Analisis Kegiatan Alih Media Koleksi Ke Bentuk Digital Sebagai Upaya Pelestarian Di Perpustakaan Diplomasi Kementerian Luar Negeri

dalam pengelolaan kegiatan alih media. Kesimpulan, oleh karena itu untuk menjaga kelangsungan kegiatan alih media koleksi di perpustakaan diplomasi, perlu perhatian khusus terhadap pengelolaan SDM di masa mendatang. Kata kunci: Alih media, Koleksi dan Pelestarian A. Pendahuluan Perpustakaan Diplomasi adalah perpustakaan khusus yang berada di bawah Pusat Pendidikan dan Pelatihan (Pusdiklat) Kementerian Luar Negeri, yang berlokasi di Jl. Sisingamangaraja No.73, Kecamatan Kebayoran Baru, Jakarta Selatan. Perpustakaan ini dikelola oleh dua orang pustakawan. Perpustakaan Diplomasi telah mengalami beberapa kali perubahan nama dan status kelembagaan, yang terakhir pada tanggal 29 April 2019 menjadi Perpustakaan Diplomasi di bawah Eselon III. Pada tahun 2021, perpustakaan tersebut secara kelembagaan tidak ditempatkan secara struktural melainkan sebagai pengelola fasilitas penunjang pembelajaran pada Pusat Pendidikan dan Pelatihan (Pusdiklat) Kementerian Luar Negeri. Perubahan nama dan status ini mencerminkan evolusi peran perpustakaan dan penyesuaian dengan perkembangan dan tuntutan di lingkungan Kementerian Luar Negeri. Meskipun secara kelembagaan tidak berada secara struktural, perpustakaan tetap memiliki peran krusial sebagai fasilitas penunjang pembelajaran di bawah Pusat Pendidikan dan Pelatihan Keunikan Perpustkaan Diplomasi terletak pada koleksi yang berbeda dan unik, sebagian besar bersumber dari luar negeri. Kondisi ini sesuai dengan Standar Nasional Perpustakaan (SNP) yang menetapkan bahwa perpustakaan khusus harus memiliki lebih dari 60% koleksi yang relevan dengan kepentingan lembaga induknya. Perpustakaan Diplomasi menyesuaikan koleksinya dengan kebutuhan dan kepentingan Kementerian Luar Negeri. Hal ini sesuai dengan ketentuan Standar Nasional Perpustakaan (SNP), yang menyebutkan bahwa perpustakaan khusus harus memiliki lebih dari 60% koleksi yang relevan dengan kepentingan lembaga induknya.. Perpustakaan Diplomasi Kementerian Luar Negeri, yang berada di bawah bidang Perencanaan, Pengembangan dan Evaluasi sesuai dengan Peraturan Menteri Luar Negeri Nomor 6 Tahun 2021, berperan penting dalam mendukung kegiatan lembaga tersebut. Untuk memainkan peran secara optimal, Perpustakaan Diplomasi saat ini memiliki total 32.000 koleksi. Dari jumlah tersebut, 12.000 koleksi telah dikelola dengan lengkap, termasuk proses penginputan dan perlabelan buku. Dengan melihat total buku yang ada, dapat disimpulkan bahwa perpustakaan diplomasi memiliki koleksi yang sangat besar, yang meningkatkan risiko kerusakan koleksi secara signifikan. Faktor ini juga dipengaruhi oleh banyaknya koleksi yang berusia di bawah tahun 1990 atau dapat dikategorikan sebagai koleksi lama. Oleh karena itu, dapat dibayangkan bahwa sejumlah besar koleksi mungkin telah mengalami kerusakan, bahkan beberapa di antaranya mungkin telah kehilangan sampulnya. Perpustakaan, sesuai dengan definisi yang tercantum dalam undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang perpustakaan, diartikan sebagai institusi yang mengelola koleksi karya tulis, karya cetak, atau karya rekam secara professional dengan sistem yang terstandar untuk memenuhi kebutuhan dalam bidang pendidikan, penelitian, pelestarian informasi dan rekreasi para pemustaka. Pelestarian koleksi perpustakaan sangat penting agar pengetahuan dan informasi yang terkandung di dalamnya tetap terjaga dan dapat dimanfaatkan.. Seiring perkembangan teknologi, perpustakaan juga dihadapkan pada tantangan dalam pelestarian dan manajemen koleksi digital. Hal ini disebabkan oleh berbagai faktor, seperti meningkatnya jumlah koleksi digital, kendala dalam penyimpanan dan aksesibilitas, serta risiko kerusakan. Dengan pelestarian yang efektif, perpustakaan dapat memastikan bahwa koleksinya tetap relevan dan dapat diakses oleh masyarakat dan generasi mendatang. Hal ini penting karena koleksi perpustakaan merupakan warisan intelektual yang dapat memberikan manfaat jangka panjang, Sehingga informasi ini