Analisis Penyebab Keterlambatan Pengembalian Buku Di Layanan Sirkulasi (Studi Kasus UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala)

Preliminary. This study aims to find out what is the cause of the delay in returning books at the USKLibrary. This research is needed as a reference for library evaluation in improving return services and as a form of continuous improvement in library circulation services. The results of this study are expected to minimize delays in returning books by users and improve discipline and quality of library circulation. Research methods. This research is descriptive quantitative, the method used is a survey. The population in this study was the number of users who were late in returning books in 2017 amounted to 6101 people, the number of samples was determined based on the slovin formula of 375 samples, but those who returned intact were 373 questionnaires. The data collection technique used an instrument by distributing a questionnaire containing 5 questions. The data analysis technique in this study uses descriptive analysis method. Results and Discussion. Based on the survey results, the average cause of delays in returning books was because they forgot about 227 respondents (60.9%), the answer choices did not want to return books on time because they still needed the collection as many as 78 people (20.9%). The reason for the three respondents chose other reasons as many as 26 people (7%), the reason was because books were borrowed by friends as many as 21 people (5.6%). Respondents who chose to lose their loan receipts were 13 people (3.5), while those who stated that the collection was lost and had just been found were 5 people (1.3%), users who said they didn't have time to return books were 3people(0.8%). The average answer that dominates, the user forgets to return the book accordingtotheschedule so that it is late and is subject to fines. Conclusion. The reason why users often return books late is because they forget, in following these results, libraries can minimize the causes of delays by utilizing the development of UILISmobile, by adding notifications before the due date at least one day in advance so that users are disciplined and not late in returning books.

Penelitian ini bersifat deskriptif kuantitatif, pelaksanaan penelitian dilakukan pada02s/d 11 Oktober 2018 di UPT. PerpustakaanUSK. Populasi dalam penelitian ini ialah jumlah pemustaka yang terlambat mengembalikan buku tahun 2017 yang berjumlah 6.101 orang, jumlah sampel ditetapkan berdasarkan dari rumus slovin, yaitu n = N / (1 + (N x e²)) dengan keterangan n adalah jumlah sampel yang didapat, N jumlah populasi, dan merupakan margin eror yang ditoleransi (1%, 5% dan 10%) (Sugiyono, 2017). Margin eror yang ditoleransi pada pengambilan sampel di penelitian ini ditetapkan pada taraf 5%. Rumus slovin n = 6101/ (1+ (6101x0,052 ), maka hasil yang didapat n = 375,39 Sampel penelitian ini dibulatkan menjadi 375, angket dibagikan sebanyak 400 untuk mengantisipasi kuisioner yang tidak lengkap informasi, hilang ataupun rusak. Kuesioner yang terkembali utuh sebanyak 373 kuesioner, maka sampel pada penelitian ini berjumlah 373. Teknik pengumpulan data menggunakan instrumen kuesioner. Instrumen berisi lima pertanyaan dan satu bentuk pertanyaan akhir berupa kritik dan saran untuk layanan sirkulasi perpustakaan. Pertanyaan pertama pendapat responden terhadap tarif denda 1.000 per buku/hari, pertanyaan kedua bagaimana pendapat mereka terhadap metode pembayaran denda menggunakan mesin Electronic Data Capture (EDC), ketiga apa yang menjadi penyebab responden terlambat mengembalikan