PERAN MAHASISWA PART TIME DALAM MANAJEMEN KOLEKSI DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA YOGYAKARTA

1. Latar Belakang Masalah Berbicara mengenai perpustakaan tidak dapat dilepaskan dari Sumber Daya Manusia yang mengelolanya, biasa disebut dengan pustakawan. Menurut Sutarno (2006 : 11) Perpustakaan adalah meliputi suatu ruangan, bagian dari ruangan biasa disebut bangunan atau Gedung tersendiri yang berisi koleksi buku, yang diatur, disusun sedemikian rupa sehingga memudahkan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan atau diperlukan. Sedangkan menurut Lasa (2013:12) arti lain dari Perpustakaan adalah kumpulan atau bangunan fisik sebagai tempat buku yang dikumpulkan dan disusun menurut system tertentu atau keperluan pemakai. Menurut Ratih R dan Blasius (2012, 15) perpustakaan bukan hanya merupakan hasil karya perseorangan/individu melainkan hasil sebuah kerja tim (team work) di bawah manajemen yang baik (the right man in the right place). Dalam Pengelolaan perpustakaan dikenal istilah Standar Nasional Perpustakaan Sekolah dan Perguruan Tinggi (SNP) sesuai definisi dari Perpustakaan Nasional RI (2011) adalah dasar acuan dalam pendirian, pengelolaan, dan pengembangan perpustakaan. Di dalam SNP berisi tentang standar koleksi perpustakaan, standar sarana prasarana, standar pelayanan perpustakaan, standar tenaga perpustakaan, standar penyelenggaraan, dan standar pengelolaan. Di dalam SNP khusus mengenai SDM disebutkan bahwa untuk kebutuhan SDM di suatu Perguruan Tinggi, maka jumlah tenaga yang diperlukan adalah berdasarkan rasio jumlah mahasiswa, dengan perhitungan sebagai berikut: setiap jumlah mahasiswa 500 orang diperlukan satu orang pustakawan dan satu orang staf. Meskipun Idealnya sebenarnya komponen perhitungannya bukan hanya jumlah mahasiswa yang menjadi standar dalam penentuan jumlah tenaga pengelola perpustakaan, tetapi seharusnya juga memperhitungkan jumlah pengunjung dikarenakan setiap perpustakaan tidak dapat lepas dari pengunjung dari luar. Untuk itu ada baiknya dapat dimasukkan komponen pengunjung luar atau eksternal menjadi komponen dalam menentukan jumlah personil yang dibutuhkan oleh perpustakaan. Universitas Islam Indonesia, dilihat dari data yang diperoleh dari data Direktorat Akademik Universitas Islam Indonesia pada semester Ganjil 2018 , bahwa jumlah mahasiswa tercatat ± 23.000 (dua puluh tiga ribu) orang. Dari rumus yang telah ditetapkan oleh SNP tersebut, maka seharusnya Direktorat Perpustakaan UII seharusnya mempunyai jumlah personil pustakawan sebanyak 46 pustakawan dan 46 staf non pustakawan. Hal ini tentu saja masih sangat jauh dibandingkan dengan realitas yang ada di lapangan. Dilihat dari ketersediaan SDM secara realitas yang ada di UII adalah sebagai berikut : Tabel 1 Ketersediaan SDM di Perpustakaan UII Perpustakaan UII SNP Jml Pengunjung Mahasiswa Pustakawan + Staf Mahasiswa Pustakawan + Staf ±23.000 26+ 16 ±23.000 46 + 46 ±1.574 Dari data di atas menunjukkan, bahwa pustakawan dan tenaga non pustakawan di Unversitas Islam Indonesia sangat kurang apabila dilihat dari rumus yang telah di standarkan oleh SNP. Untuk tahun 2018, ada dua pustakawan yang telah pensiun, dan sampai saat ini belum ada rekruitmen untuk menggantikan pustakawan tersebut. Permintaan penambahan personil pustakawan telah disampaikan kepada pimpinan melalui surat akan tetapi sampai saat ini belum dipenuhi. Untuk itu kebijakan dari Wakil Rektor I Universitas Islam Indonesia, memberikan solusi untuk mengatasi hal tersebut, dengan