PENGIMPLEMENTASIAN KNOWLEDGE SHARING DALAM RUANG LINGKUP ORGANISASI MAHASISWA

Knowledge atau pengetahuan diciptakan melalui beberapa proses,mulai dari data,kemudian informasi yang dipilah pilih dan selanjutnya menjadi sebuah pengetahuan yang digunakan dan diterapkan untuk kebutuhan dan keinginan akan sebuah pengetahuan,ntah nantinya pengetahuan tersebut akan digabungkan atau dikombinasikan dengan pengetahuan lainnya untk memaksimalkan setiap pengetahuan yang dikelola. Knowledge managementadalah proses menyebarkan dan membuat pengetahuan dapat diakses dan digunakan di dalam atau antara organisasi/ perusahaan (Sheu & WangChan, 2006). Knowledgemenjadi faktor penting dalam sebuah organisasi untuk dapat bersaing di ruang lingkup yang semakin kompetitif. Setiap individu dalam organisasi harus tahu bagaimana cara memanfaatkanknowledgeuntuk meningkatkan nilai kompetitif bagi dirinya sendiri maupun orang lain. Manajemen pengetahuan atau knowledge management merupakan suatu kegiatan pengelolaan atau pengaturan mengenai suatu pengetahuan yang bertujuan agar membuat si pengetahuan dapat diterima dan digunakan dengan semestinya. Dan juga untuk menghindari hal-hal yang menyimpang tehadap pengetahuan itu,tujuan lain dengan adanya knowledge management agar pengetahuan tersebut lebih tertata pada sebuah organisasi dan lembaga,baik organisasi besar atau kecil haruslah memiliki sistem manajemen pengetahuan mengenai banyak hal. Manajemen pengetahuan memiliki aturan dalam penerapannya, model setiap aturan knowledge juga berbeda beda tergantung sistem seperti apa yang hendak diterapkan, knowledge management pada perusahaan KFC berbeda dengan McD karena model yang digunakan dalam penyampaian pengetahuan juga berbeda begitupun dengan model knowledge management yang digunakan oleh organisasi mahasiswa. Apapun model yang digunakan dalam proses sharing knowledge bertujuan sama yaitu agar pengetahuan dapat sampai kepada orang banyak dengan cara dan aturan yang lebih tertata demi menjaga dan menyebarkan pengetahuan yang dimiliki untuk membuat individu lain memiliki pengetahuan yang sama satu sama lain. Setiap pengetahuan yang baik dan hendak disampaikan kepada organisasi harus terorganisasi dengan baik agar dapat terjalan dan dimanfaatkan sebagai panduan oleh individu, grup maupun organisasi. Walaupun banyak individu yang menyepelekan dan menganggap hal ini bukanlah suatu hal penting, namun bagi keberlangsungan suatu ortanisasi maupun perusahaan berbagi pengetahuan kemudian dikelola dengan nama manajemen pengetahuan menjadi salah satu kunci agar pengetahuan itu tidak berhenti dan akan terus berlanjut dan dapat dinikmati oleh anggota dan penerus selanjutnya dan menjadi arsip serta memori jika suatu waktu diperlukan demi kepentingan organisasi. Manajemen pengetahuan merupakan perpaduan strategi, alat, dan teknik yang diwariskan serta disebarkan tanpa melalui ikrar tertentu Beberapa di antaranya bukanlah hal yang baru. Bercerita, rekan sejawat pendampingan, dan belajar dari kesalahan manajemen pengetahuan memanfaatkan campuran teknik dari sistem berbasis pengetahuan. Manajemen pengetahuan terbagi dari beberapa model penerapan yang mengatur alur knowledge tersebut berjalan pada individu,grup dan organisasi. Pada penelitian ini SECI models banyak diminati sebagai acuan penerapan model knowledge dalam organisasi karena proses penerapan yang mudah dan tidak membutuhkan banyak biaya serta leboh mudah dijalankan dalam aktivitas sehari-hari di organisasi. Setiap organisasi memiliki karakteristik yang berbeda baik dari anggota, pimpinan maupun