Pengembangan Koleksi Perpustakaan di Telkom University Open Library

Perguruan tinggi merupakan lembaga dibidang pendidikan yang menduduki tingkat paling tinggi. Sama seperti lembaga pendidikan lainnya, perguruan tinggi melaksanakan kegiatan belajar mengajar sebagai bentuk meningkatkan kecerdasan intelektual. Dalam menunjang segala bentuk kegiatan belajar mengajar dibutuhkan suatu lembaga yang dapat memfasilitasi dan menunjang kebutuhan para sivitas akademika, lembaga yang dimaksud ialah perpustakaan. Menurut undang-undang nomor 43 tahun 2007, perpustakaan merupakan lembaga yang mengelola berbagai macam jenis koleksi (tulis, cetak, rekam) dalam rangka pemenuhan kebutuhan yang berkaitan dengan pendidikan/penelitian serta melestarikan informasi secara professional. Di lingkungan perguruan tinggi, keberadaan perpustakaan sangatlah penting, selain menjadi pusat penyedia informasi perpustakaan juga turut mendukung pelaksanaan tridarma perguruan tinggi yaitu meliputi pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat. Hal terpenting dalam dunia perpustakaan selain gedung sebagai tempat pelaksanaan kegiatan perpustakaan dan layanan sebagai pemberi kepuasan kepada pemustaka terhadap informasi yang dibutuhkannya, adapun koleksi perpustakaan yang juga menjadi hal utama dan terpenting dalam penyelenggaraan kegiatan perpustakaan. Karena apa yang dilayankan dan apa yang diberikan kepada pemustaka ialah koleksi yaitu berupa bahan pustaka yang memuat segala hal tentang suatu informasi. Koleksi yang dimiliki perpustakaan juga menjadi faktor utama yang dilihat oleh calon pemustaka. Oleh karena itu, perpustakaan harus melakukan berbagai cara agar terus dapat menarik perhatian pemustaka supaya bisa kembali dan/atau terus berkunjung ke perpustakaan. Salah satu cara yang dapat dilakukan perpustakaan ialah dengan melakukan pengembangan koleksi perpustakaan. Pengembangan koleksi perpustakaan merupakan cara yang dilakukan perpustakaan untuk memperbaharui koleksi atau bahan pustaka agar sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan terkini dan tentunya menyesuaikan juga terhadap kebutuhan pemustaka. Mengingat di perguruan tinggi yang terdiri dari beberapa fakultas dan terdapat berbagai macam program studi disetiap fakultasnya maka akan berpengaruh juga terhadap kebutuhan informasi atau referensi yang lebih beragam yang dibutuhkan oleh sivitas akademika perguruan tinggi tersebut dalam menunjang kegiatan belajar mengajar serta memenuhi sumber referensi kala pengerjaan tugas ataupun penelitian. Telkom University Open Library merupakan brand untuk Unit Sumber Daya Keilmuan & Perpustakaan (SDK & Perpustakaan) Telkom University yang berada di bawah Wakil Rektor I bidang Akademik Telkom University dengan tiga pokok pemikiran yaitu: Open untuk menerima semua jenis knowledge a. Open untuk berbagi knowledge dengan knowledge management lain b. Open untuk siapapun yang ingin belajar Di Telkom University Open Library atau Perpustakaan Telkom University seluruh bahan pustaka yang masuk baik dalam bentuk tercetak atau elektronik diserahkan ke unit pengolahan yang berada dibawah urusan database dan pengembangan pustaka. Seiring dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan bertambahnya kebutuhan informasi dari pemustaka, menjadi penyebab perpustakaannharusnmelakukannpengemba ngan terhadap koleksinperpustakaan. Hal itulah yang melatarbelakangi penulis untuk membuat artikel tentang pengembangan koleksi perpustakaan. Dalam artikel ini akan dijelaskan mengenai pengembangan koleksi perpustakaan di Telkom University Open Library, dengan rumusan masalah yaitu bagaimana Telkom University Open Library melakukan kegiatan pengembangan koleksi perpustakaan. 