Analisis Penggunaan Aplikasi SLiMS dalam Pengolahan Bahan Pustaka di Perpustakaan SMP Negeri 3 Majene

Otomasi perpustakaan merupakan kegiatan pemanfaatan komputer pada setiap tahap kegiatan di perpustakaan secara terintegrasi dengan system tertentu. Hal ini dimulai pengembangan, pengelolaan, penelusuran sampai dilayangkan pada pemustaka dilakukan dengan memanfaatkan computer (F. Rahayuningsih, 2007: 10). Menurut Rushendi & Kusmayadi didalam (Aang Gunaidi 2017: 5) Terdapat beberapa faktor yang mendorong penggunaan otomasi perpustakaan yang dapat memberikan pengaruh terhadap kinerja perpustakaan yaitu: 1) Mampu meningkatkan efisiensi pekerjaan. 2) mampu memberikan pelayanan prima kepada para pemustaka. 3) Mampu meningkatkan citra perpustakaan. 4) Mampu memberikan kontribusi dalam pengembangan infrastruktur unit kerja baik pada tingkat regional, nasional, dan global. Aplikasi SLiMS adalah suatu system otomasi yang digunakan untuk melakukan kegiatan pengelolaan sebuah perpustakaan. Dengan pemanfaatan aplikasi SLiMS di perpustakaan akan mempercepat proses temu Kembali informasi, membantu kelancaran pengadaan dan pengolahan bahan Pustaka, karena aplikasi SLiMS memiliki fitur-fitur yang mampu memberikan kemudahan dalam setiap kegiatan di perpustakaan diantara salah satunya adalah kegiatan pengolahan bahan pustaka (Delifa Musa, 2020: 3-4). Pengolahan bahan Pustaka sangat penting untuk dilakukan untuk memudahkan temu Kembali informasi dan memberikan kelancaran dalam pemberian pelayanan kepada pemustaka. Namun apabila kegiatan pengolahan bahan pustaka tidak diperhatikan dengan baik maka dapat mengakibatkan tujuan perpustakaan tidak dapat tercapai dan menyebabkan bahan pustaka sulit untuk ditemukan oleh pemustaka karena tidak mempunyai alat bantu untuk menelusur untuk dimanfaatkan. Pengolahan bahan pustaka yang dilaksanakan dengan baik harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk memungkinkan tujuan dari perpustakaan dapat dicapai secara optimal (Elva Rahmah, 2013: 504). Kegiatan pengolahan bahan pustaka dengan menggunakan aplikasi SLiMS merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting dilakukan di perpustakaan sehingga kegiatan ini memerlukan perhatian yang khusus. Kegiatan pengolahan bahan pustaka dengan menggunakan aplikasi SLiMS terdiri dari beberapa kegiatan yaitu: a. Entri Data Bibliografis Entri data bibliografi adalah kegiatan memasukkan data bibliografi seperti judul, pengarang, penerbitan, deskripsi fisik, ISBN dan lain-lain sesuai dengan kaidah dalam konsep pengatalogan sesuai pedoman ISBD (International Standard Bibliographic Description dan AACR (Anglo American Cataloguing Rule) / RDA (Resource Description and Access) (Aristianto Hakim, (t.d): 3). b. Inventarisasi Menurut Yulia dan Sujana, inventarisasi merupakan kegiatan pencatatan data bahan pustaka yang diterima oleh perpustakaan pada suatu buku induk ataupun sarana lainnya. Tahap pertama pada pengolahan bahan Pustaka adalah mendaftarkan koleksi yang baru tiba di perpustakaan. Tahap pendaftaran koleksi ini dikenal dengan inventarisasi. Tahap ini memerlukan basis data inventarisasi, yang sebelumnya dikenal dengan istilah buku induk atau buku inventaris (Yulia. Y dan Sujana. J.G,: 8.3). c. Katalogisasi. Menurut Sulistiyo Basuki, “Mengatalog berasal dari kata dasar katalog. katalog merupakan daftar bahan Pustaka atau buku yang ada pada suatu tempat. Katalogisasi adalah proses pembuatan daftar keterangan lengkap suatu