pembina, maka jika ingin menciptakan dan membuat pengetahaun yang sama diantara para anggota organisasi haruslah diatur manajemen pengetahuan antar sesama. Dimulai dari interaksi personal, rapat minguan maupun pemberian materi yang berkaitan dengan orgnisasi tersebut. Tujuan organisasi dapat dijadikan sebagai pemacu untuk terjalannya manajemen pengetahuan demi membuat anggota dapat berkontribusi menyebarkan dan berbagi informasi serta pengetahuan yang membuat tujuan organisasi dapat lebih cepat terwujud bukan hanya sekedar menyimpan dan membiarkan informasi serta pengetahuan hilang begitu saja karena belum dan tidak sampai kepada naggota lain. Knowledge sharing merupakan kemampuan organisasi untuk meningkatkan pengetahuan secara efektif dengan cara menciptakan, berbagi dan menggunakan pengetahuan yang diterapkan sebelumnya dengan menggunakan konsep dan metode yang telah diatur. Berbagi pengetahuan pada dasarnya adalah tindakan membuat pengetahuan tersedia dan dapat diterapkan bahkan dibagi dalam organisasi. Berbagi pengetahuan merupakan hal yang penting karena hal ini menyediakan hubungan antara individu dan organisasi dengan memindahkan pengetahuan yang ada pada individu ke tingkat organisasi, di mana pengetahuan tersebut dikonversi menjadi nilai ekonomi dan nilai kompetitif bagi organisasi (Hendriks,1999). Di sisi lain, knowledge sharing penting karena dapat membantu anggota mengatasi tugas sehari – hari dan menghadapi situasi baru (Gaál, Szabó, Obermayer, & Csepregi, 2015). Dalamknowledge sharing berdasarkan pengalaman yang diperoleh oleh setiap individu, secara bersama-sama dapat digunakan untuk memperbaiki sebuah pemikiran, atau gagasan (Maulana et al., 2018). Davenport dan Prusak (1998) mendefinisikan pengetahuan sebagai perpaduan antara pengalaman yang dibingkai, nilai-nilai, informasi kontekstual, dan wawasan ahli yang menyediakan kerangka kerja untuk mengevaluasi dan menggabungkan pengalaman dan informasi baru. Manajemen pengetahuan mencakup dua aspek, yaitu 'mengelola' pengetahuan yang telah ada dalam organisasi, serta meningkatkan kemampuan untuk menciptakan 'pengetahuan baru'. 2. TINJAUAN PUSTAKA Artikel ini berisi kumpulan- kumpulan teori dari para ahli yang dilengkapi dengan landasan pemikiran penulis dari beberapa artikel terbitan luar negeri yang telah di review oleh penulis. Serta dilengkapi dengan analisis dari salah satu organisasi yang memberlakukan knowledge sharing. Beberapa bagian dari artikel ini merupakan kumpulan dari penelitian- penelitian terdahulu yang konsep dan kajiannya membahas tentang knowledge management dan knowledge sharing yang diterapkan dalam sebuah organisasi. Konsep-konsep yang dipaparkan oleh peneliti terdahulu dapat disimpulkan kembali menyesuaikan keadaan zaman sekarang yang lebih luas cakupannya “Manajemen pengetahuan adalah pendekatan kolaboratif dan terintegrasi untuk penciptaan penangkapan, pengorganisasian, akses, dan penggunaan aset intelektual organisasi.” (Grey, 1996). “Terwujudnya komponen pengetahuan dari aktivitas organisasi sebagai suatu hal yang tercermin dalam strategi, kebijakan, dan praktik di semua tingkatan organisasi; dan, membuat hubungan langsung antara aset intelektual organisasi intelektual organisasi baik eksplisit (tercatat) dan tacit (pengetahuan pribadi) – dan hasil bisnis yang positif.” (Barclay dan Murray, 1997). “Knowledge sharing terdiri dari pemahaman yang disebarkan yang berhubungan dengan mengadakan akses pekerja dengan informasi yang relavan dan membangun dan menggunakan jaringan knowledge melaui organisasi.” (Hoget, et al, 2003).

