OPTIMALISASI SUMBER DAYA MANUSIA MELALUI PERANAN KNOWLEDGE SHARING DI ORGANISASI PEMBINAAN ANAK-ANAK SALMAN INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG (PAS ITB)

Berbicara mengenai pengetahuan, terdapat dua jenis pengetahuan yang tidak bisa dipisahkan yakni pengetahuan tacit dan pengetahuan eksplisit. (Yusup, P. M, 2012) mengemukakan bahwa pengetahuan tacit merupakan pengetahuan pada seseorang yang belum disimpan atau dikodifikasikan dalam suatu media penyimpanan. Sementara itu, pengetahuan eksplisit adalah pengetahuan yang dapat disimpan atau ditempatkan dalam media penyimpanan. Kedua jenis pengetahuan tersebut saling melengkapi serta berinteraksi dalam lingkup hubungan antar manusia dan disebut juga dengan proses konversi pengetahuan. Knowledge Sharing pada dasarnya merupakan proses berbagi pengetahuan (tacit dan explicit knowledge) dari satu individu ke individu lain dengan cara berkomunikasi. Knowledge sharing juga termasuk bagian dari knowledge management. Adapun siklus dari knowledge management itu sendiri meliputi pengambilan pengetahuan, penciptaan pengetahuan, penyebaran pengetahuan, berbagi pengetahuan dan pengaplikasian pengetahuan. (Tung, dalam Nugroho, C. S, 2020). Dalam suatu organisasi, dapat diartikan bahwa knowledge sharing ini adalah salah satu tahapan dalam rangkaian pengambilan pengetahuan setiap anggotanya. Peranan knowledge sharing dalam suatu organisasi menjadi penting adanya demi keberlangsungan kegiatan organisasi, terlebih pada proses perbaikan dan pengembangan organisasi. Knowledge sharing menjadi bagian yang erat kaitannya dengan proses pembelajaran suatu organisasi. Hal ini karena pengetahuan merupakan salah satu kunci bagi organisasi untuk bisa meningkatan serta mengembangkan pengetahuan, baik untuk sumber daya manusia yang ada di dalamnya maupun untuk organisasi itu sendiri. Selain itu, proses maupun hasil dari knowledge sharing dapat menjadi warisan organisasi yang bermanfaat bagi pengurus aktif atau pengurus yang akan datang. Sebagai salah satu organisasi pembinaan atau pengajaran kepada anak-anak, PAS ITB tentu melakukan kegiatan knowledge sharing, khususnya yang dilakukan oleh para anggota organisasi atau yang biasa disebut "kakak pembina" yang berperan untuk membina adik-adik atau anggota binaan serta menjalankan kepengurusan organisasi. Kakak pembina di PAS ITB sendiri merupakan mahasiswa dari beragam karakter serta latar belakang jurusan dan universitas yang tersebar di Bandung Raya dan sekitarnya. Perbedaan ini menjadi suatu keunikan dan tantangan sendiri untuk tetap bisa menghasilkan output pengajaran yang sama kepada adik-adik. Gap atau kesenjangan pengetahuan antar antar kakak pembina tersebut dapat dihilangkan melalui proses knowledge sharing yang dapat meningkatkan kompetensi dari setiap individunya sehingga optimalisasi sumber daya manusia yang ada di organisasi dapat tercipta dan kinerja organisasi pun dapat meningkat dan berjalan lebih baik lagi. Pengetahuan yang didapatkan dari kegiatan knowledge sharing yang berlangsung selanjutnya dapat ditulis atau dijadikan suatu dokumen dan disimpan di suatu tempat penyimpanan. Tujuannya agar pengetahuan atau informasi yang didapatkan dari kegiatan knowledge sharing dapat dikelola dengan baik. Penting adanya bagi organisasi untuk bisa mengelola pengetahuan agar memudahkan para anggota organisasi untuk mengakses dan mengambil pengetahuan atau informasi yang dimiliki organisasi. Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis tertarik untuk meneliti mengenai knowledge sharing di organisasi Pembinaan Anak-Anak Salman Institut Teknologi Bandung (PAS ITB). Adapun tujuan dari tulisan ini adalah untuk mengetahui: bagaimana peranan knowledge sharing pada organisasi PAS ITB, bagaimana pengelolaan pengetahuan membantu mengakses pengetahuan di organisasi PAS ITB, bagaimana faktor pendukung knowledge sharing pada organisasi PAS ITB, dan bagaimana faktor penghambat knowledge sharing pada pada organisasi PAS ITB.

