Pengaruh Pendidikan Arsiparis Terhadap Kegiatan Preservasi di Record Center Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran

Sebuah institusi, apalagi dalam ranah perguruan tinggi, pasti memiliki arsip. Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 ayat 2, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara (Handayani, 2020). Arsip-arsip yang dimiliki lembaga pasti sangat penting, apalagi yang berkaitan dengan sejarah perjalanan institusi. Seringkali arsip juga keterkaitan dengan pembangunan bangsa lewat tokoh-tokoh yang menjadi penggerak perubahan dan lain sebagainya, yang (harusnya) terekam dan dapat dijadikan informasi, keterangan, atau rujukan, bahkan bukti otentik apabila suatu saat dibutuhkan. Selain itu arsip dapat dijadikan sebagai pusat sumber belajar, menurut Wahyuntini & Endarti (2021), fungsi pusat sumber belajar meliputi fungsi pendidikan dan pelatihan, serta pusat informasi. Kesadaran akan pentingnya pengarsipan setiap dokumen kegiatan atau peristiwa yang terjadi di institusi pendidikan perguruan tinggi sudah tumbuh, terbukti dengan adanya Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (PERKA ANRI) Nomor 24 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi yang merupakan bagian dari kebijakan pemerintah di bidang kearsipan. Sebelumnya diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia (UU RI) Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia (PP RI) Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Termuat dengan jelas pada pasal 6 ayat (4) UU RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung jawab perguruan tinggi dan dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT). Sementara itu pada pasal 27 ayat (2) menegaskan bahwa perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi. (Handayani, 2019). Dari peraturan tersebut maka unit kerja satu atau LKPT di perguruan tinggi mulai berdiri. Dalam praktiknya perguruan tinggi sebagai unit kerja satu atau Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi yang menyimpan seluruh arsip dari unit kerja dua atau record center yang ada di setiap fakultas harus selaras dalam hal mengelola arsiparsip tersebut. Menurut Handayani (2020) Record Center merupakan fasilitas tata kelola kearsipan yang termasuk salah satu komponen penting dalam program pengelolaan arsip. Karena keberadaan record center penting bagi keberlangsungan pengelolaan arsip yang baik, maka hal utama yang harus ditekankan bertumpu pada sumber daya manusia yang kompeten dalam bidang kearsipan. Sumber daya manusia yang mengelola arsip disebut arsiparis. Arsiparis berperan sebagai tenaga profesional yang terlatih dengan pendidikan awal dan berkelanjutan dalam melayani masyarakat pengguna. Arsiparis mendukung proses penciptaan, pemilihan, pemeliharaan arsip dan membuatnya tersedia untuk dimanfaatkan (Harahap, 2020). Pendidikan dan pengetahuan seorang arsiparis berpengaruh terhadap kinerja dalam pengelolaan arsip, kemampuan merawat arsip, menganalisis isi arsip, hingga menulis laporan apa saja yang ditemukan dalam pengelolaan arsip hingga dapat mengkomunikasikan dan memaparkan temuannya kepada khalayak yang membutuhkan. Melalui pendidikan dan pelatihan arsiparis diharapkan dapat memperoleh pemahaman yang kuat mengenai teori, prinsip-prinsip dan praktik administrasi arsip serta belajar dari disiplin ilmu lain yang terkait dengan kearsipan. Beberapa contoh pendidikan dan pelatihan arsiparis seperti: diklat pemeliharaan dan perawatan arsip statis, diklat peningkatan kompetensi arsiparis, diklat sistem informasi kearsipan, diklat analisis jabatan tingkat dasar, diklat analisis jabatan tingkat lanjutan, diklat administrasi dan manajemen kearsipan, diklat akuisisi arsip, diklat tim penilai arsiparis, diklat manajemen arsip