MENDESAIN PROSEDUR STANDAR PENGELOLAAN ARSIP KELEMBAGAAN : Studi Kasus di Perpustakaan Universitas Sanata Dharma Yogyakarta

Mutu sebuah lembaga ditentukan oleh banyak hal. Salah satunya adalah mengelola arsip kelembagaan tertata dengan baik dan sesuai dengan pedoman pengelolaan kearsipan. Arsip merupakan memori kolektif sebuah lembaga dan bahkan dapat menjadi basis pengetahuan tentang identitas lembaga. Arsip tercipta di dalam setiap lembaga besar maupun kecil. Perguruan tinggi adalah salah satu lembaga yang menghasilkan banyak arsip karya akademis maupun karya administratif. Arsip-arsip yang tercipta di perguruan tinggi perlu dikelola dan disimpan agar dapat ditelusuri dan dimanfaatkan oleh lembaga yang bersangkutan maupun oleh pihak lain yang memerlukan.Arsip menurut Pasal 1, ayat 2 Undang-Undang RI nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, adalah “rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara”. Dari pengertian tersebut, arsip dianggap sangat vital untuk mendukung pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Untuk itu pengelolaan arsip sebuah lembaga juga sangat vital untuk dilakukan.Pengelolaan arsip harus dilakukan dengan baik dengan mengikuti aturan yang berlaku, konsistensi dan kontinuitas dalam pelaksanaannya. Pengelolaan arsip yang baik harus didasarkan dalam 4 pilar pengelolaan arsip yang baik, yaitu Tata Naskah Dinas, Pola Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip yang diterbitkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia atau lembaga yang terkait, misalnya Kemenristek Dikti untuk lembaga Perguruan Tinggi. Menurut Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2013 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaanyangdimaksud tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengesahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam kedinasan. Sedangkan Menurut Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementrian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi memberikan definisi mengenai Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip adalah sebagai berikut: Klasifikasi Arsip adalah pola pengatuan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Sedangkan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis adalah aturan pembatasan hak akses terhadap fisik arsip dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan kerahasiaan arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan pengguna dalam pelayanan arsip.Selanjutnya dari 4 pilar tersebut diaplikasikan dalam sebuah prosedur standar pengelolaan arsip, baik dinamis maupun statis. Prosedur adalah panduan untuk menjalankan suatu proses atau kegiatan lintas fungsional secara terkendali (dengan batasan cara-cara dan persyaratan-persyaratan/kriteria-kriteria yang telah ditentukan), untuk mencapai tujuan (kinerja) yang direncanakan (Susilo, Willy: 2008).Dalam mengelola arsip yang baik dan sesuai dengan pedoman dibutuhkan ahli dalam bidang kearsipan, yaitu arsiparis. Menurut Undang-Undang RI nomor 43 tentang Kearsipan, yang disebut dengan Arsiparisadalahseseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/ataupendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Namun tidak dapat dipungkiri, mengingat keterbatasan tenaga di sebuah lembaga tidak terkecuali perguruan tinggi, maka tenaga pengelola kearsipan diserahkan kepada pustakawan. Tentu hal ini tidaklah salah, karena ilmu perpustakaan adalah serumpun dengan ilmu kearsipan. Dalam ilmu perpustakaan juga diajarkan bagaimana mengelola informasi, sehingga pustakawan dipandang dapat melakukan tugas pengelolaan kelembagaan tersebut, terlepas bahwa sebuah pengetahuan tentu dapat dipelajari. Salah satu lembaga yang pada akhirnya memberikan tugas pengelolaan kearsipan kepada pustakawan adalah Universitas Sanata Dharma (USD) Yogyakarta. Pengelola arsip kelembagaan di USD saat ini mulai didesain dan dilakukan olehPerpustakaan USD.Keputusan untuk pengelolaan arsip diserahkan ke perpustakaan tentu melalui jalan yang panjang. Arsip lembaga sudah