Metode yang digunakan dalam penelitian ini yakni metode kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Moleong (2012) menjelaskan bahwa penelitian kualitatif merupakan penelitian yang berupaya memahami fenomena-fenomena yang berkaitan dengan apa yang diperoleh dari subjek penelitian, seperti perilaku, pemahaman motivasi, perilaku, dan lain-lain. Hal ini sejalan dengan maksud dari dilakukannya penelitian ini untuk mengetahui bagaimana proses knowledge sharing yang dilakukan oleh para kakak pembina di organisasi Pembinaan Anak-Anak Salman Institut Teknologi Bandung (PAS ITB). Sementara itu, pendekatan studi kasus menurut Yin (2013) menitikberatkan pada aspek perencanaan dan pelaksanaan. Tujuannya adalah untuk mengatasi kritik tradisional terhadap proses atau model seleksi dengan lebih baik. Pendekatan studi kasus dipilih karena penelitian ini berfokus pada bagaimana knowledge sharing yang dilakukan para kakak pembina di organisasi PAS ITB. Subjek dalam penelitian ini adalah orang para kakak pembina PAS ITB sebagai pelaku yang terlibat langsung dalam objek yang ditentukan. Sementara itu, objek dalam penelitian ini adalah proses knowledge sharing yang dilakukan oleh para kakak pembina di organisasi PAS ITB. Penelitian dilakukan di area Masjid Salman ITB, Gedung Kayu, Jl. Ganesa No.7, Lb. Siliwangi, Kecamatan Coblong, Kota Bandung, Jawa Barat 40132 yang dilaksanakan pada bulan Mei-Juni 2024. Sumber data berasal dari data primer dan juga data sekunder. Teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu melalui wawancara dan observasi. Adapun teknis analisis data dimulai dari mereduksi data, menyajikan data dan menarik kesimpulan.

Knowledge sharing menurut David Gurteen (dalam Yusup, P. M, 2012) merupakan suatu gambaran interaksi antara dua orang atau lebih yang membentuk proses komunikasi dengan tujuan agar setiap anggota dapat meningkatkan dan mengembangkan dirinya. Selain itu, knowledge sharing merupakan proses pertukaran informasi, saran dan keahlian untuk membantu dan berkolaborasi dengan orang lain dalam pelaksanaan tugas sehari-hari, penyelesaian masalah dan pengembangan ide-ide yang baru. Proses knowledge sharing menurut Marquardt (dalam Nugroho, C. S, 2020) dibagi menjadi dua, yakni: Yang disengaja: Transfer pengetahuan dilakukan dengan metode tertulis seperti melalui laporan, dokumen, dll dan metode lisan seperti briefing, pelatihan, pendampingan. Yang tidak disengaja: Transfer pengetahuan dilakukan melalui cerita, jaringan informal, dll. Karakteristik utama knowledge sharing menurut Islam (dalam Mulyana, 2024) dibagi menjadi tiga, yakni: Melibatkan suatu proses/prosedur untuk berbagi. Dapat diartikan bahwa dalam knowledge sharing terdapat suatu proses tertentu yang bukan merupakan suatu peristiwa ataupun bergantung pada media komunikasi. Berbagi keahlian ataupun pengalaman dari seseorang ke seseorang yang lain. Dapat diartikan bahwa knowledge sharing memiliki kaitan dengan ketersediaan seseorang dalam menerima dan membagikan pengetahuan serta pengalamannya. Mengarahkan kepada penemuan solusi dari permasalahan organisasi atau penghasilan ide-ide yang baru. Dapat diartikan bahwa di dalam proses knowledge sharing ini terdapat usaha pemecahan masalah yang nantinya dapat menghasilkan suatu inovasi serta kinerja yang berkelanjutan. Penerapan Knowledge Sharing Knowledge sharing yang dilakukan pada organisasi Pembinaan Anak-Anak Salman ITB (PAS ITB) banyak terjadi hampir di setiap kegiatan PAS ITB baik di pertemuan formal maupun