KESIAGAAN MENGHADAPI BENCANA PANDEMI COVID-19 DI KANTOR ARSIP UNIVERSITAS INDONESIA

Pandemi Coronavirus Disease 2019 (COVID-19) telah mewabah di Indonesia sejak Maret 2020 dan memengaruhi seluruh aspek kehidupan masyarakat Indonesia, mulai dari aspek kesehatan, sosial, ekonomi, dan pendidikan. COVID-19 ditetapkan sebagai bencana non alam yang disebabkan oleh wabah penyakit. Hal tersebut didasarkan pada Undang-Undang No.24 tahun 2007 tentang Penanggulangan Bencana. Pasal 1 Ayat 3 menjelaskan bahwa bencana non alam adalah bencana yang diakibatkan oleh peristiwa atau serangkaian peristiwa berupa gagal teknologi, gagal moderenisasi, epidemi dan wabah penyakit. Bencana pandemi COVID-19 memberi dampak terhadap keberlangsungan penyelenggaraan arsip di lembaga kearsipan karena dapat menimbulkan kerugian berat atau ringan terhadap aset organisasi yaitu arsip dan sumber daya manusia. Pemerintah Indonesia menangani COVID-19 dengan beberapa kebijakan penanggulangan bencana COVID-19. Kebijakan-kebijakan tersebut tentunya bertujuan untuk memutus mata rantai COVID-19 dan menekan penyebarannya di Indonesia. Penanganan COVID-19 dilakukan di Indonesia dengan menerapkan pembatasan sosial, menghimbau masyarakat untuk berkegiatan dan bekerja dari rumah yang mana berakibat buruk terhadap berbagai macam aspek kehidupan manusia. Salah satu akibat dari kebijakan tersebut adalah pembatasan kegiatan masyarakat yang dapat menghambat laju pertumbuhan dan kemajuan dalam berbagai bidang kehidupan. Salah satu bidang yang juga akan terkena dampak dari pandemi COVID-19 ialah bidang kearsipan. Kondisi pembatasan kegiatan masyarakat menyebabkan kantor arsip perguruan tinggi perlu menyesuaikan kegiatan pengelolaan arsip dan layanan dengan kondisi Indonesia yang saat ini memasuki tatanan normal baru (new normal). Salah satu lembaga arsip yang terdampak pandemi ialah Kantor Arsip Universitas Indonesia. Kantor Arsip Universitas Indonesia adalah kantor arsip yang berwenang dalam penyelenggaraan arsip di Universitas Indonesia. Tugas dari kantor arsip ialah menyimpan, mengelola, melestarikan, menyajikan, dan memberikan akses dan layanan informasi arsip statis; perlindungan arsip vital dengan kondisi tertentu. Kantor Arsip Universitas Indonesia terpaksa harus menutup kunjungan fisik, membatasi kegiatan staf, dan menunda kegiatan atau acara yang akan diselenggarakan di tahun 2020. Pengelolaan dan layanan arsip universitas harus menyesuaikan pada kondisi pandemi COVID-19 sehingga arsip tetap dapat diakses dan digunakan dengan aman. Kesiagaan menghadapi bencana COVID-19 di lingkungan Kantor Arsip Universitas Indonesia perlu diterapkan sehingga Kantor Arsip Universitas Indonesia dapat tetap meyediakan pelayanan arsip yang baik di Universitas Indonesia selama pandemi. Seperti halnya di Perpustakaan Distrik Kabupaten Delaware yang telah memiliki rencana kesiagaan menghadapi bencana COVID-19. Perpustakaan Distrik Kabupaten Delaware (Delaware County District Library) membuat rencana khusus yang menguraikan prosedur untuk melindungi staf dan pengguna perpustakaan. Perencanaan kesiagaan yang dibuat selama wabah penyakit menular pandemi mencakup empat unsur antara lain, kebersihan, kepegawaian dan pelayanan, komunikasi, dan pemulihan. Empat unsur tersebut menjadi hal-hal penting yang diterapkan ketika pandemi COVID-19 memengaruhi operasional lembaga informasi. Selama pandemi, Perpustakaan Distrik Kabupaten Delaware membuat rencana kesiagaan pandemi COVID-19 untuk menguraikan prosedur yang berlaku untuk melindungi staf dan pengguna perpustakaan. Rencana kesiagaan pandemi dibuat oleh tim khusus yang terdiri dari Direktur, Wakil Direktur, Manajer Komunikasi, Manajer Fasilitas dan Dukungan Administratif. Tim Perencanaan Kesiapsiagaan akan membuat keputusan selama wabah penyakit menular pandemi mengenai persediaan perlindungan kesehatan DCDL, komunikasi tentang pandemi dengan staf dan publik, pembatasan layanan dan/atau penutupan perpustakaan, dan penugasan staf selama wabah. Tim akan bekerja sama dengan Dewan Pengawas dalam pengambilan keputusan kebijakan. Tujuan dari dibuatnya rencana kesiagaan pandemi adalah untuk mencegah dan mengurangi korban jiwa; melindungi staf dan pelanggan dari penyakit pandemi; bekerja sama dan berkoordinasi dengan lembaga kesehatan federal, negara bagian dan lokal; melindungi layanan perpustakaan penting, fasilitas, peralatan, bahan, dan catatan; meminimalkan kerusakan dan kehilangan harta benda. Rencana tersebut juga untuk memastikan kembali sepenuhnya ke operasi perpustakaan penuh secepat mungkin. Berikut ini adalah empat unsur yang menjadi topik pelaksanaan dari rencana kesiagaan pandemi COVID-19 di Perpustakaan Distrik Kabupaten Delaware: 1) Kebersihan Upaya kesiagaan untuk memastikan kebersihan dari lingkungan, koleksi arsip, dan staf. Upaya kesiagaan ini mencakup dengan penyediaan alat-alat kebersihan, tanda-tanda kesadaran pencegahan virus, staf didorong untuk menggunakan tindakan infeksi pribadi yang baik (menutup mulut dan hidung saat batuk/bersin, sering mencuci tangan, menghindari menyentuh mata, hidung atau mulut, dan lain-lain). 2) Kepegawaian dan Layanan Upaya kesiagaan yang akan dilakukan untuk menjaga layanan arsip dan staf, yang meliputi: pembatasan layanan dan ruang publik; perubahan penugasan staf, penyesuaian jam operasional selama pandemi; memastikan informasi kontak darurat; peraturan mengenai cuti sakit yang tidak dibayar untuk ketidakhadiran staf karena virus COVID-19; dan pelatihan untuk staf. 3) Komunikasi Upaya untuk menjalin komunikasi yang baik dan efektif di masa pandemi baik komunikasi antara staf dengan pimpinan, staf dengan staf, dan antara staf dengan pengguna. Upaya kesiagaan ini mencakup antar lain: penyebaran informasi dari otoritas kesehatan masyarakat (kesadaran akan gejala, bagaimana penyakit itu menyebar, tindakan pencegahan, dan cara merawat seseorang yang sakit); penggunaan Pohon Komunikasi Krisis (sistem pesan teks darurat) seperti yang terdapat dalam Rencana Tanggap Bencana untuk memperingatkan staf tentang keadaan kritis. 