Institutional Repository Perpustakaan Perguruan Tinggi (Studi Kasus di Perpustakaan Universitas Panca Bhakti)

Teknologi Informasi seiring dengan berjalannya waktu dirasakan memiliki dampak atau manfaat terhadap kemajuan dari berbagai sektor bidang keilmuan. Kemajuan Teknologi Informasi tentunya harus dapat kita sikapi dengan baik serta inovatif, karena jika tidak disikapi dengan baik tentu saja akan berdampak terhadap terlindasnya keberadaban masyarakat oleh tentang teknologi informasi yang semakin berkembang secara pesat setiap harinya. Trisna (2014) mengemukakan bahwa pesatnya pertumbuhan teknologi pada saat ini telah membawa kehidupan masyarakat ke dalam era yang serba digital. Hampir keseluruhan aspek dalam menjalani kehidupan menjadi serba digital, mulai dari penggunaan internet untuk bertransaksi seperti ibanking, toko serba online sampai dengan buku atau bahan pustaka yang serba elektronik, dan lain sebagainya. Membahas tentang sebuah perkembangan pada era serba digital tentu saja kita dihadapkan pada zaman yang serba canggih, dengan hanya berbekal gadget atau komputer dan juga akses internet kita sudah dapat memperoleh informasi yang diinginkan dari berbagai sumber rujukan yang ada. Berkembangnya era digital juga sangat berpengaruh terhadap perubahan dalam dunia pendidikan yang menyediakan informasi seperti perpustakaan. Dengan adanya perubahan tersebut tentu saja perpustakaan harus mengikuti perkembangan dengan siap beralih menjadi perpustakaan digital atau yang biasa di sebut dengan Digital Library. Digital Library tentu saja memiliki dampak yang sangat besar terhadap perkembangan ilmu pengetahuan terutama pada perpustakaan, seperti perpustakaan perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi sangat memiliki peran atau peluang dalam mewujudkan perpustakaan yang berbasis digital karena perpustakaan perguruan tinggi selain dibawah naungan pemerintah tentu saja di dukung dengan sumber dana yang mencukupi. Selain itu perguruan tinggi juga tentu saja memiliki suatu koleksi seperti jurnal ataupun karya ilmiah yang dibuat oleh civitas akademik dalam ruang lingkupan perguruan tinggi tersebut. Sehingga dapat dengan mudah dalam memperoleh bahan pustaka digital untuk selanjutnya membangun perpustakaan digital tersebut. Akan tetapi, didalam pelaksanaanya tentu saja akan menemui berbagai bentuk kendala dan tatangan, salah satu contohnya ialah bagaimana kita sebagai penyedia informasi dapat menyalurkan sebuah informasi dengan efektif dan efisien. Dalam menangani sebuah tantangan tersebut tentu saja setiap perpustakaan terutama perpustakaan perguruan tinggi harus berani mengambil sikap peralihan media seperti beralih dari penggunaan katalog manual menuju ke penggunaan katalog digital atau yang biasa dikenal dengan Online Public Access Catalog (OPAC). Selain itu dalam mewujudkan perpustakaan digital tentu saja bukan hanya dari peralihan katalog, akan tetapi perpustakaan perguruan tinggi tentu saja harus memiliki yang namanya Institutional Repository sebagai perwujudan digital library. Salah satu perpustakaan perguruan tinggi yang akan menerapkan Institutional Repository ialah Perpustakaan Universitas Panca Bhakti dengan tujuan sebagai sebuah sarana dalam penyimpanan semua karya tulis ilmiah baik dari mahasiswa, dosen dan seluruh civitas akademik lainnya. Berdasarkan latar belakang tersebut, peneliti tertarik untuk mengkaji persoalan-persoalan dalam membangun Institutional Repository dan tahapan-tahapan dalam mengembangkan Institutional Repository di Perpustakaan Universitas Panca Bhakti.

Penelitian ini menggunakan metode deskriptif analitis. Penelitian ini menggambarkan tentang bagaimana membangun Institusional Repository di Perpustakaan Universitas Panca Bhakti. Sugiyono (2016:80) Populasi adalah keseluruhan subyek atau obyek yang memillki kualitas tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk diamati kemudian diberi kesimpulan. Menurut Arikunto (2013:80) sampel yaitu sebagian atau perwakilan populasi yang akan diteliti. Populasi atau sampel yang digunakan dalam penelitian ini adalah seluruh petugastata usaha yang berjumlah 6 orang terdiri dari Kepala Perpustakaan, Kabag Tata Usaha 1 orang, Kasubag 1 orang dan 2 pustakawan serta Staff Teknologi Informasi 1 orang. Teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu wawancara dan observasi untuk mendapatkan data yang akurat. Sedangakan teknik analisa data dilakukan dengan metode diskriptif dengan menjabarkan temuan-temuan di lapangan.

