PRESERVASI PREVENTIF PADA KOLEKSI BAHAN PUSTAKAOPEN LIBRARY TELKOM UNIVERSITY

Keberadaan perpustakaan di era informasi seperti saat ini telah berkembang. Bukan hanya berfungsi sebagai tempat pengembalian dan peminjaman serta berjajarnya buku saja, melainkan telah bertransformasi menjadi pusat informasi dan pengetahuan, sarana penelitian, dan sarana rekreasi serta kebudayaan yang di dalamnya terdiri dari berbagai macam koleksi yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat dimulai dari buku cetak dan digital, audiovisual, karya seni, rekaman, manuskrip bahkan terdapat koleksi film dan mikrofilm. Fenomena tersebut sebagaimana dikemukakan dalam Rahmawati (2017) bahwa perpustakaan merupakan pusat sumber informasi yang berfungsi untuk mengumpulkan, mengolah, dan melestarikan bahan informasi dari waktu ke waktu untuk disebarkan dan dimanfaatkan oleh masyarakat luas. Melalui beragam koleksi yang menarik dan lengkap seperti tersebut di atas, maka perpustakaan dapat berperan aktif dalam upaya menumbuhkan literasi media dan informasi, sehingga diharapkan mampu menciptakan masyarakat yang literate. Oleh karena itu, berbagai jenis perpustakaan termasuk perpustakaan perguruan tinggi harus mampu menyediakan bahan pustaka sesuai dengan kebutuhan para pemustaka yang dapat diakses dalam jangka waktu yang panjang dan dengan jangkauan yang luas hingga ke mancanegara. Berdasarkan hal tersebut, maka perpustakaan merupakan lembaga yang berperan penting dalam proses pencegahan dan perawatan berbagai macam bahan pustaka dari ancaman kerusakan agar dapat secara terus-menerus diakses oleh masyarakat yang membutuhkan informasi dalam jangka waktu yang panjang. Upaya pencegahan kerusakan bahan pustaka merupakan salah satu upaya yang dilaksanakan oleh Open Library Telkom University agar koleksi yang terhimpun tidak hilang kandungan informasi dan keilmuannya serta dapat dimanfaatkan oleh masyarakat untuk jangka waktu yang panjang. Penelitian mengenai preservasi preventif di Open Library Telkom University ini dilatarbelakangi oleh pentingnya kegiatan preservasi preventif di perpustakaan sehingga penelitian ini dilaksanakan untuk mengetahui alat dan bahan yang digunakan, pihak yang terlibat, dan langkah-langkah yang ditempuh oleh Open Library Telkom University agar masyarakat menjadi paham arti penting menjaga kelestarian bahan pustaka. Penelitian dengan topik yang dipiliholehpenulis masih belum banyak dilakukan dan hanya beberapa saja. Pada penelitian sebelumnya oleh Khoerunnisa, Sukaesih, dan Rodiah (2022) dijelaskan bahwa upaya preservasi preventif terhadap salah satu koleksi bahan pustaka yaitu alur Layanan Unggah Mandiri Tugas Akhir dilakukan oleh staf IT support perpustakaan dengan cara membuat salinan cadangan metadata seluruh dokumen yang ada di situs web perpustakaan secara otomatis oleh sistem dan dilaksanakan secara berkala setiap harinya. Selain Itu, dibuat juga salinan cadangan dokumen karya ilmiah tugas akhir secara berkala setiap minggunya pada dua buah hardisk eksternal. Selain itu, ada juga penelitian dengan topik yang sama yaitu preservasi preventif yang dilakukan oleh Prasetyo (2018) menunjukan bahwa agar nilai informasi dalam bahan pustaka tidak hilang dan dapat diakses dalam waktu yang panjang, maka perlu dilakukan langkah-langkah preventif seperti preservasi teknologi, preservasi dengan cara pembaruan atau penyegaran (refreshing), preservasi dengan cara migrasi dan format ulang, preservasi dengan cara emulsi serta arkeologi. Perbedaan antara penelitian sebelumnya yang tersebut di atas dengan penelitian yang sedang dilakukan oleh penulis adalah dalam hal tujuan dan fokus penelitian. Fokus