EFEKTIVITAS SISTEM TEMU KEMBALI OPAC PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS BENGKULU

Chistia (2018) menjelaskan bahwa teknologi informasi dan komunikasi berpengaruh dengan cepatnya penyebaran paradigma dalam perwujudan layanan perpustakaan. Perkembangan yang telah dialami oleh perpustakaan, dimulai dari bentuk informasi yang tercetak menjadi media akses ke berbagai sumber informasi dimana saja. Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dimanfaatkan sebagai kegiatan alih media perpustakaan menjadai perpustakaan digital (automasi perpustakaan), manajemen sistem informasi perpustakaan, perpustakaan digital, serta e-learning (Purwono.2010). Sistem informasi merupakan seluruh kegiatan untuk menghasilkan informasi dengan cara yang efektif dan efisien. Layanan temu balik informasi merupakan salah satu layanan yang paling berpengaruh pada kegiatan penyebaran informasi (information disemination). Kualitas layanan setiap perpustakaan mempunyai standar proses masing-masing sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi pemustaka (Irawan dan Najiullah, 2015). Hal ini juga berkaitan dengan layanan temu balik informasi yang mencakup tentang informasi yang dibutuhkan pengguna dalam aplikasi OPAC dengan relevansi hasil dari kata kunci yang di input pada aplikasi. Selain itu, kerjasama jaringan yang dilakukan oleh UPT Perpustakaan Universitas Bengkulu dengan Perpustakaan Nasional Indonesia terkait penerapan aplikasi OPAC dan Slims serta jaringan bahan pustaka pada tiap ruang baca yang terdapat disetiap fakultas Universitas Bengkulu sehingga pengguna mendapatkan informasi secara efektif dan efisien. Tuntutan informasi pengguna dipenuhi melalui sistem pencarian informasi, yang merupakan alat informasi pasif. Selain itu, sistem temu kembali didefinisikan sebagai sistem yang memberikan informasi kepada pengguna sebagai balasan berdasarkan permintaan pengguna (Sulistyo-Basuki, 1992:132). Purwono (2010:155) lebih lanjut mengatakan bahwa sistem pencarian informasi dirancang guna untuk menemukan dokumen yang berkaitan dengan kebutuhan pengguna. Pengguna dapat dengan bebas mencari informasi dan terjadinya kegiatan pencarian informasi melalui penggunaan fasilistas dengan aplikasi OPAC. Pencarian informasi adalah pengertian atau metode untuk mencari informasi dan mendapatkan apa yang dibutuhkan oleh pengguna. Hasugian (2006:5) mennjelaskan efektivitas suatu sistem temu kembali adalah sistem yang berfungsi menghasilkan variasi dokumen bersumber dari kumpulan data yang berhubungan dan memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Dengan indikator keberhasilan seperti dokumen dianggap relevan dengan permintaan jika query muncul di field judul, atau field abstrak, atau field subjek, yang dalam hal ini juga muncul di field descriptor lainnya, dan dokumen dianggap tidak relevan jika query hanya disertakan dibidang lain, seperti bidang sumber atau jenis penerbitan. Katalog Akses Publik Online (OPAC) adalah sistem yang dirancang untuk penelusuran informasi di perpustakaan. Terdiri dari pencarian sederhana, pencarian lanjutan, navigasi informasi perpustakaan, pencarian lanjtutan, navigasi informasi perpustakaan, bantuan pencarian, dan navigasi pustakawan untuk masuk kedalam sistem OPAC. Untuk menelusuri dan menemukan dokumen yang tepat bagi pemustaka, diperlukan kegiatan pengadaan bahan pustaka yang kemudian di input kedalam aplikasi OPAC disertai dengan Thesaurus yang berfungsi sebagai kata kunci atau keyword yang sudah terotomasi pada menu di aplikasi sistem temu kembali. Bahan pustaka berasal dari adanya kerjasama jaringan muali dari internal sampai eksternal, baik lembaga maupun instansi sehingga kebutuhan dokumen pemustaka dapat dipenuhi dan secara lengkap tersedia pada OPAC.