4) Pemulihan Upaya yang dilakukan oleh staf dalam rangka pemulihan pasca bencana. Upaya kesiagaan ini mencakup dengan melakukan evaluasi kondisi layanan dan penggunaan ruang publik, pembersihan bangunan dan peralatan; evaluasi kebutuhan staf dan pengembalian staf penuh akan dilakukan sesegera mungkin, tergantung pada kesehatan staf dan kondisi bangunan. Dalam hal pencegahan dan penanggulangan bencana COVID-19, Kantor Arsip Universitas Indonesia bekerja sama dan berkoordinasi dengan Unit Pelaksanaan Teknis Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan (K3L) Universitas Indonesia untuk melindungi layanan arsip, fasilitas, sumber daya manusia, dan koleksi arsip selama kantor arsip beroperasi di tengah pandemi. Unit K3L UI adalah unit kerja yang bertanggug jawab terhadap pencegahan dan penanggulangan bencana di lingkungan kampus. Sebagai tindakan pemulihan agar kantor arsip dan unit kerja lainnya di lingkungan kampus dapat beroperasi di tangah kondisi pandemi maka Unit K3L membuat pedoman kesiagaan pandemi COVID-19 di lingkungan perkantoran Universitas Indonesia termasuk kantor arsip. Pedoman tersebut digunakan sebagai panduan persiapan untuk pelaksanaan tatanan hidup normal baru di perkantoran lingkungan Universitas Indonesia. Penelitian tentang konsep kesiagaan menghadapi bencana dalam manajemen rekod telah dilakukan oleh Zulkipli (2021) menemukan bahwa organisasi harus siap menghadapi bencana karena arsip sangat penting untuk kelangsungan bisnis. Namun, saat ini ada banyak tantangan yang berkaitan dengan kurangnya rencana penanggulangan bencana, manajemen arsip yang buruk, kurangnya polis asuransi dan keamanan, staf yang tidak terlatih dan kurangnya fasilitas penyimpanan dan cadangan. Peran teknologi sangat besar dalam kesiapsiagaan bencana untuk pelayanan arsip berbasis kertas dan arsip elektronik. Sementara di tahun sebelumnya, temuan tentang kesiagaan menghadapi bencana yang berasal dari faktor internal yaitu perilaku staf kelurahan diteliti oleh Rachman dan Rachman (2015) di tiga kantor arsip kelurahan Kota Depok. Penelitian tersebut mengidentifikasi kesiagaan menghadapi bencana di kantor arsip kelurahan berdasarkan pada tahap kesiagaan menurut Ros Havey yaitu: pencegahan, tanggapan, reaksi, dan pemulihan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa ketiga kelurahan di Depok belum optimal dalam kesiagaan menghadapi bencana. Staf di ketiga kelurahan teridentifikasi belum pernah mengikuti pelatihan bencana dan ketiadaan tim khusus untuk penanggulangan bencana menunjukkan bahwa pihak kelurahan belum memiliki kesiapan menghadapi bencana, terlebih untuk menyelamatkan arsip yang ada. Meskipun demikian, kerja sama yang dibangun dengan dinas terkait penanggulangan bencana dan pelatihan yang diberikan kepada masyarakat terkait hal itu dapat dicatat sebagai temuan yang cukup baik. Penelitian yang dilakukan oleh Widhiandari di tahun 2014 mengidentifikasi perencanaan kesiagaan bencana Kantor Arsip Universitas Indonesia dalam menangani arsip vital berupa blueprints. Faktor pemicu bencana yang dapat terjadi di Kantor Arsip Universitas Indonesia adalah kebakaran (Widhiandari, 2014). Kebakaran dapat terjadi karena kurangnya perhatian terhadap struktur kelistrikan dan tidak ada pengecekan kabel sehingga dapat rentan terjadi korsleting listrik. Meskipun tidak aman untuk resiko kebakaran, namun lokasi Kantor Arsip Universitas Indonesia berada di Lantai 4 yang mana dapat terhidar dari resiko banjir dan meminimalisir serangan serangga dan jamur. Elemen perencanaan kesiagaan bencana yang digunakan pada penelitian Widhiandari sama seperti yang dijelaskan oleh Harvey (1993) yaitu meliputi: tahap pencegahan, tanggapan, reaksi, dan pemulihan. Petugas Kantor Arsip melakukan tindakan pencegahan dengan membatasi aksesibilitas rekod vital dari pihak yang tidak berwenang. Perlu adanya surat pengantar jika ingin mengunakan rekod dan melarangan pengguna untuk kontak langsung dengan rekod. Tindakan pencegahan lainnya yaitu dengan melakukan digitalisasi rekod vital blueprint sejak tahun 2011. Digitalisasi rekod yang dilakukan yaitu pemindaian rekod blueprint lembar per lembar untuk kemudian dimasukan ke online database yang dimilik oleh kantor arsip yang disebut SEKAR (Sistem Elektronik Arsip). Tahap tanggapan yaitu kegiatan yang diterapkan sebelum keadaan darurat. Kantor Arsip Universitas Indonesia belum memiliki tim khusus untuk bencana. Selama ini petugas dan pimpinan kantor arsip bekerjasama dengan Unit K3L dari Universitas Indonesia untuk hal-hal yang terkait dengan manajemen resiko keselamatan, penanganan kondisi darurat dan krisis yang mungkin terjadi di Kampus Universitas Indonesia. Namun pimpinan dan petugas kantor arsip telah memisahkan rekod yang merupakan prioritas yaitu dengan mendigitalisasi rekod blueprint terlebih dahulu. Terdapat juga pelatihan untuk petugas kantor arsip agar mereka dapat mengetahui standar minimal keamanan arsip dan ruangan penyimpanan arsip yang ideal. Tahap reaksi merupakan kegiatan yang benarbenar dilakukan ketika terjadi bencana. Kerusakaan rekod vital blueprint kebanyakan karena rapuh akibat digulung terlalu lama dan dimakan usia serta adanya rayap. Sebagai reaksi dari bencana minor yang terjadi, maka petugas kantor arsip melakukan beberapa tindakan perbaikan untuk meminimalisir kerusakan yaitu dengan menyetrika blueprint yang usang karena terlalu lama digulung, menambal blueprint yang sobek, mengelompokkan dan menjilid rekod blueprint yang telah diberi tindakan. Tahap terakhir yaitu pemulihan yang merupakan kegiatan jangka panjang untuk pemulihan pembali sistem rusak akibat bencana. Tindakan jangka panjang yang dapat dilakukan contohnya adalah membuat peraturan mengenai cara memperlakukan rekod, cara mengkopi rekod, dan tata tertib selama berada di dalam ruang arsip. Namun hal tersebut belum diterapkan oleh Kantor Arsip Universitas Indonesia karena dianggap semua staf dan pengguna sudah memahami hal tersebut. Selain itu juga mulai adanya kesadaran bagi masing-masing fakultas untuk