sewajarnya dikelola dengan baik agar pertumbuhan dan perkembanganlembaga dapat diketahui secara pasti, tentu menjadi tujuan utama pengelolaan arsip di USD. Selain hal itu, USD sebagai pengemban Tri Dharma Perguruan Tinggi harus mengupayakan pengelolaan arsip di semua unit di tingkat universitas.Pengelolaan arsip kelembagaan USD ini dilaksanakan dengan mengemban amanat RENSTRA USD 2018-2022, dimana target awal capaiannya adalah tertatanya arsip USD tahun 1993-2020. Pengelola harus dapat mengumpulkan dan mengarsipkanseluruh dokumen kelembagaan USD dari tahun 1955 s.d.2020. Tahap berikutnya, setelah terkelolanya arsip USD tahun 1993-2020 adalah arsip tahun 1955-1992 yang merupakan Arsip Statis sejak Sanata Dharma berdiri hingga masa akhir IKIP Sanata Dharma. Pengelolaan arsip kelembagaan di USD tidak akan hanya berhenti pada arsip tahun 2020, namun merupakan kegiatan yang berkelanjutan.Dalam rangka mempersiapkan pengelolaan arsip lembaga tersebut, maka Perpustakaan Universitas Sanata Dharma sejak tahun 2017 mendesain standar pengelolaan arsip kelembagaan USD. Saat ini proses untuk mendesain sudah berjalan, dengan berbagai referensi baik dari Perka ANRI, pedoman pengelolaan arsip dari berbagai lembaga, maupun melalui magang atau pelatihan di Kantor Arsip Universitas Gadjah Mada Yogyakarta.Pustakawan dan staf perpustakaan yang ditugasi mulai melakukan desain terhadap visi misi dalam pengelolaan arsip, desain terhadap standar pengelolaan arsip dinamis, desain terhadap standar pengelolaan arsip statis dalam rangka akuisisi/pemindahan arsip statis.Tulisan berikut akan mencoba untuk menjabarkan bagaimana desain yang dilakukan pustakawan dalam pengelolaan arsip kelembagaan di USD, yaitu bagaimana Pedoman Tata Naskah Dinas USD, bagaimana Pedoman Pola Klasifiaksi Arsip USD, bagaimana Pedoman Jadawal Retensi Arsip USD, bagaimana Pedoman Sistem Klasifikasi kemanan dan Akses Arsip USD, bagaimana Prosedur Pengelolaan Arsip Dinamis USD dan bagaimana Prosedur Pengelolaan Arsip Statis USD disusun.

Pada prinsipnya pengelolaan arsip tidak berbeda jauh dengan pengelolaan bahanpustaka/informasi yang ada di perpustakaan. Secara garis besar ada 3 proses besar dalam pengelolaannya, yaitu pengadaan/penciptaan, pengolahan dan pelayanan/publikasi. Secara detail proses yang ada adalah pencatatan/inventarisasi, digitalisasi jika informasi masih dalam bentuk tercetak, klasifikasi arsip/klasifikasi informasi, entri data untuk memudahkan penemuan kembali, evaluasi informasi (jika dalam konteks arsip adalah penentuan masa simpan arsip, siapa saja yang boleh mengakses dan tidak) serta ada proses peminjaman arsip/informasi.Dalam mendesain pengelolaan arsip, setidaknya ada 4 pilar yang harus diikuti yaitu: tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Selanjutnya dari 4 pilar tersebut diturunkan dalam Pedoman Tata Naskah Dinas, Pedoman Pola Klasifikasi Arsip USD, Pedoman Jadwal Retensi Arsip USD, Pedoman Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip USD, Prosedur Pengelolaan Arsip Dinamis USD dan Prosedur Pengelolaan Arsip Statis USD.1.Pedoman Tata Naskah Dinas USDPedoman Tata Naskah Dinas USD berisi aturan mengenaipengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengesahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam kedinasan.Pedoman Tata Naskah Dinas Universitas Sanata Dharma ini mengacu pada PeraturanKepala Arsip Nasional RepublikIndonesia Nomor 2Tahun 2014tentang Pedoman Tata Naskah Dinas;serta Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 51 tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementrian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi. 2.Pedoman Pola Klasifikasi Arsip USDPedoman Pola Klasifikasi Arsip Universitas Sanata Dharma disusun sebagai acuan pengelolaan arsip mulai dari penciptaan, pengendalian, penyimpanan, penemuan kembali sampai dengan penyusutan arsip di lingkungan Universitas Sanata Dharma. Pedoman ini diharapkan dapat memudahkan pelaksanaan pemberian kode klasifikasi arsip dalam mengidentifikasi permasalahan yang terkandung