3.1 Kendala dalam membangun institution repository di Perpustakaan Universitas Panca Bhakti Perpustakaan Universitas Panca Bhakti menghadapi beberapa kendala dalam proses membangun Institutional Repository antara lain: 1. Hak Cipta ( Copyright ) Pasal 1 Butir 1 Undang-undang Nomor 19 Tahun 2002 menjelaskan bahwa hak cipta adalah "hak eksklusif bagi pencipta atau penerima hak untuk mengumumkan atau memperbanyak ciptaannya atau memberikan izin untuk itu dengan tidak mengurangi pembatasan- pembatasan menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku". Perpustakaan Universitas Panca Bhakti menghadapi persoalan yang cukup rumit terkait dengan hak cipta ini ketika akan menerapkan Institusional Repository. Misalnya, adanya pro dan kontra dikalangan dosen terkait dengan hak cipta pada karya tulis ilmiah yang menjadi bimbingannya. Untuk mengatasi permasalahan ini perpustakaan harus membuat aturan yang diperkuat dengan surat keputusan rektor yang menjelaskan tentang serah terima karya tulis mahasiswa di perpustakaan. Dalam draft aturan yang tertuang pada surat keputusan rektor terkait dengan serah terima karya tulis dijelaskan bahwa antara mahasiswa dan perguruan tinggi disepakati perjanjian bahwa perguruan tinggi memiliki hak bebas royalti non eksklusif dimana perpustakaan memiliki hak untuk alih media atau mengganti format karya tulis, menyimpan karya tulis, memasukan dan mengelola ke database, melakukan distribusi, dan melakukan publish di media internet tanpa perlu izin dari pencipta untuk kepentingan akademis. 2. Sumber Daya Manusia (SDM) Perpustakaan digital atau digital library dalam pengelolaannya membutuhkan sumber daya manusia yang terampil dan memiliki kemampuan dibidang teknologi informasi dan ilmu perpustakaan agar pengelolaannya bisa lebih maksimal sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh perpustakaan. Untuk saat ini perpustakaan Universitas Panca Bhakti memiliki 3 SDM yang khusus mengelola institutional repository. SDM tersebut bertaanggung jawab dalam pengolahan, editing, dan uploading kedalam database repository perpustakaan. Dalam setahun perpustakaan bisa menerima karya tulis ilmiah dari mahasiswa sekitar 1.200 judul karya tulis ilmiah. Dengan jumlah SDM yang ada sekarang diharapkan Perpustakaan Universitas Panca Bhakti mampu mengelola institutional repository yang dimiliki dengan maksimal sehingga bisa dimanfaatkan oleh civitas akademik maupun masyarakat luas yang bisa mengaksesnya. 3. Plagiarisme (Penjiplakan) Dalam dunia akademisi terutama pada hasil karya tulis ilmiah istilah plagiarisme merupakan sesuatu hal yang sangat penting untuk dihindari karena terkait dengan hak cipta suatu karya atau buah pikiran seseorang. Plagiarisme sendiri pada KBBI bermakna penjiplakan yang terkait dengan pelanggaran hak cipta. Tindakan pelanggaran hak cipta yang dilakukan orang-orang dengan cara mengambil atau mengutip karya tulis orang lain dan dicantumkan seolah-olah hasil karyanya sendiri dan menerbitkannya tanpa memberikan kredit atau keterangan terhadap penulis aslinya disebut dengan tindakan plagiat. Tindangan ini melanggar kode etik dalam penulisan karya tulis ilmiah. Orang-orang yang melakukan tindakan plagiat ini disebut dengan plagiator atau penjiplak. Isu mengenai plagiarisme termasuk menjadi salah satu kendala yang dihadapi oleh Perpustakaan Universitas Panca Bhakti dalam pengelolaan Institutional Repository. Banyak pihak di internal kampus yang menghawatirkan apabila dengan adanya Institutional Repository dikhawatirkan akan banyak terjadi tindakan plagiarisme dari orang-orang yang tidak bertanggung jawab. Hal ini tentu bertolak belakang dari tujuan utama dibangunnya institutional repository yaitu untuk membuka akses informasi seluasluasnya agar bisa diakses oleh seluruh orang tanpa ada batasan karena dengan akses yang terbuka seperti ini tindakan plagiarisme akan mudah untuk dideteksi. Untuk saat ini tindakan yang dilakukan oleh Perpustakaan Universitas Panca Bhakti untuk mengurangi tindak plagiarisme adalah dengan melakukan perubahan format atau ekstensi file dari karya tulis ilmiah yang dimiliki yang awalnya berekstensi DOC diubah menjadi format file PDF. Selain itu juga dilakukan program pendidikan pemakai terhadap seluruh pemustaka untuk memberikan bimbingan dan pengetahuan terkait plagiarisme. 