buku. Pertanyaan keempat dari mana mereka sering mendapatkan informasi keterlambatan, selanjutnya yang kelima apakah waktu peminjaman selama dua minggu dan perpanjang satu kali selama dua minggu telah mencukupi proses peminjaman buku mereka. Teknik analisis data pada penelitian ini menggunakan metode analisis deskriptif. KAJIAN PUSTAKA Layanan Sirkulasi Layanan sirkulasi merupakan layanan yang sangat penting dalam sebuah perpustakaan, dikarenakan layanan ini memiliki tanggung jawab dalam melayani pemustaka yang berhubungan dengan bagian peminjaman dan pengembalian koleksi. Tenaga pengelola perpustakaan perlu dibekali pengetahuan dan keterampilan dalam mengelola perpustakaan khususnya pada bagian sirkulasi. Sebagian besar interaksi yang terjadi di bagian sirkulasi bersifat langsung (Robertson, 2019), secara umum layanan sirkulasi merupakan suatu layanan yang kegiatannya untuk membantu pengguna perpustakaan menemukan informasi serta memanfaatkan koleksi perpustakaan semaksimal mungkin. Proses pada layanan sirkulasi di UPT. Perpustakaan USK terdiri dari 5 proses: 1. Layanan peminjaman buku secara mandiri Layanan peminjaman buku secara mandiri adalah proses peminjaman buku yang dilakukan oleh pemustaka melalui mesin RFID (Self Loan Station)dengan syarat pemustaka telah verifikasi keanggotaan dan memiliki password peminjaman. Password Tersebut didapatkan pemustaka setelah melakukan verifikasi keanggotan melalui aplikasi UILIS Mobile (Moli, 2018). 2. Layanan pengembalian buku secara mandiri Layanan pengembalian buku secara mandiri merupakan proses yang dilakukan oleh pemustaka untuk mengembalikan buku melalui mesin pengembalian (book drop), sama halnya dengan peminjaman secara mandiri, Pemustaka melakukan pengembalian buku secara mandiri tanpa membutuhkan bantuan petugas, dan bisa mengembalikan setiap waktu selama jam layanan aktif. 3. Layanan pembuatan kartu keanggotaan pemustaka Pembuatan kartu keanggotaan merupakan proses pembuatan kartu identitas yang menunjukkan keanggotaan bagi setiap pemustaka, pembuatan kartu anggota secara manual hanya diperuntukkan bagi noncivitas USK, sedangkan mahasiswa dan civitas kartu keanggotaan telah terotomatis dengan kartu tanda mahasiswa dan kartu pegawai. 4. Layanan pengecekan Electronic Thesis and Dissertation (ETD) dan bebas pustaka Layanan pengecekan ETD dan bebas pustaka merupakan kegiatan pemeriksaan ulang oleh petugas untuk membuktikan mahasiswa D3, S1, S2dan S3 telah sesuai dengan ketentuan dalam mengupload tugas akhirnya. Mahasiswa yang ingin mendapatkan bebas pustaka mengupload karya akhir mereka ke portal aplikasi Perpustakaan USK di menu ETD. Surat keterangan bebas pustaka juga diwajibkan bagi mahasiswa yang ingin pindah jurusan, fakultas, universitas dan cuti akademik dengan syarat mahasiswa harus menyerahkan salah satu dari KTA, KTM, atau Slip SPP. 5. Layanan penanganan buku terlambat dan buku hilang Proses penanganan buku terlambat dan buku hilang adalah staf sirkulasi mengecek keterlambatan setelah pemustaka mengembalikan buku, jika tertera denda staf memproses daftar denda pada sistem. Pemustaka membayar denda menggunakan ATM di mesin EDC, staf memberikan bukti struk pembayaran. Apabila buku yang dipinjam pemustaka hilang, maka petugas meminta ganti buku baru yang serupa sebelum diproses tindakan pengembalian (Perpustakaan USK, 2019). Denda Keterlambatan Buku UPT. Perpustakaan USK merupakan salah satu perpustakaan yang memiliki 122.474 eksemplar koleksi. Pada layanan sirkulasi ini terdapat layanan denda, selain bertujuan untuk mendisiplinkan pemustaka, denda juga dapat menambah pendapatan perpustakaan USK. Namun hal tersebut