Efektivitas Sistem Informasi Kearsipan Dinamis dalam Pengelolaan Arsip Dinamis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pekanbaru

Menurut UU No. 43 tahun 2009 menjelaskan bahwa Arsip adalah“rekaman kegiatan atau peristiwa dalamberbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,berbangsa dan bernegara”.Arsip menurut fungsinya dibedakan menjadi dua golongan yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi. Arsip dinamis keberadaannya sangat penting karena secara langsung masih dipergunakan dalam kegiatan organisasi. Mengingat arsip dinamis yang begitu penting, maka perlu diciptakan dan dikelola dengan baik untuk mendukung kegiatan suatu organisasi. Seiring perkembangan teknologi, arsip dinamis perlu dikelola dengan memanfaatkan teknologi agar pengelolaan arsip menjadi lebih mudah dan cepat. Pengelolaan arsip berbasis teknologi ini disebut dengan pengarsipan elektronik. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pekanbaru memiliki sistem otomasi kearsipan yang berbasis komputer yang disebut Sistem Informasi Kearsipan Dinamis atau disebut juga dengan SIKD. SIKD adalah Sistem Pengolahan Arsip berbasis Teknologi Informasi yang dirancang untuk menangani pengelolaan arsip dinamis dikembangkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia. Aplikasi ini adalah web based application dan bersifatmulti user. Bahasa pemrograman yang dipergunakan dalam aplikasi ini adalah PHP dan menggunakan database MYSQL (Adawiyah, 2018). Dengan adanya SIKD tersebut, maka akan dapat diketahui bagaimana proses pengelolaan arsip dinamis yang telah dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pekanbaru. Adapun rumusan masalah dalam penelitian iniadalah “Bagaimana Efektivitas Sistem Informasi Kearsipan Dinamis dalam Pengelolaan Arsip Dinamis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pekanbaru. Pertama, Penelitian yang dilakukan oleh Hadira Latiar (2016)dengan judul “Efektivitas Temu KembaliArsip Digital Pada Sofware 2.0.0Universitas Lancang Kuning”. Penelitianini merupakan skripsi dari Universitas Lancang Kuning Fakultas Ilmu Budaya Jurusan Ilmu Perpustakaan. Penelitian ini memiliki persamaan dan perbedaan dengan penelitian penulis lakukan. Persamaan dengan penulis lakukan adalah sama-sama meneliti tentang sistem informasi kearsipan dinamis, sedangkan perbedaannya yaitu penelitian di atas membahas tentang Efektivitas Sistem Temu Kembali Arsip Digital di universitas Lancang Kuning. Sedangkan penelitian penulis yaitu membahas tentang Efektivitas Sistem Informasi Kearsipan Dinamis dalam Pengelolaan Arsip Dinamis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pekanbaru. Kedua,penelitian yang dilakukan oleh Mulyadi(2018) dengan judul “Efektivitas Sistem Kearsipan Dinamis (Sikd) Sebagai Sarana Temu Kembali Arsip Di Dinas Arsip, Perpustakaan Dan Dokumentasi (Arpusdok) Kota Palembang”. Penelitianini memiliki persamaan dan perbedaan dengan penelitian penulis lakukan. Persamaan dengan penulis lakukan adalah sama-sama meneliti tentang efektivitas SIKD, sedangkan perbedaannya yaitu penelitian di atas tentang Sarana Temu Kembali Arsip di Dinas Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi (Arpusdok) Kota Palembang. Sedangkan penulis yaitu tentang Efektivitas Sistem Informasi Kearsipan Dinamis dalam Pengelolaan Arsip Dinamis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pekanbaru. Ketiga, Penelitian yang dilakukan oleh Gradiana Tefa ( 2018)dengan judul “Efektivitas Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) dalam Penetapan Daftar Pemilih Tetap (DPT) di Kabupaten Bandung Barat Provinsi Jawa Barat”. Penelitian inimemilki persamaan dan perbedaan dengan penulis lakukan. Persamaan dengan penulis lakukan adalah sama-sama meneliti tentang efektivitas sistem sedangkan perbedaannya yaitu peneliti di atas tentang Efektivitas Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK).