3.2 Langkah-langkah yang di Ambil oleh Perpustakaan Universitas Panca Bhakti 1. Analisa Kebutuhan Pengguna Dalam pengelolaan Institusional Repository proses analisa kebutuhan pengguna sangat penting karena dengan dilakukannya analisa tersebut akan berdampak pada sistem yang kita kelola menjadi lebih berkembang, sesuai dengan user atau pengguna. Tedd dan Andrew (2005) mengemukakan bahwa idealnya sebelum melakukan pengerjaan design suatu sistem terlebih dahulu perlu dilakukannya proses analisa potensi kebutuhan pengguna. Dalam proses analisa kebutuhan pengguna Perpustakaan Universitas Panca Bhakti menjalankan sebuah survey terhadap pengguna dengan menempatkan akses komputer sebagai tempat mengisi survey yang diposisikan pada bagian pelayanan,survey yang dilakukan juga dapat di akses melalui web perpustakaan, dan juga media sosial yang dimiliki perpustakaan. Survey yang dilakukan memiliki tujuan guna mengetahui keinginan dan kebutuhan pengguna, selain itu survey yang dilakukan dapat menjadi sebuah solusi dari permasalahan yang dihadapi oleh pengguna. Setelah proses survey selesai, selanjutnya Perpustakaan Universitas Panca Bhakti melakukan analisa terhadap kebutuhan pengguna. Setelah proses analisa dirasa cukup, selanjutnya dibuatkan daftar sederhana yang menggambarkan mengenai aplikasi apa yang akan dibangun termasuk dengan batasan-batasannya. 2. Sumber Daya Manusia (SDM) Perpustakaan Universiitas Panca Bhakti, dalam pengelolaan Institutional Repository memiliki tiga orang pustakawan atau pengelola. Ketiga orang pustakawan tersebut memilki tugas masingmasing yaitu pada bagian pengolahan, proses editing, sampai dengan proses peng-uploadan artikel atau karya tulis ilmiah pada Institutional Repository Universitas Panca Bhakti. 3. Sarana dan Prasarana (SARPRAS) Perpustakaan Universitas Panca Bhakti dari segi sarana dan prasarana mengupayakan penambahan perangkat keras (hardware) yang merupakan salah satu faktor penting atau pendukung untuk mencapai suatu keberhasilan dari sebuah pengelolaan perpustakaan digital. Adapun beberapa sarana dan prasarana yang digunakan Perpustakaan Universitas Panca Bhakti yaitu: a. Komputer server, perpustakaan telah melakukan upgrade atau penambahan kapasitassebagai upaya untuk mengatasi begitu banyaknya data yang masuk di perpustakaan. Adapun spesifikasi yang dibelaki sebagai komputer server yaitu: processor menggunakan Intel® Xeon® E3-1220 v2, dibantu dengan Memory sebesar 32GB (4 DIMMs), dengan kapasitas penyimpanan 1TB. b. Scanner, digunakan sebagai alat untuk melakukan proses alih media bahan pustaka dari teks menuju ke format digital. 4. Konten Repository Konten yang terdapat pada repository Perpustakaan Universitas Panca Bhaktimemiliki ruang lingkup karya tulis ilmiah dari seluruh civitas akademik Universitas tersebut seperti Skripsi, Thesis, Disertasi, Karya Intelektual dari Civitas Akademik, dan Laporan Magang sehingga pemustaka dapat mengakses infromasi dari Institutional Repository Gambar 1. Konten Repository Perpustakaan Universitas Panca Bhakti

Kemajuan dibidang teknologi yang terjadi saat ini memiliki manfaat yang sangat besar untuk kehidupan masyarakat. Dengan teknologi kehidupan masyarakat dibeberapa sektor menjadi lebih mudah. Selain itu juga memiliki dampak terhadap penyebaran informasi yang sangat cepat. Perpustakaan yang dikenal sebagai sumber informasi tentu harus ikut berkembang. Yang tadinya hanya sebatas ruangan dengan koleksi buku sekarang berkembang menjadi tidak dibatasi oleh ruang dan waktu. Perpustakaan berkembang menjadi perpustakaan digital atau digital library. Salah satu bentuknya yaitu adanya Institutional Repository. Perpustakaan Universitas Panca Bhakti mengikuti perkembangan dengan membangun Institutional Repository sendiri yang berfungsi sebagai tempat atau wadah untuk menampung seluruh karya tulis ilmiah yang dihasilkan oleh seluruh civitas akademik di Universitas Panca Bhakti. Dalam membangun Institutional Repository perpustakaan mengalami beberapa kendala yang terkait dengan hak cipta, Sumber Daya Manusia, dan Plagiarisme. Semua kendala tersebut dapat diatasi dengan adanya kerjasama yang baik di Perpustakaan Universitas Panca Bhakti dengan menghasilkan draft aturan yang diperkuat dengan keputusan rektor terkait penyerahan hak cipta dalam penyerhan karya tulis ilmiah, menentukan sumber daya manusia yang profesional dan memiliki kemampuan dalam mengelola repository, dan melakukan bimbingan kepada pemustaka terkait dengan tindakan plagiarisme.Tindakan yang dilakukan oleh perpustakaan untuk menemukan solusi terhadap kendala terkait dengan Institutional Repository antara lain dengan menganalisa kebutuhan pemakai untuk menghasilkan program yang tepat sasaran, merekrut tenaga ahli atau pustakawan untuk mengelola repository, dan menyiapkan sarana prasarana yang mumpuni untuk repository. Dengan begitu diharapkan Perpustakaan Universitas Panca Bhakti mampu melayani kebutuhan informasi pemustaka dengan maksimal tidak dibatasi oleh ruang dan waktu.