memiliki dan menyimpan back-up blueprintsehingga nantinya jika terjadi bencana yang menghancurkan arsip di satu lokasi penyimpanan maka pihak Universitas Indonesia memiliki hasil back-up di masing-masing fakultas. Asamoah, Akussah, and Musah (2018) dalam artikelnya mencatat bahwa perencanaan bencana dan kesiagaan sangat penting untuk organisasi mana pun. Perencanaan manajemen bencana untuk arsip mencakup perlindungan arsip terhadap risiko sepanjang siklus hidupnya. Ditemukan dalam penelitian mereka, di organisasi sektor publik ada kesadaran staf untuk arsip vital. Arsip vital ditempatkan di ruang dalam dan dilindungi dari akses staf yang tidak berwenang. Ada juga sistem cadangan yang membantu organisasi untuk melindungi arsip mereka selama peristiwa bencana. Salinan arsip dibuat untuk duplikasi dan penyebaran dan sebagian besar data didigitalkan. Sistem penyimpanan dikembangkan untuk melindungi data dari bencana. Kesiagaan menghadapai bencana di lembaga kearsipan telah banyak diteliti namun terkait bencana COVID-19 saat ini belum banyak diteliti. Oleh karena itu, ada kebutuhan untuk melakukan lebih banyak penelitian untuk permasalahan tersebut karena hal ini penting untuk memastikan keberlangsungan bisnis institusi selama wabah COVID-19. Beranjak dari temuan di atas, maka penelitian ini akan berfokus pada kesiagaan bencana COVID-19 di Kantor Arsip Universitas Indonesia dengan mengacu pada empat unsur milik Delaware County District Library (DCDL). Tujuan penelitian ini untuk mengidentifikasi upaya kesiagaan menghadapi bencana COVID-19 yang diterapkan di Kantor Arsip Universitas Indonesia. Maka rumusan masalah dalam penelitian ini tertuang dalam pertanyaan penelitian berikut: “Upaya apa saja yang telah dilakukan oleh staf Kantor Arsip Universitas Indonesia dalam rangka kesiagaan menghadapi bencana COVID-19?" II. TINJAUAN LITERATUR Kesiagaan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2012) memiliki arti kesiapan, yaitu kesiapan menghadapi bencana yang merupakan kegiatan persiapan yang diupayakan untuk mengurangi kerusakan akibat bencana. Pengertian bencana dalam bidang ilmu perpustakaan dan kearsipan adalah segala bentuk kejadian yang mengancam keamanan dari manusia dan atau membahayakan atau mengakibatkan kerusakan pada bangunan, koleksi arsip, kandungan intelektual yang terdapat dalam lembar arsip dan buku, hingga fasilitas dan layanan (Matthews dan Feather, 2003). Bencana yang dapat mengganggu penyelenggaraan kearsipan disebabkan oleh natural hazard, industrial accidents, system failure, dan criminal or terrorist attack (National Archives of Australia, 2000). Kesiagaan menghadapi bencana adalah tindakan yang dilakukan untuk menghentikan terjadinya penghapusan kerusakan arsip secara tiba-tiba dari aksesibilitas dan penggunaan (Onyeneke, 2017). Agar aksesibilitas pada arsip tetap terjaga saat situasi darurat, maka kesiagaan ini mencakup seluruh tindakan mulai dari pengendalian lingkungan hingga tindakan konservasi dan restorasi. Oleh karena itu, kesiagaan menghadapi bencana merupakan bagian dari pengelolaan arsip yang penting untuk dilakukan oleh organisasi agar arsip dapat dilindungi dan dapat tetap diakses sebelum, sesudah, dan setelah bencana. Menurut Harvey (1993), untuk siap menghadapi situasi darurat dan bencana suatu lembaga arsip memerlukan rencana menghadapi bencana yang meliputi 4 tahapan yaitu pencegahan, tanggapan, reaksi dan pemulihan. Tahapan ini merupakan teori untuk menyusun pedoman tertulis rencana kesiagaan menghadapi bencana karenan tahapan tersebut mencakup segala hal yang perlu dilakukan sebelum, saat dan sesudah terjadinya bencana. Dalam konteks penelitian mengenai kesiagaan menghadapi bencana COVID-19 di Kantor Arsip Universitas Indonesia, dalam penelitian ini akan diidentifikasi upaya yang telah dilakukan sesuai dengan empat tahapan kesiagaan menghadapi bencana yang dapat dilihat pada tabel 1. TABEL 1. TAHAPAN KESIAGAAN MENGHADAPI BENCANA Tahapan Keterangan Pencegahan Prosedur yang diterapkan oleh kantor arsip untuk mencegah kerusakan akibat bencana. Meliputi pemeriksaan terhadaopa ruang pemyimpanan, peralatan perlindungan, alat pendeteksi kebakaran. Perencanaan Program yang diterapkan oleh kantor arsip sebelum kondisi darurat bencana terjadi Reaksi Prosedur yang dijalankan oleh staf kantor arsip ketika bencana terjadi Pemulihan Kegiatan yang akan dijalankan oleh staf dalam rangka pemulihan pasca bencana

Penelitian ini menerapkan pendekatan kualitatif dengan menggunakan metode studi kasus. Metode studi kasus sebagai metode penelitian yang digunakan untuk menyelidiki suatu peristiwa, program, aktivitas, proses, maupun sekelompok individu melalui berbagai macam prosedur pengumpulan data dengan berdasarkan waktu yang telah ditentukan (Creswell, 2010). Melalui pendekatan kualitatif, peneliti berupaya memperoleh pemahaman dari sudut pandang partisipan dan subjek penelitian. Subjek penelitian pada penelitian kualitatif dikenal sebagai informan atau narasumber. Untuk memperoleh pemahaman mengenai penerapan kesiagaan menghadapi bencana COVID19 di Kantor Arsip Universitas Indonesia, maka dilakukan pengumpulan data melalui wawancara dan studi kepustakaan. Wawancara kepada para informan dilakukan dengan menggunakan teknik wawancara terstruktur. Wawancara dilakukan melalui internet dengan menggunakan aplikasi Google Meet. Peneliti menyiapkan draft pertanyaan yang dijadikan acuan dalam melakukan wawancara dengan informan. Pada penelitian ini yang menjadi informan adalah Kepala Kantor Arsip Universitas Indonesia, disamarkan menjadi Alpha dan Koordinator Bidang Manajemen dan Layanan Kantor Arsip Universitas Indonesia, disamarkan menjadi Beta. Wawancara bertujuan untuk mendapatkan informasi terkait dengan kebijakan dan peraturan yang ditelah dibuat oleh pimpinan dan pemangku kepentingan lainnya di Universitas Indonesia dalam menghadapi kesiagaa bencana COVID-19. Di samping itu, tujuannya juga untuk mendapatkan informasi mengenai kegiatan praktik petugas dan pimpinan kantor arsip ditengah kondisi pandemi COVID-19.