informal. Penyebaran pengetahuan dan pengalaman sering dibagikan oleh para kakak pembina PAS ITB terutama pada pertemuan langsung yang diadakan rutin satu minggu sekali yakni pada hari Minggu di pra/pelaksanaan/pasca mentoring. Adanya kegiatan knowledge sharing ini menjadi penting sebagai tempat belajar bagi kakak pembina untuk memberi dan menerima ilmu serta keefektifan dan keefisienan pengajaran terhadap adik nantinya. Adapun yang terlibat dalam pertemuan tersebut selain kakak pembina di antaranya adalah dari MPA sebagai pengawas, Pengutam yang membantu dan mengawasi dan dari divisi-divisi mentoring. Berikut beberapa kegiatan knowledge sharing yang dilakukan oleh kakak pembina di organisasi PAS ITB: 1. Rapat Kerja Rapat Kerja di PAS ITB sendiri dibagi dalam beberapa kelompok (rapat pengutam/pengurus utama, rapat penguin/pengurus inti, rapat koordinasi, rapat divisi, rapat progress). Di pertemuan ini biasanya membahas segala tentang kepengurusan maupun program kerja di PAS ITB seperti mempersiapkan timeline kegiatan, konsep kegiatan, pembentukan kebutuhan, menganalisis kesiapan kakak pembina, sharing progress, memecahkan suatu permasalahan, musyawarah dan lain sebagainya. ("Ketika rapat juga kan kadang berbagi pengetahuan ketika kita memecahkan suatu permasalahan juga di situ biasanya kita sharing-sharing pengalaman, pengetahuan dsb" - Kak Sipe, 19 Mei 2024). Knowledge sharing yang terjadi ketika rapat termasuk ke dalam pertemuan yang formal dan terjadi secara natural serta tidak disadari. Hasil pembahasan dalam rapat biasanya dicatat melalui notulensi yang nantinya akan dibagikan kepada grup anggota yang terlibat sebagai pengetahuan. 2. Mentoring Kakak Melalui kegiatan Menka atau mentoring kakak, Kakak-kakak pembina dibekali dengan ilmu-ilmu dari orang/tokoh yang berpengalaman di bidangnya yang diundang ke PAS ITB baik secara offline maupun online. Tujuannya agar kakak PAS ITB mendapatkan pengetahuan baru dan melatih softskill. Topik pemateriannya yakni mengenai psikologi, pendidikan anak dalam perspektif Islam, dan lain sebagainya. 3. Konsolidasi Dalam konsolidasi, kakak-kakak pembina PAS ITB diberikan arahan mentoring secara spesifik di setiap pekannya. Konsolidasi dilakukan untuk mempersiapkan dan menyatukan goals yang akan dituju di hari H mentoring sesuai guideline yang sudah ditentukan sebelumnya. Dengan mengikuti konsolidasi, kakak-kakak pembina menjadi lebih terarah. 4. Embun Pagi Embun Pagi merupakan suatu nama kegiatan di PAS ITB yang di dalamnya para kakak pembina bercerita/berbagi pengetahuan serta pengalamannya mengenai topik tertentu. Kegiatan ini dilaksanakan sebelum pelaksanaan mentoring berlangsung yakni pada hari Minggu pukul 6 pagi di area Masjid Salman ITB. Pembicara digilir dari perwakilan setiap divisinya. Suasana yang syahdu dapat membuat kakak-kakak lebih fresh dalam mentransfer atau menerima pengetahuan dan juga mempererat hubungan. 5. Evaluasi setelah Mentoring Kegiatan evaluasi biasanya dilakukan setelah kegiatan mentoring selesai, di sini setiap kelompok (kakak pembina) menyampaikan evaluasinya/tanggapannya satu per satu dari pelaksanaan mentoring di hari tersebut. Tujuannya adalah supaya mentoring pekan selanjutnya dapat dilaksanakan lebih baik lagi dan output ke adik-adik binaan juga dapat lebih maksimal. Pada evaluasi ini seringkali kakak pembina PAS ITB saling memberi tanggapan dan berbagi pengetahuan serta pengalamannya akan permasalahan di mentoring (misalnya cara menghadapi anak-anak). 