KEBIJAKAN PENGEMBANGAN KOLEKSI UNIT PELAKSANA TEKNIS PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIM RIAU

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang perpustakaan pasal 1 menyatakan bahwa “Perpustakaan adalah institusi pengelola karya tulis, karya cetak dan/atau karya rekam secara professional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan rekreasi para pemustaka”. Seterusnya dalam Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 13 Tahun 2017 tentang Standar Nasional Perpustakaan Perguruan Tinggi disebutkan pula bahwa “Perpustakaan perguruan tinggi merupakan bagian integral dari kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dan berfungsi sebagai pusat sumber belajar untuk mendukung tercapainya tujuan pendidikan yang berkedudukan di perguruan tinggi.” Berangkat dari pernyataan dalam undang-undang dan peraturan tersebut, terkandung makna bahwa perpustakaan harus siaga menjadi pusat sumber belajar dengan menyediakan beragam sumber informasi (koleksi) untuk kepentingan pendidikan, penelitian, pengabdian pada masyarakat, serta rekreasi bagi seluruh pemustaka, dan menjadi tugas pokok perpustakaan. Kejelian perpustakaan dalam hal ini pengelola perpustakaan dalam menentukan dan menetapkan jenis dan bentuk koleksi untuk dimiliki menjadi prioritas utama, sehingga koleksi yang tersedia sesuai dengan kebutuhan pemustaka. Terpenuhinya kebutuhan koleksi pemustaka, mencerminkan bahwa koleksi yang dimiliki berkualitas. Pengembangan koleksi (collection development) merupakan upaya perpustakaan untuk memperluas koleksi sesuai asas pendirian perpustakaan dalam rangka memenuhi kebutuhan penggunanya. Kegiatan pengembangan koleksi dilakukan untuk untuk mengadakan literatur baru di perpustakaan bersumber pada hasil pemilihan dan penilaian literatur serta usulan pemustaka untuk membantu penelitian yang dilakukan. Pengembangan koleksi meliputi kegiatan memilih dan mengadakan bahan perpustakaan sesuai dengan kebijakan yang ditentukan (Vitriana, 2021: 234). Upaya pengembangan koleksi harus dilaksanakan secara berkelanjutan, untuk menjaga agar koleksi perpustakaan tetap mutakhir dan sesuai dengan kebutuhan pemustaka. Pendayagunaan koleksi yang tinggi menjadi tujuan utama bagi setiap perpustakaan. Untuk itu, dalam membangun dan mengembangkan koleksi perpustakaan, harus selaras dengan misi lembaga induknya dimana perpustakaan tersebut berada, tujuan perpustakaan, masyarakat yang dilayani, dan sumber dana yang tersedia. Pengembangan koleksi memerlukan perencanaan yang terpadu agar efektif, efisien dan tepat guna sesuai kebutuhan penggunanya, baik untuk rencana jangka pendek maupun rencana jangka panjang (Robby dan Winoto, 2017). Berdasar pendapat di atas, dipahami bahwa pengembangan koleksi penting dilaksanakan perpustakaan untuk menjamin ketersedian koleksi bermutu dan mutakhir sesuai kebutuhan informasi pemustakanya. Koleksi bermutu dan mutakhir menjadi indikator penentu dalam tumbuh kembang minat dan kepuasan pemustaka terhadap layanan dan ketermanfaatan perpustakaan. Menjamin terlaksananya proses pengembangan koleksi secara terarah dan taat azas, diperlukan acuan standar, yakni kebijakan pengembangan koleksi tertulis. Kebijakan yang berisikan kriteria-kriteria, prioritas dan standar dalam pengembangan koleksi. Seperti dikemukan Hartono (2016, 117) kebijakan pengembangan koleksi adalah konsep dan asas yang mendasar dalam bentuk garis-garis besar sebagai pedoman dan arah perencanaan dalam pelaksanaan pengembangan koleksi. Menurut Ibrahim (2016, 47) koleksi yang baik hanya berasal dari pemilihan bahan perpustakaan yang baik pula. Untuk itu, diperlukan kebijakan yang memandu pengembangan koleksi. Dengan kebijakan pengembangan koleksi, yang secara resmi disahkan oleh pimpinan perguruan tinggi, perpustakaan memiliki pegangan untuk mengembangkan koleksinya. Berdasarkan kebijakan yang telah ditetapkan tersebutlah, perpustakaan memilih dan mengadakan bahan pustaka. UPT Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau sudah berdiri sejak UIN Sultan Syarif Kasim Riau (sebelumnya IAIN Sultan Syarif Qasim Pekanbaru) yakni tahun 1970. Berdasar data dan pengamatan yang diperoleh, UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau tidak memiliki kebijakan pengembangan koleksi tertulis yang disahkan oleh pimpinan universitas. Berdasar data tersebut, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian mengenai bagaimana kebijakan dan mekanisme pengembangan koleksi yang dilaksanakan di UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau

Jenis penelitian adalan deskriptif menggunakan pendekatan kualitatif. Penelitian yang dilaksanakan di UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau, dengan waktu penelitian dimulai pada bulan Juli 2021. Objek penelitian ini adalah kepala perpustakaan dan koordinator bidang pengembangan koleksi serta pustakawan yang terlibat dalam pengembangan koleksi baik berupa kata-kata, tindakan, sumber data tertulis, foto dan statistik. Adapun teknik pengumpulan data menggunakan wawancara, observasi, dokumentasi serta kajian literatur untuk menggali informasi tentang kebijakan pengembangan koleksi di UPT. Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau. Tahap berikutnya data hasil observasi, wawancara, dan dokumentasi diolah dan dianalisis menggunakan teknik deskriptif kualitatif.