Dan Tujuan penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah menjelaskan tentang kegiatan preservasi preventif terhadap bahan pustaka yang dilaksanakan oleh Open Library Telkom University. Kebaruan penelitian ini adalah bukan hanya berfokus pada koleksi karya ilmiah yang diteliti, tetapi pada koleksi lain baik yang berbentuk cetak maupun digital. Berdasarkan penjelasan diatas, masalah penelitian ini adalah apa saja upaya preservasi preventif yang dilakukan oleh Open Library Telkom University. Hingga saat ini, masih sedikit yang melakukan kajian tentang preservasi preventif di Open Library Telkom University. Oleh karena itu, penelitian ini penting untuk dilakukan agar dapat dijadikan referensi oleh pihak lain ketika akan melakukan kegiatan preservasi di perpustakaan. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui preservasi preventif di Open Library Telkom University melalui beberapa analisis tujuan yaitu (1) tujuan utama dilaksanakan preservasi preventif di Open Library Telkom University; (2) pihak yang melakukan preservasi preventif di Open Library Telkom University; (3) jenis koleksi yang paling diutamakan untuk dilakukan preservasi preventif; (4) peran pengelola perpustakaan dalam kegiatan preservasi preventif di Open Library Telkom University; (5) kebijakan dalam proses kegiatan preservasi preventif di Open Library Telkom University. KAJIAN PUSTAKA Perpustakaan dijadikan sebagai pusat informasi dan pengetahuan karena berbagai macam koleksi yang terhimpun di dalamnya. Informasi yang terkandung di dalam koleksi sudah seharusnya tetap terjaga dan tersedia bagi masyarakat luas di era informasi seperti saat ini. Salah satu upaya yang dapat dilakukan oleh perpustakaan adalah kegiatan preservasi. Secara umum preservasi diartikan sebagai pelestarian, yang mencakup pada seluruh kegiatan dimulai dari pertimbangan keuangan, ketentuan penyimpanan dan akomodasi, struktur anggota staf, informasi yang terkandung di dalamnya, serta tahapan dan metode pelestariannya. Oleh karena itu, pelestarian dapat meliputi kegiatan pemeliharaan, perawatan, perbaikan, dan reproduksi (Fatmawati, 2018). Berdasarkan penjelasan tersebut di atas, maka preservasi merupakan upaya untuk mencegah kerusakan koleksi bahan pustaka agar mampu bertahan lama dan memperpanjang umur koleksi. Harvey, Mahard, dan Conn (2020) mengungkapkan bahwa, “Preservation management encompasses a wide range of concerns, including environmental control, security, disaster planning, and proper storage and handling that affect, to varying degrees all types of collections”. Berdasarkan pernyataan tersebut dapat disimpulkan bahwa preservasi itu merupakan kegiatan manajemen yang luas, mencakup berbagai masalah dimulai dari pengendalian lingkungan, tempat penyimpanan koleksinya sampai pada keamanan dan perencanaan mitigasi bencana. Tujuan preservasi pada hakikatnya untuk menyelamatkan nilai informasi yang terkandung dalam koleksi bahan pustaka, memelihara bahan pustaka agar tetap bisa digunakan untuk jangka waktu yang panjang, mencegah berbagai faktor yang dapat merusak koreksi, dan menjaga aspek keindahan dan kerapian bahan pustaka(Fatmawati, 2018). Sementara Harvey, Mahard, dan Conn (2020) mengemukakan konteks dan tujuan preservasi: “The Context and Aims of Preservation: 1. Preservation, as a key component in sustainability of cultural property, is imperative that transcends national borders and is essential for the maintenance and perpetuation of global cultural heritage; 2. Preservation actions must take into account the needs of the user; 3. Authenticity of the objects needs to be ensured in any preservation action; 4. Preservation is