Efektifitas Pemanfaatan Repository Perguruan Tinggi: Studi pada Perpustakaan IPDN Kampus Jatinangor

Perpustakaan perguruan tinggi memiliki peran yang penting bagi penyelenggaraan akademik melalui penyediaan akses luas terkait sumber daya informasi. Penyelenggaraan fungsi perpustakaan tidak hanya sebagai tempat penyimpanan koleksi buku cetak saja tetapi juga menyimpan berbagai koleksi elektronik. Koleksi elektronik berupa electronic book, electronic journal hingga karya ilmiah dapat disimpan di suatu perpustakaan khususnya perpustakaan perguruan tinggi. Wadah penyimpanan koleksi karya ilmiah sivitas akademika umumnya disimpan ke dalam repositori institusi. Perpustakaan Institut Pemerintahan Dalam Negeri (IPDN) Kampus Jatinangor memiliki repositori institusi dan sejak tahun 2017 dapat diakses melalui https://eprints.ipdn.ac.id. Repositori tersebut dimanfaatkan seluruh sivitas akademika yaitu dosen, mahasiswa dan tenaga kependidikan lainnya di lingkungan IPDN Kampus Jatinangor. Repositori institusi yang dimiliki oleh IPDN tidak hanya berfungsi sebagai gudang penyimpanan digital tetapi juga diharapkan dapat menjadi pusat penyebaran pengetahuan ilmiah. Dengan demikian, melalui repositori institusi perpustakaan perguruan tinggi tidak hanya berperan sebagai tempat memperoleh referensi tetapi juga merupakan gerbang utama bagi pengelolaan, pemanfaatan, dan pertukaran hasil penelitian serta karya ilmiah. Dengan menyatukan peran tradisional perpustakaan dan layanan repositori, institusi dapat memberikan kontribusi maksimal dalam memenuhi kebutuhan informasi masyarakat akademis yang terus berkembang. Pemanfaatan repositori IPDN memberikan kemudahan bagi sivitas akademika untuk menyimpan karya ilmiah dalam rangka publikasi sehingga dapat memberikan manfaat bagi masyarakat secara luas. Berdasarkan pengamatan penulis pada laman repositori IPDN masih terdapat beberapa kendala. Kendala tersebut antara beberapa kali repositori IPDN tidak dapat diakses. Selain itu, merujuk pada hasil penelitian oleh Rahmadanita & Hasmiati (2020) menyatakan bahwa Pada tahun 2017, dilakukan sosialisasi pemanfaatan repositori kepada seluruh dosen di IPDN. Pelaksanaan sehari-hari dosen masih membutuhkan bimbingan dari pustakawan di Perpustakaan IPDN. Karena jumlah dosen yang cukup besar dibandingkan dengan jumlah pustakawan di Perpustakaan IPDN, sumber daya manusia di perpustakaan dianggap masih kurang memadai. Sebagaimana kajian Qurotianti & Rokhimatun (2019) menemukan hasil penelitian bahwa dalam mendukung pemanfaatan repositori secara optimal maka dapat dilakukan sosialisasi melalui media sosial, leaflet dan X-Banner serta melakukan literasi informasi. Sementara itu Mansyur & Supriyatno (2019) menyatakan bahwa repositori institusi bermanfaat sebagai sumber informasi bagi pemustaka. Melengkapi temuan tersebut, Wati & Lamusu (2019) menyatakan bahwa pemanfaatan repositori institusi dapat memudahkan penggunanya dalam melakukan penyimpanan secara digital, melakukan shared data dan memberi kemudahan dalam pencarian data. Lebih lanjut disampaikan oleh (Rifqi, 2018) bahwa kehadiran repositori institusi merupakan salah satu wujud dari penyediaan sarana informasi terutama yang berkaitan dengan referensi berbasis hasil penelitian/karya ilmiah. Salah satu faktor kemudahan akses yang diberikan tersebut disebabkan oleh teknik pencarian repositori dilakukan dengan mencocokan pola-pola string sehingga mendekati pola atau pattern dari string atau data yang dicari (Rahman, 2019). Hal ini mempertegas penelitian Suwarno (2014), bahwa pendekatan yang dilakukan dalam pengembangan repositori institusi adalah memberi kemudahan akses bagi penggunanya. Di sisi lain, Danial (2019) pun turut menemukan hasil penelitian berupa kendala yang dapat dihadapi pengguna repositori institusi diantaranya berkaitan dengan internet yang tidak stabil dan keterbatasan ruang penyimpanan pada repositori sehingga berimplikasi pada repositori institusi tidak dapat diakses. Penelitian sebelumnya juga menyatakan bahwa dalam penerapannya, terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi diantaranya adalah kualitas sistem, kualitas informasi, kualitas layanan, dan tingkat keputusan pengguna (Sari, 2019). Melengkapi temuan tersebut, Pramudyo et al. (2018) menemukan faktor pendukung dalam pemanfaatan repositori institusi adalah tersedianya lembaga infokom yang menjadi wadah pengembangan repositori tersebut. Merujuk uraian di atas, maka penulis menyatakan bahwa penelitian ini merupakan penelitian yang belum pernah dilakukan sebelumnya. Sebagian besar penelitian sebelumnya mengkaji respositori melalui faktor pendukung dan penghambat, namun pada penelitian ini, penulis berupaya mengkaji repositori melalui aspek efektivitas program. Perbedaan lainnya terletak pada obyek penelitian ini yaitu penulis memfokuskan pada pemanfaatan repositori perguruan tinggi yang diselenggarakan untuk dosen, sebagai salah satu pemustaka di IPDN yang memperoleh manfaat dari adanya layanan repositori perguruan tinggi. Oleh karena itu kebaruan dari penelitian ini terletak pada konsep yang digunakan yaitu peneliti menggunakan konsep efektivitas program. Tujuan penelitian ini adalah untuk memperoleh gambaran umum dan menganalisis efektifitas pemanfaatan repositori perguruan tinggi di Perpustakaan IPDN Kampus Jatinangor.