rekruitmen part time yang diambil dari mahasiswa UII, dengan persyaratan sudah tutup teori , dan sudah menempuh mata kuliah semester akhir. Pada saat ini mahasiswa part time berjumlah 10 (sepuluh) orang dibawah Kepala Divisi Pelayanan di Pelayanan, 2 (dua) orang dibawah Kepala Divisi pengolahan teknis, 12 (dua belas) orang yang dibawah kepala divisi ITJ dan 8 (delapan) orang berada di Fakultas Ekonomi. Tugas yang di berikan antara lain : tugas pelayanan, shelving, membantu pustakawan weeding, merekap data complain, merekap buku-buku yang akan dikirim ke divisi pengolahan teknis, pelestarian bahan pustaka, input data buku untuk proses pengelompokan buku, pelayanan turnitin plagiatism, pelayanan upload unggah mandiri, pengolahan DOI, digitalisasi, website, repository, library support. Penelitian ini akan mengulas seputar peran dari mahasiswa Part time sejauh mana ikut andil dalam manajemen koleksi di Perpustakaan UII. a. Rumusan Masalah Bagaimana peran atau keterlibatan mahasiswa part time dalam manajemen koleksi di Perpustakaan UII b. Tujuan penelitian dan Manfaat Penelitian 1) Tujuan Penelitian Dapat mengetahui sejauh mana peranan atau keterlibatan mahasiswa part time dalam manajemen koleksi di Direktorat Perpustakaan UII 2) Manfaat Penelitian a) Manfaat untuk Perpustakaan Perguruan Tinggi di luar UII yang belum menggunakan mahasiswa sebagai mahasiswa part time, dapat melihat peluang ini, sehingga dapat memberdayakan mahasiswa yang sudah tutup teori untuk dilatih bekerja sebagai batu loncatan untuk terjun secara real di dunia kerja b) Manfaat bagi Direktorat perpustakaan dapat sebagai bahan acuan dan evaluasi manajemen, tatkala pada pembahasan selanjutnya diketahui ada beberapa yang kurang tepat atau justru sangat baik sehingga sebagai masukan atau prestasi manajemen B. KAJIAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI 1. Landasan Teori a. Pengertian Part time Pengertian mahasiswa yang terdapat pada Kamus Besar Bahasa Indonesia disampaikan oleh Tim Redaksi KBBI (2005) mahasiswa adalah orang yang sedang belajar di perguruan tinggi, sedangkan pekerja part time atau paruh waktu artinya adalah bekerja dengan menggunakan seperdua waktu atau sebagian waktu. Sehingga pekerja part time juga disebut dengan pekerja paruh waktu. Jadi definisi dari mahasiswa part time adalah mahasiswa yang bekerja dengan menggunakan sebagian waktunya atau paruh waktu. Tenaga kerja part time biasanya menggunakan waktu senggang mereka untuk bekerja, sehingga mereka akan mengatur waktu antara bekerja dan kuliah. Banyak mahasiswa yang pada akhirnya kehilangan sebagian waktu bermain mereka dikarenakan di hari libur mereka gunakan untuk menyelesaikan tugas-tugas nya. Dikarenakan sebagian besar waktu mereka habis untuk kuliah dan bekerja. Banyak sekali di masa sekarang, mahasiswa mengambil kesempatan untuk kerja paruh waktu ini, ada beberapa tujuan dari mahasiswa tersebut, antara lain adalah masalah finansial. Wendy Patton & Erica Smith (2009) menyatakan bahwa selain untuk tujuan finansial tersebut, mahasiswa juga menginginkan kemerdekaan (pengalaman) dan akan membantu mendapatkan pekerjaan setelah selesai sekolah. Mahasiswa yang bekerja paruh waktu pada umumnya memiliki nilai positif dan cepat dalam mendapatkan pekerjaan di luar, dikarenakan attitude mereka sudah terbentuk pada saat mereka dilatih bekerja sebagai pekerja part time. b. Pengertian manajemen koleksi Pengertian dari manajemen ditinjau dari arti menurut Bahasa adalah dari kata to manage (Bahasa