Analisis Penerapan Sistem Klasifikasi Dewey Decimal Classification (DDC) di Perpustakaan SMP Suster Pontianak

Perpustakaan merupakan fasilitas pendidikan yang berperan vital dan memiliki posisi strategis dalam mendukung kegiatan di bidang pendidikan. Perpustakaan sekolah yang lengkap dapat mendukung pembelajaran mandiri siswa sehingga mereka tidak hanya bergantung pada guru untuk mendapatkan informasi. Dengan demikian, siswa menjadi lebih kreatif dalam menjelajahi berbagai topic baru di luar materi yang diajarkan di kelas, dengan dukungan dari guru dan staf perpustakaan sekolah. Mereka memanfaatkan perpustakaan sekolah sebagai sumber informasi yang dibutuhkan. Siswa belajar secara mandiri untuk memenuhi sumber-sumber informasi relevan, kemudian siswa mendapat informasi yang sesuai dengan kebutuhan mereka (Damanik, Napitu, and Saragih 2023). Informasi akan lebih mudah ditemukan apabila proses pengelolaannya dilakukan secara teratur, terstruktur, dan sesuai dengan pedoman klasifikasi bahan pustaka yang digunakan dalam pelayanan kepada pemustaka. Ketelitian dan konsistensi sangat diperlukan dalam proses klasifikasi agar tidak terjadi kekeliruan dalam menentukan atau menganalisis subjek. Proses ini dimulai dari analisis subjek hingga penentuan nomor kelas, yang bertujuan untuk mempermudah pemustaka dalam menelusuri informasi. Pengelolaan bahan pustaka merupakan rangkaian kegiatan teknis di perpustakaan yang memungkinkan koleksi tertata secara sistematis. Untuk melaksanakan pengolahan tersebut, diperlukan ketersediaan alat bantu, keterampilan teknis petugas perpustakaan, serta pengetahuan intelektual dan pemahaman yang memadai (Mauliddiyah 2021). Sistem klasifikasi bahan pustaka di Indonesia memiliki beragam jenis, di antaranya adalah Dewey Decimal Classification (DDC) yang umumnya digunakan di perpustakaan umum, dan Universal Decimal Classification (UDC) yang lebih banyak diterapkan di perpustakaan khusus dengan fokus pada bidang tertentu. Dewey Decimal Classification (DDC) merupakan sistem pengelompokan buku berdasarkan angka desimal, sehingga dikenal juga sebagai Klasifikasi Desimal. Sistem ini dikembangkan oleh Melvil Dewey (1851–1931), sehingga dinamakan Dewey Decimal Classification atau disingkat DDC. Perpustakaan SMP Suster Pontianak pada awalnya belum mengenal sistem klasifikasi DDC dan menggunakan sisitem klasifikasi yang dibuat sendiri. Sejak pergantian pustakawan pada tahun 2016, Perpustakaan SMP Suster Pontianak mulai menggunakan sistem klasifikasi DDC. Penerapan DDC terjadi setelah pustakawan yang tidak memiliki latar belakang pendidikan perpustakaan mengikuti pelatihan pustakawan. Dengan diterapkannya DDC, koleksi buku di perpustakaan disusun secara sistematis berdasarkan subjek. Permasalahan yang dihadapi oleh Perpustakaan SMP Suster Pontianak berkaitan dengan penerapan sistem klasifikasi DDC yang belum berjalan secara optimal. akibatnya, baik siswa maupun guru masih mengalami kesulitan dalam mencari dan menemukan informasi yang mereka perlukan. Sehingga, perpustakaan belum dapat berfungsi secara maksimal sebagai pusat sumber belajar yang mendukung kegiatan akademik. Permasalahan tersebut disebabkan oleh beberapa faktor, antara lain ketidakteraturan dalam penyusunan buku, di mana buku tidak dikembalikan ke tempat yang benar setelah digunakan. Selain itu, belum adanya evaluasi berkala menyebabkan sistem DDC menjadi kurang efektif seiring waktu, karena tidak ada pengecekan rutin untuk memastikan bahwa koleksi perpustakaan tetap tertata dengan baik sesuai dengan subjeknya. Terdapat tiga penelitian sebelumnya yang membahas mengenai analisis sistem klasifikasi Dewey Decimal Classification (DDC). Secara keseluruhan, penelitian-penelitian tersebut memiliki fokus yang serupa. Penelitian oleh Muhajriah (2020), penelitian ini berfokus pada proses pengklasifikasian bahan pustaka serta kecocokan nomor klasifikasi berdasarkan pedoman DDC. Penelitian oleh Amanda (2024), penelitian ini berfokus pada bagaimana sistem klasifikasi Islam diterapkan dalam pengelolaan koleksi perpustakaan pesantren dengan mempertimbangkan efektivitas, tantangan, serta solusi yang digunakan pustakawan dalam mengklasifikasi bahan pustaka Islam. Penelitian oleh Sipriani (2023), penelitian ini berfokus pada analisis penggunaan sistem klasifikasi yang digunakan di UPT Perpustakaan Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang, khususnya dalam hal tujuan, sarana dan prasarana, prosedur pengklasifikasian bahan pustaka, serta tantangan yang dihadapi dalam implementasi sistem klasifikasi tersebut. Penelitian ini penting dilakukan untuk mengevaluasi penerapan sistem klasifikasi Dewey Decimal Classification (DDC) di Perpustakaan SMP Suster Pontianak, dengan tujuan meningkatkan efisiensi dan serta mempermudah akses informasi bagi siswa dan guru. Perbaikan penyusunan buku, dan evaluasi berkala diharapkan dapat membuat perpustakaan berfungsi lebih optimal sebagai pusat sumber belajar yang mendukung kegiatan akademik di sekolah

Penelitian ini menerapkan pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif untuk menganalisis dan menggambarkan bagaimana sistem klasifikasi Dewey Decimal Classification (DDC) di terapkan di Perpustakaan SMP Suster Pontianak. Pendekatan ini memungkinkan peneliti mengkaji fenomena secara mendalam melalui proses induktif, yakni kesimpulan dari hasil pengamatan dan data lapangan secara sistematis (Yuliani 2018). Subjek penelitian terdiri dari delapan orang yaitu satu tenaga perpustakaan, tiga guru dan empat siswa yang dipilih berdasarkan keterlibatan aktif dan secara acak. Data dikumpulkan menggunakan teknik observasi, wawancara, dan dokumentasi. Observasi dilakukan untuk mengamati secara langsung penerapan klasifikasi DDC dalam pengelolaan koleksi perpustakaan. Wawancara dilakukan secara semi-terstruktur kepada pustakawan, guru, dan siswa untuk menggali pemahaman, praktik, dan kendala yang dihadapi. Dokumentasi digunakan untuk melengkapi data melalui telaah dokumen seperti, label buku, daftar koleksi dan buku induk perpustakaan. Instrument yang digunakan berupa pedomen observasi, pedoman wawancara, serta perangkat dokumentasi seperti ponsel untuk merakan suara dan gambar. Data dianalisi melalui tiga tahapan, yakni reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Pada tahap reduksi data yang relevan disaring dan diringkas, penyajian dilakukan dalam bentuk naratif, kesimpulan diambil berdasarkan pola-pola yang muncul dari data yang sudah diverifikasi. Untuk memastikan keabsahan data, digunakan teknik perpanjangan pengamatan dan triangulasi. Triangulasi dilakukan baik secara teknis maupun berdasarkan sumber data, dengan tujuan menjaga validitas data dan konsistensi hasil penelitian

Temuan penelitian mengungkapkan bahwa meskipun sistem DDC telah meningkatkan pengorganisasian dan aksebilitas informasi, berbagai tantangan operasional masih menghambat efektifitasnya. Rekomendasi untuk meningkatkan sistem klasifikasi meliputi perawatan rutin peralatan teknis, penetapan prioritas tugas, dan penambahan tenaga perpustakaan guna memastikan pelayanan yang lebih efisien. Temuan ilmiah utama dari penelitian ini sebagai berikut: Penerapan Sistem Klasifikasi Dewey Decimal Classification (DDC) di Perpustakaan SMP Suster Pontianak Pengenalan terhadap sistem klasifikasi DDC berawal dari adanya pergantian pustakawan. Pustakawan baru yaitu ibu Luciani meskipun tidak berlatar belakang pendidikan pustakawan, beliau mengenal sistem klasifikasi DDC setelah mengikuti pelatihan pustakawan dari Perpustakaan Nasional. Melalui pelatihan tersebut, Ibu Luciani memperoleh pemahaman bahwa sistem klasifikasi yang sebelumnya diterapkan di perpustakaan belum sesuai dengan standar klasifikasi yang berlaku di perpustakaan. Berdasarkan Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2017, bahan perpustakaan harus dideskripsikan, diklasifikasikan, diberi tajuk subjek, serta disusun secara sistematis dengan merujuk pada: 1) pedoman deskripsi bibliografis dan penetapan tajuk entri utama (Peraturan Pengatalogan Indonesia); 2) bagan klasifikasi Dewey (Dewey Decimal Classification); dan 3) pedoman tajuk subjek (Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, 2017). Temuan ini menunjukan bahwa pelatihan pustakawan memiliki pengaruh signifikan terhadap peningkatan kualitas pengelolaan koleksi perpustakaan sekolah. Selain itu, penerapan DDC secara mandiri oleh pustakawan non-profesional juga membuktikan bahwa sisten klasifikasi dapat diadaptasi dengan baik melalui pembinaan dan pelatihan yang tepat. Setelah menerapkan DDC di perpustakaan Ibu Anastasia Luciani mulai mengklasifikasikan koleksi yang ada di Perpustakaan SMP Suster sesuai dengan DDC sebagaimana yang disampaikan dalam kutipan wawancara berikut: “saat ada buku baru, saya tentukan dulu subjeknya dari judul, kata pengantar, atau ringkasan. Lalu saya cari nomor klasifikasinya di E-DDC dengan mengetik kata kunci. Setelah itu, saya buat nomor panggil yang terdiri dari nomor klasifikasi, tiga huruf awal nama penulis, dan huruf pertama judul. Label dibuat di excel, dicetak, ditempel di buku, lalu buku disusun di rak sesuai klasifikasinya”. Berdasarkan wawancara tersebut dapat di ketahui tahapan pengklasifikasian bahan pustaka di Perpustakaan SMP Suster dilakukan secara sistematis dan mengacu pada prinsip klasifikasi bibliografis modern. Proses ini meliputi lima tahapan yaitu: Pertama, menentukan subjek buku. Pustakawan terlebih dahulu mengidentifikasi topic atau subjek utama dari buku. hal ini dilakukan dengan membaca judul buku, dan jika belum cukup jelas, pustakawan membaca kata pengantar atau ringkasan isi buku. Kedua, mencari nomor klasifikasi di E-DDC. Setelah subjek buku ditentukan, pustakawan mencari nomor klasifikasi menggunakan E-DDC. Pustakawan memilih nomor yang paling relevan dengan isi buku. Ketiga, menyusun nomor panggil. Setelah memperoleh nomor klasifikasi, pustakawan menyusun nomor panggil dengan format: a) Nomor klasifikasi, b) Tiga huruf awal dari nama penulis, c) Huruf pertama dari judul buku. Keempat, membuat label buku. Nomor panggil yang telah disusun di ketik dalam Microsoft Excel, dicetak, dan ditempelkan di bagian punggung buku sebagai label identitas koleksi. Kelima, menyusun buku di rak. Buku yang sudah diberi label kemudian di susun di rak berdaskan kelas klasifikasinya atau subjek bukunya. Proses klasifikasi ini sejalan dengan teori klasifikasi fundamental oleh Subrata (2019), yaitu pengelompokan koleksi berdasarkan karakteristik utama isi atau topic utama dari buku tersebut. Kemudian menjadi dasar dalam menetapkan nomor klasifikasi DDC yang relevan. Proses klsifikasi bahan pustaka di Perpustakaan SMP Suster Pontianak tidak terlepas dari dukungan sarana dan perangkat yang memadai. Berdasarkan wawancara dengan petugas perpustakaan Ibu Anastasia Luciani, diketahui bahwa sarana yang digunakan dalam kegiatan klasifikasi meliputi computer, printer, kertas HVS, selotip bening, dan gunting sebagai sarana fisik, serta perangkat lunak seperti Microsoft Excel digunakan untuk membuat label buku, sedangkan E-DDC digunakan untuk menentukan nomor klasifikasi berdasar kan subjek buku. Ketersediaan sarana dan prasarana tersebut menjadi factor pendukung utama dalam pelaksanaan tugas pustakawan, khususnya dalam kegiatan klasifikasi. Sejalan dengan pandangan Falah (2022) yang mengungkapkan bahwa sarana dan prasarana perpustakaan merupakan komponen vital dalam menunjang operasional dan pelayanan perpustakaan, termasuk dalam pengelolaan koleksi. Penerapan teknologi dalam pengelolaan perpustakaan menjadi salah satu aspek penting dalam meningkatkan efisiensi dan ketepatan kerja pustakawan, termasuk dalam tahap klasifikasi bahan pustaka, penggunaan E-DDC di Perpustakaan SMP Suster sebagai alat bantu utama dalam menentukan nomor klasifikasi. E-DDC merupakan versi digital dari sistem klasifikasi DDC yang menyediakan fitur pencarian berbasis kata kunci, sehingga pustakawan dapat dengan mudah menemukan berbagai kemungkinan nomor klasifikasi yang relevan. Putri (2021) menyatakan bahwa E-DDC dirancang untuk meningkatkan efisiensi kerja pustakawan dengan menyederhanakan proses pencarian dan pemilihan nomor klasifikasi sesuai subjek bahan pustaka. Dengan demikian, penggunaan E-DDC tidak hanya mempercepat proses klasifikasi, tetapi juga meminimalkan risiko kesalahan dalam penentuan nomor klasifikasi. Implementasi sistem klasifikasi DDC di Perpustakaan SMP Suster Pontianak tidak hanya berdampak pada proses teknis yang dilakukan oleh pustakawan, tetapi juga mempengaruhi pengalaman pemustaka dalam menelusuri dan menemukan koleksi. Berdasarkan hasil wawancara dengan empat orang siswa, ditemukan bahwa kemudahan pencarian koleksi sangat bergantung pada kebiasaan dan cara masing-masing siswa dalam menelusuri bahan pustaka. Sebagian siswa (Siswa 1 dan 3) cenderung menjelajahi rak secara langsung berdasarkan minat atau genre tertentu yang disukai, seperti buku cerita atau astronomi. Mereka merasa mudah dalam menemukan koleksi karena sudah memiliki orientasi pada rak yang sesuai. Namun, siswa lain (Siswa 2 dan 4) lebih mengandalkan bantuan pustakawan dalam menemukan buku, terutama ketika mengalami kesulitan akibat perpindahan lokasi koleksi di rak. Masalah ini terjadi karena sebagian pengguna tidak mengembalikan buku ke tempat semula setelah membaca, yang mengganggu kesesuaian dengan sistem klasifikasi yang telah diterapkan. Sementara itu, hasil wawancara dengan tiga guru menunjukkan bahwa perpustakaan turut mendukung kegiatan pembelajaran, baik dalam penyusunan soal, penugasan siswa, maupun sebagai ruang membaca saat waktu senggang. Guru-guru mencari koleksi berdasarkan subjek yang sesuai dengan kebutuhan, seperti buku bahasa atau majalah, dan memanfaatkan sistem rak klasifikasi sebagai acuan. Namun demikian, kendala tetap ditemui, terutama ketika koleksi yang dicari tidak tersedia di rak karena sedang dipinjam atau tidak dikembalikan pada tempat semestinya. Kendala yang Dihadapi dalam Menerapkan Sistem Klasifikasi DDC di Perpustakaan SMP Suster Pontianak Pelaksanaan sistem klasifikasi Dewey Decimal Classification (DDC) di perpustakaan sekolah bertujuan untuk mengorganisasi koleksi secara sistematis agar memudahkan pemustaka dalam menelusuri informasi. Namun, dalam implementasinya, sistem ini tidak terlepas dari berbagai hambatan, khususnya kendala teknis yang berdampak pada efisiensi kerja pustakawan. Salah satu hasil utama yang ditemukan dalam penelitian ini adalah permasalahan teknis yang dihadapi oleh pustakawan dalam pengelolaan koleksi menggunakan perangkat komputer. Ibu Luciani menyampaikan: “Komputer ini memang agak bermasalah, suka lemot komputernya ni. Kalau kita mau buka aplikasi tu loading-nya lama. Apalagi kalau mau buat label di Excel tu lama kita tunggu, memang komputernya ni juga udah lama, komputer lama”. Kutipan tersebut menggambarkan bahwa keterbatasan sarana, khususnya perangkat keras seperti komputer, menjadi hambatan signifikan dalam pelaksanaan klasifikasi bahan pustaka. Komputer yang sudah usang dan memiliki performa rendah menyebabkan keterlambatan dalam membuka aplikasi yang dibutuhkan, seperti Microsoft Excel yang digunakan untuk membuat label buku. Hambatan ini berdampak langsung pada waktu kerja dan produktivitas pustakawan, serta dapat menimbulkan penundaan dalam proses penataan dan penyajian koleksi. Permasalahan ini sejalan dengan temuan Falah (2022) yang menyatakan bahwa ketersediaan dan kondisi sarana-prasarana perpustakaan merupakan faktor penting dalam mendukung kelancaran operasional perpustakaan. Ketidaksesuaian antara kebutuhan operasional dan kapasitas teknologi yang tersedia dapat menghambat pelaksanaan layanan, termasuk dalam hal klasifikasi dan pelabelan koleksi. untuk menunjang keberhasilan sistem klasifikasi DDC secara optimal, perpustakaan sekolah perlu memperoleh dukungan sarana yang memadai, terutama dalam hal perangkat teknologi informasi. Pembaruan atau pemeliharaan perangkat komputer secara berkala menjadi langkah penting guna memastikan kelancaran operasional dan kualitas layanan perpustakaan kepada