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif yang dilakukan dengan pendekatan kualitatif. Penelitian ini bertujuan untuk memberikan gambaran secara faktual dan sistematis terkait dengan fakta di lapangan dan kemudian disajikan ke dalam data kualitatif naratif. Penulis menentukan informan dengan teknik purposive sampling. Penulis memilih informan yang dinilai memiliki pemahaman terkait obyek yang diteliti. Informan penelitian ini sejumlah 20 orang yang terdiri dari 15 orang dosen dari tiap fakultas dan 2 orang pustakawan. Penelitian ini dilakukan pada bulan Januari 2023. Peneliti mempedomani operasionalisasi konsep terkait efektivitas sebagaimana yang disampaikan oleh Budiani (2007) bahwa untuk ukuran suatu efektivitas dapat dilihat dari aspek-aspek berikut ini yaitu; ketepatan sasaran, sosialisasi, tujuan dan pemantauan. Peneliti melakukan wawancara semi terstruktur, observasi dan dokumentasi dalam pengumpulan data yang relevan dengan penelitian. Selanjutnya, peneliti melakukan analisis data dengan melakukan reduksi data, penyajian data, dan menarik kesimpulan (Miles & Huberman, 1992).

Efektifitas Pemanfaatan Repositori Perguruan Tinggi (Studi Pada Perpustakaan IPDN Kampus Jatinangor) Berkaitan dengan efektifitas pemanfaatan repositori IPDN dalam mendukung kinerja dosen terutama pada proses kenaikan jabatan/pangkat, maka penulis mempedomani pendapat Budiani (2007) bahwa untuk ukuran suatu efektivitas dapat dilihat dari aspek-aspek berikut ini yaitu; ketepatan sasaran, sosialisasi, tujuan dan pemantauan. Ketepatan Sasaran Budiani (2007) menjelaskan bahwa ketepatan sasaran berkaitan dengan pengetahuan dan pemahaman peserta program terhadap program atau kegiatan yang dilakukan. Dalam hal ini, seluruh dosen yang menjadi informan penelitian telah mengetahui keberadaan repositori IPDN sebagai salah satu layanan yang disediakan oleh Perpustakaan IPDN. Namun belum semua dosen mengetahui dan memahami terkait manfaat dari repositori institusi tersebut. Hal ini sebagaimana disampaikan oleh Bapak M pada tanggal 10 Januari 2023 pukul 09.00 WIB di ruang layanan perpustakaan, bahwa: “kalau repositori pernah dengar dan pernah buat akun tapi sampai sekarang saya belum pernah menggunakannya”. Hal senada disampaikan oleh Ibu S pada tanggal 11 Januari 2023 pukul 10.00 WIB bahwa: “Oh ya, saya tahu ada layanan repositori, turnitin juga ada dari perpustakaan tapi saya lebih sering gunai Turnitin, kalau repositori saya belum tahu gunanya untuk apa aja”. Di sisi lain, informan dosen lainnya Ibu S, pada tanggal 10 Januari 2023 pukul 15.00 WIB menyatakan bahwa: “saya tau fungsi repositori salah satunya membantu dosen untuk naik pangkat atau jabatan karena akan terlink dengan dikti ya, tetapi jujur saya belum bisa menggunakannya sehingga saat saya mau upload karya saya, saya minta bantuan pustakawan saja”. Merujuk hasil informasi tersebut, penulis pun menemukan hasil pengamatan yang memperkuat pernyataan informan Ibu S bahwa sebagian dosen meminta bantuan pustakawan terutama di bidang e-resources untuk meng-upload karya ilmiah dosen ke dalam repositori IPDN. Hal tersebut dapat dilihat pada hasil pengamatan berikut ini: Sumber: website https://www. eprints.ipdn.ac.id, 2023 Gambar 1. Hasil Karya Ilmiah Dosen yang Diupload oleh Pustakawan Gambar 1 menjelaskan bahwa Pustakawan atas nama KGP melakukan upload data hasil karya dosen ke dalam repositori. Hal ini sebagaimana yang tercantum pada depositing user. Untuk memperkuat hasil pengamatan penulis tersebut, penulis melakukan wawancara kepada pengelola e-resources di Perpustakaan IPDN yaitu pak K.G.P. pada 20 Januari 2023 pukul 09.30 WIB bahwa: “memang benar, Sebagian dosen terutama generasi lama masih kesulitan untuk mengoperasionalkan repositori dan sering meminta bantuan para pustakawan untuk mengunggah karya ilmiahnya. Namun untuk dosen-dosen muda sudah kami berikan simulasi dan kami arahkan untuk submit secara mandiri ke dalam repositori”. Berdasarkan hasil penelitian tersebut, maka peneliti memperoleh informasi bahwa berkaitan dengan ketepatan sasaran dalam pemanfaatan repositori IPDN untuk mendukung kinerja dosen termasuk kedalam kategori cukup tepat karena seluruh dosen mengetahui adanya layanan repositori institusi yang disediakan oleh Perpustakaan IPDN namun sebagian dosen belum mengetahui dan