2. TINJAUAN PUSTAKA Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan perguruan tinggi ialahnsebuahnlembaganpengelola,npenyimp an, dan pelestarian informasi dilingkungan perguruan tinggisebagai pemenuh kebutuhan sivitas akademika untuk memperoleh sumber belajar. Mengutip dari Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2017 tentang Standar Nasional Perpustakaan Perguruan Tinggi (SNP PT) didefinisikan bahwa “perpustakaan merupakan lembaga institusi yang mengelola berbagai macam jenis koleksi baik berupa karya tulisan, karya tercetak, juga karya berupa rekaman dengan seprofessional mungkin menggunakan suati sistem yang baku agar terpenuhinya kebutuhan para pemustaka dalam hal pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, hingga rekreasi. Sedangkan definisi perpustakaan perguruan tinggi masih mengutip dari sumber yang sama, bahwa perpustakaan perguruan tinggi merupakan satu kesatuan bagian yang integral dari tridarma perguruan tinggi yakni kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat serta memiliki fungsisebagai pusatsumber belajar sebagai pendukung dalam terwujudnya tujuan dari pendidikan di lingkungan perguruan tinggi” (Muhammad Syarif, 2014). Koleksi Unsur utama atau unsur terpenting yang harus ada di perpustakaan ialah koleksi. Koleksi perpustakan menunjukkan kekayaan yang dimiliki oleh perpustakaan yaitu berupa bahan pustaka yang terdapat didalamnya, semakin beragam koleksinya maka akan semakin banyak pula pengguna atau pemustaka yang mengakses perpustakaan (Wahidah, 2017). Adapun menurut (Rahmah & Makmur, 2015) koleksi perpustakaan menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi tingkat kunjungan pemustaka untuk datang ke perpustakaan. Karena, koleksi ialah daya tarik bagi pemustaka untuk datang ke perpustakaan memanfaatkan koleksi yang ada sesuai dengan kebutuhan (Kusumaningtyas & Arya, 2013). Berdasarkan penjelasan di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa koleksi perpustakaan haruslah tepat guna yaitu sesuai dengan kebutuhan pemustaka. Di perpustakaan perguruan tinggi koleksinya harus mencakup bahan pustaka sebagai sumber referensi seperti ensiklopedia, kamus, jurnal ilmiah baik berupa jurnal tercetak atau jurnal online, buku teks, grey literature (skripsi, tesis, disertasi, hasil penelitian), terbitan perguruan tinggi, dan terbitan pemerintah (IRVAN MULIYADI, 2013). Selain koleksi yang telah disebutkan sebelumnya, perpustakaan perguruan tinggi juga mengoleksi CD-ROM, slide, film, dan format lainnya karena mengikutin tren dari perkembangan teknologi khususnya media penyampaian informasi, maka disebut koleksi multimedia (Winoto & Sukaesih, 2016). Pengembangan Koleksi Mengingat informasi dan ilmu pengetahuan selalu berkembang, baik memperbaharui yang sudah ada sebelumnya atau adanya temuan baru tentang sesuatu, maka dari itu perpustakaan pun perlu melakukan pengembangan terhadap koleksi yang dimilikinya agar relevan dengan perkembangan informasi dan ilmu pengetahuan terkini. Sebagaimana yang telah ditetapkan dalam Surat Keputusan Menpan