bisa di wariskan atau di teruskan ke generasi selanjutnya. Pelestarian merupakan aspek kritis dalam pengelolaan perpustakaan, terutama perpustakaan seperti Perpustakaan Diplomasi yang memiliki koleksi unik dan berharga. Dengan melakukan upaya pelestarian, perpustakaan dapat memastikan kelangsungan koleksi dan memperpanjang usia pakainya. Kegiatan alih media digital merupakan langkah yang positif dalam konteks pelestarian koleksi perpustakaan (Absor, 2020). Proses ini tidak hanya membantu memperpanjang usia koleksi, tetapi juga membuatnya lebih mudah diakses dan dikelola. Penggunaan alat scanner, komputer, sistem penyimpanan, dan perangkat lunak yang terhubung dapat membantu mendukung proses alih media digital secara efektif sehingga Perpustakaan Diplomasi dapat terus memperbarui dan memperluas inisiatif ini untuk memberikan manfaat maksimal kepada pemustaka dan memastikan keberlanjutan dan aksesibilitas koleksi. Tujuan alih media koleksi perpustakaan adalah untuk melestarikan isi informasi koleksi dengan mengubah bentuk menggunakan media lain atau mempertahankan bentuk aslinya selengkap mungkin agar bisa dimanfaatkan secara optimal sehingga perpustakaan dapat memainkan peran penting dalam melestarikan warisan intelektual, mendukung pendidikan dan penelitian, serta memberikan manfaat jangka panjang bagi masyarakat dan generasi yang akan datang (Basuki, 1991). Dalam konteks ini, kegiatan alih media menjadi penting karena dapat membantu beberapa hal. (Hendrawati, 2014) Dureau, (1990). mengemukakan bahwa melestarikan koleksi perpustakaan dari bentuk aslinya dapat dilakukan melalui kegiatan alih media. Selanjutnya, Dureau juga menekankan bahwa pelestarian memiliki arti yang luas, mencakup unsur-unsur seperti pengelolaan keuangan, cara penyimpanan, teknik, dan metode yang digunakan untuk menjalankan kegiatan pelestarian informasi dan bentuk fisik dari bahan pustaka yang diolah. (Fadhlullah & Christiani, 2017). Alih media digital merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan Perpustakaan Diplomasi dalam melestarikan koleksi sejarah. Menurut (Ibrahim, 2013) dan (Dureau, 1990) ada beberapa hal yang mendasari perlu adanya kegiatan Alih media digital, yaitu : 1. Mengatasi kendala kurangnya ruang 2. Mengatasi kerusakan fisik bahan pustaka 3. Kelangkaan 4. Perkembangan teknologi informasi Dengan menerapkan alih media digital, Perpustakaan Diplomasi dapat lebih efektif dalam menjaga dan membagikan koleksi sejarah, serta menghadapi tantangan-tantangan modern yang terkait dengan penyimpanan dan akses terhadap informasi. Kegiatan Alih media ini juga memiliki manfaat mencakup : 1. Akses Digitalisasi memungkinkan akses yang lebih besar terhadap koleksi yang berbentuk digital. Pengguna dapat dengan mudah mengakses dan mencari informasi tanpa terbatas oleh batasan geografis atau waktu. 2. Mendukung Preservasi Alih media digital merupakan solusi untuk pelestarian bahan pustaka yang rentan terhadap kerusakan fisik. Digitalisasi membantu dalam menjaga materi pustaka dari kerusakan dan memperpanjang umur koleksi. 3. Pengembangan Koleksi Digitalisasi memungkinkan penyatuan kembali koleksi bahan pustaka yang terpisah secara virtual. Kegiatan ini dapat membantu melengkapi koleksi dengan menambahkan materi yang sebelumnya sulit diakses atau terpisah. 4. Manfaat Bagi Institusi Kegiatan digitalisasi dapat meningkatkan profil dan presitasi suatu institusi. Ini tidak hanya mencakup pelestarian bahan pustaka bernilai tinggi, tetapi juga memberikan nilai tambah dan mengukuhkan citra institusi di mata masyarakat. 