Implementation of Eprints as A Processing and Dissemination Application of Grey Literature Lancang Kuning University

Kemajuan perkembangan teknologi informasi dan komputer yang amat pesat pada era digital saat ini, berpengaruh terhadap perkembangan teknologi aplikasiberbasis open source. Salah satu aplikasi open source itu merupakan aplikasi repository instusi. Menurut Reitz 2010 (dalam Saputri, 2016:56) repository adalah sebuah tempat yang disediakan untuk penyimpanan arsip yang bersifat tetap atau sementara. Aplikasi repositoryyang di terapkan di Indonesia telah menggunakan aplikasi repository yang beragam.Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang perguruan tinggi, yang bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya, berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tingginya. Adapaun tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah mengembangkan koleksi, mengolah dan merawat bahan perpustakaan, memberi layanan, serta melaksanakan administrasi perpustakaan (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004:3). Di perpustakaan perguruan tinggi Indonesia, aplikasi repository open source saat ini digunakan di antaranya EPrints, DSpase, Digital Commons, Omeka, Weko, dan lainnya.Berdasarkan peringkat OpenDoar repositoryperpustakaan perguruan tinggi tahun 2020 di Indonesia yang dilansir oleh website https://v2.sherpa.ac.uk/view/repository_by_country/Indonesia.html memberikian gambaran perbandingan aplikasi-aplikasi yang digunakan sebagai repository. Dari 143 perguruan tinggi yang terdata, aplikasi yang digunakan oleh perguruan tinggi, EPrints berjumlah 115 (80%), DSpace berjumlah 14 (10%), Digital Common berjumlah 1 (1%), Omeka berjumlah 1 (1%), Weko berjumlah 1 (1%), tidak ditentukan 2 (1%) dan aplikasi lainnya berjumlah 9 (6%). Dari data OpenDoar repository perpustakaan perguruan tinggi, di temukan hasil yang berbeda dalam hal penggunaan aplikasi repository. Penggunaan aplikasi EPrints lebih banyak digunakaan pada repository perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia, yang berjumlah 115 dari 143 perpustakaan yang ada di Indonesia. Penggunaan EPrints di instasi perguruan tinggi Indonesia dimanfaatkan sebagai sarana grey literature (literature abu-abu).Grey literature (literature abu-abu)merupakan salah satu jenis koleksi di perpustakaan perguruan tinggi yang terdiri dari laporan penelitian atau dokumen- dokemen yang merupakan hasil kajian karya ilmiah, makalah seminar, terbitan pemerintah (Ishak, 2008). Dengan penggunaan teknologi, pustakawan mudah untuk mempublikasikan literasi abu-abu melalui jaringan (internet) agar dipergunakan oleh pengguna dimanapun dan kapanpun. Selain bisa berkomunikasi langsung dengan pengguna. Penggunaan teknologi tentunya hemat biaya dalam mentransfer dokumen dalam bentuk cetak menjadi bentuk elektronik yang dapat diakses tanpa ada batasan ruang dan waktu (Suryanto, 2017).Menurut Das dalam (Gani Nur Pramudyo, 2018) menjelaskan Eprints diciptakan pada tahun 2000 sebagai hasil dari pertemuan 1999 Santa Fe yang dirilis yang mana pada akhirnya menjadi OAIPMH. Versi 3 dari perangkat lunak ini resmi dirilis pada tanggal 24 Januari 2007 di Konferensi Open Source Repository 2007 yang digambarkan oleh para pengembangnya sebagai “langkah utama terdepan dalam fungsi, memberikan kontrol lebih dan fleksibilitas untuk pengelola repository, depositor, peneliti dan administrator teknis.”. Berdasakan observasi di lapangan jumlah koleksi grey literature pada UPT perpustakaan Universitas Lancang Kuning, terdata pada OPAC berjumlah 9863 sedangkan jumlah grey literature yang tedata pada repository berjumlah 1431. Hal tersebut didukung dengan penuturan dari beberapa pengguna repository bahwa koleksi yang ada di aplikasi repository banyak tidak tersedia, misalnya seperti skripsi ilmu perpustakaan yang hanya berjumlah 111 dan terakhir update hanya sampai tahun 2015. Rumusan masalah pada penelitian ini adalah sebagai berikut “Bagaimana penerapan aplikasi EPrints sebagai aplikasi pengolahan dan diseminasi grey literature di Universitas Lancang Kuning?”

