Analisis Pemanfaatan Senayan Library Management System (SLiMS) Pada Sistem Otomasi di Perpustakaan SMK Negeri 4 Banjarmasin

Globalisasi menyebabkan perkembangan teknologi informasi begitu cepat, ini membuat berbagai aspek kehidupan harus menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi informasi. Perpustakaan sebagai lembaga publik yang mengelola dan menyediakan layanan informasi menjadi salah satu pihak yang terkena dampak dari perkembangan teknologi informasi. Saat ini, perkembangan perpustakaan menjadi semakin canggih dengan hadirnya berbagai teknologi informasi yang digunakan dalam layanan-layanan yang dihadirkan oleh perpustakaan. Daryanto dan Setyabudi mengatakan bahwa dalam rangka meningkatkan pelayanan prima perpustakaan dan agar perpustakaan tidak ditinggalkan oleh penggunanya, maka sudah merupakan tugas bagi perpustakaan mulai menerapkan teknologi modern dalam berbagai aspek untuk membantu sistem layanannya (Daryanto, 2014:111). Dalam penerapan teknologi informasi dan komunikasi di perpustakaan dikenal istilah sistem otomasi perpustakaan. Sistem ini memberikan peluang besar bagi perpustakaan untuk meningkatkan layanan. Sistem otomasi perpustakaan menggunakan beragam perangkat keras maupun kelengkapan perangkat lunak. Hardware yang digunakan secara umum sama yaitu seperangkat komputer yang tersambung jaringan, yang membedakannya adalah software khusus yang digunakan dalam otomasi perpustakaan. Software yang biasa digunakan di perpustakaan salah satunya adalah Senayan Liberary Management System (Fandirwan, 2015:4). Perkembangan teknologi informasi juga dirasakan oleh Perpustakaan SMK Negeri 4 Banjarmasin, sebagai salah satu sarana sekolah yang menyediakan berbagai sumber belajar. Perpustakaan SMK Negeri 4 Banjarmasin diharapkan dapat menjalankan fungsi sebagai penyedia informasi dan pengetahuan secara optimal untuk peserta didik maupun tenaga kependidikan di lingkungan sekolah. Penelitian tentang pemanfaatan SLiMS sebagai sistem otomasi perpustakaan telah dilakukan peneliti-peneliti sebelumnya, seperti penelitian yang dilakukan oleh Millatina yang berjudul “Pemanfaatan Fitur Otomasi Perpustakaan Berbasis SLiMS di Perpustakaan Dexa Group”. Hasil temuan di lapangan menunjukkan bahwa pemanfaatan fitur SLiMS di Perpustakaan Dexa Group sudah sangat baik. Kendala yang dihadapi lebih ke arah pengembangan SLiMS itu sendiri (Ulya, 2020). Penelitian serupa juga dilakukan oleh Arifin (2016) yang berjudul “Analisis Pemanfaatan Fitur Extend pada SLiMS di Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Alauddin Makassar”. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa penggunaan fitur perpanjangan buku sebagai perpanjangan buku mandiri online sangat signifikan, dan kemudahan penggunaan fitur perpanjangan buku mandiri dengan informasi yang disajikan fitur perpanjangan buku mandiri sudah relevan (Arifin, 2016). Penelitian lain juga dilakukan oleh Tri Lestari dengan judul “Pemanfaatan Senayan Library Management System (SLiMS) pada Sistem Katalogisasi, Membership dan Sirkulasi Perpustakaan SMK di DIY”. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pemanfaatan Senayan Library Management System Perpustakaan SMK di DIY telah optimal, pemanfaatan katalogisasi masuk dalam kategori sangat baik, pemanfaatan membership masuk dalam kategori cukup baik, pemanfaatan sirkulasi pada siswa maupun guru SMK di DIY masuk dalam kategori baik, variabel yang paling optimal adalah variabel membership dan pemanfaatan SLiMS oleh pustakawan. Hasil yang diperoleh diketahui bahwa variabel yang paling optimal digunakan ialah variabel sirkulasi (Lestari, 2014). Perbedaan penelitian ini dengan penelitian-penelitian terdahulu terletak pada lokasi penelitian dan menu-menu yang dimanfaatkan. Di Perpustakaan SMK Negeri 4 Banjarmasin, SLiMS telah banyak membantu pengelola teknis perpustakaan dalam meningkatkan produktifitas pengolahan sumber informasi dari mulai pengadaan sampai penyaluran informasi kepada pemustaka, namun masih terdapat beberapa kendala yang terjadi yakni belum menerapkan atau mengembangkan fasilitas atau menu yang terdapat pada SLiMS secara lengkap sehingga penggunaan SLiMS menjadi