memahami terkait fungsi dan manfaat dari repositori institusi dalam kinerja dosen tersebut. Sosialisasi Sosialisasi yang disebutkan oleh Budiani (2007) adalah pemberitahuan kepada para pihak-pihak yang terlibat. Berkaitan dengan itu, peneliti melakukan wawancara kepada para dosen yang menjadi informan penelitian, dan sebagaimana informasi dari Ibu E pada tanggal 11 Januari 2023 pukul 10.00 WIB bahwa: “sosialisasinya udah pernah dilaksanakan, saya pernah ikut tahun 2019 kalau tidak salah, lalu tahun 2020 pernah juga, nah saat Covid kayaknya nggak ada ya”. Pernyataan senada disampaikan oleh Bapak M pada 10 Januari 2023 pukul 09.00 WIB bahwa: “pernah ikutan waktu itu ada undangan dari perpustakaan dan mengundang dosen-dosen untuk ikutan bahkan dibuatkan akunnya saat sosialisasi itu”. Sementara itu, memperkuat hasil wawancara tersebut, penulis mencermati data penelitian sebagaimana disajikan pada tabel di bawah ini: Tabel 1. Kegiatan Sosialisasi Repositori IPDN No. Tahun Tempat Jumlah 1 2017 Ruang Perpustakaan IPDN Lt.2 1 2 2018 Ruang Perpustakaan IPDN Lt.2 1 3 2019 Ruang Set Bawah Gedung Rektorat IPDN 1 4 2020 Ruang Dosen IPDN 1 5 2021 - - 6 2022 - - 7 2023 - - Sumber: Data Penelitian, 2023 Hasil penelitian menunjukkan bahwa kegiatan sosialisasi sudah dilaksanakan oleh Perpustakaan IPDN pada tahun 2017 s.d 2020 dengan anggaran yang tersedia. Tetapi pada tahun 2021 s.d. 2023 sosialisasi tidak dilakukan karena terjadi alokasi anggaran yang dibutuhkan untuk kegiatan lain seperti kegiatan peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia Perpustakaan IPDN melalui workshop dan bimbingan teknis. Ketersediaan anggaran menjadi salah satu hambatan pada penerapan sosialisasi repositori secara onsite sehingga Pustakawan IPDN melakukan sosialisasi sekaligus pendampingan secara online khususnya bagi dosen yang membutuhkan manfaat dari Repositori tersebut. Di samping itu, sosialisasi tidak hanya dilakukan untuk dosen IPDN yang memiliki kebutuhan untuk kenaikan pangkat/jabatan saja, tetapi juga dilakukan untuk Mahasiswa IPDN Tingkat Akhir. Mahasiswa IPDN Tingkat Akhir memiliki kewajiban untuk menyimpan karya ilmiah skripsi pada Repositori IPDN melalui kebijakan tertulis Peraturan Rektor IPDN. Di samping itu adanya kewajiban dari Pemerintah Pusat yang mengatur bahwa Mahasiswa Tingkat Sarjana perlu menyimpan karya ilmiahnya melalui Repositori Institusi. Kegiatan sosialisasi kepada mahasiswa IPDN pun dilakukan secara online karena adanya keterbatasan aktivitas pada masa Pandemi Covid tahun 2020 dan 2021. Mencermati kegiatan sosialisasi yang telah dilakukan oleh pustakawan IPDN tersebut, penulis menilai bahwa sosialisasi menjadi aspek penting dalam mengukur tujuan dari repositori institusi. Sosialisasi berfungsi sebagai langkah awal saja karena apabila sosialisasi tidak dilakukan secara bertahap dan berkelanjutan, maka informasi atau pengetahuan yang diperoleh sepanjang sosialisasi tidak dapat diserap secara sempurna oleh peserta sosialisasi. Oleh sebab itu, sosialisasi yang dilakukan oleh Perpustakaan IPDN sudah cukup baik bahwa tercatat selama 3 (tiga) tahun berturut-turut sosialisasi tersebut dilakukan. Adanya jarak waktu selama 1 (satu) tahun tersebut bisa dikatakan belum bisa mengukur efektif atau tidaknya pemanfaatan repositori di IPDN. Oleh sebab itu, dibutuhkan pendampingan bagi dosen IPDN terkait dengan praktek atau pemanfaatan Repositori tersebut. Berkaitan dengan pendampingan tersebut, sebagaimana dijelaskan oleh informan dosen Ibu SZ Pada 20 Januari 2023 pukul 09.00 WIB bahwa: “saya sangat terbantu dengan bantuan yang dilakukan oleh Pustakawan IPDN ya karena memfasilitasi kami yang tua-tua ini untuk bisa memproses berkas di repositori ipdn. Walau sebenarnya kami pernah ikut sosialisasi tetapi sering lupa karena faktor U, dan masih ada juga beberapa teman yang masih gaptek, untuk buka link aja masih kesusahan. Makanya kalau kami ke perpustakaan, biasanya didampingi, difasilitasi, dibantu sama mbak di Pustakawan untuk proses berkas tersebut”. Pernyataan tersebut dipertegas oleh Pustakawan K.G.P. pada 20 Januari 2023 pukul 09.30 WIB bahwa: “iya, jadi memang sosialisasi itu ibarat kita merangsang dosen untuk tahu bahwa Perpustakaan IPDN punya repositori. Karena walau langkah-langkah sudah kami sampaikan dana kun sudah kami buatkan, tetap saja ada