Pola Pengelolaan Arsip Secara Digital dalam Mendukung Efektivitas Organisasi di Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Bontang

Latar BelakangKemampuan untuk berkomunikasi secaraefektif lintas waktu dan jarak adalah ciri era digital, seperti sekarang ini. Era globalisasi, di mana informasi dapat diakses tanpa memperhitungkan waktuatau jarak, juga dikenal dengan istilah ini. Dengan demikian, setiap faktor berdampak pada bagaimana era digital ini berkembang. Salah satunya adalah penyelenggaraan rekod di setiap organisasi, yang pada awalnya hanya terdiri dari arsip tradisional, lambat laun bergeser ke rekod elektronik dan kadang disebut dengan digitalisasi rekod.Sesuai dengan amanat Undang-Undang Nomor43 Tahun 2009 tentang kearsipan bahwa sistem penyelenggaraan arsip nasional yang menyeluruh dan terpadu harus digunakan untuk mengelola kearsipan pada lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, dunia usaha, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan guna menjawab tantangan globalisasi, mendukung terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan yang bersih, serta meningkatkan kualitas pelayanan publik. Perangkat lunak atau aplikasi yang membantu penyelenggaraan pemerintahan dalam memberikan pelayanankepada masyarakat diperlukan untuk pelaksanaan pengelolaan arsip.Selain itu dalam keputusan Peraturan ArsipNasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Arsip Republik Indonesia bahwa dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraannegara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasikemasyarakatan, dan perorangan harus dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu.Penatausahaan dokumen dan informasisecara digital akan menyediakan perangkat bisnis untuk mendukung aktivitas kerja dan menghasilkan pelayanan yang efektif. Organisasi akan dipermudah dengan tersedianya pengelolaan arsip digital ini, sehingga terjadi efisiensi, penggunaan sumber daya keuangan yang efektif, akuntabilitas, dan pengurangan risiko dalam penyelenggaraan pemerintahan.Tujuan dari penelitian ini adalah meningkatkan penatausahaan arsip manual menjadi pengelolaan arsip berbasis digital untuk mendorong efisiensi dan efektifitas di tempat kerja, memberikan solusi dan wawasan kepada pemangku kepentingan dan pejabat terkait . Tujuan pemerintah untuk membangun tata kelola yang memanfaatkan teknologi, informasi, dan komunikasi untuk menawarkan layanan kepada pengguna Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) sejalan dengan hal ini.Dari Pemaparan diatas peneliti tertarikuntuk meneliti bagaimana penyelenggaraanpengelolaan arsip di lingkungan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan, sehingga penulis mengambil judul penelitian “Penyelenggaraan Pengelolaan Arsip Secara Digital dalam Mendukung Efektivitas Organisasi di Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Bontang”.KAJIAN PUSTAKAPeraturan Presiden No. 95 Tahun 2018tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik atau SPBE. SPBE ini bertujuan untuk mencapai tata kelola pemerintahan yang jujur, produktif, terbuka, dan bertanggung jawab dan layanan publik yang berkualitas dan dapat diandalkan. Dalam rangka meningkatkan keterpaduan dan efisiensi, diperlukan tata kelola dan manajemen sistem pemerintahan yang berbasis teknologi informasi di seluruh perangkat pemerintahan.Revolusi Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) Memberikan kesempatan bagi pemerintah untuk melakukan inovasi dalam membangunsistem aparatur negara melalui penggunaanSistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) atau e-Government. SPBE adalah pelaksanaanpemerintahan yang memanfaatkan teknologi dan informasi untuk memberikan layanan kepada seluruh pihak, termasuk pemerintah pusat dan daerah, dunia bisnis, masyarakat, dan lain sebagainya. Dengan menerapkan SPBE, peluang untuk memajukan dan mewujudkan pemerintahan yang terbuka, partisipatif, inovatif, dan akuntabel akan terbuka lebar. Hal ini juga dapat meningkatkan kerjasama antar instansi pemerintah dalam menjalankan tugas dan tujuan bersama serta meningkatkan kualitas dan jangkauan pelayanan publik kepada masyarakat yang lebih luas, serta mengurangi tingkat penyalahgunaan wewenang berupa kolusi, korupsi, dan nepotisme.Sitompul (2001) dalam studinya menemukanbahwa memanfaatkan internet untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan bisnis atau institusi, termasuk kecepatan pergerakan data lintas bagian, korespondensi elektronik, dan pencarian informasi.dalam penelitiannya mengungkapkan bahwa dengan menggunakan internet diantaranya kecepatantransfer data antar bagian, surat menyurat elektronik dan pencarian data-data informasi yang diperlukan perusahaan atau lembaga.Sejalan dengan definisi tersebut Pengurus Daerah Ikatan PustakawanIndonesia Jawa Barat (2000:215) juga mengungkapkan bahwa Peningkatan teknologi internet memiliki keuntungan dalam mengatasi jarak dan waktu, serta menyediakan sumber informasi yang hampir tak terbatas. Hal ini membuka peluang untuk kesetaraan dalam pendidikan dan memperkaya pengalamanbelajar. Selain itu, internet memfasilitasi kerjasama dan interaksi antara pelaku pendidikan, yang dapat meningkatkan pengalaman belajar lintas budaya.Internet juga dapat menyediakan sumber belajar yang melimpah, dari ahli di berbagai bidang dan informasi dari seluruh dunia.Selaras dengan definisi diatas menurut Mulyadi (2016) Pengguna kini dapat menikmati penyajian informasi dengan cara yang berbeda berkat keinginan untuk mengubah bentuk dokumen menjadilebih interaktif. Khususnya dalam manajemen dokumen, ide dari waktu ke waktu semakinberkembang. Dengan semakin berkembangnya ide muncullah digitalisasi dokumen yang memudahkan penyelenggaraan kearsipan.Pengelolaan Proses pendigitalan, penyimpanan, dan pengaksesan atau pengambilan arsip disebut juga sebagai pendigitalan arsip. Teknologi digital memudahkan untukmenginterpretasikan informasi dengan cepat dan benar.LANDASAN TEORIArsip Digital1. Pengertian arsip digitalArsip digital adalah rekaman analog dan digital yang dihasilkan atau disimpan secara elektronik. Arsip fisik, di sisi lain, seringkali berbentuk kertas yang telah ditulisi secara fisik atau elektronik. Digitalisasi arsip mengacu pada tindakan mengubahnya dari lembaran fisik menjadi data elektronik. Mengingat kemudahan teknologi modern, arsip digital saat ini jauh lebih diminati. Arsip digital dianggap lebih efektif daripada arsip fisik. Dibandingkan dengan arsip fisik, arsip ini juga kurang rentan terhadap risiko dan kehancuran..Selain itu dalam sumber ini dijelaskan kuga pengertian arsip digital Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) istilah digital yang terdapat pada arsip berarti hubungan dengan angka-angka untuk sistem perhitungan tertentu. Sementara itu jika dikaitkan dengan istilah digitalisasi, artinya proses pemberian atau pemakaian sistem digital.Artinya berdasarkan arti kata dalam bahasa, digital atau digitalisasi dalam arsip erat kaitannya antara digital atau digitalisasi dengan arsip dalam konteks medianya. Di mana penyimpanan suatu data atau arsip dilakukan dalam bentuk digital, sehingga menjadi arsip digital atau disebut sebagai arsip digital.(Yusuf Abdhul, 2023) 2. Pengelolaan arsip digitalPengelolaan arsip digital secara umum yangdisebutkan oleh (Yusuf Abdhul,2023) dapat dilakukan melalui beberapa tahapan yaitu: 1) Pengumpulan bahan dimana dalam melakukan pengelolaan arsip elektronik, diperlukan tahapan dalam melakukan pengumpulan bahan yaitu dokumen yang akandijadikan arsip elektronik atau arsip digital. 2) Tahapan pemindaian dilaksanakan setelah tahapan penyiapan bahan atau dokumen yang akan disimpan dalam media digital maka selanjutnya dokumen atau arsip tersebut dialih mediakan dengan menggunakan scanner atau alat teknologi lain yang dapat mengubah bentuk dokumen atau arsip tersebut menjadi format foto atau image. 3) Tahapan Manipulasi yakni setelah arsip atau dokumen telah dialihmediakan maka arsip tersebut dapat disesuaikan sesuai kapasitas penyimpanan atau sistem yang akan menyimpan arsip digital atau arsip elektronik tersebut. 4) Tahapan Entry Data yaitu Penginputan data yang kemudian dilakukan pada proses selanjutnya ke dalam sistem.Proses penginputan data ini dilakukan untuk mempermudah proses temu balik informasi yang akan dicari. 