Nomor 132 Tahun 2002, bahwa penggunaan kata pengembangan koleksi dipilih untuk digunakan di kalangan pustakawan. Karena pengembangan koleksi memiliki maksud agar koleksi perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan pemustaka dengan isi informasinya yang mutakhir (Zulaichah, 2017). Terkait dengan kemutakhiran koleksi perpustakaan, disebutkan juga oleh (Rispanyanto, 2020) bahwa koleksi yang mutakhir, didalamnya memuat inormasi terbaru dari hasil penelitian juga adanya inovasi atau temuan baru, hal itulah yang dapat dimanfaatkan bagi mahasiswa sebagai sumber referensi atau bahan rujukan dalam menyelesaikan tugasnya. Menurut (Katili, 2017) kegiatan pengembangan koleksi adalah suatu hal yang penting untuk memuaskan pemustaka dan salah satu cara agar perpustakaan tetap eksis dan dilirik keberadaannya oleh masyarakat terutama di zaman sekarang ini yang serba mudah dengan adanya perkembangan teknologi dan internet. Dengan kondisi tersebut, perpustakaan akan melakukan berbagai upaya agar tidak mengalami ketertinggalan, salah satu upaya yang dilakukan ialah dengan menyediakan koleksi elektronik atau e-resources. Untuk menyediakan koleksi elektronik ini, maka perpustakaan harus mengumpulkan dan mengolah seluruh data yang diperlukan. Hal tersebut dapat dikatakan suatu tantangan tersendiri dalam pengembangan koleksi perpustakaan (Kismiyati & Perpusnas, 2020). Pengembangan koleksi juga diartikan sebagai rangkaian proses yang dilakukan oleh pustakawan untuk melakukan seleksi terhadap bahan pustaka agar sesuai dengan kebutuhan informasi setiap pemustaka melalui sumber-sumber informasi yang ada (F. K. Sari, 2017). Sejalan dengan (Oktavia, 2019) yang menyebutkan bahwa kegiatan yang dilakukan oleh perpustakaan yaitu pengembangan koleksi memiliki tujuan untuk melayani pemustaka dalam memenuhi kebutuhan informasinya. Adapun tujuan lain pengembangan koleksi adalah untuk memperkaya keberagaman koleksi dan memperbanyak jumlah koleksi di perpustakaan. Pengembangan koleksi ini merupakan kegiatan yang umum atau bersifat universal di perpustakaan, hal ini dikarenakan perpustakaan membutuhkan koleksi perpustakaan yang terbaik demi kepentingan pemustaka (Yuliani, 2020). Pengembangan koleksi perpustakaan di perpustakaan perguruan tinggi Pengembangan koleksi perpustakaan di perpustakaan perguruan tinggi menurut Evans dalam (Rahman, 2019) yang meliputi analisis kebutuhan pemustaka, kebijakan pengembangan koleksi, seleksi koleksi bahan pustaka, pengadaan koleksi bahan pustaka, penyiangan koleksi bahan pustaka, dan evaluasi koleksi. Berikut penjelasan lebih rinci terkait tahapan dalam melakukan pengembangan koleksi: a. Analisis kebutuhan pemustaka Tahapan awal dalam melakukan pengembangan koleksi ialah analisis kebutuhan pemustaka, mengingat tujuan dilaksanakannya pengembangan adalah untuk memenuhi kebutuhan pemustaka maka tahapan ini perlu dilakukan untuk mengetahui informasi apa yang pemustaka butuhkan. Sejalan dengan Evans dalam (Andayani, 2017) tujuan utama analisis pengguna ialah memperoleh karakeristik pemustaka agar koleksi perpustakaan yang disediakan mampu berdaya guna dengan baik hingga mencapai target sasaran. Dengan adanya tahap analisis kebutuhan pemustaka ini, maka akan diperoleh data berupa informasi mengenai kebutuhan pengguna. b. Kebijakan pengembangan koleksi Kebijakan ini merupakan rangkaian konsep dasar mengena rencana