kejadian dosen lupa password atau lupa username, lupa akun jadi pasti akan minta bantuan kepada Pustakawan. Kami dengan senang hati membantu karena memang sudah menjadi tugas kami memberikan pelayanan yang mudah kepada pemustaka.” Merujuk hasil penelitian, penulis menilai bahwa kegiatan sosialisasi perlu sejalan dengan kegiatan pendampingan khususnya pada pemanfaatan repositori perguruan tinggi. Hal tersebut bertujuan untuk pemenuhan kebutuhan pemustaka terutama bagi Dosen yang kurang familiar dengan teknologi informasi dan komunikasi. Di samping itu, melalui sosialisasi dan pendampingan yang dilakukan memberikan peningkatan manfaat yang cukup signifikan bagi dosen untuk mengakses, mengupload berkas hingga dapat digunakan untuk proses kenaikan jabatan/pangkat karena pemberkasan melalui Repositori IPDN tersebut. Hal tersebut dipertegas oleh grafik di bawah ini: Sumber: Data Penelitian, 2023 Gambar 2. Grafik Pemanfaatan Repositori IPDN Tahun 2017 sd 2023 Gambar 2 tersebut menunjukkan bahwa adanya sosialisasi yang dilakukan secara bertahap dan berkelanjutan, sekaligus disertai dengan pendampingan/fasilitasi kepada dosen IPDN memberikan manfaat dan berimplikasi pada peningkatan persentase pemanfaatan Repositori IPDN dari tahun ke tahun. Kegiatan sosialisasi dan pendampingan yang dilakukan tersebut perlu menjadi agenda rutin bagi Perpustakaan IPDN, tidak hanya untuk mencapai tujuan dan sasaran efektivitas pemanfaatan repositori IPDN tetapi juga dapat diadopsi untuk pemanfaatan layanan online lainnya yang dimiliki oleh Perpustakaan IPDN. Tujuan Tujuan menjadi salah satu faktor pada pengukuran efektivitas suatu program, melalui penilaian atas kesesuaian penerapan suatu program dengan tujuan yang telah ditetapkan. Pada pemanfaatan repositori di IPDN, tujuan utamanya adalah memberikan kemudahan bagi pemustaka khususnya Dosen IPDN dalam proses kenaikan pangkat/jabatan. Melalui repositori tersebut, dosen dapat menyimpan karya ilmiah yang telah disusun ke dalam suatu wadah penyimpanan institusi sehingga pada saat pemeriksaan atau penilaian berkas pengajuan kenaikan pangkat/jabatan tersebut, Tim Penilai Dikti dapat mengaksesnya dalam layanan satu pintu. Sepanjang pemanfaatan repositori yang telah dilakukan oleh Perpustakaan IPDN, tujuan tersebut telah tercapai, hal tersebut diperkuat oleh data pada gambar 2. Gambar 2 tersebut menunjukkan adanya kenaikan yang cukup signifikan terkait pemanfaatan repositori oleh pemustaka IPDN khususnya Dosen IPDN. Bahkan Dosen IPDN pun merasakan manfaat dari pemanfaatan repositori tersebut. Sebagaimana penjelasan dari Bapak F dan Bapak UN pada 21 Januari 2023 pukul 10.00 WIB yang sepakat menyampaikan bahwa pemanfaatan repositori menjadi salah satu fasilitator dalam mendukung proses kenaikan pangkat/jabatan bagi dosen. Terlebih lagi, adanya sosialisasi dan pendampingan yang diberikan oleh Pustakawan IPDN semakin mempermudah para dosen untuk memanfaatkan layanan repositori tersebut. Pernyataan tersebut dipertegas oleh Bapak ZT pada 22 Januari 2023 pukul 10.30 WIB yang menyatakan bahwa: “Layanan repositori untuk Dosen ini sudah bagus, karena dulu itu masih manual kalau Dosen mau naik pangkat/jabatan. Tapi sekarang melalui koordinasi dengan bagian akademik, Perpustakaan IPDN bisa membantu dosen dalam penyiapan berkas dan pengunggahan berkas Dosen ke repositori tadi. Saya juga merasakan manfaatnya. Tapi memang masih ada kendala yang harus diperbaiki terutama pada fitur atau mungkin server ya, karena beberapa kali kelihatan dari Dosen itu adalah, ketika Dikti mau menilai, ternyata link Karya Ilmiah yang di repositori tidak bisa di klik atau gagal akses. Nah itu perlu dicarikan solusinya agar tidak menghambat proses penilaian. Dari saya itu hal penting yang perlu diselesaikan ya”. Berkenaan dengan hasil wawancara dengan para informan tersebut, penulis melakukan konfirmasi melalui data penelitian dan ditemukan informasi bahwa kendala terkait server masih menjadi salah satu aspek yang perlu menjadi perhatian bagi Perpustakaan IPDN dalam mengelola layanan repositori perguruan tinggi tersebut. Pengelola repositori IPDN menyatakan bahwa solusi atas gagal akses yang dihadapi oleh Dikti tersebut adalah dengan melakukan komunikasi dan koordinasi efektif dengan berbagai pihak, salah satunya adalah Bagian TIK di IPDN. Hal tersebut