pada arsip. Pedoman Pola Klasifikasi Arsip Universitas Sanata Dharma ini mengacu pada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Kepala ANRI nomor 19 tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip dan RENSTRA Universitas Sanata Dharma tahun 2018-2022. Selain itu disesuaikan dengan Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia nomor 23 tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi.3.Pedoman Jadwal Retensi Arsip USDJadwal Retensi Arsip menjadi pedoman penyimpanan arsip pada unit pengolah/unit kearsipan, pedoman penyusutan dan pemusnahan arsip sehingga dihasilkan arsip statis yang berbobot. Pedoman Jadwal Retensi Arsip Universitas Sanata Dharma ini mengacu pada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, RENSTRA Universitas Sanata Dharma tahun 2018-2022 dan Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia nomor 23 tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi.4.Pedoman Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip USDPedoman Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip USD untuk melindungi keamanan informasi arsip maupun fisik arsip dan menjamin akuntabilitas arsip di USD. Pedoman ini berguna untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan pengguna arsip, mencegah terjadinya penyalahgunaan informasi arsip maupun fisik arsip oleh pihak yang tidak berhak. Pedoman ini dibuat berdasar Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Selain itu disesuaikan dengan Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi.5.Prosedur Standar Pengelolaan Arsip Dinamis USD5.1TujuanProsedur Pengelolaan Arsip Dinamis dibuat untuk membakukan proses pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Unit Kearsipan Satuan Kerja (UKSK) Universitas Sanata Dharma.5.2Ruang LingkupProsedur ini digunakan di semua Unit Kearsipan Satuan Kerja sebagai petunjuk pelaksanaan proses penciptaan arsip, registrasi arsip, distribusi arsip, pemanfaatan arsip, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip.5.3Definisia.Arsipadalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.b.Arsip Dinamis arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsipdan disimpan selama jangka waktu tertentu.c.Arsip aktifadalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.d.Arsip inaktifadalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.e.Pengelolaan Arsip Dinamisadalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis, meliputi penciptaan arsip, registrasi arsip, distribusi arsip, penggunaanarsip, pemeliharaan arsipdinamis, penyusutan arsipdi unit kerja di lingkungan USD.f.Penciptaan Arsip adalahpembuatan arsip dan penerimaan arsip. Kedua hal ini dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, pola klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.g.Pembuatan Arsip adalahkegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas di USD.Arsip yang dihasilkan adalah arsip yang autentik, utuh dan terpercaya sesuai dengan peraturan perundang-undangan.h.Penerimaan Arsipadalah kegiatanmenerima dan mengatur arsipyang diterima olehunit KearsipanSatuan Kerjabaik darilingkungan USD maupun yang diterima dari luar USD.i.Registrasi Arsip adalahkegiatan mencatat arsip yang dibuat maupun diterima oleh Unit Kearsipan Satuan Kerja maupun Unit Kearsipan Universitas.j.Distribusi Arsip adalahpenyampaian arsip dari Unit Kearsipan Satuan Kerja ke Unit Kearsipan Satuan Kerja lain di USD atau ke luar USD.k.Pemanfaatan Arsip adalah penggunaan arsip bagi kepentingan Universitas Sanata Dharma dan masyarakat umum yang dilaksanakan dengan Pedoman Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip di lingkunganUSDl.Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan yang dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.m.Penyusutan Arsipadalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari UKSK ke Unit Kearsipan Universitas (UKU) ataupemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dilakukan oleh UKSK.5.4Referensia.Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi, Arsip Nasional Republik Indonesia tahun 2011.b.Peraturan Kepala ANRI Nomor 17 Tahun 2011 tentang Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip.c.Peraturan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip.d.Peraturan Pemerintah Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinase.Peraturan Pemerintah Nomor 25 Tahun 2012 tentang Pedoman Pemusnahan Arsipf.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU no. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.g.Permendiknas RI no 26 tahun 2006 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif Dan Fasilitatif di Lingkungan Perguruan Tinggi Negeri dan Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta. h.Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia nomor 23 tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi.i.Rosalin, Sovia. (2017). Manajemen Arsip Dinamis. Malang: UB Pressj.Undang-undang Republik Indonesia no.43 tahun 2009 tentang Kearsipan5.5Tanggung Jawab Dan Prosedur Penanggung jawab pelaksanaan Prosedur Pengelolaan Arsip Dinamis di USD adalah Kepala Unit Kearsipan Universitas USD. Prosedur Pengelolaan Arsip Dinamis harus mengikuti langkah-langkah berikut:a.Staf Unit Kearsipan Satuan Kerja (UKSK) melakukan penciptaanarsip.Penciptaan arsip adalah prosespembuatan arsip dan penerimaan arsip. Prosesini dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, pola klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Pembuatan arsipmenurut Undang-Undang RI no. 43/2009 pasal 41, ayat 1adalah kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas. Arsip yang dihasilkan adalah arsip yang autentik, utuh dan terpercaya.Penerimaan arsip adalah kegiatanmenerima dan mengatur arsipyang diterima olehunit KearsipanSatuan Kerjabaik darilingkungan USD maupun yang diterima dari luar USD.b.Staf Unit Kearsipan Satuan Kerja melakukan registrasi arsip. Registrasi arsip adalah kegiatan mencatat arsip yang dibuat maupun diterima oleh Unit Kearsipan Satuan Kerja maupun Unit Kearsipan Universitas. Registrasi dilakukan dengan memberikan kode arsip yang bertujuan untuk merekam informasi yang ringkas mengenai arsip. Registrasi pembuatan arsip dilakukan dengan menggunakan “Formulir Registrasi Surat Keluar”. Sedangkan registrasi penerimaan arsip dilakukan dengan mengisi “Formulir Registrasi Surat Masuk” dan “Formulir Lembar Disposisi Surat Masuk” apabila arsip yang diterima dalam bentuk tercetak. c.Staf Unit Kearsipan Satuan Kerja melakukan distribusi arsip.Distribusi arsip adalah penyampaian arsip dariUnit Satuan Kerja Kearsipan ke Unit Satuan Kerja Kearsipan lain di USD atau ke luar USD. Pendistribusian arsip dapat dilakukan melalui ekspedisi untuk surat tercetak baik dari USD maupun luar USD, sedangkan untuk surat elektronik baik dari USD maupun luar USD dilakukan menggunakan Sistem Informasi Kearsipan USD. d.Staf Unit Kearsipan Satuan Kerja melakukan pemanfaatan arsip.Pemanfaatan arsip dinamis diperuntukkan bagi kepentingan Universitas Sanata Dharma dan masyarakat umum. Unit Kearsipan Satuan Kerja bertanggung jawab terhadap ketersediaan dan autentisitas arsip dinamis. Penggunaan arsip dilaksanakan dengan Pedoman Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip di lingkungan USDe.Staf Unit Kearsipan Satuan Kerja melakukan pemeliharaan arsip.Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Kegiatan pemeliharaan arsip meliputi Pemeliharan Arsip Aktif, Pemeliharaan Arsip InAktif dan Alih Mediaf.Staf Unit Kearsipan Satuan Kerja melakukan penyusutan arsip. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari UKSK ke UKUataupemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dilakukan oleh UKSK.5.6Keadaan KhususTidak ada.5.7Dokumentasia.Surat Masuk(001/Form-1/KodeUnit/NNBBTT)b.Lembar Disposisi/kartu Kendali Arsip USD(001/Form-2/KodeUnit/NNBBTT)c.Daftar Isi Berkas(001/Form-3/KodeUnit/NNBBTT)d.Daftar Berkas(001/Form-4/KodeUnit/NNBBTT)e.Daftar Arsip Aktif (001/Form-5/KodeUnit/NNBBTT)f.Pengolahan Informasi Arsip Inaktif(001/Form-6/KodeUnit/NNBBTT)g.Daftar Arsip Inaktif(001/Form-7/KodeUnit/NNBBTT)h.Berita Acara Alih Media Arsip (001/Form-8/KodeUnit/NNBBTT)i.Daftar Alih Media Arsip (001/Form-9/KodeUnit/NNBBTT)j.Daftar Arsip yang Akan Dipindahkan(001/Form-10/KodeUnit/NNBBTT)k.Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif(001/Form-11/KodeUnit/NNBBTT)l.Daftar Arsip Usul Musnah(001/Form-12/KodeUnit/NNBBTT)m.Berita Acara Pemusnahan Arsip(001/Form-13/KodeUnit/NNBBTT)5.8Dokumen Terkaita.Pedoman Pengelolaan Arsip USD (001/Ped/UKU-USD)b.Pedoman Tata Naskah Dinas (002/Ped/UKU-USD)c.Pedoman Pola Klasifikasi Arsip (003/Ped/UKU-USD)d.Pedoman Jadwal Retensi Arsip (004/Ped/UKU-USD)e.Pedoman Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip (005/Ped/UKU-USD)f.Prosedur Pengelolaan Arsip Statis(002/Pro/UKU-USD)2.9 Lampirana.IK Pengelolaan Arsip Dinamis (001/IK-1/UKU-USD)b.Formulir Registrasi Surat Keluar(001/Form-1/KodeUnit/NNNBBTT)c.Formulir Registrasi Surat Masuk(001/Form-2/KodeUnit/NNNBBTT)d.Formulir Lembar Disposisi Surat Masuk(001/Form-3/KodeUnit/NNNBBTT)e.Formulir Tunjuk Silang(001/Form-4/KodeUnit/NNNBBTT)f.Formulir Daftar Isi Berkas(001/Form-5/KodeUnit/NNNBBTT)g.Formulir Daftar Berkas(001/Form-6/KodeUnit/NNNBBTT)h.Formulir Out Indicator(001/Form-7/KodeUnit/NNNBBTT)i.Formulir Peminjaman Arsip Dinamis (001/Form-8/KodeUnit/NNNBBTT)j.Formulir Daftar Pemindahan Arsip Aktif ke Inaktif (001/Form-9/KodeUnit/NNNBBTT)k.Formulir Pengolahan Informasi Arsip Inaktif(001/Form-10/KodeUnit/NNNBBTT)l.Formulir Daftar Arsip Inaktif (001/Form-11/KodeUnit/NNNBBTT)m.Formulir Berita acara Alih Media Arsip(001/Form-12/KodeUnit/NNNBBTT)n.Formulir Daftar Alih Media Arsip (001/Form-13/KodeUnit/NNNBBTT)o.Formulir Daftar Pemindahan Arsip Inaktif ke Statis (001/Form-14/KodeUnit/NNNBBTT)p.Formulir Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif ke Statis (001/Form-15/KodeUnit/NNNBBTT)q.Formulir Daftar Arsip Usul Musnah (001/Form-16/KodeUnit/NNNBBTT)r.Formulir Berita Acara PemusnahanArsip (001/Form-17/KodeUnit/NNNBBTT) 6.Prosedur Standar Pengelolaan Arsip Statis USD6.1TujuanProsedur Pengelolaan Arsip Statis dibuat untuk membakukan proses pengelolaan arsip statis di lingkungan Unit Kearsipan Universitas (UKU), Univeritas Sanata Dharma.6.2Ruang LingkupProsedur ini digunakan di lingkungan Unit Kearsipan Universitas sebagai petunjuk pelaksanaan proses Akuisisi/Pengumpulan Arsip Statis, Pengolahan Arsip Statis, Perawatan Arsip Statis, Pemanfaatan Arsip Statis, Pembinaan Kearsipan.6.3Definisia.Arsipadalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.b.Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip satuan kerja karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh unit kearsipan universitas.c.Pengelolaan Arsip Statisadalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif dan sistematis, meliputi akuisisi/pengumpulanarsipstatis, pengolahan arsipstatis, perawatan arsip statis, pemanfaatan arsip statis, pembinaan kearsipan.d.Akuisisi/PengumpulanArsipStatisadalah kegiatan dalam rangka pengembangan jumlah khasanah arsip USD.e.Pengolahan ArsipStatisadalah proses mengolah dan menata informasi dan fisik arsip statis hasil akuisisi di Unit Kearsipan Universitas sehingga arsip mudah ditemukan.f.Perawatan Arsip Statisadalah kegiatan pencegahan terhadap terjadinya kerusakan arsip.g.Pemanfaatan Arsip Statisadalah Penggunaan arsip statis untuk kepentingan penelitian, pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta penyebaran informasi dengan tetap memperhatikan keselamatan dan keutuhan arsip statis serta ketentuan perundangan yang berlakuh.Pembinaan Kearsipanadalah kegiatan untuk melakukan bimbingan, konsultasi, penyuluhan, supervisi, pemantauan, pendidikan dan pelatihandari staf UKU ke staf UKSK.6.4Referensia.Hendrawan, M. Rosyihan dan Ulum, Mochamad C. (2017). Pengantar Kearsipan: Dari isu kebijakan ke manajemen. Malang: UB Press.b.Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi, Arsip Nasional Republik Indonesia tahun 2011.c.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU no. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.d.Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia nomor 23 tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi.e.Undang-undang Republik Indonesia no.43 tahun 2009 tentang Kearsipan6.5Tanggung Jawab Dan Prosedur Penanggung jawab pelaksanaan Prosedur Pengelolaan Arsip Statis di lingkungan USD adalah Kepala Perpustakaan USD. Prosedur Pengelolaan Arsip Statis harus mengikuti langkah-langkah berikut:a.Staf Unit Kearsipan Universitas melakukan akuisisi/pengumpulan arsip statis.1)Akuisisi merupakan sebuah kegiatan dalam rangka pengembangan jumlah khasanah arsip USD. Pelaksanaannya bisa berupa:a)Pemindahanarsip dari Universitas/FakultasLembaga/Biro/peroranganyang ada di USDke Unit Kearsipan Universitas.b)Penarikan arsip dari Universitas/Fakultas/Lembaga/Biro/perorangan yang ada di USD ke Unit Kearsipan Universitas.c)Donasi/pemberian arsip. Pemberi donasi membuat surat pernyataan menggunakan Formulir Surat Pernyataan Status Kepemilikan Arsip Statis.d)Pembelian arsip.2)Arsip statis yang diserahkan oleh Unit Kearsipan Satuan Kerja kepada Unit Kearsipan Universitas harus merupakan arsip yang autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan.Hal ini dibuktikan dengan Surat pernyataan autentikasi menggunakan Formulir Surat Pernyataan Autentikasi Arsip Statis.3)Dalam hal arsip statis tidak diketahui penciptanya, maka autentikasi dilakukan oleh Unit Kearsipan Universitas.b.Staf Unit Kearsipan Universitas melakukanpengolahan arsip statis.1)Pengolahan arsip statis adalah proses mengolah dan menata informasi dan fisik arsip statis hasil akuisisi di Unit Kearsipan Universitas sehingga arsip mudah ditemukan, melalui:a)Penataan informasi arsip statis; b)Penataan fisik arsip statis;c)Pembuatan finding aidsatau sarana temu kembali arsip (dapat berupa Guide/Daftar Arsip Statis/Inventarisasi Arsip Statis); d)Penyimpanan arsip pada tempat khusus penyimpanan arsip statis dengan persyaratan tempat dan tata cara teknis penyimpanan arsip statis.2)Pengolahan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip kelembagaan USD sebagai pertanggungjawaban bagi kelestarian sejarah USD.3)Pengolahan arsip statis dilakukan oleh arsiparis di Unit Kearsipan Universitas dengan memperhatikan kaidah pengelolaan arsip statisc.Staf Unit Kearsipan Universitas melakukanperawatan arsip statis.Perawatan arsip statis adalahkegiatan pencegahan terhadap terjadinya kerusakan arsip.Kegiatan pencegahan dilakukan dengan cara:1)Menyeleksi dan membersihan arsip statis;2)Mendokumentasikan informasi yang dikandung di arsip statis;3)Mensterilkan dari perusak arsip; 4)Merestorasi arsip statis sesuai dengan ketentuan mengenai kegiatan merestorasi arsip statis (mencatat kerusakan, menentukan metode perbaikan dan melaksanakan kegiatan perbaikan);5)Menyimpan arsip statis sesuai dengan ketentuan mengenai kegiatan menyimpan arsip statis;6)Mengkontrol tempat penyimpanan arsip statis berkala dengan suntik anti rayap pada gedung/tempat penyimpanan arsip, pengaturan suhu dan kelembaban udara sertaalat penangkap tikus pada ruang penyimpan arsip;7)Mengkontrol kondisi fisik arsip statis secara berkala yang berupaenkapsulasi (pemberian plastik pelindung), laminasi, fumigasi, sterilisasi arsip statis;8)Penyelamatan arsip statis dengan alih bentuk arsip statis ke dalam bentuk media lain.d.Staf Unit Kearsipan Universitas melakukanpemanfaatan arsip statis.Pemanfaatan arsip statis untuk kepentingan penelitian, pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta penyebaran informasi harus tetap memperhatikan keselamatan dan keutuhan arsip statis serta ketentuan perundangan yang berlaku. Arsip statis yang dibawa keluar dari UKU, harus memperoleh ijin dari pimpinan Unit Kearsipan Universitas.Arsip yang dapat diakses secara terbuka meliputi seluruh khazanah arsip statis yang ada pada Unit Kearsipan Universitasdengan memperhatikan Pedoman Pengelolaan Keamanan dan Akses Arsip. Demikian juga arsip yang sifat aksesnya tertutup adalah khazanah arsip milik USD yang karena alasan tertentu tidak bisa dikonsumi public, yang meliputi :1)Arsip yang dapat