STRATEGI PENGEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI DI ERA MILENIUM (Studi Kasus di UPT Perpustakaan Universitas Sebelas Maret)

Siapa yang tidak mengenal teknologi. Teknologi saat ini telah merambah diberbagai aspek kehidupan, pendidikan, perpustakaan, pariwisata dan lain sebagainya. Mulai generasi baby boomers yang terlahir 1946-1960 sampai generasi Alpha yang terlahir 2011-sekarang tidak bisa menghindar dari teknologi. Dari generasi ke generasi yang memanfaat perpustakaan mempunyai karakter dan pola pikir yang berbeda-beda. Kebutuhan sivitas akademika dalam memperoleh informasi semakin meningkat seiring dengan aneka ragam pola perolehan informasi dalam situasi meluapnya informasi dalam berbagai jenis, bentuk dan format media. Perpustakaan sebagai lembaga yang mengelola informasi baik karya tulis, karya cetak, karya rekam dan elektronik memerlukan teknologi informasi untuk mengelola dan menyebarluaskan informasi tersebut agar dapat mempermudah dan memperlancar dalam memenuhi kebutuhan pemustaka. Dalam mengimplementasikan teknologi informasi perpustakaan diera generasi milenial diperlukan strategi yang sesuai dengan karakter dan pola pikir pemustaka tersebut. Pada saat ini mayoritas perpustakaan perguruan tinggi telah menerapkan teknologi informasi. Adapun keuntungan yang diperoleh perpustakaan dalam menerapkan teknologi informasi antara lain 1) peningkatkan kualitas layanan, 2) meningkatkan efisiensi waktu dan tenaga, 3) mempercepat dan mempermudah dalam kegiatan temu kembali informasi, 4) dapat sebagai dasar dalam pengambilan keputusan, 5) meminimalkan kesalahan dalam melakukan input data, 6) mengurangi kedobelan data, 7) mempermudah dalam desimilasi informasi, 8) mempunyai tempat untuk menyimpan data-data koleksi perpustakaan, 9) meningkatkan citra perpustakaan, 10) memudahkan dalam proses tukar menukar informasi melalui jaringan internet, 11) mempermudah dalam pembuatan laporan dan statistik. Strategi Pengembangan Teknologi Informasi di Perpustakaan Teknologi informasi dapat berjalan dengan baik apabila didukung oleh software yang digunakan, sumber daya manusia dan adanya peralatan yang mendukungnya. Diera generasi milenial ini, perpustakaan memerlukan sebuah software dan hardware yang dapat digunakan untuk menjalankan aplikasi yang akan digunakan. Perpustakaan dapat melakukan perencanaan pengembangan teknologi informasi terlebih dahulu sebelum menerapkan teknologi informasi agar sesuai dengan karakter dan pola pikir pemustaka. Menurut Oemar Hamalik ( 1993: 27) ada beberapa startegi yang dapat digunakan dalam mengelola sistem informasi antara lain : 1. Merencanakan kebutuhan informasi sesuai dengan kebutuhan pimpinan, pengelola, pelaksana dan pemustaka 2. Menyediakan bahan informasi yang baik, benar dan akurat sesuai dengan kebutuhan 3. Memberikan sistem penyampaian melalui komunikasi yang efesien dan efektif 4. Meningkatkan kemampuan dan pengetahuan pelaksana dalam bidang pengelolaan informasi melalui pendidikan, pelatihan dan konsultasi berlanjut 5. Melaksanakan pembinaan dan pengawasan berdasarkan informasi umpan balik 6. Melaksanakan tertib pengelolaan yang lancar, terarah dan menggunakan sumber data yang tepat. Perpustakaan dapat melakukan pengembangan sistem agar dapat mengubah, menggantikan sistem lama menjadi sistem baru yang sesuai dengan kebutuhan perpustakaan dan pemustaka. Menurut Aji Supriyanto (2005:269) ada beberapa alasan perlunya pengembangan sistem antara lain: 1. Kinerja dapat diukur dari troughput dan response time yaitu jumlah pekerjaan yang dapt dilakukan pada suatu saat tertentu. 