Upaya Pengembangan Koleksi Grey Literature di Perpustakaan Fakultas Psikologi Universitas Diponegoro

Keberadaan perpustakaan di lingkungan perguruan tinggi menjadi salah satu unsur penunjang dalam aktifitas keilmuan para civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi tersebut. Pustakawan harus mampu menyediakan bahan bacaan yang diminati oleh civitas akademika, terutama buku-buku pendidikan karena perpustakaan sebagai penyimpan ilmu pengetahuan dan berperan dalam transformasi pengetahuan dan informasi. Suwardi (2014) menyebutkan tantangan terbesar perpustakaan pada saat ini adalah menghimpun informasi dari berbagai sumber dan mendistribusikannya kepada sivitas akademika secara efektif dan efisien dengan memanfaatkan teknologi mutakhir. Informasi telah menjadi kebutuhan dasar dalam kehidupan masyarakat modern. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang terus berkembang semakin memudahkan masyarakat dalam mengakses informasi secara cepat, tepat dan mudah (Ardyawin, 2018). Maka dari itu, perlu adanya pengembangan sistem informasi manajemen perpustakaan yang dapat mengelola berbagai sumber informasi dan memudahan akses pengguna dalam penelusuran informasi di perpustakaan. Ketersediaan koleksi dan kemudahan akses yang diberikan perpustakaan dalam pemenuhan kebutuhan pengguna tentu akan memberikan nilai tambah tersendiri terhadap citra dan eksistensi perpustakaan. Salah satu indikator eksistensi perpustakaan dapat dilihat dari ketersediaan koleksi yang dimiliki dalam pemenuhan kebutuhan informasi pengguna. Salah satu jenis koleksi yang dikelola oleh perpustakaan adalah grey literature. Terutama di lingkungan perpustakaan perguruan tinggi, koleksi grey literature yang sering dijumpai yaitu hasil-hasil penelitian civitas akademika berupa skripsi, tesis, dan disertasi. Jenis koleksi ini dikenal dengan tingkat kemudahan akses dan temu balik informasinya yang cukup sulit jika dibandingkan dengan koleksi pada umumnya. Menurut Lawrence, dkk. (2015) mengakses dan menemukan grey literature membutuhkan lebih banyak waktu. Hal ini karena dipersulit oleh produksi dan pengelolaan sumber daya yang buruk serta masih kurangnya layanan koleksi dalam bentuk digital. Perlu adanya optimalisasi grey literature di perpustakaan untuk meningkatkan layanannya kepada pengguna. Menurut Suminarsih (2020) sebagian besar perpustakaan saat ini sudah beralih bentuk ke perpustakaan digital dengan memanfaatkan kecanggihan teknologi informasi dalam pengolahan bahan pustaka dan pelayanan informasinya kepada masyarakat. Kemudahan akses serta desain menu-menu website yang informatif pada perpustakaan digital akan sangat memudahkan pemustaka dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan. Menjadi bagian dari kekayaan intelektual lembaga membuat koleksi grey literature memiliki sifat yang tertutup. Padahal dalam perkembangannya, grey literature banyak dimanfaatkan sebagai sumber informasi dan bahan rujukan yang paling diminati terutama dalam riset dan pengembangan ilmu pengetahuan. Terlepas dari kenyataan bahwa jenis koleksi tersebut tidak tersedia secara komersial, namun tidak diragukan lagi bahwa grey literature sangat penting dalam aktivitas penelitian, kebijakan dan pengambilan keputusan. Uraian tersebut juga didukung oleh pernyataan dari Cahyadi (2016) yang menyebutkan bahwa grey literature memuat informasi penting yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan, pembuatan kebijakan lembaga, dan kegiatan penelitian. Bahkann dalam beberapa disiplin ilmu, koleksi ini merupakan proporsi literatur yang cukup besar. Sebuah studi di bidang keperawatan yang dilakukan oleh Woods, dkk. (2020) mengungkapkan bahwa sebanyak 10,4 persen kutipan grey literature digunakan dalam enam jurnal keperawatan teratas versi Asosiasi Perpustakaan Medis. Hasil tersebut menunjukkan bahwa sarjana keperawatan mencari dan menggunakan grey literature sebagai informasi rujukan dalam kegiatan penelitian. Mengingat fakta pentingnya grey literature dengan keterbatasan pelayanannya yang masih perlu perbaikan menjadi tantangan tersendiri bagi perpustakaan. Perlu adanya upaya-upaya yang tepat dalam pengelolaan grey literature. Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah melalui pengembangan koleksi. Pada dasarnya, upaya pengembangan koleksi adalah salah satu cara perpustakaan untuk meningkatkan kualitas layanan dan memaksimalkan pemanfaatan koleksi di perpustakaan. Setiap perpustakaan memiliki upaya untuk pengembangan koleksinya. Sebagai perpustakaan fakultas yang juga menyimpan koleksi grey literature, Perpustakaan Fakultas Psikologi Universitas Diponegoro Semarang (Undip) juga memiliki upaya untuk melakukan pengembangan terhadap koleksi grey literature yang dikelolanya. Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip telah mengelola sebanyak 2.174 judul koleksi grey literature, yang terdiri dari skripsi, tesis, disertasi, proseding. Pengadaan koleksi-koleksi ini berasal dari karya ilmiah hasil penelitian yang dilakukan mahasiswa dan dosen Fakultas Psikologi Undip. Selain itu, koleksi-koleksi tersebut juga diperoleh dari hasil sumbangan dan hadiah dari pengunjung. Permasalahan dalam pengembangan koleksi grey literature yang dihadapi Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip saat ini yaitu kebijakan pengembangan koleksinya yang masih belum jelas. Kebijakan pengembangan koleksi yang seharusnya dapat menjadi pedoman untuk menentukan arah dari pengembangan koleksi yang dilakukan, namun hal ini bertentangan dengan kondisi yang ada di Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip. Kebijakan pengembangan koleksi yang dimiliki perpustakaan psikologi baru berupa pernyataan secara lisan dan belum terdokumentasikan secara jelas. Hal ini tentu berpengaruh bagi pustakawan dalam menjalankan tugasnya untuk mengembangkan bahan pustaka yang ada di perpustakaan termasuk koleksi grey literature. Berdasarkan latar belakang permasalahan tersebut, peneliti tertarik dan merasa penting melakukan penelitian ini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai pengembangan koleksi grey literature di Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip. Dengan demikian, judul dari skripsi ini adalah “Pengembangan Koleksi Grey Literature di Perpustakaan Fakultas Psikologi Universitas Diponegoro Semarang”. 2.2 Landasan Teori Agus Junaedi (2019) pernah melakukan penelitiannya tentang “Optimalisasi Koleksi Grey Literature Dalam Penguatan Institutional Repository Institut Seni Indonesia Surakarta.” Hasil penelitian tersebut membahas tentang upaya optimalisasi grey literature dalam penguatan repository institusional Institut Seni Indonesia Surakarta yang meliputi kegiatan mencari dan menghimpun sampai pada cara mengelolanya. Pengadaan koleksi grey literature berasal dari hasil karya lembaga induk yang didapat dari berbagai kegiatan seperti seminar, loka karya, pidato pengukuhan dan lain-lain yang dilaksanakan dilingkungan kampus. Perpustakaan bekerjasama dengan pihak-pihak yang memproduksi diantaranya, program pembelajaran, penelitian, perpublikasian fakultas, lembaga penelitian dan pengembangan, pihak humas dan sebagainya. Penelitian sejenis sebelumnya juga dilakukan oleh Nasution (2019) dalam skripsinya yang berjudul “Proses Pengolahan Koleksi Grey Literature Pada Perpustakaan Universitas Medan Area.” Tujuan dari penelitian tersebut adalah untuk mengkaji terkait pengolahan koleksi di Perpustakaan Universitas Medan Area. Hasil penelitiannya menjelaskan bahwa koleksi grey literature yang ada di Perpustakaan Universitas Medan Area (UMA) pengadaannya berasal dari karya ilmiah yang dihasilkan oleh seluruh unit yang ada dilingkungan UMA. Pengadaan koleksi tidak dilakukan seperti pengadaan buku karena grey literature diserahkan langsung ke perpustakaan dalam bentuk tercetak dan elektronik (CD). Pengadaan yang dilakukan mengacu pada seleksi yang sesuai dengan standar dan prosedur yang berlaku di Perpustakaan UMA. Definisi pengembangan koleksi menurut Evans dikutip dalam Ameyaw, dkk. (2016) adalah kegiatan perpustakaan untuk memastikan kebutuhan informasi pengguna terpenuhi secara tepat dan ekonomis dengan memanfaatkan koleksi lokal maupun yang diadakan dari luar organisasi. Menurut Nelwaty (2014) tujuan pengembangan koleksi adalah agar: a. Menjaga keterbaruan koleksi mengikuti perkembangan teknologi informasi. b. Menyediakan koleksi tepat guna