Selanjutnya berdasarkan hasil pengumpulan data yang diperoleh dari observasi, wawancara, dokumentasi dan studi kepustakaan tentang kebijakan pengembangan koleksi di UPT. Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau, dapat dipaparkan hasil sebagai berikut: 4.1.Kebijakan Pengembangan Koleksi di UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau, belum memiliki kebijakan pengembangan koleksi tertulis yang resmi, artinya kebijakan legal dan disyahkan oleh pimpinan universitas. Sebagaimana diungkapkan Kepala UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau berikut: “Sebagaimana tertuang dalam POK, UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau setiap tahun anggaran melaksanakan pengembangan koleksi. Dalam hal pengembangan koleksi ini, SK Rektor tentang Kebijakan Pengembangan Koleksi di UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau memang belum ada, namun selama ini dalam hal pengembangan dan pengadaan koleksi perpustakaan sudah melaksanakan prosedur sesuai dengan ketentuan kebijakan pengembangan koleksi berdasar konsep-konsep keilmuan dalam pengembangan koleksi. Misalnya membentuk TIM seleksi, proses seleksi, survei kebutuhan terhadap pemustaka dan program studi serta tahapan lainnya.” Koordinator Bidang Pengembangan dan Pengadaan Koleksi UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau, bahwa “Kebijakan pengembangan koleksi tertulis, memang tidak ada, namun pengembangan koleksi selalu berlangsung di perpustakaan berdasar keilmuan yang kami miliki dan kebijakan yang ditentukan pimpinan. Dan setiap tahun anggaran, jika di POK terdapat alokasi penambahan koleksi, maka pengadaan koleksi melalui pembelian dilakukan.” Ditambahkannya, “misalnya dalam proses pengembangan koleksi, asas-asas yang menjadi tolok ukur kami adalah kerelevanan, kemutakhiran, kebutuhan pemustaka, kelengkapan dan juga asas kerjasama. Sebagaimana disebutkan Ibrahim (2014), bahwa prinsip-prinsip penting untuk dipertimbangkan dalam pengembangan koleksi adalah: a) relevansi; b) berorientasi kepada minat dan kebutuhan pemustaka; c) kelengkapan; dan d) kemutakhiran. Dengan demikian diketahui, bahwa UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau sudah menerapkan prinsip-prinsip pengembangan koleksi, sebagaimana diatur dalan kebijakan pengembangan koleksi. Dalam hal kerelevanan dan berorientasi kepada kebutuhan pemustaka, UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau menjadikan kebutuhan mahasiswa dan dosen dalam perkuliahan sebagai dasar seleksi koleksi. Keragaman program studi dan mata kuliah menjadi salah satu alat pertimbangan dalam seleksi kebutuhan koleksi pemustaka. Seperti diungkapkan oleh Kepala UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau, bahwa “Daftar bahan ajar dalam silabus mata kuliah menjadi salah satu alat seleksi yang digunakan”. Untuk terlaksananya asas tersebut, UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau juga melakukan kerjasama dengan Fakultas dan Program Studi, tentunya juga keterlibatan para dosen sangat membantu dalam mengumpulkan silabus-silabus perkuliahan. Sementara untuk mengetahui kebutuhan mahasiswa, secara langsung dapat menyampaikan melalui kotak saran dan lembar usulan kebutuhan koleksi yang disediakan dan disilahkan mahasiswa/ pemustaka untuk mengisi dan menyampaikannya. Kebutuhan kebutuhan koleksi tersebut, akan di_list untuk pengembangan koleksi pada tahun berjalan. Hartono (2015, 70) menyebutkan, bahwa ruang lingkup proses pengembangan koleksi di perpustakaan, yakni melakukan serangkaian kegiatan sebagai berikut: 1) Analisis masyarakat Analisis masyarakat/ pemustaka merupakan tahap awal proses pengembangan koleksi untuk melihat siapa segmentasi perpustakaan, biasanya dipengaruh oleh faktor sosial, budaya, tingkat pendidikan, ekonomi, minat baca, usia, dan gender pemakai perpustakaan. Faktor internal perpustakaan, penting untuk dipertimbangan dalam penegmbangan koleksi. Berdasar pengamatan yang dilakukan, kegiatan analisis kebutuhan ini, dilakukan UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau dengan mempertimbangkan beberapa hal, yakni: a) segmentasi pemustaka; b) ketersedian koleksi di perpustakaan; serta c) sumberdaya yang dimiliki, baik sumberdaya manusia maupun sarana prasarana. Adapun segmentasi pemustaka UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau, dapat dipetakan menjadi beberapa komponen, yakni: a) Mahasiswa, segmentasi pemustaka jenis ini tersebar dalam 8 (delapan) fakultas, dengan 52 (lima puluh dua) Program Studi yang terdiri dari 3 (tiga) Program Diploma, 40 (empat puluh) Program Sarjana dan 9 (Sembilan) Program Pascasarjana; b) Dosen atau tenaga pengajar pada perguruan tinggi, meliputi dosen tetap PNS (Pegawai Negeri Sipil), dosen tetap non- PNS, dosen luar biasa dan dosen tamu; c) Tenaga Kependidikan; dan d) Masyarakat universitas sera pemustaka tamu. Keragaman segmentasi pemustaka tersebut perlu dilakukan analisis kebutuhan koleksinya. Analisis kebutuhan