2. Informasi yaitu adanya peningkatan terhadap kualitas informasi Suatu informasi dapat dikatakan mempunyai kualitas dan nilai informasi yang baik apabila dapat bermanfaat dalam proses pengambilan keputusan. • Akurat yaitu informasi harus tidak bias atau menyesatkan dan bebas dari kesalahan • Tepat waktu yaitu informasi yang sampai kepada penerima tidak boleh terlambat • Relevan yaitu informasi harus mempunyai manfaat bagi pihak yang menerimanya. 1. Ekonomis yaitu adanya peningkatan terhadap manfaat dan keuntungan organisasi serta penurunan biaya 2. Kendali yaitu adanya peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaki kesalahan yang akan terjadi 3. Efisiensi yaitu adanya peningkatan terhadap efisiensi di mana ekonomi berhubungan denga jumlah sumber daya yang digunakan 4. Pelayanan yaitu adanya peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem Alasan lainnya mengapa perpustakaan perlu melakukan pengembangan sistem informasi perpustakaan sebagai berikut: 1. Adanya permasalahan yang muncul pada sistem lama 2. Adanya kesempatan untuk mengembangankan sistem lama sesuai dengan dengan pola pikri dan karakter pemustaka 3. Adanya instruksi dan kebijakan baru Ada beberapa tahap dalam pengembangan sistem sesuai dengan SDLC (system development life cycle) menurut Aji Supriyanto (2005:271-272) sebagai berikut : 1. Perencanaan sistem 2. Analisis sistem 3. Desain/perancangan sistem 4. Penerapan atau implementasi sistem 5. Perawatan sistem Setelah melalui proses perencanaan, analisis, desain perancangan sistem maka langkah selanjutnya mengimplementasikan sistem dan melakukan perawatan sistem secara berkala. Tahapan ini sering disebut sebagai tahapan air terjun. Setiap tahapan dikerjakan secara beurut menurun dari perencanaan sistem, analisis sistem, desain perancangan, implementasi dan perawatan sistem. Perencanaan Sistem Analisis Sistem Desain Sistem Penerapan Sistem Perawatan Sistem Gambar 1. Siklus Hidup Pengembangan Sistem Pengembangan Berbasis User Yang perlu diperhatikan pada saat pengembangan sistem informasi perpustakaan adalah pengguna atau user baik pemustaka maupun pustakawan. Karakter dan pola pikir dari user dapat sebagai bahan pertimbangan dalam pengembangan sistem informasi perpustakaan agar hasilnya sesuai dengan kebutuhan. Pemustaka yang akan menggunakan jasa perpustakaan perguruan tinggi dapat dikategorikan dalam generasi Y atau generasi milenial dan generasi Z. Generasi milenial banyak berhubungan dengan smarthphone. Media sosial merupakan bagian yang tak terpisahkan dalam menjalani kehidupan seharihari bahkan sudah menjadi kebutuhan primer. Mulai bangun tidur sampai mau tidur tidak lepas dari handphone dan tidak bisa jauh-jauh dari kehidupannya. Dimanapun berada dapat dipastikan membawa handphone. Karakter generasi ini termasuk generasi yang kreatif, pandai bersosialisasi dan berani menyampaikan pendapat. Dalam pengembangan teknologi informasi maka perpustakaan dapat mempertimbangkan karakter dan pola pikir pemustaka tersebut. Perpustakaan dapat mengembangkan teknologi informasi yang dapat diakses melalui komputer, android, handphone, smarthphone dan media sosial seperti WA, facebook, instagram, twiter dan sejenisnya. Kesiapan Perpustakaan dan Pustakawan Pustakawan pada saat ini kalau dilihat dari karakter dan pola pikir termasuk dalam kategori generasi X sampai generasi Y (milenial). Sebagai pustakawan harus siap menghadapi perkembangan teknologi informasi yang semakin cepat. Pustakawan yang dilahirkan dalam kategori generasi Y tentu dapat dengan mudah untuk menyesuaikan diri dengan teknologi saat ini. Bagi pustakawan yang lahir pada generasi X harus berusaha untuk menguasai teknologi melalui berbagai cara seperti pendidikan, pelatihan, kursus dan belajar secara mandiri. Perpustakaan dan pustakawan mendapatkan tantangan bagaimana dapat membuat inovasi dan pembaharuan