Pengelolaan Arsip Dinamis di Pondok Pesantren Darul Mukhlishin Bantul

Pesantren merupakan lembaga pendidikan Islam yang memiliki keunikan dan kekhasan tersendiri. Sebagai lembaga, pesantren yang dimaksudkan untuk mempertahankan nilai-nilai keislaman dengan titik berat pada pendidikan dalam kegiatannya tentu membutuhkan pengelolaan yang baik dari segi manajemen, akademik (kurikulum), fasilitas maupun informasi yang terdapat di dalamnya. Setiap kegiatan organisasi atau lembaga pasti membutuhkan informasi sebagai pendukung kegiatan, pengambilan keputusan serta kebijakan. Salah satu sumber informasi dalam suatu organisasi atau lembaga yaitu arsip. Menurut Wirasto (2015) arsip merujuk pada dokumen yang memberi informasi tentang pelaksanaan berbagaikegiatan organisasi. Arsip berisi informasi mengenai fungsi organisasi, kebijakan, keputusan, prosedur, operasi dan kegiatan lainnya. Arsip memiliki bentuk yang berbeda-beda seperti kertas, microfilm, video disk dan sebagainya. Arsip merupakan rekaman yang berisi informasi penting dari kegiatan-kegiatan yang terjadi dalam suatu organisasi atau instansi.Pentingnya arsip menyebabkan harus adanya pengelolaan ataupun manajemen arsip yang baik sebagai upaya untuk menyimpan atau melestarikan arsip sebagai bukti sah dari sebuah instansi. Dengan adanya pengelolaan yang baik, maka sebuah instansi tidak akan mengalami kerugian yang besar apabila sewaktu-waktu terjadi hal yang tidak diinginkan. Sebab pada dasarnya, kearsipan memiliki peranan yang penting bagi berjalannya sebuah kegiatan pendokumentasian, yakni sebagai sumber informasi bagi masyarakat dan sebagai pusat ingatan bagi sebuah organisasi itu sendiri (Sari, 2019). Berdasarkan latar belakang tersebut, maka penelitian ini akan membahas tentang bagaimana pengelolaan arsip dinamis di Pondok Pesantren Darul Mukhlishin Bantul

Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah kualitatif deskriptif. Metode kualitatif adalah metode penelitian yang digunakan untuk meneliti pada kondisi obyek yang alamiah, dimana peneliti adalah sebagai instrumen kunci (Sugiono, 2012). Selanjutnya, Mundir (2013) menjelaskan penelitian kualitatif adalah penelitian yang datanya dinyatakan dalam keadaan sewajarnya atau apa adanya, tidak diubah dalam bentuk simbol-simbol atau bilangan dengan maksud untuk menemukan kebenaran di balik data yang objektif dan cukup. Sedangkan dari jenisnya, penelitian ini merupakan jenis penelitian deskriptif. Adapun metode pengumpulan data dalam penelitian ini adalah menggunakan wawancara dan observasi. Untuk mendapatkan data, peneliti terjun langsung melakukan observasi. Informan dalam penelitian ini adalah santri Pondok Pesantren Darul Mukhlishin Bantul yang mengurusi pengelolaan arsip yang berjumlah dua orang. Peneliti melakukan wawancara kepada kedua santri tersebut. Analisis data dilakukan dengan cara mereduksi seluruh hasil wawancara dan mencocokannya dengan hasil observasi, kemudian setelah itu peneliti menggunakan data tersebut sebagai hasil dari analisis data