pemustaka, dilakukan UPT Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau ditujukan kepada seluruh unsur pemustaka, khususnya mahasiswa dan dosen. Seperti disampaikan oleh Pustakawan UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau, bahwa dalam analisis ini maka dilakukan: “a) Pemustaka yang menjadi prioritas adalah yang pertama mahasiswa, dan kedua dosen b) Mengirimkan surat ke Fakultas, agar program studi menyampaikan usulan kebutuhan koleksi yang diperlukan dalam perkuliahan. c) Mengumpulkan silabus mata kuliah dan membuat daftar bahan ajar yang dimuat dalam silabus untuk dijadikan sebagai alat seleksi d) Menyediakan lembar usulan kebutuhan koleksi dan kotak saran bagi pemustaka, serta membuat daftar usulan tersebut dan juga dijadikan sebagai alat seleksi.” UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau sudah melakukan langkah-langkah untuk pelaksanaan analisis kebutuhan seperti disebutkan di atas. Prioritas utama analisis kebutuhan koleksi UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau adalah kebutuhan mahasiswa dan dosen. Berdasar data keanggotaan yang peneliti peroleh, pemustaka utama di UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau adalah mahasiswa. Pada database, tercatat bahwa dari 3447 anggota aktif, hanya terdapat 6 orang dosen dan 13 tenaga kependidikan. Upaya untuk mengetahui kebutuhan koleksi mahasiswa dan dosen tersebut, maka diperlukan data tentang bahan ajar mata kuliah. Untuk mendapat daftar bahan ajar tersebut, maka UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau berkerjasama dengan program studi. “Namun hasil kami dapatkan dari proses tersebut sangatlah minim, maksudnya hanya sebagaian kecil saja dari program studi yang memberikan jawaban dengan mengirimkan atau memberikan silabus mata kuliah yang kami minta. Disebabkan kenyataan tersebut, menjadikan proses pelaksanaan analisis kebutuhan menggunakan daftar koleksi bahan ajar pada silabus mata kuliah, tidak berdaya maksimal, karena silabus yang terkumpulnya sangat sedikit.” ungkap Koordinator Pengembangan Koleksi UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau. Menurut pengamatan, proses analisis yang dilakukan UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau, terfokus pada kondisi dan ketersediaan koleksi di perpustakaan untuk selanjutnya dilakukan kroscek analisis pada katalog-katalog penertbit untuk menemukan koleksi terbaru pada penerbit baik secara tercetak maupun berbantukan teknologi informasi. Analisis seperti ini dengan mempertimbangan pada subyek koleksi yang dibutuhkan untuk keperluan bahan ajar mata kuliah berdasar keragaman program studi. Berangkat dari pernyataan-pernyataan tersebut dan pengamatan yang telah dilakukan, diketahui bahwa UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau sudah melakukan proses analisis kebutuhan dengan prioritas analisis pada kebutuhan mahasiswa dan dosen. Alat analisis yang digunakan adalah daftar bahan ajar pada silabus mata kuliah dan daftar koleksi pada katalog penerbit. Disebabkan silabus yang terkumpul sedikit, maka diasumsikan bahwa daftar katalog penerbit adalah alat analisis. Maka analisis dilakukan menggunakan daftar katalog tersebut dengan mempertimbangkan kriteria seleksi dan kesesuaian subyek koleksi dengan program studi yang ada di UIN Sultan Syarif Kasim Riau. 2) Kebijakan Seleksi Koleksi UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau, pada setiap tahun membentuk TIM Seleksi Koleksi untuk pengembangan koleksi perpustakaan. TIM Seleksi ditunjuk berdasai Surat Keputusan Rektor (SK. Terlampir). Koordinator Bidang Pengembangan Koleksi UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau menyebutkan: “Seluruh pustakawan dilibatkan dalam seleksi bahan pustaka (koleksi), terutama pustakawan pada unit pengembangan koleksi dan TIM ditunjuk berdasar SK Rektor” TIM seleksi UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau bekerja mengacu pada hasil dari analisis kebutuhan pemustaka yang telah dilakukan. Hasil analisis tersebut dijadikan pedoman atau landasan dalam menseleksi koleksi perpustakaan, menjadi pedoman mengenai koleksi yang akan dimiliki dan dibeli, serta koleksi yang tidak akan dimiliki dan tidak dibeli. Perihal kebijakan seleksi, Kepala UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau juga menyampaikan bahwa: “TIM seleksi bekerja, tentunya mengedepankan kriteria seleksi koleksi untuk UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau, yakni: a) Pemustaka dan Tri Dharma Perguruan Tinggi; b) Otoritas dan kredibilitas Pengarang; c) Harga; serta d) Tahun terbit koleksi.” Fungsi utama yang diemban UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau adalah berperan aktif dalam terlaksananya proses Tri Dharma UIN Sultan Syarif Kasim Riau, yakni Pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. Tentunya dalam pengembangan koleksi, Tri Dharma tersebut adalah tujuan prioritas perpustakaan. UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau menjadikan pemustaka dalam hal ini mahasiswa dan dosen, sebagai sasaran penting survei kebutuhan koleksi. Sebab mereka adalah pelaku utama proses pendidikan dan penelitian juga pengabdian pada masyarakat. Untuk itu koleksi yang tersedia dituntut untuk menjadi sumber-sumber rujukan yang berkualitas dalam terlaksananya proses pendidikan dan penelitian yang berkualitas pula. Ditambahkan Pustakawan UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau, “dalam seleksi, kami mementingkan: a) Subyek koleksi disesuaikan dengan kebutuhan pemustaka; b) Isi buku tahan lama, berbobot dan tidak cepat berubah; c) Penerbit cukup terkenal pada bidangnya; dan d) Tahun terbit dan terbitan edisi terbaru.” Seperti, kata Ibrahim (2016, 188) bahwa pemilihan koleksi perpustakaan perlu memperhatikan kriteria pemilihan koleksi, yakni: a) Kesesuaian dengan kebutuhan masyarakat yang dilayaninya, baik secara rill maupun potensial; b) Tahun terbit dipilih yang paling mutakhir, sehingga diupayakan edisi terbaru; c) Diupayakan agar penulis/ pengarang cukup terkenal atau mereka yang memiliki otoritas di bidangnya; d) Penerbit diusahakan yang sudah terkenal, sehingga menjadi jaminan bagi mutu bahan Pustaka yang diterbitkan; e) Isi buku baik dan bermutu; f) Bentuk dan keadaan fisik buku adalah baik Kepala UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau, mengungkapkan, “setiap selector harus mengedepankan kriteria-kriteria tersebut dalam melakukan seleksi koleksi”. Untuk itu “tentunya pustakawan yang kita libatkan dalam TIM Seleksi adalah pustakawan yang kompeten dibidangnya”, Kepala UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau menambahkan. Tim seleksi yang tepat, adalah pustakawan yang kompeten di bidangnya, artinya memenuhi syarat sebagai selector. Menurut Hartono (2016, 119) syarat yang harus dimikili oleh seorang selector adalah a) menguasai sarana bibliografi; b) paham akan dunia penerbitan; c) mengetahui dan memahami latar belakang dan kebutuhan pemakai perpustakaan; d) bersifat netral; e) menguasai informasi; f) memiliki akal sehat dalam pemilihan buku; dan g) berpengetahuan mendalam mengenai koleksi perpustakaan yang beredar di pasaran. Berdasar paparan di atas, diketahui bahwa UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau sudah menyusun kebijakan seleksi dan melaksanakan sesuai prosedur yang tepat. Berdasar SK TIM Seleksi, pustakawan yang terlibat dalam TIM Seleksi, juga adalah pustakawan yang kompeten di bidang ilmu kepustakawanan baik yang memang berpendidikan keilmuan perpustakaan, maupun yang berbekal Pendidikan dan Latihan bidang kepustakawanan. Ditambahkan Kepala UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau, “Pustakawan UIN Sultan Syarif Kasim Riau berjumlah 18 orang dan insyaAllah mereka sudah dibekali keilmuan di bidang kepustakawan, baik pendidikan secara formal, maupun non-formal.” 3) Seleksi Koleksi UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau melakukan proses seleksi setiap sebelum menyusun dan menetapkan usulan dokumen pengembangan koleksi. Adapun alat-alat bantu seleksi yang lazim digunakan di UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau, seperti pernyataan Koordinator Bidang Pengembangan Koleksi UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau adalah: “a) Tinjauan buku/bahan pustaka lain; b) Daftar udul; c) Katalog Perpustakaan dan Indeks, misalnya book review, indeks, dan sebagainya”. Selain alat-alat bantu tersebut, UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau, usulan pemustaka juga dijadikan sebagai alat seleksi. Seba gaimana dinyatakan oleh Pustakawan UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau, “bahwa usulan pemustaka adalah salah satu alat seleksi prioritas”. Ditambahkan oleh Kepala UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau, bahwa dalam seleksi menggunakan alat-alat seleksi berikut: a) Katalog penerbit baik tercetak, maupun berbentuk elektronik yang di_seraching melalui katalog elektronik pada website penerbit; b) Daftar bahan ajar wajib dan anjuran yang tercantum dalam silabus mata kuliah; dan c) Daftar usulan buku baru mapun yang tidak tersedia dari pemustaka dan prodi”. Secara lebih detail, Kepala UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau mengungkapkan langkah-langkah seleksi yang selalu dilakukan TIM Seleksi sebagai berikut: “a) Melakukan penelusuran buku-buku baru sesuai dengan kriteria seleksi yang dimuat dalam katalog penerbit; b) Membuat daftar usulan buku dari pemustaka untuk selanjutnya dilakukan kroscek ke OPAC untuk memastikan koleksi tersebut benar tidak tersedia dalam database / jajaran koleksi, serta memeriksa ketersediaan koleksi di penerbit atau katalog penerbit; c) Menyusun daftar bahan ajar yang terdapat dalam silabus mata kuliah, kemudian dilakukan kroscek ke OPAC untuk memastikan koleksi tersebut benar tidak tersedia dalam database / jajaran koleksi, serta memeriksa ketersediaan koleksi di penerbit atau katalog penerbit; dan d) Menyusun dan menetapkan usulan pengadaan buku baru untuk seterusnya diusulkan ke Unit Layanan Pengadaan Universitas.” Berangkat dari uraian-uraian tersebut, diketahui bahwa UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau sudah melakukan proses seleksi dalam pengembangan koleksi perpustakaan. Sebagaimana dinyatakan Hartono (2015, 73), seleksi adalah rangkaian tindakan pengumpulan bahan seleksi, pemilihan judul, verifikasi dan penetapan judul yang akan diadakan. Seleksi bahan perpustakaan merupakan salah satu kegiatan inti perpustakaan dalam pengembangan koleksi. Seleksi berarti memilih dan menentukan apakah bahan perpustakaan tersebut sesuai dengan kebutuhan pemustaka dan akan ditambahkan pada koleksi. 