koleksi yang disusun berdasarkan aturan tertentu, output dari kegiatan katalogisasi adalah katalog yang berisi keterangan-keterangan yang lengkap tentang keadaan fisik suatu koleksi (Sulistiyo Basuki, 2009: 7.2). d. Pemberian kelengkapan bahan Pustaka Pemberian kelengkapan bahan pustaka merupakan tahap terakhir dari kegiatan pengolahan bahan pustaka. Dalam kegiatan penyelesaian fisik buku terdapat beberapa kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan diantaranua adalah pembuatan lebel nomor panggil, kartu buku, kantong kartu buku, dan balanko/ slip tanggal kembali, yang dibuat dan ditulis secara manual. Setelah kegiatan kelengkapan fisik buku selesai berikutnya pustakawan melakukan kegiatan penyususnan buku di rak, pada kegiatan penyususnan buku ini pustakawan melakukannya dengan cara mengurutkan mulai dari kiri ke kanan berdasarkan nomor panggilnya (Tika Iman Sari dan Desriyeni, 2015 : 275). Selain kegiatan pengolahan bahan pustaka yang penting untuk diperhatikan oleh perpustakaan ada juga beberapa hal yang sangat penting dan harus diperhatikan oleh perpustakaan yaitu sumber daya manusia dan fasilitas sebagai sarana pendukung dalam melakukan kegiatan pengolahan bahan Pustaka. a. Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia (SDM) adalah seseorang atau individu yang produktif sebagai penggerak pada suatu organisasi, baik itu dalan suatu instansi ataupun sebuah Perusahaan yang memiliki fungsi sebagai asset sehingga dituntut untuk berlatih dan mengembangka kemampuannya (Eri Susan, 2019: 954). b. Fasilitas Fasilitas perpustakaan adalah segala sesuatu yang bisa mempermudah pemustaka untuk memanfaatkan perpustakaan, serta memberikan kemudahan semua kegiatan di perpustakaan agar bisa berjalan dengan baik. (Khairun Nisa, 2016: 12). Salah satu perpustakaan yang menggunakan aplikasi otomasi perpustakaan SLiMS adalah Perpustakaan SMP Negeri 3 Majene. SMP Negeri 3 Majene yang merupakan salah satu sekolah menegah pertama yang ada di kabupaten Majene Provinsi Sulawesi Barat, yang dimana perpustakaan SMP Negeri 3 Majene sudah mengalami perubahan dari segi pengolahan bahan pustaka. Berdasarkan hasil observasi awal yang telah dilakukan di perpustakaan SMP Negeri 3 Majene telah menggunakan Aplikasi otomasi perpustakaan yaitu SLiMS, namun pada kenyataannya penggunaan Aplikasi Senayan Library Management System (SLiMS)ini terlihat belum maksimal.Oleh karena itu peneliti ingin menganalisistentang penggunaan aplikasi SLiMS dalam pengolahan bahan pustaka di Perpustakaan SMP Negeri 3 Majene.

Penelitian ini menggunakan metode deskriptif, dengan pendekatan kualitatif adalah suatu metode dalam penelitian suatu objek, suatu situasi dan kondisi, atau suatu kelas pristiwa pada masa sekarang. Penelitian deskriptif bertujuan untuk membuat deskritif, gambaran, atau lukisan secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan antara fenomena yang diselidiki. Pengumpulan data dilakukan melalui observasi yaitu dengan melihat kondisi disekitar perpustakaan, wawancara yaitu dengan melakukan tanya jawab dengan kepala perpustakan dan pustakawan, serta dokumentasi yaitu mengambil gambar atau objek penelitian ditempat penelitian. Waktu penelitian ini lebih dari satu bulan dimulai pada tanggal 20 November sampai dengan 30 Desember 2023. Adapun tempat atau lokasi yang dipilih peneliti di Perpustakaan SMP Negeri 3 Majene Jl. AP. Pettarani No.11, Kel. Labuang, Kec. Banggae Timur, Kabupaten Majene, Sulawesi Barat.