statis, diklat teknis akuisisi, dan diklat sistem kearsipan (Safitri & Rukiyah, 2017). Koleksi arsip memang harus dirawat dan dilestarikan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, karena kondisi fisik arsip sebagian besar berbahan dasar kertas ataupun terbuat dari kayu yang mudah rusak. Untuk itu diperlukan pengetahuan dan pendidikan arsiparis dalam mengelola dan merawat koleksi arsip. Menurut Kuswantoro (2018), arsiparis diharuskan memenuhi keempat syarat sebagai arsiparis, yaitu keterampilan, ketelitian, kerapian, dan kecerdasan. Terkhusus dalam pemeliharaan dan perawatan arsip dapat dilakukan preservasi. Preservasi arsip merupakan suatu kegiatan memastikan informasi arsip tersebut tetap dapat diakses dan digunakan sesuai dengan keperluannya supaya tetap dapat diakses dalam kondisi yang baik (Nufus, 2017). Definisi preservasi, menurut Pedoman Preservasi Arsip Statis (Arsip Nasional Republik Indonesia, 2011), yakni keseluruhan proses dan kerja dalam rangka perlindungan arsip terhadap kerusakan arsip atau unsur perusak dan restorasi/perbaikan bagian arsip yang rusak. Preservasi ditinjau dari tindakannya terdiri atas preservasi preventif dan preservasi kuratif. Preservasi preventif merupakan preservasi yang bersifat pencegahan terhadap kerusakan arsip, melalui penyediaan prasarana dan sarana, perlindungan arsip, serta metode pemeliharaan arsip. Kegiatan preventif yang dapat dilakukan meliputi: a) Semua usaha yang dilakukan untuk mencegah dan memperlambat kerusakan seperti tempat penyimpanan arsip statis yang stabil; b) Prasarana dan sarana yang sesuai; c) Penanganan arsip statis yang baik melalui pengawasan/ inspeksi; d) Pengendalian hama terpadu; e) Setiap fungsi kearsipan melibatkan semua aspek preservasi; dan f) Keamanan dan kebersihan fasilitas arsip statis sehingga terlindungi dari hal-hal yang membahayakan arsip (Arsip Nasional Republik Indonesia, 2011). Tujuan diadakannya pelestarian atau preservasi menurut Nufus (2017) adalah untuk memastikan bahwa arsip akan terjaga dengan baik sehingga tetap dapat diakses karena kepentingan nilai informasi yang dimiliki. Preservasi dapat diupayakan melalui dua cara, yaitu: (1) mencegah risiko kerusakan agar tidak terjadi dalam jangka waktu yang cepat, biasanya dilakukan dengan pemilihan fasilitas dan penyimpanan yang berkualitas baik, serta penanganan yang tepat oleh pengelola arsip; (2) mengidentifikasi atau menggandakan bagian yang rusak untuk diperbaiki agar informasi arsip tetap dapat diakses. Pengelolaan arsip di unit kerja satu atau LKPT Universitas Padjadjaran mengelola arsip dinamis. Arsip dinamis merupakan arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan, perencanaan, bahkan yang memuat sejarah universitas. Sedangkan arsip yang dikelola di record center fakultas merupakan arsip statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan lain-lain. Bahkan, bersifat inaktif yang sudah dapat ditentukan nasib dipertahankan, karena bersangkutan dengan sejarah fakultas, prodi, keuangan, dan lain-lain atau dimusnahkan. Arsip aktif tersimpan pada unit kerja karena masih digunakan. Diperlukan pengetahuan mengenai preservasi yang tepat, khususnya untuk memperlakukan arsip statis inaktif yang harus ditentukan nasib akhirnya. Arsiparis perlu kemampuan cukup untuk memutuskan kategori arsip agar informasi yang dipertahankan dan dirawat benar-benar memiliki kegunaan yang dapat dijadikan bukti otentik. Penelitian ini bertujuan untuk memaparkan pengaruh pendidikan arsiparis terhadap kegiatan preservasi di Record Center Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran, dalam pelestarian arsip konvensional statis inaktif secara preventif dan rencana pengupayaan preservasi arsip video, film, kaset yang belum terkelola karena adanya kendala.