4) Penyiangan Koleksi Penyiangan (weeding) koleksi merupakan suatu proses seleksi koleksi dan penarikan koleksi dari perpustakaan, disebabkan suatu keperluan tertentu, karena tidak lagi bermanfaat bagi pemustaka, atau terjadi perubahan subyek untuk bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi, atau bahkan karena sangat dibutuhkan perpustakaan lain (Ibrahim 2016, 79). Dengan demikian penyiangan merupakan upaya perpustakaan melakukan penarikan koleksi dari jajaran koleksi yang diyakini sudah tidah diperlukan oleh pemustakanya. Kegiatan penyiangan di UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau, sebagaimana lazimnya menurut standar perpustakaan perguruan tinggi, dilakukan setiap tahun. Kegiatan ini dilakukan sebagai rangkaian dalam proses pengembangan koleksi. “Output dari kegiatan penyiangan biasanya dijadikan sebagai alat seleksi dalam menentukan daftar dokumen pengadaan pada tahun tersebut”, ungkap Pustakawan UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau. Dalam hal kegiatan penyiangan ini, Kepala UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau mengatakan, bahwa “Penyiangan koleksi dilakukan setiap tahun. Lazimnya kegiatan ini dilakukan pada awal tahun anggaran, sehingga hasil penyiangan dapat dijadikan sebagai alat dan pertimbangan dan seleksi koleksi. Sebab kegiatan penyiangan ini bertujuan untuk mengetahui koleksi yang sudah tidak layak dan dirusak di jajaran koleksi. Koleksi yang sudah tidak layak, biasanya kita keluarkan dari jajaran koleksi dan akan dipertimbangkan apakah akan dihibahkan. Sementara koleksi yang rusak, biasanya kita keluarkan dari jajaran koleksi untuk dilakukan perawatan koleksi. Jika koleksi rusak berat, sementara keter sediaannya sangat terbatas dan nilai informasinya masih diperlukan pemustaka, maka akan dipertimbangkan untuk dibeli kembali. Untuk itu, maka dalam melakukan penyiangan harus senantiasa memperhatikan dan di dasarkan pada kriteria-kriteria dalam kegiatan penyiangan, misalnya kondisi f isik koleksi, nilai informasinya, tingkat pemanfaatannya, dan lainnya. Berdasar pernyataan Kepala UPT. Perpustakaan tersebut, diketahui bahwa UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau sudah melaksanakan kegiatan penyiangan, dan dilakukan setiap tahun pada awal tahun anggaran. “Kegiatan penyiangan ini dilaksanakan setiap tahun. Data hasil penyiangan akan dijadikan sebagai alat seleksi koleksi dan menjadi bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan apakah subuah koleksi perlu ditambahkan pada jajaran koleksi atau tidak. Sehingga diharapkan dengan terlaksananya kegiatan penyiangan ini, kemutakhiran nilai informasi koleksi UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau tetap terjaga serta tetap bernilai manfaat bagi pemustaka.” Ungkap Pustakawan UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau Menurut Ibrahim (2016, 80), kegiatan penyiangan koleksi merupakan bagian dari kegiatan pengembangan koleksi yang dilakukan dalam rangka menjaga kemutakhiran koleksi dan daya guna koleksi agar sumber informasi yang terdapat di perpustakaan dapat dimanfaatkan dan memenuhi kebutuhan pemustaka. Kegiatan ini merupakan salah satu alat yang dapat digunakan untuk mengevaluasi koleksi yang ada di perpustakaan, untuk itu melakukan penyiangan perlu pertimbangan yang tepat. Adapun kriteria yang menjadi pertimbangan dalam proses penyiangan, seperti diutarakan Evans (2005, 305) yaitu: a) Koleksi duplikat; b) Koleksi-koleksi hadiah (dihibahkan tanpa melalui seleksi dari perpustakaan); c) Bahan pustaka usang/ informasi yang dikandungnya dianggap sudah usang karena ada kemajuan ilmu dan teknologi terutama koleksi sains; d) Bahan pustaka telah rusak berat, dan tidak mungkin diperbaiki lagi, atau karena ada halaman isi yang tidak lengkap, lepas atau hilang; e) Telah ada edisi terbaru yang isinya lebih lengkap dan sesuai zaman (up to date) untuk judul yang sama. Namun bila ada teori baru penting yang dalam buku lama yang masih sahih dan tidak dicakup lagi pada edisi yang baru, maka koleksi tersebut tidak perlu disiangi; f) Diperlukan oleh perpustakaan lain karena subjeknya isinya sangat cocok; g) Perubahan kebijakan mengenai program, subjek, kelompok/tingkat pengguna yang dilayani atau reorganisasi instansi induk; h) Secara politis dan religi bertentangan dengan kebijakan pemerintah dan citra adat, agama yang dianut masyarakat, dalam hal ini hasil penyiangan tidak dibuang, namun disimpan di tempat dan ruangan tersendiri dan hanya digunakan untuk keperluan penelitian; i) Buku yang dicetak dengan huruf-huruf yang terlalu kecil dengan kualitas kertas yang rendah (mudah patah atau sobek) dan banyak halaman yang hilang; j) Jumlah eksemplarnya lebih dari jumlah yang telah disepakati; ) Terbitan berkala yang tidak disertai dengan indeks. 