5. Penelitian dan Pendidikan Digitalisasi bahan pustaka warisan budaya mendukung pendidikan dengan menyediakan berbagai modul materi yang dapat diakses melalui situs web. Hal ini memfasilitasi sektor pendidikan dalam menyebarkan sumber daya pendidikan secara luas dan efisien. Dengan demikian, kegiatan alih media digital memiliki dampak positif yang signifikan, tidak hanya dalam menjaga dan melestarikan bahan pustaka, tetapi juga dalam meningkatkan aksesibilitas, pengembangan koleksi, profil institusi, serta mendukung kegiatan penelitian dan pendidikan. Maka dari itu, sejak bulan September 2023, Perpustakaan Diplomasi telah aktif melakukan transfer koleksi ke format digital sebagai langkah penyelamatan dari potensi kerusakan dan hilangnya informasi. Koleksi di Perpustakaan Diplomasi, yang sebagian besar berisi informasi bersejarah, menjadi sumber perbandingan dan bahan pembelajaran serta penelitian bagi peserta pusdiklat hingga saat ini. Proses konversi koleksi ke format digital di Perpustakaan Diplomasi melibatkan perangkat keras seperti alat pemindai (scanner) dan komputer. Sebagai pendukung, perpustakaan diplomasi menggunakan perangkat lunak yang terintegrasi dengan alat pemindai. Meskipun upaya pelestarian koleksi ini telah dilakukan, beberapa kendala muncul selama pelaksanaan kegiatan, termasuk aspek sumber daya manusia, keuangan, kurangnya perhatian dari pihak kepemimpinan, konsistensi, pengelolaan waktu, dan komunikasi. Alih media digital sebagai bentuk usaha pelestarian koleksi perpustakaan menunjukkan bahwa perpustakaan proaktif mengikuti kemajuan teknologi informasi, terutama dalam konteks pelestarian. Pemindahan format koleksi perpustakaan ke media digital bertujuan untuk meningkatkan aksesibilitas dan merawat bahan asli. Melalui tindakan pelestarian ini, dengan mengalihkan media ke format digital, perpustakaan akan mengembangkan dirinya menjadi lembaga yang berbasis teknologi dan informasi, membawa potensi kemajuan dalam upaya pelestarian koleksi untuk masa depan. Oleh karena itu penelitian ini akan terfokus pada upaya yang dilakukan oleh Perpustakaan Diplomasi dalam menjaga keberlangsungan koleksi bersejarah melalui proses digitalisasi. Penelitian ini tidak hanya akan mengamati proses teknis konversi, tetapi juga akan mengeksplorasi bagaimana penanganan koleksi yang telah dialihmediakan. Secara khusus, penelitian ini bertujuan untuk memperoleh pemahaman yang lebih mendalam tentang kegiatan transformasi media, terutama dalam konteks alih media digital koleksi bersejarah yang merupakan dokumen penting dengan nilai yang berkelanjutan. Selain itu, penelitian ini juga akan mencari wawasan tentang teori alih media yang terdapat dalam literatur serta implementasinya di berbagai lembaga pengelola informasi. Penelitian sebelumnya telah membahas tentang alih media pada objek kartografi (Narendra, 2016), dengan penekanan pada efektivitas pemanfaatan hasil alih media (Heriyanto, 2013). Melalui model transformasi tersebut, proses kegiatan hingga distribusi dapat dipahami. Selanjutnya, penelitian juga melibatkan alih media pada koleksi khusus Bung Hatta, yang tentu menghadapi kendala yang menjadi perbandingan dengan kegiatan alih media di institusi lain (Putra & Desriyeni, 2019). Perbedaan fokus penelitian ini dibandingkan dengan penelitian sebelumnya, terutama terkait dengan kegiatan alih media koleksi ke bentuk digital di Perpustakaan Diplomasi, menjadi penting untuk disadari. Fokus yang berbeda ini dapat memberikan

B. Metode Penelitian Penelitian ini mengadopsi metode kualitatif deskriptif dengan mengacu pada sumber-sumber referensi seperti buku, artikel ilmiah, dan jurnal yang relevan dengan tema proses alih media koleksi. Sumber data diperoleh melalui data primer, seperti wawancara, dan data sekunder, seperti dokumen dan laporan. Metode penelitian ini menggunakan tiga teknik pengumpulan data: observasi, wawancara, dan dokumentasi. Pengolahan dan analisis data melibatkan langkah-langkah reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan (J.Moleong, 2014). Proses analisis data dimulai dengan pengumpulan seluruh data, dilanjutkan dengan proses screening untuk menyaring data yang relevan (reduksi data). Selanjutnya, analisis dilakukan dengan mengelompokkan data sesuai dengan tema-tema tertentu, mengecek kesesuaian isi artikel dengan topik penelitian, dan menyajikan hasil. Penelitian juga mengambil makna yang muncul untuk diuji kebenarannya, melakukan verifikasi, dan membuat kesimpulan akhir dari hasil analisis. Untuk menilai keabsahan data, penelitian menggunakan triangulasi, yaitu membandingkan satu set data dengan data lainnya untuk memastikan keselarasannya.