bagi kebutuhan pemustaka. c. Bahan pertimbangan dalam membuat kebijakan pengembangan koleksi. d. Memberikan kemudahan akses kepada pemustaka. e. Memberikan akses informasi yang luas. f. Menginformasikan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang mutakhir kepada pemustaka. g. Mendata publikasi terbaru. h. Melestarikan hasil karya budaya bangsa. Grey literature jika diterjemahkan kedalam Bahasa Indonesia memiliki arti yaitu literatur kelabu. C.P. Anger dalam Prasetyo (2008:23) mendefinisikan grey literature sebagai bahan pustaka yang tidak dikomersialkan serta kegunaannya yang hanya diperuntukan bagi kalangan terbatas dan untuk keperluan tertentu saja. Misalnya proseding, disertasi, bibliografi, laporan, dan sebagainya. Dictionary For Library And Information Science yang dikutip ( Haryanto, 2015) grey literature adalah karya cetak berupa laporan, cetakan dokumen internal, disertasi, tesis master, skripsi, dan proses konferensi, tidak tersedia di pasaran karena tidak dipublikasikan secara bebas. Perpustakaan menyediakan koleksi dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi pemustaka. Pada perpustakaan perguruan tinggi koleksi grey literature sangat diperlukan baik oleh mahasiswa, dosen, peneliti, dan staf akademik. Menurut Suminarsih koleksi grey literature merupakan sarana komunikasi peneliti, sarana penyebarluas informasi ilmiah, dan sarana penyajian informasi ilmiah yang lebih komprehensif (Suminarsih, 2020: 27-37). Grey literature juga memuat informasi penting yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan, pembuatan kebijakan lembaga, dan kegiatan penelitian (Cahyadi, 2016).

Penelitian ini menggunakan data deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Penelitian kualitatif adalah penelitian yang menggunakan berbagai metode ilmiah untukmengkaji suatu fenomena secara holistik dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa (Moleong, 2005:11). Adapun jenis penelitian deskriptif yaitu penelitian yang mendeskripsikan data dari subjek dan perilaku yang di amati dalam bentuk kalimat-kalimat yang memiliki makna mendalam. Data hasil penelitian ini berupa fakta-fakta yang ditemukan di lapangan (Sugiyono, 2015:15). Melalui metode penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif ini peneliti hendak mendeskripsikan kegiatan pengembangan koleksi grey literature yang ada di Perpustakaan Fakultas Psikologi Universitas Diponegoro Semarang. Teknik penarikan sampel dalam penelitian ini adalah purposive sampling. Teknik pengambilan sampel sumber data dengan pertimbangan tertentu. Pertimbangan yang dimaksud adalah seseorang yang dianggap lebih paham mengenai apa yang diteliti atau ahli dalam bidang yang sedang diteliti (Yin, 2014). Informan dalam penelitian ini adalah pustakawan, petugas atau pengelola, dan pemustaka yang ada di Perpustakaan Fakultas Psikologi Universitas Diponegoro Semarang. Menurut Patton dalam Sari, dkk. (2021) pemilihan informan dalam penelitian kualitatif sepenuhnya ditentukan oleh peneliti berdasarkan strategi dan tujuan yang telah ditetapkan peneliti dengan jumlahnya tergantung pada kebutuhan penelitian. Umumnya penelitian kualitatif tidak mengenal adanya jumlah sampel minimum, bahkan pada kasus tertentu menggunakan hanya 1 informan saja dengan memenuhi syarat kecukupan dan kesesuaian ( Martha & Kresno, 2016). Adapun pertimbangan yang dikehendaki peneliti terkait pemilihan informan adalah: a. Informan merupakan orang yang lebih berwewenang untuk memberikan informasi terkait pengelolaan perpustakaan sekaligus sebagai penanggung jawab di Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip. b. Informan merupakan orangyang pahamsertaikut terlibat dalam kegiatan pengembangan koleksigrey literature di Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip. c. Informan merupakan perwakilan dari mahasiswa Psikologi Undip yangmemanfaatkankoleksi grey literaturedi Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip sebagai bahan rujukan atau sumber referensi dalam pengerjaan tugas akhir. Adapun teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah dengan metode observasi, wawancara, studi kepustakaan, penelusuran data online atau internet