MODEL PENERAPAN SISTEM OTOMASI DALAM MENINGKATKAN SISTEM LAYANAN SIRKULASI DI PERPUSTAKAAN STAIN MAJENE

Saat ini kita berada di era informasi (information age). Informasi telah menjadi era kebutuhan sosial, ekonomi, politik dan budaya yang paling populer, terpenting dan berpengaruh. Saat ini, kehidupan kita, baik individu maupun institusi, tidak tersentuh oleh aktivitas informasi: mengakses informasi, menghasilkan informasi, atau menyebarkan informasi. Teknologi informasi memiliki pengertian yang diistilakan dengan sebutan teknologi elektronika yang dapat meningkatkan kualiats informasi dan kecepatan penyebaran informasi, sehingga tanpa ada batasan oleh ruang dan waktu (Supriyanto, 2013). Teknologi dan ilmu pengetahuan yang sangat berkembang di era informasi saat ini, masyarakat mulai berlomba-lomba untuk memenuhi kebutuhan penggunanaya. Salah satu instuisi yang bergerak di bidang informasi adalah perpustakaan, sebagaimana dalam undang-undang No. 43 Tahun 2007 Pasal 1 Ayat 1 : Perpustakaan adalah instuisi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, karya rekam, secara professional dengan sistem yang baku guna untuk memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, rekreasi para pemustaka. (Indonesia, 2009) Berdasarkan undang-undang diatas, perpustakaan adalah salah satu lembaga yang memiliki fungsi dan peran penting di dalam mengelola informasi. Berkat perkembangan teknologi, informasi dapat tersimpan dengan berbagai macam bentuk, baik yang bersifat tersetak maupun elekteronik. Lahirnya berbagai macam bentuk informasi dikarenakan keberadaaan teknologi yang mampu menjaga dan menyebarkan informasi dengan mudah. Teknologi informasi di perpustakaan merupakan jejaring teknik untuk mengoptimalkan pemanfaatan informasi, mulai dari pengelolaan, temu balik, pengadaan dan tentang penyebaran informasinya. Salah satu bentuk perkembangan teknologi informasi di perpustakaan dengan menerapkan sistem otomasi perpustakaan, adapun kegiatan yang dapat diintegrasikan dengan sistem otomasi perpustakaan yaitu pada bidang pengadaan koleksi, pengolahan dan inventarisasi koleksi, pengkatalogan, layanan sirkulasi, pengelolaan anggota, laporan statistik, dan lain-lain (Inawati, 2019). Perpustakaan dan pustakawan tidak hanya bisa menunggu pengunjung atau pengguna untuk datang ke perpustakaan, tetapi mereka juga harus memberikan layanan informasi secara lebih proaktif, tentunya harus menggunakan teknologi informasi berupa komputer dan aplikasi untuk memberikan berbagai kemudahan bagi pustakawan dan pengguna. Teknologi informasi di perpustakaan menjadi inti awal dari era sistem layanan perpustakaan otomasi yang menggunakan aplikasi komputer yang dikaitkan dengan layanan perpustakaan, dan selanjutnya dikaitkan dengan seluruh kegiatan yang ada di perpustakaan. Sistem otomasi perpustakaan merupakan penerapan teknologi informasi pada pekerjaan administrasi di perpustakaan agar lebih efektif dan efisien (Hasriani, 2017). Kebutuhan informasi pengguna sangat menunjung kualitas layanan di perpustakaan dengan adanyan penerapan sistem layanan otomasi, akan tetapi pengelola perpustakaan harus menyesuaikan dengan standar perpustakaan pada layanan otomasi sehingga dapat menunjang peningkatan pada layanan perpustakaan, terutama pada layanan sirkulasi. Layanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang pertama kali berhubungan langsung dengan pengguna perpustakaan (Chorida, 2012) . UPT Perpustakaan STAIN Majene merupakan perpustakaan perguruan tinggi di Sulawesi Barat yang menerapkan sistem informasi berbasis teknologi, yang juga sering disebut dengan sebutan