bukanlah suatu kebanggaan terhadap perpustakaan, akan tetapi menjadi suatu hal yang harus ditindaklanjuti untuk menyempurnakan fungsi perpustakaan. Salah satu sasaran mutu perpustakaan ialah dengan meminimalisir pemustaka yang terlambat mengembalikan buku. Denda menurut Badan Pusat Pengembangan dan Pembinaan Bahasa adalah hukuman yang berupa keharusan membayar dalam bentuk uang (karena melanggar aturan, undang-undang, dan sebagainya) (Badan Pusat Pengembangan dan Pembinaan Bahasa, 2016). Denda buku menjadi salah satu solusi supaya pemustaka tidak terlambat mengembalikan buku, hal ini juga bermanfaat bagi pemustaka lainnyayang ingin meminjam buku yang sama, namun tidak tersedia karena terlalu lama pada satu peminjam saja. Dendayang Diterapkan di perpustakaanUSKmerupakan Surat Keputusan (SK) yang dikeluarkan olek Rektor USK. Pada Awalnya, denda setiap buku yang terlambat dikembalikan sebanyak Rp. 500/hari. Namun seiring berlalunya waktu maka pada bulan Oktober 2016. UPT Perpustakaan USK menaikkandenda sebesar Rp 1.000/hari sesuai dengan Surat Keputusan Rektor No. 998 Tahun 2015. Mahasiswa yang terlambat mengembalikan buku pada umumnya disebabkan karena lupa dan masih membutuhkan buku yang dipinjam. Dalam mengatasi keterlambatan pengembalikan buku, perpustakaan melakukan beberapa cara seperti mengirimkan pemberitahuan keterlambatan ke e-mail mahasiswa yang terlambat mengembalikan buku. UPT Perpustakaan USK juga mengirimkan fakultas masing-masing nama pemustaka yang terlambat mengembalikan buku perpustakaan untuk mengantisipasi email yang tidak tersampaikan. Carayangkedua adalah perpustakaan telah meluncurkan aplikasi UILISmobileyang memiliki salah satu fungsi dapat melakukan perpanjangan peminjaman koleksi buku yang telah dipinjam oleh pemustaka. Data pemustaka yang terlambat mengembalikan buku tahun2015-2018 dapat dilihat pada Tabel 1 Tabel 1. Data pemustaka yang terlambat Tahun 2015 2016 2017 2018 Jumlah pemustaka yang terlambat 5116 6315 6101 6020 Sumber: Data primer dari database aplikasi perpustakaan yang diolah tahun 2018 Aplikasi mobile Perpustakaan Perpustakaan memiliki aplikasi mobile perpustakaan dalam mendukung layanan sirkulasi terhadap proses peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan. Aplikasi tersebut disebut USK Integrated Library Information System (UILIS) mobile. Aplikasi mobile ini memiliki beberapa fitur yang dapat dimanfaatkan pemustaka untuk mengakses perpustakaan secara cepat secara online, di antaranya ada fitur Online Public Access Catalog (OPAC) untuk mencari koleksi perpustakaan, Electronic Thesis and Disertation (ETD) dan Open Education Resources (OER) untuk mencari koleksi electronik, fitur booking book dan perpanjang koleksi perpustakaan yang telah dipinjam secara online (Moli, 2018). UILIS mobile menjadi salah satu sumber pengingat pemustaka jika telah jatuh tempo waktu pengembalian buku, pemustaka juga dapat mengecek info keanggotaan dan histori peminjaman serta buku yang masih status dipinjam untuk mengecek tanggal pengembalian apabila kehilangan struk peminjaman. Pemustaka di era saat ini terbiasa mengikuti perkembangan zaman, terlebih pemustaka universitas yang didominasi oleh mahasiswa milenium. Mahasiswa terbiasa mencari informasi menggunakan teknologi (Li, 2013), oleh sebab itu kehadiran UILIS mobile ini sangat mendukung pemustakadi UPT Perpustakaan USKdalammemanfaatkan perpustakaandanmendukung layanan sirkulasi perpustakaan. UPT Perpustakaan USK akan terus mengembangkan fitur-fitur terbaru pada UILIS mobile berdasarkan perkembangan zaman sebagai upaya mendukung kebutuhan pemustaka yang sesuai dengan informasi terkini (uptodate).

