Analisis Pengelolaan Terbitan Berseri di UPT Perpustakaan Universitas Lambung Mangkurat Banjarmasin

Perpustakaan merupakan urat nadi suatu institusi. Saat ini, perpustakaan bukan hanya tempat menyimpan dan mencari buku, tetapi sudah menjadi tempat sumber informasi terpercaya. Berbagai informasi dapat ditemukan di perpustakaan, dari informasi yang bersifat ilmiah, informasi yang berkaitan dengan sejarah hingga informasi yang bersifat populer. Perpustakaan bersifat universal, artinya siapapun, usia berapapun, dan apapun pekerjaannya dapat belajar serta mencari informasi di perpustakaan. Dari situ masyarakat dapat memanfaatkan bacaannya untuk menambah pengetahuan, mencari informasi, atau sekedar mendapatkan hiburan (Fitriana 2019:112). Koleksi perpustakaan tidak hanya mencakup buku saja, tetapi meliputi segala bentuk cetakan dan rekaman. Koleksi tercetak terdiri dari buku, terbitan berseri seperti majalah, jurnal, surat kabar, brosur, dan lain sebagainya. Sedangkan koleksi rekaman terdiri dari kaset, audio visual, microfilm, microfis, piringan hitam, video, slide, dan lain-lain. Dari berbagai jenis koleksi perpustakaan yang ada, terbitan berseri adalah salah satu koleksi yang memberikan informasi penting dalam kegiatan penelitian untuk dapat mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi. Menurut (Agustiawan 2022:30) salah satu sumber referensi yang dapat dipertangungjawabkan adalah informasi berasal dari jurnal online. Tidak dapat dipungkiri masyarakat sudah tidak terpaku pada buku-buku saja dalam mendapatkan informasi. Mereka menggunakan beberapa jenis koleksi perpustakaan selain buku, antara lain terbitan berseri. Terbitan berseri sering dimanfaatkan untuk menambah informasi terbaru karena sifatnya yang aktual dan kekinian. Ada berbagai macam jenis terbitan berseri seperti surat kabar, majalah ilmiah, buletin, jurnal, buku tahunan, dan lainnya. Terbitan berseri sangat berguna untuk pengembangan ilmu pengetahuan karena dapat menampung gagasan dan menyalurkan ide seseorang. Koleksi terbitan berseri harus dikembangkan secara teratur serta terencana sehingga kebutuhan pengguna dapat terpenuhi dan layanan terbitan berseri dapat dilakukan secara efektif. Sayangnya, masih banyak orang belum mengetahui manfaat terbitan berseri, bahkan ada yang tidak mengetahui tentang terbitan berseri. Referensi yang membahas tentang terbitan berseri maupun pengelolaannya sangat jarang ditemukan. Pengelolaan terbitan berseri merupakan sebuah proses merumuskan kebijakan sesuai dengan tujuan organisasi serta memberikan pengawasan pada semua orang yang terlibat dalam proses pelaksanaan dan pencapaian tujuan. Langkah-langkah pengelolaan terbitan berseri mencakup pengadaan, pengolahan, pelayanan, termasuk penanganan terhadap kendala yang dihadapi institusi. Salah satu instansi yang memiliki koleksi terbitan berseri cukup banyak adalah UPT Perpustakaan Universitas Lambung Mangkurat Banjarmasin. Perpustakaan ini memiliki terbitan berseri dalam bentuk fisik berjumlah sekitar 3.588 eksemplar. Terbitan berseri bentuk fisik yang dimiliki UPT Perpustakaan Universitas Lambung Mangkurat sebagian besar berasal dari hadiah. Pengadaan dari hadiah sebenarnya bukan prioritas karena sering kurang sesuai dengan tujuan, fungsi, dan lingkup kebutuhan lembaga. Hal ini berbeda dengan pengadaan dengan cara melanggan atau membeli yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna. Selain karena faktor relevansi dengan kebutuhan, ada kendala yang dihadapi dalam pengelolaan terbitan berkala yaitu tentang penjilidan terbitan berseri yang belum terlaksana. Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis merasa perlu mendalami lebih lanjut tentang pengelolaan terbitan berseri di UPT Perpustakaan Universitas Lambung Mangkurat Banjamasin. Penulis menitikberatkan kajian pada bagian pengadaan, pengolahan, serta mengidentifikasi kendala yang dihadapi dalam mengelola terbitan berseri.

