Evaluasi kegiatan seleksi koleksi perpustakaan sebagai pemenuhan kebutuhan informasi dosen di lingkungan UIN Imam Bonjol Padang

Perpustakaan merupakan suatu institusi yang memiliki tugas kompleks dalam hal layanan, pengelolaan koleksi, maupun penyebarluasan informasi. Menurut Undang-undang No.43 Tahun 2007 (Indonesia, 2007), perpustakaan merupakan institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka. Pemustaka yang ada di tiap perpustakaan akan berbeda tergantung dengan jenis perpustakaannya. Perpustakaan umum akan memiliki jumlah pemustaka yang lebih banyak daripada perpustakaan perguruan tinggi, karena pemustakanya mencakup seluruh masyarakat yang berada di daerah tersebut. Lain halnya dengan perpustakaan perguruan tinggi yang hanya melayani sivitas akademika perguruan tinggi saja seperti mahasiswa, dosen, dan pegawai. UIN Imam Bonjol Padang sebagai salah satu Universitas Islam Negeri yang berada di Sumatera Barat juga memiliki perpustakaan. Perpustakaan yang ada di UIN Imam Bonjol Padang terdiri dari satu perpustakaan pusat dan tujuh ruang baca fakultas, dan satu pusat riset pascasarjana. Sebagai pengelola koleksi, UPT Perpustakaan UIN Imam Bonjol Padang melaksanakan proses seleksi koleksi sebelum dilakukannya pengadaan. Menurut Hartono (2015:73) “seleksi adalah rangkaian tindakan pengumpulan bahan seleksi, pemilihan judul, verifikasi, dan penetapan judul yang akan diadakan. Sebelum melakukan seleksi, perpustakaan perlu mengetahui siapa pemustakanya. Pemustaka di UPT Perpustakaan UIN Imam Bonjol Padang adalah mahasiswa, dosen, dan pegawai. Mahasiswa merupakan pengunjung terbanyak di perpustakaan. Namun, dosen sebagai tenaga pendidik juga harus diperhatikan kebutuhan informasinya. Kebutuhan informasi menurut (Etubi, 2011) muncul ketika ada kekurangan informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas. Wilson menambahkan bahwa kebutuhan informasi dipengaruhi oleh berbagai faktor seperti sumber informasi yang tersedia, penggunaan informasi, motivasi, orientasi profesional, dan karakteristik individu pengguna. (Yusuf, 2012) Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2009 tentang Dosen (Indonesia, 2009) dosen adalah pendidik professional dan ilmuwan dengan tugas utama mentransformasikan, mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni melalui pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Selain mengajar, dosen memiliki tugas untuk membuat silabus pembelajaran yang di dalamnya terdapat sumber referensi yang dibutuhkan untuk suatu mata kuliah. Rekomendasi dosen sangat diperlukan untuk proses seleksi koleksi perpustakaan. Berdasarkan data statistik pengunjung perpustakaan selama tahun 2022, jumlah dosen hanya berkunjung ke perpustakaan sebanyak 34 kali dari 59.767 total kunjungan. Perbandingan yang sangat jauh dari jumlah kunjungan pemustaka lainnya. Begitu pula dengan jumlah peminjaman, dari total 45.692 pinjaman buku dosen hanya 30 eksemplar. Masih sedikit dosen yang memanfaatkan perpustakaan dan koleksi perpustakaan. Penelitian mengenai seleksi koleksi dan keterlibatan dosen sudah pernah dilakukan oleh (Yulia, 2020) dengan judul “Keterlibatan Dosen dalam Pengembangan Koleksi Terhadap Pemenuhan Informasi Mahasiswa di Perpustakaan Stikes Muhammadiyah Lhokseumawe”. Hasil penelitian menunjukkan bahwa keterlibatan dosen sangat minim dan jumlah koleksi belum sepenuhnya memenuhi kebutuhan informasi mahasiswa. Penelitian Khairunnisa memiliki perbedaan dengan penelitian ini yaitu terkait dengan pemenuhan kebutuhan informasi dosen. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses seleksi koleksi di perpustakaan, respon dosen, dan pemenuhan kebutuhan informasi dosen. Penelitian di atas lebih menekankan pada kegiatan pengembangan koleksi, keterlibatan dosen, dan kebutuhan informasi mahasiswa. Dalam melakukan proses seleksi koleksi untuk pengadaan, UPT Perpustakaan UIN Imam Bonjol Padang menggunakan beberapa alat seleksi. Alat bantu seleksi menurut (Hartono, 2016) diantaranya yaitu “katalog penerbit, daftar bahan perpustakaan dari toko buku, iklan dan selebaran, pangkalan data, situs website, indeks, dan book review”. Sumber pemilihan koleksi juga dapat dilakukan dengan cara meminta silabus mata kuliah pada dosen, bibliografi, dan internet. Usul pengadaan koleksi dapat berasal dari mahasiswa, dosen, dan pegawai di perpustakaan. Proses seleksi dapat dilakukan secara manual maupun elektronik. (Syahyuman, 2012) Alat seleksi yang digunakan oleh UPT Perpustakaan UIN Imam Bonjol Padang adalah silabus yang diperoleh dari dosen dan mahasiswa, sebaran mata kuliah, katalog penerbit, website penerbit, google form, e-commerce bertanya, langsung pada mahasiswa atau pemustaka lain tentang buku yang sedang dibutuhkan, dan membuat surat resmi ke masing-masing fakultas untuk mengusulkan koleksi yang akan diadakan. Surat yang diberikan ke fakultas tidak ada balasan sama sekali. Silabus yang terbaru pun susah untuk didapat. UIN Imam Bonjol Padang belum memiliki buku sebaran mata kuliah yang akan sangat bermanfaat sekali untuk proses seleksi koleksi. Terdapat 186 respon terhadap usulan koleksi yang berasal dari google form. Link google form tersebut dibagikan di grup Whatsapp UIN Imam Bonjol Padang, telegram perpustakaan dan chat langsung ke masing-masing dosen. Jumlah respon tersebut juga masih sedikit, tidak semua dosen di fakultas yang mengusulkan koleksi pada google form yang disediakan. Setelah proses seleksi dilakukan, diadakan proses pengadaan koleksi. Pada tahun 2022, UPT Perpustakaan UIN Imam Bonjol Padang memperoleh 847 judul koleksi. Koleksi hasil pengadaan tersebut diperoleh dari berbagai alat seleksi yang digunakan oleh pustakawan. Sedikitnya tingkat kunjungan dan peminjaman dosen membuat penulis ingin mengetahui apakah seleksi koleksi yang dilakukan sudah dilakukan dengan maksimal dan hasilnya memenuhi kebutuhan informasi dosen. Pertanyaan dalam penelitian ini diantaranya yaitu: 1. Bagaimana proses seleksi koleksi di UPT Perpustakaan UIN Imam Bonjol Padang? 2. Bagaimana respon dosen terhadap pengusulan koleksi yang akan diadakan? 3. Bagaimana hasil seleksi koleksi terhadap pemenuhan kebutuhan informasi dosen? B. TINJAUAN PUSTAKA Pengembangan Koleksi Secara definitif (Hartono, 2016) menjelaskan bahwa pengembangan koleks merupakan usaha perpustakaan untuk memperluas koleksi sesuai azas pendirian perpustakaan dalam rangka memenuhi kebutuhan penggunanya. Semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi membuat perpustakaan ikut serta mengembangkan koleksi yang dimiliki sesuai perkembangan zaman baik dari segi keterbaruan koleksi maupun bentuk koleksi (tercetak dan elektronik). Dalam bukunya yang berjudul Fundamental of Collection Development and Management, (Johnson & Johnson, 2009) menjelaskan pendapat Gabriel mengenai pengembangan