Metode adalah tahapan atau langkah-langkah ilmiah yang diterapkan untuk memecahkan suatu masalah dengan solusi yang tepat (Ulber Silalahi, 2009:13). Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki (2006:92) metode penelitian dapat didefenisikan sebagai tahapan atau proses yang digunakan untuk mendapatkan solusi. Metode penelitian yang digunakan adalah penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif sehingga menghasilkan prosedur pencatatan untuk menggambarkan objek yang akan diteliti dengan kebenaran yang sebenarnya. Didukung dengan ide, persepsi, pendapat, atau kepercayaan informan, serta tidak dapat diukur dengan angka (Sulistyo-Basuki, 2006:78). Teknik pengumpulan data dilakukan dengan observasi dan wawancara serta teknik analisis data dilakukan dengan tiga tahapan, yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Dalam menganalisis sistem OPAC, penelitian ini menggunakan analisis PIECES Framework. PIECES Framework adalah sebuah kerangka yang di pakai untuk mengklasifikasikan suatu problem, opportunities, dan directives yang terdapat pada bagian scope definition analisis dan perancangan sistem. Metode ini memiliki enam indikator, berfungsi sebagai tolak ukur evaluasi kepuasan pengguna sistem informasi, yaitu : 1. Analisis Kinerja Sistem (performance). Keluaran atau output dan waktu respon (waktu yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan kerja) adalah dua indikator yang digunakan untuk menilai kinerja sistem. 2. Analisis Informasi (information). Merupakan indikator yang digunakan untuk kebutuhan analisis kualitas informasi, kesesuaian dan nilai guna informasi yang dihasilkan. Diukur melalui output, input, dan stored data. 3. Analisis Ekonomi (economic), merupakan indikator yang digunakan untuk mengetahaui penerapan pada sistem yang perlu ditingkatkan lagi manfaatnya. Hal yang perlu dianalisis meliputi biaya dan keuntungan. 4. Analisis Pengendalian (control) merupakan aspek yang menganalisis kualitas pengendalian dan keamanan dalam melakukan pekerjaan pad sistem. Aspek ini diukur dari faktor kurang atau berlebihannya pengendalian suatu sistem. 5. Efisiensi (efficiency). Efisiensi berkaitan dengan kecepatan pengguna dalam menyelesaikan tugas-tugasnya dengan menggunakan suatu sistem. 6. Analisis Pelayanan (services). Untuk mengukur kualitas dari sebuah sistem yang diukur dari pelayanannya. Aspek ini dilihat dari layanan bersifat user friendly atau tidak. Penelitian dilakukan di UPT Perpustakaan Universitas Bengkulu pada bagian Teknologi Informasi. Informan sendiri merupakan seorang staf bernama Ibu Septi, M.I.Kom yang bertugas pada bagian penerapan dan pengendalian sistem informasi di UPT Perpustakaan Universitas Bengkulu.

Kerjasama Jaringan Perpustakaan Menurut Sulistyo-Basuki (1992), kolaborasi adalah gagasan sinergis dimana aktivitas kolaboratif berkeinginan untuk melaksanakan tugas atau memberikan hasil yang lebih unggul dari aktivitas individualnya. Jaringan perpustakaan adalah sekelompok perpustakaan yang menyediakan berbagai layanan sesuai dengan strategi terpadu untuk mencapai tujuan bersama dan melayani sejumlah isntansi, lembaga, atau institusi yang berada dibawah yuridiksi tertentu. Jaffe dan Freeman (1993) sependapat bahwa kerjasama sangat penting dalam kompleks sosial ekonomi. Mengadakan kerjasama jaringan perpustakaan bertujuan untuk meningkatkan penggunaan komponen. Refernsi meningkatkan kualitas layanan perpustakaan pada saat yang sama, membantu memenuhi kebutuhan informasi pengguna dengan baik. Selanjutnya, Saleh (2003), terdapat tujuh faktor yang mendorong perpustakaan untuk saling bekerjasama, yaitu : 1. Telah terjadi pertumbuhan pengetahuan yang signifikan, yang menyebabkan peningkatan jumlah buku yang ditulis tentang pengetahuan ini. 2. Perluasan kegiatan pendidikan, yang mendorong peningkatan variasi pertanyaan pengguna pencarian informasi. 3. Perkembangan teknologi berdampak luas terhadap bisnis dan perdagangan. 