Optimalisasi Layanan Perpustakaan Berbasis SIPRUS Di Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta

Pada Era globalisasi, yang dimaknai sebagai era informasi, merupakan era dimana era tersebut dapat mengubah segala kehidupan manusia untuk lebih maju dan modern. Pada era teknologi informasi sekarang ini, database dalam media elektronik dianggap sebagai bagian dari koleksi perpustakan. Kondisi ini memiliki arti penting dalam mengembangkan semua sarana di bidang teknologi informasi dan telekomunikasi pada lembaga-lembaga yang bergerak di bidang informasi. Perpustakaan pada hakikatnya mampu memberi informasi secara, cepat, dan tetap sesuai dengan kebutuhan pemustaka (Elva Rahmah, 2018). Pada keyataannya masih banyak orang yang beranggapan perpustakaan hanyalah sebuah tempat yang di dalamnya tersimpan buku-buku. Sebuah gambaran realita tentang perustakaan yang ada di Indonesia. Diperlukan usaha yang tidak mudah untuk merubah pandangan masyarakat terhadap perpustakaan. Pada perkembanganya teknologi informasi di era modern ini mempunyai pengaruh yang sangat besar pada perkembangan perpustakaan. Kebanyakan perpustakaan di Indonesia sudah memanfaatkan teknologi informasi dalam sistem informasi perpustakaan. Sistem informasi perpustakaan yaitu komponen mesin dan berkolaborasi dengan manusia untuk menciptakan informasi yang relevan serta memberikan dukungan pada fungsi operasioperasi sistem informasi perpustakaan, dan manajemen perpustakaan (Hartono, 2017). Dalam penerapannya, Sistem Informasi Perpustakaan (SIPRUS), salah satunya di Perpustakaan merupakan bagian yang penting pada pengelolaan sistem informasi. Pustakawan menjadi bagian penting dan selalu aktif untuk melakukan operasional pada sistem informasi perpustakaan. Kepuasan pemustaka merupakan yang utama pada keberhasilan sebuah sistem informasi yang diterapkan di perpustakaan. Tingkat kepuasan pemustaka menjadi tolak ukur yang penting dalam keberhasilan penerapan sebuah sistem informasi di perpustakaan. Untuk itu penelitian ini mengkaji pengoptimalan sistem informasi perpustakaan melalui fiturfitur yang dimiliki oleh sistem yang diharapkan akan meningkatkan layanan kepada pemustaka Tinjauan Pustaka Terdapat beberapa penelitian yang mempunyai kaitan dengan Optimaliasi Layanan Perpustakaan Berbasis SIPRUS Di Perpustakaan. Itmamuddin \ Tesisnya Tahun 2016 yang berjudul, “Analsisis Kepuasan Pengguna OPAC dan Dampaknya Terhadap Loyalitas Di Perpustakaan STAIN Salatiga”, menunjukkan bahwa pengguna OPAC pada sistem informasi perpustakaan (SIPRUS) belum menunjukkan kepuasan terhadap OPAC dari sisi content “sis”, accuracy “keakuratan”, ease “kemudahan”, format “bentuk”, timeliness (ketepatan waktu) dalam menyajikan data pemustaka. Penelitian lain dilakukan oleh Yudie Irawan pada Tesis Tahun 2011 yaitu perancangan ini memberikan hasil penelitiannya yaitu sistem yang dihasilkan dari pengembangan perpustakaan mempunyai keunggulan dalam pemanfaatan aplikasi peminjamanm kataloging, keanggotaan, dan sharable melalui jaringan internet, sehingga pada aplikasi tersebut dapat dimanfaatkan bersama di perpustakaan. Penelitian ketiga dilakukan oleh Yusri dengan judul Artikel Tahun 2015 yaitu Sistem Informasi di Perpustakaan yang Berbasis Web di SMP Frater Makassar. Hasil penelitian menujukkan bahwa yang dirancang dan diuji sistem informasi perpustakaan yang berbasis web pada SMP Frater, memberikan hasil informasi mengenai sirkulasi pengelolaan manajemen perpustakaan. KAJIAN TEORI Sistem Informasi a. Definisi Dalam konsep teknologi informasi, teknologi informasi perpustakaan adalah alat atau media digunakan dalam sebuah data, termasuk pada proses, menyusun, menyimpan, memanipulasi sebuah data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang efektif dan akurat. Perpustakaan merupakan lembaga yang mengolah data, dan mendistribusikan data kepada pemustaka secara efektif dan efesien. Pada dasarnya sistem informasi merupakan kumpulan elemen yang saling terkait antara satu dengan lainya, yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi (Hartono, 2017). b. Komponen Pada Sistem Informasi 1) Blok basis data yaitu “ Input Block” Input Block mempunyai tujuan untuk mewakili data-data yang masuk ke dalam sistem informasi. 