Penelitian merupakan jenis penelitian lapangan (field research), yaitu penelitian yang dilakukan dengan cara terjun langsung ke lokasi penelitian untuk mengetahui pelaksanaan pengelolaan terbitan berseri di UPT Perpustakaan Lambung Mangkurat Banjarmasin. Pendekatan yang dipakai dalam penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis maupun lisan dari orangorang serta perilaku yang dapat diamati (Mulyana 2008:15). UPT Perpustakaan Universitas Lambung Mangkurat berada di komplek kampus Universitas Lambung Mangkurat, kota Banjarmasin, Kalimantan Selatan. Perpustakan ini merupakan perpustakaan perguruan tinggi yang bertujuan memenuhi kebutuhan informasi mahasiswa maupun seluruh lapisan masyarakat. Subjek yang menjadi sumber data dalam penelitian ini adalah kepala perpustakaan, pustakawan, pemustaka, dan staf di UPT Perpustakaan Universitas Lambung Mangkurat Banjarmasin. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini yakni observasi, wawancara, dan dokumentasi. Data yang telah dikumpulkan dianalisis melalui tahapan yaitu pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.

Terbitan berseri merupakan terbitan yang dipublikasikan secara berturutturut dengan tenggang waktu tertentu. Terbitan berseri dikenal sebagai terbitan yang memuat berita mengenai berbagai peristiwa aktual dan terbaru dalam kehidupan sehari-hari. Tidak hanya itu, terbitan berseri juga memuat berbagai penemuan baru dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi serta berbagai artikel yang berhubungan dengan kehidupan sehari-hari. Terbitan berseri tentang ilmu-ilmu khusus berguna untuk menambah pengetahuan dan membantu pelaksanaan program pendidikan dalam pengajaran. Dengan demikian, terbitan berseri mempunyai peranan penting dalam penyebaran informasi. Terbitan berseri, terutama bidangbidang yang relevan berguna untuk memajukan studi dan dapat menjadi sarana efektif dalam pengembangan ilmu pengetahuan. Terbitan berseri memegang peranan penting dalam lalu lintas informasi, contohnya dalam memberi ruang untuk menampung ide atau gagasan seseorang, menyampaikan gagasan baru dalam bidang tertentu, memberikan gambaran peristiwa yang terjadi dalam berbagai bidang, dan berfungsi sebagai media komunikasi dua arah (Lasa, 2008:38). Metode pengadaan terbitan berseri dapat dilakukan dengan cara melanggannya. Sebelum diadakan, koleksi terbitan berseri dipilih melalui tahap pemilihan atau penyeleksian koleksi karena tidak semua terbitan dibutuhkan oleh perpustakaan dan dapat memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Selain itu faktor anggaran juga menjadi perhatian penting. UPT Perpustakaan Universitas Lambung Mangkurat Banjarmasin memiliki koleksi terbitan berseri dalam bentuk fisik yang berjumlah 3.588 eksemplar. Koleksi tersebut terdiri dari berbagai macam koleksi terbitan dalam bentuk fisik, seperti jurnal, majalah, prosiding, buletin, koran, dan lain-lain. UPT Perpustakaan Universitas Lambung Mangkurat mendapatkan penghargaan sebagai nomor satu IOS Perpustakaan Nasional. Penghargaan ini berkat kontribusi dalam memberikan informasi jumlah koleksi perpustakaan. Perpustakaan memiliki jumlah koleksi IOS terbanyak untuk perguruan tinggi khususnya terbitan berseri. Salah satu koleksinya merupakan jurnal yang terbit secara berkala dari hasil skripsi mahasiswa yang dibuat menjadi jurnal dari tugas akhirnya. Menurut Lasa HS, secara umum definisi pengelolaan terbitan berseri bentuk fisik merupakan suatu jenis kegiatan yang bertujuan untuk menyusun, mengelompokkan, menyeleksi, dan memudahkan pencarian koleksi di sebuah perpustakaan. Proses pengolahan terbitan berseri meliputi kegiatan pemeriksaan, pemberian cap, pencatatan, dan pembuatan kartu katalog. Proses pengadaannya bisa dari melanggan atau membeli, hadiah, dan tukar-menukar (Lasa, 2008:16). Pengadaan terbitan berseri bentuk fisik, saat ini lebih pada pengadaan dalam bentuk hibah atau hadiah dari para penerbit buku ataupun dosen-dosen yang mengajar di Universitas Lambung Mangkurat Banjarmasin. Proses hibah ini melalui PPJP (Pusat Pengelolaan Jurnal dan Penerbitan) terlebih dahulu, kemudian baru diserahkan kepada pihak perpustakaan. Tidak adanya dana atau anggaran menjadi penyebab tidak terlaksananya pengadaan melalui pembelian. Selaras dengan salah satu teori yang dikemukakan oleh