merugikan kepentingan nasional dan USD.2)Arsip yang dapat membahayakan stabilitas/keamanan negara.3)Arsip yang dapat menimbulkan konflik suku, agama ras danantar golongan.4)Arsip yang menyangkut nama baik seseorang.5)Arsip yang dapat menghambat proses penegakan hukum.6)Arsip yang menggunggu perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan perlingdungan dari persaingan tidak sehat.7)Arsip yang dapat merugikan kepentingan hubungan luar negeri.8)Arsip yang mengungkapkan isi akta otentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang.9)Arsip yang mengungkapkan rahasia pribadi.10)Arsip yang sedang dalam proses pengolahan, perawatan atau kondisi fisik tidak memungkinkan.Pelayanan Arsip Statis meliputi ;1)Pengunaan dan pemanfaatan sarana temu kembali arsip statis baik manual maupun elektronik: SIK-USD(Sistem Informasi Kearsipan –Universitas Sanata Dharma). 2)Penggunaan dan peminjaman arsip statis di Ruang Baca Arsip dalam berbagai bentuk dan media.Maksimal peminjaman arsip sebanyak-banyaknya 5 nomor arsip dalam setiap peminjaman3)Jasa konsultasi penelusuran arsip statis.4)Penggandaan arsip, sejauh secara fisik memungkinkan. Penggandaan dilakukan oleh petugas UKU.Waktu pelayananpenggunaan arsipmenyesuaikan jam kerja universitas. Sedangkantempat pelayaan arsip statisadalahRuang Baca Arsip.Pengguna arsip dapat meminjam arsip statis sesuai kebutuhan dengan mengisi formulir peminjaman arsip yang tersedia.Demikian juga pengguna arsip yang akan menggandakan arsip wajib mengisi Formulir Penggandaan Arsip Statisdengan biaya penggandaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.e.Staf Unit Kearsipan Universitas melakukanpembinaan kearsipan.Pembinaan atas pengelolaan arsip dinamis dan serah terima arsip statis dilakukanagar pengelolaan arsip dinamis di UKSK dan arsip statis yang diserahkan ke Unit Kearsipan Universitas mempunyai kelengkapan dan keutuhan kondisi fisiknya serta nilai informasi yang dapat dipertanggungjawabkan. Pembinaan meliputi bidang pengelolaan arsip, sumber daya manusia dan sarana prasarana kearsipan.Pembinaan dilaksanakan melalui konsultasi, supervisi, serta pendidikan dan pelatihanoleh staf yang membidangi kearsipan dari UKU. Terdapat dua cara Pembinaan Kearsipan, yaitu Permohonan dari UKSK atauprogram dari UKU.Tahap-tahap Pembinaan Arsip1)Pembinaan Arsip atas Permohonan dari UKSK dilakukan melalui serangkaian tahapan sebagai berikut:a)Pimpinan UKU menerima permohonan pembinaan arsipdari pimpinan UKSK;b)Pimpinan UKU melakukan koordinasi/rapat dengan staf kearsipan di UKUdan menuangkan hasil kesepakatan rapat dalam Formulir Notulen Rapat Pembinaan Kearsipan;c)Pimpinan UKU menginformasikan mengenai jadwal pembinaan ke pimpinan UKSK;d)Tim pembinaan Kearsipan di UKU menyusun materi, menyusun jadwal pembinaan menggunakan Formulir Jadwal Pembinaan Kearsipan, membuat daftar hadir menggunakan Formulir Daftar Hadir Pembinaan Kearsipan, dan menyiapkan sertifikat;e)Tim pembinaan kearsipan melakukan pembinaan berdasarkan jadwal yang telah disusun;f)Tim pembinaan kearsipan melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan pembinaan;g)Tim pembinaan kearsipan menyampaikan sertifikat keikutsertaan pembinaan kearsipan; h)Tim pembinaan kearsipan mendokumentasikan semua berkas pembinaan;Pembinaan Arsip sebagai Program dari UKU dilakukan melalui serangkaian tahapan sebagai berikut:a)Tim pembinaan kearsipan UKU membuat penjadwalan terhadap pembinaan kearsipan yang akan dilakukan ke UKSK. b)Pimpinan UKU menginformasikan mengenai undangan pembinaan menggunakan Formulir Undangan Pembinaan Kearsipan beserta jadwal pembinaan ke pimpinan UKSK.c)Tim pembinaan Kearsipan di UKU menyusun materi, menyusun jadwal pembinaan, membuat daftar hadir, dan sertifikat;d)Tim pembinaan kearsipan melakukan pembinaan berdasarkan jadwal yang telah disusun;e)Tim pembinaan kearsipan melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan pembinaan;f)Tim pembinaan kearsipan menyampaikan sertifikat keikutsertaan pembinaan kearsipan;i.Timpembinaan kearsipan mendokumentasikan semua berkas pembinaan kearsipan.6.6Keadaan KhususTidak ada.6.7Dokumentasia.Surat Pernyataan Status Kepemilikan Arsip Statis (002/Form-1/KodeUnit/NNBBTT)b.Surat Pernyataan Autentikasi Arsip Statis (002/Form-2/KodeUnit/NNBBTT)c.Daftar Penyerahan Arsip Statis (002/Form-3/KodeUnit/BBTT)d.Berita Acara Penyerahan Arsip Statis (002/Form-4/KodeUnit/BBTT)e.Daftar Arsip Statis (002/Form-5/KodeUnit/BBTT)f.Inventaris Arsip Statis (002/Form-6/KodeUnit/BBTT)g.Peminjaman/Konsultasi Arsip (002/Form-7/KodeUnit/BBTT)h.Penggandaan Arsip Statis (002/Form-8/KodeUnit/BBTT)i.Notulen Rapat Pembinaan Kearsipan (002/Form-9/KodeUnit/BBTT)j.Jadwal Pembinaan Kearsipan (002/Form-10/KodeUnit/BBTT)k.Daftar Hadir Pembinaan Kearsipan (002/Form-11/KodeUnit/BBTT)l.Undangan Pembinaan Kearsipan (002/Form-12/KodeUnit/BBTT)6.8Dokumen Terkaita.Pedoman Pengelolaan Arsip USD (001/Ped/UKU-USD)b.Pedoman Tata NaskahDinas (002/Ped/UKU-USD)c.Pedoman Pola Klasifikasi Arsip (003/Ped/UKU-USD)d.Pedoman Jadwal Retensi Arsip (004/Ped/UKU-USD)e.Pedoman Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip (005/Ped/UKU-USD)f.Prosedur Pengelolaan Arsip Dinamis(001/Pro/UKU-USD)6.9Lampirana.IK Akuisisi/Pengumpulan Arsip Statis(002/IK-1/UKU-USD)b.IK Pengolahan Arsip Statis(002/IK-2/UKU-USD)c.IK Perawatan Arsip Statis(002/IK-3/UKU-USD) d.IK Pemanfaatan Arsip Statis(002/IK-4/UKU-USD)e.IK Pembinaan Kearsipan(002/IK-5/UKU-USD)f.Formulir Surat Pernyataan Status Kepemilikan Arsip Statis (002/Form-1/KodeUnit/NNNBBTT)g.Formulir Surat Pernyataan Autentikasi Arsip Statis (002/Form-2/KodeUnit/NNNBBTT)h.Formulir Daftar Penyerahan Arsip Statis (002/Form-3/KodeUnit/NNNBBTT)i.Fomulir Berita Acara Penyerahan Arsip Statis (002/Form-4/KodeUnit/NNNBBTT)j.Formulir Peminjaman-Konsultasi Arsip Statis (002/Form-5/KodeUnit/NNNBBTT)k.Formulir Persetujuan Peminjaman Arsip Statis (002/Form-6/KodeUnit/NNNBBTT)l.Formulir Penggandaan Arsip Statis (002/Form-7/KodeUnit/NNBBTT)m.Formulir Notulen Rapat Pembinaan Kearsipan (002/Form-8/KodeUnit/NNNBBTT)n.Formulir Jadwal Pembinaan Kearsipan (002/Form-9/KodeUnit/NNNBBTT)o.Formulir Daftar Hadir pembinaan Kearsipan (002/Form-10/KodeUnit/NNNBBTT)p.Formulir Undangan Pembinaan Kearsipan (002/Form-11/KodeUnit/NNNBBTT)Dengan adanya prosedur standar pengelolaan arsip dinamis dan prosedur standar pengelolaan arsip statis diharapkan semua unit di Universitas Sanata Dharma dapat mengelola arsipnya dengan baik.Arsip USD dapatterkumpul, tertata dan terkelola, sehingga temu kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat dan mudah, informasi tetap utuh dan terjaga.

Lembaga yang ideal adalah lembaga yang dapat menyajikan memori kolektifnya dengan cepat dan tepat, yaitu dengan terstandarnya pengelolaan arsip lembaga. Dengan tersedianya visi dan misi yang jelas, maka dapat memperlancar dan mempertegas arah yang akan dituju lembaga kearsipan tersebut dibentuk. Dengan prosedur standar pengelolaan arsip dinamis, maka terstrukturnya pengelolaan arsip sejak penciptaan arsip, registrasi arsip, distribusi arsip, pemanfaatan arsip, pemeliharaan arsip, hingga penyusutan arsip. Dengan prosedur standar pengelolaan arsip statis, maka tersedia petunjuk pelaksanaan proses Akuisisi/Pengumpulan Arsip Statis, Pengolahan Arsip Statis, Perawatan Arsip Statis, Pemanfaatan Arsip Statis, dan Pembinaan Kearsipan.Arsiparis adalah sosok yang tepat dalam pengelolaan arsip, namun pustakawan juga dapat mengambil bagian dalam pengelolaanarsip. Mengelola arsip lembaga bagi pustakawan adalah sebuah peluang dan tantangan. Walaupun dalam rumpun ilmu yang sama, namun pasti tidaklah mudah proses yang harus dilalui seorang pustakawan dalam mendesain standar dalam pengelolaan arsip kelembagaan. Diperlukan ketekunan, ketelitian, semangat, komitmen dan jam terbang yang tinggi. Pustakawan tidak boleh menyerah, dengan upaya yang dilakukan, terus belajar dan bertanya pada ahlinya menjadi solusi atas tantangan yang dihadapi pustakawan dalam mengelola arsip lembaga. Dengan demikian pustakawan dapat turut menjadi agen of changedalam mengelola arsip lembaga.