koleksi sebagai proses membangun koleksi perpustakaan secara sistematis untuk memenuhi kebutuhan belajar, penelitian, dan rekreasi serta kebutuhan pemustaka lainnya. Menurut (Darmanto, 2018) “pengembangan koleksi bertujuan untuk meningkatkan jumlah dan jenis koleksi hingga meningkatkan mutu koleksi sesuai dengan kebutuhan pengguna. Manfaat dari pengembangan koleksi yaitu: 1. Membantu pemilihan cara terbaik dalam pengadaan bahan pustaka 2. Membantu menetapkan metode untuk menilai bahan pustaka yang harus dibeli 3. Membantu dalam merencanakan anggaran jangka panjang dengan menetapkan prioritas pengembangan bahan pustaka 4. Membantu identifikasi bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi 5. Membantu merencanakan bentuk kerja sama dengan perpustakaan lain. “ Dalam melakukan kegiatan pengembangan koleksi, terdapat beberapa azas yang dikemukakan oleh (Yulia & Sujana, 2014) yaitu kerelevanan, berorientasi kepada kebutuhan pengguna, kelengkapan, kemutakhiran, dan kerja sama. Koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan harus relevan dengan kebutuhan pemustaka. Perpustakaan juga harus mengikuti perkembangan terbaru mengenai suatu bidang ilmu ataupun disiplin ilmu atau prodi baru yang ada di lingkungan perguruan tinggi induknya. Pustakawan dan seluruh stakeholder di perguruan tinggi harus saling bekerjasama agar koleksi yang diadakan bernilai guna tinggi. Pengembangan koleksi merupakan suatu kegiatan yang sangat kompleks. Terdapat beberapa tahapan dalam pengembangan koleksi menurut (Saponaro & Evans, 2019) yaitu: 1. Community Analysis, yaitu mengkaji kebutuhan kelompok pengguna yang dilayani oleh perpustakaan. Perpustakaan juga harus mengkaji potential user selain active user 2. Kebijakan pengembangan koleksi yang bertujuan untuk menentukan tujuan perpustakaan terhadap koleksi dan membantu pustakawan dalam memilih dan memperoleh koleksi yang sesuai. 3. Seleksi. Memilih koleksi sesuai dengan kebutuhan, anggaran, dan keterpakaian. 4. Akuisisi. Merupakan kegiatan pengadaan koleksi baik melalui pembelian, hadiah, ataupun pertukaran antar perpustakaan 5. Evaluasi. Dapat dilakukan untuk meningkatkan dana perpustakaan, menilai kualitas kerja pustakawan. Pelaksanaan evaluasi harus memperhatikan kebutuhan pengguna. Seleksi Koleksi Seleksi merupakan rangkaian kegiatan pengumpulan bahan seleksi, pemilihan judul, verifikasi, dan penetapan judul yang akan diadakan (Hartono, 2016). ALA Glossary of Library and Information Science (Levine-Clark & Carter, 2013) mengartikan seleksi sebagai proses untuk menentukan bahan pustaka apa yang akan ditambahkan ke dalam koleksi perpustakaan. Tujuan utama seleksi adalah untuk memilih koleksi yang sesuai dengan budget dan memenuhi kebutuhan pengguna.(Johnson & Johnson, 2009) menyatakan bahwa seorang pustakawan yang melakukan kegiatan seleksi hendaknya familier dengan alat seleksi dan tahu cara menggunakannya. Pustakawan yang melakukan seleksi koleksi dinamakan selector. (Hartono, 2016) menjelaskan bahwa seorang selector harus meenguasai sarana bibliografi yang tersedia, paham dunia penerbitan, mengetahui kebutuhan pemustaka, bersifat netral, dan berpengetahuan mendalam mengenai koleksi perpustakaan. Tugas menyeleksi koleksi perpustakaan yang akan diadakan di perguruan tinggi bukanlah suatu hal yang mudah. Seorang selector harus memperhatikan bagaimana seluruh program studi yang ada mendapat penambahan