Metode yang penulis gunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif. Menurut Sugiono (Sugiyono, 2017) metode penelitian kualitatif merupakan metode yang berlandaskan pada filsafat postpositivisme, digunakan untuk meneliti pada kondisi objek yang alamiah, (Sebagai lawannya adalah eksperimen) di mana peneliti sebagai intrumen kunci, teknik pengumpulan data dilakukan secara trianggulasi (gabungan), analisis data bersifat induktif/kualitatif, dan hasil penelitian kualitatif lebih menekankan pemahaman makna, dan mengkonstruksi lebih menekankan pemahaman makna, dan mengkonstruksi fenomena dari pada generalisasi. Untuk memperoleh data dari lapangan yang akurat peneliti menggunakan beberapa teknik pengumpulan data yaitu wawancara, observasi dan dokumentasi.

Pengolahan Grey Literaturea). Menyiapkan pangkalan data sesuai standar perpustakaan dijitalMenyiapkan pangkalan data repository pustakawan harus menyiapkan aplikasi EPrintsnya terlebih dahulu, lalu di install, sesuai panduan yang ada. Standar perpustakaan digital meliputi six-ware, koleksi digital, pengumpulan konten digital, proses scanning, inisial penamaan unit, isi file, tatanama file dan folder, keamanan koleksi digital, peminjaman koleksi digital, dan pertukaran data.b). Memilah grey literature yang dimilikinyaUntuk memilah koleksi grey literature harus memperhatikan subjek nama dan perlu di kelompokkan sebelum koleksi akan di input.c). Mendata kembali grey literature.Jenis koleksi yang di kelola dan di data kemudian di input kedalam repositoryialah tugas akhir dan jurnal. Informasi yang dibutuhkan dalam mendata koleksi grey literature berupa NIM mahasiswa, fakultas dan judul tugas akhir mahasiswa, sedangkan untuk jurnal diperlukan ISBN, DOI dan juga link yang terkait dalam jurnal yang bersangkutan.d). Mengolah grey literature.Pustakawan memilah kembali koleksi yang ingin di input berupa file word dan pdf. Untuk tugas akhir mahasiswa hanya menampilkan cover dan abstraknya saja, sebagai tanda bahwa mahasiswa telah menyelesaikan tugas akhire). Melakukan alih media grey literature tercetak ke dalam bentuk dijital. Dalam melakukan alih media koleksi grey literature di periksa sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan. Cara melakukan alih media koleksi grey literature pustakawan melakukan pemilahan koleksi kembali terhadap yang akan di input kedalam repository, repository Unilak hanya menampilkan cover dan abstrak saja guna untuk kebutuhan referensi pemustaka.f ). Melakukan pengeditan hasil alih media.Koleksi yang akan di input kedalam repository tidak dilakukan pengeditan hasil alih media, tetapi repository Unilak tidak menampilkan full text tugas akhir mahasiswa yang terdapat di dalam repository.g). Melakukan up load data lengkap sesuai pada katalog.Langkah-langkah melakukan penginputan koleksi ke dalam Eprints yaitu sebenarnya sama saja dengan pengupload-an jurnal, bedanya untuk mahasiswa hanya menampilkan cover dan abstrak, dan jika ingin full bisa langsung ke perpustakaannya.h). Melakukan uji coba penelusuran data yang lengkap pada katalog.Uji coba pencarian setelah koleksi tersebut di upload, uji coba dilakukan dengan cara memeriksa kembali koleksi dengan melakukan pencarian pada kolom pencarian dan apa bila sudah di acc akan muncul ke Eprints tersebut dan baru dapat di akses oleh pengguna. Pencarian dapat berupa subjek, judul koleksi.i). Melakukan evaluasi pangkalan data.Koleksi yang sudah di upload sudah langsung tertera di dalam Eprints yang di input tidak akan terpublish jika kepala UPT tidak meng-acc karena akan di evaluasi lagi oleh kepala UPT apakah sudah sesuai atau tidak dengan pedoman Eprints maupun kesalahan penginputan yang terjadi dan sudah layak digunakan oleh pengguna.2. Evaluasi Grey Literaturea). Kinerja layanan repositoryKinerja layanan repository masih kurang, dengan tampilan yang masih kurang menarik sehingga pengguna masih merasa kurang puas dengan kinerja layanan tersebut. Koleksi grey literature yang terdapat didalam Eprintshanya tertera cover dan abstraknya saja, jika pemustaka ingin mengakses full text maka pemustaka harus datang ke perpustakaan.b). Ketersediaan database hasil penelitianKoleksi grey literature telah tersedia di Repository Eprints, koleksi grey literature masih belum cukup lengkap untuk kebutuhan informasi pemustaka.c). Ketersediaan fasilitas akses informasi Fasilitas akses informasi ketersedian informasi bagi pengguna tersedia di Eprints, tersedia berbagai macam fitur-fitur yang tertera didalam Eprints seperti menu pencarian, pustaka bisa mencari dengan cepat suatu informasi yang ingin kita cari dengan mengetik nama atau judul sesuatu informasi tersebut.d). Jumlah fasilitas penelusuran Fasilitas yang bisa digunakan untuk melakukan pencarian hanya 1 tetapi untuk pencarian informasi sangat mudah dan efisien, terdapat beberapa pencarian spesifik yang dapat dipakai oleh pemustaka.e). Kesesuaian informasi yang dicariPencarian informasi sesuai kata kunci sesuai dengan hasil pencarian. Hanya saja koleksi yang terdapat masih kurang lengkap sehingga ketika pengguna memasukkan beberapa kata kunci hasilnya tidak ada.f ). Kepuasaan terhadap hasil yang dicapai Pengguna Unilak repository merasa masih kurang puas terhadap hasil keseluruhan Eprints. Dan pengguna berharap Unilak repository dikembangkan lagi agar kinerja dan hasil yang diberikan sebanding.