A. Kegiatan Pengolahan Bahan Pustaka dengan Menggunakan Aplikasi SLIMS Kegiatan pengolahan bahan pustaka menggunakan aplikasi SLiMS merupakan kegiatan yang bertujuan agar bahan pustaka menjadi mudah di temukan atau mudah dimanfaatkan oleh pemustaka berikut ini adalah merupakan beberapa kegiatan pengolahan bahan pustaka dengan menggunakan aplikasi SLiMS di perpustakaan SMP Negeri 3 Majene: 1. Entri Data Bibliografi Entri data bibliografi dengan menggunakan aplikasi SLiMS adalah kegiatan memasukkan data bibliografi bahan pustaka kedalam sistem aplikasi SLiMS guna untuk keperluan pembuatan Inventaris bahan pustaka, katalog, label buku, barcode dan lain sebagainya. Kegiatan memasukkan data atau entri data bibliografi ke dalam sistem aplikasi SLiMS dengan memanfaatkan fitur entri data yang terdapat pada aplikasi SLiSM, memberikan berbagai kemudahan untuk pustakawan dalam melakukan entri data bibliografi. Aplikasi SLiMS mempunyai fitur yang mudah difahami dan digunakan serta format untuk pengisian datanya pada setiap sub menunya mudah untuk diisi. Kegiatan entri data bibliografi ini merupakan kegiatan yng sangat penting untuk dilakukan karena tanpa adanya kegiatan entri data bibliografi maka kegiatan inventarisasi, katalogisasi, serta pembuatan kelengkapan bahan pustaka tidak akan bisa terlaksana dengan baik. 2. Inventarisasi Kegiatan inventarisasi bahan pustaka pada aplikasi SLiMS merupakan kegiatan pencatatan bahan pustaka yang dimulai dari kegiatan pencatatan judul, nama pengarang, jumlah eksamplar, tahun terbit, tempat terbit serta data bahan pustaka lainnya. Hasil dari kegiatan ini adalah data inventaris yang menampilkan jumah bahan pustaka berdasarkan nomor klasifikasinya dan jenis bahan pustaka. Dengan pengetahuan yang dimiliki oleh pustakawan SMP Negeri 3 Majene tentang kegiatan inventarisasi bahan pustaka dengan menggunakan aplikasi SLiMS maka kegiatan entri data bibliografi dapat dilaksanakan. Tanpa adanya pengetahuan pustakaan tentang cara melakukan inventarisasi bahan Pustaka dengan menggunakan aplikasi SLiMS maka kegiatan inventarisasi bahan Pustaka dengan memanfaatkan aplikasi SLiMS tidak akan bisa terlaksana atau berjalan dengan baik. 3. Katalogisasi Bahan Pustaka Kegiatan katalogisasi bahan pustaka dengan menggunakan aplikasi SLiMS merupakan kegiatan merekam data bibliografi bahan pustaka yang dimulai dari judul, nama pengarang, tempat terbit tahun terbit dan informasi yang lainnya kedalam sistem aplikasi SLiMS dengan memanfaatkan fitur yang ada pada aplikasi SLiMS output dari kegiatan ini adalah daftar bahan pustaka yang berupa katalog online (OPAC) dan katalog tercetak. Dengan kemampuan yang dimiliki oleh pustakawan SMP Negeri 3 Majene dalam melakukan katalogisasi dengan menggunakan aplikasi SLiMS ini, maka kegiatan katalogisasi dengan memanfaatkan fitur aplikasi SLiMS dapat terlaksana dengan baik. 4. Pembuatan Kelengkapan Bahan Pustaka Kegiatan pembuatan kelengkapan bahan pustaka dengan memanfaatkan aplikasi SLiMS merupakan kegiatan yang pembuatan kelengkapan bahan pustaka dengan yang didalamnya terdapat data identitas bahan pustaka yang akan di tempel pada bahan pustaka tersebut. Kegiatan ini dilakukan dengan memanfaatkan fitur-fitur yang terdapat pada aplikasi SLiMS. Hasil dari kegiatan ini adalah label buku dan barcode yang akan ditempelkan pada bahan pustaka, sebagai identitas bahan pustaka tersebut. Tujuannya