otomasi. Salah satu penerepan sistem otomasi di perpustakaan yaitu dibagian layanan sirkulsi. Layanan sirkulasi merupakan layanan yang beriteraksi langsung dengan pemustaka dan memiliki tugas dalam pelayanan peminjaman dan pengembalian koleksi terhadap pemustaka. B. KAJIAN TERDAHULU (PREVIOUS FINDINGS) Pembahasan tentang model penerapan sistem otomasi dalam meningkatkan sistem layanan sitkulasi di Perpustakaan STAIN Majene tentu banyak dibahas dalam berbagai penelitian sebelumnya. Adapaun beberapa penelitian terdahulu yang relevan dengan penelitian ini adalah: Penelitian yang ditulis oleh Asrul Alimuddin dalam bentuk skripsi pada tahun 2015 yang berjudul “Penerapan sistem otomasi perpustakaan dalam peningkatan kualitas pelayanan di Perpustakaan STAIN Watampone”. Penelitian ini membahas mengenai penerapan sistem otomasi perpustakaan dalam meningkatkan kualitas pelayanan di Perpustakaan STAIN Watampone dan kendala dalam pelayanan perpustakaan. Dari hasil penelitian ini ditemukan bahwa, penerapan sistem otomasi perpustakaan STAIN Watampone melakukan otomasi pengolahan, pengadaan, dan penelusuran. Dalam melakukan pengolahan bahan pustaka dalam dilakukan pengecekan buku melalui computer, katalogisasi, klasifikasi, dan inventarisasi. Dan faktor yang menjadi kendala dalam pelayanan otomasi perpustakaan STAIN Watampone adalah karena kurangnya fasilitas yang ada sehinggan layanan otomasi belum terlaksa dengan baik sesuai yang diinginkan pengguna perpustakaan. Dan juga kurangnya staf yang terlatih dalam pengembangan otomasi perpustakaan. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian penulis adalah terletak pada fokus subjek yang diteliti. Penelitian terdahulu lebih fokus kepada kualitas pelayanan dengan penerapan sistem otomasi dan kendala yang dihadapi, sedangkan penelitian penulis lebih mempersempit fokus yang diteliti yaitu lebih berfokus kepada layanan pada sirkulasi dengan penerapan sistem otomasi, dan juga penulis berfokus kepada model aplikasi apa yang digunakan oleh perpustakaan STAIN Majene dalam penerapan sistem otomasi.

Jenis penelitian yang digunakan adalah jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif yaitu dengan menggunakan observasi dan wawancara untuk mendekripsikan data dari informan. Penelitian deskriptif kualitatif merupakan penelitian yang menekankan pada penerapan otamasi pada layanan sirkulasi perpustakaan. Menurut Sugiyono (2014) metode penelitian kualitatif adalah metode penelitian yang digunakan untuk meneliti pada kondisi obyek yang alamiah dimana peneliti adalah sebagai instrumen kunci. Penelitian ini akan dilaksanakan di Perpustakaan STAIN Majene yang berlokasi di Jl. BLK Kel. Totoli Kec. Banggae Kabupaten Majene Provinsi Sulawesi Barat. Adapun metode pengumpulan data yang dilakukan oleh peneliti menggunakan metode observasi, wawancara, dan dokumentasi, agar mendapatkan data yang sesuai atau relevan di Perpustakaan STAIN Majene. Observasi yang dilakukan oleh peneliti yaitu dengan mengamati secara langsung agar mendapatkan data yang sesuai dengan objek penelitian. Peneliti mengamati tentang bagaimana model penerapan otomasi di Perpustakaan STAIN Majene, bagaiamana peningkatan sistem layanan sirkulasi dengan menggunakan sistem otomasi, dan apa kendala yang dihadapi. Selanjutnya data yang telah ditemukan oleh peneliti akan dikumpulkan dan dianalisis kembali. Adapun instrument penelitian yang digunakan adalah kamera, pedoman wawancara, serta statistik dan dokumendokumen lainnya yang menjadi bahan rujukan. Analisis data dilakukan dengan melakukan reduksi data, penyajian data serta penarikan kesimpulan.

