Strategi Pengembangan Open Access Institutional Repository

Pengembangan institutional repository (IR) memerlukan perencanaan yang mendalam, baik pada aspek strategis maupun teknis. Penekanan hanya pada salah satu aspek akan berdampak pada rendahnya performa repository, tidak berfungsi secara maksimal. Dalam artikel ini dibahas beberapa aspek strategis tersebut, yang meliputi: penyamaan pemahaman tentang visi, misi dan tujuan; penetapan jenis scholarly output yang perlu dimasukkan repository; pengembangan kebijakan penelaahan dan pemilihan platform repository dan bagan klasifikasiatau subject heading yang sesuai; dan peningkatan visibility repository. Menetapkan visi, misi dan tujuan pengembangan repository Dalam rangka merumuskan visi, misi dan tujuan pengembangan repository, tim pengembang repository sebaiknya memahami secara komprehensif, antara lain: [1] pengertian institutional repository; [2] jenis-jenis repository selain institutional repository dan masing-masing karakteristiknya; [3] hubungan antara scholarly communication, open access, dan gagasan pengembangan institutional repository. Pada tahapan ini, sangat penting untuk dilakukan penggalian dasar-dasar filosofis dan ideologis pentingnya menyebarluaskan ilmu pengetahuan secara open access. Baru kemudian, tahapan selanjutnya mengelaborasi tujuan-tujuan strategis dan taktis kelembagaan, baik jangka panjang maupun jangka pendek. Ada banyak resources untuk memperkaya wawasan tentang hal-hal tersebut di atas, misalnya: 1. United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization. (2015). Interoperability and retrieval. Paris: UNESCO. Retrieved from http://unesdoc.unesco.org/images/002 3/002321/232199E.pdf 2. United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization. (2015). Introduction to Open Access. Paris: UNESCO. Retrieved from http://unesdoc.unesco.org/images/002 3/002319/231920E.pdf 3. United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization. (2015). Open Access infrastructure. Paris: UNESCO. Retrieved from http://unesdoc.unesco.org/images/002 3/002322/232204E.pdf 4. United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization. (2015). Resource optimization. Paris: UNESCO. Retrieved from http://unesdoc.unesco.org/images/002 3/002322/232201E.pdf 5. Gibbons, S. L. (2004). Establishing an institutional repository. Chicago, Illinois: ALATechSource. 6. Jones, R. E., Andrew, T., & MacColl, J. (2006). The institutional repository. Amsterdam, Netherlands: Elsevier. Di Indonesia, tidak sedikit lembaga yang mengembangkan repository tidak dilandasi dengan kuat oleh spirit (ruh) gerakan open access. Hal ini dapat disebabkan oleh kekurang-fahaman terhadap visi-misi gerakan open access. Pada gilirannya lembaga-lembaga ini terjebak pada tujuan sesaat dan pragmatis. Menetapkan jenis scholarly output yang akan dikelola dalam repository. Jenis scholarly output yang akan dikelola dalam repository dapat yang bersifat published maupun unpublished atau ditetapkan berdasarkan kebutuhan lembaga. Berikut ini merupakan beberapa contoh jenis koleksi repository yang memungkinkan dikembangkan di perguruan tinggi Indonesia: 1. Journal Article Yaitu artikel jurnal ilmiah yang ditulis oleh dosen, baik yang dimuat dalam jurnal ilmiah di dalam maupun di luar perguruan tinggi yang bersangkutan. 2. Book Yaitu buku yang ditulis oleh dosen baik secara individu maupun kolaboratif. 3. Book Section Book section merupakan bab buku dari sebuah buku bunga rampai (anthology). 4. Research Yaitu laporan penelitian dosen, baik yang dilakukan di dalam lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan maupun di luar. 5. Conference Yaitu conference item yang dapat berupa paper (makalah), keynote speech atau poster yang pernah dipresentasikan dalam sebuah conference. 6. Community Service Yaitu laporan pengabdian kepada masyarakat. 7. Seminar and Workshop Yaitu makalah, slide presentation, dll yang pernah dipresentasikan dalam sebuah seminar, workshop, pelatihan, dan lain-lain. 8. Thesis Yang dapat dimasukkan kategorikan thesis ini adalah undergraduate thesis (skripsi), master’s thesis (tesis) dan doctoral thesis (disertasi). 9. Teaching Resources Yaitu semua bahan ajar (paper, makalah, modul, slide presentasi, dll) yang disajikan dalam mata kuliah tertentu. 10. Dataset Dataset merupakan sekumpulan data mentah yang dikumpulkan dengan instrument tertentu atau data yang sudah diolah dengan aplikasi tertentu untuk keperluan sebuah riset. 