5) Evaluasi Koleksi Evaluasi merupakan tahap terakhir dari proses pengembangan koleksi. Hasil penyiangan dijadikan bahan untuk evaluasi dalam pemanfaatan koleksi perpustakaan. Kegiatan evaluasi ini dijadikan sebagai bahan untuk menganalisa kebutuhan pemustaka. Mengingat urgennya kegitan evaluasi koleksi dalam rangkaian proses pengembangan koleksi, maka UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau melaksanakan kegiatan evaluasi koleksi secara berkala dan berkelanjutan. Kepala UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau memaparkan, bahwa: “Rangkaian kegiatan yang selalu dilakukan dalam rangka mengevaluasi koleksi yang tersedia dan yang akan ditambahkan pada jajaran koleksi, ada dalam beberapa bentuk kegiatan, yakni: kegiatan penyiangan koleksi setiap tahun, kegiatan stock opname biasanya dilakukan per 3 (tiga) tahun, kemudian dilengkapi dengan kegiatan survei langsung kepada kebutuhan koleksi dan informasi kepada pemustaka.” Merujuk pada pernyataan diatas, UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau melakukan kegiatan evaluasi koleksi setiap tahun. Kegiatan evaluasi koleksi dilakukan dengan memeriksa isi dan konsidi fisik bahan Pustaka untuk selanjutnya dievaluasi apakah akan dikeluarkan atau dipertahankan taupun ditambahkan jumlahnya. Seperti kemukakan Laksmi (2015) dalam evaluasi koleksi, terdapat dua teknik yang dapat dilakukan oleh pustakawan. Teknik yang pertama adalah teknik yang berfokus pada koleksi. Evaluasi ini memeriksa isi dan karakteristik dari pustaka yang ada untuk menentukan jumlah, umur koleksi, cakupan, dan kedalaman substansinya yang akan dibandingkan dengan standar yang sudah ditetapkan. Teknik kedua adalah teknik yang berfokus pada pengguna. Evaluasi ini menganalisis cara pengguna memanfaatkan koleksi. Pada beberapa kasus, pengguna meminjam koleksi memiliki kepentingan tertentu, dari data pemanfaatan tersebut, dapat diketahui efektivitas dari sebuah Pustaka. Dalam pelaksanaan evaluasi koleksi UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau, berlandaskan pada asas kemutakhiran dan kerelevanan informasi koleksi, berdasar data bibliografi koleksi. Unsur-unsur yang harus diperhatikan dalam mengevaluasi koleksi adalah: a) Penulis/pengarang atau orang yang bertanggung jawab terhadap buku tersebut: b) Judul buku; c) Volume sejumlah buku; d) Edisi, terbaru atau lama; e) Nama Penerbit, berdasarkan kualitas dari produksi yang dihasilkan; f) Waktu terbit, berisi informasi penting yang up to date atau terlama; g) Prakata, Tujuan penulisan buku tersebut; h) Pendahuluan, merupakan panduan untuk memahami buku tersebut; i) Daftar isi, cakupan isi yang disajikan; j) Naskah, batang tubuh buku; k) Lampiran; l) Glosari, dan k) Indeks (Munisah 2020, 139). Berdasar paparan terebut, diketahui bahwa UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau, sudah melaksanakan evaluasi koleksi dalam rangka pengembangan koleksi pada setiap tahun anggaran. Kegiatan tersebut dilakukan secara taat asas dan berkelanjutan, untuk menjamin koleksi selalu mutakhir dan relevan dengan kebutuhan sivitas akademika perguruan tinggi. 4.2.Mekanisme pengadaan koleksi di UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau Pengadaan koleksi merupakan salah satu rangkaian kegiatan yang dilakukan dalam proses pengembangan koleksi. Proses pengadaan koleksi di perpustakaan tidak terbatas hanya pada pembelian, tetapi dapat juga melalui hadiah ataupun tukar menukar. Seperti disebutkan Laksmi (2015), umumnya bentuk pengadaan mencakup hal berikut: a) pembelian, b) tukar-menukar, c) sumbangan, pemberian, atau hadiah, d) titipan, e) membuat sendiri bahan pustaka (menerbitkan buku, membuat kliping koran atau majalah, dan sebagainya), f) kerja sama (Laksmi, 2015) Pengadaan koleksi di UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau, dilaksanakan setiap tahun. Proses pengadaan dilakukan terutama melalui pembelian dan hadiah. Pembelian menggunakan anggaran yang sudah dialokasi dalam Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) UPT. Perpustakaan. Sementara pengadaan yang bersumber dari hadiah, diperoleh perpustakaan baik dari perorangan maupun dari lembaga atau instansi. Pengadaan koleksi melalui pembelian, sebagaimana dikemukakan Kepala UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau, seperti berikut: “Penambahan koleksi di UPT Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau pada setiap tahun anggaran