1. Model penerapan sistem otomasi sirkulasi di Perpustakaan STAIN Majene Sistem aplikasi apa yang digunakan oleh Perpustakaan STAIN Majene dalam menerapkan sistem otomasi di perpustakaan yaitu sebuah Aplikasi berbasis web yang dikenal sebagai istilah SLiMS (Seyanan Library Management System). Perpustakaan STAIN Majene menggunakan SLiMS dengan versi 8.3.1. Pada SLiMS terdapat menu-menu untuk kegiatan layanan sirkulasi diantaranya adalah : a. Menu transaksi peminjaman dan pengembalian Gambar 1 : Tampilan Menun Peminjaman Tampilan di atas adalah menu transaksi peminjaman dan pengembalian koleksi. Pengunjung/pemustaka yang hendak meminjam sebuah koleksi akan diproses oleh system aplikasi otomasi tersebu. Pengunjung akan dimintai sebuah kartu keanggotaannya dan mengetik ig anggota pada kolom pencarian, atau melakukan scanning dengan menggunakan alat scanner. Selanjutnya akan memasukkan kode eksemplar pada buku yang ingin dipinjam pada kolom insert code/barcode. Setelah melakukan peminjaman maka akan terdapat keterangan identitas koleksi seperti nomor barcode buku, judul buku, dan batas tanggal peminjaman yang secara otomatis terhitung selama kurung waktu tujuh hari. b. Menu pengembalian cepat/kilat Gambar 2 : Tampilan Pengembalian Cepat Metode quick return/pengembalian cepat, dilakukan pada saat pengembalian koleksi yang terbilang cukup banyak atau atrian pengunjung yang panjang. Metode ini sangat mempercepat kinerja pustakawan dalam melayani proses pengembalian sebuah koleksi yang terpinjam. Caranya dengan mengklik menu sirkulasi kemudian masuk pada sub menu pengembalian cepat. Selanjutnya ketika nomor ekseplar yang terdapat pada buku atau melakukan scanning pada barcode yang ada dibuku. Apabila proses yang dilakukan telad valid, maka pengembalian koleksi yang terpinjam telah selesai. c. Menu daftar keterlambatan koleksi Gambar 3 : Tampilan Keterlambatan Koleksi Pada aplikasi SLiMS juga menyediakan sebuah menu daftar keterlambatan koleksi. Menu ini sangat dibutuhkan oleh pustakawan terkait peminjaman koleksi yang melebihi batas waktu yang ditentukan. Informasi keterlambatan koleksi pada umumnya akan secara otomasi dimunculkan pada saat kita pertama kali membuka aplikasi tersebut/ login pada SLiMS. Kemudian akan muncul sebuah pesan singkat yang berwarna merah pada tampilan awal SLiMS yang menginformasikan terkait anggota yang telah mengembalikan dan belum mengembalikan sebuah koleksi. Contoh pesan yang muncul apabila terdapat anggota yang telah mengembalikan koleksi adalah _There is currently 358 library members having overdue. Please check at circulatioin modele at overdues section for more detail_. Pesan tersebut hanyalah sebuah peringatan kepada kita bahwa terdapat 358 anggota yang belum mengembelikan koleksi ke perpustakaan kita. Untuk melihat detail anggota yang terlambat mengembalikan koleksi silahkan cek menu circulation dan pilih overdued list(Muin, 2015). 