Inggrish) yang artinya adalah mengelola, memimpin, mengatur. Sedangkan arti dari manajemen sendiri adalah suatu kegiatan yang menggunakan langkahlangkah/metode pemikiran yang ilmiah dan praktis dengan memanfaatkan semua faktor yang berpengaruh dan sumber daya yang dimiliki dengan menggunakan perencanaan (planning) untuk mencapai tujuan atau menyelesaikan pekerjaan dengan tepat dan cepat. Sedangkan apabila diterapkan pada perpustakaan maka semua kegiatan yang mendukung Visi dan Misi dari perpustakaan tersebut dengan perencanaan yang matang untuk mendukung dan mencapai tujuan organisasi, dalam hal ini adalah perpustakaan. Proses manajemen di perpustakaan meliputi : pengadaan koleksi, pengolahan koleksi sampai proses penyebaran informasi. Planning yang jelas dan detil terhadap setiap proses tersebut bisa dikatakan adalah proses manajemen. Definisi dari koleksi adalah buku atau bahan baik berupa hard copy ataupun digital yang dikumpulkan atau dihimpun oleh seseorang atau kelompok orang atau dapat disebut dengan lembaga. Sedangkan manajemen koleksi (collection management) dalam istilah lainnya adalah pengembangan koleksi (collection development) . Collection development menurut GE Evans dan Margaret Z (2005:7) sebagai “collection development as the process of identifying the strengths and weaknesses of a library’s materials collection in terms of patron needs and communityresource, and attempting to correct existing weaknesses” dapat diartikan bahwa pengembangan koleksi adalah sebuah proses identifikasi kekuatan dan kelemahan koleksi bahan pustaka dalam hal kebutuhan pelindung dan sumber daya yang dimiliki oleh komunitas, dan berusaha memperbaiki kelemahan yang ada. Definisi lain dari manajemen koleksi menurut Ray.Harrod’s (1995:146) adalah suatu proses pengorganisasian dan pembinaan yang mencakup beberapa prinsip pengembangan koleksi, dalam memenuhi kebutuhan para pemakai sebagai tujuan utama, mengusahakan alternatif dalam memperoleh dokumen dan informasi untuk melengkapi koleksi yang sudah tersedia.Teori evans yang dikenal dengan Patron Community dapat dilihat dalam gambar sebagai berikut : Gambar 1 Teori Patron Community Teori Patron community sangat penting dalam pembahasan pengembangan koleksi, dengan penjelasan sebagai berikut : 1) Community Analysis Adalah proses yang harus ditempuh oleh perpustakaan perguruan tinggi, agar dapat memenuhi kebutuhan koleksi sesuai dengan kebutuhan pemustaka. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan dalam community analisis ini , yaitu dengan cara riset dan need assessment 2) Selection Policies Setelah melakukan community analisis maka akan mendapatkan gambaran komunitas yang dituju, maka langkah selanjutnya adalah melihat seberapa besar minat dari subyek-subyek yang diusulkan tersebut. 3) Selection Proses Selection adalah menyeleksi, memilah bahan pustaka, memilih subyek, bahan dan media informasi yang pada akhirnya akan digunakan dalam perpustakaan. Proses ini menjadi lebih mudah dikarenakan sudah ada proses sebelumnya yaitu community analisis. 4) Acquisition Dalam proses manajemen koleksi, akuisisi sangat dibutuhkan dimana proses dalam mendapatkan bahanbahan pustaka untuk menunjang kebutuhan koleksi. Proses akuisisi bisa dengan cara pembelian, hadiah atau tukar menukar. 5) Deselection Proses deselection pada perpustakan perguruan tinggi atau biasa dikenal dengan istilah lain weeding adalah untuk melakukan penyiangan terhadap bahan pustaka. 