dilakukan melalui tender dengan pihak penyedia. Dokumen pengadaan disiapkan oleh UPT. Perpustakaan, selanjutnya diajukan ke Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas untuk proses pengadaan. Jenis dan teknis tender tentunya disesuaikan dengan besaran anggaran pengadaan koleksi yang sudah tersedia dalam POK UPT. Perpustakaan”. Sementara anggaran pengadaan koleksi UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau, melalui pembelian bersumber dari: “Sumber anggaran pengembangan koleksi berasal dari alokasi anggaran yang sudah dicover dalam POK UPT. Perpustakaan, sesuai dengan usulan kebutuhan koleksi pada setiap tahun anggaran”, ungkap Kepala UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau. UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau dalam pengadaan koleksi melalui pembelian, seperti dinyatakan Kepala UPT Perpustakaan, berikut: “Mengenai proses atau tahapannya, UPT. Perpustakaan memiliki Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk pengadaan koleksi. SOP inilah yang kita pedomani dalam pelaksanaan penambahan koleksi, terutama pengadaan melalui pembelian.” SOP Pengembangan koleksi yang mengacu pada Standar ISO 9001 2015 Klausul 8.5.1. Pengendalian Penyediaan Pelayanan, UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau, seperti terlihat pada gambar berikut Gambar 2. SOP Pengembangan Koleksi Merujuk pada SOP tersebut, terlihat bahwa tahapan-tahapan yang dilakukan UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau dalam proses pengembangan koleksi melalui pembelian, sebagaiman berikut ini: a) Usulan Pengadaan Koleksi Proses awal UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau, membuat seperangkat bahan usulan pengembangan koleksi kepada setiap Fakultas dan Program Studi. Seperangkat bahan usulan tersebut, meliputi: 1) Surat permintaan usulan ditujukan kepada setiap Program Studi dan ditembuskan ke Dekan Fakultas, dengan hal surat adalah permintaan usulan pengembangan koleksi dan silabus mata kuliah; 2) Formulir daftar usulan koleksi yang dibutuhkan, untuk diisi oleh Program Studi; dan 3) Daftar rencana usulan pengadaan koleksi yang sudah dibuat oleh oleh UPT. Perpustakaan berdasarkan subyek. Daftar rencana pengadaan koleksi ini, untuk membantu Program Studi memilih koleksi-koleksi yang sesuai dengan kebutuhan mereka. UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau juga menyediakan formulir usulan pengembangan koleksi bagi pengguna yakni dosen dan mahasiswa. Dalam hal ini, dosen dan mahasiswa dapat memberikan saran atau masukan mereka tentang usulan koleksi yang mereka butuhkan dan tidak tersedia di database atau jajaran koleksi secara langsung kepada UPT. Perpustakaan dengan mengisi formulir usulan koleksi baru dan menyerahkan langsung ke pustakawan atau ke kotak saran yang tersedia. Usulan pengembangan koleksi yang dikirimkan oleh Program Studi, berupa daftar judul buku dan silabus mata kuliah, pada tahap berikutnya akan dibuatkan menjadi daftar usulan untuk pengembangan koleksi. Daftar usulan tersebut disusun berdasar Program Studi untuk memudahkan pengkategorian berdasarkan subyek. b) Seleksi Koleksi Ketika alat seleksi sudah tersedia, maka proses seleksi sudah dapat dilakukan, tentunya dengan memperhatikan prinsip-prinsip seleksi dengan tepat. Namun jika alat seleksi tidak terkumpul secara lengkap, maka proses seleksi yang dilakukan menjadi tidak sempurna dan tidak terukur. Mekanisme yang dilakukan pustakawan yang tergabung dalam TIM Seleksi yang sudah ditunjuk di UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau, langkah awal yang dilakukan pada tahap ini yakni: 1) Mengumpulkan katalog-katalog penerbit baik katalog tercetak maupun katalog online; 2) Mengumpulkan formulir usulan koleksi baru dari pemustaka (dosen dan mahasiswa) secara langsung; dan 3) Mengumpulkan daftar bahan ajar yang dalam silabus mata kuliah. Berdasar data yang diperoleh, alat seleksi berupa usulan pemustaka dan daftar bahan ajar pada silabus mata kuliah hanya sedikit diperoleh, sehingga proses seleksi difokuskan pada alat seleksi berupa katalog. Penggunaan katalog penerbit dan sumber-sumber penerbitan lainnya, baik tercetak maupun online, menuntut keahlian pustakawan dalam mentelaah dan mempertimbangan konten koleksi dengan mengacu pada kesesuaian dan kerelevanan dengan bahan ajar yang dibutuhkan program studi. Untuk itu dalam proses ini, maka TIM seleksi melakukan identifikasi untuk pengembangan koleksi berdasar kriteria berikut: 1) Kerelevanan nilai informasi koleksi Pengecekan kerelevanan ini dimaksudkan untuk memastikan bahwa usulan koleksi baru benar sesuai dengan spesifikasi keilmuan yang berkembang di universitas dan dibutuhkan pemustaka sebagai bahan ajar dan pengayaan bahan bacaan. 2) Memeriksa otoritas pengarang Otoritas pengarang dapat diketahui dengan mencari data dan informasi tentang pengarang melalui media online/ internet. 