Berdasarkan data yang diperoleh dari wawancara menggambarkan bahwa Kantor Arsip Universitas Indonesia telah mengupayakan tindakan kesiagaan untuk melindungi layanan arsip yang terdampak karena pandemi COVID-19. Berdasarakan empat unsur kesiagaan yang diterapkan ketika pandemi COVID-19 di lembaga informasi, Kantor Arsip Universitas Indonesia telah menerapkan beberapa upaya yang dapat dilihat pada unsur kebersihan, komunikasi, pelayanan dan kepegawaian untuk mengantisipasi kondisi pelayanan arsip agar beroperasi secara optimal selama pandemi COVID19. Tujuan dilakukannya upaya kesiagaan adalah untuk mencegah dan mengurangi korban jiwa serta melindungi staf dan pengguna dari penyakit pandemi. A. Profil Kantor Arsip Universitas Indonesia Karakteristik pengguna informasi yang dipilih bersumber pada usia, gender, profesi dan pendidikan terakhir yang dimiliki oleh pengguna. Berdasarkan pengelompokan usia, sebanyak 48 responden (96%) berusia 15-25 tahun dan sebanyak 2 responden (4%) berusia 26-35 tahun. Mayoritas pengguna UPT Perpustakaan Nasional Bung Karno berada pada usia remaja sehingga termasuk dalam kategori usia muda. Hal ini sesuai dengan pernyataan Sultan Kav yang dikutip oleh (Deanawa, 2016) bahwa seseoang yang termasuk kategori usia lebih muda lebih aktif untuk melakukan pencaarian atau penelusuran informasi daripada yang usianya lebih tua. Berdasarkan Keputusan Rektor Universitas Indonesia No. 283/SK/R/UI/2009 tentang Penetapan Kantor Arsip dan Uraian Tugas di Lingkungan Universitas indonesia, Kantor Arsip Universitas Indonesia merupakan lembaga kearsipan perguruan tinggi yang berada di bawah koordinasi Sekretaris Universitas Indonesia. Sebagai lembaga kearsipan perguruan tinggi, Kantor Arsip Universitas Indonesia memiliki tugas pokok yang menjadi program utama yang perlu dilakukan oleh Kantor Arsip Universitas Indonesia agar arsip di Universitas Indonesia dapat terorganisir dengan baik sebagaimana yang diamanatkan oleh Undang-Undang yang berlaku tentang kearsipan. Tugas pokok dari Kantor Arsip Universitas Indonesia, yaitu: 1. Menerima, mengelola dan mengembangkan khasanah arsip statis 2. Mengelola arsip inaktif, berkoordinasi dengan unit kearsipan dan/ atau unit kerja di Fakultas, Program, dan Pusat Administrasi 3. Memberikan pembinaan dan pengawasan manajemen kearsipan mencakup ketatausahaan dan kearsipan di lingkungan Universitas Indonesia 4. Mengoordinasi manajemen arsip dinamis aktif dan inaktif sejak penciptaan hingga penyusutan, di tingkat universitas dan fakultas 5. Menertibkan dan mensosialisasikan norma, standar, peraturan, dan kriteria kearsipan yang berlaku 6. Menyimpan, mengelola, melestarikan, menyajikan, dan memberikan akses dan layanan informasi arsip statis 7. Perlindungan arsip vital dengan kondisi tertentu. Dari tugas pokok yang dimiliki oleh Kantor Arsip Universitas dapat dilihat bahwa Kantor Arsip Universitas Indonesia memfokuskan perencanaan kesiagaan bencana untuk menyelamatkan arsip vital dari bencana melalui program digitalisasi arsip statis dan arsip vital. Kegiatan digitalisasi arsip yang dimaksud adalah pemindaian arsip lembar per lembar untuk kemudian dimasukkan kedalam online database yang dimiliki oleh kantor arsip yaitu SEKAR (Sistem Elektronik Arsip). Digitalisasi ini ditujukan untuk kategori Arsip Vital, Arsip Kesejarahan, Student Record, Employee Record, Kebijakan UI, Foto, Video yang tersebar dibeberapa unit kerja di lingkungan Universitas Indonesia. Kantor Arsip Universitas Indonesia melakukan tindakan pencegahan untuk melindungi arsip dan meminimalisir kerusakan arsip akibat bencana dengan mengidentifikasi dan mitigasi risiko bencana setiap tahun yang dilakukan oleh Koordinator Bidang Pembinaan dan Pengembangan Sistem Arsip. Selain itu, terdapat program kesiagaan bencana lainnya yaitu rencana pengadaan backup storage untuk Aplikasi Naskah Dinas Elektronik (ANDIENI). Pada program tersebut kantor arsip masih pada tahap menyusun Kerangka Acuan Kerja dan melakukan diskusi dengan beberapa pakar terkait spesifikasi storage yang akan digunakan. Di samping itu, tugas kantor arsip dalam melindungi arsip salah satunya adalah memastikan bahwa akses pengguna terhadap arsip tidak terganggu disaat kondisi darurat bencana. Oleh karena itu, penerapan tindakan untuk mencegah terganggunya aksesibilitas arsip penting dilakukan apalagi disaat pandemi COVID-19 di Indonesia yang mengharuskan kantor arsip mengurangi kegiatan tatap muka dan kontak langsung dengan pengguna. B. Dampak Pandemi Terhadap Kantor Arsip Universitas Indonesia Sejak muncul pandemi di Indonesia tahun 2020, tidak hanya lembaga pendidikan Universitas Indonesia saja yang terkena dampak dari pandemi yang mana harus menutup pembelajaran tatap muka, tetapi Kantor Arsip Universitas Indonesia juga terkena dampak pandemi yaitu dari sisi pengelolaan dan pelayanan arsip. Berdasarakan hasil wawancara dengan Alpha, kegiatan pengelolaan arsip menjadi terdampak karena pengaruh adanya pengurangan jumlah pegawai yang bekerja di kantor sedangkan pengelolaan arsip tidak dapat dilakukan secara remote 1 sehingga kinerja pegawai menjadi terhambat (wawancara, 10 November 2021). Pembatasan kegiatan yang terjadi akibat dari pandemi di bulan Juli atau Oktober 2020 membuat Kantor Arsip Universitas Indonesia harus “off” dalam artian tidak bekerja di kantor secara sepenuhnya. Kebijakan Sekretaris Universitas Indonesia menyarankan Kantor Arsip Universitas Indonesia jika dimungkinkan dan jika tidak ada pekerjaan yang harus dilakukan di kantor maka seluruh pegawai Kantor Arsip Universitas Indonesia bekerja dari rumah. Sedangkan untuk kegiatan pengolahan arsip banyak pekerjaan yang harus dilakukan dan tidak dapat membawa pulang arsip jadi perlu dilakukan di kantor, sehingga