C. Pembahasan Pengertian Alih Media Definisi alih media yang diuraikan berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999, pandangan (Ibrahim, 2013), dan Mustofa (2007) memberikan pemahaman yang komprehensif tentang kegiatan ini. Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999, alih media adalah kegiatan memindahkan media microfilm dan media lain selain kertas dengan keamanan tinggi, seperti CD-ROM worm. Ibrahim (2013) mendefinisikan alih media sebagai kegiatan melestarikan kekayaan budaya bangsa dengan cara memindahkan bentuk dari bentuk aslinya ke bentuk atau media lain. Sementara itu, menurut Mustofa (2007), alih media merupakan salah satu model pelestarian yang dilakukan dengan mengubah bentuk atau media informasi dari bentuk kertas (cetak) ke bentuk lain, seperti bentuk mikro, video disk, atau bentuk pita magnetik lainnya. Dari definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa alih media melibatkan pemindahan informasi dari bentuk aslinya ke media atau bentuk lainnya, sering kali dengan tujuan pelestarian. Penggunaan media lain, seperti microfilm, CD-ROM, atau bentuk digital, dapat membantu dalam melestarikan dan memperpanjang umur koleksi, mengingat material kertas dapat rentan terhadap kerusakan dan degradasi seiring waktu. Sehingga menjadi strategi yang efektif dalam menjaga dan memperpanjang umur koleksi, terutama mengingat material kertas rentan terhadap kerusakan dan degradasi Tujuan Alih media Tujuan dari alih media ini adalah untuk mencapai beberapa hal yang sangat penting. Pertama, tujuan utamanya adalah pelestarian, yaitu menjaga integritas dan ketersediaan informasi dari koleksi tersebut dalam jangka waktu yang panjang. Selain itu, alih media juga bertujuan untuk meningkatkan aksesibilitas informasi dengan menyediakan format yang lebih mudah diakses dan diolah oleh pengguna, seperti format digital yang dapat diakses secara daring dari mana saja. Menurut Ibrahim (2013) dan Dureau (1990), Perlunya melakukan alih media, khususnya dari bentuk fisik tradisional ke bentuk digital atau lainnya, dapat dijelaskan berdasarkan beberapa alasan dan tujuan, sebagai berikut : Menurut (Ibrahim, 2013): a) Mengatasi permasalahan kekurangan ruangan: Pemindahan ke media digital membantu mengatasi permasalahan terbatasnya ruang penyimpanan fisik, khususnya lingkungan perpustakaan yang mungkin keterbatasan tempat; b) Mencegah kerusakan bahan pustaka: Alih media menjadi solusi untuk mencegah kerusakan pada bahan pustaka yang umumnya terbuat dari kertas atau materi lain yang rentan terhadap faktor-faktor seperti kelembaban, suhu dan usia; c) Manjauhkan informasi dari kelangkaan: Pemindahan kebentuk digital dapat menjauhkan informasi dari risiko kelangkaan, terutama jika bahan pustaka tersebut unik atau langka. Menurut (Dureau, 1990): a) Melestarikan isi informasi yang terkandung dalam bahan pustaka. Proses ini dapat melibatkan transformasi ke bentuk digital atau media lain yang lebih tahan lama; b) Melestarikan bentuk fisik asli bahan pustaka dan arsip sehingga tetap dapat digunakan, hal ini penting untuk menjaga keaslian dan karakteristik materi yang mungkin memiliki nilai historis atau artistik. Selain pelestarian dan aksesibilitas, alih media juga bertujuan untuk memperluas jangkauan penggunaan koleksi. Dengan mengubah formatnya menjadi bentuk yang lebih mudah dikelola dan disebarkan, koleksi tersebut dapat diakses oleh lebih banyak orang, baik secara fisik maupun melalui platform daring. Hal ini mendukung tujuan perpustakaan atau institusi lainnya untuk memberikan layanan informasi yang lebih luas kepada masyarakat. Selain itu, alih media juga dapat menjadi strategi untuk menghemat ruang penyimpanan fisik. Dengan mengkonversi koleksi ke bentuk digital atau bentuk lainnya yang lebih kompak, perpustakaan atau institusi tidak hanya dapat mengurangi