adalah agar mudah untuk dikenali atau ditemukan oleh pemustaka atau pustakawan itu sendiri. B. Kendala Dalam Pengolahan Bahan Pustaka Menggunakan Aplikasi SLIMS Kegiatan pengolahan bahan pustaka dengan menggunakan aplikasi otomasi perpustakaan yaitu SLIMS memang memberikan beberapa kemudahan didalamnya, namun bukan berarti tidak akan menemui kendala atau rintangan. Berikut ini adalah beberapa kendala yang dihadapi oleh perpustakaan didalam pengolahan bahan pustaka dengan aplikasi SLiMS: 1. Entri Data Bibliografi Kendala yang dialami oleh perpustakaan SMP Negeri 3 Majene dalam proses kegiatan entri data bibliografi dengan aplikasi SLiMS adalah kurang lengkapnya data bahan pustaka seperti tanggal pemesanan, penerimaan, serta tanggal faktur yang tidak tertulis lengkap didalam buku inventaris manual yang dimiliki oleh perpustakaan SMP Negeri 3 Majene. Sehingga dalam proses penginputan data bibliografi pustakawan menggunakan tanggal atau waktu saat penginputan yang menyebabkan ketidak sesuaian data yang di input dengan data yang sebenarnya. Kelengkapan data bahan pustaka merupakan hal yang sangat penting bagi pustakawan karena dengan data bahan pustaka yang tidak lengkap maka kegiatan entri data bibliografi akan menjadi terhambat atau mengalami ketidak sesuian data yang sebenarnya, maka dari itu data bibliografi yang lengkap ini sangat berpengaruh terhadap kegiatan entri data bibliografi yang dilakukan oleh pustakwan. 2. Inventarisasi Kendala yang dialami oleh perpustakaan SMP Negeri 3 Majene dalam kegiatan inventarisasi menggunakan aplikasi SLiMS adalah belu tersedianya fasilitas seperti barcode scanner di perpustakaan sehingga kegiatan inventarisasi dilakukan dengan membuat daftar barcode terlebih dahulu dalam document notepad (txt) yang cukup membutuhkan waktu untuk melakukannya, setelah daftar barcode tersebut selesai kemudian daftar itu di unggah kedalam sistem aplikasi melalui fitur inventarisasi. Tidak tersedianya barcode scanner di perpustakaan merupakan kendala yang dialami oleh pustakawan dalam melakukan kegiatan inventarisasi bahan pustaka menggunakan aplikasi SLiMS, barcode scanner ini digunakan sebagai alat untuk membaca data barcode untuk verifikasi data pada setiap buku. Karena dengan alat ini maka kegiatan inventarisasi bahan Pustaka menggunakan aplikasi SLIMS di perpustakaan SMP Negeri 3 Majene akan bisa dilakukan dengan mudah. 3. Katalogisasi Bahan Pustaka kendala yang dihadapi oleh pustakawan dalam kegiatan katalogisasi bahan pustaka adalah belum adanya pinter di perpustakaan untuk melakukan pencetakan katalog dan pencetakan katalog dilakukan diruangan tata usaha sekolah. Kendala yang dialami oleh perpustakan SMP Negeri 3 Majene dalam kegiatan katalogisasi bahan pustaka di perpustakaan SMP Negeri 3 Majene adalah belum tersedianya printer di perpustakaan SMP Negeri 3 Majene untuk melakukan pencetakan katalog sehingga, pencetakan katalog dilakukan di ruangan tata usaha SMP Negeri 3 Majene. Ketik lengkapan fasilitas pendukung untuk memaksimalkan penggunaan aplikasi SLiMS berupa printer yang akan digunakan untuk pencetakan katalog merupakan kendala yang dalam kegiatan katalogisasi. Karena selain untuk mencetak katalog printer juga digunakan sebagai alat untuk mencetak label buku dan barcode. 