Penelitian ini menggunakan metode kualitatif deskriptif. Menurut Sugiyono (2018), penelitian kualitatif merupakan penelitian yang berlandaskan pada kondisi objek yang alamiah dimana peneliti sebagai instrumen kunci. Teknik pengumpulan data dilakukan secara gabungan. Analisis data bersifat induktif/kualitatif. Hasil penelitian kualitatif lebih menekankan makna daripada generalisasi. Pendapat lain menurut Moleong dalam Adzhana et al. (2022), penelitian kualitatif merupakan prosedur dalam penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis ataupun lisan dari perilaku orang-orang yang dapat diamati. Dari dua pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa metode penelitian kualitatif merupakan teknik atau tata cara penelitian yang lebih mengarah pada menganalisis peristiwa atau fenomena yang terjadi sehingga data yang dihasilkan akan bersifat deskriptif. Alasan penulis menggunakan metode penelitian ini karena ingin mengetahui dan menggambarkan peristiwa yang sedang diteliti mengenai pengaruh pendidikan arsiparis terhadap preservasi di record center Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran. Berkaitan dengan subjek dan objek penelitian, Arikunto dalam Adzhana et al. (2022) menyebutkan bahwa definisi dari subjek penelitian adalah batasan penelitian dimana peneliti bisa menentukannya dengan benda, hal, atau orang untuk melekatnya variabel penelitian. Subjek penelitian dalam penelitian ini yaitu Record Center Fakultas Ilmu Komunikasi yang hanya melakukan preservasi preventif berupa pemberkasan arsip, perawatan dari debu secara berkala, serta pemberian kamper, dan arsiparis Record Center tersebut. Menurut Sugiyono dalam Adzhana et al. (2022), objek penelitian adalah suatu atribut atau sifat atau nilai dari orang, objek, atau kegiatan yang mempunyai variasi tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya. Objek penelitian dalam penelitian ini yaitu arsip konvensional berupa teks. Waktu observasi dilakukan pada tanggal 10 Oktober sampai dengan tanggal 13 Oktober 2022. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan observasi di Record Center Fikom Unpad dengan teknik wawancara dan studi literatur. Definisi observasi menurut Morris yang dikutip dari Adzhana et al. (2022) adalah aktivitas mencatat suatu peristiwa dengan bantuan alat untuk merekam atau mencatat untuk tujuan ilmiah atau tujuan lainnya. Mengutip dari Arismunandar dalam Adzhana et al. (2022), wawancara adalah tanya jawab dengan seseorang untuk mendapatkan suatu keterangan atau pendapat tentang suatu hal atau masalah. Teknik pengumpulan data dengan studi literatur, Embun dalam Melfianora (2019), menyatakan bahwa studi literatur atau istilah lainnya adalah studi pustaka (literature review) merupakan penelitian yang dilakukan hanya berdasarkan pencarian dan analisis atas karya tertulis, termasuk hasil penelitian baik yang telah dipublikasikan maupun yang belum dipublikasikan. Alasan penulis melakukan teknik pengumpulan data tersebut agar bahan dan informasi yang diperlukan terpenuhi untuk penyusunan artikel yang berfokus pada bagaimana pendidikan dan pengetahuan mempengaruhi pola pikir arsiparis dalam preservasi arsip statis inaktif berupa teks.