kebutuhan akan ruang penyimpanan fisik, tetapi juga memperpanjang umur koleksi tanpa perlu mengorbankan kualitas informasi. Dengan demikian, alih media bukan hanya menjadi solusi praktis dalam mengatasi permaslahan fisik, tetapi juga merupakan upaya untuk menjaga keberlanjutan informasi dan melestarikan warisan budaya yang terkandung dalam bahan pustaka. Kegiatan Alih Media Di Perpustakaan Diplomasi Pada tahapan kegiatan alih media, Dalam konteks teori teknologi informasi, perangkat keras dan perangkat lunak dianggap sebagai komponen vital dalam proses digitalisasi. Seperti yang dikemukakan oleh (Saleh, 2010), keberhasilan alih media sangat bergantung pada kesesuaian dan kualitas teknologi yang digunakan. Teori digitalisasi dan juga konservasi informasi diterangkan langsung dalam buku pedoman digitalisasi yang mana Menurut Hendrawati (2014) alih media digital melibatkan beberapa tahapan mulai dari pra-digitalisasi, digitalisasi, hingga pasca-digitalisasi. Tahapan-tahapan ini mencakup prosedur awal seperti inventarisasi bahan pustaka, survei kondisi fisik, evaluasi data, dan penentuan format file. Selanjutnya, pada tahap digitalisasi, kegiatan meliputi kalibrasi peralatan, pengambilan objek digital, koreksi digital, konversi format file, komplikasi file, hingga upload konten digital. Tahap akhir melibatkan pengecekan dan pengendalian mutu. Perangkat keras yang baik meningkatkan efisiensi dan kualitas hasil, sedangkan perangkat lunak yang tepat memastikan pengolahan data yang efektif dan manajemen yang optimal.peran perangkat keras dan perangkat lunak tidak bisa diabaikan. Berdasarkan hasil pengamatan serta informasi yang diperoleh dari pustakawan, kedua elemen ini memiliki peran yang sangat signifikan dalam kesuksesan proses alih media. Perangkat keras, seperti pemindai (scanner) dan perangkat penyimpanan data, menjadi pondasi teknis yang memungkinkan konversi fisik menjadi format digital. Kemampuan dan kualitas perangkat keras ini memengaruhi kecepatan, ketepatan, dan kualitas hasil akhir dari alih media. Di sisi lain, perangkat lunak juga memainkan peran penting dalam proses alih media. Software yang terintegrasi dengan perangkat keras, seperti perangkat lunak pengolahan gambar atau perangkat lunak manajemen dokumen, menyediakan alat yang diperlukan untuk mengelola dan mengolah data hasil pemindaian. Fungsi-fungsi seperti pengolahan gambar, pengenalan teks, pengaturan metadata, dan kompresi file, semuanya berkontribusi pada efisiensi dan kualitas hasil akhir dari alih media. Oleh karena itu, dalam konteks kegiatan alih media, kolaborasi yang efektif antara perangkat keras dan perangkat lunak menjadi kunci kesuksesan. Pemilihan perangkat keras yang tepat, bersama dengan penggunaan perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan dan standar, akan membantu memastikan bahwa proses alih media berjalan lancar dan menghasilkan output yang optimal. Hal ini sejalan dengan yang di sampaikan (Saleh, 2010), berikut adalah perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan saat kegiatan alih media di perpustakaan diplomasi : A. Perangkat keras - 2 Komputer, digunakan sebagai platform utama untuk menjalankan perangkat lunak. - 2 Alat pemindai (scanner), digunakan untuk mengambil objek digital. Gambar 1. Komputer dan Alat Scan Sumber: (Foto Peneliti, 2023) B. Perangkat lunak meliputi : 1. Vistascan atau HP Scan, atau software scanning lainnya, perangkat lunak pemindai yang biasanya disertakan saat pembelian scanner. 2. Adobe acrobat (full version) untuk menghasilkan dokumen dalam bentuk file PDF, yang merupakan format umum untuk menyimpan dokumen digital. 