Metode penelitian yang dipakai pada penelitian artikel ini adalah penelitian kualitatif studi kasus dikarenakan objek penelitian merupakan suatu organisasi yang berada di lingkungan UIN Imam Bonjol Padang dan data yang diperoleh berdasarkan dari hasil observasi dan wawancara dengan salah satu organisasi mahasiswa yang masih aktif dan terus melaksanakan perekrutan anggota baru hingga saat ini serta orgnaisasi ini juga merupakan salah satu organisasi yang diminati oleh banyak mahasiswa UIN Imam Bonjol Padang.

Knowledge sharing yaitu membagikan maupun menyebarkan pengetahuan berupa, informasi, ide atau pengalaman kepada suatu organisasi atau komunitas yang biasanya disebarkan melaui proses diskusi, presentasi dll, untuk berjalannya suatu organisasi. Pengetahuan atau knowledge memiliki banyak model dalam proses transfer atau sharing antar satu individu maupun organisasi, beberapa diantaranya: 1. Model Choo (1998) 2. Weick (2001) 3. Wiig ( 1993) 4. Von Krogh and Roos (1995) 5. Boisot (1998) 6. Beer (1984) 7. Nonaka and Takeuchi (1995) Mayoritas organisasi mahasiswa lebih mengenal SECI models dari Nonaka dan Takaeuchi yang mana model ini disebut dengan model spiral pengetahuan SECI models ini terdiri dari Tacit knowledge yaitu suatu pengetahaun bahkan beberapa pengetahuan yang berasal dan terdapat di dalam pikiran seorang individu berdasarkan pemahaman dan pengalaman individu tersebut dan dapat dibagikan melalui tatapan dan percakapan, dan knowledge selanjutnya disebut explicit knowledge yaitu pengetahuan yang sebelumnya sudah dikumpulkan serta didokumentasikan kedalam suatu bentuk bahan bacaan yang dapat lebih mudah dipahami oleh orang lain, bisal dalam bentu buku, jurnal dan bahan bacaan lain yang digunakan sebagai sumber pengetahuan. Terjadinya proses transfer dan terima pengetahuan yang terdiri dari tahap: 1. Tahap Socialization (sosialisasi),tahap ini mendahulukan tacit knowledge sebagai sumber pengetahuan kemudian diterima dan diolah oleh individu dan kelompok maupun organisasi dan diolah menjadi tacit knowledge (pengetahuan yang berasal dari pemikiran). 2. Tahap externalization (eksternalisasi), pada tahap ini mengharuskan para individu untuk mengolah pengetahuan tacit (pengetahuan yang berasal dari pikiran) untuk dijadikan pengetahuan explicit (pengetahuan yang berasal dari bahan bacaan) yang disalurkan bagi keberlangsungan pengetahuan di sebuah grup. 3.Tahap combination (kombinasi ),tahap kombinasi digunakan oleh para anggota grup pada suatu organisasi yang dimana pengetahuan explisit (explicit knowledge) diubah Kembali menjadi pengetahuan explisit yang dimuat dalam bentuk buku,catatan atau artikel online. 4. Tahap terakhir disebut tahap internalization (internalisasi), para individu pada suatu grup dan kumpulan grup pada suatu organisasi akan mengubah pengetahuan explisit dari tahap kombinasi menjadi pengetahuan tacit seperti mengaplikasikan suatu kegiatan setelah membaca bahan bacaan sebelumnya. Tacit knowledge dan eksplisit knowledge lebih mudah digunakan dan dilaksanakan di organisasi mahasiswa karena proses bertukar informasi dan pengetahuan lebih mudah dilakukan tanpa ada hal khusus terkait proses knowledge sharing. Tacit knowledge atau pengetahuan yang berasal dari pemikiran seseorang kemudian di transfer atau dibagikan melalui ucapan atau perkataan tanpa ada bantuan media menjadi salah satu proses sharing knowledge yang sangat dominan dilaksanakan, sementara itu untuk eksplisit knowledge dapat dimaknai dengan pengetahuan yang berasal dari tulisan atau bahan bacaan. Pengetahuan tacit merupakan elemen penting dalam basis pengetahuan organisasu dan memiliki peran sentral dalam pembelajaran organisasi. Analisis ini menekankan perlunya melihat