the responsibility of all, from the creators of objects to the users of objects” (Harvey, Mahard, dan Conn, 2020). Berdasarkan ungkapan tersebut di atas, preservasi merupakan kunci dalam sebuah keberlanjutan kekayaan budaya karena merupakan kegiatan pemeliharaan dan pelestarian warisan budaya global. Kemudian, perpustakaan dalam melakukan kegiatanpreservasi harus mempertimbangkankebutuhan para pemustaka, salah satunyadapat dilakukan melalui kegiatan analisis kebutuhan pemustaka serta harus selalu mengutamakan keaslian atau orisinalitas koleksi bahan pustaka. Selanjutnya, yang terpenting bahwa preservasi koleksi bahan pustaka merupakan tanggung jawab banyak pihak, dimulai dari penyedia koleksi yaitu pihak perpustakaan beserta pustakawan dan juga para pemustaka. Adapun fungsi preservasi menurut Karmidi Martoadmojo adalah sebagai berikut: 1. Fungsi Perlindungan Preservasi berfungsi untuk melindungi dan mencegah koleksi bahan pustaka dari ancaman kerusakan. 2. Fungsi Pemeliharaan Dalam konteks ini, preservasi berupaya untuk memperpanjang usia koleksi agar dapat bertahan lama. 3. Fungsi Kesehatan Konteks ini berkaitan dengan kebersihan lingkungan dan manusia. Kebersihan di lingkungan perpustakaan akan berpengaruh pada kesehatan pustakawan maupun pemustaka yang berkunjung. Apabila buku ataupun fasilitas berdebu dikhawatirkan akan menyebarkan penyakit kepada pemustaka maupun pustakawan. 4. Fungsi Pendidikan Preservasi memiliki fungsi untuk mengajarkan pustakawan dan pemustaka untuk selalu merawat dan melestarikan bahan pustaka. 5. Fungsi Sosial Dalam konteks ini, kegiatan preservasi berkaitan dengan interaksi sosial antar individu. Kegiatan preservasi tidak dapat dilaksanakan tanpa kerjasama dengan orang lain. Disini, pustakawan juga memerlukan pemustaka agar dapat membantu merawat. 6. Fungsi Ekonomi Kegiatan preservasi akan menciptakan koleksi bahan pustaka yang lebih awet dan terjaga, sehingga pengeluaran biaya untuk pembelian koleksi di perpustakaan dapat diminimalisir. 7. Fungsi Keindahan Preservasi mampu menjadikan bahan pustaka yang lebih tertata rapi dan mendorong keindahan, sehingga dapat menjadi daya tarik bagi pemustaka untuk berkunjung ke perpustakaan (Karmidi Martoadmojo dalam Fatwa, 2020). Preservasi preventif merupakan tindakan pencegahan dari ancaman kerusakan koleksi bahan pustaka, baik yang disebabkan oleh aspek internal maupun aspek eksternal. Aspek-aspek tersebut di antaranya faktor iklim dan penyimpanan, faktor biota baik serangan maupun jamur, dan faktor cahaya (Aghisni, Agustini, dan Saefudin, 2022). Adapun menurut Yusuf dalam Setyaningsih dan Ganggi (2017), menjelaskan lebih luas bahwa preservasi preventif merupakan tindakan untuk mencegah bahan pustaka, fasilitas, peralatan, dan perlengkapan mengalami kerusakan. Adekunjo dalam SetyaningsihdanGanggi (2017) menyebutkan bahwa adabeberapa macam kegiatan yang dilakukan dalam preservasi preventif, di antaranya good housekeeping yaitu pembersihan ruangan secara berkala, caretaking contohnya menjauhkan makanan dan minuman dari bahan pustaka, cara pengambilan koleksi yang benar dari rak koleksi, tidak menggunakan penjepit kertas, tidak memaksakan buku agar terbuka180̊. Kemudian, mengawasi bahan pustaka secara berkala seperti faktor suhu dan kelembaban, suhu kisaran 18-24̊ C termasuk ke dalam kategori aman untuk koleksi bahan pustaka, memperhatikan tingkat pencahayaan ruang dan mengadakan pemeriksaan keutuhan bahan pustaka, mengadakan sanksi berupa denda bagi pemustaka yang menyebabkan kerusakan buku. Selanjutnya, penyediaan kelengkapan seperti alat pemadam kebakaranjuga perlu dipersiapkan dan melaksanakan analisis risiko bencana.