sudah dikomunikasikan dan Perpustakaan IPDN menunggu tindak lanjut dari Bagian TIK tersebut agar dapat melakukan peningkatan server atau jaringan sehingga kendala tersebut dapat diatasi dengan efektif dan efisien. Sebagaimana diketahui bahwa teknologi informasi menjadi dukungan yang esensial karena konten yang disebarkan berupa konten digital, dan seluruh anggota sivitas akademika perlu berkontribusi dalam mengisi konten repositori institusi yang mematuhi format standar (Prasetyo et al., 2022). Sumber: website https://www. eprints.ipdn.ac.id, 2023 Gambar 3. Tampilan Screenshot Gagal Akses Link Repositori Merujuk pada gambar 3, salah satu faktor yang menyebabkan gagal akses adalah adanya gangguan pada jaringan atau server dari repositori tersebut. Hal tersebut merupakan kendala yang fundamental terjadi pada saat penilaian berkas Dosen dilakukan oleh tim penilai. Oleh sebab itu, Perpustakaan IPDN sudah melakukan upaya komunikasi dan koordinasi sebagai langkah awal dalam mengantisipasi kendala tersebut terjadi. Berdasarkan hasil penelitian sebagaimana uraian penulis di atas, penulis menyimpulkan bahwa berkaitan dengan tujuan program dari pemanfaatan repositori perguruan tinggi telah sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Pemustaka khususnya Dosen IPDN merasakan manfaat dari layanan repositori yang disediakan oleh Perpustakaan IPDN tersebut. Implikasinya, melalui pemanfaatan repositori IPDN tersebut, dapat memfasilitasi Dosen IPDN dalam pemberkasan, penyimpanan dan penilaian Karya Ilmiah dalam rangka kenaikan pangkat/jabatan Dosen IPDN. Namun, dalam pencapaian tujuan tersebut, masih terdapat kendala terkait dengan gagal akses yang beberapa kali terjadi dan dapat berimplikasi pada terhambatnya proses penilaian Karya Ilmiah Dosen yang sedang melakukan pengajuan kenaikan pangkat/jabatan. Pemantauan Budiani (2007) menjelaskan bahwa pemantauan dilakukan setelah suatu program diselenggarakan. Pemantauan tersebut melibatkan pengawasan terus-menerus terhadap kinerja, feedback, dan kebutuhan pelanggan setelah implementasi program guna memastikan kepuasan dan peningkatan yang berkelanjutan. Berkaitan dengan pemantauan yang dilakukan terhadap pemanfaatan repositori IPDN, sebagaimana hasil penelitian yang dilakukan, penulis memperoleh informasi bahwa pemantauan merupakan aspek yang minim dilakukan oleh pimpinan Perpustakaan IPDN. Hal tersebut sebagaimana pernyataan dari informan pengelola repositori IPDN, bahwa: “kalau untuk layanan repositori ini kan sebenarnya mudah dilakukan ya, dan pimpinan memberikan kepercayaan aja kepada pustakawan untuk mengelola. Kalau misalnya pemantauan seperti perhatian pimpinan secara khusus untuk repositori itu kayaknya belum ada, karena pemantauan nya lebih kepada semua layanan yang ada di perpustakaan. Jadi pimpinan biasanya tahu kalau ada kendala ini itu ya karena kami yang melaporkan ke pimpinan. Begitu”. Pemantauan yang dilakukan tidak secara khusus terjadwal dan rutin dilakukan oleh pimpinan Perpustakaan IPDN. Dengan kata lain, menurut penulis, pemantauan tersebut masih sangat minim dilakukan oleh pimpinan Perpustakaan IPDN. Namun, Pustakawan IPDN secara aktif menyampaikan laporan baik secara tertulis maupun lisan terkait dengan perkembangan dari pemanfaatan layanan repositori IPDN tersebut kepada pimpinan Perpustakaan IPDN. Penulis berpendapat bahwa pemantauan program layanan repositori perguruan tinggi menjadi penting karena melibatkan manajemen dan penyimpanan data penting yang digunakan dalam kegiatan akademis. Repositori ini tidak hanya berisi informasi akademis, tetapi juga proyek penelitian, publikasi ilmiah, dan koleksi digital berharga lainnya. Dengan pemantauan yang efektif, institusi dapat memastikan keamanan dan ketersediaan data, mencegah kehilangan informasi berharga, serta memenuhi standar keamanan dan privasi yang diperlukan. Selain itu, pemantauan juga membantu dalam memastikan aksesibilitas dan integritas data, memungkinkan kolaborasi yang lebih baik di antara anggota fakultas dan peneliti. Dengan memahami tren penggunaan dan kebutuhan pengguna, institusi dapat meningkatkan infrastruktur repositori untuk mendukung pertumbuhan dan perkembangan komunitas akademisnya. Dengan kata lain, pemantauan program layanan repositori adalah kunci untuk menjaga dan meningkatkan nilai serta dampak positif