4. Munculnya peluang kerjasama internasional dan lintasan pada peluang tersebut. 5. Perkembangan teknologi informasi khususnya di bidang komputer dan telekomunikasi. 6. Permintaan dari masyarakat umum untuk layanan informasi yang sama. 7. Kolaborasi bermanfaat dalam kelengkapan fasilitas, keuangan, sumber daya manusia, dan waktu. Pengguna dapat lebih mudah dan cepat mendapatkan bahan pustaka dengan bantuan perpustakaan. Mengembangkan dan melengkapi koleksi bahan pustaka dalam memenuhi informasi pengguna dikenal dengan istilah pengembangan koleksi (Rahmanto, 2011). Proses untuk memastikan bahwa semua koleksi dapat dikelola, dipelihara, disimpan, dan digunakan untuk pemenuhannya dikenal sebagai pengembangan koleksi, permintaan pengguna yang tepat waktu dan penghematan biaya melalui penggunaan sumber daya pemrosesan informasi internal dan eksternal yang tepat. Dalam hal ini, UPT Perpustakaan Universitas Bengkulu melakukan kerjasama dan jaringan pada seluruh ruang baca yang ada pada setiap fakultas di Universitas Bengkulu. Sehingga bahan pustaka dapat dengan maksimal digunakan dan diperoleh oleh pemustaka dengan cepat dan tepat. Dalam memperoleh bahan psutaka dari seluruh ruang baca fakultas, UPT Perpustakaan Universitas Bengkulu melakukan integrasi data bahan pustaka dari masing-masing ruang baca fakultas. Integrasi data bahan pustaka tersebut dimasukkan kedalam sistem OPAC yang menjadi media penelusuran bahan pustaka atau informasi. Sistem OPAC akan merangkum data-data tersebut lalu disesuaikan dengan indeks dan tesaurus agar kata kunci yang diperoleh tepat dan relevan dengan kebutuhan pengguna. Hal ini memberikan dampak positif, yaitu pemustaka dapat dengan cepat memperoleh informasi yang dibutuhkan serta dapat diakses dimana dan kapan saja secara online. Analisis Sistem Layanan temu kembali informasi merupakan salah satu layanan yang telah diterapkan di Universitas Bengkulu berbasis website dan dibantu dengan aplikasi OPAC. Aplikasi OPAC memberikan layanan penelusuran bahan pustaka secara online dengan memasukkan kata kunci berupa judul, pengarang, atau subjek bahan pustaka yang terkait. Selian penelusuran bahan pustaka, OPAC Universitas bengkulu juga memberikan layanan pengarsipan buku dan bibliografi, peminjaman dan pengembalian buku, katalog bahan pustaka, ketersediaan bahan pustaka. Dibawah ini merupakan tampilan halaman depan dari sistem informasi Perpustakaan Universitas Bengkulu. Adapun tujuannya, yaitu : 1. Menyediakan fungsi manajemen dengan layanan kebutuhan sistem untuk mengontrol pelaksanaan operasional organisasi. 2. Membantu pimpinan yang mengambil keputusan dalam mencari data pembanding untuk digunakan sebagai standar pencapaian yang ingin diraih. 3. Menganalisa sistem pemrosesan dan pelaporan data saat ini dan aktif. 4. Membuat tujuan yang harus dipenuhi guna meningkatkan standar sistem yang dibangun. 5. Untuk pengembangan sistem dan penerapannya, pembuatan tahapan atau ide evaluasi dan memutuskan langkah selanjutnya. Setelah melakukan observasi di UPT Perpustakaan Universitas Bengkulu dan wawancara bersama informan, yaitu Ibu Septi, M.I.Kom, Pada berikut analisis dengan menggunakan keenam komponen utama PIECES Framework seperti pada Gambar 1. Tampilan berikutnya ialah tampilan login bagi pustakawan atau staff TI dengan memasukkan username dan password yang bisa diliat pada Gambar 2. 1. Analisis Kinerja Sistem (Performance). Pada komponen pertama, yaitu performance, terdapat dua acuan yang harus diperhatikan, yaitu : a. OPAC membantu meminimalisir pekerjaan pustakawan diantaranya, yaitu merekapitulasi bahan pustaka aam kegiatan pengadaan maupun penyiangan, pengarsipan bahan pustaka dan menyimpan data-data bahan pustaka untuk bahan evaluasi. Sampai sejauh ini belum ditemukan kendala mengenai kecepatan sistem OPAC dalam merespon permintaan pengguna. b. Kecepatan waktu sistem dalam merespon kata kunci yang telah di input. Pada penerapannya di Perpustakaan Universitas Bengkulu baik dari pemustaka maupun pustakawan mendapatkan informasi dengan cepat dengan hasil yang relevan dengan kata kunci. Hal ini juga bergantung pada jaringan dan alat yang digunakan dalam penerapan aplikasi OPAC. 2. Analisis Informasi (Information). Pada komponen yang kedua terdapat tiga acuan sebagai tolak ukur keberhasilan suatu sistem, yaitu keluaran (output). Pada indikator ini, hasil dan penyajian informasi menjadi acuannya. Hasil yang didapatkan pada aplikasi OPAC Perpustakaan Universitas Bengkulu sudah sesuai dengan kebutuhan informasi pengguna serta relevan dengan informasi yang dibutuhkan. 