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kuantitatif. Dalam penelitian ini penulis menggunakan beberapa teknik diantaranya, observasi, kuisioner, wawancara, dokumentasi dan studi kepustakaan. Sampel penelitian di ambil dari seluruh pengelola yang menggnakan dan paham SIKD di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pekanaru yang berjumlah 6 orang.

Hasil dan pembahasan dari penelitian ini yang telah dilakukan untuk menjawab Rumusan masalah yang telah dikemukakan pada bab 1, tentang Bagaimana Efektivitas Sistem Informasi Kearsipan Dinamis dalam Pengelolaan Arsip Dinamis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pekanbaru. Proses pengambilan data pada penelitian ini yaitu menggunakan angket dan wawncara sebagai pelengkap dan tidak terstruktur. Pengambilan data di ambil mulai dari bulan Desember-Februari 2020. Efektivitas Sistem Informasi Kearsipan Dinamis dalam Pengelolaan Arsip Dinamis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pekanbaru pada penelitian ini menggunakan teori Delone dan Mclean terdiri dari indikator Kualitas Sistem, Kualitas Informasi, Penggunaan, Kepuasan Pemakai, Dampak Individual, Dampak Organisasi. Data yang telah dihitung kemudian dianalisis dengan menggunakan Skala Likert. Pengukuran skala likert digunakan untuk mengukur sikap, pendapat, dan persepsi seseorang atau sekelompok orang tentang fenomena sosial (Sudijono, 2015). Untuk menetukan posisi responden dalam suatu objek penelitian apakah termasuk dalam kriteria sangat setuju, setuju, tidak setuju dan sangat tidak setuju diperlukan skala interval. Pernyataan dari pegawai perpustakaan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pekanbaru yang peneliti wawancarai hanya di satu tempat yaitu di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pekanbaru. Peneliti menyebar angket dan mewawancarai pegawai perpustakaan pada saat pegawai perpustakaan sedang tidak ada pekerjaan dan juga waktu istarahat. Berdasarkan data responden dapat diketahui Bagaimana efektivitas sisem informasi kearsipan dinamis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pekanbaru. a. Kualitas Sistem Pada indikator pertama terdapat beberapa pernyataan yaitu : Table 3.1 Kualitas SistemNo Pernyataan Jumlah Jawaban1 Mudah untuk memahami dan mengingat fitur pada SIKD3,8 Sangat Positif2 Aplikasi SIKD cepat dalam merespon setiap perintah yang di input3,8 Sangat Positif3 Kehandalan sistem SIKD 3,5 Sangat Positif4 SIKD fleksibel dalam memenuhi kebutuhan pengelola3,5 Sangat Positif5 Proteksi aplikasi SIKD terhadap data base cukup baik4 Sangat Positif18,6 Sangat PositifSkor rata-rata = 18,6/5 = 3,72Berdasarkan tabel di atas pada pada indikator Kualitas Sistem (System Quality) total rata-rata yaitu : 3,72. Skor ini didapat dari olahan menggunakan skala likert yang berada pada interval 3,26 - 4,00. b. Kualitas Informasi Pada indikator kedua terdapat beberapa pernyataan yaitu : Table 3.2 Kualitas InformasiNo Pernyataan Jumlah Jawaban1 Informasi fitur yang disediakan SIKD lengkap3,3 Sangat Positif2 Aplikasi relevan terhadap kebutuhan pengelola3,3 Sangat Positif3 Aplikasi SIKD sangat akurat dalam mengelola arsip3,3 Sangat Positif4 Waktu yang digunakan dalam mengelola arsip sangat tepat3,16 Positif5 