kurang maksimal. Dari pemaparan di atas, peneliti ingin mengetahui upaya tenaga ahli perpustakaan dalam memanfaatkan SLiMS yang terdapat di Perpustakaan SMK Negeri 4 Banjarmasin, apa saja fasilitas SLiMS yang telah dimanfaatkan oleh tenaga ahli perpustakaan, serta kendala apa saja yang dijumpai tenaga ahli perpustakaan dalam menerapkan fasilitas SLiMS tersebut. Peneliti tertarik untuk mengetahui bagaimana pemanfaatan dan kendala apa saja yang dihadapi saat memanfaatkan SliMS. Oleh karena itu, peneliti melakukan penelitian dengan mengangkat judul “Analisis Pemanfaatan Sistem Otomasi Berbasis SLiMS di Perpustakaan SMK Negeri 4 Banjarmasin”. Fokus penelitian mengenai pemanfaatan dan kendala yang dihadapi pustakawan dalam menerapkan SLiMS di Perpustakaan SMK Negeri 4 Banjarmasin

Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Metode ini dimaksudkan untuk menjelaskan secara rinci permasalahan yang ada sesuai data dan fakta di lapangan. Subjek penelitian adalah dua orang tenaga ahli perpustakaan di SMK Negeri 4 Banjarmasin yaitu, ibu Endah Noor Aeni dan ibu Norisdawati. Objek penelitian adalah pemanfaatan aplikasi Senayan Library Management System (SLiMS) dan kendala saat pengoperasian SLiMS. Kriteria subjek penelitian yang dijadikan sumber data adalah sebagai berikut: (1) Pengelola teknis perpustakaan bersedia menjadi informan dan bersedia memberikan informasi, (2) Pengelola teknis perpustakaan yang memahami tentang pemanfaatan SLiMS. Data dalam penelitian ini dikumpulkan dengan menggunakan metode observasi, wawancara dan dokumentasi.

1. Pemanfaatan SLiMS (Senayan Library Management System) SLiMS mulai diterapkan di Perpustakaan SMK Negeri 4 Banjarmasin sejak tahun 2018, versi yang digunakan pertama kali adalah akasia, adapun versi SLiMS yang dipakai saat ini adalah SLiMS-9 Bulian. Pemakaian SLiMS di Perpustakaan SMK Negeri 4 Banjarmasin masih tergolong baru, jika dibandingkan dengan kemunculan SLiMS sejak tahun 2007. Ini menunjukkan bahwa respon terhadap sosialisasi aplikasi SLiMS terbilang lambat. Namun, saat ini aplikasi SLiMS yang dimanfaatkan merupakan versi terbaru yang menunjukkan bahwa penerimaan informasi (keingintahuan untuk mencari hal-hal baru tentang aplikasi SLiMS) pengelola teknis perpustakaan terbilang sangat cepat. Menu yang disediakan SLiMS sangat membantu para pengelola teknis perpustakaan dalam mengerjakan tugasnya. Selain itu, aplikasi SLiMS yang mudah dipahami membuat pengelola teknis perpustakaan memilih SLiMS sebagai sistem otomasinya. Pengembangan koleksi juga mengalami revolusi dari alat seleksi tradisional ke sumber informasi berbasis web, sedangkan koleksinya sendiri juga mengalami revolusi dari buku tercetak menjadi e-book (Wahyuntini, 2022). Menu-menu yang telah dimanfaatkan oleh pengelola teknis perpustakaan di Perpustakaan SMK Negeri 4 Banjarmasin adalah menu sirkulasi, menu bibliografi, menu sistem, menu pelaporan, menu keanggotaan, dan menu master file. a. Menu Sirkulasi Menu sirkulasi dipakai untuk proses sirkulasi, adapun beberapa menu yang ada di dalamnya adalah Start Transaction (mulai transaksi), Quick Return (pengembalian koleksi), Loan Rules (aturan peminjaman), Loan History (sejarah peminjaman), Overdued List (keterlambatan peminjaman) dan Reserve (pemesanan koleksi). b. Menu Bibliografi Bibliografi adalah sebuah daftar pustaka yang mencakup isi dan deskripsi sebuah buku, hal tersebut meliputi judul, pengarang, edisi, cetakan, kota terbit, nama penerbit, tahun terbit, jumlah halaman, ukuran tinggi buku dan ISBN. (Farhan et al., 2022). Pengisian item data pada bibliografi harus dilakukan, jika tidak diisi maka data koleksi pada bibliografi dianggap tidak ada oleh SLiMS. Artinya data bibliografi tersebut ada, namun secara eksemplar koleksi tersebut dianggap belum ada. c. Menu Sistem Menu sistem hanya digunakan oleh pengelola teknis perpustakaan untuk melakukan pengubahan pada aplikasi Senayan, seperti library name, public template (tampilan OPAC), default application language, admin template (tampilan admin), jumlah koleksi yang akan ditampilkan pada setiap halaman di OPAC, menampilkan judul dalam halaman awal, untuk memperbolehkan pengembalian