searching, dokumentasi dan rekaman audio. Model analisis data yang digunakan dalam penelitian kualitatif ini adalah analisis interaktif yang dikembangkan oleh Miles dan Huberman dengan tahapan-tahapannya yang pertama yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan/verifikasi data (Sugiyono, 2014). a. Reduksi Data Peneliti melakukan reduksi data dengan cara membuat ringkasan isi dari catatan data hasil wawancara dengan informan. Proses reduksi data yang dilakukan yaitu mempertegas, memperpendek, membuat fokus, membuang hal yang tidak penting, dan mengatur data sedemikian rupa sehingga narasi sajian data dan simpulan dari unsur permasalahan yang telah dikaji dalam penelitian dapat dilakukan. b. Penyajian data Peneliti menyajikan data penelitian dengan menggunakan kalimat dan bahasa peneliti yang disusun secara logis dan sistematis sesuai dengan data hasil reduksi. Sajian data mengenai berbagai hal yang ditemukan di lapangan dinarasikan secara ringkas dan jelas agar memudahkan peneliti untuk membaca dan menarik kesimpulan. c. Verifikasi atau Penarikan Kesimpulan Penarikan kesimpulan diverifikasi dengan teori-teori yang telah ada. Makna-makna yang muncul harus selalu diuji kebenaran dan kesesuaiannya sehingga validitasnya terjamin. Peneliti melakukan penarikan kesimpulan berdasarkan sajian data yang telah dianalisis dan kemudian diujikan dengan teori yang telah disajikan untuk mengetahui hasil yang dapat dipertanggungjawabkan.

4.1 Pengembangan Koleksi Grey Literature Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip sebagai perpustakaan fakultas yang menyimpan koleksi grey literature memiliki beberapa upaya dalam melakukan pengembangan koleksinya. Berikut adalah beberapa upaya yang dilakukan dalam melakukan pengembangan koleksi grey literature di Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip. 4.1.1 Analisis Kebutuhan Pengguna Kebutuhan grey literature sebagai bahan informasi dan referensi penulisan karya ilmiah semakin lama tentu semakin meningkat. Namun terkadang koleksi bahan pustaka di perpustakaan belum mampu memenuhui kebutuhan penggunanya (Djaka, 2011). Di perpustakaan Fakultas Psikologi Undip sendiri permintaan bahan referensi seperti skripsi dari mahasiswa cukup tinggi. Terlebih lagi saat penelitian ini dibuat, kondisi sedang dimasa pandemi. Dimana kegiatan perkuliahan dilakukan secara daring atau online sehingga banyak mahasiswa yang sedang mengerjakan tugas akhir harus mencari bahan referensi untuk tugas akhirnya melalui perpustakaan online yang disediakan oleh fakultas. Dapat disimpulkan jika koleksi grey literature yang paling dibutuhkan oleh pemustaka di Fakultas Psikologi Undip terutama mahasiswa adalah bahan referensi untuk membuat tugas akhir yang berupa skripsi. Adapun kegiatan analisis kebutuhan pengguna terhadap koleksi grey literature, Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip belum mengadakannya sebagai kegiatan wajib perpustakaan. 4.1.2 Kebijakan Pengembangan Grey Literature Kebijakan pengembangan koleksi merupakan kebijakan dan perencanaan dokumen yang diperlukan perpustakaan supaya dapat memberikan informasi yang sesuai dengan tugas yang diemban organisasi induknya, (Djaka, 2011). Pengembangan grey literarture di Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip diselarasakan dengan visi dan misi Fakultas yaitu “Menjadi pusat pengembangan psikologi berbasis keluarga Indonesia pada tahun 2020”. Tujuannya agar tidak terjadi pertentangan antara visi fakultas dengan pengembangan koleksi grey literatureyang dilakukan. Selain berdasarkan pada visi dan misi fakultas, pengembangan koleksi grey literature yang dilakukan juga mengacu pada Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah yang dibuat oleh bagian akademik fakultas bersama pustakawan. Adapun SOP yang dimaksud yaitu SOP Layanan, SOP Pengolahan, dan SOP Pengadaan. Adapun kebijakan yang secara khusus mengatur tentang pengembangan koleksi terutama grey literature di Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip belum ada. Oleh karena itu, kedepannya perlu ada kebijakan yang jelas mengatur tentang pengembangan koleksi di Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip. 4.1.3 Seleksi Grey