koleksi sesuai dengan perkembangan kurikulum yang ada. Selector juga harus mengikuti perkembangan program studi, termasuk penambahan program studi baru, perubahan program studi, serta perubahan kurikulum dikarenakan hal tersebut akan mengakibatkan kebutuhan koleksi pemustaka akan mengalami perbedaan yang signifikan. Jumlah mahasiswa yang terdapat dalam suatu program studi atau fakultas juga menjadi perhatian selector untuk menentukan jumlah eksemplar koleksi yang akan diadakan berdasarkan anggaran yang tersedia. Pemilihan koleksi dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu berdasarkan permintaan pemustaka, menggunakan alat seleksi, mengevaluasi buku secara langsung dan hasil pembicaraan atau diskusi/ media komunikasi (Hartono, 2016). Jenis alat seleksi yang dapat digunakan untuk pemilihan koleksi buku diantaranya yaitu: 1. Katalog penerbit 2. Bibliografi 3. Situs website 4. Daftar buku perpustakaan lain 5. Silabus perkuliahan 6. Tinjauan/resensi buku 7. E-Commerce Kebutuhan Informasi Informasi menurut (Yusup, 2016) adalah pengetahuan yang disampaikan kepada seseorang dalam bentuk yang dapat dipahami atau sebagai data yang telah diproses dan ditata untuk menyajikan fakta yang mengandung arti. Setiap manusia membutuhkan informasi untuk melakukan sesuatu. Calon mahasiswa membutuhkan informasi untuk pendaftaran sebagai mahasiswa di sebuah perguruan tinggi, para pencari kerja membutuhkan informasi lowongan kerja untuk dapat mendaftar ke perusahaaan yang diinginkan, dan lain sebagainya. Pada perguruan tinggi, informasi merupakan hal yang sangat penting. Setiap sivitas akademika di lingkungan perguruan tinggi membutuhkan informasi untuk setiap kegiatan yang akan dilakukan. Kebutuhan informasi muncul akibat adanya kesenjangan pengetahuan dan pengalaman manusia untuk pengambilan keputusan (Ati dkk., 2012). Menurut Dictionary of Information and Library Management (Stevenson, 2006), kebutuhan informasi merupakan kebutuhan pengguna atau suatu kelompok terhadap informasi pada subjek tertentu. Perpustakaan sebagai lembaga yang mengolah dan menyebarkan informasi harus mengetahui siapa pemustaka dan apa kebutuhannya. Kebutuhan informasi setiap orang berbeda-beda tergantung dari pekerjaan, usia, dan lingkungan sekitar. Pemustaka di lingkungan perpustakaan perguruan tinggi adalah seluruh sivitas akademika. Kebutuhan informasi antara dosen, mahasiswa, dan pegawai akan berbeda karena pekerjaan yang dilakukan juga berbeda. Menurut Nicholas dalam (Fatmawati, 2015) faktor yang mempengaruhi kebutuhan informasi yaitu: 1. Jenis pekerjaan pemustaka 2. Individu pemustaka, terkait ketekunan, motivasi, dan kemauan bertanya. 3. Waktu penelusuran 4. Akses Informasi, terkait dengan kecepatan akses, kemudahan, dan keterampilan mengakses. 5. Sumber daya teknologi yang digunakan untuk informasi. Ketersediaan fasilitas penelusuran informasi. Buku merupakan salah satu fasilitas dalam penelusuran informasi. Dosen sebagai tenaga pengajar di perguruan tinggi membutuhkan buku sebagai sumber referensi dalam membuat materi perkuliahan, sumber dalam membuat penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Perpustakaan perlu mempertimbangkan kebutuhan informasi dosen terhadap buku yang diperlukan untuk pemenuhan kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Dalam kegiatan seleksi koleksi dosen dapat berpartisipasi dalam mengusulkan koleksi yang mereka butuhkan.