11. Patent Yaitu patent yang sudah sudah diterbitkan. Ada beberapa perguruan tinggi yang mengembangkan repository khusus untuk theses dan dissertations. Koleksi jenis ini umumnya dikenal dengan istilah e-theses atau etheses (kependekan dari electronic theses) atau ETD (kependekan dari electronic theses and dissertations). Contohnya: 1. eTheses Repository University of Birmingham (etheses.bham.ac.uk) 2. Durham e-Theses Durham University (etheses.dur.ac.uk) 3. CaltechTHESIS California Institute of Technology (thesis.library.caltech.edu) 4. University of Glasgow Theses (theses.gla.ac.uk) 5. Università di Pisa ETD (etd.adm.unipi.it) 6. White Rose Etheses Online (etheses.whiterose.ac.uk) mengelola doctoral theses dari tiga perguruan tinggi (Universities of Leeds, Universities of Sheffield dan Universities of York). Di Indonesia juga terdapat perguruan tinggi yang mengembangkan repository khusus ETD, yaitu: 1. Etheses of Maulana Malik Ibrahim State Islamic University (etheses.uin-malang.ac.id) 2. ETD Gadjah Mada University (etd.repository.ugm.ac.id) Perguruan tinggi tersebut di atas umumnya juga mengembangkan repository lain untuk mengelola scholarly output selain ETD. Misalnya:  University of Glasgow Repository (eprints.gla.ac.uk) Repository of Maulana Malik Ibrahim State Islamic University (repository.uin-malang.ac.id) Mengembangkan kebijakan open access repository Salah satu resources yang bermanfaat untuk melihat best-practices pengembangan kebijakan deposit adalah ROARMAP: Registry of Open Access Repositories Mandatory Archiving and Policies (roarmap.eprints.org). Saat ini terdapat sekitar 879 institusi dan perguruan tinggi yang kebijakan open access repository-nya dapat diakses melalui ROARMAP. Institusi tersebut tersebar dari berbagai penjuru benua: Africa (24), Americas (214), Asia (58), Europe (543), dan Oceania (40).1 Selain melihat best-practice tersebut di atas, pengembangan kebijakan open access repository di Indonesia juga dapat merujuk beberapa peraturan terkait yang telah digariskan oleh pemerintah, yaitu: 1. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional N0. 17 Tahun 2010 tentang Pencegahan dan Penanggulangan Plagiat di Perguruan Tinggi. Dalam pasal 7 disebutkan bahwa perguruan tinggi wajib mengunggah secara elektronik semua karya ilmiah dosen/peneliti/tenaga kependidikan/mahasiswa ke dalam infrastruktur yang ditentukan.2 2. Surat Edaran Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi No 2050/E/T/2011 perihal: Kebijakan Unggah Karya Ilmiah dan Jurnal. Dalam Surat Edaran ini ditegaskan bahwa Dirjen Dikti tidak akan melakukan penilaian karya ilmiah yang dipublikasikan di suatu jurnal jika artikel dan identitas jurnal ybs tidak bisa ditelusuri secara online. 3. Surat Edaran Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi No. 152/E/T/2012 perihal Publikasi ilmiah. Surat Edaran ini mewajibkan bahwa untuk lulus program sarjana, magister dan doktor harus menghasilkan makalah yang terbit dalam jurnal ilmiah (untuk sarjana), jurnal ilmiah terkareditasi (untuk magister) dan jurnal ilmiah internasional (untuk doktor). 4. Surat Edaran Dirjen Iptek dan Dikti No. 1864/E4/2015 perihal Edaran penilaian angka kredit dosen. Karya ilmiah yang diusulkan untuk kenaikan pangkat dosen wajib diunggah dalam repository perguruan tinggi. Peraturan-peraturan dari Pemerintah tersebut di atas terang sekali semangat dan dukungan kepada inisiatif open access. Dalam mengembangkan kebijakan open access repository, perpustakaan perguruan tinggi sebagai leading sector dalam pengembangan repository dapat mendiskusikan Peraturanperaturan dari Pemerintah tersebut dengan pihak-pihak terkait (seperti lembaga atau pusat penelitian, pengelola jurnal ilmiah, prodi atau jurusan, dan lain-lain) di perguruan tingi masing-masing. Kemudian, hasil diskusi tersebut diharapkan dapat menghasilkan semacam Surat Keputusan Rektor, Peraturan Rektor dan lain-lain yang menjadi dasar hukum tata-kelola dan model diseminasi scholarly output di suatu perguruan tinggi. Menentukan bagan klasifikasi dan tajuk subyek Koleksi repository pada umumnya sebagian besar merupakan research output dalam bentuk tugas akhir (skripsi, tesis, disertasi, dll), artikel jurnal, makalah konferensi, laporan penelitian, dan lainlain dibanding berupa buku (monograf). Koleksi semacam ini dalam batas tertentu memerlukan model klasifikasi tersendiri yang lebih sesuai sehingga dapat merefleksikan field of research masingmasing