pelaksanaan pengembangan koleksi di perpustakaan, dalam kebijakan ini biasanya berkaitan dengan masalah bahan pustaka yang akan kembangkan, anggaran/dana yang dibutuhkan, serta menentukan prioritas untuk mengadakan koleksi. Selain itu, kebijakan pengembangan koleksi dapat dijadikan penuntun pekerjaan atau membimbing pustakawan karena berisi rincian yang jelas (Andayani, 2017). Adapun fungsi kebijakan pengembangan koleksi menurut (Ardyawin, 2018) yaitu sebagai: 1) Pedoman bagi selektor pada saat pelaksanaan kegiatan agar dapat berjalan secara terarah, jelas, dan tepat sasaran. 2) Sarana komunikasi antara pengguna, pelaksana, dan pihak lain terkait hal- hal yang berkaitan dengan pengembangan koleksi, misalnya ketersediaan koleksi dan rencana pengembangan koleksi selanjutnya. 3) Sarana perencanaan sebelum dilaksanakan kegiatan. Hal yang termasuk dalam rencana ini salah satunya anggaran kegiatan supaya membantu dalam mengalokasikan dana. c. Seleksi koleksi bahan pustaka Seleksi adalah kegiatan identifikasi bahan pustaka untuk ditambahkan ke dalam jajaran koleksi perpustakaan, menurut Yulia dalam (Wahyuni & Rahmah, 2012). Tahapan seleksi ini dilakukan untuk menentukan koleksi bahan pustaka yang sudah sesuai dengan kriteria pengembangan koleksi perpustakaan, khususnya untuk memenuhi kebutuhan pemustaka. Dalam tahapan ini pustakawan memiliki peran yang sangat penting, karena jenis koleksi apa yang pemustaka butuhkan diketahui oleh pustakawan (S. N. Sari, 2017). d. Pengadaan koleksi bahan pustaka Soeatminah (1992) dalam (Nidawati, 2020) menjelaskan bahwa pada dasarnya, pengadaan bahan pustaka ialah suatu pekerjaan umum di perpustakaan dengan tugas yang dibebankan yaitu menghimpun berbagai informasi dari segala bentuk pustaka (buku, jurnal, esiklopedia, koran, majalah, dll). Tahapan ini ialah proses mengadakan bahan pustaka yang tentunya sudah melewati tahap seleksi yang selanjutnya dimasukkan/didaftarkan ke dalam koleksi perpustakaan. Menurut Jefry dalam (Oktavia, 2019) bahwa perpustakaan dapat mengadakan koleksi bahan pustaka dengan berbagai cara atau metode, diantaranya yaitu: 1) Membeli koleksi bahan pustaka sesuai kebutuhan perpustakaan. 2) Diperoleh dari hadiah atau sumbangan berbagai pihak. 3) Hasil tukarmenukar antar perpustakaan. e. Penyiangan koleksi bahan pustaka Penyiangan merupakan kegiatan mengeluarkan koleksi bahan pustaka dari sirkulasi atau jajaran koleksi perpustakaan yang diakibatkan karena sudah rusak atau informasi yang terkandung sudah tidak relevan dan mutakhir denganperkembangan keilmuan saat ini. Adapun kegiatan penyiangan koleksi yang dilaksanakan dengan cara: (Ardyawin, 2018) 1) Memisahkan tempat ke ruangan penyimpanan yang lebih khusus 2) Mengeluarkan bahan pustaka dengan cara menghapus atau memusnahkan 3) Diberikan ke perpustakaan lain sebagai hibah atau hadiah 4) Melakukan transaksi tukar menukar koleksi dengan yang lebih tepat guna f. Evaluasi koleksi Menurut (Wahyuni & Rahmah, 2012) evaluasi ini perlu dilakukan secara teratur agar selalu diketahui keadaan koleksi perpustakaan, selain itu koleksi perpustakaan juga diharapkan selalu mengalami perubahan dan perkembangan sesuai dengan program perguruan tinggi. Hasil dari tahapan evaluasi ini dapat dijadikan dasar dalam perbaikan koleksi dan memungkinkan juga untuk membuat suatu keputusan untuk memperbaiki keadaan perpustakaan yang lebih baik lagi.