6. Sosialisasi Akbar Sosialisasi akbar merupakan kegiatan para kakak pembina untuk menyampaikan pendapat dan gagasannya untuk visi misi PAS ITB dan juga program-program kerja dari PAS ITB. Dilaksanakan di awal kepengurusan baik itu offline maupun online dengan sistem musyawarah atau voting. 7. Diskusi Santai Antar Kakak Pembina PAS ITB Kegiatan diskusi ini adalah salah satu metode knowledge sharing yang informal dikarenakan prosesnya terjadi begitu saja tanpa perencanaan (natural dan fleksibel). Terjadi ketika sedang kumpul/ada pertemuan dan mengarah kepada sharing pengetahuan atau pengalaman khususnya mengenai dunia anak. Secara umum, proses sosialisasi para kakak pembina PAS ITB terfasilitasi melalui berbagai kegiatan baik yang formal maupun informal. Interaksi yang berlangsung bertujuan untuk berbagi pengetahuan serta pengalaman antar kakak pembina PAS ITB agar semua anggota memiliki pengetahuan yang sama, khususnya seputar pembinaan anak-anak. Semua anggota memiliki kesempatan yang sama untuk dapat membagikan pengetahuan. Terdapat budaya organisasi seperti tepuk apresiasi dan afeksi kepada kakak-kakak yang berani menyampaikan pendapatnya. Pengelolaan Pengetahuan dalam Membantu Pencarian Pengetahuan Pengelolaan pengetahuan yang dilakukan para kakak pembina di PAS ITB dimulai dari mendokumentasikan hasil diskusi, rapat, pertemuan dll (kegiatan knowledge sharing) baik itu dalam bentuk foto, video, tulisan atau notulensi, rekaman dsb. Kemudian selanjutnya dikemas ulang kembali sehingga dapat disebarluaskan. Pengelolaan dan pengkombinasian ini dapat mempermudah para kakak pembina PAS ITB dalam mencari ataupun mengakses suatu pengetahuan. Pengelolaan dilakukan dengan cara menyortir, mengklasifikasi, dan mengembangankan dengan proses organisasi. Berikut merupakan beberapa contoh implementasi dari proses pengelolaan pengetahuan yang dilakukan: 1. Penyortiran berbagai informasi/dokumentasi kegiatan melalui link terpusat (linktr.ee/mediapasitb) Link ini memuat berbagai informasi mengenai media PAS ITB dan menjadi link terpusat untuk masuk ke berbagai link lainnya (foto-foto, video, recap kegiatan mentoring, penerimaan kakak baru, serta akses sosial media PAS ITB). Hal ini memudahkan kakak pembina maupun masyarakat umum untuk melihat dokumentasi yang tersedia. 2. Pengklasifikasian dokumen melalui google drive Seluruh hasil dokumentasi (foto, video, notulensi) dihimpun ke dalam satu drive besar PAS ITB di google drive atau email. File-file tersebut dikelompokkan ke dalam folder-folder divisi dan kegiatan. Pengarsipan ini dilakukan untuk menjaga dokumen dan memudahkan dalam pencarian dan mengakses informasi. 3. Penyebaran konten/informasi melalui sosial media Hasil dari kegiatan berbagi pengetahuan diubah menjadi sebuah konten yang baru (kumpulan foto, video) yang memuat informasi tertentu mengenai PAS ITB. Konten dibagikan melalui sosial media PAS ITB (Instagram, TikTok, YouTube, dan WhatsApp) yang bisa dilihat oleh siapapun. Pengelolaan pengetahuan ini menjadi salah satu bentuk pengarsipan seluruh dokumen pengetahuan secara tersistemasi. Adanya arsip tersebut dapat memudahkan anggotanya dalam melakukan pencarian pengetahuan karena pengetahuan yang dimiliki sudah terkelola dalam satu drive bersama. Faktor Pendukung Knowledge Sharing di Organisasi PAS ITB Faktor pendukung merupakan mekanisme dalam mendorong pembelajaran seseorang maupun organisasi yang dapat memfasilitasi knowledge sharing. Kepercayaan dan keterbukaan: Adanya rasa percaya satu sama lain antar anggota organisasi