5) Tahapan editing dan koreksi yaitu memeriksa data yang telah di input juga perlu dilakukan agar pada saat pencarian kata kunci pencarian arsip tidak terjadi kesalahan data untuk memudahkan pencarian arsip yang akan digunakan.6) Akses arsip digital adalah langkah terakhir yang dapat dilakukan setelah arsip di input, pencarian arsip dapat dilakukan pada saat temu balik informasi yang akan digunakan isi dan informasinya.Pada Tahun 2008 , International Council onArchives (ICA) mempublikasikan Principles and Functional Requirements for Record in Electronic Office Environments yang kemudian diadopsi ke dalam ISO 16175-2:201 (E) yang mengidentifikasi empat kelompok fungsi yang harus dilaksanakan dalam pengelolaan arsip elektronik yaitu penciptaan, pemeliharaan, diseminasi dan pengaturan.Kelompok elemen ini dilaksanakan guna menciptakanpengelolaan arsip elektronik yang berkualitas.Pemanfaatan teknologi dalam pengelolaanarsip kini semakin meluas dan bergerak ke arah sistem layanan otomatis yang memungkinkan akses arsip secara online. Sistem pengelolaan arsip berbasis elektronik secara bertahap menggantikan tata kelola arsip yang konvensional yang dilakukan secara manual.(Soesilo:2017)Dalam pengelolaan arsip elektronik diperlukan penggunaan aplikasi pengelolaan arsip elektronik agar penyelenggaraan pengelolaan arsip dapat berjalan secara efektif dan efisien.Penggunaan aplikasi pengelolaan arsip secara elektronik atau digital harus memungkinkan pengguna arsip untuk dapat mencari, menemu balik, dan melihat arsip.Selain itu penggunaan aplikasi pengelolaan arsip elektronik sudah harus dirancang memiliki kemampuan untuk mengelola arsip yang akan disusutkan sesuai jadwal retensi arsip.Sistem harus sudah dapat menerapkan jadwal retensi arsip pada series arsip sehingga arsip dapat terotomatisasi saat arsip memasuki retensi arsip.Peraturan pemerintah tentang pengelolaan arsip elektronikDalam peraturan ANRI nomor 6 tahun2021 tentang pengelolaan arsip elektronik Sangat diperlukan dalam menjalankan tugas pemerintahan untuk mencapai tata kelola pemerintahan yang jujur, produktif, terbuka, dan bertanggung jawab serta layanan publik yang berkualitas dan dapat dipercaya..Untuk membantu pengelolaan arsip elektronik diperlukan sistem metadata yang dapat menunjang pengelolaan arsip elektronik.penggunaan arsip elektronik dapat menjamin ketersediaan, pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi untuk kepentingan penggunaan internal atau kepentingan publik.Peraturan ini juga merupakan tindak lanjut dari Peraturan Presiden Nomor 19 tahun 2018 tentang sistem pemerintahan berbasis elektronik juga disebutkan bahwa dalam rangka mengembangkan penyelenggaraan pemerintahan yang lebih cepat, efektif, dan efisien, sistem pemerintahan berbasis elektronik diharapkan dapat mendorong penerapan dan penggunaan teknologi informasi dalamproses penyelenggaraan pemerintahan yang dapat memberikan pelayanan publik yang sebaik-baiknya.baik antara pemerintah daerah dengan pihak ketiga maupun antara pemerintah daerah dengan organisasi pusat.Dalam laman berita pemerintahan Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia per tanggal 12 Agustus 2020 dengan judul berita “Pemerintah Segera Luncurkan Aplikasi Umum di Akhir Tahun”.Dalam laman tersebut, pemerintah akan mempercepat adopsi aplikasi umum untuk mengelola pengelolaan arsip di lingkungan pemerintah agar dapat melayani pengaduan dari masyarakat dalam rangka mewujudkan tata kelola di bidang administrasi pemerintahan yang terintegrasi melalui pembuatan aplikasi publik yang terintegrasi. Pernyataan ini sejalan dengan tujuan pemerintah untuk mulai mengembangkan aplikasi yang terhubung satusama lain dengan menggunakan teknologi berbasis elektronik.Salah satu inovasi pemerintah dalam melakukan penyelenggaraan SPBE ini yaitu meluncurkanaplikasi umum bidang kearsipan yaitu SRIKANDI.Dalam pertemuan yang diselenggarakan pada hari selasa tanggal 27 Oktober 2020 oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB), Pada saat itu Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum Mahfud MD Menyebutkan bahwa di era saat ini, Pengelolaan data berbasis digital kini mengatur setiap aspek kehidupan. Oleh karena itu untuk merangkul dunia digital ini membutuhkan sumber daya manusia yang imajinatif serta terampil yang mempunyai skill mumpuni. Pemanfaatan aplikasi berbasis analog dan digital akan memungkinkan data dapat disimpan dengan benar, yang pada akhirnya akan berfungsi sebagai bukti tanggung jawab dan memori kolektif bangsaAplikasi ini merupakan hasil kolaborasi antara kementerian pendayagunaan aparatur sipil negara dan reformasi birokrasi (PANRB) kementerian komunikasi dan