3. Microsoft Word (MS Word) digunakan untuk menulis dokumen dan menyimpan format DOC atau PDF. Gambar 2. Software Sumber: (Foto Pribadi, 2023) Perangkat keras dan perangkat lunak ini menciptakan infrastruktur yang diperlukan untuk menjalankan proses alih media dengan efektif di perpustakaan diplomasi. Dengan dukungan dari peralatan tersebut, tahapan alih media digital dapat dilakukan dengan lebih lancar dan efisien. Berdasarkan informasi yang disampaikan pustakawan yang berada di Perpustakaan Diplomasi ini, Perpustakaan Diplomasi sampai saat ini belum memiliki SOP khusus yang menjadi acuan dalam kegiatan alih media koleksi sehingga sampai saat ini proses alih media koleksi ini masih berpedoman pada standar Perpustakaan Nasional RI yang mana teori kegiatan alih media digital yang disampaikan oleh (Hendrawati, 2014). Berikut rangkuman dari tahapan-tahapan yang disebutkan : 1. Tahapan Pra-Digitalisasi (Prosedur Awal) • Inventarisasi dan pemilihan bahan pustaka Identifikasi dan pemilihan bahan pustaka yang akan dialihmediakan di perpustakaan Diplomasi pemilihan koleksi yang akan di alih mediakan mausk pada koleksi Terbutan Kementerian Luar Negeri (TK Kemlu) atau koleksi umum yang berumur dibawah tahun 1990. • Survei kondisi fisik bahan pustaka Evaluasi kondisi fisik bahan pustaka yang akan di alih mediakan oleh pustakawan. Biasanya koleksi yang berumur dibawah tahun 1990 akan dilakukan pengecekan dan melalui tahap pendataan. Untuk kolksi dengan tingkat kerusakan tinggi selain dari koleksi TK Kemlu maka akan mendapatkan giliran awal untuk di alih mediakan. Untuk koleksi TK Kemlu dan Koleksi rusak hingga saat ini sudah terdata 761 koleksi seiring dengan pendataan keseluruahan buku yang lainnya. Gambar 2. Survei kondisi fisik koleksi Sumber: (Foto Pribadi, 2023) • Evaluasi dan analisis data • Analisis data terkait bahan pustaka yang akan di alih media kan yaitu mencari berbagai sumber informasi terkait koleksi yang akan di alih mediakan. • Menentukan format file dan Metode pengambilan objek digital Penentuan format file yang akan digunakan dan metode pengambilan objek digital. Khususnya di perpustakaan Diplomasi ini menggunakan format PDF sebagai format file untuk menyimpan file. 2. Tahap Digitalisasi • Kalibrasi, pengujian ketajaman warna peralatan yang akan digunakan. • Pengambilan objek digital, menggunakan kamera, scanner atau alat konversi lainnya untuk mengambil objek digital. • Koreksi objek digital (tahap editing), koreksi objek digital setelah pengambilan. • Konversi format file, perubahan format file dari format induk awal ke format turunan. • Komplikasi file, menggabungkan file gambar ke dalam satu format tertulis untuk pencarian yang lebih efisien. • Upload konten digital, memasukkan uraian bibliografi bahan pustaka beserta file digital. • Pembuatan kemasan multimedia, pembuatan kemasan offline dalam bentuk CD atau DVD. Gambar 3. Kegaitan Scan koleksi/Digitalisasi Sumber : (Foto Pribadi, 2023) 3. Tahapan Pasca (Setelah Digitalisasi) Pengecekan dan pengendalian mutu secara digital, mengevaluasi keakuratan warna, kelengkapan, urutan file digital dan penyediaan penyajian kemasan secara lengkap. Gambar 4. Pengecekan kembali hasil scan Sumber: (Foto Pribadi,2023) Tahapan-tahapan diatas ini memberikan gambaran menyeluruh tentang proses alih media digital yang dilakukan di Perpustakaan Diplomasi, mulai dari persiapan pra hingga tahapan pasca digitalisasi yang melibatkan pengecekan mutu dan penyediaan kemasan multimedia. Proses ini mendukung penyediaan akses yang efektif dan pelestarian informasi dalam bentuk digital.Sejak pertama kali kegiatan alih media ini dilakukan ada total 561 koleksi yang sudah dialih mediakan dan di simpan dalam format PDF pada file di data D yang ada di kedua komputer di Perpustakaan Diplomasi. Kendala yang dihadapi saat kegiatan Alih media Kegiatan alih media di Perpustakaan Diplomasi ternyata mengalami kendala selama berlangsung. Menurut informasi dari kedua pustakawan Perpustakaan Diplomasi, saat ini masih terdapat kekurangan sumber daya