Format, informasi yang diberikan mudah untuk dipahami dalam proses menginput data jika terjadi kesalahan3,3 Sangat Positif16,36 Sangat PositifSkor rata-rata = 16,36/5 = 3,27Pada indikator Dampak Individual(Individual Impact) dengan total rata-rata yaitu : 3. Skor ini didapat dari olahan menggunakan skala likert yang berada pada interval 2,51 - 3,25. c. Penggunaan Pada indikator ketiga terdapat beberapa pernyataan yaitu : Table 3.3 PenggunaanNo Pernyataan Jumlah Jawaban1 Fleksibilitas, frekuensi akses sistem3 Positif3 PositifSkor rata-rata = 3/1 = 3Pada indikator Penggunaan (Use)dengan total rata-rata yaitu : 3. Skor ini didapat dari olahan menggunakan skala likert yang berada pada interval 2,51 3,25. d. Kepuasan Pengguna Pada indikator keempat terdapat beberapa pernyataan yaitu : Table 3.4 Kepuasan PenggunaNo Pernyataan Jumlah Jawaban1 SIKD efektif dalam memenuhi kebutuhan pengelola3 Positif3 PositifSkor rata-rata = 3/1 = 3Pada indikator Kepuasan Pengguna (User’s Satisfaction) dengan total rata-rata yaitu : 3. Skor ini didapat dari olahan menggunakan skala likert yang berada pada interval 2,51 - 3,25. e. Dampak Individual Pada indikator kelima terdapat beberapa pernyataan yaitu : Table 3.5 Dampak IndividualNo Pernyataan Jumlah Jawaban1 Peningkatan kinerja pengelola 3 Positif3 PositifSkor rata-rata = 3/1 = 3Pada indikator Dampak Individual(Individual Impact) dengan total rata-rata yaitu : 3. Skor ini didapat dari olahan menggunakan skala likert yang berada pada interval 2,51 - 3,25. f. Dampak Organisasi Pada indikator keenam terdapat beberapa pernyataan yaitu : Table 3.6 Dampak OrganisasiNo Pernyataan Jumlah Jawaban 1 Penghematan pengeluaran organisasi3 Positif3 PositifSkor rata-rata = 3/1 = 3Pada indikator Dampak Organisasi(Organizational Impact) dengan total ratarata yaitu : 3. Skor ini didapat dari olahan menggunakan skala likert yang berada pada interval 2,51 - 3,25.

SIMPULAN Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa efektivitas SIKD dalam pengelolaan arsip positif dan efektif dengan menggunakan SIKD. Dapat dilihat dari hasil keseluruhan jumlah skor ratarata akhir yaitu 3,35 dengan titik skala interval 3,26 – 4,00 yaitu sangat positif. Namun pada indikator Kualitas Sistem skornya paling tinggi yaitu dengan skor rata-rata 3,72. Skor ini berada pada skala interval 3,26 - 4,00 yaitu sangat positif. Kemudian indikator Kualitas Informasi skornya 3,27. Skor ini berada pada skala interval 3,26 – 4,00. Dan pada indikator Penggunaan, Kepuasan Pengguna, Dampak Individual, serta Dampak Organisasi skor paling rendah yaitu dengan skor rata-rata 3. Skor ini berada pada skala interval 2,51 – 3,25 yaitu positif.SARANBerdasarkan hasil pembahasan peneliti, penulis menemukan beberapa hal yang ingin diusulkan sebagai berikut: a. Efektivitas penggunaan SIKD dalam pengelolaan arsip dinamis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pekanbaru sudah bagus dan efektif, hanya saja perlu perbaikan koneksi jaringan supaya pengiriman data lancar dan tidak ada kendala. b. Untuk pengelola sendiri sebaiknya di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pekanbaru dapat mengerjakan pegawai yang khusus atau yang paham tentang kearsipan dan paham tentang system aplikasi atau SIKD itu sendiri.