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif. Penulis akan menggambarkan proses seleksi koleksi yang dilakukan di UPT Perpustakaan UIN Imam Bonjol Padang dan respon dosen dalam pengusulan koleksi. Desain penelitian yang digunakan adalah kuantitatif. Menurut (Saebani & Sutisna, 2018) penelitian kuantitatif merupakan penelitian yang pengumpulan data dan penafsirannya menggunakan angka disertai gambar, tabel, grafik, dan lainnya yang dapat ditetapkan ukurannya. Data usulan koleksi dari dosen akan dibandingkan dengan data perolehan koleksi yang didapatkan oleh perpustakaan selama tahun 2022. Data tersebut akan dihitung menggunakan statistik sederhana yaitu persentase dengan menggunakan rumus: P = __f__ x 100% N Menurut Nana Sudjana dalam (Rukajat, 2018) untuk memudahkan penafsiran data, diberikan klasifikasi sebagai berikut: 0 % (tidak satupun), 1-24 % (sebagian kecil ), 25-49 % (kurang dari setengahya), 50% (setengahnya), 51-74% ( lebih dari setengahnya), 7599% (sebagian besar), 100 % (seluruhnya). Pemenuhan kebutuhan informasi dosen digambarkan dengan jumlah persentase usulan koleksi yang dapat dipenuhi oleh UPT Perpustakaan UIN Imam Bonjol Padang.

Proses seleksi koleksi di UPT Perpustakaan UIN Imam Bonjol Padang Proses seleksi koleksi di UPT Perpustakaan UIN Imam Bonjol Padang dilakukan oleh beberapa orang pustakawan yang bertugas menyebarkan survey kebutuhan pemustaka dengan berbagai cara seperti survey kebutuhan pemustaka dengan cara wawancara langsung dengan pemustaka, mengirim surat usulan koleksi ke fakultas, dan lain sebagainya. Alat seleksi yang digunakan oleh pustakawan yaitu: 1. Usulan dari pemustaka Jenis usulan dari pemustaka terdiri dari bentuk yang berbeda-beda. Ada yang mengirimkan usulan buku dengan menggunakan daftar list buku, melalui google doc yang datanya diambil dari katalog buku, serta melalui link google form. Google form dibuat oleh pustakawan untuk mempermudah pemustaka dalam mengusulkan koleksi yang diinginkan. Link google form kemudian disematkan pada sub menu koleksi di website UPT Perpustakaan UIN Imam Bonjol Padang. Berikut tampilan usulan koleksi pada website perpustakaan: Gambar 1. Screenshoot usulan pembelian buku di website perpustakaan Link usulan pembelian buku ini kemudian disebarkan pada dosen secara pribadi, melalui grup Whatsapp, dan media sosial perpustakaan. Berikut link penyebaran usulan buku pada instagram perpustakaan: https://www.instagram.com/reel/CjaA1Krgv1T/?igshid=MzRlODBiNWFlZA== ). Selain itu, Usulan dari pemustaka juga diminta melalui surat yang dikirimkan ke semua fakultas yang terdapat di UIN Imam Bonjol Padang. 2. Katalog penerbit Jenis katalog yang digunakan adalah katalog tercetak yang dikirimkan oleh beberapa penerbit ke perpustakaan dan katalog dalam bentuk file excel/pdf. 3. Website penerbit Pustakawan melakukan penelusuran buku terbaru melalui website penerbit. Website yang digunakan seperti:deepublishstore.com, andipublisher.com, stilettobook.com, bumiaksaraonline.com/Amzah, gramedia.com dan lain sebagainya. 4. Silabus Pustakawan meminta silabus kepada dosen dan mahasiswa secara langsung melalui pesan WA dan berkunjung secara langsung ke Fakultas. 5. E-Commerce Pustakawan melakukan penelusuran melalui e-commerce seperti shopee dan tokopedia untuk menelusur buku melalui toko official penerbit untuk memudahkan dalam penentuan harga buku. 6. Daftar sebaran mata kuliah Pustakawan meminta sebaran mata kuliah kepada dosen serta kepada mahasiswa dalam bentuk transkrip atau KRS (Kartu Rencana Studi). 