koleksi dengan cepat, pengabaian batas pinjam, mengijinkan atau melarang pengunjung/pengguna untuk mengunduh file attachment di OPAC. d. Menu Pelaporan Senayan Library Management System memiliki menu untuk melakukan pencetakan laporan-laporan maupun statistik-statistik mengenai kegiatan yang ada di Perpustakaan SMK 4 Banjarmasin. Laporan dapat disajikan dalam bentuk tabel maupun grafik pie (lingkaran). e. Menu Keanggotaan Sistem keanggotaan siswa di Perpustakaan SMK Negeri 4 Banjarmasin sudah otomatis, tersinkroniasasi dengan data dapodik siswa. Keanggotaan yang sudah tersinkronisasi secara otomatis memudahkan staf perpustakaan karena tidak perlu lagi menambahkan anggota perpustakaan ketika penerimaan siswa baru dan tidak perlu menghapus data alumni siswa SMK Negeri 4 Banjarmasin karena sudah tersinkron dengan sendirinya. f. Menu Master File Selain menu tersebut, masih ada dua menu yang belum dimanfaatkan oleh pengelola teknis Perpustakaan SMK Negeri 4 Banjarmasin, yaitu menu kendali terbitan berseri dan menu inventarisasi. Menu kendali terbitan berseri dapat digunakan untuk mengolah terbitan berseri yang dilanggan oleh perpustakaan. Menu ini belum dimanfaatkan karena saat ini Perpustakaan SMK Negeri 4 Banjarmasin belum berlangganan terbitan berseri. Terbitan berseri yang dimiliki perpustakaan hanya koran saja dan belum ada yang lain sehingga belum menggunakan menu ini. Menu inventarisasi belum dimanfaatkan karena saat ini pengelola teknis perpustakaan bagian pengolahan merasa proses inventarisasi masih bisa dilakukan secara manual, baik dicatat kedalam buku inventaris atau dimasukkan kedalam Microsoft Excel. Hal ini dirasa tidak terlalu merepotkan dan masih dapat tertangani jadi tidak terlalu perlu dimasukkan kedalam SLiMS. 2. Kendala yang dihadapi pustakawan Kendala yang dihadapi oleh pengelola teknis perpustakaan SMK Negeri 4 Banjarmasin adalah kendala pada SDM yang kurang memahami SLiMS dan pada jaringan. a. Sumber Daya Manusia Kekurangan sumber daya manusia (SDM) atau tenaga ahli perpustakaan merupakan permasalahan yang serius di Perpustakaan SMK Negeri 4 Banjarmasin. Staf perpustakaan di Perpustakaan SMK Negeri 4 Banjarmasin hanya berjumlah empat orang tidak sebanding dengan banyaknya jumlah siswa. Dari keempat staf perpustakaan, hanya dua yang berasal dari jurusan Ilmu Perpustakaan. Hal tersebut menjadi permasalahan besar bagi perpustakaan, staf perpustakaan yang bukan dari Jurusan Ilmu Perpustakaan harus belajar dari awal mengenai SLiMS. b. Jaringan (Networks) Perpustakaan SMK Negeri 4 Banjarmasin mengalami kendala dibagian network atau jaringan. Terkadang, saat menjalankan SLiMS terjadi loading karena jaringan down. Perpustakaan SMK Negeri 4 Banjarmasin difasilitasi dengan Wi-Fi, namun kadangkadang terjadi masalah pada jaringan, hal ini menghambat dalam menjalankan SLiMS di perpustakaan.

Pemanfaatan Senayan Library Management System (SLiMS) di Perpustakaan SMK Negeri 4 Banjarmasin sudah cukup maksimal, menu-menu yang disajikan oleh SLiMS sudah banyak yang dimanfaatkan yaitu menu katalogisasi, menu sirkulasi, menu sistem, menu keanggotaan, menu pelaporan, dan menu master file. Menu yang belum dimanfaatkan adalah menu inventarisasi dan menu terbitan berseri. Kendala yang dihadapi ketika mengoperasikan SLiMS adalah sumber daya manusia yang belum mampu mengoperasikan SLiMS secara keseluruhan, serta kendala pada jaringan yang mempersulit pengelola teknis perpustakaan mengoperasikan SLiMS. Usaha yang dilakukan para pengelola teknis dalam mengatasi masalah tersebut adalah dengan mengikuti pelatihan atau acaraacara yang membahas mengenai SLiMS serta untuk permasalahan jaringan dengan melakukan perbaikan dan pengontrolan secara rutin. Saran dari peneliti adalah untuk memanfaatkan menu-menu yang belum dimanfaatkan, SDM disarankan untuk rutin menghadiri setiap pelatihan atau workshop aplikasi SLiMS dan rajin mencari informasi dari internet, seperti bergabung dengan forum komunitas aplikasi SLiMS. Mengenai permasalahan jaringan, diharapkan Perpustakaan SMK Negeri 4 diberikan fasilitas penunjang untuk lebih memperkuat jaringan dan penambahan access points, untuk memperkuat akses Wi-Fi.