Penelitian ini menggunakan metode kualitatif deskriptif. Metode penelitian deskriptif yang digunakan dalam penelitian ini bertujuan untuk menjelaskan dan memaparkan mengenai kegiatan preservasi preventif yang dilaksanakan di Open Library Telkom University. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi dan wawancara secara langsung ke Open Library Telkom University dan studi literatur dari beberapa artikel jurnal. Studi literatur yang digunakan dalam penelitian ini bertujuan untuk mengetahui kegiatan preservasi preventif di lembaga informasi. Dalam Penelitian Ini, instrumen yang digunakan oleh penulis dalam mengumpulkan data adalah wawancara dengan narasumber bagian dari pengolahan bahan pustaka di Open Library Telkom University dan studi literatur dari beberapa artikel jurnal. Adapun prosedur umum yang dilakukan dalam penelitian ini (1) membuat draft pertanyaan yang akan ditujukan kepada narasumber, (2) melakukan observasi dan wawancara dengan narasumber, (3) mengumpulkan data-data pendukung dari artikel jurnal, (4) menganalisis data dan temuan yang didapatkan dari hasil observasi dan wawancara serta studi literatur untuk mengkaji dan menjelaskan kegiatan preservasi preventif yang dilaksanakan di Open Library Telkom University. Teknik analisis data dilakukan dengan cara mentranskripsikan data yang diperoleh dari hasil wawancara kemudian menyusun menjadi sebuah narasi.

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, Open Library Telkom University yang berlokasi di Gedung Manterawu Lantai 5, Jl. Telekomunikasi-Terusan Buah Batu dalam melayani pemustakanya beroperasi pada hari Senin-Jumat dari mulai pukul 08.00-16.00. Masyarakat pengguna Open Library Telkom University didominasi oleh civitas akademika di Universitas Telkom yang meliputi mahasiswa dan dosen. Mahasiswa dan dosen di Universitas Telkom juga yang menjadi pengguna aktif (actual user) dalam memanfaatkan berbagai macam layanan di Open Library Telkom University, sedangkan yang menjadi pengguna potensial adalah masyarakat umum di luar civitas akademika Universitas Telkom. Open Library Telkom University merupakan perpustakaan atau Unit Sumber Daya Keilmuan Perpustakaan Telkom University yang memiliki visi “Menjadi leader dari pusat ilmu dan pengetahuan berbasis teknologi informasi”, dan sebagai perwujudan visi tersebut, Open Library Telkom University menjalankan misi yang terdiri dari (1) berperan aktif dalam melakukan akuisisi pengetahuan, mengelola pengetahuan, dan berbagi pengetahuan; (2) berperan aktif dalam meningkatkan minat baca dan tulis di masyarakat; (3) bekerja sama dengan semua instansi dalam pengembangan ilmudanpengetahuan. Sebagai salah satu upaya dalam memenuhi kebutuhan informasi dari para pemustaka dan untuk meningkatkan layanan, maka Open Library Telkom University menyediakan berbagai macam koleksi bahan pustaka yang berjumlah kurang lebih sekitar 93.404 judul koleksi dengan 147.790eksemplar. Koleksi bahan pustaka tersebut terdiri dari berbagai macam jenis, ada yang berbentuk cetak dan ada pula yang berbentuk digital, diantaranya yang paling dominan adalah buku teks. Buku teks tersebut disesuaikan dengan kurikulum pembelajaran, sehingga dijadikan sebagai bahan ajar dalam kegiatan perkuliahan. Kemudian, terdapat skripsi, tesis, dan disertasi baik yang berbentuk cetak maupun digital yang dapat dijadikan sumber referensi bagi mahasiswa dalam kegiatan penelitian, ada majalah keilmuan juga buku yang bertemakan cerita fiksi seperti novel. Selain berbentuk buku, koleksi yang ada di Open Library Telkom University juga tersedia dalam bentuk digital yang dapat