dari aset intelektual yang disimpan di dalamnya. Mengingat pentingnya kegiatan pemantauan dilakukan, maka menurut penulis, Perpustakaan IPDN perlu memberikan perhatian atas kegiatan pemantauan tersebut. Pemantauan tidak hanya dilakukan oleh pihak internal dari Perpustakaan IPDN saja, dalam hal ini pimpinan atau pustakawan. Tetapi juga dapat melibatkan pihak eksternal IPDN. Pemantauan repositori perguruan tinggi yang ideal melibatkan kerjasama erat antara beberapa pihak yang berperan dalam ekosistem tersebut. Pertama-tama, administrator sistem dan teknologi informasi memainkan peran kunci dalam memastikan keamanan, ketersediaan, dan integritas data dalam repositori. Administrator sistem dan teknologi informasi bertanggung jawab untuk mengelola infrastruktur teknologi dan memastikan bahwa sistem berjalan dengan efisien. Di samping itu, pemantauan juga bisa dilakukan oleh Pihak akademis, seperti fakultas dan peneliti, juga memiliki peran penting dalam pemantauan repositori. Pihak akademis dapat memberikan masukan tentang kebutuhan pengguna, memastikan bahwa data yang disimpan relevan dan up-to-date, serta berkontribusi pada kebijakan pengelolaan data. Adapun pemantauan internal yang dilakukan oleh pegawai perpustakaan memiliki kontribusi besar dalam pemantauan repositori, terutama dalam hal mengelola metadata, katalogisasi, dan aspek-aspek organisasi informasi. Merujuk pada hasil penelitian, penulis belum memperoleh adanya prosedur yang disusun untuk penyelenggaraan kegiatan pemantauan pemanfaatan layanan Repositori IPDN dilakukan. Di sisi lain, penulis berpendapat bahwa prosedur tersebut perlu disusun dan diterapkan secara ideal dalam rangka mewujudkan efektivitas pemanfaatan layanan repositori suatu perguruan tinggi. Standar Operasional Prosedur (SOP) pemantauan repositori institusi sangat diperlukan karena memberikan panduan sistematis untuk menjalankan kegiatan tersebut dengan efektif dan efisien. SOP mencakup langkah-langkah yang jelas, tanggung jawab, dan prosedur yang harus diikuti oleh semua pihak terlibat, termasuk administrator sistem, staf akademik, staf perpustakaan, dan pihak-pihak lainnya. Setidaknya, terkait dengan fungsi dari SOP tersebut diantaranya adalah, SOP membantu dalam menetapkan standar keamanan data yang harus diikuti untuk melindungi informasi sensitif yang disimpan dalam repositori. Hal ini sangat penting mengingat karakteristik data akademis yang seringkali bersifat rahasia atau eksklusif; SOP juga mendefinisikan prosedur pemantauan rutin terkait dengan pengawasan ketersediaan sistem, performa, dan integritas data sehingga dapat memastikan bahwa repositori berfungsi dengan optimal dan memberikan akses yang tepat waktu kepada pengguna. Selain itu, SOP sebagai penyusunan pedoman terkait penanganan masalah dan perbaikan, sehingga tim pemantauan dapat merespon dengan cepat terhadap masalah teknis atau keamanan yang mungkin muncul. Dengan adanya SOP, institusi dapat menghindari kebingungan dan meningkatkan responsibilitas dalam mengatasi permasalahan. Diskusi Secara garis besar ketepatan sasaran dari penyediaan repositori institusi di IPDN sudah sejalan dengan pendapat dari Suwardi (2014) institutional repositori sebagai tempat untuk menyimpan barang-barang berharga yang berhubungan dengan suatu lembaga. Institutional repositori mempunyai dua tujuan dan sasaran pokok menurut Vishala and Bhandi dalam Suwardi (2014) yaitu: 1) Menyediakan akses terbuka ke hasil penelitian institusional dengan pengarsipan sendiri hasil penelitian tersebut; 2) Menyimpan dan melestarikan aset digital institusional lainnya, meliputi literatur yang tidak diterbitkan atau yang mudah hilang (misal thesis atau laporan teknis). Hasil penelitian menunjukkan bahwa berkaitan dengan dimensi ketepatan sasaran pemanfaatan repositori IPDN, masih ada Sebagian Dosen IPDN yang belum mengetahui manfaat dari layanan repositori IPDN tersebut. Meskipun sosialisasi dan pendampingan sudah dilakukan oleh Pustakawan IPDN tetapi Sebagian kecil Dosen IPDN belum pernah memanfaatkan repositori IPDN. Oleh sebab itu, penulis berpendapat bahwa ketepatan sasaran tersebut perlu diperkuat dengan penyebarluasan informasi yang secara komprehensif dapat dilakukan oleh Perpustakaan IPDN melalui kegiatan sosialisasi dan pendampingan yang berkelanjutan. Hal tersebut berkesesuaian