informatika,badan siber dan sandi negara (BSSN),dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).Aplikasi Srikandi ini merupakan tindak lanjut keseriusan pemerintah dalam berupaya meningkatkan kinerja pemerintahan dalam bidang kearsipan agar tercipta arsip yang tetap autentik,utuh dan terpercaya.Penggunaan aplikasi ini ini juga bertujuan agar tata kelola pemerintahan dapat berjalan secara efektif dan efisien sehingga penyelenggaraan kegiatan di pemerintahan berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan.Organisasi1. Pengertian OrganisasiDalam konsepnya organisasi merupakan suatutempat atau wadah berkumpulnya beberapa orang dengan visi dan misi yang sama guna memajukan organisasi.Hal ini mengharuskan perlunya saling kerjasama antar berbagai elemen yang ada dalam organisasi untuk mewujudkan tujuan organisasi.Ambarwati (2018:1) menyebutkan “bahwaorganisasi merupakan tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul , bekerjasama secara rasional dan sistematis terencana , terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan) sarana prasarana, data , dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi”. Sejalan dengan pernyataan tersebut menurut (Mills, 2000:58) yang mendefinisikan bahwa organisasi sebagai: “Specific collectivities of people whose activities are coordinated and controlled in and for the achievement of defined goals”. Kolektivitas dari orang-orang yang kegiatannya dikoordinasikan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.Sepaham dengan konsep di atas menurutHari (2015) yang mengungkapkan bahwa organisasi merupakan kesatuan susunan organisasi yang terdiri dari berbagai kelompok orang dengan tujuan yang sama yang secara efektif dan efisien dapat dicapai melalui pembagian tugas, wewenang serta tanggung jawab bagi setiap elemen yang terlibat di dalamnya untuk mencapai tujuan organisasi.Merangkum dari definisi-definisi diatas bahwa organisasi merupakan suatu wadah atau tempat dimana elemen-elemen yang ada didalamnya harus saling bekerja sama demi mewujudkan visi dan misi organisasi.2. Keefektifan OrganisasiKeefektifan adalah ketepatan sasaran atautujuan dari suatu proses yang berlangsung untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.Sementara itu yang dimaksud dengan keefektifan organisasi adalah ketepatan sasaran suatu proses yang terjadi pada lembaga formal yang menyelenggarakan suatu kerjasama dengan komponen-komponenyang saling dikoordinasikan untuk mencapai tujuan .(Ambarwati, 2018:51). Dari pernyataan tersebut keefektifan organisasi adalah sinergi dari beberapa komponen untuk mencapai tujuan dari organisasi.Diperlukan dari keseluruhan komponen dalamorganisasi untuk mencapai visi misi organisasi agar keefektifan organisasi dapat terlaksana.Kriteria keefektifan organisasi berbeda-beda bergantung pada sudut pandang siapa yang digunakan (camaron, 1986).Menurut Likert (1961) dalam (Tepeci & Bartlett,2002) yang membagi komponenkomponen keefektifan organisasi menjadi 6 ciri , yaitu 1. Kekuatan motivasional, 2. Proses komunikasi, 3.Proses interaksi saling pengaruh, 4. Proses pembuatan keputusan, 5. Perumusan tujuan dan pemberian perintah, dan 6. Proses Kontrol.

Metode penelitian ini menggunakanmetode deskriptif kualitatif yang berdasarkan hasil wawancara, dokumentasi, observasi serta penelitian literatur yaitu dengan mengumpulkan data dari jurnal, buku, dan lain-lainnya yang berkaitan dengan hubungan tentang isi dari pembahasan, serta pola sehari-hari petugas dan pengelola arsip dan kemudian akan dianalisis untuk kesimpulan.Sedangkan data observasi diperoleh melalui langkah-langkah penelitian yaitu mengamati atau mengobservasi pekerjaan sehari-hari yang dilakukan oleh pengolah arsip dan petugas arsip yang ada di unit pengolah dan unit kearsipan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Bontang.Informan dalam penelitian ini meliputipihak-pihak yang terkait dengan pengelolaan arsip di lingkungan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Bontang. Informan penelitian berjumlah 4 orang yaitu Kepala Dinas, Pencatat Surat, Pranata Arsip, dan Pengelola Arsip Bidang. Informan yang diambil sebagai sampel adalah pegawai yang mampu mewakili populasi yang atas kemampuannya mampu melaksanakan pekerjaan di bidang pengelolaan arsip Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Bontang.