6) Evaluation Proses evaluasi memegang peranan penting dalam setiap proses manajemen koleksi. Dimana proses ini merupakan evaluasi perpustakaan dalam menilai keberhasilan dalam proses manajemen koleksi dilihat dari segi ketersediaan koleksi dan pemanfaatan koleksi tersebut. Filosofi pengembangan koleksi menurut GE Evans dan Margaret (2005:8) adalah serangkaian proses untuk mempertemukan antara pemustaka/pengguna dengan beberapa sumber informasi di lingkungan perpustakaan atau suatu unit informasi yang mencakup beberpa kegiatan diantaranya adalah kebijakan dalam pengembangan koleksi, pemilihan, pengadaan, pemeliharaan dan promosi, penyiangan, serta evaluasi pendayagunaan koleksi. Pengembangan koleksi merupakan pernyataan yang harus dituangkan kedalam sebuah dokumen (tertulis) sehingga pengembangan koleksi merupakan sebuah dokumen yang berisi rincian rencana kegiatan atau segala informasi yang mendasari sebuah tindakan/kerangka berfikir yang harus diambil oleh pustakawan dalam melakukan tindakan pengembangan koleksi di perpustakaan. c. Kondisi Koleksi Di Direktorat Perpustakaan UII Koleksi Di Perpustakaan UII berupa koleksi cetak ataupun koleksi digital dengan data jumlah judul 206.117 dengan jumlah eksemplar 454.921 (data s/d April 2018) Untuk data koleksi digital yang berupa repository, e-book menurut Tim Borang AIPT UII (2017:243) sebanyak 27.751. Jumlah kunjungan dalam tahun 2016 dan 2018 terjadi peningkatan yaotu 237.406, 357.592, 317.515

Metode yang dipilih dalam penelitian ini adalah metode kualitatif, penjelasan tentang metode kualitatif adalah metode yang menggunakan proses riset yang bersifat penejalasan dan menggunakan analisis. Dalam metode ini, proses penelitian lebih diperlihatkan dan landasan teori yang digunakan juga lebih fokus. Proses yang diambil adalah menggunakan observasi/survey dan wawancara.

Dari Staf pelayanan yang berjumlah 18 yang tersebar di lantai LG, UG dan Lantai 1, dan juga tersebar di tiga Fakultas , dan 2 (dua) Program Pasca Sarjana, dengan jumlah koleksi buku cetak sebanyak 454.921 eksemplar, dengan tingkat kunjungan per hari kurang lebih 1.574 pustakawan, maka perlu adanya tambahan tenaga, ada beberapa prosedur yang sudah ditempuh oleh Direktur Perpustakaan, yaitu dengan mengirimkan surat kepada Wakil Rektor I, untuk meminta tambahan personil di perpustakaan. Dari beberapa pertimbangan, maka Wakil Rektor I memutuskan untuk menambah personil dengan cara rekruitmen tenaga part time, dimana mahasiswa yang akan diterima adalah yang sudah tutup teori, dan sudah masuk semester akhir, hal ini dengan pertimbangan tidak akan mengganggu studi mahasiswa tersebut. Perekrutan Mahasiswa part time tersebut tertuang dalam Rencana Kerja Anggaran Tahunan (RKAT) Direktorat Perpustakaan UII tahun 2016. Renstra (rencana strategis) yang akan di capai adalah Meningkatkan prestasi dan karakter mahasiswa yang berorientasi pada kekuatan visi dan akhlak, dengan aktivitasnya adalah memberdayakan mahasiswa part time untuk pelayanan pemustaka. Pada bab ini akan dibahas mengenai peran mahasiswa part time dalam proses manajemen koleksi di Direktorat Perpustakaan UII. Menurut teori evans maka akan dilihat keterlibatan mahasiswa part time dalam proses: 1. Community analysis Hal yang ditempuh oleh Direktorat Perpustakaan UII dalam community analisis adalah : a. Direktorat Perpustakaan mengirimkan surat kepada pimpinan Fakultas dalam hal ini : Dekan, Ketua Prodi/Jurusan, Ketua Program D3, Ketua Program Pasca Sarjana tentang judul buku yang dibutuhkan, disetiap awal semester. b. Membuat icon pada web library. uii.ac.id tentang usulan buku yang dibutuhkan, menyediakan Form Daftar Usulan Buku yang selalu ada di setiap meja pelayanan untuk diisi mahasiswa apabila buku yang dimaksud tidak ditemukan. Dalam community analisis ini, peran mahasiswa part time adalah : a. Membantu merekap jumlah usulan buku baik yang dari web maupun dari daftar usulan buku yang ada di meja pelayanan. Hasil rekap tersebut kemudian disampaikan ke Kepala Divisi Pelayanan (dalam hal ini adalah atasan langsung mahasiswa part time). 