dengan penelitian sebelumnya yang menyatakan bahwa koleksi di perpustakaan perguruan tinggi diselaraskan dengan kebutuhan penggunanya. Koleksi tersebut disajikan untuk memenuhi kebutuhan informasi para pemustaka, sehingga perlu dipastikan bahwa koleksi tersebut sesuai dengan sasaran dan dapat dimanfaatkan secara efektif oleh pemustaka (Melani, 2017). Di sisi lain, perpustakaan dapat mengambil langkah dengan menganalisis kebutuhan pengguna untuk mengembangkan program yang sesuai dan berfokus pada sasaran yang tepat (Julhijah, 2021). Dalam rangka mencapai ketepatan sasaran, maka pemanfaatan layanan repositori institusi yang diselenggarakan oleh IPDN dapat diperkuat melalui manajemen repositori sebagaimana pendapat dari Suwanto (2017) bahwa model manajemen repositori dari perspektif layanan, mencakup aspek-aspek seperti kerangka kerja layanan, deposit yang dimediasi oleh pimpinan perguruan tinggi, dan konsep komunikasi masa yang menekankan perubahan dalam proses bisnis dari produksi massal ke fokus pada standardisasi dan efisiensi. Untuk tetap relevan dalam era digital yang terus berkembang, pustakawan digital perlu meningkatkan kapasitas mereka melalui berbagai upaya seperti mengikuti pelatihan, melakukan studi banding, mengikuti pendidikan lanjut, atau melibatkan diri dalam kegiatan pengembangan profesional lainnya (Pramudyo & SP, 2022). Perpustakaan, yang diberi tanggung jawab mengelola karya ilmiah dari anggota akademis, dapat menjalankan tugasnya dengan efisien melalui institutional repositori. Meskipun demikian, diperlukan usaha lebih proaktif dari perpustakaan dalam menyosialisasikan peraturan terkait kewajiban penyimpanan karya ilmiah, dan melakukan promosi yang intensif untuk mengkomunikasikan berbagai keuntungan dalam memanfaatkan institutional repositori (Ulum & Setiawan, 2016). Hasil penelitian menunjukkan bahwa sosialisasi terkait pemanfaatan layanan repositori sudah dilakukan. Bahkan Perpustakaan IPDN di samping melakukan sosialisasi juga melakukan pendampingan kepada Dosen IPDN yang belum memahami tahapan dari layanan repositori IPDN tersebut. Sutedjo (2014) menyebutkan bahwa sosialisasi yang dilakukan merupakan sarana promosi yang dapat dilakukan untuk memperkenalkan repositori institusi. Hal tersebut dipertegas oleh Sunyianto & Barus (2023)bahwa sosialisasi yang disertai dengan edukasi dapat menjadi langkah strategis dalam pemanfaatan layanan repositori perguruan tinggi. Bahkan sosialisasi yang dilakukan oleh perpustakaan kepada pemustaka dinilai sebagai wujud dari sikap profesional Lembaga (Nurcahyadi, 2022). Rahmadanita (2022) menyatakan bahwa pendekatan sosialisasi dan pendampingan dapat diberikan khususnya kepada pemustaka yang menghadapi tantangan dalam pengetahuan dan keterampilan teknologi informasi. Dengan demikian, penulis berpendapat bahwa adanya sosialisasi dan pendampingan dapat terus dilakukan dan ditingkatkan agar tujuan pemanfaatan repositori bagi pemustaka IPDN dapat tercapai. Di samping itu adanya jadwal rutin terkait sosialisasi dan pendampingan dapat dilakukan dalam bentuk coaching clinic oleh Pustakawan IPDN Kampus Jatinangor. Coaching clinic untuk pemanfaatan repositori perguruan tinggi merupakan suatu pendekatan atau program pelatihan yang dirancang untuk meningkatkan pemahaman dan keterampilan pengguna, terutama dosen di IPDN, dalam menggunakan repositori institusi dengan optimal. Program ini dapat mencakup workshop, seminar, atau sesi pelatihan intensif yang membimbing peserta tentang cara mengunggah, mencari, dan memanfaatkan konten repositori. Tujuan coaching clinic ini adalah untuk memastikan bahwa seluruh komponen sivitas akademika memahami potensi dan manfaat repositori, serta dapat mengelola dan memanfaatkannya secara efektif. Melalui pendekatan ini, perguruan tinggi dapat memastikan bahwa repositori mereka tidak hanya menjadi tempat penyimpanan, tetapi juga sumber daya yang aktif digunakan dan diisi oleh anggota akademis untuk mendukung pertumbuhan ilmiah dan penelitian di lingkungan IPDN. Berkaitan dengan tujuan dari adanya layanan repositori IPDN adalah untuk memberikan kemudahan bagi pemustaka khususnya Dosen terkait dengan media penyimpanan dan publikasi Karya Ilmiah. Hal tersebut berkesesuaian dengan pendapat dari Nugrohoadhi (2017) bahwa publikasi ilmiah menjadi aset berharga bagi