diakses oleh para pemustaka melalui katalog online. Open Library Telkom University menyediakan pula koleksi film yang dapat dinikmati oleh para pemustaka di fasilitas layanan ruang mini teater. Hal tersebut merupakan salah satu contoh perwujudan salah satu fungsi perpustakaan, yaitu fungsi rekreasi. Gambar 1. Koleksi Di Layanan Area Baca Mezanin Alun-Alun Sumber: openlibrary.telkomuniversity.ac.id Gambar 2. Koleksi Di Layanan Referensi Sumber: Hasil Observasi, 2022 Gambar 3. Koleksi Hasil Kerjasama dengan Bank Indonesia Sumber: Hasil Observasi, 2022 Open Library Telkom University dalam upaya mencegah kerusakan terhadap berbagai macam koleksi yang tersedia dan untuk menjaga nilai-nilai informasi yang terkandung di dalam koleksi bahan pustaka agar dapat diakses oleh pemustaka dalam jangka waktu yang panjang, terutama koleksi yang menjadi prioritas seperti buku teks yang dijadikan sebagai bahan ajar dalam kegiatan perkuliahan, maka Open Library Telkom University melakukan kegiatan preservasi preventif. Hal ini sejalan dengan teori yang dikemukakan oleh Putu Laxman dan Endang Fatmawati yang telah dibahas di atas, bahwa perpustakaan sebagai pusat informasi dan pengetahuan yang bersumber dari berbagai macam koleksi bahan pustakanya, makasudah seharusnya perpustakaan melakukan kegiatan pencegahan kerusakan pada bahan pustaka. Hal tersebut agar informasi yang terkandung di dalam bahan pustaka dapat dipertahankan nilai intelektual dan budayanya serta dapat dimanfaatkan dalam waktu yang panjang. Kegiatan preservasi preventif yang dilaksanakan di Open Library Telkom University meliputi beberapa macam kegiatan, dimulai dari pengendalian lingkungan di sekitar penyimpanan koleksi, keamanan, pengaturan suhu pada ruangan penyimpanan, penyuluhan kepada para pengelola perpustakaan dan sosialisasi kepada calon pemustaka. Adapun berbagai macam kegiatan preservasi preventif tersebut di atas adalah sebagai berikut: 1. Good Housekeeping Pada konteks ini, Open Library Telkom University melakukan kegiatan pembersihan lingkungan di sekitar ruangan tempat penyimpanan koleksi yang dilakukan secara berkala, yaitu setiap hari oleh para petugas seperti kegiatan penyedotan debu dan mengepel lantai. 2. Pengawasan Secara Berkala Pada konteks ini, untuk mencegah adanya kerusakan pada koleksi bahan pustaka maka Open Library Telkom University selalu melakukan pengawasan secara berkala. Bentuk kegiatan pengawasan tersebut di antaranya mengatur suhu dan kelembaban di sekitar ruangan penyimpanan koleksi. Suhu yang diatur oleh petugas bagian pengolahan koleksi di Open Library Telkom University biasanya ada di sekitar 18-20̊ C, namun lebih sering menggunakan suhu 20̊ C. Selain itu, pengelola perpustakaan juga selalu meningkatkan keamanan, salah satunya dengan menggunakan CCTV di perpustakaan. Pemasangan CCTV ini bertujuan untuk memantau koleksi yang ada di perpustakaan dapat terjaga dari kerusakan yang disebabkan oleh pengunjung museum. Kemudian, pihak bagian pengolahan koleksi di Open Library Telkom University juga memperhatikan pencahayaan di ruangan penyimpanan koleksi. Pencahayaan ini bertujuan untuk menjaga keawetan bahan pustaka, karena dengan tingkat cahaya yang terlalu tinggi dapat membuat bahan pustaka cepat mengalami kerusakan. 