manusia (SDM) yang fokus pada kegiatan alih media. Oleh karena itu, kegiatan ini baru dilaksanakan kembali pada awal bulan September tahun 2023 dengan melibatkan mahasiswa magang sebagai tenaga pengelola kegiatan alih media koleksi di perpustakaan tersebut. Selain itu ketidakhadiran SOP khusus dalam konteks alih media koleksi bisa menjadi tantangan tersendiri bagi Perpustakaan Diplomasi. Tanpa panduan yang jelas dan terstandarisasi, pelaksanaan proses alih media mungkin menjadi kurang efisien dan konsisten. Selain itu, SOP yang spesifik juga dapat membantu dalam mengatasi berbagai tantangan atau situasi yang mungkin muncul selama proses alih media, seperti penanganan materi yang sensitif atau pemeliharaan kualitas data. Oleh karena itu, penting bagi Perpustakaan Diplomasi untuk segera mengembangkan SOP yang sesuai dengan kebutuhan dan karakteristik koleksi mereka. Dengan memiliki SOP yang khusus untuk kegiatan alih media, perpustakaan dapat meningkatkan efisiensi, konsistensi, dan kualitas dalam menjalankan proses tersebut. Selain itu, SOP yang dibuat secara internal juga dapat menjadi landasan yang kuat untuk pengembangan kebijakan dan praktik terkait pelestarian koleksi di masa mendatang. Meskipun demikian, terdapat keberlanjutan dalam pelaksanaan kegiatan alih media karena hingga saat ini Perpustakaan Diplomasi tidak mengalami kekurangan dana. Pada awal anggaran perpustakaan, kegiatan alih media ini sudah mendapatkan anggaran khusus untuk pembelian alat penunjang kegiatan alih media di Perpustakaan Diplomasi. Ini menunjukkan komitmen untuk melanjutkan upaya pelestarian koleksi bersejarah melalui transformasi media di perpustakaan tersebut. Tindak lanjut kegiatan alih media Tindak lanjut dari kegiatan alih media yang dilakukan di Perpustakaan Diplomasi saat ini masih melibatkan tahapan scan dan penyimpanan secara manual. Menurut informasi dari pustakawan Perpustakaan Diplomasi yang diwawancarai beberapa waktu lalu, hasil dari produk digitalisasi kemungkinan baru akan disimpan pada draf penyimpanan pribadi perpustakaan. Keputusan ini diambil karena perpustakaan masih memfokuskan upayanya pada penginputan buku lainnya yang umumnya dibagikan di situs web perpustakaan diplomasi (SLiMS). Tujuan dari pendekatan ini adalah untuk mengurangi potensi bug atau kesalahan saat tampilan situs web atau pada saat penginputan buku dilakukan melalui platform tersebut. Meskipun penggunaan penyimpanan draf pribadi memberikan keuntungan dalam hal memprioritaskan penginputan buku baru ke dalam sistem, hal ini juga menimbulkan beberapa tantangan. Salah satunya adalah potensi terjadinya duplikasi atau ketidakteraturan dalam penyimpanan digitalisasi koleksi. Selain itu, pengelolaan dua sistem penyimpanan yang berbeda secara simultan juga memerlukan pemantauan yang cermat untuk memastikan integritas dan konsistensi data. Oleh karena itu, Perpustakaan Diplomasi harus mempertimbangkan untuk mengembangkan strategi yang lebih terkoordinasi dalam pengelolaan hasil alih media. Salah satu langkah yang dapat diambil adalah menyusun SOP yang jelas untuk proses alih media dan pengelolaan hasil digitalisasi. Hal ini akan membantu meningkatkan efisiensi, akurasi, dan konsistensi dalam pengelolaan koleksi digital, serta mengurangi risiko duplikasi atau kehilangan data yang berharga. Selain penyusunan SOP, perpustakaan juga perlu mempertimbangkan pengembangan sistem penyimpanan terintegrasi yang dapat menyatukan hasil digitalisasi