Record Center Fikom Unpad merupakan lembaga pengelola arsip di tingkat lingkungan Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran yang berdiri pada tahun 2017. Record Center bertujuan untuk menyelamatkan arsip fisik dan non fisik. Record Center merupakan pertanggungjawaban dari bukti kinerja lembaga institusi Fikom dengan melakukan kegiatan preservasi dalam pengelolaan arsip yang terdiri dari arsip inaktif dari seluruh unit kerja Fikom dalam berbagai bentuk media. Fakultas Ilmu Komunikasi Unpad awalnya memiliki 11 orang arsiparis. Namun dengan berjalannya waktu dan banyak pihak yang belum menyadari bahwa pengelolaan arsip itu penting, 10 arsiparis dialihfungsikan ke berbagai bagian di fakultas seperti di prodi, keuangan, SBP, dan dalam bidang penelitian sehingga arsiparis di Record Center Fikom sekarang hanya berjumlah satu orang. Latar belakang pendidikan arsiparis di Record Center Fikom Unpad adalah mereka para arsiparis menempuh pendidikan formal strata satu dalam bidang administrasi dan strata dua dalam bidang komunikasi dengan spesifikasi public relations. Dua keilmuan tersebut masih bersinggungan dengan kompetensi dasar arsiparis, selain itu arsiparis di Record Center Fikom Unpad mengikuti diklat pelatihan kompetensi arsiparis yang diadakan langsung oleh ANRI selama 3 bulan, dan diklat proses pengangkatan untuk menjadi arsiparis, aktif dalam mengikuti webinar mengenai kearsipan juga dimanfaatkan sebagai media penambah wawasan. Berawal dari kesadaran akan pentingnya peran seorang arsiparis yang bukan hanya mengelola, mengumpulkan, dan menginput tetapi berkaitan dengan informasi yang memuat proses hukum, proses pertanggungjawaban akuntabilitas kinerja, dengan proses bagaimana memori institusi dapat terekam dengan utuh. Artinya pendidikan memegang peranan penting dalam pengembangan sumber daya manusia untuk membangkitkan kesadaran seberapa penting arsip harus dikelola dan bagaimana proses pengelolaannya agar dapat menjadi informasi yang mudah dicari dan siap digunakan. Kesadaran sumber daya manusia lain terhadap pengelolaan arsip apalagi perawatan sangatlah minim padahal pengarsipan itu harusnya melekat pada setiap pegawai institusi yang menciptakan informasi sehingga arsipnya harus dikelola sesuai dengan aturan atau kaidah-kaidah yang berlaku seperti peraturan dari Undang-Undang, PP, PERKA ANRI dan lain sebagainya karena Unpad sebagai perguruan tinggi negeri yang artinya arsip yang dimiliki akan masuk menjadi bagian arsip negara yang harus diolah dan dirawat sesuai aturan yang berlaku. Tugas arsiparis sendiri terutama pada tingkat madya adalah membina setiap individu di institusi atau pencipta arsip dalam unit kerja yang lebih mengetahui informasi tersebut penting atau tidak penting sehingga harus paham untuk mengolah dan merawat arsip. Dalam proses pembinaan arsiparis ke setiap individu dilaksanakan dengan mengajarkan cara mengerjakan arsip yang benar untuk dikelompokkan dan diberkaskan sebagai upaya preventif melalui pemberkasan untuk menyelamatkan informasi dari fisik arsip. Pengupayaan ruang arsip record center, rak arsip, roll o pack atau lemari arsip dorong untuk menyimpan arsip-arsip statis yang dimiliki agar lebih tersimpan rapi dan tercegah dari kerusakan. Upaya preventif atau pencegahan dalam melestarikan arsip konvensional berbentuk kertas berupa SK, informasi keuangan, ijazah, organisasi, kegiatan prodi, kegiatan fakultas dan lain sebagainya yang dilakukan di Record Center Fikom Unpad dalam merawat arsip statis inaktif yang ada berupa penginputan informasi isi arsip untuk dijadikan daftar pemberkasan arsip, selain itu pengaturan suhu ruangan pun diatur dengan adanya