Pengolahan Grey Literature (X1)UPT perpustakaan Universitas Lancang Kuning melakukan pengolahan koleksi grey literaturemenyiapkan pangkalan data terlabih dahulu sesuai dengan standar perpustakaan digital.Pustakawan harus memilah mendata dan mengolah koleksi grey literature tersebut terlebih dahulu. Kemudian melakukan alih media tercetak ke digital, melakukan upload data sesuai dengan katalog. Melakukan evaluasi kembali koleksi yang di upload. Pengolahan grey literature Universitas Lancang Kuning sudah baik, dan sudah sesuai dengan standar perpustakaan digital yang diterapkan namun, konten koleksi grey literature berupa skripsi dan thesis mahasiswa masih kurang baik karena konten dari skripsi dan thesis belum berbentuk fulltext hanya cover dan abstrak.2. Diseminasi Grey Literature (X2)UPT Perpustakaan Universitas Lancang Kuning, melakukaan diseminasi koleksi. Untuk diseminasi grey literature kinerja layanan pengolahan repository memiliki tugas untuk memilah, mendigitalkan dan mengupload koleksi grey literature tersebut. Koleksi grey literature disimpan di repository dan juga tersedia di hardisk guna sebagai database hasil penulusuran. Fasilitas penulusuran tersedia berupa pencarian spesifik guna sebagai kesesuaian informasi yang dicari. Penulis menyimpulkan bahwa grey literature pada aplikasi EPrints Universitas Lancang Kuning masih kurang baik, karena untuk koleksi yang terdapat didalam aplikasi tersebut masih kurang lengkap bagi pengguna juga koleksi grey literature hanya tertera cover dan abstak saja. Aplikasi Repository Eprints digunakan oleh mahasiswa untuk melihat koleksi grey literature di Universitas Lancang Kuning berdasarkan pembahasan hasil dari peneliti, peneliti ingin memberikan saran yaitu:3. Pengolahan Grey Literaturea. Sebaiknya Universitas Lancang Kuning Membuat watermark guna sebagai identitas koleksi perpustakan UNILAKb. Idealnya menyediakan ID/Pasword bagi pemustaka untuk mengakses fulltext.c. Universitas Lancang Kuning juga sebaiknya melakukan evaluasi kembali terhadap EPrints agar lebih user friendly lagi untuk pengguna.d. Universitas Lancang Kuning seharusnya menyiapkan buku pedoman sederhana repository untuk pengguna sebagai bahan untuk penggunaan repository.e. Universitas Lancang Kuning juga sebaiknya menambahkan fitur statistik sebagai sarana informasi kepada pengguna untuk mengetahui koleksi yang paling banyak di download dantop autor4. Diseminasi Grey Literature a. Alangkah baiknya Universitas Lancang Kuning menyediakan hasil fulltext tugas akhir mahasiswa guna sebagai referensi mahasiswa untuk kebutuhan informasi, baik berupa tugas kuliah maupun tugas akhir mahasiswab. Universitas Lancang Kuning sebaiknya menambahkan jumlah koleksi grey literatureguna sebagai kepuasan pengguna dalam mengakses informasi yang dibutuhkanc. Alangkah baiknya Universitas Lancang Kuning memodifikasi tampilan pada aplikasi EPrints guna sebagai menarik minat pengguna untuk menggunakan EPrints