7. Wawancara langsung dengan pemustaka Pustakawan bertanya langsung kepada pemustaka terkait buku yang belum tersedia di perpustakaan dan mencatat kebutuhannya tersebut. Respon Dosen Terhadap Seleksi Koleksi Dari berbagai alat seleksi yang digunakan oleh pustakawan terdapat beberapa respon dosen terhadap seleksi koleksi: 1. Respon dosen terhadap usulan yang bersumber dari google form Sebanyak 38 orang dosen memberikan respon terhadap usulan koleksi yang bersumber dari google form. Jumlah usulan koleksi keseluruhan dari google form adalah 178 usulan. Satu orang dosen mengusulkan satu hingga 30 koleksi. Koleksi yang diusulkan diantaranya yaitu buku pembelajaran, novel, dan buku pengembangan diri. 2. Respon dosen terhadap pengiriman surat langsung ke fakultas UPT Perpustakaan UIN Imam Bonjol Padang membuat surat resmi ke fakultas yang isinya untuk memberikan usulan koleksi yang dibutuhkan agar dapat diadakan oleh perpustakaan. Namun, surat tersebut tidak ada balasan sama sekali dari fakultas. 3. Respon dosen terhadap usulan dari pesan Whatsapp Pustakawan mengirim pesan whatsapp secara pribadi kepada dosen agar mendapatkan respon yang lebih baik. Terdapat 4 orang dosen yang memberikan respon dengan mengirimkan daftar usulan buku dalam bentuk dokumen dan google doc. Respon dalam bentuk dokumen dikirimkan oleh dosen dari Program Studi Studi Agama Fakultas Ushuluddin. Jumlah buku yang diusulkan adalah 21 judul buku. Dosen dari Fakultas Sains dan Teknologi memberikan respon dalam bentuk google doc. Sebelumnya pustakawan mengirimkan katalog dalam bentuk excel yang sesuai dengan program studi yang ada di Fakultas Sains dan Teknologi yaitu Matematika dan Sistem Informasi. Sebanyak 65 judul buku diusulkan oleh dosen dari Fakultas Sains dan Teknologi. Gambar 2: Respon Usulan Buku dari pesan Whatsapp dalam bentuk dokumen 4. Respon dosen terhadap permintaan silabus dan sebaran mata kuliah Jumlah dosen yang memberikan respon terhadap permintaan silabus dan sebaran mata kuliah adalah 4 orang dosen. Kebutuhan Informasi Dosen UIN Imam Bonjol Padang Dari 38 orang dosen yang memberikan respon usulan koleksi, terlihat bahwa kebutuhan informasi yang berbeda-beda. Dosen pada Prodi Psikologi Islam Dari total 178 usulan, 64 diantaranya adalah dari dosen Psikologi Islam. Tahun terbit buku yang diusulkan adalah dari rentang tahun 1942-2018. Dosen Psikologi Islam masih membutuhkan buku dengan tahun terbit yang lama. Dikarenakan buku yang diusulkan tidak ditemukan lagi untuk dilakukan pengadaan tercetak, pustakawan berinisiatif untuk mencarikan koleksi e-book dari usulan buku tersebut. Terdapat sepuluh koleksi e-book yang sesuai dengan judul yang dibutuhkan oleh dosen. E-book tersebut kemudian dikirimkan secara pribadi kepada dosen pengusul melalui pesan Whatsapp. Selain tahun terbit buku yang sudah lama, koleksi yang diusulkan juga merupakan koleksi berbahasa inggris. Sebanyak 31 judul yang diusulkan merupakan buku berbahasa Inggris. Judul buku yang diusulkan semuanya merupakan buku materi perkuliahan di Prodi Psikologi Islam. Lain halnya dengan usulan dari dosen dari Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam. Total usulan sebanyak 37 judul. Sebanyak 22 judul buku yang diusulkan adalah buku materi perkuliahan di bidang ekonomi dan 15 judul lainnya merupakan buku fiksi dan pengembangan diri. Dosen dari fakultas tarbiyah dan fakultas lainnya juga mengusulkan koleksi yang sesuai dengan materi perkuliahan, bahkan ada dosen yang mengusulkan buku karangannya sendiri.