2) Blok Model yaitu “Model Block” Model Block mempunyai tujuan untuk mengimput data berdasarkan kombinasi prosedur , model, dan logika matematik yang di manipulasi hasil data yang telah di input dan data yang telah di simpan. 3) Blok Keluaran yaitu “ Output Block” Output Block merupakan produk hasil dari sistem informasi yang mempunyai kualitas yang baik dan dokumentasi yang bermanfaat pada manajemen sistem informasi. 4) Blok Teknologi yaitu “Technology Block” Pada Technology Block mempunyai tujuan menerima hasil data yang telah di input, menyimpan data, mengakses data, dan menjalankan model sistem informasi. 5) Blok Basis Data yaitu “ Database Block” Database Block yaitu kumpulankumpulan data. 6) Blok Kendali yaitu “Controls Block” Controls Block mempunyai tujuan untuk mengendalikan sistem informasi untuk menghindari dari kerusakan. c. Tujuan Sistem Informasi 1) Mengumpulkan data dan menyimpan data melalui aktifitas sistem informasi. 2) Memproses data untuk dijadikan informasi, sehingga bisa digunakan dalam pengembalian keputusan pada perencanaan yang ingin dilakukan. 3) Mampu mengontrol secara cepat dan tepat terhadap data pada sistem informasi. 4) Mampu memberikan efesiensi pada biaya dan waktu pada kinerja keuangan. Sistem Informasi Perpustakaan Tujuan Pengembangan Sistem Informasi Perpustakaan a. Memberikan keringanan pekerjaan pustakawan dalam mengelola sistem informasi perpustakaan. b. Memberikan penghematan waktu dan tenaga pustakawan, sehingga memberikan efektifitas dalam pekerjaan pustakawan c. Mampu memenuhi kebutuhan pustakawan, yang dilakukan baik secara manual. d. Memberikan kualitas pada peningkatan layanan kepada pemustaka. e. Memberikan peningkatan kerja sama antar perpustakaan, baik dalam lingkup nasional dan internasional. Layanan Perpustakaan Layanan perpustakaan yaitu kegiatan teknis yang melaksanakan adanya perencanaan dalam penyelenggaraan perpustakaan. Fungsi layanan perpustakaan yaitu memberikan informasi kepada pemustaka informasi efektif dan efesien. Untuk menciptakan kegiatan layanan di perpustakaan yang baikdan mendukung kelancaran kegiatan layanan perpustakaan (Elva Rahmah, 2018).

Jenis Penelitian Penelitian ini menggunakan metode kualitatif, pada penelitian ini menggunakan penelitian lapangan yaitu “field research” yang mempunyai sifat penelitian kulitatif. Peneliti mengumpulkan informasi pada lokasi penelitian yang mengenai implementasi sistem informasi Perpustakaan (Sugiono, 2010). Langkah-Langkah Penelitian a. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yaitu langkah yang penting pada penelitian, untuk tujuan mendapat data sebanyak mungkin. 1) Dokumentasi adalah cara untuk mengambarkan peristiwa baik itu melalui, gambar dan tulisan. 2) Observasi penelitian kualitatif Craswell adalah penelitian langsung ke lapangan untuk mengamati aktifitas-aktifitas yang terjadi di lokasi penelitian. 3) Wawancara merupakan percakapan antara seorang pewancara dengan terwawanca yang akan memberikan jawaban atas pertanyaan dari seorang peneliti (Lexy J. Moleong, 2008). b. Analisis Sistem pendekatan analisis digunakan pada penelitian SDLC, yaitu suatu gambaran dari hasil suatu usaha yang dirancang oleh sistem yang setiap saat selalu bergerak bagaikan roda yang terus melewati langkah dan tahapan, “investigate, analyze, desain, implementasi dan perawatan” (Dahlan Abdullah, 2017). Adapun langkah-langkah analisis pada penelitian ini adalah, sebagai berikut: 1) Tahap Investigasi atau Tahap Perancanaan Tahap investigasi atau perancanaan awal dalam studi pada pembangunan sistem dengan menerapkan tahapan-tahapan sebagai berikut: a) Untuk mendefinisikan persoalan/masalah yang dihadapi dalam sistem informasi perpustakaan Setelah mendapatkan masalah, maka pihak dari manajemen harus bisa mengatasi masalah yang dihadapi. Pada tahapan ini manajer harus bekerja sama pada analisis sistem, untuk mampu mengidentifikasi masalah yang dihadapi. b) Mampu mengidentifikasi kendala umum Seorang manajer bekerja sama dengan analisis sistem dalam membuat suatu daftar rujukan tentang tujuan sistem untuk dipenuhi oleh sistem, semua ini untuk kepuasan pemustaka. c) Mampu membuat tentang studi kelayakan (1) Teknis, menyediakan perangkat keras dan perangkat lunak dalam pelaksanaan pemrosesan yang ingin diperlukan. (2) Pengembalian