3. Pencegahan Kerusakan yang Disebabkan Oleh Faktor Fisika Bentuk kerusakan yang disebabkan faktor fisika biasanya berasal dari suhu, debu, dan tingkat pencahayaan. Oleh Karena itu, ada beberapa kegiatan yang dilakukan oleh pihak pengelola di Open Library Telkom University untuk menghindari ancaman kerusakan tersebut di atas, diantaranya seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya yaitu mengatur tingkat pencahayaan dan mengatur suhu 20̊ C pada ruangan di sekitar penyimpanan koleksi, serta untuk menghindari debu terhadap fisik koleksi maka pihak pengelola menggunakan sampul buku. Adapun bahan yang biasanya digunakan untuk menyampul buku adalah plastik berbahan mika. 4. Pencegahan Kerusakan yangDisebabkan Oleh Faktor Manusia Contoh kerusakan yang disebabkanolehmanusia adalah vandalisme ataumencoret-coret isi buku, menyobek buku, bekas minyak atau air pada buku yang biasanya disebabkan oleh makanan dan minuman. Oleh karena itu, untuk mencegah kerusakan tersebut, Open Library Telkom University seringkali mengadakan sosialisasi dan memberikan pengertian kepada para pemustaka yang menjadi pengguna aktif (actual user) yaitu mahasiswa Universitas Telkom Maupun kepada para pengguna potensial, yaitu pemustaka di luar dari mahasiswa Universitas Telkom. Sosialisasi dan pengertian tersebut biasanya berupa larangan dalam aksi vandalisme terhadap bahan pustaka dan larangan membawa makanan maupun minuman ke ruangan tertentu di perpustakaan serta disampaikan melalui kegiatan kelas literasi yang secara rutin diselenggarakan oleh Open Library Telkom University dan juga melalui media sosial yaitu Instagram. Selain memberikan sosialisasi dan pengertian kepada pemustaka, Open Library Telkom University seringkali mengadakan penyuluhan dan pelatihan kepada seluruh bagian dari pihak yang mengelola perpustakaan, hal tersebut agar pihak pengelola mengerti dan paham mengenai pentingnya melakukan kegiatan pencegahan kerusakan terhadap koleksi di perpustakaan. 5. Preservasi Preventif Pada Koleksi yang Berbentuk Digital Selain tindakan preventif terhadap kerusakan koleksi yang berbentuk cetak, Open Library Telkom University melakukan preservasi preventif terhadap koleksi bahan pustaka yang berbentuk digital, seperti repository karya ilmiah dan buku berbentuk digital lainnya. Upaya yang dilakukan biasanya membuat salinan cadangan (backup) metadata dari seluruh dokumen yang ada di situs web perpustakaan, kegiatan ini dilakukan secara otomatis oleh sistem dengan rutin setiap harinya. Kegiatan preservasi preventif yang dilakukan di Open Library Telkom University tersebut tidak lepas dari proses kerjasama antar bagian pengelola perpustakaan. Pihak- pihak utama yang melakukan proses preservasi preventif di Open Library Telkom University diantaranya bagian pengolahan koleksi, bagian layanan, dan bagian logistik. Bagian pengolahan koleksi berperan sebagai pihak yang melakukan pengaturan suhu dan tingkat pencahayaan serta menyampul buku. Selanjutnya, bagian layanan yang seringkali berinteraksi dengan para pemustaka berperan sebagai pihak yang melakukan pemantauan, sosialisasi dan pemahaman kepada para pemustaka agar dapat secara bersama-sama mencegah kerusakan serta menjaga kelestarian dan keawetan bahan pustaka. Kemudian, bagian logistik berperan sebagai pihak yang menyediakan alat dan bahan yang dibutuhkan dalam kegiatan preservasi. Berdasarkan beberapa penjelasan tersebut di atas, manajemen preservasi di Open Library Telkom University sejalan dengan teori yang dikemukakan oleh Harvey, Mahard, dan Conn bahwa preservasi merupakan kegiatan manajemen yang luas, dimana di dalamnya mencakup berbagai masalah dimulai dari pengendalian lingkungan, tempat penyimpanan koleksinya, sampai pada keamanan dan perencanaan mitigasi bencana. Kemudian, mengenai berbagai macam kegiatan preservasi preventif di Open Library Telkom University juga telah sejalan dengan teori yang dikemukakan oleh Adekunjo dimana hal tersebut