Hasil dan PembahasanKegiatan penelitian diawali dengan menggaliinformasi tentang informasi yang dilakukan melalui wawancara kepada pihak terkait dan observasi terkait penyelenggaraan pengelolaan arsip Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Bontang. Wawancara, yang bertujuan untuk memperoleh data yang lebihmendalam yang berkaitan dengan pengelolaanarsip digital. Dalam melaksanakan wawancara ini pertanyaan diajukan dan telah disiapkan terlebih dahulu yang kemudian akan diajukan kepadainforman. Dalam penelitian kualitatif, wawancara dilakukan secara mendalam guna mengetahuikeadaan penyelenggaraan pengelolaan arsip yang ada di lingkungan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Bontang. Serta observasi yang dilakukan untuk menambah dan melengkapi data hasil dari wawancara dan dokumentasi.teknik ini dilakukan dengan melihat dan mengamati secara langsung penyelenggaraan pengelolaan arsip di Dinas Pendidikan danKebudayaan Kota Bontang.Hasil wawancara yang peneliti lakukan pada hari Senin 5 Mei 2023 yang diungkapkan oleh informan pertama yaitu bagian pencatat surat dalam melakukan pengelolaan arsip disertai dengan dokumentasi Gambar 1. Wawancara Pengelola Arsip “Bagaimana cara anda mengelola surat masukdan surat keluar? “Setelah saya menerima surat saya kemudian mengarahkan surat tersebut kepada sekretaris untuk diverifikasi yang kemudian akan diserahkan ke kepala dinas untuk dibuatkan disposisi surat kemudian untuk surat keluar yang berasal dari bidang-bidang, setelah konsep surat itu telah disetujui oleh pimpinan bidang maka surat itu akan saya beri nomor yang kemudian akan saya catat pada buku penomoran surat”.Apakah selama ini anda sudah pernah menggunakan pengelolaan arsip berbasis digital? “Untuk pengelolaan arsip digital selama ini belum ada,surat yang masuk saya memang alih mediakan tetapi tidak saya rekap. Saya alih mediakan semata-mata fungsinya untuk mengganti formatnya saja menjadi pdf ”. Apakah selama ini anda memiliki kendala dalam pengelolaan surat keluar masuk yang anda lakukan sekarang? “Iya sich,saya tidak bisa meninggalkan tempat kerja dikarenakan kapan saja ada yang membutuhkan nomor surat”.Menurut anda apakah perlu pengelolaan arsip berbasis digital? “ya sangat perlu.Agar pengelolaan arsip dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja”Berdasarkan hasil wawancara denganinforman di atas bahwa penerapan pengelolaan arsip berbasis digital perlu dilakukan dalam organisasi untuk memudahkan pengelolaan arsip. jawabanini sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Habil (2021) tentang analisis penerapan sistem aplikasi (SIKD) dalam pengelolaan arsip dinamis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan KotaSolok. Dalam artikelnya mengungkapkan bahwapenggunaan aplikasi digital dapat memudahkan tata kelola administrasi pemerintah dalam memenuhi asas efektif, efisien, dan akuntabilitas, serta untuk memudahkan pengolahan arsip.Untuk selanjutnya dalam wawancara denganKepala Dinas, beliau mengatakan dalam sesiwawancaranya yaitu:”Bagaimana proses distribusi surat di DinasPendidikan dan Kebudayaan Kota Bontang yangbapak ketahui? ”Setelah surat diverifikasi oleh sekretaris, surat tersebut akan diserahkan kepada saya yang selanjutnya surat tersebut akan saya arahkan kepada pejabat yang berwenang atau staf yang saya tunjuk untuk mewakili atau melaksanakan kegiatan sesuai dengan isi surat yang saya disposisikan”.Apakah selama ini dalam melakukan disposisi surat ada kendala yang bapak alami? “Sejauh ini memang agak sedikit terkendala jika saya tidak ada di tempat maka dari itu saya akan menunjuk sekretaris untuk mengatur kegiatan atau pengambilan keputusan terkait surat yang masuk. Apakah pengelolaan arsip di Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Bontang sudah menggunakan pengelolaan arsip berbasis digital? “Setahu saya belum,pengelolaan kearsipan berbasis digital itu sendiri sampai pada hari ini saya belum menggunakannya tetapi untuk tanda tangan elektronik sudah mulai diaplikasikan dalam penandatangan dokumen yang kita lakukan secara bertahap”.Menurut bapak, apakah perlu menggunakan pengelolaan arsip berbasis digital?.”Menurut saya sangat perlu karena sangat memudahkan temanteman untuk memantau arsip khususnya saya sendiriagar pembuatan disposisi surat dapat lakukan tanpa saya harus ada di tempat”Dari jawaban yang disampaikan oleh informantersebut yang mengatakan bahwa diperlukansistem pengelolaan disposisi surat berbasis digital untuk mempersingkat serta memudahkan prosesdisposisi surat yang sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Sapto Dkk (2014) bahwa penggunaan sistem disposisi surat berbasis web diperlukan untuk mengefisiensi waktu, ruang dan biaya dalam melakukan pengelolaan surat.Dengan menggunakan sistem informasi disposisi surat dapat meningkatkan keamanan karena hanya dapat diakses oleh pengguna yang telah terdaftar, dapat diakses dengan fleksibel karena bersifat on line, lebih mudah dalam pencatatan surat masuk, lebih cepat dalam pencarian surat, dapat menyimpan arsip surat secara digital ke dalam database dan mampu menjadi sarana untuk pemimpin dalam memberikan disposisi surat meskipun tidak berada di kantor.Dalam pengelolaan arsip pada bidang dikelola oleh pengolah arsip yang dalam wawancaranya menjabarkan pelaksanaan pengelolaan arsipnya yaitu ”Bagaimana pengelolaan arsip yang selama ini ibu lakukan? “Pengelolaan arsip yang saya tangani sebagai pengolah arsip bidang masih menggunakan pengelolaan arsip secara manual. Arsip yang masuk saya simpan pada filling cabinet sesuai klasifikasi yang ada.Apakah selama ini ibu mengalami kendala dalam melakukan pengelolaan arsip di bidang? “ya , Pengelolaan surat khususnya surat masuk kadang membutuhkan waktu yang sedikit lebih lama untuk sampai ke bidang-bidang karena harus melalui proses yang memakan cukup waktu terlebih jika kepala dinas tidak ada di tempat.Untuk Pemindahan arsip ke unit kearsipan kadang membutuhkan waktu yang luang untuk mengelolanya dikarenakan tupoksi kami di bidang bukan hanya mengelola arsip melainkan ada kegiatan lain yang harus kami laksanakan terkait fungsi dan tugas yang diberikan kepada kami terkait kegiatan bidang selain itu pemahaman tentang penilaian jadwal retensi arsip yang belum sepenuhnya kami pahami sehingga membuat pemindahan arsip ke unit kearsipan sedikit tersendat”Apakah selama ini ibu pernah melakukan pengelolaan arsip berbasis digital?“Setahu saya sich belum pernah ada jun.sewaktu covid aja surat masuk berupa gambar atau format pdf yang dikirim melalui wa tetapi saya tidak tahu apakah itu termasuk pengelolaan arsip berbasis digital”.Menurut ibu apakah perlu melakukan pengelolaan arsip berbasis digital?”Menurut saya sangat perlu jun.untuk memudahkan pengelolaan arsip serta penyusutan arsip”Setelah itu dalam wawancara dengan pranataarsip yang bertanggung jawab pada pengelolaan arsip inaktif di record center unit kearsipan II Dinas Pendidikan dan Kebudayaan dalam sesi wawancaranya menjawab beberapa pertanyaan yang diajukan oleh penulis yaitu seperti berikut ini:Bagaimana pengelolaan arsip yang selamaini ibu tangani? “Setelah arsip inaktif yang ada di unit pengolah telah dibuat jadwal arsip dan berita acara pemindahan arsipnya maka arsip tersebut akan dipindahkan ke unit kearsipan yang kemudian akan saya periksa untuk melihat apakah arsip tersebut memang telah waktunya dipindahkan atau masih berstatus arsip aktif ”.Apakah selama ini anda mengalami kendala dalam melakukan pengelolaan arsip di Unit kearsipan? ‘ya, karena pengelolaannya masih bersifat manual sehingga membutuhkan waktu yang lebih lama dalam melakukan penginputannya.terlebih lagi selama ini di unit pengolah, pengelolaan arsip inaktif belum maksimal seringkali arsip yang dipindahkan kemari masih berbentuk gelondongan selain itu pernah sekali ketika arsip kami yang akan kami usulkan musnah itu hilang dikarenakan hardisk tempat kami menyimpan data rusak sehingga kami harus melakukan penginputan dari awal yang membutuhkan waktu yang tidak sebentar dikarenakan arsip yang harus diinput jumlahnya ribuan berkas”.Apakah selama ini ibu pernah melakukan pengelolaan arsip berbasis digital? “Setahu saya sich belum pernah ada, tapi dulu pernah ada yang diusulkan tetapi sepertinya batal alasannya saya kurang tau”.Apakah menurut ibu perlu menggunakan pengelolaan arsip berbasis digital dalam melakukan pengelolaan arsip?“ Ya sangat perlu,karena sangat membantu kami di Unit Kearsipan untuk menyimpan serta menginput arsip inaktif ”Berdasarkan jawaban yang diberikan daribeberapa informan di atas dapat penulis tarik kesimpulan bahwa penanganan arsip di DinasPendidikan dan Kebudayaan yaitu (1) Pengelolaan arsip elektronik Di Dinas Pendidikan dan Kebudayaan dilakukan hanya sebatas mengganti format arsipnya saja menjadi format pdf tanpa disertai pengelolaan arsip berbasis digital, (2) Untuk penyimpanan arsipnya sendiri masih menggunakan cara manual, (3) Belum ada pengelolaan arsip berbasis digital dalam penyelenggaraan kearsipan di Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Bontang.Dalam pengelolaan arsipnya sendiri memilikibeberapa kendala