Dampak Implementasi Green Weeding Terhadap PemanfaatanKoleksi Usang (Studi Kasus di Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta)

Saat ini telah terjadi pelimpahan informasi (information overload) yang merupakan konsekuensi adanya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Hal tersebut ditandai dengan banyaknya karya-karya yang telah diterbitkan, baik berbentuk tercetak maupun elektronik. Dengan semakin bertambahnya jumlah karya tersebut, maka pengelola perpustakaan yang bertugas mengelola informasi dan pengetahuan di perpustakaan harus mampu dalam memproses sumber-sumber informasi tersebut agar koleksi yang dikelola itu hendaknya sesuai kebutuhan pemustaka dan juga tetap mengikuti perkembangan zaman.Apabila penambahan jumlah koleksi perpustakaan secara dinamis, dan tidak diikuti perkembangan infrastruktur perpustakaan, maka akan bersifat statis. Tidak adanya keseimbangan tersebut menyebabkan rak-rak buku penuh dan memberi kesan yang berantakan. Degan demikian, pemustaka kesulitan menemukan koleksi yang diinginkannya. Selain itu, dengan cepat dan pesatnya tingkat pertumbuhan koleksi di perpustakaan, maka perlu dilakukan tindakan penyiangan (weeding). Alasan tersebut didasari karena adanya keterbatasan tempat tampung koleksi yang dimiliki suatu perpustakaan, itu juga untuk mengkondisikan bahan pustaka yang sudah tidak dibutuhkan lagi (Rusmana, 2001). Sebenarnya perpustakaan dapat meningkatkan layanan kepada pemustaka dengan optimalisasi pemanfaatan koleksi dan mengimplementasikan green weeding di Perpustakaan. Ada beberapa aspek yang menjadi poin penting dalam green weeding, misalnya dengan menjalin kerja sama dengan rumah baca. Untuk itu, dibutuhkan konsistensi dalam pembentukan kebijakan tentang penyiangan koleksi dan green weeding di perpustakaan secara jelas.Untuk itu, dalam tulisan ini akan dijelaskan tentang bagaimana dampak implementasi green weeding terhadap pemanfaatan koleksi usang (useless)pada perpustakaan perguruan tinggi.

Adapun metodologi penelitian yang digunakan penulis adalah metode deskriptif kualitatif. Penelitian deskriptif biasanya disebut juga penelitian taksonomik, yang dimaksudkan untuk eksplorasi dan klarifikasi mengenai suatu fenomena atau kenyataan sosial dengan jalan mendeskripsikan sejumlah variabel yang diteliti. Sedangkan kualitatif merupakan penelitian yang dimaksudkan untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek secara holistik dan dengan pendeskripsian dalam bentuk kata-kata (Lubis, h. 2). Metode deskriptif kualitatif ini sangat cocok dalam penelitian ini karena penulis dalam hal ini berusaha untuk menggambarkan dampak implementasi Green Weeding terhadap pemanfaatan koleksi usang pada perpustakaan perguruan tinggi. Sehingga, fenomena tersebut dapat terungkap secara jelas dan akurat.Adapun instrumen penelitian yang digunakan adalah interview. Dalam hal ini, wawancara digunakan untuk memperoleh informasi secara verbal dari responden. Jadi, tujuan wawancara ini adalah untuk memperoleh informasi tentang kegiatan weeding yang telah dilakukan di Perpustakaan UII.