tentang ekonomis, sistem diajukan secara keuangan dan mampu membandingkan biaya dan keuangannya. (3) Sistem yang telah diajukan mampu didukung dengan batasan hukum dan etika. (4) Membangun rancangan sistem dengan di dukung sumber daya manusia yang profesional. (5) Mampu menerapkan sistem dengan waktu yang telah ditentukan. d) Mampu mempersiapkan mengenai usulan penelitian sistem. Setelah sistem dianggap layak, maka dari itu perlunya penelitian sistem secara menyeluruh. Pada analsis sistem harus mempersiapkan penelitian sistem yang mampu memberikan dasar untuk manajer. e) Tahap Analisis 2) Megumumkan tentang sistem penelitian Pada saat pengumuman penelitian sistem pihak dari manajemen mampu mengambil keputusan tentang langkah-langkah dalam memastikan bekerjasama dengan karyawan, dengan memberikan penjelasan tentang pengembangan yang akan menguntungkan pihak pengelola dan pihak instansi. a) Mendefinisikan kebutuhan informasi pemustaka Mampu mempelajari kebutuhan informasi pemustaka, dengan cara mempelajari kebutuhan informasi pemustaka dalam berbagai kegiatan tentang pengumpulan informasi melalui tahapan wawancara yang dilakukan. b) Mempersiapakan usulan rancangan kegiatan. c) Menganalisis usulan kerja sistem. 3) Tahap pada rancangan desain sistem Manfaat pada desain sistem adalah mampu memberikan gambaran pada rancangan bagunan yang komplit, untuk menjadi pegangan bagi programmer pada pengembangan sistem aplikasi. a) Mampu mempersiapkan rancangan sistem yang terstruktur atau logic sistem design. b) Mampu mengidentifikasi dari berbagai alternatif tentang konfigurasi sistem. Membuat daftar mengenai spesfikasi secara konkrit tentang hardware dan software untuk mendapatkan hasil yang terbaik untuk sistem. 4) Tahap Penerapan Sistem Penerapan merupakan aktifitas/ kegiatan dalam mengidentifikasi sumber fisik dan konseptual dalam mendapatkan hasil suatu sistem yang berkerja, untuk merencanakan penerapan, mampu mendapatkan sumber daya perangkat keras, memberikan pengumuman dalam penerapan sistem, mendapatkan sumber daya dari perangkat lunak, mempersiapkan fasilitas fisik, mempersiapkan database, pelatihan pemustaka, dan masuk pada sistem baru. 5) Tahap pemeliharaan sistem Untuk penggunaan sistem perlu melakukan pemeliharaan sistem, untuk tujuan dari memperbaiki permasalahan yang ada pada sistem, menjaga otentitas kemutakhiran sistem (Dahlan Abdullah, 2017). Adapun diagram konteks dari SIPRUS, diperlihatkan pada gambar 1, sebagai berikut: Gambar 1. Diagram Konteks SIPRUS Berdasar diagram konteks yang terdapat Gambar 1, maka diagram aliran data pada dapat digambarkan, sebagai berikut : Gambar 2. DFD SIPRUS

Untuk mengoptimalkan layanan pemustaka, diuraikan fitur-fitur yang dimilki oleh SIPRUS, yang diawali oleh fitur menu, sebagai berikut. Tampilan menu pada sistem keamanan “Form Login” pada sistem keamanan digunakan oleh pustakawan, form ini dapat mencegah orang yang tidak memiliki otoritas untuk menggunakan system ini. Menu utama; mempunyai fungsi untuk masuk ke dalam sistem informasi Perpustakaan. Gambar 3. Halaman Login Sistem Informasi Tampilan daftar anggota Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, Menu pendaftaran anggota, berfungsi dalam melakukan pendaftaran anggota baru dan pencetakan kartu anggota perpustakaan. Gambar 4. Daftar Anggota Tampilan daftar jenis anggota, Menu jenis anggota perpustakaan, menu ini berfungsi untuk mengetahui jenis anggota. Gambar 5. Jenis Anggota Laporan peminjaman dan pengembalian buku, Menu sirkulasi ini, berfungsi untuk melakukan peminjaman dan pengembalian buku, baik itu peminjaman yang dilakukan oleh mahasiswa, staf dan dosen. Gambar 6. Laporan Peminjaman Buku Gambar 7. Laporan Pengembalian Buku Loporan jumlah anggota bebas pustaka Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, Menu bebas pustaka, berfungsi untuk mengetahui jenis anggota yang telah melakukan pendaftaran bebas pustaka, yang telah menyelesaikan masa studinya. Gambar 8. Laporan jumlah Anggota Bebas Pustaka Laporan pertahun kunjungan anggota perpustakaan Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, Laporan statistik, berfungsi untuk mengetahui data pengunjung perpustakan dari laporan perhari, perminggu, dan laporan pertahun. Gambar 9. Statistik Kunjungan Pertahun Teknologi