dengan sistem pengelolaan koleksi yang ada. Ini akan membantu memastikan bahwa data disimpan dengan cara yang terorganisir dan mudah diakses. Tindak lanjut lainnya termasuk pelatihan berkelanjutan bagi staf perpustakaan untuk memastikan mereka memiliki keterampilan yang diperlukan dalam mengelola proses alih media dan digitalisasi. Perpustakaan juga harus menetapkan prioritas dalam penginputan buku baru, memastikan bahwa koleksi yang paling berharga dan rentan diproses terlebih dahulu. Selain itu, penting untuk melakukan evaluasi rutin terhadap proses alih media untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan memastikan bahwa proses tetap sesuai dengan standar yang ditetapkan. Alih media koleksi penting bagi Perpustakaan Diplomasi karena beberapa alasan mendasar. Pertama, pelestarian koleksi: alih media memungkinkan pelestarian koleksi fisik yang rentan terhadap kerusakan dan kepunahan. Dengan mengkonversi koleksi fisik menjadi format digital, informasi tersebut dapat dipertahankan dalam jangka waktu yang lebih lama dan dapat diakses oleh generasi mendatang. Kedua, aksesibilitas dan difusi: koleksi digital memungkinkan aksesibilitas yang lebih luas dan difusi yang lebih mudah. Informasi yang tersedia dalam format digital dapat diakses dari mana saja dan kapan saja melalui internet, memungkinkan lebih banyak orang untuk memanfaatkannya. Ketiga, efisiensi pengelolaan: pengelolaan koleksi digital lebih efisien dibandingkan dengan koleksi fisik. Informasi dapat disimpan, diatur, dan dicari dengan lebih mudah dan cepat, menghemat waktu dan upaya dalam pengelolaan koleksi. Keempat, penghematan ruang: alih media koleksi membantu mengurangi kebutuhan akan ruang penyimpanan fisik. Dengan mengkonversi koleksi menjadi format digital, ruang penyimpanan fisik dapat dialokasikan untuk keperluan lain yang lebih mendesak. Dengan mengambil langkah-langkah tindak lanjut yang tepat dan memahami alasan mendasar perlunya alih media koleksi, Perpustakaan Diplomasi dapat memaksimalkan manfaat dari proses alih media dan meningkatkan pelayanan kepada pengguna. D. Kesimpulan Kegiatan alih media koleksi di Perpustakaan Diplomasi diakui sebagai langkah yang sangat efektif dalam menjaga dan melestarikan informasi bersejarah, khususnya terkait dengan koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan tersebut. Proses ini dianggap terorganisir dengan baik, mudah dipahami, dan dapat diterapkan secara efisien, sehingga memudahkan pelaksanaannya di lingkungan perpustakaan diplomasi. Namun, seperti yang dinyatakan oleh pustakawan perpustakaan, kegiatan alih media koleksi menghadapi berbagai kendala, di antaranya adalah kurangnya ketersediaan sumber daya manusia (SDM) yang terlibat dalam pengelolaan kegiatan ini. Fokus utama perpustakaan yang masih terpusat pada kegiatan penginputan koleksi yang siap dipinjamkan kepada pengunjung menjadi salah satu penyebab utama.Hal ini disebabkan oleh fokus utama perpustakaan yang masih terpusat pada kegiatan penginputan koleksi yang siap dipinjamkan kepada pengunjung. Selain itu, kegiatan alih media koleksi juga belum sepenuhnya disertakan dalam upaya pemasaran kepada pengunjung. Kekhawatiran terkait potensi kesalahan atau gangguan pada sistem saat pengunggahan koleksi ke dalam sistem perpustakaan online masih menjadi hambatan yang perlu diatasi. Meskipun demikian, pengakuan akan efektivitas kegiatan alih media koleksi menjadi landasan yang solid untuk terus mempertimbangkan peningkatan sumber daya dan penanganan kendala yang mungkin timbul. Oleh karena itu, penting bagi Perpustakaan Diplomasi untuk mengevaluasi secara cermat kebutuhan sumber daya manusia yang diperlukan untuk mendukung kegiatan alih media koleksi dengan lebih efisien. Langkah-langkah perbaikan dan pengembangan juga harus diambil untuk memastikan bahwa kendala-kendala yang muncul dapat diatasi secara efektif, sehingga proses alih media dapat berjalan dengan lebih lancar dan memberikan manfaat yang lebih besar bagi pengunjung dan pemangku kepentingan lainnya. Meskipun demikian, pengakuan akan efektivitas kegiatan alih media koleksi menjadi dasar yang baik untuk terus mempertimbangkan peningkatan sumber daya dan penanganan kendala yang mungkin timbul.