pengetahuan tacit dalam pengaturan yang dinamis, dan bahwa pengetahuan tacit dapat diperoleh dan ditransfer pada berbagai tingkatan: individu, kelompok, organisasi dan antar organisasi. Fokus utama dariknowledge sharingadalah kemampuan masing-masing individu dalam menjelaskan, mengkodekan dan mengkomunikasikan pengetahuan kepada orang lain, kelompok, dan khususnya kepada organisasi/ perusahaan.Proses ini dapat terjadi diantara individu dalam tim, antar tim, antar unit dalam organisasi, atau bahkan antar organisasi agar produktifitas kerja semakin tinggi (Glassop, 2002). Tacit knowledge dapat terlaksana disaat para anggota organisasi mahasiswa sedang melaksanakan rapat atau pertemuan rutin maka SECI models terkhusus tacit knowledge dapat terlaksana, untuk eksplisit knowledge dapat dilihat saat adanya proses pembuatan dan penyususnan buku AD/ART yang mana semua pengetahuan mengenai organisasi itu berasal dari sebuah buku. Anggota organisasi yang menerapkan knowledge sharing dengan SECI models ini merasakan dan mendapatkan pengetahuan dengan lebih jelas serta dapat mendukung pencapaian serta tujuan dari pengelolaan organisasi tersebut. Oleh karena itu, pengetahuan yang tidak diimplementasikan dengan baik dalam organisasi akan berdampak pada keberlangsungan organisasi. Adanya knowledge merupakan sebagai kegiatan berbagi informasi dan pengetahuan secara turun temurun, baik berupa solusi dari masalah yang terjadi maupun ide – ide baru yang semakin berkembang dari generasi ke generasi sebuah organisasi. Untuk menstimulasi bagian penemuan dari inovasi, organisasi perlu memiliki mekanisme inovasi yang mendukung penciptaan, berbagi, dan integrasi pengetahuan. Dengan demikian, inovasi merupakan salah satu tujuan dari program manajemen pengetahuan yang efektif. Manajemen pengetahuan mencakup dua aspek, yaitu 'mengelola' pengetahuan yang sudah ada dalam organisasi, serta meningkatkan kemampuan untuk menciptakan 'pengetahuan baru'. Ketika manajemen pengetahuan diperkenalkan, maka kejadian-kejadian di masa lalu yang dimanfaatkan untuk mempromosikan dan memfasilitasi proses inovasi. Manajemen pengetahuan berhubungan dengan penciptaan, akuisisi, integrasi, distribusi, dan penerapan pengetahuan untuk meningkatkan efektivitas operasi dan keunggulan kompetitif organisasi.

Sharing knowledge merupakan cara mempertahankan dan meneruskan pengetahuan yang dimiliki oleh seorang individu, organisasi maupun masyarakat mengenai suatu hal agar dapat dibagi kepada orang lain dengan menggunakan SECI models dengan adanya tacit knowledge dan eksplisit knowledge sebagai asal pengetahuan yang hendak dibagikan. Harapan terhadap sharing knowledge pada organisasi mahasiswa dapat terlaksana dengan lebih teratur dan terstruktur agar pengetahuan dapat sampai d cepat dan tepat kepada anggota organisasi. Manajemen pengetahuan adalah memberikan informasi yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat. Sebagian besar perusahaan yang memiliki program manajemen pengetahuan menekankan pada berbagi pengetahuan dan integrasi yang disebut sebagai manajemen pengetahuan generasi pertama. Untuk menstimulasi bagian penemuan dari inovasi, organisasi perlu memiliki mekanisme inovasi yang mendukung penciptaan, berbagi, dan integrasi pengetahuan. Dengan demikian, inovasi merupakan salah satu tujuan dari program manajemen pengetahuan yang efektif. Mengolah pengetahuan dalam sebuah organisasi bukanlah hal yang mudah, namun harus dilakukan dan dijalankan agar informasi dan pengetahuan dapat terjaga dengan baik dan tidak disalahartikan bagi masing – masing anggota organisasi. Knowledge management ini merupakan hal yang sangat penting dan menjadi tolak ukur bagaimana organisasi tersebut dijalankan.