perpustakaan dan harus terus diperbarui sejalan dengan kemajuan ilmu pengetahuan. Tugas utama pustakawan adalah menjaga agar data publikasi tetap terkini, tidak hanya melalui koleksi fisik, tetapi juga melalui koleksi elektronik seperti buku dan jurnal yang dapat diakses secara fleksibel tanpa adanya batasan ruang dan waktu. Melalui repositori berbasis web maka Dosen pun dapat dengan mudah melakukan pengunggahan berkas sesuai kebutuhan (Ambriani & Nurhidayat, 2019). Repositori institusi tidak hanya berperan sebagai tempat penyimpanan karya ilmiah, tetapi juga sebagai sarana untuk menginformasikan kepada publik tentang kepakaran seorang dosen. Setiap dosen dapat memiliki akun pribadi dalam repositori institusi untuk menyimpan karya ilmiah (Setiyono & M, 2019). Aturan dari Dirjen DIKTI mewajibkan dosen untuk mempublikasikan karya ilmiah secara daring melalui mesin pencari dan pengindeksan. Repositori menjadi media penting bagi penulis, peneliti, dan dosen dalam mengelola portofolio karya ilmiah, menyediakan penyimpanan yang aman, berkelanjutan, dan akses mudah melalui tautan permanen (Nuraeni & Kurniawaty, 2019). Kehadiran repositori institusi melalui kebijakan open access memberikan manfaat khususnya sivitas akademika sebagai alat untuk memperlihatkan karya ilmiah terbaik yang dimiliki. Di sisi lain, bagi institusi, diharapkan dapat meningkatkan prestise dan visibilitas di tingkat nasional maupun internasional (Sahidi, 2021). Hasil penelitian juga menunjukkan bahwa pemantauan terkait pemanfaatan layanan repositori IPDN masih minim dilakukan oleh pimpinan Perpustakaan IPDN Kampus Jatinangor. Sementara itu dukungan dari pimpinan merupakan aspek penting dalam pemanfaatan layanan repositori di suatu institusi. Sebagaimana disampaikan oleh Wulandari & Nurisani (2020) bahwa kehadiran kebijakan yang dikeluarkan oleh pimpinan untuk membentuk repositori di perpustakaan perguruan tinggi menjadi faktor krusial. Peran dan kebijakan dari pemimpin organisasi akan mempengaruhi tingkat dukungan dan komitmen dalam menerapkan manajemen pengetahuan di lingkungan organisasi tersebut. Pernyataan tersebut memperkuat hasil penelitian lain oleh Kardi (2019) yang menyatakan bahwa efektivitas repositori sangat ditentukan oleh komitmen pimpinan Perguruan Tinggi dalam kebijakan untuk membuka akses secara terbuka (open access). Dengan demikian, dibutuhkan keselarasan pandangan antara kebijakan pimpinan, pelaksana teknis dan pengguna layanan pada pemanfaatan repositori institusi (Zulviah et al., 2023). Dukungan pimpinan Perpustakaan IPDN dapat ditunjukkan melalui kebijakan SOP pemantauan yang hingga saat ini belum ada. SOP pemantauan tersebut menurut penulis menjadi faktor penting dalam rangka langkah awal melakukan kegiatan pemantauan. Di samping itu dapat menjadi dasar bahan pertimbangan terkait perbaikan layanan repositori IPDN kedepannya, karena pihak yang melaksanakan pemantauan tidak hanya berasal dari internal Perpustakaan IPDN saja tetapi juga dari pihak eksternal seperti pihak fakultas dan akademisi lainnya.

Efektifitas pemanfaatan repositori perguruan tinggi khususnya di Institut Pemerintahan Dalam Negeri (IPDN) termasuk ke dalam kategori cukup. Adapun dari 4 (empat) dimensi yang menjadi ukuran efektivitas, terdapat 1 (satu) dimensi yang masih kurang dalam penerapannya yaitu dimensi pemantauan, 2 (dua) dimensi yang cukup yaitu dimensi ketepatan sasaran dan tujuan program, 1 (satu) dimensi yang sudah baik yaitu dimensi sosialisasi. Oleh karena itu penulis merekomendasikan bahwa Perpustakaan IPDN perlu menyusun SOP pemantauan terkait pemanfaatan layanan repositori IPDN dan tidak hanya melibatkan pihak internal dari Perpustakaan IPDN tetapi juga dapat melibatkan pihak eksternal IPDN seperti akademisi dari fakultas atau peneliti. Perpustakaan IPDN dihimbau untuk dapat meningkatkan pola koordinasi dan komunikasi efektif dengan pihak TIK IPDN terutama dalam mengatasi kendala server dan jaringan yang dihadapi. Perpustakaan IPDN didorong untuk meningkatkan sosialisasi dan pendampingan yang telah dilakukan melalui jadwal rutin yang berkelanjutan melalui program coaching clinic sehingga dapat berimplikasi pada penyebarluasan informasi terkait fungsi dan manfaat dari layanan repositori IPDN dapat mencapai ketepatan sasaran dan tujuan program secara efektif dan efisien.