Dalam melakukan proses seleksi koleksi, UPT Perpustakaan UIN Imam Bonjol Padang belum memiliki pedoman atau kebijakan pengembangan koleksi yang disahkan. Hal ini membuat pustakawan kesulitan untuk menentukan koleksi yang akan dipilih untuk dilanjutkan ke proses pengadaan. Menurut Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 303 Tahun 2022 Tentang Instrumen Akreditasi Perpustakaan Perguruan Tinggi (Kepala Perpustakaan Nasional RI, 2022) pada poin 1.1.1 Kebijakan Pengembangan Koleksi, perpustakaan memiliki kebijakan tertulis pengembangan koleksi dan disahkan oleh pihak yang berwenang yang memuat 1) Kriteria seleksi bahan perpustakaan, 2) jenis dan jumlah koleksi yang harus dimiliki, 3) kebijakan tentang koleksi khusus dan penambahan koleksi, 4) metode perolehan dan peruntukan koleksi, 5) evaluasi koleksi dan penyiangan, 6) sistem pemeliharaan dan pengendalian koleksi, 7) aspek lain terkait. Pustakawan yang ditugaskan untuk melakukan seleksi koleksi selama ini hanya melakukan pencarian koleksi berdasarkan kebutuhan pemustaka, program studi, dan jumlah dana yang tersedia. Aspek penting lainnya masih terabaikan. UPT Perpustakaan UIN Imam Bonjol Padang belum melakukan proses permintaan alat seleksi seperti silabus kepada fakultas secara resmi. Pustakawan datang ke fakultas untuk meminta silabus pada tiap prodi. Tidak semua prodi memiliki silabus terbaru yang akan dijadikan acuan dalam pengadaan koleksi. Referensi yang ada dalam silabus yang didapat merupakan referensi dari buku yang tahun terbitnya sudah lama. Dalam melaksanakan seleksi koleksi, pustakawan kurang memanfaatkan kerjasama dengan bagian akademik maupun TIPD (Teknologi Informasi dan Pangkalan Data) dalam mencari data terkait silabus maupun sebaran mata kuliah. Dalam aplikasi Siakad yang digunakan oleh UIN Imam Bonjol Padang, terdapat sebaran mata kuliah yang dapat didownload oleh admin Siakad. Pustakawan tidak perlu repot berkunjung ke fakultas atau mengirim pesan pribadi kepada dosen untuk meminta sebaran mata kuliah. Berdasarkan data dari Simpeg Kemenag (9 Mei 2023) yang penulis dapatkan dari bagian Kepegawaian UIN Imam Bonjol Padang jumlah dosen di lingkungan UIN Imam Bonjol Padang adalah sebanyak 377 orang. Dari semua dosen tersebut, yang memberikan respon terhadap usulan koleksi, permintaan silabus dan sebaran mata kuliah yaitu sebanyak 46 orang dosen. P = 46 x 100 % = 12,2 % 377 Angka ini menunjukkan bahwa hanya sebagian kecil dosen yang memberikan respon terhadap usulan koleksi. Total jumlah judul koleksi yang diusulkan oleh dosen yaitu sebanyak 264 judul yang terdiri dari 178 judul dari google form, 21 judul dari file dokumen, dan 56 judul dari google doc. Sedangkan jumlah total buku yang datang pada pengadaan tahun 2022 adalah 847 judul buku. Jumlah usulan buku yang terpenuhi oleh perpustakaan adalah 162 judul yang terdiri dari 98 judul usulan dari google form, 46 judul dari google doc, dan 18 judul dari file dokumen. Jumlah usulan buku yang tidak terpenuhi adalah 72 judul (50 google form, 19 google doc, dan 3 dari file dokumen). Dari beberapa usulan dosen tersebut ada buku berbahasa inggris yang tahun terbitnya lama. Pustakawan berinisiatif untuk mencari koleksi ebook buku tersebut dan mengirimkan secara langsung kepada dosen