajemen sitasi dan pemanfaatan e-resources IAIN Curup. Di samping itu, perpustakaan IAIN Curup harus selalu meningkatkan penggunaan IR mulai dari membuat Standar Operational Procedure (SOP) deposit karya ilmiah, adanya surat rektor yang mengatur tentang deposit karya ilmiah ke sistem repositori, adanya himbauan dari stakeholder supaya akademisi bersedia untuk mengupload karya ilmiah ke sistem repositori.