berdampak positif pada kelancaran proses knowledge sharing. Anggota menjadi lebih terbuka untuk menyampaikan gagasan, pengetahuan, maupun pengalamannya. Budaya organisasi: Adanya budaya organisasi seperti tepuk apresiasi memberikan dorongan setiap individunya untuk dapat memberikan feedback yang positif dan memicu keberanian menyampaikan pendapat. Hubungan timbal balik antara pengirim dan penerima pengetahuan: Timbal balik menjadi faktor penting untuk menjaga keberlanjutan kegiatan knowledge sharing dan mendorong pertukaran pengetahuan. Dukungan Pemimpin: Pimpinan di PAS ITB (termasuk ketua umum) senang melibatkan orang lain dalam memberikan pandangan dan menghasilkan suatu keputusan. Pimpinan juga selalu mengawasi dan mendukung penuh pelaksanaan knowledge sharing. Faktor Penghambat Knowledge Sharing Kurangnya keterlibatan anggota organisasi secara penuh: Kehadiran kakak pembina PAS ITB dalam menghadiri kegiatan knowledge sharing perlu ditingkatkan lagi, karena masih di bawah 50%. Menyamakan waktu anggota organisasi menjadi tantangan. Kurang maksimalnya pendokumentasian: Kegiatan berbagi pengetahuan di PAS ITB belum secara utuh didokumentasikan, dan tidak ada keharusan bagi anggotanya untuk mencatat setiap kegiatan. Kurangnya penggunaan TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi): Pengelolaan pengetahuan di PAS ITB yang menggunakan media sosial (WhatsApp, Instagram, YouTube, TikTok) masih perlu dikembangkan lagi, terutama perihal penyebaran pengetahuan yang belum secara utuh dikelola.

Berdasarkan hasil dan pembahasan dapat disimpulkan beberapa hal berikut: Penerapan knowledge sharing di PAS ITB meliputi berbagai kegiatan yakni rapat kerja, mentoring kakak, konsolidasi, embun pagi, evaluasi setelah mentoring, sosialisasi akbar dan diskusi santai antar kakak pembina PAS ITB. Pengelolaan pengetahuan yang dilakukan oleh para kakak pembina PAS ITB berupa penyortiran berbagai informasi atau dokumentasi kegiatan melalui link terpusat (linktr.ee/mediapasitb), pengklasifikasian dokumen melalui google drive dan penyebaran konten atau informasi melalui sosial media. Faktor pendukung knowledge sharing di PAS ITB yakni kepercayaan dan keterbukaan, budaya organisasi, hubungan timbal balik antara pengirim dan penerima pengetahuan dan dukungan pemimpin. Faktor penghambat knowledge sharing di PAS ITB yakni Kurangnya keterlibatan anggota organisasi secara penuh, kurang maksimalnya pendokumentasian dan kurangnya penggunaan TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi).Berdasarkan hasil dan pembahasan dapat disimpulkan beberapa hal berikut: Penerapan knowledge sharing di PAS ITB meliputi berbagai kegiatan yakni rapat kerja, mentoring kakak, konsolidasi, embun pagi, evaluasi setelah mentoring, sosialisasi akbar dan diskusi santai antar kakak pembina PAS ITB. Pengelolaan pengetahuan yang dilakukan oleh para kakak pembina PAS ITB berupa penyortiran berbagai informasi atau dokumentasi kegiatan melalui link terpusat (linktr.ee/mediapasitb), pengklasifikasian dokumen melalui google drive dan penyebaran konten atau informasi melalui sosial media. Faktor pendukung knowledge sharing di PAS ITB yakni kepercayaan dan keterbukaan, budaya organisasi, hubungan timbal balik antara pengirim dan penerima pengetahuan dan dukungan pemimpin. Faktor penghambat knowledge sharing di PAS ITB yakni Kurangnya keterlibatan anggota organisasi secara penuh, kurang maksimalnya pendokumentasian dan kurangnya penggunaan TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi).