PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI KARYA ILMIAH

Karya ilmiah yang tersimpan di perpustakaan merupakan kekayaan intelektual yang menjadi sumber informasi ilmiah dalam proses pembelajaran dan penelitian. Selain itu keberadaan karya ilmiah yang dihasilkan oleh civitas akademika merupakan cermin untuk menilai kualitas dan visibilitas sebuah perguruan tinggi. Beberapa perguruan tinggi masih memiliki pengelolaan karya ilmiah yang berbeda-beda sesuai dengan kebijakan masingmasing. Publikasi karya ilmiah tersebut sebagian sudah dapat diakses secara online, namun ada beberapa yang belum karena karya ilmiah (misalnya; artikel jurnal) masih diterbitkan melalui jurnal cetak saja. Dengan perkembangan teknologi informasi yang memungkinkan semua karya ilmiah dapat diakses secara online, kondisi ini tentunya kurang menguntungkan bagi perguruan tinggi terkait dengan visibilitas dan kualitas. Demikian halnya bagi penulis karya ilmiah tersebut. Sebuah institutional repository dapat menjadi indikator dari kualitas akademik sebuah lembaga pendidikan tinggi. Pada saat terjadi komunikasi ilmiah dalam sebuah konferensi atau seminar, banyak output intelektual dan pertukaran nilai-nilai dari kekayaan intelektual pada sebuah lembaga yang disebarkan melalui beberapa jurnal ilmiah. Sementara publikasi dari berbagai fakultas di jurnaljurnal tersebut mencerminkan citra positif pada lembaga / universitas penyelenggara®. Dengan demikian, hal itu akan melengkapi penilaian yang ada untuk mengukur produktivitas kelembagaan dan tentunya prestise dari lembaga tersebut. Dimana hal ini dapat meningkatkan visibilitas yang mencerminkan kualitas tinggi yang dapat diterjemahkan menjadi keuntungan riil, termasuk kemungkinan pendanaan dari sumber publik dan swasta. Sejalan dengan era keterbukaan informasi sesuai batas-batas hak ciptayang ada, terdapatupaya untuk membuka akses hasil karya ilmiah tersebut ke publik. Tujuan dari terbukanya akses ke sumber informasikarya ilmiah akan lebih mempercepat perkembangan ilmu pengetahuanmelalui pertukaraninformasi dansecaratidaklangsung dapat mencegah tindakan plagiarisme®. Dengan dikeluarkannya Surat Edaran Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi nomor 2050/E/T/2011 perihal Kebijakan Unggah Karya Ilmiah dan Jurnal yang menetapkan kebijakan setiap karya ilmiah untuk dapat diakses secara online membuat semua perguruan tinggi mulai untuk mempublikasikan karya ilmiah yang dimiliki melalui media online (internet). Dilain pihak, perpustakaan juga menyimpan dan mengelola karya ilmiah yang diserahkan oleh dosen sebagai salah satu persyaratan penyerahankarya penelitian. Pengelolaanyangadasaat ini dengan menggunakan sistem otomasi perpustakaan berbasis web. Sistem otomasi tersebut masih belum memiliki interoperabilitas yang dibutuhkan agar dapat melakukan komunikasi data dengan jaringan portal GARUDA. Portal tersebut disediakan oleh Dikti untuk menjadi salah satu alternatif dalam mempublikasikan karya ilmiah secara online. Untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh perguruan tinggi, portal GARUDA memiliki dua cara untuk komunikasi dan pertukaran data yaitu melalui upload database yang dimiliki perguruan tinggi setempat pada sistem yang tersedia atau melalui sistem harvesting yaitu Open Archive Initiative (OAI). Untuk itu perlu dilakukan analisa dan desain suatu sistem pengelolaan karya ilmiah yang dapat support terhadap OAL Penyediaan sistem informasi dalam proses pengelolaan karya ilmiah koleksi perpustakaan dengan kemampuan interoperabilitas menjadi suatu keharusan bagi perguruan tinggi dengan manfaat : ¢ ¢ ¢ ® ® B. Civitas akademika dapat memanfaatkan sistem informasi ini untuk mempublikasikan karyailmiah yang dimiliki dan sebagai salah satu upaya untuk mencegah plagiarisme. Perpustakaan akan memiliki sistem informasi yang memiliki interoperabilitas dengan sistem informasi lainnya yang dapat berguna untuk membangun jaringan perpustakaan digital Dapat meningkatkan visibilitas perguruan tinggi karena semua karya ilmiah yang dihasilkan dapat diakses secara terbuka. Meningkatkan reputasi melalui pencapaian di berbagai pemeringkatan berbasis website yang terdapat secara nasional dan internasional Penggunadapatmengaksesinformasidan pertukaran informasi untuk perkembangan ilmu pengetahuan.

Metode yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi ini adalah :1. 2. 3. 4. Perencanaan dan analisis sistem Melakukan studi kepustakaan dalam hal pengelolaan karya ilmiah dan observasi terhadap sistem informasi yang telah ada di perpustakaan. Observasi juga dilakukan melalui berbagai sistem pengelolaan karya ilmiah yang berbasis institutional repository dan memiliki kemampuan interoperabilitas dengan sistem informasi lainnya. Desain sistem Penentuan sistem aplikasi yang sesuai dengan hasil analisis sistem dengan pertimbangan mampu memenuhi kebutuhan pengelolaan karya ilmiah lokal, lisensi opensource, kemampuan interoperabilitas dengan sistem yang sudah ada serta dengan sistem aplikasi lainnya. Implementasi Penerapan hasil analisis dan desain sistem dengan melakukan instalasi, modifikasi konfigurasi yang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi di perpustakaan. Ujicoba dan Evaluasi Sistem informasi dapat berfungsi secara baik dan terhindar dari error. jenis Ujicoba juga dilakukan dengan memasukkan berbagai data dan melakukan koneksi dengan sistem informasi lain untuk pengujian interoperabilitas. Evaluasi dilakukan untuk memastikan sistem berfungsi secara optimal dan proses inputoutput sesuai dengan perencanaan. Analisis Sistem Analisis aplikasi dilakukan dengan studi literatur, pengamatan terhadap sistem pengelolaan karya ilmiah, pengamatan software dan yang dapat dipergunakan dalam pengelolaan karya ilmiah dengan berbasis web dan opensource. Pengumpulan informasi terkait juga dilakukan dengan wawancara mengenai proses pengelolaan karya ilmiah yang dilakukan dengan sistem otomasi perpustakaan yang telah ada. Kebutuhan akan interoprabilitas dengan sistem informasi lainnya juga dilakukan pengamatan, dalam hal ini portal GARUDA yang menjadi rujukan dalam penemuan referensi ilmiah Indonesia yang dikembangkan oleh Direktorat Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat Dikti Kemdiknas RI. Pemetaan sistem otomasi perpustakaan sangat diperlukan untuk mengetahui kondisi riil sebelum melakukan implementasi sistem informasi yang baru. Dari hasil pemetaan tersebut selanjutnya dilakukan kajian teknis untuk identifikasi kebutuhan yang sesuai. Hasil pemetaan yang dilakukan sebagai studi awal untuk pembuatan sistem informasi ini adalah : - - Sistem otomasi perpustakaan saat ini menggunakan sistem opensource yang berbasis web dengan sistem backoffice dan website Digital Library berbasis Linux, Database PostgreSQL dan programming php. Sistem otomasi perpustakaan berfungsi untuk pengelolaan jenis bahan pustaka buku dan non buku serta koleksi karya ilmiah lokal yang terdiri dari laporan kerja praktek, laporan penelitian, tugas akhir dan artikel jurnal. Saatini sedang dikembangkan penambahan fitur export kedalam format xml Dari hasil pemetaan tersebut apabila perpustakaan menginginkan agar data yang dimiliki terhubung ke portal GARUDA maka dapat melakukan export kedalam format xml ataupun excel. Selanjutnya melakukan upload file excel tersebut ke sistem portal GARUDA melalui otorisasi yang telah dimiliki oleh Perpustakaan. Alternatif lain adalah menggunakan sistem yang dapat secara otomatis terhubung dalam portal GARUDA melalui sistem harvesting yang dilakukan seminggu sekali. Untuk ini telah dilakukan beberapa analisis terhadap sistem informasi yang dapat dimanfaatkan sebagai institutional repository berbasis opensource.

Hasil analisis perbandingan tersebut adalah sebagai berikut : Tabel 1. Perbandingan Eprints dan DSpace* Aspek Lisensi Instalasi Bahasa Pemrograman Sistem Operasi Fungsionalitas Pengguna (berdasarkan data Registry of Open Access Repositories) Teknologi % Eprints Free Software « « Proses instalasi lebih mudah Menggunakan MySQL, Apache and mod_Perl dan tersedia dalam source- or binary- installation Adanya comprehensive support dari pengembang software Perl | | Solaris dan Linux. ¢ « . Online archive Menyimpan dokumen multiformat Skema metadata beragam, | » dan dapat disesuaikan oleh administrator untuk | berbagai tipe publikasi 451 institusi Opensource system : Apache, MySql, Perl Open Archive Forum. Comparison of DSpace and resources/totoolscomp.php 1/03/2012 DSpace Free Software © © * Java Memerkukan tenaga yang lebih berpengalaman Memerlukan beberapa aplikasi tambahan sebelum instalasi ; Java 1.3, Tomcat 4.0+, Apache 13, PostgreSQL 7.3+, Ant 15. (minimum requirement) Tidak ada support, hanya tersedia dokumentasi instalasi Solaris, Linux dan Windows systems. ¢ Organisasi dokumen dalam “Communities” dan “Collection” Menyimpan dokumen multiformat Support Dublin Core metadata set 1148 institusi Opensource system : Apache, PotsgreSql, Tomcat untuk aplikasi web jspfjava Interoperabilitas Tipe pencarian | | OAI PMH support GNU General Public License | Java APIs — SQL query untuk metadata | Text search, pencarian data fields, pencarian data secara | sederhana dan lanjut sederhana dan larjut Implementasi Berdasarkan hasil analisis sistem dan kebutuhan sistem informasi pengelolaan karya ilmiah, maka dipergunakan sistem informasi menggunakan software Eprints. Sebagai digital repository software, EPrints merupakan salah satu platform software untuk membangun sebuah institutional repository. Dengan mengutamakan kemudahan, kecepatan dan keamanan untuk mengelola akses secara terbuka koleksi karya ilmiah yang berupa penelitian, laporan-laporan dan bentuk multimedia. EPrint dikembangkan oleh University of Southampton selama lebih dari sepuluh tahun dan saat ini memiliki versi EPrint3°. Keberlanjutan dari pengembangan software ini didukung dengan tersedianya forum dan kolaborasi dari beberapa pengembang dan pengguna software. EPrints memiliki fungsionalitas memberikan kemudahan dan fleksibilitas untuk kontrol bagi pengguna yang dapat langsung menjadi depositors, peneliti dan administrator teknis. Eprints juga dapat dikembangkan dan digabungkan dengan berbagai aplikasi yang dapat yang menunjang kompatibilitas website dari lembaga sudah ada. Dengan berbasis sistem opensources, Eprints memungkinkan modifikasi sesuai dengan kebutuhan lembaga yang menggunakan. Spesifikasi metadata dengan standart Dublin Core akan memudahkan proses interoperabilitas antar sistem informasi sehingga dapat dilakukan pertukaran data melalui sistem Open Archives Initiative (OAI)®. Basis ini memungkinkan untuk pengembangan sistem otomasi perpustakaan yang telah ada dapat melakukan pertukaran data. Instalasi dan Konfigurasi Proses instalasi Eprints dilakukan pada server yang tersedia di perpustakaan menggunakan operating system Ubuntu 10.04.4 LTS, webserver Apache 2.2, database MySQL 5.1.62 , software EPrints Release 3.3.6. Konfigurasi dan modifikasi dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Beberapa konfigurasi dari sistem awal (default) adalah : ¢ perubahan dan Branding;modifikasihalamanawalyang mencerminkanidentitas institusi, berupa : nama sistem repository, menambahkan menu atau link ke URL institusi dan informasi yang penting untuk memudahkan pengguna. ® ® ® ® ® * Organization hierarchy; berfungsi untuk membuat struktur subject yang mewakili nama jurusan/program studi, fakultas, sub-sistem yang terdapat di institusi. Deposit type; untuk menambahkan tipe dokumen atau bahan pustaka, misal skripsi, tesis dan lain-lain. Setting email smtp; untuk memudahkan pengguna melakukan request copy apabila terdapat dokumen yang tidak diijinkan untuk akses secara fulltext Policy Tools; pernyataan kebijakan sistem repository dalam menyimpan dan mendistribusikan metadata dan dokumen yang tersedia dalam sistem repository Single sign om; sistem login Eprints digabungkan dengan sistem login yang telah ada di institusi dengan menggunakan LDAP. Administrator juga dapat mempertimbangkan untuk menghapus menu create user apabila sistem yang dibuat hanya khusus untuk civitas akademika yang bersangkutan Registrasi sistem repository ke portal GARUDA menggunakan OAI-PMH dengan cara mendaftarkan URL link OAI-PMH yang dimiliki. Ujicoba dan Evaluasi Proses ujicoba dilakukan dengan memasukkan berbagai data dan jenis dokumen karya ilmiah yang dimiliki perpustakaan untuk mengetahui sistem yang telah dikonfigurasi dapat berjalan dengan baik dan tanpa error. juga Beberapa menu yang tersedia dimanfaatkan agar mengetahui masing-masing fungsinya. Eprints juga memungkinkan user dapat memasukkan data dan dokumen yang dimiliki secara mandiri, namun untuk proses verifikasi agar dapat tampil di halaman web memerlukan proses review dari Administrator ataupun Editor yang ditunjuk. Hal ini untuk memastikan data dan dokumen yang dimasukkan sudah benar. Dengan demikian proses ujicoba telah dilakukan secara menyeluruh terhadap kemampuan dan fungsionalitas sistem dan dapat berjalan dengan baik. Tahapan evaluasi melalui wawancara dan kuesioner terhadap pengguna diperlukan untuk mengetahui pemanfaatan sistem informasi pengelolaankaryailmiah. Darihasil evaluasi inidiketahui bahwa sistem informasi ini dapat berfungsi secara maksimal dan memiliki interoperabilitas dengan portal GARUDA. UNIVERSITY of SURABAYA| Repositor Lot P e s [ —— e Gambar 1. Halaman awal sistem repository yang dilengkapi dengan OAI-PMH

Kebijakan unggah karya ilmiah dapat difasilitasi dengan penyediaan sistem informasi pengelolaan karya ilmiah dengan menggunakan Eprints. Beberapa keunggulan diantaranya user dapat langsung memasukkan data dan dokumen yang dimiliki. Adanya fungsi Administrator dan Editor sebagai kontrol untuk karya yang telah diunggah sehingga dapat memenuhi kualifikasi. Sistem yang telah dikembangkan dengan single sign on yang terintegrasi dengan sistem di institusi sangat memudahkan user. Pengembangan lebih lanjut dari sistem ini adalah dengan selalu melakukan upgrade release yang terbaru. Sistem back-up juga harus diperhatikan mengingat perkembangan jumlah data dan dokumen akan terus bertambah.