Lasa, pengadaan koleksi terbitan berseri di Universitas Lambung Mangkurat Banjarmasin menggunakan cara hibah. Perpustakaan menerima majalah melalui sumbangan dari perorangan maupun lembaga. Biasanya, agar mendapatkan sumbangan, perpustakaan harus dikenal terlebih dahulu. Usaha untuk memperkenalkan diri dapat dilakukan perpustakaan dengan mengajukan surat permohonan ke lembaga, yayasan, maupun organisasi profesi yang menerbitkan majalah tertentu (Afriana 2016:26). Idealnya, pengadaan di perpustakaan tidak hanya mengandalkan hibah atau hadiah saja, tetapi meliputi pengadaan dari pembelian atau tukarmenukar. Pengadaan melalui pembelian atau melanggan dan tukar-menukar membutuhkan anggaran tersendiri, tetapi ada jaminan sesuai dengan kebutuhan pengguna dan lebih bervariasi. Pengolahan terbitan berseri dilakukan melalui tahap pemeriksaan, terbitan berseri diperiksa satu persatu terlebih dahulu apakah berasal dari pembelian, tukar-menukar, atau hibah. Hal ini selaras dengan teori Lasa yaitu terbitan berseri yang baru datang ke perpustakaan harus diperiksa terlebih dahulu agar jelas asal usulnya. Sejalan dengan Lasa tentang pengelolaan terbitan berseri, Hamidah (2014:525) berpendapat bahwa ketika terbitan berseri datang diperiksa satu persatu apakah berasal dari membeli, sumbangan, hadiah, dan lain sebagainya. Terbitan berseri yang berasal dari hadiah atau tukar-menukar biasanya disertai dengan blangko sebagai surat tanda terima yang harus diisi dan segera dikembalikan kepada pengirim. Selanjutnya, terbitan berseri distempel (diberi cap) di halaman paling depan, yaitu halaman setelah sampul atau cover dengan syarat tidak menutupi tulisan atau teks. Hal ini selaras dengan teori Lasa bahwa tanda kepemilikan dilakukan dengan pemberian stempel atau cap yang diletakkan pada halaman paling depan, yakni halaman setelah sampul atau cover, dengan syarat tidak menutupi tulisan atau teks pada terbitan berseri tersebut (Aries Hamidah 2014:31). Pengolahan terbitan berseri dibagian pencatatan dilakukan dengan dua proses, yaitu pencatatan pada kartu registrasi dan pencatatan pada buku inventaris. Hal ini sejalan dengan teori Lasa yang mengatakan bahwa pencatatan terbitan berseri dapat dilakukan dengan dua cara. Pertama, pencatatan atau registrasi dilakukan pada kartu registrasi. Data yang perlu dicatat antara lain: judul terbitan berseri, ISSN atau International Standard Serial Number, penerbit, alamat, kala terbit, harga langganan, asal terbitan, dan subjek. Kedua, pencatatan terbitan berseri dapat dilakukan dengan menggunakan buku inventaris. Data yang dicatat dalam sistem kartu registrasi maupun buku inventaris, meliputi: judul terbitan berseri, ISSN, nomor inventarisasi tanggal diterima, volume, nomor, bulan, tahun dan lain-lain (Sakti Nur Pratomo 2017:24). Pengolahan terbitan berseri di bagian pembuatan kartu katalog atau pengatalogan sama seperti pembuatan kartu katalog pada umumnya. Namun, ada beberapa data khusus yang hanya ada pada terbitan berseri. Pengolahan ini selaras dengan teori Lasa, yaitu setiap majalah maupun terbitan berkala lainnya yang diterima perpustakaan perlu dibuatkan daftar atau katalog. Katalog ini dapat berbentuk buku katalog maupun kartu katalog. Katalog tersebut berguna bagi pencarian informasi terutama pengenalan judul dan nomor-nomor yang dimiliki oleh suatu perpustakaan. Pembuatan deskripsi bibliografi katalog terbitan berseri memerlukan informasi pengatalogan, namun pengolahannya cukup dibuatkan katalog judul. Sedangkan untuk administrasi perpustakaan cukup menyimpan kartu registrasi. Jika dikehendaki bisa dibuatkan katalog untuk mengecek atau untuk keperluan arsip. Data yang perlu dicantumkan dalam pembuatan katalog antara lain: judul majalah, judul paralel, anak judul, nomor, volume dan tahun terbit pertama kali, frekuensi, kala terbit, ISSN (internasional standard serial number), kota terbit, nama lembaga, organisasi penerbit, redaksi, tahun, volume, nama pimpinan redaksi atau editor, ukuran tinggi majalah, edisi, dan catatan-catatan lain yang diperlukan. Pengolahan terbitan berseri dibagian pembuatan indeks sudah tidak dilakukan lagi karena kurangnya pustakawan pada bagian pengolahan. Pembuatan indeks terbitan berseri menurut Lasa, yaitu untuk memudahkan pencarian suatu topik yang terdapat dalam suatu atau beberapa