antara lain:1. Sumber daya manusianya belum menguasaipengelolaan arsip dinamis khususnya penyusutan arsip dalam hal ini pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan II.2. Kurangnya dukungan dari stakeholder untuk menggunakan aplikasi kearsipan berbasis digital untuk memudahkan penyelenggaraan kearsipan.Dari hasil wawancara serta observasi yangpenulis lakukan,dapat dibuat gambaran polapenyelenggaraan pengelolaan arsip di lingkungan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Bontang yaitu sebagai berikut:Penciptaan arsipPenciptaan arsip yang ada di lingkungan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Bontang dapat diperoleh dari arsip eksternal dan internal lembaga yaitu melalui penyelenggaraan arsip masuk dan arsip keluar.Surat masukArsip masuk yang diantar oleh kurir diterima oleh pencatat surat dengan menandatangani bukti penerimaan surat.yang kemudian surat tersebut di-scan dan disimpan tanpa melakukan penataan penyimpanan arsip digital.setelah mencatat surat yang masuk pada buku besar kemudian surat masuk tersebut akan diarahkan ke sekretaris untuk diverifikasi yang kemudian akan diserahkan ke pimpinan yang kemudian akan mengarahkan dan menunjuk pejabat yang akan menindaklanjuti isi surat tersebut. Setelah itu pencatat surat akan mengarahkan surat tersebut sesuai dengan disposisi surat dan mencatatnya dalam buku ekspedisi intern dan arsip tersebut kemudian akan digandakan,yang aslinya diserahkan kepada unit pengolah dan duplikatnya disimpan pada filing cabinet yang ada di sub bagian umum.Surat keluarHasil dari disposisi surat yang telah ditunjuk oleh pimpinan kemudian akan diolah pada unit pengolah.Setelah itu unit pengolah akan membuat konsep surat dan pimpinan unit akan menyetujui dan memberikan paraf pada konsep surat jika sudah sesuai.Setelah itu unit pengolah akan meminta nomor surat pada pencatat surat.Setelah nomor surat dilampirkan pada surat kemudian meminta tanda tangan pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab atas surat tersebut.Setelah penandatangan surat kemudian tidak lupa membubuhi stempel diatas tanda tangan.setelah surat telah selesai surat yang asli akan dikirim ke alamat yang dituju dan tembusannya disimpan sebagai arsip yang akan disimpan pada unit pengolah.Pemindahan arsip dari unit pengolah ke unitkearsipanSetelah arsip memasuki retensi arsip maka arsip tersebut akan dipindahkan ke unit kearsipan yang terlebih dahulu dibuatkan daftar arsip inaktif dan berita acara pemindahan arsip yang masih dilakukan secara manual.Kemudian arsip inaktif tersebut akan dibawah ke unit kearsipan dengan menyerahkan daftar arsip inaktif dan berita acara pemindahan arsip.Pranata kearsipan kemudian akan memeriksa daftar arsip inaktif dan berita acara pemindahan arsip.Yang kemudian arsip yang dipindahkan tersebut akan disimpan pada ruang transit.Pada saat melakukan pemindahan arsip dari unit ke pengolah ke unit kearsipan seringkali terkendala karena pengolah arsip yang belum memiliki penguasaan dalam penilaian jadwal retensi arsip sehingga proses pemindahan sedikit terhambat bahkan tertunda dan menumpuk di ruang unit pengolah.Seperti yang diungkapkan oleh Sudjono (2014) yang menyebutkan bahwa kegiatan pemindahan arsip pada organisasi bertujuan untuk mengurangi volume arsip agar tidak terjadi penumpukan arsip di unit pengolah.Arsip yang akan dipindahkan adalah arsip inaktif atau arsip yang telah susut masa penggunaannya atau telah berkurang frekuensi penggunaannya.Pengelolaan arsip inaktif di Unit KearsipanPengelolaan arsip inaktif di unit kearsipan masih disimpan dalam bentuk rekaman yang disimpan secara offline di dalam file komputer. Penyimpanan seperti ini dapat sewaktu-waktu hilang jika terjadi trouble pada PC yang digunakan.Penyimpanan daftar arsip inaktif di unit kearsipan juga tidak dilakukan pencadangan data secara berkala sehingga sewaktu-waktu file dapat hilang atau rusak jika terjadi masalah pada PC.Dari hasil wawancara, diketahui bahwa proses digitalisasi arsip di lingkungan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Bontang belum terlaksana sesuai peraturan presiden Nomor 19 Tahun 2018 tentang sistem pemerintahan berbasis elektronik serta peraturan arsip nasional republik Indonesia tahun 2021 tentang pengelolaan arsip elektronik.Dari hasil penelitian yang peneliti lakukan, penyelenggaraan pengelolaan arsip digital Sangat perlu dilakukan pada Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Bontang. Pengelolaan arsip digital akan memudahkan aliran arsip dari pencatat surat ke unit pengolah hingga berakhir