Literature Koleksi grey literature yang akan dijadikan sebagai koleksi di perpustakaan merupakan koleksi yang sudah memenuhi syarat sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh perpustakaan. Skripsi, tesis, dan disertasi yang diterima oleh Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip adalah yang sudah dinyatakan sah dengan disetujui oleh dosen pembimbing dan ditanda tangani diatas materai. koleksi grey literature yang sudah memenuhi syarat akan diinput oleh pustakawan ke dalam aplikasi perpustakaan untuk dilayankan secara online kepada pengguna. Namun pengguna hanya bisa membaca koleksi yang sudah dipublikasi secara online, tanpa bisa mendownloadnya atau biasa disebut read only. Apabila ingin mendapatkan file tersebut mahasiswa harus datang langsung ke perpustakaan atau dengan login ke website menggunakan akun mahasiswa yang sudah terdaftar di fakultas. Sebagaimana halnya skripsi, tesis dan disertasi, koleksi prosiding yang diterima Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip juga diseleksi terlebih dahulu sebelum diadakan. Prosiding adalah kumpulan paper akademis yang dibukukan. Prosiding yang diterima Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip adalah yang sudah diseminarkan dan dipublikasikan baik yang diselenggarakan pada tingkat nasional maupun internasional. Koleksi prosiding di Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip juga merupakan koleksi yang berasal dari hasil sumbangan dan itu sangat jarang sekali, sehingga jumlahnya pun hanya sedikit. 4.1.4 Pengadaan Grey Literature Setiap perpustakaan berkewajiban untuk melakukan pengadaaan koleksi-koleksi yang dimilikanya, termasuk koleksi grey literature. Hal ini karena koleksi yang tersedia di perpustakaan dapat menjadi faktor yang mempengaruhi keberhasilan pelayanan sebuah pepustakaan. Pengadaan atau pengumpulan koleksi grey literature yang dilakukan oleh Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip meliputi skripsi, prosiding, tesis dan disertasi. Pengadaan koleksi-koleksi ini berasal dari karya ilmiah hasil penelitian yang dilakukan mahasiswa dan dosen Fakultas Psikologi Undip. Selain itu, koleksi-koleksi tersebut juga diperoleh dari hasil sumbangan dan hadiah dari pengunjung. Mahasiswa S1 yang sudah menyelesaikan tugas akhir harus menyerahkan hasil penelitiannya berupa skripsi kepada Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip baik berupa hardcopy ataupun softcopy. Hal ini merupakan bagian dari upaya perpustakaan untuk selalu menambah dan memperbaruhi koleksinya terutama koleksi skripsi. Berbeda dengan skripsi, untuk koleksi tesis, disertasi, dan prosiding yang ada di Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip bukan dari pengadaan bahan pustaka yang dilakukan oleh perpustakaan, melainkan hasil sumbangan atau hadiah dari dosen-dosen yang menyelesaikan studinya di kampus lain. 4.1.5 Penyiangan Grey Literature Penyiangan koleksi (weeding) merupakan salah satu bagian terpadu dalam pengembangan koleksi. Menurut Sutarno (2006:116) koleksi yang sudah kadaluarsa, rusak, dan tidak terpakai lagi harus dikeluarkan dari jajaran koleksi agar bisa digantikan dengan koleksi yang baru. Adapun proses penyiangan koleksi khususnya koleksi grey literature di Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip dilakukan dengan cara menarik atau mengeluarkan koleksi grey literature yang usianya sudah di atas lima tahun. Umur koleksi yang sudah lama atau tua juga menjadi salah satu kriteria penyiangan koleksi selanjutnya (Fuadah et al., 2016). Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip melakukan penarikan terhadap koleksi grey literature seperti skripsi yang sudah berusia lebih dari lima tahun. Hal ini bertujuan untuk melakukan pemutakhiran informasi koleksi grey literature yang ada. Pengguna tetap bisa mengakses bentuk elektroniknya pada website aplikasi perpustakaan Fakultas Psikologi Undip. Penyiangan juga dilakukan terhadap koleksi yang rusak akibat sobek atau halamannya lepas. Koleksi yang rusak tersebut juga akan ditarik dari rak koleksi untuk dilakukan perbaikan atau penjilidan ulang. Hal ini dilakukan agar kualitas dan ketersedian koleksi grey literatureyang ada di Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip bisa tetap terjaga. Selain melakukan proses penyiangan, Perpustakaan Psikologi Undip juga melakukan preservasi terhadap koleksi grey literature dengan cara digitalisasi koleksi. Melalui aplikasi perpustakaan yang dimiliki koleksi didigitalkan ke dalam bentuk elektronik dan dilayankan secara online sehingga pengguna tetap bisa mendapatkan bentuk softfile koleksi tersebut. Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip juga rutin mengadakan kegiatan stock opname, yaitu kegiatan pengecekan keadaan fisik dan persediaan koleksi bahan pustaka yang ada di perpustakaan. Kegiatan ini di adakan secara rutin setiap setahun sekali di bulan Januari. Stock opname yang dilakukan bertujuan untuk mengecek apakah ada koleksi bahan pustaka yang rusak atau hilang. Proses stock opname ini tentu berlaku untuk koleksi umum maupun koleksi grey literature. 4.1.6 Evaluasi Pengembangan Grey Literature Evaluasi merupakan tahapan terakhir untuk menilai seluruh rangkaian kegiatan pengembangan koleksi terhadap grey literature yang sebelumnya sudah dilaksanakan. Evaluasi yang dilakukan bertujuan untuk menilai ketersediaan koleksi grey literature dan pemanfaatannya di perpustakaan. Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip tidak ada evaluasi yang dilakukan terhadap koleksi grey literature. Oleh karena itu, kedepannya diharapkan Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip dapat mengadakan penilaian secara rutin terhadap koleksi grey literature yang dimiliki agar dapat membuat perencanaan pengembangan yang lebih baik. 4.2 Kendala Pengembangan Koleksi Grey Literature Dalam melaksanakan suatu kegiatan atau pekerjaan pasti ada yang namanya kendala-kendala yang menghambat jalannya pekerjaan tersebut. Begitu juga dalam kegiatan pengembangan koleksi grey literature yang dilakukan oleh Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara ada beberapa faktor penghambat yang dialami oleh pustakawan dalam mengembangkan koleksi grey literature di Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip, diantaranya adalah sebagai berikut: 4.2.1 Belum Adanya Kebijakan Pengembangan Koleksi Grey Literature Dalam suatu organisasi haruslah ada yang namanya kebijakan. Jika dalam suatu organisasai tidak memiliki kebijakan, maka peraturan yang ada dalam organisasi pun tidak dapat berjalan secara teratur. Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip dalam melakukan pengembangan koleksi grey literature mengacu pada visi dan misi fakultas serta SOP yang diterbitkan oleh fakultas. Adapun kebijakan yang secara khusus mengatur tentang pengembangan koleksi terutama grey literature di Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip belum ada. Tanpa adanya kebijakan atau peraturan tertulis yang jelas maka pustakawan akan merasa kesulitan dalam menjalankan tugasnya dalam mengelola ataupun mengembangkan koleksi grey literature yang ada di perpustakaan. Selama ini jika ada kegiatan ataupun masalah maka instruksi dan himbauan hanya disampaikan secara lisan dari pihak pimpinan fakultas, tidak adanya kebijakan secara tertulis yang mengatur tentang pengembangan koleksi di perpustakaan dapat menjadi salah satu faktor penghambat pustakawan dalam mengelola dan mengembangkan koleksinya termasuk grey literature yang ada di Perpustakan Fakultas Psikologi Undip. 4.2.2 Belum Adanya Struktrur Organisasi Perpustakaan Adanya struktur organisasi penting untuk controlling dan pengarahan dari seorang pimpinan terhadap bawahannya. Tercapainya tujuan dari berdirinya suatu lembaga/organisasi adalah melalui pengendalian dan pengawasan rutin untuk melakukan evaluasi kinerja sesuai dengan tugas dan fungsi anggotanya. Keberhasilan tujuan suatu organisasi sangat ditentukan oleh kerjasama tim yang terkoordinasi tugas dan fungsinya melalui struktur organisasi. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang peneliti lakukan, diketahui jika di Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip belum ada kepala perpustakaannya yang artinya belum ada struktur organisasinya, karena yang bertanggungjawab di perpustakaan hanya seorang pustakawan. Belum adanya kepala perpustakaan membuat semua informasi disampaikan oleh pimpinan fakultas langsung kepada pustakawan. Tentu saja komunikasi atau penyampaian informasi seperti ini kurang efektif. Akan lebih baik jika ada kepala perpustakaan yang bertanggungjawab terhadap semua informasi kepada pustakawan sehingga pustakawan bisa fokus pada tugas-tugasnya. 