2. Selection Policies Setelah melakukan community analisis maka akan mendapatkan gambaran komunitas yang dituju, maka langkah selanjutnya adalah melihat seberapa besar minat dari subyek-subyek yang diusulkan tersebut. Hasil usulan tersebut akan disesuaikan dengan angaran, mengidentifikasi seberapa sering informasi tersebut akan diakses, disesuaikan dengan sumber daya manusia, dsb. Peran dari mahasiswa part time dalam hal ini adalah : a. Untuk koleksi bahan pustaka cetak, mahasiswa part time akan dimintai data tentang ketersediaan tempat (rak), seberapa sering informasi yang dibutuhkan tersebut di akses, dll. kontribusi dari pengamatan mahasiswa part time menjadi penting disaat kepentingan pembelian buku atau koleksi cetak lainnya merupakan bagian dari kepentingan mahasiswa tersebut. b. Untuk koleksi digital, mahasiswa part time dapat membantu memberikan masukan berupa data statistik akses terhadap bahan pustaka digital, dan memasang statistik pada web sehingga memberikan kontribusi kepada Kepala Divisi ITJ dalam mempertimbangkan kelangsungan dari ketersediaan bahan pustaka digital tersebut. Dalam proses digitalisasi bahan pustaka, peran mahasiswa part time sangat besar dikarenakan, mereka membantu untuk proses scanner bahan pustaka dari buku menjadi digital. 3. Selection Proses Selection adalah menyeleksi , memilah bahan pustaka, memilih subyek, bahan dan media informasi yang pada akhirnya akan digunakan dalam perpustakaan. Proses seleksi dilakukan oleh Kepala Divisi PAK sesuai peraturan Direktorat Perpustakaan tentang kriteria seleksi buku sebagai berikut : Koleksi yang dipilih adalah yang sesuai dengan kebutuhan Prodi, Prioritas untuk koleksi domestic, minimal koleksi terbitan 2 (dua) tahun terakhir, Prioritas untuk koleksi asing, minimal koleksi terbitan 2/3 (dua/ tiga) tahun terakhir, Kecuali Koleksi yang sangat dibutuhkan oleh Prodi, dan koleksi sudah sulit ditemukan. Peran mahasiswa part time disini lebih banyak melakukan hal yang teknis, dalam proses selection meliputi : a. Membantu mendeskripsikan fisik buku dan membuat daftar rincian koleksi untuk memudahkan pengadaan bahan pustaka yang disampaikan kepada Kepala Divisi PAK. b. Untuk koleksi digital menyeleksi/ memilih bahan pustaka yang akan dipilah menjadi koleksi digital sampai kepada merubah bentuk dari hard copy ke digital, dan kemudian memasukkan repository, web, atau memilih media internet atau intranet. 4. Acquisition Dalam prinsip akuisisi sebenarnya merupakan salah satu cara dalam pengembangan koleksi yang melibatkan masukan dari masyarakat atau suatu komunitas. Pada prakteknya di Direktorat Perpustakaan UII proses akuisisi ini paling banyak dengan pembelian, hibah. Peran mahasiswa part time dalam proses akuisisi adalah sebagai berikut : a. Input data kedalam system SIMPUS (Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan) UII, membantu menerima hadiah dari mahasiswa yang sudah lulus dan membuat berita acara penyerahan buku., membantu proses Input sumbangan buku, membantu