yang mengusulkan. Pustakawan menemukan 10 judul buku yang diusulkan dalam bentuk ebook. UPT Perpustakaan UIN Imam Bonjol Padang tahun 2022 tidak membeli koleksi tercetak berbahasa Inggris, karena proses pengadaan yang lama dikarenakan pengiriman buku dari luar negeri. Sebanyak 19 judul buku yang diusulkan pada google form sudah tersedia di perpustakaan. Jadi, jika digabungkan dengan pengiriman file ebook dan jumlah buku yang sudah tersedia di perpustakaan, jumlah usulan buku yang terpenuhi adalah sebanyak 191 judul. P = 191_ x 100% = 73, 5% 264 Data tersebut menunjukkan bahwa sebanyak 73,5 % usulan buku yang diajukan dosen terpenuhi oleh UPT Perpustakaan UIN Imam Bonjol Padang. Sebagian besar usulan dosen terpenuhi oleh perpustakaan. Kebutuhan informasi dosen dapat terpenuhi oleh perpustakaan. Namun, respon dosen terhadap permintaan usulan koleksi masih sedikit yaitu 12,2% dari seluruh jumlah dosen. Dari keseluruhan total buku pengadaan tahun 2022, yaitu 847 judul hanya 178 judul usulan dari dosen. P = 178_ x 100% = 21% 847 Sebanyak 21% buku yang terdapat dalam pengadaan tahun 2022 berasal dari usulan dosen. Sisanya 79% yaitu hasil seleksi yang dilakukan oleh pustakawan yang berasal dari katalog penerbit, website penerbit, e-commerce, silabus, serta sebaran mata kuliah.

Pustakawan kesulitan dalam melakukan seleksi koleksi karena belum adanya kebijakan pengembangan koleksi. Jumlah koleksi hanya disesuaikan dengan dana yang tersedia. Proses seleksi dan penggunaan alat seleksi belum maksimal. Salah satu alat koleksi yaitu google form sudah digunakan oleh UPT Perpustakaan UIN Imam Bonjol Padang. Namun, pertanyaan yang terdapat dalam google form belum lengkap untuk dapat menampilkan identitas pengusul. Data yang diminta hanya diminta nama pengusul. Terkadang pustakawan tidak mengetahui dosen atau mahasiswa yang mengusulkan berasal dari fakultas dan program studi yang mana. Data seperti email atau nomor handphone pengusul juga diperlukan oleh perpustakaan. Hal ini akan berkaitan dengan data kepada pengusul bahwa koleksi yang diusulkan sudah tersedia di perpustakaan sebagai bentuk promosi koleksi perpustakaan. Perpustakaan kurang memanfaatkan kerjasama dengan unit yang ada di UIN Imam Bonjol Padang. Permintaan data terkait silabus atau sebaran mata kuliah dapat diminta pada bagian akademik dan kemahasiswann dan TIPD (Teknologi Informasi dan Pengkalan Data) yang bertindak sebagai admin pada aplikasi Siakad. Respon dosen dalam pengusulan koleksi baru sebagian kecil dari seluruh jumlah dosen yaitu 12,2 %. Dari seluruh usulan koleksi yang diajukan dosen sebagian besar (73,5%) terpenuhi oleh perpustakaan. Hal ini sangat disayangkan ketika perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan informasi dosen, namun dosen masih kurang dalam memberikan respon kebutuhan koleksi. UPT Perpustakaan UIN Imam Bonjol Padang perlu meningkatkan promosi terkait pengusulan koleksi kepada sivitas akademika UIN Imam Bonjol Padang. Beberapa pendekatan perlu dilakukan untuk meningkatkan jumlah respon usulan koleksi. Prinsip dari pengadaan koleksi adalah koleksi yang diadakan merupakan koleksi yang dibutuhkan oleh pemustaka. Usulan dari pemustaka merupakan alat seleksi yang lebih efektif dalam menentukan kebutuhan koleksi.