4.2.3 Fasilitas yang Kurang Memadai Sudah menjadi hal umum jika dalam suatu pekerjaan salah satu yang bisa menghambat atau mendukung pekerjaaan tersebut adalah adanya sarana prasarana atau fasilitas. Begitu juga di Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip dalam mengelola dan mengembangkan koleksi grey literature nya. Menurut pernyataaan informan salah satu permasalahan yang dihadapi oleh petugas dalam mengelola koleksi grey literature adalah permasalahan aplikasi dan jaringan. Pengembangan koleksi grey literature di Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip yang berupa digitalisasi koleksi masih terkendala pada jaringan dan aplikasi. Tujuan dari adanya digitalisasi koleksi adalah agar mahasiswa bisa mengakses bahan pustaka yang dibutuhkan secara online dimana dan kapan saja. Namun tujuan tersebut belum bisa sepenuhnya tercapai karena bahan pustakan yang sudah didigitalisasi belum sepenuhnya bisa diakses oleh mahasiswa. 4.2.4 Sumber Daya Manusia Belum Memadai Tanggapan dari pihak perpustakaan kepada pemustaka menjadi evaluasi yang perlu digarisbawahi. Kecepatan tanggap pustakawan di Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip dirasa masih perlu untuk ditingkatkan karena disaat ingin mengurus suatu hal di perpustakaan sering mengalami kesulitan apabila banyak yang mengurus. Kecepatan dan ketepatan pustakawan dalam menangai permintaan mahasiswa yang melonjak perlu untuk diperbaiki. Belum maksimalnya pelayanan yang diberikan Perpustakaan Fakultas Psikolog Undip tersebut juga dapat disebabkan oleh kurangnya sumber daya manusia yang dimiliki. Perbaikan ini bertujuan untuk menjadikan perpustakaan lebih baik untuk kedepannya dalam memberikan layanan informasi kepada penggunanya.

Berdasarkan hasil penelitian ini, peneliti menyimpulkan bahwa upaya pengembangan koleksi grey literature yang dilakukan Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip adalah sebagai berikut: a. Analisis kebutuhan pengguna terhadap koleksi grey literature di Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip belum diadakan sebagai kegiatan wajib perpustakaan.. Perpustakaan hanya melihat dari permintaan pengguna terhadap koleksi grey literature seperti skripsi yang banyak dicari untuk dijadikan rujukan dalam pembuatan tugas akhir. b. Kebijakan pengembangan koleksi di Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip mengacu pada Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berlaku. Adapun kebijakan secara tertulis dan resmi yang mengatur tentang pengembangan koleksi termasuk grey literature di Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip belum ada. c. Seleksi koleksi grey literature dalam pemilihannya di Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip menerima koleksi yang telah memenuhi syarat sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh perpustakaan. Skripsi, tesis, dan disertasi yang diterima oleh Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip adalah yang sudah dinyatakan sah dengan disetujui oleh dosen pembimbing dan ditanda tangani diatas materai. Adapun prosiding yang diterima Perpustakaan FakultasPsikologi Undip adalah yang sudah diseminarkan dan dipublikasikan secara ilmiah baik yang diselenggarakan pada tingkat nasional maupun internasional. d. Pengadaan koleksi grey literature di Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip berasal dari penyerahan tugas akhir mahasiswa dan sumbangan atau hadiah dari para dosen Psikologi Undip yang telah menyelesaikan program S2 dan S3 di kampus lain. e. Penyiangan koleksi grey literature di Perpustakaan Fakultas Psikologi Undip yaitu dengan menarik skripsi yang sudah berumur lebih di atas lima tahun untuk digudangkan serta koleksi grey literature yang rusak ditarik untuk dilakukan perbaikan. f. Evaluasi dalam upaya pengembangan terhadap koleksi grey literature di Perpustakaan Fakultas Undip belum diadakan.