Penelitian ini dilakukan menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Menurut Bigdan dan Tailor yang dikutip dari (Subandi, 2011) metodologi penelitian dengan menggunakan kualitatif hasil yang akan diperoleh berupa uraian kata tertulis ataupun lisan yang dituliskan dalam bentuk deskriptif. Sedangkan sumber data yang diperoleh dalam penelitian ini, yaitu dengan melakukan teknik pengumpulan data melalui wawancara, observasi, dan studi literatur.

Analisis Kebutuhan Pemustaka Untuk memberikan layanan yang terbaik kepada pemustaka maka perpustakaan harus dapat memahami apa saja kebutuhan pemustaka,salah satu halnya ialah kebutuhan sumber informasinya. Dengan segala macam upaya akan dilakukan perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan pemustaka dan memberikan kepuasan bagi pemustaka. Salah satu upaya yang dilakukan perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan sumber informasi pemustaka ialah melalui analisis kebutuhan pemustaka, melalui proses inilah perpustakaan akan dapat melihat keberagaman sumber informasi yang dibutuhkan pemustaka. Terdapat beberapa upaya atau cara yang dilakukan Telkom University Open Library untuk melakukan analisis kebutuhan pemustaka ini yaitu diantaranya dengan menyebarkan atau memberikan Formulir Pengajuan Pengadaan Bahan Pustaka kepada dosen pada saat pengampuan diNfakultasNatauNdapatNdilakukanNsecar aNmandiriNmelaluiNwebsiteNhttps://openl ibrary.telkomuniversity.ac.id, melakukan survey kepuasan pemustaka dan survey kebutuhan koleksi, melalui nota dinas online, juga melalui sesi wawancara. Kemudian setelah mengetahui informasi mengenai kebutuhan pemustaka melalui cara yang telah disebutkan tersebut, untuk menindaklanjutinya ialah dengan melakukan pengajuan penadaan ke bagian logistik. Kebijakan Pengembangan Koleksi Dalam pelaksanaan kegiatan pengembangan koleksi, Telkom University Open Library berpedoman pada Kebijakan Pengembangan Koleksi tahun 2018. Adapun 7 komponen di dalam kebijakan tersebut yang dilaksanakan Telkom University Open Library, yaitu: Kebijakan teknis bahan koleksi perpustakaan, yaitu pengembangan koleksi dalam bentuk tercetak (hardcopy) dan sumber elektronis.  Kebijakan teknis jenis koleksi, yaitu pengembangan koleksi untuk jenis koleksi refrensi, pengayaan, riset, dan koleksi lainnya.  Kebijakan teknis komposisi koleksi, yaitu pengembangan untuk masingmasing koleksi yang disesuaikan dengan presentase pengadaan.  Kebijakan teknis subjek, yaitu pengembangan koleksi disesuaikan dengan keilmuan yang diselenggarakan oleh masing-masing program studi di Telkom University.  Sumbangan, yaitu menerima segala bentuk bahan pustaka yang diserahkan pada perpustakaan. Penyiangan, yaitu menarik atau mengeluarkan bahan pustaka dari koleksi perpustakaan untuk koleksi yang sudah rusak, hilang, dan lama tidak bersirkulasi.  Kemutahkiran, yaitu pengembangan koleksi dengan isi-isi informasi yang terkandung pada bahan pustaka memiliki sifat kebaruan sesuai dengan perkembangan pengetahuan. Seleksi Koleksi Bahan Pustaka Bahan pustaka yang dimiliki Telkom University Open Library telah melewati tahap seleksi pada saat dilakukannya pengembangan koleksi perpustakaan. Pemilihan bahan pustaka ini mengacu pada kebijakan teknis bahan perpustakaan yaitu untuk melakukan pengembangan koleksi dalam bentuk tercetak (hardcopy) dan sumber elektronis. Pada pelaksanaan tahap seleksi bahan pustaka ini, pustakawan menggunakan alat bantu untuk dapat melaksanakan