proses digitalisasi, menyeleksi dan menyusun tempat dalam web. 5. Deselection Proses deselection pada perpustakan perguruan tinggi atau biasa dikenal dengan istilah weeding. Pertimbangan untuk menyeleksi atau menyiangi bahan pustaka adalah sebagai berikut : Tempat yang sudah tidak tersedia, Sudah ada terbitan terbaru, dalam statistic buku terebut sudah tidak pernah dipinjam. Proses deselection dalam perpustakaan UII dilakukan oleh Kadiv Pelayanan. Peran mahasiswa part time disini adalah : a. Membantu proses weeding, membuat daftar buku yang sudah di weeding dan dibawa dan ditata ke tempat/ Gudang khusus buku-buku hasil weeding., membantu menyiangi bahan pustaka digital untuk dipisahkan atau disendirikan kedalam database khusus. Menyusun CD yang sudah di weeding. 6. Evaluation Proses ini merupakan evaluasi perpustakaan dalam menilai keberhasilan dalam proses manajemen koleksi dilihat dari segi ketersediaan koleksi dan pemanfaatan koleksi tersebut. Data untuk melakukan evaluasi terhadap koleksi di Direktorat Perpustakaan UII adalah : a. Dengan menyebarkan angket evaluasi kepuasan terhadap koleksi, Menyediakan kotak kritik dan saran yang ditempatkan di Lantai 1 Menyediakan library support, sehingga apabila ada complain dari pelanggan dapat segera ditangani. Peran mahasiswa part time dalam hal ini adalah : a. Membantu cek komplain yang masuk kedalam kotak kritik dan saran kemudian diteruskan kepada Kadiv Pelayanan sebagai atasannya. Kadiv pelayanan akan meneruskan kepada Kadiv yang dituju, untuk komplain koleksi maka akan diteruskan kepada Kadiv PAK. b. Merekap hasil komplain yang ada di web library.uii..ac.id dan disampaikan kepada Kadiv ITJ.

Peran part time dalam manajemen koleksi adalah : 1. Proses Community analysis : Membantu merekap jumlah usulan buku baik yang dari web maupun dari daftar usulan buku yang ada di meja pelayanan 2. Selection Policies : Membantu menyiapkan data jumlah rak tersedia, menyiapkan data akses, input data statistik akses terhadap bahan pustaka digital, dan memasang statistik pada web. (teknis). 3. Selection : Membantu membuat deskripsi fisik buku dan membuat daftar rincian koleksi untuk memudahkan pengadaan bahan pustaka, menyeleksi/memilih bahan pustaka untuk koleksi digital, digitalisasi dan memasukkan repository atau web. (teknis) 4. Acquisition : input kedalam system SIMPUS terhadap buku yang telah dibeli, menerima buku subangan dan membuat berita acara, dan juga dalam proses digitalisasi. (teknis) 5. Deselection : membantu proses weeding, membuat daftar buku yang sudah di weeding, menata buku hasil weeding, menyiangi bahan pustaka digital, menyusun CD hasil weeding. (teknis) 6. Evaluation : Membantu cek komplain yang masuk dan merekap hasil komplain yang ada di web library.uii..ac.id. (teknis) 7. Dari proses atau tahapan manajemen koleksi peran part time baru sebatas membantu pekerjaan teknis saja, bukan sebagai pembentuk peraturan atau kebijakan dalam kegiatan manajemen koleksi.Peran part time di khususkan untuk membantu pustakawan dalam layanan dan pekerjaan teknis. Saran/Rekomendasi : 1. Mahasiswa Part time sebaiknya dilibatkan dalam proses pengambilan kebijakan dalam manajemen koleksi, dengan cara mengevaluasi sistem pengembangan koleksi yang sudah berjalan. Pertimbangannya adalah Mahasiswa part time adalah merupakan bagian dari user yang dalam hal ini dapat digali ide dan gagasan untuk perbaikan atau kritik dalam proses manajemen koleksi. Meski demikian keputusan kebijakan tetap berada pada top management.