Perpustakaan Universitas Islam Indonesia (UII), Yogyakarta melakukan kegiatan weeding sekali dalam setahun. Hal tersebut dilakukan berdasarkan kebijakan yang berlaku di perpustakaan tersebut. Kriteria buku yang disiangi/weeding di perpustakaan tersebut adalah buku yang sudah lama dan tidak dimanfaatkan lagi oleh pemustaka, serta buku yang sudah memiliki edisi revisi. Selain itu, koleksi yang tersentuh oleh kebijakan weeding di perpustakaan tersebut adalah koleksi buku dan majalah usang yang sudah memenuhi kriteria weeding. Sedangkan untuk koleksi e-book, e-journal, e -TA, e-skripsimaupun koleksi CD tidak diweedingkan karena memang belum ada kebijakan dari perpustakaan terkait weeding untuk koleksi tersebut. Kegiatan weeding di perpustakaan UII dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan mendigitalkan dan menggudangkan koleksi tersebut. Buku yang telah digudangkan memiliki tujuan yaitu, jika sewaktu-waktu dibutuhkan lagi, maka akan dapat langsung diakses ke gudang dan diaktifkan kembali di SIMPUS (Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan). Sedangkan untuk koleksi majalah yang disiangi/weeding, terlebih dahulu didigitalkan dan diinput ke dalam e-Librarian, setelah itu baru dimusnahkan dengan dibakar.Untuk sistem penelusuran informasinya, OPAC (Online Public Access Catalague) digunakan hanya untuk hard copy saja yaitu buku dan penelusuran sistem informasinya tidak digabungkan dengan yang e-book, e-journal, e-TA maupun e-skripsi karena dapat diakses di e-Librarian. Sehingga, tidak ada ketimpangan dalam hasil penelurusan yang dilakukan oleh pemustaka terhadap koleksi yang bersifat hard copy dan yang berbentuk elektronik. Sedangkan untuk buku yang rusak, langsung dipreservasidengan diserahkan langsung ke pihak pelayanan teknis dan sejauh ini, tidak pernah langsung masuk ke tahap weeding karena buku tersebut masih memiliki nilai guna atau tingkat pemanfaatan yang tinggi.Pada perpustakaan UII tidak ada kegiatan Green Weeding yang dalam hal ini diartikan sebagai kegiatan penyumbangan buku kepada lembaga atau taman bacaan tertentu. Hal utama yang mendasarinya adalah adanya kemungkinan pemustaka membutuhkan buku yang telah disiangi (weeding), maka dapat langsung diakses ke gudang dan langsung diaktifkan di SIMPUS UII.2. DiskusiPerpustakaan Universitas Islam Indonesia (UII), secara rutin pertahunnya telah melaksanakan kegiatan weeding berdasarkan kebijakan yang dimiliki oleh perpustakaan tersebut. Bahkan bahan pustaka atau buku yang disiangi/weeding, selalu dalam jumlah yang cukup besar, baik dari segi judul maupun eksemplarnya.Data weeding di perpustakaan UII yang diperoleh penulis sebagai sampel diskusi pada artikel ini adalah sejak tahun 2016 hingga tahun 2018. Berdasarkan lampiran kegiatan weeding Perpustakaan UII, adapun jumlah judul dan total eksemplarnya adalah:Tabel 1 Jumlah buku yang disiangi/weedingTahunJumlah JudulJumlah Eksemplar2016468987201783619342018409648Jumlah17133569Sumber: Perpustakaan Universitas Islam Indonesia (UII) Yogyakarta.Dari data lampiran kegiatan weeding di perpustakaan UII sejak tahun 2016 hingga tahun 2018 berdasarkan tabel 1, bahwa buku yang telah disiangi/weeding berjumlah 1713 judul dengan total 3569 eksemplar. Berdasarkan keterangan Bapak Ismanto, A.Md selaku Kadiv Pelayanan di Perpustakaan UII, bahwa keseluruhan dari buku yang disiangi/weeding tersebut telah digudangkan.Buku-buku yang disiangi/weeding tersebut digudangkan dan tidak ada kegiatan perawatan terhadap sejumlah besar buku yang terdapat di dalam gudang tersebut. Padahal, buku yang di dalam gudang, berpotensi rusak karena faktor cahaya, kelembaban dan debu. Apalagi buku-buku tersebut telah berada di dalam gudang dalam waktu yang relatif lama. Berdasarkan informasi yang diperoleh penulis melalui sesi wawancara dengan Bapak Ismanto, A.Md bahwa Perpustakaan UII tidak melakukan kegiatan green weeding dalam hal ini dimaknai sebagai pendisitribusian atau menyumbangkan buku yang disiangi/weeding kepada lembaga maupun perpustakaan tertentu guna memanfaatkan kembali koleksi yang dianggap usang (useless) oleh perpustakaan tersebut karena sudah tidak sesuai lagi dengan kebutuhan pemustakanya. Kiranya, dapat dinyatakan bahwa koleksi yang berjumlah lebih dari tiga ribu eksemplar tersebut digudangkan dan tanpa perawatan, yang kemungkinan besar akan cepat rusak seiring waktu yang disebabkan oleh beragam faktor yang memicu kerusakan buku. Buku-buku tersebut hanya dapat keluar dari gudang dan dimanfaat kembali jika diperlukan oleh pemustaka, kemudian pihak perpustakaan akan langsung mengakses ke gudang dan mengaktifkan buku tersebut ke SIMPUS UII

Adapun simpulan yang diperoleh adalah:1. Weeding merupakan kegiatan perpustakaan yang menyeleksi dan menarik bahan pustaka ari rak atau area koleksi utama berdasarkan kriteria yang telah ditentukan, guna memberikan space baru bagi koleksi yang diadakan kembali sesuai dengan kebutuhan pemustaka.2. Kegiatan weeding masih memiliki beragam pandangan dan alasan yang pro dan kontra di kalangan pustakawan dalam pelaksanaannya.3. Green weeding merupakan salah satu opsi atau alternatif dari kegiatan weeding, yaitu dengan mendistribusikan buku-buku yang telah disiangi (weeding) berdasarkan kriteria yang sesuai dengan kebijakan, agar dapat dimanfaat kembali oleh pihak-pihak yang membutuhkan koleksi tersebut.4. Green weeding memiliki manfaat dalam menjalin kerja sama atau kemitraan dengan perpustakaan dan taman bacaan lainnya. 5. Perpustakaan UII merupakan perpustakaan yang rutin melaksanakan kegiatan weedingyaitu sekali dalam setahun berdasarkan kebijakan dari perpustakaan tersebut, guna memutakhirkan koleksi yang dimiliki.6. Bahan pustaka yang disiangi/weeding di Perpustakaan UII adalah koleksi buku dan majalah usang. 7. Perpustakaan UII tidak melakukan kegiatan green weeding dengan alasan sewaktu-waktu buku yang digudangkan diperlukan kembali, dapat langsung diakses dan diaktifkan kembali ke SIMPUS UII.Adapun saran yang dapat penulis berikan kepada Perpustakaan UII adalah:1. Untuk melakukan kegiatan green weeding guna lebih memanfaatkan kembali dan menaikkan nilai guna dari koleksi perpustakaan yang telah disiangi (weeding).2. Menjalin kerja sama atau bermitra dengan berbagai perpustakaan ataupun lembaga maupun taman bacaan melalui kegiatan green weeding. 3. Jika Perpustakaan UII tidak melakukan kegiatan green weeding karena berbagai faktor dan alasan, hendaknya buku-buku yang digudangkan tetap mendapatkan perawatan dan perhatian, karena jika sewaktu-waktu ada pemustaka yang membutuhkan buku yang telah digudangkan, pemustaka tersebut dapat memperoleh buku yang dibutuhkannya dalam keadaan baik dan layak pakai secara fisik.