penyelesaian pekerjaan pengelolaan arsip menjadi terhambat. Interaksi antar pegawai turut berpengaruh, karena adanya pembatasan kegiatan di kantor dan pembagian penugasan pegawai yang bekerja di rumah dan yang bekerja di kantor. “Interaksi antar tim juga menjadi renggang yang tadinya misalnya sering berinteraksi di kantor, sekarang ga berinteraksi jadi kaku gitu kan, yang kayak gitu lumayan ya di awal-awal [pandemi] merasakan kayak gitu.” (Alpha, wawancara, 10 November 2021) Perbedaan komunikasi dirasakan oleh pegawai Kantor Arsip Universitas Indonesia karena perubahan cara berkomunikasi dan intensitas berkomunikasi. Ketika terdapat kebijakan pembatasan kegiatan di kantor menyebabkan pertemuan tatap muka secara langsung di kantor menjadi berkurang dan komunikasi dilakukan dengan cara virtual. Sehingga waktu yang digunakan untuk pegawai berkomunikasi secara langsung menjadi berkurang, hal ini memudarkan kedekatan dan keakraban antara pegawai. Saat pandemi COVID-19 terjadi, absensi karyawan di Perpustakaan Delaware dapat mencapai 30-40%. Staf dapat berada pada risiko khusus karena gedung perpustakaan terbuka untuk umum. Layanan komunitas penting seperti listrik, komunikasi, surat, dan pengiriman dapat terganggu. Meskipun demikian, layanan arsip di Kantor Arsip Universitas Indonesia tidak banyak terganggu selama pandemi. Sejak tahun 2017 layanan yang disediakan oleh Kantor Arsip Universitas Indonesia sudah berbasis online melalui formulir layanan terpadu sehingga memudahkan pengguna dalam permintaan arsip. Jadi, selama pandemi layanan arsip semuanya berbasis digital sehingga pengguna tidak perlu datang langsung ke Kantor Arsip dan dapat mengurangi intensitas bertemu dan berinteraksi langsung dengan orang lain. “Untuk layanannya memang arahan dari pimpinan kami yaitu pimpinan kantor arsip diupayakan semuanya melalui kita sudah ada namanya form layanan terpadu, disitu semuanya kita layanan berdasarkaan soft copy kita kirimkan datanya jadi memudahakan user/pengguna dalam permintaan arsip jadi ga perlu datang itu juga mengurangi intensitas kita bertemu dengan orang yang dari mana dan juga memutus rantai covid. Jadi untuk pandemi layanan semua serba digital, sudah melalui digital melalui layanan terpadu.” (Beta, wawancara, 10 November 2021). C. Kesiagaan Menghadapi Bencana COVID-19 di Kantor Arsip Universitas Indonesia 1) Kebersihan Demi menjaga kebersihan koleksi arsip, staf, dan layanan di lingkungan Kantor Arsip Universitas Indonesia, terdapat protokol kesehatan yang diterapkan oleh staf selama berkegiatan di kantor. Protokol kesehatan yang diterapkan oleh Kantor Arsip Universitas Indonesia sama seperti yang dianjurkan oleh pemerintah yaitu menjaga jarak, mencuci tangan dan menghindari kerumunan (3 M). Berdasarkan wawancara, Beta mengatakan bahwa protokol kesehatan selain 3M yaitu menerapkan peraturan jumlah pegawai yang bekerja di kantor sebesar 50% dari jumlah pegawai keseluruhan, sedangkan 50% sisanya bekerja dari rumah. Selain itu, pegawai diwajibkan untuk membawa peralatan sendiri untuk makan dan beribadah (wawancara, 10 November 2021). Tahap perencanaan diketahui bahwa Universitas Indonesia telah membuat panduan persiapan pelaksanaan tatanan hidup normal di perkantoran. Paduan tersebut mengatur setiap perkantoran di lingkungan Universitas Indonesia harus menyediakan fasilitas kesehatan seperti tempat cuci tangan lengkap dengan sabun, air mengalir, kertas pengering dan hand sanitizer di tempat-tempat yang strategis. Pembersihan ruang perkantoran menggunakan disinfektan. Penyediaan peralatan pengukuran suhu tubuh dan alat pelindung diri (APD) yang disesuaikan dengan jenis pekerjaan. Hal ini sesuai dengan unsur kebersihan yang diterapkan dalam kesiagaan bencana pandemic COVID-19 di Perpustakaan Delaware. Adanya penerapan protokol kesehatan dan penyedaiaan fasilitas kesehatan membuat lingkungan Kantor Arsip UI tetap aman dimasuki oleh pegawai dan dapat beroperasional secara maksimal. Hal tersebut sesuai dengan tahapan reaksi Harvey yaitu memastikan lokasi bencana aman dimasuki. Tahap pencegahan dilakukan oleh Staf Kantor Arsip Universitas Indonesia dengan diwajibkan untuk memakai masker dan sarung tangan sekali pakai ketika sedang melakukan pengolahan arsip untuk membantu menjaga area kerja tetap bersih. Sarung tangan sekali pakai akan disediakan untuk digunakan karyawan saat dibutuhkan ketika berinteraksi dengan pengguna atau menangani bahan koleksi. Pemakaian sarung tangan sekali pakai dilakukan sebagai tindakan pencegahan agar koleksi arsip terhindar dari paparan virus COVID-19 yang dibawa oleh staf. Jadi, ketika mengambil atau melakukan kontak fisik dengan dokumen atau arsip, staf harus memakai sarung tangan dan masker agar virus tidak melekat pada dokumen atau arsip. Sarung tangan akan disediakan oleh Kantor Arsip dan penggunaanya itu sekali pakai. Jadi, staf memakai sarung tangan dari jam 9 sampai jam 12 siang, kemudian dibuang nanti setelah istirahat memakai sarung tangan yang baru. Seperti yang terlihat pada petikan wawancara dengan Beta: “Menggunakan sarung tangan ketika mengambil atau melakukan kontak, kemudian juga harus pakai masker agar virus-virus itu tidak melekat pada dokumen atau arsip. Sarung tangan disediakan dan sekali pakai, jadi misalnya jam 9 waktu kerja sampai jam 12 itu kemudian dibuang nanti setelah istirahat memakai yang baru.” (wawancara, 10 November 2021) Selain penyediaan sarunga tangan, Kantor Arsip Universitas Indonesia juga memiliki perlengkapan keamanan yang ada di ruang penyimpanan, yaitu terdapat closed circuit televisions (CCTV) dan ruang penyimpanan arsip dibatasi dari staf yang tidak berwewenang. Hal tersebut demi mencegah hilangnya arsip berharga karena penyusupan, pencurian, atau sabotase