4. Pembuatan Kelengkapan Bahan Pustaka Kendala yang dialami oleh perpustakan SMP Negeri 3 Majene dalam kegiatan pembuatan kelengkapan bahan pustaka adalah belum tersedianya fasilitas pendukung di perpustakaan seperti printer untuk kegiatan pencetakan label buku dan barcode, shingga untuk pencetakan label buku dan barcode buku dilakukan dengan cara menggunakan printer yang ada di ruangan tata usaha. Belum tersedianya fasilitas pendukung seperti printer merupakan kendala yang dialami oleh perpustakaan SMP Negeri 3 Majene dalam kegiatan pembuatan kelengkapan bahan pustaka mengguanakan aplikasi SLIMS. Printer ini berfungsi untuk mencetak label atau barcode buku, tanpa adanya fasilitas pendukung berupa printer yang tersedia di perpustakaan maka kegiatan pembuatan kelengkapan bahan pustaka akan mengalami kendala. 5. Sumber Daya Manusia kendala yang dialami oleh perpustakaan SMP Negeri 3 Majene yang terkait dengan sumber daya manusia adalah tidak semua pustakawan mampu untuk mengoperasikan aplikasi SLiMS. Selain itu jadwal kehadiran pustakawan menjadi kendala karena dalam satu minggu hari kerja pustakawan hanya hadir sebanyak tiga kali dalam seminggu, sehingga pekerjaan pengolahan bahan pustaka tertunda karena ketidak hadiran pustakawan yang tahu cara mengoperasikan atau menggunakan aplikasi SLiMS. Sumber daya manusia yang kompeten merupakan hal yang sangat dibutuhkan oleh perpustakaan saat ini, terlebih pada saat ini kemajuan teknologi semakin pesat dan berkembang. Kurangnya sumber daya manusia yang kompeten didalam menggunakan aplikasi SLiMS serta jam kerja yang sedikit dari pustakawan merupakan kendala yang dialami oleh perpustakaan SMP Negeri 3 Majene, dengan demikian kegiatan layanan di perpustakaan menjadi terhambat terkhusus lagi dalam kegiatan pengolahan bahan pustaka menggunakan aplikasi SLiMS. 6. Fasilitas kendala yang dialami oleh perpustakaan SMP Negeri 3 Majene yang terkait dengan fasilitas pendukung penggunaan aplikasi SLiMS dalam pengolahan bahan pustaka adalah belum adanya printer dan barcode scanner yang tersedia di perpustakaan, sehingga penggunaan aplikasi SLIMS dalam pengolahan bahan pustaka belum bisa dilakukan secara maksimal. Tidak tersedianya printer dan barcode scanner merupakan kedala yang dialami oleh perpustakaan SMP Negeri 3 majene dalam kegiatan pengolahan bahan pustaka menggunakan aplikasi SLiMS, karena tanpa adanya printer dan barcode scanner maka kegiatan pengolahan bahan pustaka dengan mengguanakan aplikasi SLiMS tidak akan bisa berjalan dengan baik. Sarana berupa printer dan barcode scanner ini memberikan manfaat yang sangat signifikan dalam memaksimalkan kinerja aplikasi SLiMS, seperti untuk penggunakaan printer digunakan untuk mencetak kelengkapan bahan pustaka, data inventaris bahan pustaka, serta katalog bahan pustaka. Sedangakan untuk barcode scanner digunakan untuk membantu memverifikasi data pada proses inventarisasi dan mengscan barcode dalam kegiatan pelayanan sirkulasi di Perpustakaan SMP Negeri 3 Majene.

Penting adanya peningkatan kemampuan sumberdaya manusia dalam penggunaan aplikasi SLIMS serta melengkap fasilitas pendukung guna untuk memaksimalkan penggunaan aplikasi SLIMS di perpustakaan SMP Negeri 3 Majene lebih terkhusus lagi dalam kegiatan pengolahan bahan pustaka. Karena dengan adanya sumber daya manusia dan sarana yang lengkap maka aplikasi SLIMS bisa digunakan secara maksimal, tidak hanya didalam kegiatan pengolahan bahan pustaka akan tetapi juga dalam kegiatan pelayanan secara lansung kepada pemustaka.