berbasis teknologi baik secara langsung maupun tidak langsung. Untuk memberikan layanan kepada pemustaka generasi milenium maka pustakawan harus kreatif. Pustakawan mempunyai peluang untuk memberikan bimbingan kepada pemustaka dalam melakukan literasi informasi dan pengetahuan. Menurut Muhammad Rohmadi (2018:23) menjelaskan bahwa pustakawan kreatif harus memiliki : 1). komitmen dan berubah mindsetnya, 2). kompeten dan terampil, 3). komunikatif dan melayani sepenuh hati, 4). kreatif dan inovatif, 5). kritis dan logis, 6). kerja sama dan membangun supertim dan 7). kuasai teknologi dan berbagi Kegiatan literasi membaca dan menulis menjadi bagian dalam pembekalan generasi milenial. Perpustakaan dapat mengemas buku dan bahan pustaka yang memuat sumber belajar dan informasi dengan indah dan kreatif yang dapat diakses melalui jaringan komputer, android, handphone, smarthphone dan media sosial seperti WA, facebook, instagram, twiter dan sejenisnya. Produk Pengembangan Teknologi Informasi di Perpustakaan 1. Katalog Online Untuk memudahkan pemustaka dalam melakukan temu kembali informasi maka Perpustakaan dapat mengembangkan OPAC dari offline menjadi online yang dapat diakses melalui jaringan internet. Pemustaka sebelum datang ke perpustakaan untuk mencari buku dapat melakukan penelusuran terlebih dahulu melalui katalog online dari rumah, tempat kos, kampus dan dimana pun berada. Katalog ini dapat dibuka melalui melalui jaringan komputer, android, handphone dan smarthphone. Contoh cara melakukan penelusuran informasi dapat membuka website perpustakaan atau melalui google. • Buka melalui google • Tuliskan katalog perpustakaan UNS • Pilih UNSLA/Katalog Online UPT Perpustakaan UNS maka muncul laman katalog online Sumber : http://unsla.uns.ac.id/ • Lakukan penelusuran bisa menggunakan kata kunci judul, pengarang dan subyek 2. Katalog Gabungan Perpustakaan dapat berkolaborasi dengan perpustakaan lain untuk membangun database katalog bersama. Dengan adanya database ini akan membantu pemustaka yang membutuhkan bahan referensi yang dibutuhkan dan apabila ditempat perpustakaan yang bersangkutan tidak memiliki dapat menemukan di perpustakaan lainnya. Pada saat ini bisa ditelah ada katalog gabungan dengan nama Indonesia One Search dibangun oleh perpustakaan nasional bekerja sama dengan perpustakaan di seluruh indonesia Katalog ini dapat diakses melalui jaringan komputer, android, handphone dan smarthphone. Untuk mempermudah pemustaka dalam melakukan penelusuran maka perpustakaan dapat membuat link katalog Indonesia One Search tersebut ke dalam website perpustakaan. Contoh : • Buka website Perpustakaan UNS dengan alamat library.uns.ac.id • Bawa kursor ke bagian tengah maka akan ditemukan sub menu KIN & Indonesia One Search • Klik KIN & Indonesia One Search maka muncul laman • Pilih dan klik pada Indonesia one search maka muncul tampilan Sumber : http://onesearch.id • Lakukan penelusuran bisa menggunakan kata kunci judul, pengarang, subyek, call number, ISBN/ ISSN 3. Perpanjangan Buku melalui SMS Untuk memberikan kelonggaran pemustaka dalam meminjam buku maka perpustakaan dapat membuat inovasi dan pembaruan dengan membuka layanan perpanjangan buku melalui SMS. Pemustaka tidak harus datang langsung ke perpustakaan untuk melakukan perpanjangan buku. Melalui SMS pemustaka dapat mengirimkan pesan ke perpustakaan untuk memperpanjang buku. Manfaat dari layanan perpanjangan melalui SMS antara lain : menghemat waktu dan tenaga, mengurangi resiko kena sanksi denda, meningkatkan layanan perpustakaan dan pemustaka dapat meminjam buku lebih dari 1 minggu tidak harus datang ke perpustakaan. Contoh, Perpanjangan buku melalui SMS sebagai berikut : Ketikkan : Nama_NIM_judul buku_ barcode buku yang akan diperpanjang dan kirim ke nomor perpustakaan Sumber : UPT Perpustakaan UNS 4. Bebas perpustakaan Bebas perpustakaaan merupakan salah satu persyaratan dalam mengajukan permohonan wisuda bagi mahasiswa baik diploma, sarjana dan pascarsarjana. Untuk mengurangi antrian dan menghemat ATK perpustakaan maka perpustakaan dapat membuat form surat keterangan bebas perpustakaan secara online yang dapat di download oleh pemustaka secara mandiri melalui website perpustakaan dan digital library. Contoh : Bebas perpustakaan di UPT Perpustakaan UNS. • Buka website perpustakaan • Buka digital library • Pilih menu bebas perpustakaan Sumber : https://digilib.uns.ac.id • Klik menu bebas perpustakaan maka akan muncul form bebas perpustakaan Sumber : https://digilib.uns.ac.id/bebas/wisuda • Isikan kolom-kolom sesuai dengan data yang benar dan akurat • Print dan serahkan ke perpustakaan untuk memperoleh pengesahan 5. Layanan Keanggotaan Perpustakaan berbasis website Pada tahun pelajaran baru banyak mahasiswa yang mendaftarkan diri menjadi anggota perpustakaan. Karena masih awam dengan perpustakaan maka mahasiswa baru datang ke perpustakaan secara berkelompok dan bersama-sama. Untuk memberikan pelayanan yang prima dan unggul maka perpustakaan dapat berinovasi layanan keanggotan secara online. Mahasiswa tinggal mengisikan data diri melalui website perpustakaan dan pustakawan yang melakukan aktivasi. Keuntungan yang didapatkan antara lain : menghemat waktu dan tenaga, mempercepat pembuatan kartu perpustakaan, meningkatkan mutu layanan perpustakaan dan perpustakaan memperoleh image yang lebih baik. Contoh : Layanan keanggotaan secara online • Buka website Perpustakaan UNS : https://library.uns.ac.id Sumber : https://library.uns.ac.id/#tab-id-2 • Klik pada UNS Library Membership Registration maka akan muncul form pendaftaran Sumber : https://library.uns.ac.id/membership • Ketikkan NIM/NIP maka akan muncul detail form pendaftran • Isikan nama dan data lainnya dengan benar dan akurat • Pemustaka datang dibagian layanan keanggotaan untuk aktivasi anggota dan cetak kartu perpustakaan. 6. Usulan Pengadaan Buku Untuk memperoleh koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pemustaka maka perpustakaan dapat menjaring kebutuhan koleksi dari pemustaka baik dosen, mahasiswa maupun staff. Dengan kemajuan teknologi informasi maka perpustakaan dapat memanfaatkan otomasi perpustakaan dengan menambahkan fitur usulan buku baru pada menu OPAC. Pemustaka dapat mengusulkan buku-buku yang dibutuhkan pada saat melakukan penelusuran informasi melalui OPAC. Perpustakaan akan memperoleh masukkan tentang buku-buku yang dibutuhkan oleh pemustaka, Pada saat ada pengadaan buku maka perpustakaan dapat melakukan seleksi usulan buku tersebut. Contoh : Usulan buku UPT Perpustakaan UNS • Buka OPAC • Klik menu usulan buku maka akan muncul form usulan buku • Isikan identitas diri, judul, penulis, penerbit buku dan klik kirim usulan buku tersebut.

Perpustakaan sebagai pengelola informasi harus berinovasi dan melakukan perubahan disesuaikan dengan karakter dan pola pikir pemustaka. Untuk mempermudah dalam melakukan penelusuran dan mengakses informasi perpustakaan maka diperlukan strategi dalam pengembangan teknologi informasi. UPT Perpustakaan UNS telah melakukan pengembangan teknologi informasi dengan tujuan untuk meningkatkan layanan perpustakaan dan memudahkan pemustaka dalam mengakses informasi yang ada di perpustakaan. Adapun hasil pengembangan teknologi informasi di UPT Perpustakaan UNS antara lain : 1). Katalog online, 2). Keikutsertaan dalam Indonesia One Search 3). Perpanjangan buku melalui SMS, 4). Bebas perpustakaan, 5) Layanan keanggotaan berbasis website dan 6). Usulan pengadaan buku.