item koleksi. Australian and New Zealand Standard Research Classification (ANZSRC)3 dapat digunakan sebagai bagan kalasifikasi untuk institutional repository di Indonesia. ANZSRC ini banyak diterapkan di Australia dan New Zealand. Di Indonesia, repository pada umumnya menggunakan klasifikasi default yang disediakan oleh software repository. Misalnya, Eprints menggunakan Library of Congress (LC) classification. Sebagian repository menggunakan Dewey Decimal Classification (DDC). Sebaiknya pada tahap ini, tim pengembang repository mendiskusikan dan mempertimbangkan secara serius penggunaan bagan klasifikasi dan tajuk subyek yang tepat. Memilih Platform Memilih platform atau platform institutional repository software yang digunakan untuk membangun repository dapat menjadi salah satu tahap penting dalam pengembangan repository. Di level internasional, terdapat beberapa platform yang dikembangkan khusus untuk membangun repository, baik yang propietary (berbayar) maupun yang open source (gratis). Beberapa software open source (gratis) yang paling banyak digunakan di seluruh dunia dan dapat dimanfaatkan secara mudah, yaitu 1. Eprints (eprints.org). Sofware ini dikembangkan oleh University of Southampton, United Kingdom. 2. Dspace (dspace.org). Pengembangan software ini dimotori oleh Massachusetts Institute of Technology (MIT) dan Hewlett Packard Laboratories. Pada tahapan ini, tim pengembang repository dapat melakukan review dan evaluasi terhadap beberapa platform. Open Society Institute memberikan panduan, A Guide to Institutional Repository Software, 4 yang lengkap dalam membantu tim pengembang repository memilih platform yang sesuai dengan kebutuhan. Selain menggunakan guideline ini, beberapa case study penggunaan platform tertentu yang telah dikomunikasikan melalui jurnal ilmiah juga sangat bermanfaat untuk dibaca. Pada tahap ini, tim pengembang dapat memanfaatkan versi demo masingmasing platform yang sedang ditelaah tanpa harus menginstallnya terlebih dahulu. Misalnya,  Versi demo Eprints dapat diakses di demoprints.eprints.org  Versi demo Dspace dapat diakses di demo.dspace.org Apabila tim telah menyepakati penggunaan platform tertentu, maka pada tahap ini dapat dilanjutkan dengan proses instalasi pada server. Melakukan customisation dan modifikasi pada platform repository Platform yang telah diinstall pada server kita tidak dengan serta merta langsung dapat digunakan untuk mendeposit itemitem yang telah ditetapkan. Customisation dan modifikasi perlu dilakukan untuk menyesuaikan beberapa fitur dengan kebutuhan dang kekhasan institusi. Misalnya, 1. Menambah jenis item koleksi beserta field (ruas-ruas) metadata yang sesuai. 2. Menambahkan program studi untuk digunakan mengklasifikasikan koleksi berdasarkan program studi. 3. Menambahkan bagan klasifikasi dan tajuk subyek tertentu. Menyimpan scholarly output dalam repository Secara umum kegiatan yang dalam tahap ini adalah uploading file dan memasukkan metadatanya. Sebagian lembaga ada yang menerapkan pemberian security pada file PDF sebelum diunggah ke dalam repository. Bentuk pemberian pengamannya antara lain watermaking dan pembatasan akses ke editing dan printing pada file PDF tersebut. Kegiatan uploading berikut metadatanya ini dapat dilakukan oleh staf perpustakaan atau oleh civitas akademi atau penulis itu sendiri. Hampir semua platform repository mempunyai fitur self-deposit (penulis, peneliti, mahasiswa dapat menyimpan sendiri file dan memasukkan metadatanya). Tim pengembang repository sebaiknya membuat standard operating procedure (SOP) kegiatan ini. Meningkatkan visibility repository melalui indexing Kegiatan ini bertujuan agar koleksi repository dapat ditelusur melalui berbagai search engine yang relevan dan bertaraf internasional. Platform repository yang bagus haruslah OAI-compliant sehingga memungkinkan dan dapat memudahkan upaya ini. Beberapa sarana pengindeks yang bagus untuk dipilih antara lain, 1. Google Scholar (scholar.google.com) 2. CORE: Connecting Repository (core.ac.uk) 3. BASE: Bielefeld Academic Search Engine (base-search.net) 4. Indonesia Onesearch (onesearch.id)

Pengembangan repository merupakan tantangan dan peran baru yang sangat penting bagi perpustakaan perguruan tinggi. Peran ini telah banyak dilakukan oleh perpustakaan universitas di negara-negara maju. Untuk mengejawantahkan peran baru ini, perpustakaan perguruan tinggi harus membekali beberapa pengetahuan dan technical skill yang terkait.