UPT Perpustakaan USKsebagai perpustakaan perguruan tinggi merupakan suatu unit kerja yang mengelola koleksi dan informasi yang dibutuhkan oleh civitasakademica dalam mendukung Tri Dharma Perguruan tinggi. Salah satu sasaran mutu perpustakaan dalam meminimalisir denda dimonitoring dan dievaluasi setiap enam bulan sekali (Perpustakaan USK, 2021). Survei berisi 5 pertanyaan dan satu bentuk pertanyaan berupa kritik dan saran. Pertanyaan pertama untuk mengetahui pendapat responden terhadap tarif denda 1.000 per buku/hari, pertanyaan ini diperlukan untuk mengetahui pendapat mereka atas kewajaran tarif dan untuk dapat menemukan jawaban yang tepat terhadap pertanyaan selanjutnya yang menanyakan tentang denda keterlambatan pemustaka. Hasil untuk pertanyaan pertama tersebut dapat dilihat pada Tabel 2. Tabel 2. Jawaban pertanyaan 1 Pertanyaan 1 Sangat Wajar Wajar Kurang Wajar Tidak Wajar Wajarkah tarif denda 1000/buku/hari 12,6 % 66 % 16,1%5,4 %Sumber: Data primer dari hasil survei yang diolah tahun 2018 Tabel di atas menunjukkan bahwa dari 373 responden rata-rata menjawab wajar terhadap tarif denda 1000/buku/hari sebanyak 246 orang (66%) namun terdapat 60 orang (16,1%) responden menjawab kurang wajar, namun tetap didominasi dengan pernyataan bahwa responden merasa wajar terhadap tarif denda yang berlaku. Responden yang menyatakan sangat wajar terhadap tarif denda 1000/buku/hari sebanyak 47 orang(12,6%) dan yang menyatakan tidak wajar terhadap tarif denda 1000/buku/hari sebanyak 20 orang (5,4%). Pertanyaan dua dalam penelitian ini ingin mengetahui pendapat dan dukungan responden terhadap teknik pembayaran denda menggunakan mesinEDC, apakah hal tersebut memudahkan mereka atau tidak. Hasil pertanyaan dua dijabarkan pada Tabel 3. Tabel 3. Jawaban pertanyaan 2 Pertanyaan 2 Sangat mendukung mendukung Kurang mendukung Tidak mendukung Pembayaran denda via mesin EDC 31,6 % 39,7 % 23,3% 5,4 %Sumber: Data primer dari hasil survei yang diolah tahun 2018 Berdasarkan tabel di atas responden dominan memilih mendukung pembayaran denda dengan menggunakan mesin EDC, yaitu sebanyak 148 orang (39,7 %) dan terdapat 118 orang (31,6%) pemustaka yang mengatakan sangat mendukung, pemustaka yang menyatakan kurang mendukung sebanyak 87 orang (23,3%) dan yang menyatakan tidak mendukung sebanyak 20 orang (5,4%). Jawaban tersebut menunjukkan bahwa responden pemustaka tidak keberatan dengan pembayaran denda menggunakan mesinEDC. Pertanyaan ketiga merupakan pertanyaan inti pada penelitian ini yang bertujuan untuk mengetahui apayangmenjadi penyebab responden terlambat mengembalikan buku. Hasil pertanyaan tersebut dapat dilihat pada Tabel 4. Tabel 4. Jawaban pertanyaan 3 Pertanyaan 3 Kehilangan struk peminjaman Masih butuh buku tersebut Buku dipinjam teman Kehilangan buku Lupa Tidak sempat mengembalikan Alasan Lainnya Penyebab terlambat mengembalikan buku 3,5% 20,9% 5,6% 1,3 % 60,9% 0,8 %7%Sumber: Data primer dari hasil survei yang diolah tahun 2018 Rata-rata jawaban responden penyebab mereka terlambat mengembalikan buku yang dipinjam ialah karena lupa, sebanyak 227 responden (60,9%), dan terdapat