2. Peningkatan sistem layanan sirkulasi melalui otomasi Pengelola perpustakaan dituntut untuk selalu berinovasi dan interaktif dalam memberikan pelayanan kepada pemustaka. Kebutuhan penyajian informasi yang bersifat cepat, tepat dan terbaru tentu menjadi aspek utama dalam pelayanan yang sangat diperlukan untuk pemustaka(Kesuma et al., 2021). Oleh karena itu, dengan penerapan sistem otomasi saat menunjang peningkatan dari sebuah pelayanaan sangat berpengaruh, terutama pada bagian sirkulasi. Adapun peningkatan sistem layanan di sirkulasi melalui otomasi dapat diuraikan sebagai berikut : a. Kecepatan dalam pelayanan Otomasi memberikan dampak besar terhadap pelayanan, salah satunya yaitu dengan memberikan pelayanan yang cepat dan tidak memakan banyak waktu. Penerapan otomasi tersebut tentu memberikan respon yang baik kepada pustakawan maupun pemustaka. Responden memberikan tanggapan yang positif terkait bagaimana otomasi mampu memberikan sebuah pelayanan yang cepat. Menurut Rahayuningsih, peminjaman koleksi secara terotomasi hanya membutuhkan waktu kurang dari 15 detik, dan ketika menggunakan alat scanning hanya membutuhkan waktu kurang dari 5 detik dengan tahapan-tahapan yang berlaku (Rahayuningsih, 2016). Tahapan dalam peminjaman yang hanya membutuhkan waktu kurang dari 5 detik dengan serangkaian langkah scanning kartu anggota, scanning buku yang dipinjam, dan saving data sirkulasi. Namun hal ini belum bisa diterapkan di Perpustakaan STAIN Majene dikarenakan alat pendukung scanner belum diterapkan dalam sistem otomasi di Perpustakaan STAIN Majene. b. Informasi data peminjaman dan pengembalian Dikatakan informasi peminjaman tercatat dengan akurat dengan menggunakan sistem otomasi, karena sistem pada teknologi menunjukkan ketepatan dalam penentuan tanggal peminjaman dan tanggal pengembalian sebuah koleksi yang terpinjam. Berbeda dengan menggunakan sistem pelayanan yang konvensional (manual), dimana pencatatan peminjaman dan pengembalian ditentukan dan ditulis sendiri oleh pustakawan yang bekerja dibagian sirkulasi. Hal ini tentu tidak memberikan keakuratan terhadap penentuan tanggal yang diberikan, bisa saja terjadi kekeliruan dalam menuliskan tanggal peminjaman dan pengembalian, yang mengakibatkan sebuah keterlambat yang dilakukan oleh pemustaka. c. Memudahkan kinerja pustakawan dan pemustaka peningkatan sistem layanan sistkulasi dengan melulai otomasi juga memberikan kemudahan pustakawan dalam melakukan pekerjaannya. Hal ini dijelaskan oleh informan mengatakan bahwa peningkatan sistem layanan dengan penerapan otomasi berdampak juga terhadap kemudahan dalam menjalankan sebuah pekerjaan. Hal ini juga didukung oleh Pendapat Peter yang mengemukakan bahwa teknik atau sistem yang menjalankan atau mengendalikan proses alat-alat serba otomasi dengan alat elektronik untuk mengurangi pengguna tenaga manusia. Sulistyo-Basuki juga mengatakan bahwa penerapan teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan serta konsep proses atau hasil membuat mesin swatindak atau swakendali dengan menghilangkan campuran tangan manusia (Sulistyo Basuki, 1991). Semisal contoh ketika mencari sebuah koleksi yang diinginkan dengan menggunakan katalog kartu, tentu ini membutuhkan waktu yang cukup lama bagi pustakawan untuk menemukan koleksi tersebut. Namun, jika menggunakan sistem otomasi, hanya mengetikkan sebuah kata / kalimat yang berkaitan, tentu sistem akan mendeteksi dan menyeleksi dengan sendirinya sehingga ini memberikan kemudahan bagi pustakawan untuk menunjukkan koleksi tersebut berada. 