secara ilegal dapat menjadi bencana besar bagi organisasi. Kantor Arsip Universitas Indonesia memiliki kriteria khusus untuk ruang penyimpanan arsip yang sesuai dengan standar ruang penyimpanan arsip yang ditetapkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia. Ruang penyimpanan arsip terbagi dua yaitu penyimpanan untuk koleksi audio visual dan penyimpanan untuk koleksi kertas. Tingkat suhu kelembaban berbeda antara penyimpanan untuk koleksi kertas dan koleksi audio visual, lebih rendah untuk koleksi audio visual daripada koleksi arsip kertas. Dilengkapi dengan humidifier dan alat pemadam kebakaran (Beta, wawancara, 10 November 2021). Kesadaraan akan kebersihan diri dan lingkungan perlu dimiliki oleh pegawai. Perpustakan Delaware mendorong staf untuk menggunakan tindakan infeksi pribadi yang baik seperti menutup mulut dan hidung saat batuk atau bersin, sering mencuci tangan, menghindari menyentuh mata, hidung atau mulut, dan sebagainya. Sedangkan di Kantor Arsip Universitas Indonesia, staf telah memiliki kesadaran akan pentingnya upaya-upaya kesiagaan untuk mencegah paparan virus COVID-19 di lingkungan Kantor Arsip Universitas Indonesia. Seluruh staf mengikuti dan memperlakukan arsip dengan baik sesuai dengan arahan pencegahan dari pimpinan. “Semua staf mengikuti semua [upaya pencegahan], karena itu kan kita menjaga bersama, demi kebaikan Bersama agar terhindar dari wabah covid-19, jadi kalau misalnya ada yang tidak memakai masker, kemudian atau tidak menjalankan sesuai prosedur itu diingatkan.”(Alpha, wawancara, 10 November 2021) Indikator kebersihan dalam kesiagaan bencana yang diterapkan oleh perpustakaan dan kantor arsip memiliki tujuan yang sama yaitu melindungi koleksi dan sumber daya manusia dari ancaman virus korona. Dalam praktiknya, Kantor Arsip Universitas Indonesia telah memiliki kesadaran akan kebersihan lingkungan yang dapat melindungi pegawai dan koleksi arsip dari virus korona. 2) Kepegawaian dan Layanan Selama masa pandemi segala upaya akan dilakukan untuk melindungi staf dan layanan dari paparan virus COVID-19. Kantor Arsip Universitas Indonesia menerapkan pembatasan jumlah pegawai yang bekerja di kantor. Hal tersebut mengikuti kebijakan dari pemerintah Indonesia yang ditetapkan pada Instruksi Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2021 tentang pemberlakukan pembatasan kegiatan masyarakat darurat Coronavirus Disease 2019 di wilayah Jawa dan Bali. Berdasarkan instruksi tersebut pelaksanaan kegiatan pada sektor esensial diberlakukan 50% (lima puluh persen) maksimal staf Work From Office (WFO) dengan protokol kesehatan secara ketat. Sehubung dengan penerapan pembatasan kegiatan maka Kantor Arsip Universitas Indonesia mempolakan pekerjaan yang dapat dikerjakan di rumah dan pekerjaan yang dapat dikerjakan di kantor. Hal tersebut dilakukan agar target dan penyelesaian pekerjaan tidak banyak terganggu. Perubahan pola pekerjaan akan mengubah area kerja bagi pegawai, ha tersebut sesuai dengan yang diterapkan oleh staf Perpustakaan Delaware yang mana mereka dapat ditugaskan dari area kerja yang berbeda dari area kerja biasanya seperti bekerja dari rumah atau kantor. Selain itu, terdapat kebijakan baru bagi staf Kantor Arsip Universitas Indonesia yaitu rapat rutin mingguan di hari Jumat, kegiatan ini dinamakan meeting weekly. Tujuan dilakukannya rapat mingguan untuk menjaga interaksi antar staf dan mengawasi progress pekerjaan setiap bidang sehingga ritme produktifitas di Kantor Arsip Universitas Indonesia tetap terjaga. “Paling penyesuaian jadwal piket gitu. Siapa yang masuk, siapa yang di WFH, siapa yang WFO. Terus selebihnya si sepertinya kita mulai mempolakan ya pekerjaan-pekerjaan tadi. Kita jadi bisa mempolakan pekerjaan mana yang kemudian bisa dirampungkan remote dari rumah tidak perlu hadir di kantor, mana yang kemudian harus di kantor. Mungkin kalau di kantor arsip kebijakannya ada satu hal yang baru yang kita coba terapkan yaitu meeting weekly. Jadi meeting rutin setiap pekan di hari jumat tujuannya itu untuk menjaga interaksi, mengawasi progress pekerjaan setiap bidang, setiap teman-teman, setiap PIC”. (Alpha, wawancara, 10 November 2021) Alegbeleye (1993) dalam Asamoah, Akussah, and Musah (2018) mengemukakan bahwa kesadaran dan pelatihan staf dalam manajemen bencana membekali staf tentang bagaimana menanggapi bencana secara matang dan percaya diri. Agar rencana penanggulangan bencana berhasil, staf harus dilatih dan disadarkan akan tanggung jawab dan peran mereka selama bencana. Di Perpustakaan Delaware terdapat pelatihan untuk staf penting yang diperlukan berada di lokasi ketika terjadi penutupan secara penuh terhadap gedung perpustakaan. Pelatihan staf merupakan aspek penting dari fase kesiapsiagaan rencana penanggulangan bencana karena memungkinkan staf untuk menanggapi berbagai bencana. Pegawai Kantor Arsip Universitas Indonesia sendiri tidak diberikan pelatihan mengenai upaya-upaya yang dapat dilakukan untuk mencegah resiko penularan virus COVID-19 di Kantor Arsip Universitas Indonesia. Meskipun tidak ada pelatihan untuk staf akan tetapi terdapat sosialisasi pemaparan tentang pencegahan dan penanggulangan bencana COVID19 dari K3L. K3L adalah unit pengelola/manajemen risiko Keselamatan, Kesehatan Kerja & Lingkungan (K3L) di Kampus Universitas Indonesia yang bertugas mengelola kondisi darurat dan krisis yang mungkin terjadi di Kampus Universitas Indonesia. Unit K3L melakukan pendataan pegawai Universitas Indonesia yang pernah terpapar virus COVID-19, kemudian Unit K3L menanyakan kepada staf yang telah terpapar virus COVID-19 terkait dengan apa yang menjadi penyebab mereka terpapar virus COVID-19 dan memberikan rekomendasi untuk jangan terlalu banyak beraktivitas dalam ruangan. “Pelatihan