3. Analisis Ekonomi (Economic). Pada komponen ketiga, terdapat dua indikator, yaitu : a. Biaya. Alokasi anggaran yang dibutuhkan oleh sistem OPAC tidak diperlukan. Hal ini disebabkan karena OPAC merupakan aplikasi bebas biaya yang dapat diunduh langsung pada SLiMS. Selain itu, sistem ini juga masih dapat dimodifikasi sesuai denga kebutuhan perpustakaan. b. Keuntungan. Profit yang dapat diberikan oleh sistem OPAC sangat banyak, salah satunya dapat meminimalisir pekerjaan pustakawan dan mempercepat penelusuran informasi. Pengelola hanya perlu menyewa hosting untuk mengoptimalkan sistem OPAC pada Perpustakaan Universitas Bengkulu. 4. Analisis Ekonomi (Economic). Terdapat dua poin utama dalam komponen ini, yaitu : a. Pengamanan dan pengendalian pada sistem OPAC di Perpustakaan Universitas Bengkulu dikendalikan oleh bagian TI yang sudah ahli pada bidangnya sehingga pengendalian pada sistem yang lemah dapat diatasi dengan baik serta pengamanan sistem OPAC yang jauh dari gangguan error. b. Pengamanan dan pengendalian terhadap sistem terlalu tinggi atau kompleks dilakukan dengan baik dan sistematis sesuai prosedur yang dimiliki oleh pengelola. 5. Analisis Efisiensi (Efficiency). Terdapat dua acuan yang menjadi indikator keberhasilan, yaitu : a. Penggunaan pemustaka, mesin atau komputer tidak memerlukan banyak waktu dan pemborosan dalam penggunaan persediaan dan material perpustakaan. Pemenuhan tugas sangat membantu pustakawan dalam melakukan rekapitulasi data dengan cepat sehingga pekerjaan atau tugas dapat selesai dengan tepat waktu. b. Komputer dan jaringan sudah optimal dalam pemenuhan tugas pemustaka maupun pustakawan sehingga tidak terjadi pemborosan penggunaan material. 5. Analisis Pelayanan (Services). Terdapat tiga hal yang perlu diperhatikan, yaitu : a. Sistem OPAC menghasilkan keluaran yang akurat serta sesuai dengan kebutuhan pemustaka. b. Hasil yang diperoleh dari sistem OPAC sudah konsisten. c. Pemustaka maupun pustakawan dapat dengan mudah beradaptasi dan menggunakan sistem OPAC dengan baik. Hal ini disebabkan pihak TI memberikan bimbingan atau panduan penggunaan dengan baik dan tepat kepada pengguna.

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan di UPT Perpustakaan Universitas Bengkulu, hasil penelitian menunjukkan bahwa kerjasama jaringan sebagai optimalisasi layanan temu kembali sudah optimal dalam penerapannya. Hal ini dapat ditinjau dari keenam indikator PIECES Framework yang menjadi metode analisis penerapan sistem OPAC sebagai media dan saran temu kembali bagi pemustaka maupun pustakawan. Selanjutnya, pengembangan kerjasama jaringan perpustakaan dapat lebih ditingkatkan untuk optimalisasi kelengkapan bahan pustaka serta pemenuhan kebutuhan informasi pemustaka maupun pustakawan. Untuk optimalisasi layanan temu balik, terdapat beberapa saran yang dapat menjadi rekomendasi dalam pengembangannya, yaitu : 1. Adanya pembaharuan terdapat sarana temu balik di Perpustakaan Universitas Bengkulu. 2. Meningkatkan kompetensi sumber daya manusia agar terdapat pengembangan lebih lanjut. 3. Teknis dan cara pemeliharaan sistem temu balik informasi yang selalu diperbaharui sehingga dapat meningkatkan kualitas sistem. 4. Pengadaan sosialisasi kepada pemustaka terhadap pemakaian sarana temu balik yang baik dan tepat sehingga dapat meminimalisir kerusakan pada alat dan sistem temu balik Perpustakaan Universitas Bengkulu.