pengembangan koleksi perpustakaan yaitu dengan menggunakanbantuan SAP/kurikulum Telkom University tahun 2016, formulir pengajuan bahan pustaka, katalog penerbit, website penertbit/toko buku, bibliografi, anotasi, serta masukan atau saran dari pemustaka. Proses seleksi bahan pustaka ini tidak hanya dilakukan oleh Pustakawan, namun Telkom University Open Library juga melibakan Kepala Bagian Open Library, Dosen (melalui formulir pengajuan pengadaan bahan pustaka), dan bagian logistik. Maka dari itu, dengan banyaknya berbagai pihak yang terlibat dalam penyeleksian bahan pustaka diharapkan kebutuhan pemustaka bisa semakin terpenuhi. Pengadaan Koleksi Bahan Pustaka Pengadaan koleksi bahan pustaka di Telkom University Open Library dilakukan dengan melalui dua cara yaitu dengan pembelian dan sumbangan. Proses pengadaan melalui pembelian diatur dalam Prosedur Pengajuan Pengadaan Bahan Pustaka. Tahapan dalam proses yaitu Open Library atau Perpustakaan Telkom University menerima formulir pengajuan pengadaan bahan pustaka dari dosen atau sivitas, kemudian dilakukan pengecekan terhadap ketersediaan koleksi bahan pustaka yang diajukan di database Open Library, apabila yang diajukan belum tersedia berlanjut pada pembuatan Nota Dinas secara online yang diajukan kepada bagian logistik untuk dilakukan pengadaan. Proses pengadaan koleksi di Telkom University tidak hanya dilakukan secara manual, akan tetapi telah diintegrasikan dengan database open library. Dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka untuk pengembangan koleksi perpustakaan tentunya diperlukan biaya atau anggaran. Anggaran yang digunakan oleh Telkom University Open Library berasal dari Yayasan Pendidikan Telkom. Anggaran ini terbagi menjadi anggaran operasional yang dikelola oleh Open Library untuk pengadaan database e-journal dan e-book dan anggaran investasi yang digunakan oleh bagian logistik untuk pengadaan buku/ebook non database. Penyiangan Koleksi Bahan Pustaka Telkom University Open Library melakukan penyiangan terhadap koleksi perpustakaan sebanyak satu kali dalam setahun, yang dilakukan pada Bulan Desember dengan memanfaatkan waktu libur akhir tahun mahasiswa. Hal itu dikarenakan proses penyiangan memerlukan waktu yang cukup lama dan disaat sepi pengunjung atau pemustaka tidak terlalu banyak yang datang ke perpustakaan. Bahkan di beberapa perpustakaan pada saat kegiatan penyiangan berlangsung, perpustakaan tutup sementara, tidak ada jam layanan maupun operasional yang diberikan kepada pemustaka dalam bentuk apapun. Evaluasi Koleksi Evaluasi yang dilakukan Telkom University Open Library setiap akhir triwulan mengacu pada laporan pengadaan, yaitu jumlah koleksi masuk periode tertentu dan presentase ketersediaan koleksi untuk tiap masingmasing program studi. Hal ini menjadi hal yang menarik, karena ketersediaan koleksi di perpustakaan dan program studi dapat di evaluasi setiap tahunnya.

Pengembangan koleksi dilakukan dengan menyerahkan Semua jenis bahan pustaka yang masuk ke di Telkom University Open Library ke unit pengolahan yang berada dibawah urusan database dan pengembangan pustaka. Secara praktiknya, Telkom University Open Library dalam kegiatan pengembangan koleksi telah melakukan tahapan-tahapan sesuai yang ada dalam teori. Tahapan untuk kegiatan pengembangan koleksi yaitu antara lain analisis kebutuhan pemustaka, kebijakan pengembangan koleksi, seleksi bahan pustaka, pengadaanbahan pustaka, penyiangan bahan pustaka, dan evaluasi koleksi.