majalah perlu dibuatkan petunjuk. Petunjuk ini sering disebut dengan indeks. Indeks diartikan sebagai tanda atau petunjuk. Dalam kamus istilah perpustakaan, indeks berarti daftar yang disusun alfabetis, biasanya ditempatkan dibagian akhir suatu buku berupa nama orang, subjek, dan sebagainya. Penyajian indeks sangat beragam, ada yang disusun alfabetis pada akhir buku, indeks pada buku yang berjilid seperti ensiklopedia, indeks majalah, dan indeks artikel (Hamidah 2014:10). Pengolahan terbitan berseri dibagian pemajangan atau display dilakukan menggunakan susunan berdasarkan subjek, klasifikasi, alfabetis, sehingga memudahkan pengguna dalam memilih koleksi terbitan berseri. Proses pemajangan ini selaras dengan teori Lasa yaitu: judul majalah yang disusun alfabetis memudahkan orang dalam pencarian karena kebanyakan orang mencari majalah dengan menitikberatkan pada judul. Menurut Pratomo (2017:12), sistem ini bagus untuk perpustakaan atau lembaga yang memiliki judul-judul majalah terbatas. Bentuk rak majalah dibuat fleksibel. Rak yang dipanjang sekalian untuk menyimpan majalah yang lama, sehingga apabila ada pembaca ingin mencari majalah yang lama tinggal membuka tutupnya. Pengolahan terbitan berseri bagian penyimpanan dan penyortiran dilakukan tiga sampai empat tahun sekali. Jika ada terbitan yang lebih baru maka koleksi yang lama disortir ke gudang. Proses penyortiran ini selaras dengan teori Lasa, yaitu: judul-judul majalah yang dianggap telah banyak dibaca karena telah cukup waktu dipajang hendaknya segera diambil. Majalah-majalah tersebut sementara waktu disimpan dalam almari, gudang, atau rak khusus, dan diurutkan sesuai judul (Lasa 1994:85). Pengolahan bagian penjilidan tidak dilakukan lagi karena kurangnya tenaga pustakawan yang ahli dalam penjilidan. Kurangnya sumber daya manusia ini karena tidak ada usulan penambahan pustakawan, sedangkan di bagian pengolahan hanya ada dua orang. Tidak adanya proses penjilidan terbitan berseri di perpustakaan, tidak sesuai dengan teori yang dipaparkan oleh Lasa, yaitu: majalah merupakan media cetak yang mengandung informasi baru dan akurat, maka perlu diperhatikan keutuhan nomor-nomornya. Penjilidan merupakan usaha mengumpulkan tulisan-tulisan yang pernah dimuat oleh media cetak. Proses penjilidan hendaknya memperhatikan halhal sebagai berikut: kelengkapan nomor, halaman, volume, indeks, sisipan, maupun bonus. Halaman judul hendaknya diletakkan pada permulaan jilidan, indeks dapat diletakkan di bagian depan atau belakang, halaman iklan yang tidak relevan dapat dibuang selama pembuangan ini tidak mengganggu tulisan lain, kulit majalah dapat dilepas kecuali apabila memuat daftar isi atau daftar rtikel penting, penyusunannya dengan cara meletakkan nomor, volume yang paling lama di atas lalu diikuti dengan nomor yang baru di bawahnya dan seterusnya. Pada setiap jilidan hendaknya diberi petunjuk tentang nomor, volume, atau bulan apa saja edisi yang dijilid. Petunjuk ini dapat dimuat bersama judul pada punggung atau tepi jilidan (Lasa, 1994:90).

Pengelolaan terbitan berseri di UPT Perpustakaan Universitas Lambung Mangkurat Banjarmasin meliputi: pengadaan dan pengolahan dengan rincian: pemeriksaan, pemberian cap, pencatatan, pengkatalogan, pemajangan, penyimpanan, dan penyortiran. Kegiatan yang telah dilakukan sesuai dengan teori Lasa Hs, tetapi tanpa pembuatan indeks dan penjilidan. Hal ini disebabkan karena kurangnya sumber daya manusia yang berkompeten dalam hal tersebut. Bagian pengadaan hanya berdasarkan hibah atau hadiah karena tidak ada dana atau anggaran dari universitas. Kendala dalam pengelolaan terbitan berseri di UPT Universitas Lambung Mangkurat Banjarmasin, meliputi kendala pengadaan dan pengolahan. Kendala dalam pengadaan yaitu tidak adanya anggaran atau dana untuk melanggan atau membeli terbitan berseri. Kendala dalam pengolahan berupa kurangnya sumber daya manusia karena tidak ada penambahan pustakawan. Agar pengelolaan terbitan berseri lebih optimal maka diperlukan proses seleksi yang sesuai dengan kebutuhan pemustaka, penyediaan anggaran pengadaan, dan penambahan SDM pustakawan untuk membuat indeks, menjilid, serta mengolahnya menjadi paket informasi yang menarik dan mudah diakses oleh pemustaka. Hal ini untuk meningkatkan layanan perpustakaan dan variasi layanan di perpustakaan.