3) Memastikan kemutakhiran koleksi Kemutakhiran koleksi diketahui dengan memverifikasi data tentang tahun penerbitan dan edisi koleksi. Untuk menjamin kemutakhiran koleksi, maka ditetapkan pada terbitan koleksi terbaru dan minimal dalam 10 (sepuluh tahun) terakhir. 4) Memastikan ketersediaan koleksi di penerbit TIM Seleksi memverikasi tentang ketersedian koleksi, apakah koleksi masih tersedia di penerbit atau tidak. Tahap ini dilakukan dengan alasan, agar ketika proses pembelian koleksi dilakukan, koleksi yang sudah ditetapkan untuk dibeli tersebut dipastikan tersedia di penerbit. c) Penyusunan Daftar Pengadaan Koleksi Penginputan data bibliografi maksudnya adalah melengkapi data tentang judul, pengarang, edisi, penerbitan buku, ISBN (International Serial Book Number), harga buku dan jumlah eksemplar yang akan ditambahkan pada koleksi perpustakaan. Setiap usulan koleksi baru dilengkapi data bibliografinya, untuk kemudian disusun menjadi daftar pemesanan atau pembelian koleksi. Data bibliografi berupa penerbit dan tentang harga koleksi, sangat penting dalam penyusunan daftar pengadaan koleksi melalui pembelian. TIM Seleksi UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau, juga melakukan verifikasi terhadap penerbit buku, dimaksudkan untuk memastikan bahwa kondisi dan penyajian fisik buku yang dibeli nantinya baik, rapi dan jelas (mudah dibaca) d) Pengajuan Pengadaan Koleksi Pengadaan koleksi buku di UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau dilakukan melalui Unit Layanan Pengadaan Universitas, untuk itu UPT. Perpustakaan melakukan koordinasi dengan unit perencanaan universitas untuk memastikan anggaran pengadaan sudah bisa digunakan dan direalisasikan. Apabila penyusunan daftar usulan koleksi ditetapkan sudah rampung, artinya sudah diverifikasi oleh semua TIM Seleksi, disetujui serta ditandangani oleh Kepala UPT. Perpustakaan dan Wakil Rektor 1 (sebagai mengetahui). Maka tahap selanjutnya adalah dokumen pengadaan koleksi siap untuk dikirim dan diajukan ke Unit Layanan Pengadaan untuk proses. e) Proses Pengadaan/ Lelang Sistem pengadaan barang dan jasa di UIN Sultan Syarif Kasim yang dikelola oleh Unit Layanan Pengadaan (ULP), dan dilaksanakan sesuai ketentuan yang diatur dalan sistem pengadaan barang dan jasa yang berlaku secara nasional di Indonesia. Aturan mengatur bahwa pengadaan koleksi perpustakaan diperlakukan sama dengan pengadaan barang dan jasa. Oleh sebab itu, pengadaan koleksi UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau melalui pembelian dilaksanakan oleh ULP UIN Sultan Syarif Kasim Riau. Adapun sistem dan jenis pelelangan yang dilakukan disesuaikan dengan besaran anggaran yang dimiliki. Berdasar data yang diperoleh, pada tahun 2021 ini, anggaran pengadaan koleksi UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau yang dialokasi dalam Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) berjumlah RP.115.000.000,- (seratus lima belas juta rupiah), maka sistem pelelangan yang diterapkan adalah Pemilihan Langsung (PL). Ketika proses pengadaan berlangsung, UPT. Perpustakaan diposisikan sebagai unsur pengawas dan pemeriksa terhadap proses dan output pengadaan, yakni berupa koleksi. Adapun jenis koleksi yang ditambahkan pada koleksi UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau di tahun 2021 ini hanya jenis koleksi buku tercetak. 4.3.Penerimaan dan Verifikasi Koleksi Mekanisme final dalam pengadaan koleksi di UPT. Perpustakaan UIN Sultan Syarif Kasim Riau adalah penerimaan dan melakukan verifikasi koleksi. Dalam proses pengadaan barang dan jasa berupa koleksi buku ini, perpustakaan diposisikan sebagai enduser (pengguna). Berposisi sebagai pengguna maka UPT. Perpustakaan harus melakukan pemeriksaan detail terhadap kol

Pengembangan koleksi merupakan upaya perpustakaan memperluas koleksi sesuai dengan kebutuhan pemustaka, baik dari kriteria jumlah, kerelevanan maupun kemutakhiran sehingga menjadi sesuai kebutuhan dan seimbang. Upaya pengembangan koleksi mencakup beberapa tahapan, diantaranya analisis masyarakat, kebijakan seleksi, seleksi, pengadaaan, penyiangan dan evaluasi koleksi. Mengingat urgennya, maka dalam proses pengembangan koleksi diperlukan perumusan kebijakan pengembangan koleksi tertulis sebagai pedoman atau acuan untuk melakukan kegiatan tersebut. UPT. Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau, proses pengembangan koleksi berdasarkan situasi dan kondisi sesuai pengalaman Kepala dan Pustakawan serta pemahaman tentang kebijakan pengembangan koleksi secara keilmuan. Kebijakan ini sudah berlangsung sejak awal pendirian perpustakaan. Adapun mekanisme pengadaan koleksi dilaksanakan berdasar SOP Pengadaan Koleksi. UPT. Perpustakaan Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau tidak memiliki kebijakan dalam pengembangan koleksi secara tertulis, untuk itu perlu disusun kebijakan pengembangan koleksi tersebut dan disahkan pimpinan unversitas sebagai panduan, sehingga pengembangan koleksi bisa lebih terukur sesuai standar baik dari kriteria jumlah kebutuhan, kerelevan dan kemutakhiran