di Kantor Arsip sendiri si tidak ya. Mengacu ke kebijakan PAU di SDM, K3L, karena mereka yang concern untuk pencegahan penularan, pendataan siapa pegawai yang kemudian terpapar. Kalau dari SDM dan K3L sebenarnya sempat beberapa kali ya mereka mengadakan pada satu sesi jadi siapa saja di PAU, di rektorat yang kemudian pernah terpapar, terus kenapa, sebabnya apa, nah dari situ ada rekomendasinya, jangan terlalu banyak aktifitas dalam ruangan, beberapa orang saja, dan sebagainya. Yang seperti itu lebih langsung dikoordinir oleh K3L dan SDM, mereka ada panduannya juga.” (Alpha, wawancara, 10 November 2021) Di Kantor Arsip Universitas Indonesia telah ditemukan tiga staf yang terkonfirmasi terpapar virus COVID-19. Dalam penanganan kasus tersebut, Kantor Arsip Universitas Indonesia bekerja sama Unit K3L dengan melakukan pengecekan positif terhadap staf yang terkonfirmasi dan dilakukan perawatan di Klinik Makara Universitas Indonesia (Alpha, wawancara, 10 November 2021). Perlindungan terhadap keselamatan pegawai Kantor Arsip Universitas Indonesia dibantu dengan kerja sama Unit K3L Universitas Indonesia. “Unit K3L membuat prosedur dan ketentuan untuk bekerja di masa pandemi. Begitu pula jika terdapat kunjungan atau studi banding dari instansi di luar Universitas Indonesia. Maka Kantor Arsip Universitas Indonesia akan meminta Unit K3L untuk memberi arahan kepada tamu berkunjung mengenai protokol kesehatan untuk melakukan kunjungan, seperti misalnya, wajib membuktikan bebas COVID-19 dengan tes PCR atau antigen, cek suhu, dan pembatasan jumlah kunjungan maksimal 5 orang.” (Alpha, wawancara, 15 Desember 2021) Selama pandemi seluruh layanan kunjungan langsung ke Kantor Arsip Universitas Indonesia dibatasi. Seperti di Delaware County District Library, penggunaan ruang pertemuan publik, program publik, dan penggunaan peralatan perpustakaan untuk publik dapat dibatasi atau dihilangkan. Salah satu layanan publik yang ada di Kantor Arsip Universitas Indonesia adalah ruang rapat pertemuan. Ruang pertemuan untuk rapat yang saat pandemi ini dibatasi kapasitasnya agar tidak terjadi kerumunan di dalam ruangan yang dapat beresiko penyebaran virus COVID-19. Berdasarkan wawancara Beta mengatakan bahwa ruang rapat kecil yang sebelumnya dapat berisi 10 orang, kini hanya diperbolehkan berkapasitas 5 orang. Sedangkan untuk ruang rapat besar yang berkapasitas 20 orang, kini hanya dapat digunakan untuk 10 orang saja (wawancara, 10 November 2021). 3) Komunikasi Dalam kondisi darurat bencana, komunikasi merupakan hal yang sangat penting. Komunikasi dilakukan untuk menyebarkan informasi penting terkait pandemi yang diperoleh dari otoritas kesehatan dan informasi tentang layanan yang terpengaruh karena pandemi COVID-19. Informasi mengenai pencegahan dan penanggulangan bencana COVID-19 di lingkungan Universitas Indonesia disebarluaskan melalui Unit K3L dan Rumah Sakit Universitas Indonesia sebagai otoritas kesehatan di lingkungan kampus. Hal tersebut juga dilakukan oleh Perpustakaan Delaware agar staf mendapat pengetahuan terkait dengan kondisi pandemi. Informasi yang disebarkan dapat mencakup informasi tentang kesadaran akan gejala, bagaimana penyakit itu menyebar, tindakan pencegahan, dan cara merawat seseorang yang sakit. Informasi disebarluaskan kepada seluruh staf Kantor Arsip Universitas Indonesia melalui poster dan banner yang ditempel di sekitar lingkungan Kantor Arsip Universitas Indonesia. Untuk mempercepat penyebaran informasi maka informasi juga diberikan melalui komunikasi virtual yaitu grup WhatsApp staf Kantor Arsip Universitas Indonesia (Alpha, wawancara, 10 November 2021). Berbeda dengan kantor arsip, di Perpustakaan Delaware penyebaran informasi dapat melalui sistem pesan teks darurat seperti yang telah dirancang dalam rencana tanggap bencana milik mereka. Hal tersebut diperlukan untuk memperingatkan staf tentang berita penting yang mempengaruhi layanan perpustakaan. Berkenaan dengan komunikasi yang dilakukan oleh pegawai Kantor Arsip Universitas Indonesia, Alpha mengatakan bahwa: “Komunikasi informal menggunakan WhatsApp saja. Melalui grup bisa, japri [jalur pribadi] juga bisa. Terus kalau dari sisi korespondensi atau kedinasan sama bisa dengan WhatsApp, email, atau dengan aplikasi ANDIENI. Jadi disposisinya bisa langsung ke yang dituju.” (wawancara, 10 November 2021) Ketika pandemi, Kantor Arsip Universitas Indonesia sangat mengandalkan platform WhatsApp sebagai media komunikasi informal antara pegawai dengan pimpinan. Menurut keterangan dari Alpha mengatakan bahwa terdapat hambatan ketika berkomunikasi melalui platform online. “Hambatan pasti ada ya karena interaksinya kan jadi pegel ya jarinya ya harus ngetik-ngetik gitu kan, yang biasanya mungkin lebih cepat. Kendalanya pasti jadi ada beberapa persepsi yang berbeda, kadang tulisan tuh kan berbeda dengan ngomong langsung.”(wawancara, 10 November 2021) Makna dari pesan yang disampaikan melalui pesan online (online chatting) kerap berbeda dibandingkan dengan pesan yang disampaikan secara langsung, meskipun isi pesan yang disampaikan memiliki arti yang sama. Terkadang jika melalui online chatting seperti WhatsApp, penerima akan memiliki persepsi yang berbeda dengan pengirim pesan. Hal tersebut merupakan kendala yang sering dihadapi dalam komunikasi virtual di organisasi yang mana akan terjadi differences in perception2 . Perbedaan persepsi yang dimaksud adalah perbedaan makna pesan yang disampaikan dan yang ditangkap karena menggunakan komunikasi online. Untuk mengatasi perbedaan persepsi ketika berkomunikasi melalui virtual maka perlu menyampaikan pesan dengan tatap muka secara online atau dapat menggunakan telepon atau pesan suara. Komunikasi formal yang dilakukan oleh pegawai Kantor Arsip Universitas Indonesia untuk korespondensi yang mana menggunakan e-mail dan ANDIENI, sehingga diposisi dapat langsung tertuju. ANDIENI merupakan aplikasi yang dibuat dengan tujuan memudahkan penciptaan naskah dinas (nota dinas dan surat dinas). Memanfaatkan teknologi informasi sejak penyusunan draft, persetujuan atasan, pengesahan dengan tanda tangan digital, serta distribusi ke tujuan naskah secara elektronik. ANDIENI mampu menghadirkan sebuah solusi nyata bagi peningkatan kinerja dan produktifitas Universitas Indonesia dalam administrasi persuratan. Di tengah penerapan social distancing3 , ANDIENI menjadi aplikasi yang dapat diandalkan dalam mempercepat transimisi korespondensi secara elektronik dan tentu memiliki kepastian hukum dengan sertifikasi elektronik dari Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), Badan Siber dan Sandi Negara. 