AC, pembersihan secara berkala dari debu, dan pemberian kamper agar terhindar dari hama. Upaya sederhana itu bentuk kesadaran arsiparis dalam melestarikan arsip dalam keterbatasan dana dan fasilitas. Disamping adanya diklat sebagai media pengetahuan ada pendidikan yang lebih spesifik, yaitu sertifikasi penilaian kinerja arsiparis yang diklatnya selama tiga hari yang diselenggarakan oleh ANRI. Sertifikasi yang pernah diikuti oleh arsiparis Record Center Fikom Unpad ialah sertifikasi arsiparis naik jenjang ke ahli madya dan kompetensi keahlian kinerja. Pedoman dasar bagi arsiparis yaitu membaca semua peraturan ANRI, karena dari konsep hingga membuat SOP dalam kearsipan sudah jelas dan sudah tersedia contohnya. Arsiparis tinggal mengadopsi dan menyesuaikan dengan keadaan yang terjadi atau kondisi yang dialami yang memerlukan ketekunan karena berkaitan dengan struktur organisasi instansi, tupoksi, kebijakan, dan lain-lain. Hal ini untuk menentukan organisasi kearsipannya bersangkutan dengan seberapa banyak sumber daya yang diperlukan, seberapa besar organisasi instansi kearsipannya, dan lain sebagainya. Ini penting karena arsip perlu diolah dan dirawat agar proses temu kembali informasi dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Dari keempat syarat pemenuhan kompetensi sebagai arsiparis menurut Kuswantoro (2018) syarat arsiparis yang kompeten adalah memiliki keterampilan, ketelitian, kerapian, dan kecerdasan. Hal tersebut dapat diwujudkan melalui pendidikan dan pelatihan yang akan menciptakan seorang arsiparis ideal dalam kinerjanya dengan memiliki indikator atau ketentuan seperti dapat membaca dan menyimpulkan konteks surat, berkas atau koleksi lainnya, mau belajar terus menerus, tekun yang dibuktikan dengan kinerja, berkemampuan komunikasi yang baik, mampu menelaah dan menganalisis. Pola pikir dan kesadaran tersebut terbentuk karena adanya pendidikan yang dialami bahkan dapat memunculkan rencana upaya dan inovasi seperti halnya arsiparis di Record Center Fikom Unpad yang sadar akan pengelolaan dan perawatan arsip mulai dari hal yang sederhana hingga rencana mengelola dan mempreservasi arsip video, film, foto, kaset yang ada di Laboratorium Televisi, Fakultas Ilmu Komunikasi yang belum terpusat ke record center karena kendala sarana prasarana hingga sumber daya manusia. Hal yang dapat diupayakan dalam waktu dekat adalah mengenai arsip kertas terlebih dahulu, tetapi setidaknya rencana gambaran pengelolaan dan pemeliharaan arsip dalam bentuk media lain sudah terkonsepkan.

Salah satu pengelolaan dan preservasi arsip yang baik dapat dilakukan dengan edukasi terhadap arsiparis. Edukasi bertujuan agar arsiparis dapat mengambil langkah pengelolaan dan preservasi yang sesuai dengan ketentuan yang benar. Record Center Fikom Unpad sudah melakukan pengelolaan dan upaya preservasi sederhana dengan melakukan penginputan data arsip, pemberkasan, pembersihan debu secara berkala, serta pemberian kamper di lemari arsip. Saran yang dapat disampaikan penulis untuk arsip koleksi bentuk lain seperti: video, film, kaset, dan lain-lain, dapat diupayakan segera dibenahi. Selain itu, sumber daya arsiparis dapat dipenuhi agar bisa melaksanakan peran pem-binaan kepada setiap unit kerja, supaya semua pihak menyadari pengelolaan dan pelestarian arsip diperlukan untuk kemudahan akses informasi yang dapat menunjang kebutuhan instansi sewaktuwaktu. Tulisan ini diharapkan dapat memberikan informasi betapa penting-nya pendidikan dalam pengelolaan dan preservasi kearsipan sebagai kompetensi arsiparis, selain itu diharapkan lewat tulisan ini semakin banyak sumber daya yang sadar akan pentingnya pengelolaan dan pelestarian arsip.