Berdasarkan perolehan data hasil wawancara dan observasi yang dilakukan secara langsung di Pondok Pesantren Darul Mukhlishin Bantul dapat diuraikan dan disajikan dalam pembahasan hasil penelitian sebagai berikut:1. Pengelolaan Arsip DinamisHastuti (2017) mengatakan pengelolaan arsip dinamis dalam suatu organisasi merupakan hal yang penting karena dapat memberikan informasi penting bagi organisasi tersebut. Selanjutnya, pengelolaan arsip dinamis menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 28 Tahun 2012 Bab 1 Ayat 20 tentang Pelaksanaan Kegiatan Kearsipan bahwa pengelolaan arsip dinamis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip. Begitu pula halnya di Pondok Pesantren Darul Mukhlishin Bantul tidak terlepas dari pengelolaan arsip dinamis sebagai berikut:a. Penciptaan ArsipPenciptaan arsip dinamis di Pondok Pesantren Darul Mukhlishin Bantul menghasilkan berbagai macam arsip baik dalam bentuk tercetak maupun digital. Dalam bentuk tercetak diantaranya adalah arsip yang berkaitan dengan surat menyurat. Sedangkan dalam bentuk format digital adalah file dan hasil dokumentasi kegiatan di Pondok Pesantren.b.Penggunaan ArsipArsip di Pondok Pesantren Darul Mukhlishin digunakan sebagai bahan evaluasi kegiatan dan perbaikan pada agenda pondok selanjutnya. Untuk arsip tercetak ditempatkan secara terpisah dalam map filing cabinet berdasarkan jenisnya untuk memudahkan penemuan kembali ketika sewaktu-waktu arsip diperlukan. Arsip aktif dengan frekuensi penggunaan yang tinggi diletakkan pada posisi yang paling mudah dijangkau.c. Pemeliharaan ArsipArsip sangat penting bagi setiap lembaga, oleh karenanya perlu dilakukan langkah dalam menjaga keberadaan arsip tersebut sehingga keberadaan arsip yang dimiliki tetap mendukung kegiatan dalam waktu yang lama atau sesuai dengan umur arsip yang sudah ditentukan (Putri, 2018). Barthos (2012) mengemukakan tentang pemeliharaan dan penjagaan arsip yaitu mencakup ruang penyimpanan, penjagaan dan pertolongan pertama pada arsip-arsip yang rusak dan perbaikan kecil.Pemeliharaan arsip di Pondok Pesantren Darul Mukhlishin dilakukan dengan membersihkan arsip secara berkala, serta pemberian kapur barus sebagai upaya preventif untuk mencegah kerusakan arsip. Selanjutnya dalam hal pengamanan, arsip vital disimpan terpisah dari arsip-arsip lainnya. Arsip vital disimpan sendiri oleh pengasuh Pondok Pesantren Darul Mukhlishin Bantul termasuk dalam hal perawatannya.d.Penyusutan ArsipPermasalahan sistem pengarsipan secara manual yang sering ditemukan adalah terbatasnya tempat atau ruangan untuk penyimpanan arsip, sedangkan kegiatan lembaga semakin hari semakin banyak dan arsip juga semakin menumpuk. Oleh karena itu perlu dilakukan pemindahan tempat arsip atau pemusnahan untuk arsip yang sudah tidak diperlukan lagi.Penyusutan arsip di Pondok Pesantren Darul Mukhlishin Bantul dilakukan dengan cara memindahkan arsip inaktif ke ruang penyimpanan arsip. Namun dalam pelaksanaannya tidak memiliki jadwal retensi arsip. Penyusutan arsip yang dilakukan hanya menggunakan perkiraan apabila arsip sudah jarang digunakan maka dilakukan penyusutan.2. Hambatan Pengelolaan Arsip Dinamis di Pondok Pesantren Darul MukhlishinBantulBerdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan menunjukkan bahwa pengelolaan arsip di Pondok Pesantren Darul Mukhlishin sudah cukup baik namun belum maksimal. Hal ini dikarenakan tidak adanya petugas khusus atau arsiparis yang menangani pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip di Pondok Pesantren Darul Mukhlishin ini dilakukan oleh santri yang merangkap sebagai pengelola arsip, sehingga belum bisa maksimal sebab waktunya pun terbagi dengan kegiatan- kegiatan pesantre

Berdasarkan hasil penelitian dapat ditarik kesimpulan bahwa:1. Pengelolaan kearsipan di Pondok Pesantren Darul Mukhlishin sudah baik namun belum maksimal. Hal ini dikarenakan tidak adanya petugas khusus atau arsiparis yang menangani pengelolaan arsip. 2. Pengelolaan arsip di Pondok Pesantren Darul Mukhlishin ini dilakukan oleh santri yang merangkap sebagai pengelola arsip, sehingga belum bisa maksimal sebab waktunya pun terbagi dengan kegiatan- kegiatan pesantren.