4) Pemulihan Pelayanan arsip akan dapat pulih kembali kepada situasi sebelum pandemi jika kondisi memungkinkan dan diizinkan oleh otoritas kesehatan masyarakat dan pemerintah. Pemulihan akan dapat dilakukan jika suatu lembaga informasi telah menganalisi dan membuat rencana pemulihan untuk mempersipkan kondisi setelah bencana selesai. Kantor Arsip Universitas Indonesia belum memiliki rencana pemulihan untuk kembali pada kondisi pengelolaan arsip dan layanan arsip seperti sediakala. “Jadi kita memang untuk itu [rencana pemulihan] belum ada, tapi kita sedang fokus dimenyelamatkan arsip-arsip tentang yang diciptakan oleh UI, yang apapun itu berkaitan dengan COVID.” (Beta, wawancara, 10 November 2021) Dengan berbagai hambatan dan kendala yang ditemui selama beroperasi disaat pandemi, Kantor Arsip Universitas Indonesia sejauh ini dapat beradaptasi dengan situasi dan kondisi pandemi COVID-19 yang saat ini tak kunjung usai. Hal ini lah yam membuat Kantor Arsip Universitas Indonesia belum menganalisis rencana pemulihan paska bencana. Ada beberapa faktor yang membuat Kantor Arsip Universitas Indonesia dapat beradapatasi dengan situasi pendemi ini salah satunya ialah, Alpha mengatakan bahwa Kantor Arsip Universitas Indonesia memiliki luas ruangan yang cukup besar dibandingkan dengan unit kerja lain yang berada di lingkungan Universitas Indonesia. “Kantor Arsip memiliki dua lantai yang masing-masing memiliki estimasi luas ruangan sekitar 30 x 30 meter persegi. Void 10x10m, jadi estimasi sekitar 1600-1800 meter pesergi dengan 18 pegawai yang ada bekerja di dalam ruangan” (Alpha, wawancara, 15 Desember 2021). Menurut Kepala Kantor Arsip Univesitas Indonesia jumlah pegawai yang ditetapkan bekerja di kantor dengan luas ruangan yang dimiliki kantor arsip dapat dimanfaatkan untuk tindakan perencanaan pencegahan penularan COVID-19. Sehingga dengan adanya protokol kesehatan, pembatasan kegiatan dan interaksi tidak menjadikan masalah besar bagi Kantor Arsip Universitas Indonesia untuk tetap melakukan pengelolaan arsip dan layanan arsip di tengah pandemi. Saat ini Kantor Arsip Universitas Indonesia akan berfokus pada penyelamatan arsip universitas yang tercipta di masa pandemi COVID-19 dan pengerjaan target kerja yang belum terselesaikan. Untuk mengejar target pekerjaan yang belum tercapai di tahun sebelumnya, Kantor Arsip Universitas Indonesia bekerja sama dengan mahasiswa jurusan Ilmu Perpustakaan dan jurusan Manajemen Rekod dan Arsip melalui program wiradha untuk membantu menyelesaikan ketertinggalan atau target capaian yang belum maksimal.

Temuan menunjukkan bahwa Kantor Arsip Universitas Indonesia belum optimal dalam kesiagaan menghadapai bencana COVID-19. Telah terlihat adanya tindakan kesiagaan pada tahan pencegahan, perencanaan, dan tanggapan akan tetap belum ada tindakan paska bencana. Apabila pandemi COVID-19 ini telah usai, Kantor Arsip belum mengatahui prosedur dan Langkah apa yang akan mereka lakukan untuk memulihan layanan dan pengelolan arsip. Pada tahapan perencanaan dibuat panduan persiapan pelaksanaan tatanan hidup normal baru di perkantoran oleh Unit K3L dan diterapkan oleh Kantor Arsip Universitas Indonesia sehingga kantor arsip tetap dapat melakukan layanan permintaan arsip, pengelolaan arsip, pengembangan dan pembinaan arsip di lingkungan universitas selama pandemi COVID-19 mewabah. Kantor Arsip Universitas Indonesia menerapkan beberapa tahapan pencegahan untuk memastikan kebersihan dari koleksi arsip, staf, dan lingkungan kantor melalui penerapan protokol kesehatan, penerapan jadwal piket, pembatasan jumlah pegawai yang bekerja di kantor, dan penyediaan peralatan di ruang penyimpanan arsip yang menunjang terlindunginya arsip dari paparan virus COVID-19. Saran yang dapat diberikan dari hasil penelitian ini, yaitu, pimpinan Kantor Arsip Universitas Indonesia perlu membuat rencana pemulihan pasca bencana dan mencari solusi terkait dengan hambatan komunikasi yang mereka alami selama menggunakan komunikasi virtual di masa pandemi. Hal tersebut merupakan permasalahan internal Kantor Arsip Universitas Indonesia yang akan mempengaruhi interaksi antar pegawai. Perlu dilakukan upaya untuk menjalin komunikasi yang baik dan efektif di masa pandemi untuk komunikasi antara staf dengan pimpinan dan antar staf di Kantor Arsip Universitas Indonesia. Ditinjau dari empat unsur kesiagaan menghadapi bencana COVID-19 di kantor Arsip Universitas Indonesia, maka pelatihan untuk staf mengenai upaya pencegahan resiko penularan virus COVID-19 di Kantor Arsip Universitas Indonesia perlu diberikan. Pelatihan dapat diberikan melalui kerjasama dari Dokter Rumah Sakit Universitas Indonesia selaku otoritas kesehatan resmi dari universitas dan Unit K3L sebagai unit kerja yang memfasilitasi dan memberi dukungan serta saran bagi kegiatan kerja di lingkungan Universitas Indonesia agar berlangsung secara selamat dan sehat.