3. Kendala yang dihadapi dalam proses otomasi layanan sirkulasi Dalam penerapan sistem otomasi terdapat beberapa kendala yang dihadapi oleh perpustakaan saat melakukan pelayanan sirkulasi dengan menggunakan sistem otomasi, diataranya sebagai berikut : a. Pemadaman listrik yang mengakibatkan pelayanan sirkulasi terhenti untuk sementara waktu. Kendala ini terjadi bukan karena faktor kesengajaan yang dilakukan oleh pihak perpustakaan, tetapi ini diluar dari kendali perpustakaan. Tentu pada saat terjadinya pemadaman listrik, sistem otomasi tidak akan bisa beroperasi. b. Belum dilengkapinya sebuah alat pendukung seperti alat scanner, yang memberikan sebuah dampak terhadap kecepatan dalam melakukan peminjaman dan pengembalian koleksi. c. Belum dimasukannya cover buku disetiap koleksi perpustakaan di dalam aplikasi SLiMS. Cover buku ini sangat berpengaruh terhadap kemudahan dalam pemenemuan sebuah koleksi. Walau dengan pencarian koleksi dengan mencari dari judul dan pengarang koleksi, akan tetapi sampul dari sebuah buku juga diperlukan oleh pemustaka agar lebih memudahkan dalam pencarian koleksi yang diinginkan. Terkadang sebuah koleksi terdapat judul yang sama akan tetapi berbeda dari segi sampul. Maka dari itu pustakawan tidak menyesampinkan hal tersebut.

Dari hasil penelitian yang telah diuraikan, maka peneliti dapat memberikan kesimpulan dari penelitian berjudul model penerapan sistem otomasi dalam meningkatkan sistem layanan sirkulasi di Perpustakaan STAIN Majene sebagai berikut : 1. Model penerapan sistem otomasi Sirkulasi di Perpustakaan STAIN Majene menggunakan sistem program Senayan Library Management System (SLiMS) versi 8.3.1. Aplikasi Senayan Library Management System (SLiMS) mulai digunakan pada awal dibukanya layanan terbuka di Perpustakaan STAIN Majene. Perpustakaan STAIN Majene memilih menggunakan SLiMS, karena SLiMS merupakan sebuah aplikasi FOSS (Free Open Source Software) berbasis web yang dapat digunakan sebagai perangkat lunak berbasis web. Pada SLiMS terdapat menumenu untuk kegiatan layanan sirkulasi diantaranya yaitu peminjaman, pengembalian, keterlambatan koleksi (overdue), dan menu-menu lainnya. 2. Otomasi sangat berperan dalam peningkatan sistem pelayanan tentunya dibagian sirkulasi. Dengan penerapan sistem otomasi, keperluan pemustaka/pengunjung perpustakaan seperti permintaan akan akses yang lebih cepat saat melakukan peminjaman maupun pengembalian koleksi. Informasi peminjaman dengan menggunakan otomasi terjamin akan keamanan dan ketepatan dalam penentuan tanggal dan pengembalian koleksi. Dan yang paling memberikan dampak dari peningkatan sistem layanan sirkulasi dengan penerapan otomasi sangat dirasakan oleh pustakawan maupun pemustaka, karena hal ini memudahkan pekerjaan pustakawan dalam melakukan pelayanan sirkulasi dan juga memudahkan pemustaka dalam menemukan koleksi yang diingin dicari. 3. Kendala yang dihadapi dalam proses otomasi layanan sirkulasi yang paling umum tentunya terkait masalah pemadaman listrik. Tentu kendala ini sangat menjadi masalah bagi pustakawan sendiri karena ketika proses peminjaman/pengembalian koleksi berlangsung dan listrik kemudian padam maka peminjaman/pengembalian akan dilakukan secara manual. Hal ini tentunya memperlambat pelayanan yang diberikan kepada pengenjung perpustakaan/pemustaka. Kemudian kurang lengkapnya fasilitas yang mendukung penerapan sistem otomasi, juga menjadi kendala yang dihadapi Perpustakaan STAIN Mejene, yaitu seperti belum adanya alat scanner sehingga layanan yang diberikan belum maksimal. Kendala ini tentunya karena minimnya dana yang dimiliki oleh perpustakaan.