juga yang tidak mau mengembalikan buku tepat waktu karena masih membutuhkan koleksi tersebut adalah sebanyak 78 orang (20,9%). Penyebab ketiga dominan selanjutnya responden memilih alasan lainnya sebanyak 26 orang (7%), pemustaka yang beralasan menyatakan buku dipinjam teman sebanyak 21 orang (5,6%). Responden Yang memilih alasan penyebab keterlambatan yaitu kehilanganstruk peminjaman sebanyak 13 orang(3,5), sedangkan yang menyatakan bahwa koleksi hilang dan baru ditemukan sebanyak 5 orang (1,3%), pemustaka yang menyatakan tidak sempat pengembalian buku sebanyak3 orang (0,8%). Rata-rata jawaban yang mendominasi, pemustaka lupa mengembalikan buku sesuai denganjadwal sehingga terlambat dan terkena sanksi denda. UPT Perpustakaan USK sebelumnya telah berupaya mengatasi keterlambatan pengembalian buku dengan beberapa cara seperti mengirimkan pemberitahuan keterlambatan ke e-mail pemustaka, namun banyak pemustaka yang mendaftarkan email yang tidak aktif pada sistem informasi universitas sehingga banyak pemustaka yang tidak menerima notifikasi keterlambatan tersebut. UPT Perpustakaan USK juga mengirimkan daftar pemustaka yang terlambat mengembalikan buku ke fakultas masing-masing untuk mengantisipasi e-mail yang tidak tersampaikan ke pemustaka bersangkutan. Perpustakaan juga telah meluncurkan aplikasi UILIS mobile yang memiliki salah satu fungsi dapat melakukan perpanjangan peminjaman koleksi buku yang telah dipinjam oleh pemustaka namun masih dibutuhkan. Pertanyaan keempat selanjutnya ialah untuk memperoleh informasi keterlambatan yang dominan mereka dapatkan lebih bersumber dari mana. Hasil pertanyaan keempat dapat dilihat pada tabel 5. Tabel 5. Jawaban pertanyaan 4 Pertanyaan 4 Aplikasi UILIS mobile Web UILIS keanggotaan Surat tagihan keterlambatan dari prodi Notifikasi dari e-mail Struk peminjaman Mengingat sendiri Alasan Lainnya Mendapatkan informasi keterlambatan berasal dari 46,6% 10,5% 9,7% 7,5 % 4% 6,7 %15%Sumber: Data primer dari hasil survei yang diolah tahun 2018 Berdasarkan tabel di atas responden mendominasi jawaban bahwa mereka lebih banyak mendapatkan informasi keterlambatan dari aplikasi UILIS mobile sebanyak 174 orang (46,6%) dan terdapat juga yang menjawab mengetahui dari web UILIS yakni sebanyak 39 orang (10,5%). Responden yang menyatakan dari sumber lainnya sebanyak 56 orang (15%), pemustaka yang menjawab dari surat tagihan keterlambatan buku sebanyak 36 orang (9,7%), jawaban yang menyatakan dari notifikasi e-mail sebanyak 28 orang (7,5%), jawaban yang menyatakan mengingat sendiri dari catatan kalender sebanyak 25 orang (6,7%) dan yang menyatakan dari struk sebanyak 15 orang (4,5). Hasil menunjukkan bahwa informasi keterlambatan lebih efektif melalui aplikasi UILIS mobile. Pertanyaan terakhir pada penelitian ini memastikan bahwa waktu peminjaman dan perpanjangan buku di perpustakaan telah mencukupi pemustaka. UPT Perpustakaan USK memberikan kebijakan waktu peminjaman selama 2 minggu atau 14 hari dan penambahan waktu peminjaman dengan memperpanjang buku selama 2 minggu, sehingga buku yang dipinjam dan diperpanjang bisa didapat pemustaka