di Unit Kearsipan sebagai arsip inaktif. Pengelolaan arsip di lingkungan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Bontang dapat menggunakan aplikasi Srikandi sesuai dengan aturan pemerintah yang telah dibuat untuk mendukung tata kelola pemerintahan yang lebih efektif dan efisien.Dengan penggunaan aplikasi ini perubahan dan tata kerja pada instansi ini dapat bertransformasi menjadi sistem pemerintahan berbasis elektronik sehingga mempermudah dalam membuat naskahdan proses pengiriman keluar serta menjadwalkan naskah yang telah diterima dan langsung membuat disposisi surat secara otomatis yang kemudian akan sampai kepada pimpinan secara online tanpa harus pimpinan berada di kantor.Surat keluar juga akan cepat sampai pada tujuan karena aplikasi ini telah terintegrasi dan terhubung dengan perangkat daerah lain sehingga memungkinkan efisiensi serta efektivitas penyelenggaraan kegiatan dalam suatu organisasi.Selain itu arsip yang telah memasuki masa retensi akan otomatis dapat dipindahkan ke unit kearsipan secara online tanpa menunggu waktu yang lama.Seperti yang dikemukakan dalam penelitianyang dilakukan oleh Tirsia Ninia Lina Dkk (2020) yang menyebutkan bahwa perancangan sisteminformasi digital pada PT Haleyora Powerindo Cabang Sorong,dapat membantu meringankan pekerjaan staf serta membantu efisiensi dan efektifitas organisasi dalam mencari dokumen yang diperlukan dalamwaktu yang cepat, sehingga sistem yang dirancang menjadi solusi terhadap permasalahan yang dihadapi sehingga penyelenggaraan bisnis dapat berjalan secara efisien dan efektif.Pemikiran tersebut juga sependapat dengan penelitian yang dilakukan oleh Chrisna Adhi Pranoto Dkk pada PT.Pertamina bahwa penggunaan sistem informasi digital mempermudah manajemen aset, menunjang tugas dan fungsi pada setiap unit kerja, serta mempermudah pengelolaan arsip vital yang akan berdampak pada meningkatnya kinerja dan efisiensi seluruh kegiatan yang ada pada PT. Pertamina.

Kesimpulan Pola alur arsip dimulai dari arsip masuk,arsip keluar, pemindahan arsip serta pengelolaan arsip inaktif pada record center di lingkungan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Bontang masih dilakukan secara manual sehingga penyelenggaraan pemerintahan berjalan lambat.Belum adanyapengimplementasian penyelenggaraan pengelolaan arsip digital membuat jalannya proses bisnis berjalan tidak optimal sehingga dengan ini diperlukan sistem pengelolaan arsip berbasis digital untuk memudahkan alur arsip agar arsip yang tercipta dapat terekam secara otomatis dan tersimpan dalam sistem.Berdasarkan penelitian diatas maka hendaknya pengelolaan arsip di Dinas pendidikan dan kebudayaan kota Bontang dilakukan secara digital menggunakan aplikasi Srikandi sesuai yang diamanatkan oleh peraturan menteri pendayagunaan aparatur negara danreformasi birokrasi Nomor 679 tahun 2020 tentang aplikasi umum bidang kearsipan dinamis, Perpres No.95 Tahun 2018 tentang sistem pemerintahan berbasis elektronik dan peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2021 tentang pengelolaan arsip elektronik.penggunaan aplikasi pengelolaan arsip secara digital akan memudahkan transaksi bisnis yang ada di perangkat daerah khususnya Dinas pendidikan dan kebudayaan kota Bontang.Untuk meningkatkan penyelenggaraan arsipyang baik pada Dinas Pendidikan dan Kebudayaan diperlukan sumber daya manusia yang menguasai pengelolaan arsip berbasis digital khususnya pengadopsian aplikasi SRIKANDI serta dukungan stakeholder untuk bersama-sama mulai menerapkan penyelenggaraan kearsipan berbasis digital demi mensukseskan visi dan misi organisasi agarterwujudnya efektifitas dan efisiensi organisasi.SaranPerlu dilakukan penelitian lebih lanjut terkait pengimplementasian aplikasi srikandi dalampenyelenggaraan kearsipan di Dinas Pendidikan dan Kebudayaan untuk mengetahui lebih detail pengaruh skill pegawai dengan penyelenggaraan kearsipan berbasis digital selain itu perlunya peningkatan skill pengelola arsip baik yang ada di unit pengolah maupun yang ada di unit kearsipan untuk meningkatkan skill dan kompetensi pegawainya dalam hal pengelolaan arsip berbasis digital terutama penggunaan aplikasi SRIKANDI dalam penyelenggaraan kearsipan.Dalam realitasnya pengelolaan arsip dilingkungan pemerintah Kota Bontang masih sangat perlu dibenahi sehingga diperlukan dukungan dari perangkat-perangkat daerah terkait untuk mewujudkannya baik melalui pelatihan-pelatihan pegawai yang bekerja dalam mengelola arsip, perbaikan sarana dan prasarana serta dukungan dalam penganggaran pengoperasian digitalisasi arsip.