mencakup pada kegiatan pembersihan lingkungan di sekitar penyimpanan koleksi, pengawasan secara berkala yang diantaranya mengatur suhu di kisaran 18-20̊ C, mengatur pencahayaan, dan pencegahan terhadap kerusakan yang disebabkan oleh faktor manusia, seperti vandalisme, buku terkena minyak atau air dari makanan. Kemudian, dalam bagian kegiatan preservasi preventif di Open Library Telkom University ada salah satu upaya yang dilakukan terhadap pemustaka dan seluruh pengelola perpustakaan, yaitu kegiatan sosialisasi, memberikan pemahaman, dan penyuluhan. Hal ini sejalan dengan teori yang dikemukakan oleh Karmidi MartoadmojoHarvey, Mahard, juga Conn, dimana kegiatan preservasi preventif salah satunya berfungsi sebagai pendidikan, yaitu untuk memberikan pemahaman dan pengertian kepada pemustaka dan pustakawan untuk senantiasa mencegah kerusakan serta menjaga kelestarian dan keawetan bahan pustaka karena preservasi koleksi bahan pustaka merupakan tanggung jawab banyak pihak, dimulai dari penyedia koleksi yaitu pihak perpustakaan beserta pustakawan dan juga para pemustaka. Selanjutnya, pada sesuai dengan yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa dalam kegiatan preservasi di Open Library Telkom University melibatkan proses kerjasama antar bagian pengolahan koleksi, bagian layanan, dan bagian logistik. Hal ini sejalan dengan teori yang dikemukakan oleh Karmidi Martoadmojo dimana kegiatan preservasi di perpustakaan salah satunya berfungsi dalam kehidupan sosial, karena kegiatan preservasi tidak dapat dilaksanakan tanpa kerjasama dengan pihak lain. Bahkan, disini pustakawan juga memerlukan pemustaka agar dapat bersama-sama membantu merawat dan melestarikan bahan pustaka yang ada di Open Library TelkomUniversity.

Open Library Telkom University telah secara rutin dan sistematis melakukan kegiatan preservasi preventif sebagai upaya untuk mencegah kerusakan pada koleksi bahan pustaka. Preservasi preventif tersebut pada intinya dilakukan untuk menjaga keawetan dan kelestarian fisik bahan pustaka dan yang lebih penting adalah untuk menjaga nilai-nilai informasi yang terkandung di dalamnya agar dapat diakses oleh masyarakat dalam jangka waktu yang panjang. Beberapa kegiatan preservasi preventif tersebut di antaranya, good housekeeping seperti melakukan kegiatan pembersihan lingkungan di sekitar ruangan tempat penyimpanan koleksi, mengatur suhu dan kelembaban di kisaran 18-20̊ C, mengatur tingkat pencahayaan, memasang CCTV untuk memantau, memberikan sampul plastik berbahan mika pada buku, mengadakan sosialisasi dan penyuluhan kepada pemustaka serta seluruh pengelola perpustakaan agar senantiasa bersama-sama menjaga dan merawat kelestarian bahan pustaka. Kemudian, khusus untuk koleksi yang berbentuk digital contohnya repository karya ilmiah, Open Library Telkom University membuat salinan cadangan (backup) metadata dari seluruh dokumen yang ada di situs web perpustakaan yang dilakukan secara otomatis oleh sistem dengan rutin setiap harinya. Selanjutnya, dari beberapa penjelasan tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa kegiatan preservasi preventif di Open LibraryTelkom University ini membutuhkan kerjasama dari berbagai pihak, diantaranya bagian pengolahan koleksi yang berperan sebagai pihak yang mengatur suhu, tingkat pencahayaan, dan penyampulan buku. Kemudian, bagian layanan yang melakukan pemantauan, sosialisasi dan pemahaman kepada para pemustaka agar dapat secara bersama-sama mencegah kerusakan serta menjaga kelestarian dan keawetan bahan pustaka serta bagian logistik yang membantu menyediakan alat dan bahan yang dibutuhkan.