RFID dalam peminjaman koleksi di Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, RFID (Radio Frequency Identification) mempunyai kelebihan mampu memberikan layanan mandiri untuk pemustaka tanpa di dampingi oleh pustakawan. Mampu memberikan waktu yang efesien dari segi tenaga penegelola teknologi perpustakaan (RFID). Gambar 10. Teknologi RFID Tampilan OPAC (Online Public Access Catalogue) di Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, OPAC mempunyai fungsi melakukan penelusuran sederhana, penelusuran yang spesifik untuk kepentingan pemustaka dalam memanfaatkan waktu seefektif mungkin dalam penelusuran informasi, dan juga memudahkan administrasi perpustakaan. Gambar 11, OPAC (Online Public Access Catalogue) Sistem Informasi Perpustakaan, di kenal dengan nama SIPRUS. SIPRUS merupakan kumpulan database perpustakaan MYSQL data base yang Open Source, SIPRUS mempunyai tugas menghimpun, mengolah, melestarikan, penemuan kembali informasi, peminjaman dan pengembalian buku pada bagian sirkulasi, sudah menggunakan teknologi informasi untuk menyimpan data-data dan koleksi perpustakaan. Sistem informasi perpustakaan memberikan informasi kepada pemustaka yang efektif dan efesien. Kaitannya dengan RFID, Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta mempunyai ELIMS (Electronic Management System) ini hanya sebagai Interface dari sistem informasi perpustakaan, ELIMS ini tidak bisa berjalan sendiri tanpa ada bantuan dari SIPRUS artinya antara ELIMS dan SIPRUS untuk digunakan pada Software penghubung sistem informasi di perpustakaan. RFID (Radio Frequency Identification) Memberikan keamanan/jaminan untuk koleksi perpustakaan pada pintu keluar dan masuk yang terhubung teknologi RFID. SIPRUS, ELIMS, dan RFID mempunyai keterkaitan antara satu dengan yang lainnya, sehingga tidak bisa jalan sendiri, sistem informasi perpustakaan ini saling mendukung dalam melakukan operasionalnya di perpustakaan. Dalam membangun kualitas layanan perpustakan perlu melihat kembali peta perpustakaan baik dari sesi kebijakan, koleksi, layanan, anggaran dan infrastruktur yang ada. Sistem Informasi Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga, software yang digunakan di Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta yaitu SIPRUS ini berbasis PHP dan MYSQL, PHP merupakan bahasa pemrograman dan MYSQL merupakan nama dari sebuah Vendor yang mengelolah data base manajemen sistem informasi perpustakaan. Penggunaan RFID mampu memberikan layanan mandiri untuk pemustaka tanpa di dampingi oleh petugas perpustakaan.

OPAC sangat membantu pemustaka dalam penelusuran informasi yang efektif dan efesien. SIPRUS berfungsi untuk membantu pustakawan dalam pengimputan data yang besar, dapat membantu kinerja pustakawan dalam pengimputan data yang lebih efektif waktunya, SIPRUS diciptakan dan dikelola oleh UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Sistem informasi perpustakaan membantu pustakawan dalam menangani pelayanan pemustaka secara cepat mengenai peminjaman, pengembalian, pembayaran denda, pembuatan bebas pustaka dan penggantian buku yang hilang, dengan menggunakan sistem ini, pustakawan dapat secara cepat dan mudah untuk meyajikan informasi untuk pemustaka. Saran Beberapa hal yang dapat dilakukan pustakawan dengan kemajuan teknologi informasi yang diterapkan di perpustakaan, antara lain: 1. Membuat dan menciptakan informasi yang relevan dengan kebutuhan pemustaka (misalnya kemas ulang informasi dengan membuat paket informasi untuk kepentingan pemustaka), 2. Mengorganisasikan informasi secara baik dan standar, 3. Pustakawan harus bisa memanfaatkan fasilitas internet dan menjadi anggota atau perpustakaan membentuk forum komunikasi pustakawan serta menjadi pemerhati perpustakaan untuk memperkaya dan membuka wahana perpustakaan lebih luas. Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta harus selalu meningkatkan Sumber Daya Manusia baik itu dari segi kualitatif dan kuantitatif, SDM harus selalu diberikan pelatihan mengenai perkembangan teknologi dari waktu ke waktu, guna untuk menjalankan sistem informasi perpustakaan yang baik, sudah seharusnya pihak UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta memberikan dukungan penuh untuk Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.