pemustaka. Selain permasalahan komputer, hasil penelitian ini juga menemukan adanya hambatan pada penggunaan printer sebagai sarana pendukung dalam proses pencetakan label buku. Pustakawan SMP Suster Pontianak, Ibu Luciani, menyampaikan permasalahan tersebut dalam wawancara berikut: “Ada juga, di printer ni kadang tintanya suka buram atau suka tercetak setengah, jadi harus cetak ulang lah labelnya”. Kutipan tersebut menunjukkan bahwa printer yang digunakan tidak selalu berfungsi dengan optimal. Masalah pada hasil cetak seperti tinta buram atau cetakan yang tidak sempurna menyebabkan pustakawan harus melakukan pencetakan ulang. Hal ini tidak hanya menghambat efisiensi kerja, tetapi juga berdampak pada peningkatan konsumsi bahan cetak seperti kertas dan tinta, yang pada akhirnya dapat menambah beban biaya operasional perpustakaan. Permasalahan ini menggarisbawahi pentingnya ketersediaan fasilitas yang berkualitas dalam mendukung kegiatan perpustakaan. ketersediaan dan kondisi fasilitas yang memadai sangat mempengaruhi efisiensi kerja pustakawan dan kualitas layanan yang diberikan kepada pengguna (Rombon, Golung, and Londa, 2021) Penerapan sistem otomasi dan pengelolaan informasi di perpustakaan tidak hanya menghadapi tantangan dari segi teknis, seperti keterbatasan infrastruktur dan perangkat, tetapi juga dari faktor non-teknis. Faktor non-teknis ini mencakup kendala yang berasal dari unsur manusia, kebijakan, organisasi, serta keterbatasan anggaran (Husna and Rahmah 2015). Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, ditemukan bahwa seluruh proses teknis di Perpustakaan SMP Suster Pontianak saat ini ditangani oleh satu orang tenaga perpustakaan, Ibu Luciani, tanpa adanya dukungan staf tambahan. Kondisi ini berdampak langsung terhadap efisiensi dan kelancaran pengelolaan perpustakaan, termasuk dalam proses klasifikasi, pelabelan, penataan koleksi, dan pelayanan kepada pemustaka. Ibu Luciani menyampaikan dalam wawancara: “Memang karna saya sendiri yang di sini sering merasa kewalahan. kadang itu misalnya kerjaan ini belum selesai ada lagi tugas baru yang muncul jadi tertunda. Belum lagi ngolah-ngolah buku, biasa buku paket ini kan datang banyak, jadi memang makan waktu, tapi ya mau gimana lagi”. Kutipan tersebut menunjukkan bahwa keterbatasan jumlah tenaga pustakawan menjadi hambatan signifikan dalam proses operasional perpustakaan. Beban kerja yang tinggi, ditambah dengan tanggung jawab yang beragam seperti pengolahan buku, klasifikasi, pelabelan, dan pelayanan pemustaka, menyebabkan pustakawan merasa kewalahan dan tidak jarang terjadi penundaan dalam penyelesaian tugas. Hal ini mencerminkan ketidakseimbangan antara volume pekerjaan dan ketersediaan sumber daya manusia yang ada. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa keterbatasan tenaga pustakawan di Perpustakaan SMP Suster Pontianak merupakan faktor non-teknis yang secara langsung memengaruhi efektivitas dan efisiensi layanan perpustakaan.

Berdasarkan hasil penelitian, dapat disimpulkan bahwa penerapan sistem klasifikasi Dewey Decimal Classification (DDC) di Perpustakaan SMP Suster Pontianak dilakukan melalui tahapan identifikasi subjek, pencarian nomor klasifikasi menggunakan E-DDC, penyusunan nomor panggil, pembuatan label, dan penataan koleksi di rak. Proses ini didukung oleh sarana seperti komputer, printer, Microsoft Excel, dan kertas HVS. Namun, pelaksanaan sistem ini masih menghadapi kendala teknis berupa perangkat komputer yang lambat dan printer yang tidak optimal, serta kendala non-teknis berupa keterbatasan tenaga pustakawan. Temuan ini menunjukkan perlunya peningkatan fasilitas dan penambahan sumber daya manusia untuk mendukung efisiensi kerja pustakawan serta keberlangsungan layanan perpustakaan. Rekomendasi untuk penelitian selanjutnya dapat diarahkan pada evaluasi dampak penerapan klasifikasi DDC terhadap tingkat keterpakaian koleksi, serta studi komparatif penerapan sistem klasifikasi di berbagai jenjang pendidikan untuk memperoleh gambaran praktik terbaik.