selama 4 minggu atausatu bulan. Dalam upaya memastikan bahwa kebijakan waktu yang diberikan telah mencukupi maka hal tersebut perlu dipastikan, hasil untuk pertanyaan tersebut dapat dilihat pada tabel 6. Tabel 6. Jawaban pertanyaan 5 Pertanyaan 5 Sangat mencukupi mencukupi Kurang mencukupi Tidak mencukupi Keukupan waktu peminjaman 2 minggu dan perpanjang 2 minggu 13,1 % 42,9 % 31,6% 12,3 %Sumber: Data primer dari hasil survei yang diolah tahun 2018 Tabel 6 menunjukkan sebanyak 160 orang (42,9%) waktu peminjaman buku selama 2 minggu dan perpanjangan 1x selama 2 minggu sudah mencukupi dan terdapat juga pemustaka yang mengatakan kurang mencukupi sebanyak 118 orang (31,6%). Pemustaka yang menjawab sangat mencukupi sebanyak 49 orang (13,1%) dan yang menyatakan tidak mencukupi sebanyak 46 orang (12,3%). Hasil tersebut dapat diketahui bahwa pemustaka masih banyak yang merasa bahwa kurang lebih waktu satu bulan belum mencukupi, namun dominan dari jawaban masih lebih banyak yang merasa waktu tersebut telah mencukupi. Perpustakaan sebelumnya telah menindaklanjuti hal tersebut, kebijakan perpanjangan sebelumnya diberi waktu selama seminggu Namun, pemustaka mengeluh waktu tersebut masih kurang, sehingga kebijakan perpanjang buku ditambah menjadi dua minggu. Pada kolom kritik dan saran penelitian ini, banyak komentar positif yang diberikan responden seperti mereka merasa bawa penerapan denda ini efektif untuk membangun kesadaran diri dan kedisiplinan akan tanggung jawab terhadap buku yang dipinjam. Terdapat pula beberapa masukan yang mendominasi di antaranya, pemustaka meminta agar waktu peminjaman lebih lama dan perpanjangan buku dapat dilakukan lebih dari sekali, adanya pemberitahuan satu hari sebelum jatuh tempo pengembalian buku, dan permintaan agar pembayaran denda dapat dibayar secara tunai. Berdasarkan penelitian sebelumnya, prioritas alasan pemustaka telat mengembalikan buku karena adanya perilaku penyimpanan atau penahanan terhadap buku yang dipinjam(Lee&Lee, 2021), sedangkan di UPT. PerpustakaanUSK penyebab pemustaka telat mengembalikan buku ialah karena lupa. Perpustakaan perlu menindaklanjuti hasil penelitian ini dengan mencari solusi perbaikan untuk meminimalisir penyebab keterlambatan pengembalian buku oleh pemustaka.

Berdasarkan hasil dan pembahasan yang telah diuraikan, dapat disimpulkan bahwa penyebab pemustaka sering terlambat mengembalikan buku ialah karena lupa. Dalam menindaklanjuti hasil tersebut, perpustakaan dapat meminimalisir rata-rata penyebab keterlambatan dengan memanfaatkan pengembangan UILISmobile. Pemustaka dominan mendapatkan notifikasi keterlambatan bersumber dari UILIS mobile, jika sebelumnya sudah ada notifikasi keterlambatan, maka perlu adanya notifikasi sebelum jatuh tempo minimal satu hari sebelumnya agar pemustaka tidak terlambat mengembalikan buku seperti salah satu masukan atau saran dari responden. Perpustakaanperlumelakukan perbaikan berkelanjutandenganmengembangkan UILIS mobiledanmenambahkan notifikasi pengembalianbuku sebelum terlambat untuk lebih mendisiplinkan pemustaka dalam mengembalikan buku secara tepat waktu.